• Author / Uploaded
• Romel Alvis

• Categories
• Auditoría
• Planificación
• Business

Citation preview

Versión: 3; Vigencia: 09/2001

1.

OBJETIVO

Definir el contenido mínimo y la estructura de los legajos correspondientes a una auditoría especial. 2.

Código:I/AU-054

de papeles de trabajo

ALCANCE

El presente instructivo es de aplicación obligatoria por el personal dependiente de las Subcontralorías de Auditorías Externas y de Auditorías Externas en Autonomías Constitucionales. 3.

ASPECTOS GENERALES

3.1 Definiciones No aplicable. 3.2 Documentos de referencia •

ISO 9002 Sec. 4.9 (Control de Procesos)

4.

CONTENIDO

El contenido y la referencia de los legajos correspondientes a una auditoría especial responde al siguiente esquema: 4.1 Legajo resumen - Informe preliminar • • • • • • • •

Listado de Puntos de Inspección Informe preliminar de auditoría con indicios de responsabilidad, referenciado a papeles de trabajo Acta de compatibilización entre los informes de auditoría y legal de la Gerencia Departamental o de la Gerencia de Auditoría de la Administración Nacional Opinión de Asesoría legal de la Gerencia Departamental de Servicio Legal o de la Gerencia legal de la Administración Nacional Formulario de Inspección de Informes Legales de la Subcontraloría de Servicios Legales Informes técnicos y otros Cuadro resumen de responsabilidades Confirmación de la entidad sobre la documentación proporcionada a la comisión de auditoría

LR-1 LR-2 LR-3 LR-4 LR-5 LR-6 LR-7 LR-8 LR-9

1/3

Código: I/AU-054

• • • • • •

Versión: 3; Vigencia: 09/2001

Cédula y formularios de reuniones sostenidas con los funcionarios de la entidad Cédula de sugerencias para futuros exámenes Acta de entrega y devolución de documentos Formularios de evaluación del desempeño del personal Formulario F-1 aprobado y F1-A, si se solicitó ampliación o se efectúo cambio de la comisión Planillas de tiempo

LR-10 LR-11 LR-12 LR-13 LR-14

4.2 Legajo Corriente – Informe Preliminar • • • • • • •

Memorándum de planificación de auditoría, referenciado al informe de auditoría Programas de trabajo Procedimientos de diagnóstico y actividades previas a la planificación Hallazgos de auditoría con atributos y documentación respaldatoria de los mismos Detalle de funcionarios de la entidad auditada relacionados con las operaciones sujetas al examen Correspondencia recibida y expedida Planillas de pendientes

LC-1 LC-2 LC-3 LC-4 LC-5 LC-6 LC-7

En el punto referido a procedimientos de diagnóstico y actividades previas a la planificación se archivará la documentación utilizada para la elaboración del MPA y que no tenga relación con ninguno de los puntos específicos señalados en los índices de legajos, así como otros análisis efectuados como ser de tendencias, de índices, etc.. Tanto el Legajo Resumen como el Corriente serán utilizados en los casos de informes de auditoría especial sin indicios de responsabilidad, señalando la no aplicabilidad de los puntos que no correspondan. Dependiendo de la cantidad de documentos se organizarán legajos independientes para el informe preliminar 4.3 Legajo informe complementario Parte 1 – Legajo de notificaciones • • • • 2/3

Cuadro “control de plazos” Notas de comunicación de resultados del informe preliminar Formularios de invitación C-1, C-2 o C-3 Representación de Servicios Legales e invitación por prensa

LN-1 LN-2 LN-3 LN-4

Versión: 3; Vigencia: 09/2001

• • •

Código:I/AU-054

Formulario C-4 – entrega Solicitudes de ampliación de plazo y respuestas Informe legal y formularios de notificación de dictamen

LN-5 LN-6 LN-7

Parte 2 – Legajo Complementario • • • • • • • • • • • • • •

Listado de puntos de inspección Informe de auditoría complementario con indicios de responsabilidad correferenciado a papeles de trabajo Acta de compatibilización entre los informes de auditoría y legal de la Gerencia Departamental o de la Gerencia de Auditoría de la Administración Nacional Opinión de Asesoría legal de la Gerencia Departamental de Servicio Legal o de la Gerencia legal de la Administración Nacional Formulario de Inspección de Informes Legales de la Subcontraloría de Servicios Legales Informes técnicos y otros Informe preliminar Papeles de trabajo Documentación de descargo presentada Cuadro resumen de responsabilidades (definitivas) Formulario F-1A aprobado para la evaluación de descargos Planilla de tiempos Formularios de evaluación del desempeño del personal Planillas de pendientes

LCC-1 LCC-2 LCC-3 LCC-4

LCC-5 LCC-6 LCC-7 LCC-8 LCC-9 LCC-10 LCC-11 LCC-12 LCC-13 LCC-14

Dependiendo de la cantidad de documentos se organizarán legajos independientes para el informe preliminar 5.

