• Author / Uploaded
• agustina

Citation preview

ISO 20121:2012 (E)

STANDARD INTERNACIONAL

ISO 20121

Sistema de Gerenciamiento para eventos Sostenibles – Requerimientos con Guía para su Uso

1

ISO 20121:2012 (E)

CONTENIDOS Página Introducción 1 Alcance 2 Referencias Normativas 3 Términos y definiciones 4 Contexto de la organización 4.1 Comprendiendo la organización y su contexto 4.2 Comprendiendo las necesidades y expectativas de la partes interesadas 4.3 Determinando el alcance del sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles 4.4 Sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles 4.5 Principios de desarrollo sostenible, declaración de propósito y valores 5 Liderazgo 5.1 Liderazgo y compromiso 5.2 Política 5.3 Roles organizacionales, responsabilidades y autoridades 6 Planificación 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades Objetivos de la sostenibilidad en eventos y como alcanzarlos 7 Soporte 7.1 Recursos 7.2 Capacidad 7.3 Conciencia 7.4 Comunicación 7.5 Información documentada 8 Operación 8.1 Planificación operativa y control 8.2 Tratar con actividades, productos y servicios modificados 8.3 Manejo de la cadena de proveedores 9 Evaluación del desempeño 9.1 Desempeño contra los principios rectores del desarrollo sostenible 9.2 Monitoreo, medida, análisis y evaluación 9.3 Auditoria interna 9.4 Revisión de gestión 10 Mejoras 10.1 Disidencias y acciones correctivas 10.2 Mejoras continuas Anexo A Guía sobre la planificación e implementación de este Standard Internacional Anexo B Manejo de la cadena de proveedores Anexo C Evaluación Bibliografía

2

3 5 5 5 9

10

11 13

14

15

17 18 32 35 39

ISO 20121:2012 (E)

INTRODUCCION Los eventos son, a veces, por su naturaleza, de alto perfil y transitorios, con impacto positivo y negativo en lo social, económico y medio ambiental. Este Standard Internacional ha sido delineado para ayudar a las organizaciones e individuos a mejorar la sostenibilidad de sus actividades relacionadas con eventos. Este Standard Internacional especifica los requerimientos de un sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles para mejorar la sostenibilidad de los eventos. Es aplicable para todo tipo y envergadura de organizaciones involucradas en el diseño y ejecución de eventos y compatibiliza la diversidad geográfica y las condiciones sociales y culturales. Al mismo tiempo requiere de las organizaciones reconocer su relación con el impacto sobre la sociedad y las expectativas sociales de los eventos. El sistema de gerenciamiento conduce a la organización a mejorar su proceso y a pensar en dejar una mejora continua, cono así también permitir la flexibilidad de la organización para ser más creativa con respecto a las actividades relacionadas con eventos sin dejar de lado el objetivo principal del mismo. El sistema no es una lista, un tipo de reporte o método de evaluar la sostenibilidad del evento. Intenta ser aplicada de manera flexible y permitir que las organizaciones que no están formalmente direccionadas a un desarrollo sostenible puedan comenzar a implementar el sistema de gerenciamiento. Y que las organizaciones con un sistema de gerenciamiento existente sean capaces de integrar los requerimientos de este standard internacional en su sistema. Todas las organizaciones se verán beneficiadas de integrar este proceso de mejoras continuas. La complejidad del sistema, la cantidad de documentación y los recursos dedicados serán proporcionales al marco definido, el tamaño de la organización y la naturaleza de sus actividades, productos y servicios. Este es particularmente el caso para pequeñas y medianas empresas. El éxito del sistema depende del grado de compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la gerencia general. Además para ser exitoso necesita ser flexible e integrado dentro del proceso de dirección del evento, no considerado como un componente a ser agregado. Para ser de máxima efectividad su influencia necesita extenderse a toda la cadena de proveedores, como también a los responsables de cada área y/o proceso. La figura 1 provee una visión de conjunto del modelo de sistema del sistema de gerenciamiento para eventos sostenibles para este Standard Internacional. El estándar internacional puede usarse para probar conformidad, como se detalla en el alcance.

3

ISO 20121:2012 (E)

Identificar e integrar las partes interesadas (4.2) Determinar el alcance del sistema (4.3)

Planificar

Definir los principios rectores de desarrollo sostenible Establecer y documentar la política (5.2) Asignar y comunicar roles y responsabilidades (5.3) Identificar y evaluar asuntos. Establecer los objetivos y planes para alcanzarlos (6)

Proveer los recursos y asegurarse el suficiente conocimiento y conciencia Mantener la comunicación interna y externa (7.4) Hacer

Crear y mantener la documentación y procedimientos requeridos para la efectividad del sistema (7.5) Establecer e implementar procesos para el control operacional y el manejo de la cadena de proveedores (8)

Chequear

Monitorear y evaluar el desempeño del sistema, incluyendo auditorías internas y revisión de gerenciamiento (9)

Actuar

Identificar las disidencias y tomar acciones correctivas (10.1)

Figura 1 – Modelo de Sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles para este estándar Internacional

4

ISO 20121:2012 (E)

Guía para su uso 1. Marco de referencia Este Standard Internacional especifica los requerimientos para un sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles, para cualquier tipo de evento o acciones relacionadas, y provee la guía conforme a esos requerimientos. Es aplicable a cualquier organización que desee • Establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles • Asegurarse que está en conformidad con la política de desarrollo sostenible • Demostrar acuerdo voluntario con este standard internacional por o Primera línea (propia determinación y propia declaración) o Segunda línea (confirmación de conformidad de las partes interesadas en la organización, como clientes u otra persona a su favor) o Una tercera línea independiente (ej. Un cuerpo de certificación) Este Standard internacional fue diseñado para conducir el manejo perfeccionado de la sostenibilidad a través del ciclo completo de gerenciamiento del evento. En los anexos se provee una guía adicional para sustentar su implementación 2. Referencias normativas No hay referencias normativas 3. Términos y definiciones 3.1 Organización Persona o grupo que tiene sus propias funciones con responsabilidad, autoridades y relaciones para alcanzar los objetivos Nota: el concepto de organización incluye pero no está limitada a compañías, corporaciones, firmas, empresas, autoridad, sociedad o institución de caridad, o una parte o combinación, incorporada o no, pública o privada Nota 2. Organizaciones con más de una unidad operativa y también una sola unidad puede considerarse organización. 3.2 Sostenibilidad Grado de desarrollo sostenible (3.3) en el contexto de la organización (3.1) o evento (3.8) 3.3 Desarrollo sostenible Desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer las de las generaciones futuras. NOTA 1: el proceso provee una duración, un enfoque balanceado de la actividad económica, responsabilidad con el medio ambiente y progreso social. NOTA 2: el desarrollo sostenible integra la meta de alta calidad de vida, salud y prosperidad con la justicia social y la capacidad de la tierra de mantener viva toda su diversidad. Estas metas sociales, económicas y de medio ambiente son independientes y mutuamente reforzadas. El desarrollo sostenible puede ser tratado como una manera de expresar las expectativas de confraternidad de la sociedad en su conjunto. 3.4 Riesgo, Efecto de incertidumbre. NOTA 1: un efecto es una desviación de lo esperado en positivo o negativo NOTA 2: la incertidumbre es el estado, aun parcial, de deficiencia de la información relacionada, entendimiento o conocimiento de un evento, sus consecuencias o probabilidad. NOTA 3: el riesgo está caracterizado a menudo por referirse a potenciales eventos y consecuencias, o una combinación de eventos y consecuencias. NOTA 4: el riesgo se expresa a menudo en términos de combinación de las consecuencias de un evento (incluyendo cambios y circunstancias) y la probabilidad de ocurrencia asociada. NOTA 5: en las notas 3 y 4 el término evento no se refiere a la terminología definida en el punto 3.8. 3.5 Política, intenciones y direccion de una organización formalmente expresadas por su directorio

