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Guía básica: Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje

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Guía básica: Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje

Índice Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje ¿En tu empresa son frecuentes los gastos por dietas y kilometraje? Respondemos a las preguntas más habituales relacionadas con estos conceptos.

Dietas y kilometraje: en el centro de los gastos de viaje. . . . . . . . . . . . 3 Dietas: conceptos básicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kilometraje: conceptos básicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 ¿Cómo se regulan los gastos de dietas y kilometraje en la empresa?.7 ¿Cómo se justifican las dietas y el kilometraje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 ¿Cómo se liquidan las dietas y el kilometraje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Cotización en la Seguridad Social de las dietas y el kilometraje. . . . . 10 ¿Se considera un gasto válido?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ¿Qué modelos para la gestión de los gastos de viaje existen?. . . . . . 13 Agradecimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

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Dietas y kilometraje: en el centro de los gastos de viaje Los costes que un empleado genera al realizar sus tareas profesionales en un lugar distinto a su puesto de trabajo habitual son conocidos como gastos de viaje o de empresa. En cualquier organización en la que sean necesarios desplazamientos para desarrollar alguna de sus actividades –o sea, una inmensa mayoría– existirán una serie de procesos y herramientas para administrar este tipo de gastos. El objetivo de este documento es responder a algunas preguntas habituales relacionadas con dos conceptos especialmente comunes dentro de los gastos de viaje: las dietas y el kilometraje.

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Dietas: conceptos básicos ¿Qué es una dieta? Una dieta es la cantidad económica que la empresa destina a cubrir los gastos relacionados con la manutención y con la estancia que el empleado incurre durante un viaje por trabajo. En muchos casos, la dieta es una agrupación de conceptos que cubre de forma genérica los gastos generados, la empresa paga una cantidad fija por un concepto en vez de una cantidad exacta por cada gasto. Las dietas agrupan dos conceptos fundamentales:

• Manutención: gastos destinados a la manutención del empleado. • Gastos de estancia: gastos relacionados con el alojamiento. Dieta o media dieta Las dietas son un concepto flexible que las empresas adecuan a sus necesidades. De esta forma, es posible encontrar dietas que engloban distintos conceptos relacionados con la manutención y el alojamiento. Por tanto, es necesario diferenciar entre la dieta y la media dieta. De hecho, en la mayoría de convenios empresariales se distingue la definición de estos conceptos.

• Dieta completa: comprende la compensación por los gastos de comida y de pernoctar fuera de la vivienda.

• Media dieta: solamente se percibe cuando el trabajador realiza una de las principales comidas fuera de su domicilio.

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Kilometraje: conceptos básicos ¿Qué es el kilometraje? El kilometraje es el importe económico con el que la empresa compensa al empleado por el uso de su vehículo privado con finalidades relacionadas con el negocio. Cubre todos aquellos gastos que se derivan del uso del vehículo por motivos laborales: combustible, desgaste, impuestos, seguro, etc. Por otro lado, no cubre gastos adicionales como peajes y parkings ya que se pagan a parte. El kilometraje es uno de los llamados gastos de locomoción, que agrupan cualquier concepto económico relacionado con el transporte del trabajador. De esta forma, es posible dividir en gastos por:

• Costes del servicio: desplazamientos en transporte público como billetes de tren, avión, costes de taxi, etc.

• Costes del consumo y mantenimiento: solamente se percibe cuando el trabajador realiza una de las principales comidas fuera de su domicilio.

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¿A cuánto se suele pagar el kilometraje? No existe un estándar para la retribución por kilometraje. El precio se fija en el Convenio Colectivo de cada empresa o, si no existe, en el del sector. Según los datos actualizados por el Informe Captio del Kilometraje 2015 el precio del kilometraje hoy ha bajado a 0,25 euros. El porqué del descenso del precio medio del kilometraje respecto el 2014 lo encontramos en el descenso progresivo del precio del combustible durante el 2015. Y es que el precio del kilometraje intenta compensar el combustible, el desgaste proporcional del vehículo, entre otros factores especificados anteriormente.