RESPONSABILIDADES

Son responsables de la aplicación de este instructivo: • • • • •

Gerentes departamentales Gerentes de auditoría de la administración nacional Gerentes de auditoría Supervisores Auditores

6.

REGISTRO

•

Legajos de papeles de trabajo 3/3

I/AU-054 Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO CORRIENTE INFORME PRELIMINAR

LC ENTIDAD_______________________________

FECHA___________

INDICE GENERAL CONTENIDO MEMORANDUM DE PLANIFICACION REFERENCIADO AL INFORME DE AUDITORIA

REF. P/T DE

AUDITORIA,

LC-1

PROGRAMAS DE TRABAJO

LC-2

PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACION HALLAZGOS DE AUDITORIA CON ATRIBUTOS Y DOCUMENTACION RESPALDATORIA DE LOS MISMOS

LC-3

DETALLE DE FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADA RELACIONADOS CON LAS OPERACIONES SUJETAS AL EXAMEN

LC-5

CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EXPEDIDA

LC-6

PLANILLAS DE PENDIENTES

LC-7

LC-4

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por: RESPONSABLES SUPERVISOR GERENTE DE AUDITORIA GERENTE DEPTAL./ GERENTE DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL

SUBCONTRALOR

INICIALES

RUBRICA

FECHA

I/AU-054 Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO RESUMEN INFORME PRELIMINAR

LR ENTIDAD________________________________________

FECHA______________

INDICE GENERAL CONTENIDO

REF. P/T

LISTADO DE PUNTOS DE INSPECCION INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD, REFERENCIADO A PAPELES DE TRABAJO ACTA DE COMPATIBILIZACION ENTRE LOS INFORMES DE AUDITORIA Y LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL O DE LA GERENCIA DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL OPINION DE ASESORIA LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SERVICIO LEGAL O DE LA GERENCIA LEGAL DE LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL FORMULARIO DE INSPECCION DE INFORMES LEGALES DE LA SUBCONTRALORIA DE SERVICIOS LEGALES INFORMES TECNICOS Y OTROS CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES CONFIRMACION DE LA ENTIDAD SOBRE LA DOCUMENTACION PROPORCIONADA A LA COMISION DE AUDITORIA FORMULARIOS DE REUNIONES SOSTENIDAS CON LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD CEDULA DE SUGERENCIAS PARA FUTUROS EXAMENES

LR-1

LR-2 LR-3 LR-4 LR-5 LR-6 LR-7 LR-8 LR-9 LR-10

ACTA DE ENTREGA Y DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

LR-11

FORMULARIOS DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL

LR-12

FORMULARIO F-1 APROBADO Y F1-A, SI SE SOLICITO AMPLIACION O SE EFECTUO CAMBIO DE LA COMISION PLANILLAS DE TIEMPO

LR-13 LR-14

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por: RESPONSABLES SUPERVISOR GERENTE DE AUDITORIA GERENTE DEPTAL./ GERENTE DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL

SUBCONTRALOR

INICIALES

RUBRICA

FECHA

ACTA DE COMPATIBILIZACION DEL INFORME DE AUDITORIA CON LOS INFORMES LEGALES

En la ciudad de _____________ a horas ____ del día ___ de ________ de 20__, en la Gerencia de _________________________, se efectuó la reunión de compatibilización de los Informes de, Auditoría N° ________________________ y Legal Nrs. _____________________________a la que asistieron los siguientes servidores públicos: • • • •

___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

Gerente de Auditoría Supervisor Gerente de Servicios Legales Abogado

Instalado el acto, se procedió a dar lectura al Informe de Auditoría Nº ___________ sobre la auditoría _______________________________________________________________ y el Informe Legal Nº __________________, verificándose que ambos guardan plena conformidad con los puntos en ellos mencionados, existiendo en consecuencia uniformidad y consistencia en la aplicación de normas, disposiciones legales, cifras e identificación de los involucrados en la determinación de indicios de responsabilidad previstos en la Ley Nº 1178. Con lo que concluyó el acto, firmando en constancia, los servidores públicos asistentes.