5

ISO 20121:2012 (E)

(3.25) 3.6 Objetivo, resultado al que arribar NOTA 1: un objetivo puede ser estratégico, táctico u operacional NOTA 2: los objetivos pueden estar relacionados a diferentes disciplinas (tales como financieras, de seguridad e higiene y de metas medio ambientales) y pueden aplicar a diferentes niveles, tales como estratégicos, de proyecto, de toda la organización, de producto y proceso (3.27). . NOTA 3: Un objetivo puede ser expresado de otra manera, por ejemplo, como un resultado buscado, un propósito, un criterio operacional, como el objetivo sostenible de un evento o dicho de otra manera con similar significado, por ejemplo, ánimo, meta. NOTA 4: en el contexto de un sistema de manejo de sostenibilidad en eventos, los objetivos de sostenibilidad de un evento son propuestos por la organización, coincidentes con la política sostenible del evento, para llegar a resultados específicos 3.7 Target, requerimiento detallado de performance, aplicable a la organización a lo cual se llega mediante los objetivos (3.6) y que necesita ser ajustado para llegar a esos objetivos. NOTA 1: los targets pueden aplicar a la actividad de la organización a los productos o los servicios. Esto también puede ser aplicable a los eventos en su totalidad. 3.8 Evento, reunión planeada con respecto a tiempo y espacio donde se crea una experiencia y/o se comunica un mensaje 3.9 Ciclo de manejo del evento, estado y actividades de un evento (incluyendo los productos y servicios involucrados) desde la investigación concepción y planeamiento hasta la implementación, revisión y actividades post evento 3.10 Organizador del evento, entidad que produce y/o dirige todos o algún aspecto del evento NOTA 1: un organizador puede ser una compañía, un cuerpo o una organización. NOTA 2: el organizador no es necesariamente el dueño del evento 3.11 Dueño del evento, entidad que encarga el evento NOTA 1: para el propósito de este estándar internacional el propietario del evento puede ser el organizador 3.12 Usuario final, usuario que toma el rol de consumidor siendo el que está al final de la cadena de valor 3.13 Concurrente, organizador o individuo que toma parte de un evento con el propósito principal de recibir sus servicios o contenidos 3.14 Participante, organización o individuo que toma parte activa en el contexto de un evento 3.15 Accesibilidad, factibilidad de uso de un producto, servicio, entorno o facilidad que tiene una persona con el más amplio rango de capacidades NOTA 1: esta definición se relaciona al principio fundamental de accesibilidad universal en la convención de naciones unidas sobre los derechos con personas con discapacidad, que delinea los requisitos que deben ser cumplidos por el entorno, procesos, mercaderías, productos y servicios, objetos, instrumentos, herramientas para que sean interpretados, usados y accesibles para todas las personas en condiciones confortables y seguras, tan independientemente y naturalmente como sea posible. NOTA 2: esta definición también se refiere a la ISO 26800, la cual establece una extensión para aquellos productos, sistemas, servicios, entornos y facilidades que puedan ser usadas por las personas de una población con el más alto rango de características y capacidades para alcanzar una meta específica en un contexto de uso determinado. 3.16 Parte interesada, persona u organización interesada que puede afectar, ser afectada por o percibirse afectados por una decisión o actividad. NOTA 1: puede ser un individuo o grupo que tiene un interés en alguna decisión o actividad de la organización. 3.17 Inclusión, práctica de un tratamiento y participación significativa de todas las partes interesadas NOTA 1: la inclusión refiere a todas las partes interesadas sin importar raza, edad, género, color, religión, orientación sexual, cultura, origen nacional, ingresos, discapacidad (mental, intelectual, sensorial y física) o cualquier otra forma de discriminación. 3.18 Integridad, adhesión a los principios éticos. NOTA 1: conducta que está de acuerdo con los principios aceptados de derecho o buena

6

ISO 20121:2012 (E)

conducta en el contexto de una situación particular y que coincide con las normas de conducta internacionales 3.19 Legado, restos resultantes de un evento NOTA 1: el legado incluye el impacto físico, económico, social y medio ambiental de un evento o eventos. NOTA 2: el legado incluye también elementos no materiales, incluyendo nuevas capacidades adquiridas como consecuencia de un evento, por ejemplo, nuevos conocimientos, entrenamiento, estándares, mejores prácticas, habilidades, organizaciones, sistemas, relaciones, asociaciones e innovaciones. 3.20 Administración, responsabilidad para el desarrollo sostenible compartida por todos aquellos cuyas acciones afectan la performance del medio ambiente, la actividad económica y progreso social, reflejado como los valores y prácticas de individuos, organizaciones, comunidades y autoridades competentes 3.21 Transparencia, apertura acerca de las decisiones y actividades que afectan a la sociedad, la economía y el entorno y la disposición para comunicar esto de manera clara, segura, honesta y completa NOTA 1: la transparencia también incluye la apertura acerca de los resultados de las decisiones y actividades. 3.22 Proveedor, organización que provee productos, servicios o comodidades 3.23 Cadena de proveedores, secuencia de actividades o partes que provee productos o servicios a una organización 3.24 Sistema de gerenciamiento, grupo de elementos interrelacionados de una organización para establecer políticas, objetivos y procesos para alcanzar sus objetivos. NOTA 1: un sistema puede manejar una o varias disciplinas NOTA 2: los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización roles y responsabilidades, planeamiento, operación, etc. NOTA 3: el entorno de un sistema de gerenciamiento puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas y determinadas, secciones específicas e identificadas, o una o más funciones que atraviesen un grupo de organizaciones 3.25 Gerencia general, persona o grupo que dirige y controla una organización al más alto nivel. NOTA 1: la gerencia general tiene el poder de delegar autoridad y proveer recursos dentro de la organización NOTA 2: si el entorno del sistema de gerenciamiento cubre solamente una parte de la organización, entonces la gerencia general se refiere a aquellos que dirigen y controlan esa parte de la organización 3.26 Requerimiento, necesidad o expectativa que generalmente se instituye como obligatorio NOTA 1: "generalmente instituido" significa que es de práctica común para la organización y partes interesadas en las que la necesidad o expectativa está bajo consideración. NOTA 2: los requerimientos específicos son aquellos que se hallan por ejemplo en un informe documentado. 3.27 Proceso, conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que transforman las entradas en salidas 3.28 Procedimiento, manera específica de llevar a cabo una actividad o proceso NOTA 1: un proceso no siempre debe ser formalmente documentado 3.29 Las mejores prácticas, proceso documentado o producto desarrollado por la comunidad del usuario, que consiste en proveedores y clientes unidos en equipo con el propósito de establecer guías de la industria 3.30 Capacidad, habilidad de aplicar el conocimiento y aptitudes para lograr los resultados deseados 3.31 Información documentada, información que requiere ser controlada y mantenida por una organización y el medio que la contiene

7

ISO 20121:2012 (E)