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¿Cómo se regulan los gastos de dietas y kilometraje en la empresa? La política de gastos de empresa es una pieza clave en todo el proceso de gestión de gastos, ya que es el documento que recoge la normativa que regula cualquier factor o proceso relacionados con los gastos de viaje. Éste es el lugar natural donde definir los mecanismos de control que pongan orden en el campo de los gastos de viaje. Entre otros, debe incluir información sobre qué tipos de dietas dispone la empresa para sus trabajadores, condiciones para su reclamación, si se requiere algún tipo de aprobación por parte de un responsable y los mecanismos de justificación. Dado que los gastos relacionados con las dietas y la locomoción afectan al trabajador se negocian con el comité de empresa y se incluyen en el Convenio Colectivo. Como afectan al viajero, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es más flexible que la propia política de viajes. Los importes de dietas y kilometraje están sujetos a modificaciones, ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad. Se suelen fijar actualizaciones anuales o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.

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¿Cómo se justifican las dietas y el kilometraje? La política de gastos de la empresa debe definir el proceso y elementos necesarios para la justificación de cualquier gasto de viaje. Para las dietas, la empresa puede exigir información contextual al viaje, como por ejemplo el nombre del cliente visitado, las personas que han asistido a la reunión o a la comida, motivo del viaje, aprobación del supervisor o incluso comprobantes específicos de los gastos realizados. Del mismo modo e independientemente de su forma de liquidación, en algunos casos se requiere también la presentación de los documentos justificantes correspondientes. Para los gastos relacionados con la locomoción o los recibos relacionados con peajes, aparcamiento, por ejemplo, se suele informar de factores como el objetivo del viaje y el cliente visitado. Puede suceder que se use algún tipo de tarjeta de viajes que incluya conceptos como gasolina, reparaciones y peajes; en este caso el proceso de gestión queda integrado, pero es usual presentar el tique como comprobante. Para la justificación de los kilómetros, se suele indicar simplemente el punto de origen y el de destino, sin ningún comprobante adicional.

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¿Cómo se liquidan las dietas y el kilometraje? Tanto las dietas como el kilometraje tienen carácter compensatorio, por lo que su reembolso por la empresa queda excluido de la categoría de salario. La empresa puede abonar los gastos por orden de gasto, semanal o mensualmente en la nómina o con un pago fuera de ella. Hay que tener en cuenta que el tratamiento fiscal de la remuneración de estos gastos es particular, ya que bajo ciertos límites no tributan ni cotizan.

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Cotización en la Seguridad Social de las dietas y el kilometraje El Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, estableció una serie de modificaciones en las bases de cotización a la Seguridad Social. Uno de los mayores cambios fue la ampliación de los conceptos de cotización, hecho que supuso un impacto considerable en el salario de los trabajadores y los costes de las organizaciones. Entre otros, se añadieron algunos costes directamente relacionados con los gastos de empresa, como los de manutención y de kilometraje. Además, en marzo de 2014 entró en vigor una nueva norma, regulada en el artículo 190 de la Ley General de la Seguridad Social, anteriormente citada, que marca la obligación de presentar a la S.S. todos los conceptos retributivos de las nóminas. Esta comunicación, a partir de ese momento, empezó a realizarse a través de un nuevo fichero CRA (Conceptos Retributivos Abonados) que la empresa tiene que enviar a través del Sistema RED. En definitiva, hoy se incluye en las bases de la cotización conceptos que antes estaban exentos y se tienen justificar correctamente cada uno de los gastos. Conceptos incluidos en la base de cotización en relación a las dietas y kilometraje Los conceptos que se incluyen en la base de cotización a la SS son los que están por encima de los siguientes límites. Así pues, no se contemplan cambios este 2016.