Firma

Firma

SUPERVISOR

ABOGADO

GERENTE DE AUDITORIA

GERENTE DE SERVICIOS LEGALES

MODELO DE CARTA DE CONFIRMACION DE LA ENTREGA DE DOCUMENTACION PARA AUDITORIA ESPECIAL (A ser redactada en papel con membrete de la institución) Fecha: (Debe coincidir con la fecha del informe y con la finalización del trabajo de campo)

Señores CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA C. Colón esq. Indaburo La Paz – Bolivia Muy señores nuestros: Les confirmamos, a nuestro mejor saber y entender, las siguientes informaciones y opiniones hechas a ustedes durante la auditoria especial de (Objeto de la auditoría) realizada en (nombre de la institución) al/por el periodo (periodo o fecha de la auditoría). 1.

La información referida a (Objeto de la auditoría) a (periodo o fecha de la auditoría) es responsabilidad de la Gerencia/Dirección de esta institución y ha sido puesta a disposición de la comisión de auditoría, de acuerdo a su requerimiento.

2.

Hemos puesto a disposición de la Contraloría General de la República todos los registros contables y documentación sustentatoria con que cuenta la institución.

3.

No tenemos conocimiento de la existencia de juicios y otros reclamos contra la institución, impositivos o de cualquier otra naturaleza, ni de otros pasivos contingentes de significación, a más de los conformados a Uds. por parte de nuestros abogados (indicar cualquier excepción).

4.

Según nuestro conocimiento, ningún funcionario de la institución tiene intereses en forma directa o indirecta en otras instituciones y/o empresas con las cuales opera la institución.

5.

No tenemos conocimiento de actos ilegales o irregulares en los cuales se encuentran involucrados servidores públicos que tengan un rol significativo en la toma de decisiones o en los Sistemas de Administración y Control. Asimismo, desconocemos la existencia de violaciones o posibles violaciones a leyes y regulaciones, cuyos efectos podrían requerir ser revelados.

6.

La entidad ha cumplido con los aspectos contractuales significativos.

7.

Todas las actas correspondientes a las reuniones del Directorio de la institución celebradas durante el período comprendido entre (indicar fechas) han sido transcritas en el libro respectivo (si corresponde), así como todas las resoluciones correspondientes a ese periodo y otras específicas relacionadas con el objeto del examen, reflejan la totalidad de las decisiones aprobadas y han sido puestas a su conocimiento en el curso de su trabajo.

Con este motivo, saludamos a ustedes muy atentamente, Firma Máxima Autoridad de la Entidad y Máximo responsables administrativo financiero

REUNIONES SOSTENIDAS CON FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD ENTIDAD: _______________________________________________________ TIPO DE AUDITORIA: ____________________________________________ PERIODO: _______________________________________________________ FECHA DE LA REUNION: _________________________________________ PARTICIPANTES:

De la Contraloría General: Gerente de Auditoría: ______________________________________________________ Supervisor: _______________________________________________________________ Auditor: _________________________________________________________________ Otros: (Especificar nombre y cargo) __________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ De la entidad (Especificar nombre y cargo) _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Resumen de asuntos tratados:

ACTA DE ENTREGA Y DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

En la ciudad de ___________ a horas ___ del día ___ de ________ de 20__, en oficinas de _______________________________________, se efectuó la entrega y devolución de la documentación proporcionada por la entidad a la comisión de auditoría con motivo de la realización la auditoría de _________________________________________________ por el periodo correspondiente a _________________________________________. Un detalle pormenorizado de la documentación devuelta se presenta en anexo adjunto. En constancia de este acto firman los funcionarios públicos responsables.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ENTREGUE CONFORME: Nombre y firma

POR LA ENTIDAD RECIBI CONFORME: Nombre, cargo y firma

SUPERVISOR

RESPONSABLE

AUDITOR

RESPONSABLE

Nota: Si la documentación fue proporcionada por cada unidad en forma independiente, se deberá elaborar un acta por cada una de ellas.