NOTA 1: la información documentada puede estar en cualquier formato y medio y provenir de cualquier fuente. NOTA 2: la información documentada se puede referir a - El sistema de gerenciamiento, incluyendo los procesos relativos a éste - Información creada para que la organización opere (documentación) - Evidencia de los resultados obtenidos (registros) 3.32 Performance, resultados medibles NOTA 1: puede referirse tanto a calidad como a cantidad NOTA 2: puede estar relacionada al manejo de actividades, procesos, productos (incluyendo servicios), sistemas y organizaciones 3.33 Tercerizar, hacer un arreglo donde una organización externa realiza parte de una función o proceso NOTA 1: una organización externa está fuera del marco del sistema de gerenciamiento, sin embargo la función o proceso está dentro del entorno 3.34 Monitoreo, determinar el estado de un sistema, proceso, actividad NOTA 1: para determinar el estado debe haber una necesidad de chequear, supervisar u críticamente

observar

3.35 Medición, proceso para determinar un valor NOTA 1: "valor" se puede referir a resultados numéricos o valores éticos 3.36 Auditoría, proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia y evaluación para determinar objetivamente el alcance al que llegó el criterio de auditoria NOTA 1: una auditoría puede ser interna o externa (por un tercero) y puede ser una auditoría combinada (combinando una o más disciplinas) NOTA 2: "evidencia auditable" y "criterio de auditoría" están definidos en la ISO 19011 3.37 Efectividad, se extiende a aquellas actividades planeadas y realizadas y cuyos planes se cumplen 3.38 Conformidad, el cumplimiento de un requerimiento 3.39 Disidencia, el no cumplimiento de un requerimiento 3.40 Acción correctiva, acción para eliminar la causa de la no conformidad y prevenir recurrencia NOTA 1: en el caso de que ocurra un resultado no deseado, se necesita una acción para minimizar o eliminar las causas y reducir el impacto o prevenir recurrencia. Esas acciones caen dentro del concepto "acción correctiva" en el sentido de esta definición. 3.41 Mejoras continuas, actividades recurrentes para mejorar la performance 3.42 Contexto, entorno en el cual la organización busca lograr un objetivo

8

ISO 20121:2012 (E)

NOTA 1: el contexto puede ser interno o externo 3.43 Acción preventiva, es la acción para eliminar potenciales causas de no conformidad 3.44 Impacto, cambios, desde el pasado al presente, positivo o negativo, en lo social, económico o medio ambiental, resultando total o parcialmente de las actividades y decisiones 4

Contexto de la organización 4.1 comprendiendo la organización y su contexto La organización determinara los asuntos internos y externos que son relevantes para su propósito y afectan su habilidad para alcanzar los resultados propuestos por su sistema. 4.2 comprendiendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas La organización determinará • las partes interesadas que son relevantes para el sistema de sostenibilidad en eventos. • Los requerimientos de esas partes interesadas (ej. sus necesidades y expectativas establecidas, implícitas u obligatorias) La organización establecerá, implementara y mantendrá un procedimiento para la identificación y arreglos entre las partes interesadas sobre el desarrollo de los procesos identificados y emergentes relacionados con sus roles en la cadena de valor de los eventos. La organización documentara los resultados de sus acuerdos con las partes interesadas. La identificación de las partes interesadas será, donde sea aplicable a) Organizador del evento b) Propietario del evento c) Equipo de trabajo d) Cadena de proveedores e) Participantes f) Concurrentes g) Cuerpos regulatorios h) Comunidad 4.3 determinando el marco del sistema La organización determinará los límites y aplicabilidad del sistema para establecer su marco, cuándo lo haga la organización considerara • el contexto interno y externo mencionado en el 4.1 • los requerimientos referidos en el 4.2 Dicho marco debe poder documentarse 4.4 sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles La organización establecerá, implementará, mantendrá y mejorara continuamente el sistema incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requerimientos de este Standard Internacional. 4.5 principios de desarrollo sostenible, declaración de valores y propósito La organización definirá sus principios rectores de desarrollo sostenible en el formulario de declaración de propósito y valores. Los principios rectores de desarrollo sostenible de la organización relativos al gerenciamiento de eventos incluirán, por lo menos, consideraciones para la administración, inclusión, integridad y transparencia. La organización definirá y documentara su propósito primario y valores con respecto a sus actividades, productos y servicios que se relacionen específicamente a eventos. Los principios, propósitos y valores proveerán el marco para establecer sus políticas, objetivos y targets, como se los define dentro del alcance idos dentro de su sistema. 5

Liderazgo 5.1 Liderazgo y compromiso La gerencia deberá demostrar liderazgo y compromiso respecto al ESMS

9

ISO 20121:2012 (E)

asegurando que las políticas y objetivos sean establecidos para el ESMS y sean compatibles con la dirección estratégica de la organización • asegurando la integración del sistema dentro del proceso de negocios de la organización • asegurando que los recursos necesarios para la implementación del sistema estén disponibles • comunicando la importancia de un sistema efectivo y conforme a lo que requiere el sistema de gerenciamiento de sostenibilidad en eventos. • Asegurándose que el sistema logre los resultados deseados. • Dirigiendo y sosteniendo a las personas para que contribuyan a la efectividad del sistema • Promoviendo mejoras continuas • Dándole soporte a otros roles relevantes del gerenciamiento para que demuestren su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad. 5.2 Política 5.2.1 La alta gerencia establecerá una política de desarrollo sostenible que a) sea apropiada a los propósitos de la organización b) provea un marco para establecer los objetivos de desarrollo sostenible c) incluya un compromiso para satisfacer los requerimientos aplicables d) incluya un compromiso de continua mejora del sistema La política de desarrollo sostenible tendrá que • estar disponible como información documentada • ser comunicada dentro de la organización • estar disponible apropiadamente a las partes interesadas • incluir un compromiso de liderazgo dentro del campo del gerenciamiento de eventos sostenibles. • Referenciar sus declaraciones de propósito y valores • Incluir el compromiso de la organización a sus principios rectores de desarrollo sostenible dentro del marco definido. 5.2.2 la organización retendrá la información documentada de la política. La política de desarrollo sostenible representará lo fundamental para todas las actividades, productos y servicios relacionados con eventos. La política de desarrollo sostenible tendrá en consideración requerimientos relacionados con: a) la organización de la cadena de proveedores (productos y servicios) b) el ciclo de gerenciamiento del evento, desde el nacimiento y planeamiento hasta la implementación, revisión y actividades post-evento. c) Resultados de las relaciones con las partes interesadas (ver 4.2) d) Las necesidades de los usuarios e) Los asuntos legales 5.2.3 Roles organizacionales, responsabilidades y autoridades El gerente general se asegurara que las responsabilidades y autoridades para los roles más relevantes sean asignados y comunicados dentro de la organización. Al gerente general se le asignara la responsabilidad y autoridad para: • Asegurarse que el sistema este conforme a los requerimientos de este Standard Internacional. • Reportar sobre la performance del sistema a su superior •

6. Planificación 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades 6.1.1. General Cuando planificamos un sistema de eventos sostenibles la organización considerará los asuntos referidos en el 4.1 y los requerimientos referidos en el 4.2 y determinará los riesgos y oportunidades que necesitan ser dirigidos para: - Asegurar que el sistema pueda alcanzar el resultado deseado - Prevenir o reducir efectos indeseados

10

ISO 20121:2012 (E)