• Gastos de alojamiento: en municipio distinto, exceso del importe justificado • Gastos de manutención con pernocta, en España: en municipio distinto, exceso de 53,34 €/día

• Gastos de manutención con pernocta, en el extranjero: exceso de 91,35 €/ día

• Gastos de manutención sin pernocta, en España: en municipio distinto, el exceso de 26,68 €/día

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• Gastos de manutención sin pernocta, en el extranjero: exceso de 48,08 €/ día

• Kilometraje: exceso de 0,19 € / km Es importante tener en cuenta el concepto de “municipio distinto”, ya que esto implica que cotiza la totalidad de los gastos de manutención y estancia de los empleados cuando desarrollan su trabajo en el mismo municipio que su lugar de trabajo habitual. Además, hay que remarcar la importancia de la justificación de estos gastos. En caso, por ejemplo, de pagar a un trabajador un importe fijo y periódico, sin que existan justificantes y que no compense un desplazamiento en concreto, deberá cotizarse y tributarse por su totalidad, ya que se considerará como un complemento salarial más. Conceptos excluidos en la base de cotización en relación a las dietas y kilometraje Continúan sin cotizar los gastos de locomoción (cuidado con el límite de 0,19 €/km), los gastos de aparcamiento, los de los peajes y los de dietas con los límites mencionados anteriormente. Tampoco cotizan los gastos en transporte público, siempre que sea en un municipio distinto al del trabajo.

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¿Se considera un gasto válido? La política de gastos de empresa tiene la última palabra sobre las condiciones necesarias para poder reclamar un gasto relacionado con un viaje de empresa. Estas normas reflejan la cultura empresarial de la organización, de manera que existen casos para todos los gustos, sin embargo, hay cierto consenso en no considerar lo siguiente una dieta.

Comidas y viajes no relacionados con el negocio, de tipo personal.

No se consideran dietas

Invitaciones recibidas. Las dietas no son acumulativas, se gastan o se pierden. Dietas extra a la manutención contratada.

No se consideran gastos de locomoción

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Multas de tráfico y aparcamiento.

Actividades no relacionadas con el negocio.

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¿Qué modelos existen para la gestión de los gastos de viaje? Los modelos que las empresas adoptan para gestionar los gastos relacionados con los viajes varían dependiendo de la cultura, sector y características de la organización. El tipo de viajes, la asiduidad de éstos y el número de trabajadores desplazándose suma complejidad a las tareas de administración.

• Modelo “por dietas”. La empresa fija una cantidad para uno o un conjunto

de astos. De esta forma, la empresa renuncia a un control exacto del gasto para facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de los gastos de viaje. La dieta se convierte en una asignación máxima de la que el trabajador puede disponer para sufragar un gasto de empresa.

• Modelo “por gasto”. En este caso, se debe justificar mediante un comprobante y/o factura cada gasto en el que se haya incurrido. Aquí el modelo va un poco al contrario que en el anterior caso: existe mayor visibilidad sobre la cantidad del gasto y se reembolsa de forma exacta, pero las tareas de revisión se complican, ya que es necesaria la gestión de todo este material adicional que sirve como comprobante.

• Modelo mixto. En este modelo, algunos gastos se gestionan con dietas y

otros en base a comprobantes. Otro caso es aquel en que hay una dieta establecida pero se debe de justificar con un conjunto de tiques. La empresa elige si remunera por la cantidad exacta que conforma la agrupación o redondea la cifra a la cantidad concreta que supone una dieta que, por otra parte, marca la cifra máxima que el gasto puede alcanzar. Todos estos modelos de gestión se pueden apoyar en herramientas de administración de gastos de viaje que automatizan el proceso y facilitan el reporte de los gastos, la supervisión, la aprobación y el cumplimiento con la legalidad vigente. Un ejemplo es Captio, que mediante la captura de justificantes con la cámara del smartphone, digitaliza las imágenes con todas las garantías de la AEAT, procesa automáticamente la información y genera informes de gastos. A partir de aquí, se automatiza todo el proceso de supervisión, validación, reembolso y contabilización.

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Agradecimientos

Raquel Gutiérrez TMO (Travel Manager Outsourced) en American Express Global Business Travel En esta guía ha colaborado Raquel Gutiérrez Travel Manager Outsourced (TMO) en American Express Global Business Travel. Raquel cuenta con una dilatada experiencia en el travel manegement y gracias a ella hemos podido actualizar de nuevo esta guía con los conceptos básicos sobre dietas y kilometraje.

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