I/AU-054 Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO DE CONTROL DE PLAZOS CUADRO DE CONTROL DE PLAZOS (NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA) N° DE INFORME N°

INVOLUCRADO

1

Luis Perez Rodas

2

Ana Lara Ruiz

INVITACION

PUBLICACION

28/02/01

AMPLIACION DE PLAZO

DESCARGOS

FECHA SOLICITUD

DIAS OTORG.

NOTA N° FECHA

FECHA LIMITE

02/02/01 13/02/01

10 5

GD/ GD/

16/02/01 23/02/01

N° HR

OBSERVACIONES

FECHA Primera ampliación Segunda ampliación No recogió informe

I/AU-054 Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES PARA INFORME PRELIMINAR (NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA) RESUMEN DE RESPONSABILIDADES Número de conclusión

Responsable Persona Natural o Jurídica

C.I. o RUC

Solidarios Persona Natural o Jurídica

Cargo Bs

$US

Tipo de responsabilidad Civil, Penal, Adm.

Causal Art 77 inc. )

I/AU-054 Cod. de la norma

MODELO DE CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES PARA INFORME COMPLEMENTARIO (NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA) RESUMEN DE RESPONSABILIDADES Número de conclusión

Responsable Persona Natural o Jurídica

C.I. o RUC

Solidarios Persona Natural o Jurídica

Cargo inicial Bs

$US

Cargo definitivo Bs

$US

Tipo de responsabilidad Civil, Penal, Adm.

Causal Art 77 inc. )

I/AU-054 Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO INFORME COMPLEMENTARIO

LN ENTIDAD_______________________________

FECHA___________

LEGAJO DE NOTIFICACIONES INDICE GENERAL DESCRIPCION

REF. P/T

CUADRO “CONTROL DE PLAZOS”

LN-1

NOTAS DE COMUNICACION DE RESULTADOS DEL INFORME PRELIMINAR FORMULARIOS DE INVITACION

LN-2

REPRESENTACION ASESORIA LEGAL E INVITACION POR PRENSA

LN-4

FORMULARIO C-4 – ENTREGA

LN-5

SOLICITUDES DE AMPLIACION DE PLAZO Y RESPUESTAS

LN-6

INFORME LEGAL Y FORMULARIOS DE NOTIFICACION

LN-7

LN-3

La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por: RESPONSABLES SUPERVISOR GERENTE DE AUDITORIA GERENTE DEPTAL./ GERENTE DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL

SUBCONTRALOR

INICIALES

RUBRICA

FECHA

I/AU-054 Cód. de la norma

AUDITORIA ESPECIAL – LEGAJO INFORME COMPLEMENTARIO

LCC ENTIDAD_______________________________

FECHA___________

INDICE GENERAL CONTENIDO

REF. P/T

LISTADO DE PUNTOS DE INSPECCION

LCC-1

INFORME DE AUDITORIA COMPLEMENTARIO CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD CORREFERENCIADO A PAPELES DE TRABAJO ACTA DE COMPATIBILIZACION ENTRE LOS INFORMES DE AUDITORIA Y LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL O DE LA GERENCIA DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL OPINION DE ASESORIA LEGAL DE LA GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SERVICIO LEGAL O DE LA GERENCIA LEGAL DE LA ADMINISTRACION NACIONAL FORMULARIO DE INSPECCION DE INFORMES LEGALES DE LA SUBCONTRALORIA DE SERVICIOS LEGALES INFORMES TECNICOS Y OTROS INFORME PRELIMINAR

LCC-2

PAPELES DE TRABAJO DOCUMENTACION DE DESCARGO PRESENTADA CUADRO RESUMEN DE RESPONSABILIDADES (*) FORMULARIO F-1A APROBADO PARA LA EVALUACIÓN DE DESCARGOS

LCC-8 LCC-9 LCC-10 LCC-11

PLANILLA DE TIEMPOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL PLANILLAS DE PENDIENTES

LCC-12 LCC-13 LCC-14

LCC-3 LCC-4 LCC-5 LCC-6 LCC-7

(*) Ver modelo adjunto La validez de la información contenida en este legajo ha sido confirmada y aprobada por: RESPONSABLES SUPERVISOR GERENTE DE AUDITORIA GERENTE DEPTAL./ GERENTE DE AUDITORIA DE LA ADMINISTRACION NACIONAL SUBCONTRALOR DE AUDITORIA

INICIALES

RUBRICA

FECHA