- Alcanzar una mejora continua La organización planeará a. Acciones para manejar esos riesgos y oportunidades b. Como o Integrar e implementar las acciones dentro del proceso de sistema (ver 8.1) o Evaluar la efectividad de esas acciones (ver 9.2) Cuando se llevan a cabo las actividades planeadas, la organización se asegurará la adhesión operacional y la conexión con los principios rectores de desarrollo sostenible relacionados con el gerenciamiento de eventos. 6.1.2. Identificación de problemas y evaluación La organización establecerá, implementará y mantendrá un procedimiento para identificar los asuntos de desarrollo sostenible y para evaluar su significación asociada con las actividades relativas a eventos, productos y servicios dentro del alcance definido por el sistema de gerenciamiento. La identificación de los asuntos, cuando sea aplicable, abarcará lo siguiente: a. Medioambiente - utilización de recursos, elección de materiales, conservación de los recursos, reducción de las emisiones, preservación de la biodiversidad y la naturaleza relacionada a la tierra, al agua y al aire. b. Social – estándares laborales, salud y seguridad, libertades civiles, justicia social, comunidad local, derechos de las culturas originarias, cuestiones culturales, accesibilidad, igualdad, herencia y sensibilidad religiosa. c. Económico – inversión y retorno, economía local, capacidad del mercado, valores sostenibles, innovación, impacto económico directo e indirecto, presencia en el mercado, rendimiento económico, riesgo, comercio justo y ganancia compartida. Además de estos asuntos del desarrollo sostenible que una organización puede controlar directamente, también deberá considerar aquel sobre los que puede influir. El criterio utilizado para la evaluación de significación será documentado e incluirá una consideración de la parte como feedback y la identificación de asuntos emergentes. Los resultados del procedimiento deben ser documentados, se mantener actualizados y se compartidos con las partes interesadas mas relevantes. NOTA: muchos asuntos atravesarán las categorías social, económica y entorno. Esto puede incluir alimentos y bebidas, transporte, gobernación, elección de sedes, proveedores, accesibilidad, bienestar animal, corrupción, responsabilidad productiva, etc. 6.1.3. Requerimientos legales y otros La organización establecerá, implementará, mantendrá y revisará periódicamente un procedimiento para identificar y tener acceso a los requerimientos legales corrientes y emergentes, a los cuales la organización suscribe. En los países donde la ley o su implementación no provean un seguro mínimo en lo ambiental, social y económico, la organización aspirará a lograr las mejores prácticas internacionales que no se contrapongan con las leyes nacionales. La organización se asegurará que la aplicación de los requerimientos legales y otros requerimientos a los cuales suscriba sean tomados en cuenta y se complementen con la puesta en práctica, la implementación y el mantenimiento del sistema de gerenciamiento. 6.2. Objetivos de la sostenibilidad en eventos y como alcanzarlos La organización establecerá los objetivos del evento sostenible, como así también las funciones relevantes y niveles. La organización se asegurará de que los objetivos de apoyo estén establecidos. Los objetivos de los eventos sostenibles deberan: a. Ser consistentes con la política de desarrollo sostenible b. Ser mensurables (si es posible) c. tomar en cuenta los requerimientos que sean aplicables d. ser monitoreados e. Ser comunicados f. Ser actualizados adecuadamente g. Estar basados en:

11

ISO 20121:2012 (E)

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Declaración de valores y propósitos Requerimientos legales y otros Opciones tecnológicas Requerimientos financieros, operacionales y de negocios Asuntos legales Consideración de opciones alternativas para mejorar los eventos sostenibles y encontrar las mejores soluciones aplicables 7. La mejora más grande que sea practicable, dentro de los objetivos de escala de tiempo y de capacidad de organización 8. Feedback entre las partes interesadas 9. Temas pertinentes a la cadena de proveedores La organización retendrá la información documentada sobre los objetivos sostenibles Cuando se planea como lograr los objetivos de sostenibilidad del evento, la organización determinará: - Que se va a hacer - Que recursos se requerirán - Quien será responsable - Cuando se completará - Como se evaluarán los resultados 7. Soporte 7.1. Recursos La organización determinará y proveerá los recursos necesarios para la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del SMS. Los recursos incluirán la dotación de personal, competencia, entrenamiento, infraestructura, tecnología y finanzas. 7.2. Aptitud La organización: - Determinará la aptitud necesaria de la persona(s) trabajando bajo su control que afectado a la performance sostenible del evento - Se asegurará de que esas personas tengan la base de educación, entrenamiento y experiencia apropiados - Donde sea aplicable, tomará acciones para adquirir la habilidad necesaria y evaluará la efectividad de las acciones tomadas - Retendrá la información documentada como evidencia de la aptitud - Revisará y pondrá al día periódicamente los programas de entrenamiento y desarrollo para asegurarse que las aptitudes esenciales y el entrenamiento asociado estén identificadas y provistas NOTA: las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la provisión de entrenamiento, de tutoría o reasignación de las personas empleadas actualmente o la contratación de personas competentes. 7.3. Conciencia Las personas que estén haciendo el trabajo deben tener ser conscientes de - La política de desarrollo sostenible - Su contribución a la efectividad del sistema, incluyendo los beneficios de mejorar la performance de eventos sostenibles - Las implicancias de no adherir con los requerimientos del sistema 7.4. Comunicación La organización determinará que comunicaciones internas y externas son relevantes para incluir en el sistema: - Sobre que comunicará - Cuando comunicar - Con quien comunicarse - Como comunicarse

12

ISO 20121:2012 (E)

La organización establecerá, mantendrá e implementará procedimientos para la comunicación externa con los proveedores más relevantes y otras partes interesadas. La organización identificará, con las partes interesadas, los medios más efectivos de comunicación y tomará cuenta de los intereses de los diferentes grupos. La comunicación incluirá, cuando sea apropiado, lo siguiente: a. Los principios rectores de desarrollo sostenible de la organización b. El propósito del evento c. Un sistema para manejar las mejoras de sostenibilidad del evento d. Asuntos, objetivos y target e. La guía y las mejores prácticas para lograr los objetivos y targets f. Relevancia para las partes interesadas g. El progreso en relación a la performance h. El feedback proveniente de las partes interesadas 7.5 Información documentada 7.5.1 General La organización incluirá: - Documentación de la información por este estándar internacional - La documentación que la organización determine que es necesaria para que el sistema sea efectivo - La documentación que la organización determine que es necesaria para asegurar la efectividad del planeamiento, operación y control del proceso relacionados con los asuntos más significativos del proceso de desarrollo sostenible La organización se asegurará, cuando lo considere apropiado, de que sus proveedores contribuyan con la documentación. NOTA: el grado de la documentación diferirá de una organización a otra debido a - El tamaño de la organización y el tipo de actividad, proceso, productos y servicios - La complejidad de sus procesos e interacciones - La idoneidad de las personas 7.5.2 Creando y actualizando Cuando se crea y actualiza la información documentada, la organización se asegurará apropiadamente de: - Identificación y descripción (por ejemplo título, fecha, autor o nro. de referencia) - Formato (por ejemplo lenguaje, versión de software, gráficos) y medio (por ejemplo papel, electrónico) - Revisar y aprobar como adecuada 7.5.3 Control de la información documentada La información documentada requerida por el sistema y por este estándar internacional deberá ser controlado para asegurarse de: - Que es apropiada para su uso cuando y donde se necesite - Que esté adecuadamente protegida (por ejemplo de no perder confidencialidad, uso impropio, o pérdida de integridad) Para el control de la información documentada, la organización manejará las siguientes actividades: a. Distribución, acceso, recuperación y uso b. Almacenamiento y preservación, incluyendo la preservación de la legibilidad c. Control de cambios (por ejemplo control de la versión) d. Retención y disposición e. Prevención del uso de versiones obsoletas La información documentada de origen externo que la organización determine que será necesaria para el planeamiento y operación del sistema, será identificada como apropiada y controlada. NOTA: el acceso implica una decisión relativa al permiso, sólo para ver la información documentada o el permiso y autorización para ver y cambiar la información documentada 8 Operación 8.1 Planeamiento y control operacional

13

ISO 20121:2012 (E)

La organización planeará, implementará y controlará los procesos necesarios para encontrar los requerimientos e implementar las acciones determinadas en 6.1 por - Estableciendo criterios para los procesos - Implementando el control de los procesos de acuerdo con el criterio - Manteniendo la información documentada con el volumen necesario para tener la confianza de que el proceso ha sido llevado a cabo como se planeó La organización controlará los cambios planeados y revisará las consecuencias de los cambios imprevistos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos si fuera necesario. La organización se asegurará que los procesos tercerizados sean controlados. La organización mantendrá los procedimientos para que estas actividades críticas resulten exitosas en la implementación del sistema, cuando su ausencia pudiera dar lugar a una desviación de los principios de desarrollo sostenible, propósito, valores, políticas, objetivos y targets. Tales procedimientos serán apropiados para cubrir situaciones de emergencia y reemplazarlas. 8.2 Trato con las actividades, productos o servicios modificados Donde se encuentren actividades, productos o servicios, nuevos o modificados, o cambios en las circunstancias operacionales, asuntos, objetivos, targets y planes, deberán ser revisados y enmendados cuando sean relevantes para asegurarse que la mejor solución se llevó a cabo adhiriendo al propósito de la política del estatuto de la organización. 8.3 Manejo de la cadena de proveedores La organización establecerá individualmente a cada uno de sus proveedores la relevancia de los objetivos, targets y planes, e incluirá la información suficiente en el pedido de presupuesto u otra documentación para que el proveedor demuestre su capacidad para llevar a cabo los objetivos. Cuando se realiza el pedido de cotización o documento equivalente la organización hará evaluaciones basadas en la habilidad del proveedor para que coincida con los objetivos, targets, costos de efectividad y calidad. Si las organizaciones no tienen un proceso estándar para pedir el presupuesto, deberán justificar su propio proceso y mostrar como consideran los temas de desarrollo sostenible cuando eligen a los proveedores. 9 Evaluación del desempeño 9.1 Performance contra principios rectores del desarrollo sostenible La organización establecerá su enfoque para evaluar la performance actual y el target contra su declaración de propósito y valores y los principios rectores del desarrollo sostenible relacionados a la gestión de eventos (ver 4.5). 9.2 Monitoreo, medida, análisis y evaluación La organización determinará - Que necesita para monitorear y medir - Los métodos de medida, análisis y evaluación y como serán aplicados para asegurar resultados válidos - Cuando deben ser llevados a cabo el monitoreo y la medición - Cuando deben ser analizados y evaluados los resultados La organización retendrá la información documentada apropiada como evidencia de los resultados. La organización evaluará la performance de sostenibilidad del evento y efectividad del sistema de gerenciamiento. Adicionalmente la organización a. Tomará acción cuando sea necesario para manejar tendencias o resultados antes que ocurra una disidencia. b. Incluirá la documentación de la información para seguir la performance, los controles operacionales relevantes, de acuerdo con los objetivos de la organización y evaluación del cumplimiento c. Identificará las lecciones aprendidas en cada evento y alimentará el conocimiento actual dentro del planeamiento de futuros eventos o lo relacionado con la actividad del evento para mejorar la performance de sostenibilidad: esta información deberá ponerse a disposición de las partes interesadas

14

ISO 20121:2012 (E)

Donde sea requerido o práctico, el equipamiento que es provisto por la organización y usado para recolectar los datos será calibrado y mantenido. Los documentos de este proceso serán retenidos de acuerdo a los procedimientos de la organización. 9.3 Auditoría interna La organización llevará a cabo auditorías internas en los intervalos planeados para proveer información de si el sistema: a. Está acorde con - Los propios requerimientos de la organización para el sistema - Los requerimientos de este standard internacional b. Si está efectivamente implementado y mantenido c. Si está siendo efectivo para alcanzar los objetivos, target y políticas del desarrollo sostenible. La organización: - Planeará, establecerá, implementará y mantendrá un programa de auditorías, incluyendo frecuencia, métodos, responsabilidades y requerimientos de reportes. Los programas de auditoría se pondrán a consideración de la importancia de los procesos involucrados y los resultados de auditorías previas - Definirá el criterio de auditoría y alcance de cada una - Seleccionará los auditores y conducirá las auditorías para asegurarse de la imparcialidad y objetividad de los procesos - Se asegurará de que los resultados de las auditorías sean reportados a la gerencia - Retendrá la información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados auditados. 9.4 Revisión de gestión La gerencia general revisará el sistema, a intervalos planeados, para asegurarse la continua idoneidad, adecuación y efectividad. La revisión gerencial incluirá consideraciones acerca de: a. El estado de las acciones provenientes de revisiones anteriores b. Cambios en los asuntos internos y externos que son relevantes para el sistema c. Información sobre la performance de la sostenibilidad del evento incluyendo tendencias en - Disconformidades y acciones correctivas - Monitoreo y medición de la evaluación de resultados - Resultados auditados d. Oportunidades y continuas mejoras e. Evaluación de idoneidad f. Comunicaciones con las partes interesadas y cambios en las expectativas de las mismas g. El alcance en que los objetivos y targets se han encontrado h. Estado de las acciones preventivas y correctivas i. Circunstancias cambiantes, incluyendo desarrollos en la parte legal y otros requerimientos relacionados con la política de desarrollo sostenible j. Progreso versus principios rectores del desarrollo sostenible Los resultados de la revisión incluirán decisiones relacionadas a las oportunidades de mejoras continuas y a las posibles necesidades de cambio del sistema. La organización retendrá la información documentada como evidencia de revisión de los resultados. La revisión será continua y conducida a intervalos que maximicen el aprendizaje de oportunidades desde diferentes eventos y serán apropiadas a la escala y frecuencia de los eventos. Las revisiones evaluarán las necesidades de cambio del sistema, incluyendo el estatuto de propósito y valores, política y objetivos de desarrollo sostenible. Para que el sistema continúe conforme a este standar internacional la organización se asegurará, por medio de la revisión, que se mantenga alineado con los principios rectores de desarrollo sostenible relativos al gerenciamiento de eventos.

15

ISO 20121:2012 (E)

10 Mejoras 10.1 Disidencia y acción correctiva Cuando haya disidencia, la organización deberá a. Identificar la disidencia b. Reaccionar a la disconformidad y, cuando sea aplicable, - Tomar acción para controlar y corregir - Hacer frente a las consecuencias c. Evaluar la necesidad de acción para eliminar las causas de la disconformidad, con el propósito de no ser recurrente con - La revisión de la disidencia - La determinación de las causas - Determinar si hay disconformidades existentes o pueden ocurrir potencialmente d. Implementar cualquier acción que sea necesaria e. Revisar la efectividad de la acción correctiva que fue tomada f. Hacer los cambios al sistema, si fuera necesario g. Recomendar una acción preventiva h. Asegurarse, donde sea apropiado, de que los proveedores contribuyan a la evaluación de conformidad y a marcar la disconformidad Las acciones correctivas deberán ser apropiadas a las consecuencias de la disidencia encontrada. La organización retendrá la documentación como evidencia de: - La naturaleza de la disidencia. - Los resultados de las acciones correctivas La organización establecerá, mantendrá e implementará los procedimientos definiendo responsabilidad y autoridad para manejar e investigar las disconformidades, tomando acción para mitigar cualquier impacto causado y para iniciar y completar las acciones correctivas y preventivas. 10.2 Mejoras continuas La organización mejorará continuamente la idoneidad, adecuación o efectividad del sistema.

16

ISO 20121:2012 (E)

ANEXO A (Informativo) Guía sobre la planificación e implementación de este estándar internacional A1 General La información contenida en este anexo es sólo para guía y no tiene que ser relevante para cualquier usuario de este estándar. Cada cláusula en este anexo incluye una referencia a la correspondiente cláusula/sub cláusula en el cuerpo principal de este Standard internacional. A.2 Alcance (Ver cláusula 1) Un organizador de eventos o agencia podría decidir manejar algunos, pero no todos sus eventos en concordancia con este estándar. En este escenario sólo pueden reclamar conformidad del sistema para aquellos eventos que cumplan con este estándar. Los proveedores definirán en el alcance de su sistema que parte de sus productos y servicios están relacionados con el evento y están incluídos en el sistema de gerenciamiento. Es sólo para estas áreas que pueden reclamar que les sea considerado que se están manejando de acuerdo al estándar. A.3 Interpretando a la organización y su contexto Para comprender la organización y su contexto, analizar las principales organizaciones de Negocios y sus aspectos medioambientales, sociales y económicos y los impactos creados por estos aspectos. Un ejemplo de un aspecto externo podría ser el impacto de los negocios en el entorno local mientras que un aspecto interno podría ser el entrenamiento de su staff. Las definiciones que se encuentran más abajo, tomadas de la guía ISO 73:2009 proveen una guía sobre el contexto interno y externo. - Contexto externo: entorno externo en el cual la organización busca lograr sus objetivos NOTA: El contexto externo puede incluir - Lo cultural, social, político, legal, regulatorio, financiero, tecnológico, económico, entorno natural y competitivo, clima internacional, nacional o local - Las claves y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organización - Relaciones con, percepciones y valores de las partes interesadas - Contexto interno: entorno interno en el cual la organización busca y logra sus objetivos - NOTA: el contexto interno puede incluir o Jefatura, estructura organizacional, roles y responsabilidades o Políticas, objetivos y estrategias que tienen lugar para lograrlos o Las aptitudes, entendimiento en términos de recursos y conocimiento (por ejemplo tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías) o Sistemas de información, flujos de información y procesos de tomas de decisión (tanto formales como informales) o Relaciones con, percepciones y valores de las partes interesadas o Cultura de la organización o Estándares, guías y modelos adoptados por la organización o Formularios y extensiones de las relaciones contractuales A.4 Identificación y relaciones de las partes interesadas (Ver 4.2) La relación e identificación de las partes interesadas está referida también como los “grupos de interés”. Para identificar los grupos de interés es importante considerar quien está afectado o involucrado en la actividad relacionada. Esto puede incluir visitantes, expositores, realizadores, residentes locales, policía, autoridad local, proveedores y subcontratistas del evento. Una vez que la lista de las partes interesadas se ha establecido, deberán ser informados acerca de que este estándar internacional será utilizado y les será provista una copia de la política de desarrollo

17

ISO 20121:2012 (E)

sostenible con un requerimiento de feedback, incluyendo algunas ideas sobre cómo mejorar la performance de sostenibilidad y/o maneras en que los objetivos pueden impactarlos. La comunicación con las partes interesadas debe ser un proceso continuo y no una comunicación cerrada. La relación con las partes interesadas se hará para mejorar la comprensión del impacto económico, social y medioambiental de las actividades del evento. Esto incluye las actividades asociadas de todo el ciclo de vida del evento, como así también el impacto indirecto. A la luz de la naturaleza única del sector de eventos “frecuencia, tipología, etc.” la relación con las partes interesadas será proporcional al nivel de colaboración. La lista de los grupos de interés será considerada para cada evento. Los siguientes son ejemplos de grupos genéricos de partes interesadas que pueden ser consultados. NOTA: ciertas partes interesadas pueden caer dentro de diferentes categorías, por ejemplo bombero y policía pueden estar dentro de la cadena de proveedores o dentro del cuerpo regulatorio. a. Organizadores de eventos, por ejemplo socios o gerente de eventos b. Propietarios del evento, por ejemplo comisionistas, auspiciantes, fundadores e inversores c. Trabajadores, por ejemplo empleados, unión de trabajadores, personal y voluntarios d. Cadena de proveedores, por ejemplo de productos y servicios (incluye auspiciantes) esta categoría podría incluir servicios de emergencias, bomberos, ambulancias, etc. e. Participantes, por ejemplo oradores, realizadores, expositores, atletas, concursantes, etc.; esta categoría podría incluir usuarios finales (las necesidades de los usuarios finales varían, para comprender lo presente, por ejemplo, los ancianos y personas con discapacidad, requieren consideraciones especiales a tomar en cuenta) f. Concurrentes, por ejemplo usuarios, audiencia, clientes, fans, espectadores, visitantes, delegaciones g. Cuerpos regulatorios, por ejemplo autoridades locales, municipales, policía; esta categoría podría incluir al gobierno central y consultores estatutarios h. Comunidad, por ejemplo la local y vecindario, incluyendo sociedades civiles, pueblos originarios y minorías, organizaciones no gubernamentales, medios; esta categoría podría incluir sectores de organizaciones de interés (cuerpos y asociaciones industriales) y redes sociales; consumidores y/o grupos ambientalistas u organizaciones representantes de gente con discapacidad; cuando se consideren los intereses de las diferentes partes interesadas, deben tomarse en cuenta las necesidades de las personas con discapacidad Las partes interesadas pueden incluís a los auspiciantes, propietarios y fundadores. Algunas partes interesadas pueden no pertenecer al grupo de la organización. Muchas de las partes interesadas pueden no estar organizadas en absoluto y esta es la razón por la cual deben ser supervisadas. Esto es especialmente importante cuando se trata de grupos vulnerables y futuras generaciones. Las posibles devoluciones desde la relación con las partes interesadas podrían incluir lo siguiente: • Reuniones • Encuesta

• • • • • • •

Redes sociales Órdenes de compra Contratos Feedback de clientes y participantes Papel en blanco Informes de posición Artículos de prensa relacionados

• • • • • •

Newsletter Secciones de preguntas y respuestas Entrenamiento Mediación Arbitraje Diálogo social

Ver tabla A.1 como guía.

18

ISO 20121:2012 (E)

Lista de partes interesadas

Interesado Gerente general Organizador de eventos Propietarios del evento Gerente del evento

Socio y sponsor

Fundador e inversor

Personal Empleado Grupo permanente de empleados Voluntario Cadena de proveedores Proveedor Sede Servicios de emergencia Participantes Asistente

Cuerpo regulatorio Gobierno central Autoridades locales (estado, prefectura, ciudad) Comunidad Comunidad local Sectores interesados de la organización (cuerpos industriales, corporaciones) Organizaciones no gubernamentales relevantes (ej. grupos ambientalistas) Medios

Rol Persona o entidad que tiene la máxima responsabilidad para tomar decisiones. Persona o entidad que produce y/o dirige todos o algunos aspectos del evento Persona o entidad que se encarga del evento Persona o entidad que produce o gerencia todos los aspectos del evento. No es necesariamente el propietario del evento. Una organización o individuo que pone los fondos para el evento o provee productos o servicios en lugar de fondos. Una organización o individuo que pone los fondos para el evento de acuerdo a las intenciones del evento. Cuerpo de personas trabajando para el evento. Persona a la que se le paga para que trabaje en el evento. Gente que trabaja para en cada evento Persona que hace un trabajo voluntariamente sin recibir remuneración Actividades o partes que proveen productos o servicios para la organización. Entidad que provee productos y/o servicios relacionados al evento. El sitio donde tiene lugar el evento Instituciones a las que se puede acudir durante el evento, ej. bomberos, ambulancias, etc. Organización o individuos que toman parte activa en el contenido del evento Una organización o individuos que toman parte en un evento con la función de recibir servicios o contenidos Una institución que tiene el poder de regular un área de negocios y/o industria. El gobierno del país. Organización que es responsable por el área de gobierno local. Grupo de organizaciones y/o individuos que comparten la misma religión, trabajo, etc. La que reside cerca de la locación del evento. Industrias o cuerpos industriales a los que pertenece la organización. Organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro, que son relevantes para el propósito del evento o la organización. Organización o individuos que proveen información o noticias al público.

19

ISO 20121:2012 (E)

A.5 determinando el alcance del sistema de gestión (ver 4.3) Para determinar el alcance del sistema de gestión hay que decidir sobre que parte(s) del evento o serie de eventos y/o organización se va a implementar ese standard. Un organizador que trabaja sobre diferentes eventos puede decidir implementar el standard a un solo evento, a un grupo de eventos o para todos los que organice. Una organización que trabaja como proveedor de la industria de eventos puede decidir implementar el standard en su nicho dentro de la industria. Establecer que parte del negocio implementara el standard significa que son la única parte para la cual un formulario se puede reclamar un formulario de conformidad. A.6 principios de desarrollo sostenible, declaraciones de propósito y valores (ver 4.5) La organización establecerá su propósito principal en el contexto de los eventos. Por ejemplo, es un organizador que realiza muchos eventos diferentes al año, o un proveedor de alfombras?. La organización solo necesita establecer qué valores de su compañía están de acuerdo a al desarrollo sostenible y su labor dentro de la industria de los eventos. Para hacer eso tendrá que usar de referencia la tabla A.2, basada en los principios de desarrollo sostenible de la ISO 26000. Por ejemplo una organización puede establecer que uno de sus valores es la “inclusión” (asegurando que todos sus eventos o servicios están abiertos a todos, aboliendo toda forma de discriminación). El desarrollo de los principios sostenibles rectores de la organización, deberían incluir como mínimo, administración, inclusión, integridad y transparencia. Mas guía sobre responsabilidad social se puede encontrar en ISO 26000. Para abolir la discriminación, la organización deberá tener en cuenta los principios fundamentales de accesibilidad universal, como esta establecido en la Convención para los Derechos de las Personas con discapacidad de las Naciones Unidas, articulo 3, Principios Generales. La declaración de propósito y valores debería formar la base fundamental delas actividades para el desarrollo sostenible de la organización. Debería ayudar a alinear los propósitos primarios relacionadas con las actividades de desarrollo sostenible, aumentado de ese modo la transparencia de gobernabilidad. El líder de la organización promoverá los valores que expresen los tipos de conductas que tiene una organización o por los que quiere hacerse conocida. No debe hacer contradicción entre principios, propósitos y valores.

20

ISO 20121:2012 (E)

Tabla A.2 principios rectores de desarrollo sostenible relacionados con el manejo de eventos.

Principio

Inclusión

Integridad

Administración

Transparencia

Preguntas Como identificar a aquellos quienes pueden ser afectados (partes interesadas) por las decisiones y acciones? Como hacer para que las partes interesadas contribuyan con su punto de vista, y cómo hacer para que lo hagan continuamente? Como ayudar a las partes interesadas a entender las razones para las decisiones de la organización y la implicancia de las acciones? Como estar seguro que ningún grupo o individuo están en desventaja o se mantienen desinformados? Hay intereses que deban ser considerados más allá que los de las partes inmediatas interesadas? Como tomar en cuenta los derechos e intereses de las partes interesadas? Como negociar con otros con integridad? Como se potencia y desarrolla la diversidad? Como asegurarse que están abolidas la violencia, abuso, opresión, corrupción y complicidad? Como demostrar que las decisiones y acciones son imparciales y están de acuerdo con los derechos, obligaciones y regulaciones? Como demostrar la responsabilidad de las acciones de manera consistente con todos los demás principios rectores? Como tener en cuenta las consideraciones éticas en el proceso de toma de decisiones? Como asegurarse que esta erradicada la violencia proveniente del uso de alcohol y drogas? Conducirán las decisiones a cambios significativos ambientales (incluyendo la biodiversidad) o cambios sociales o perdidas? Si es así, pueden ser evaluadas esas alternativas? Puede en cualquier actividad ser evaluados y monitoreados el uso de los recursos y su consecuente impacto? Como explicar las decisiones y actividades en locaciones donde las reglas de la ley no proveen la suficiente seguridad ambiental, económica y social? Como asegurarse que la información veraz y relevante este disponible a un bajo precio y de modo accesible y comparable? Cómo se consideran razonables las vistas o pedidos de información adicional y respondidos de una manera oportuna? Como están documentados, comunicados y manejados los intereses, influencias o beneficios significativos? Como esta identificados los responsables de toma de decisión y como se documentan y comunican las razones para las decisiones y para quién? Como asegurarse que la información es transmitida con precisión a las partes interesadas?

A.7 Liderazgo (clausula 5) El liderazgo debe mostrarse, por ejemplo motivando y ponderando a las personas que contribuyan a la efectividad del sistema, decisiones tomadas para hacer frente a los problemas de comunicación con empleados y socios, o con la prensa. A.8 Política (ver 5.2) La lista siguiente muestra que se debería incluir en una política de desarrollo sostenible -

Asuntos de desarrollo sostenible relacionados con el entorno Un compromiso con la iniciativa en cuestiones de desarrollo sostenible en eventos Una declaración de propósitos y valores

21

ISO 20121:2012 (E)

-

Un compromiso para reunirse con toda la legislación que aplica al evento y/o la organización, ej. Seguridad e higiene, regulación sobre sonido (ruido), regulación sobre residuos, legislación sobre discapacidad y discriminación. Un acuerdo de continuas mejoras, y para mejorar la performance cada año o en cada evento.

La política de desarrollo sostenible debe ser firmada por la alta gerencia. Las organizaciones pueden tener documentación existente desarrollada para otro standard, que pueden usar como punto de partida para la política de sostenibilidad. Se pueden encontrar más elementos u otra guía en la ISO 14001, ISO 26000 y otras relacionadas con la sostenibilidad. Los requerimientos legales y otros no se limitarían solo a los aplicables directamente al gerenciamiento de eventos. Por ejemplo un organizador de eventos recolecta, maneja y comunica información personal y debería demostrar un compromiso de proteger la seguridad e privacidad de dicha información y la privacidad de los participantes, empleados, socios y/o proveedores. Las organizaciones que utilizan estándares internacionales requerirán que sus proveedores contribuyan al sistema. La política de desarrollo sostenible será útil para identificar los probables requerimientos (ej. Productos, proveedores de servicios, especificaciones de ofertas y condiciones contractuales). Un compromiso para liderar dentro del campo de la sostenibilidad en eventos debe ser proporcional al tamaño y potencial influencia de la organización. El liderazgo debe involucrar la implementación de nuevas prácticas o promociones a través de una comunicación importante. Los asuntos legales deben incluir comodidades, infraestructura, equipo de trabajo, conocimiento, accesibilidad universal, concepto, espíritu de evento, uso de la tierra luego del evento, cambio en la conciencia de los residentes, etc. A.9 Acciones para manejar riegos y oportunidades (ver 6.1) Para manejar los riesgos y oportunidades, considere los asuntos internos y externos relacionados con la organización y sus partes interesadas, e identifique los efectos positivos y negativos que pudieran ocurrir antes, durante o luego del evento. Los ejemplos incluyen la atención de la seguridad, la polución del agua y el impacto en la economía local. (Ver anexo C para más guía) A.10 Identificación y evaluación de cuestiones (ver 6.1.2) Para identificar y evaluar las cuestiones se necesita encontrar una metodología para evaluar cuan significativos son los problemas directos e indirectos y que nos ayude a determinar en cual hacer foco. La guía ISO 26000 es idónea en qué clase de problema considerar y como evaluarlo. Ej. Reuniendo a los jefes de departamento en una tormenta de ideas acerca de los impactos del evento, o una porción del mismo. Tiene sentido decidir sobre la severidad del impacto y seleccionar que problemas abordar. Para finalizar los problemas y objetivos las partes interesadas deben ser consultadas para que nos den su feedback. Una vez que esto ha finalizado se deben presentar los objetivos para realizar las mejoras. Por ejemplo el problema mayor identificado fue la polución ambiental debido al dióxido y monóxido de carbono debido a las emisiones de los vehículos y viajes de los participantes. Este es el punto donde la organización tomara los pasos para entender cuáles pueden ser sus puntos positivos y negativos en el desarrollo sostenible. Aunque una organización pueda tener muchos asuntos que tratar en cuanto al desarrollo sostenible, deberá establecer un criterio y método para determinar aquellos que considera significativos. No hay un

22

ISO 20121:2012 (E)

solo método para determinarlo. Sin embargo el método usado tendrá que proveer resultados consistentes y establecer y aplicar el criterio de evaluación. La organización evaluara los problemas para determinar sobre cuál de ellos tiene control y aquel sobre los que tiene influencia. La evaluación identificará los asuntos que tengan impacto significativo, pero sobre los que la empresa no ejercerá control o influencia. Cuando se identifiquen y evalúen los problemas asuntos significativos sobre desarrollo sostenible, la organización considerara la necesidad de retener la información con propósitos históricos, como así también como usarlo en el diseño y la implementación de su sistema. A.11 Requisitos legales y otros (ver 6.1.3) Esto puede incluir acciones corrientes y de emergencia a) Requerimientos legales nacionales b) Requerimientos legales estatales/provinciales/departamentales c) Requerimientos legales del gobierno local Ejemplos de otros requerimientos que la organización puede incluir - Acuerdos con autoridades públicas - Acuerdos con clientes - Lineamientos no regulatorios - Principios voluntarios o códigos de práctica - Etiquetas medio ambientales voluntarias o acuerdos con productos - Acuerdos con asociaciones gremiales - Acuerdos con grupos comunitarios u organizaciones no gubernamentales - Acuerdos públicos de una organización o su organización matriz - Requerimientos corporativos - Convenciones internacionales, tratados y acuerdos, ejemplo: acuerdos internacionales promovidos por organizaciones como la ONU o la OIT La determinación de como los acuerdos legales u otros requerimientos aplican a los asuntos de una organización de desarrollo sostenible está normalmente incluido en el proceso de identificación de esos requerimientos. Puede que no sea necesario, de todos modos, tener un procedimiento separado o acondicionado para realizar esta determinación. De todos modos cuando las leyes nacionales o su implementación no se expiden mínimamente sobre la salvaguarda del entorno medio ambiental, social y económico la organización podría aceptar, a tal respecto, la ley de la que es mandatario y además adherir a los principios de las normas internacionales de conducta (Ver ISO 26000) A.12 Objetivos de un evento sostenible y como alcanzarlo (Ver 6.2) Las consideraciones que deben ser tomadas a tal efecto deben estar en relación con el desarrollo sostenible. Para terminar de mejorar estos objetivos, las partes interesadas deben ser consultadas para obtener su respuesta. Por ejemplo como se vio en la cláusula A.10, los temas más importantes a ser identificados son la polución del aire debida al dióxido y monóxido de carbono, oxidación del nitrógeno y dióxido sulfuroso emitidos por los vehículos de los participantes. El objetivo podría ser reducir las emisiones en un 25%. Para hacer esto sería necesario medir los kilómetros para evaluar el impacto y esto podría ser anunciado para considerar que la compañía utilice la menor cantidad posible de vehículos para el transporte de las mercaderías y promuevan el transporte público para los visitantes, negociando combinar los precios de los boletos o facilitando un esquema de pool en autos. Desde un punto de vista práctico el esfuerzo requerido para manejar los asuntos de desarrollo sostenible debe ser proporcional a la naturaleza y significado de los problemas identificados. Los objetivos deberían ser específicos, mensurables, alcanzables, razonables y de duración determinada. Al poner los objetivos deben ser considerados todos los métodos posibles. Se debe tomar en

23

ISO 20121:2012 (E)

consideración el uso de nuevas tecnologías (usar como compost los desechos de basura o acordar con las partes interesadas el uso de nuevas herramientas basadas en la web). En plan de construir nuevas líneas, hay que considerar los asuntos legales, tales como el impacto a las comunidades locales, accesibilidad universal e impacto global como así también al potencial a largo plazo de las nuevas instalaciones. También se debe considerar la concientización de los usuarios sobre asuntos de desarrollo sostenible. Los objetivos deberían ser mensurables donde sea posible, debiendo tomarse en cuenta las opciones tecnológicas de la organización, sus requerimientos financieros, legales y operacionales y su potencial legal. Normalmente hay más de una aproximación para proveer la solución que debe ser implementada y esto se refiere a planes alternativos. El plan final es la aproximación que será adoptada para el evento. Puede que no sea posible llegar a todos los objetivos de rendimiento, por lo tanto, el plan final representará la manera óptima del alcanzar los objetivos. Por ejemplo, un camino puede ser más conveniente que otro sobre la base de las comodidades (acceso para discapacitados), sin embargo, otra posibilidad podría tener mejores líneas de transporte, ofreciendo la posibilidad de reducir el impacto relacionado con el mismo. La decisión de que línea seguir será hecha sobre la base de la capacidad para abordar en años posteriores las cuestiones pendientes. Los objetivos deben ser calificados con indicadores claves, donde sea practicable. Las organizaciones son incentivadas a identificar los indicadores que las ayuden a establecer una evaluación comparativa y coherente de los eventos; toda la información deberá recopilarse en el plan final. NOTA: los objetivos representan el nivel mínimo de rendimiento aceptable. Se debe tomar en cuenta que no hay un requerimiento que tenga el mismo nivel de rendimiento para cada objetivo. Se incentiva a las organizaciones para identificar los indicadores, que contribuyan a una evaluación comparativa consistente a través de los eventos. A.13 Recursos (Ver 7.1) Los recursos deben ser provistos para una exitosa implementación del sistema. Establecer los requerimientos en la planificación del evento y documentar la provisión de los recursos necesarios. La naturaleza y escala de las actividades del evento, la frecuencia de ocurrencia y la duración serán consideradas en la asignación de recursos. a) Grupo de colaboradores, pericia, entrenamiento La organización debe adquirir la habilidad y conocimientos requeridos para implementar el sistema. Esto se puede hacer contratando personal calificado, a través del entrenamiento y desarrollo profesional del personal actual, a través de voluntarios, usando la experiencia y el conocimiento de los proveedores o contratando consultores o asesores. Podría hacerse una evaluación con respecto a lo que requiere el personal calificado para llegar a los objetivos, el costo vs beneficio de tener dentro de la empresa personal calificado y el conocimiento que la organización dejara como legado a los trabajadores, a la cadena de proveedores, a la comunidad y destino anfitrión. b) Infraestructura y tecnología Debería haber una evaluación de los requerimientos y una apropiada asignación de equipos, materiales, productos, provisiones y servicios para soportar una exitosa implementación del sistema y para alcanzar sus objetivos. El nivel de la inversión en infraestructura y tecnología necesita ser evaluada en comparación con los beneficios de alcanzar los objetivos de desarrollo sostenible. Y debería ser adecuado con la envergadura y naturaleza del evento. Las consideraciones también deben estar dadas por las oportunidades legales de infraestructura y recursos tecnológicos adquiridos por la organización. c) Finanzas La adecuada provisión de recursos para implementar exitosamente el sistema tiene a menudo un impacto presupuestario. Se necesita evaluar la implicancia financiera en la provisión de los recursos necesarios, realizar un análisis costo/beneficio, y considerar cualquier planeamiento financiero y la implicancia en el flujo de caja de esta asignación de recursos.

24

ISO 20121:2012 (E)

A.14 Capacidad del personal (ver 7.2) La gerencia determinara el nivel de experiencia, competencia y entrenamiento necesario para asegurarse de la capacidad del personal que implemente el sistema. Identificar el conocimiento y las habilidades necesarias para una persona con responsabilidad y autoridad para realizar las tareas en nombre de la organización. Esto puede estar documentado en una descripción de trabajo, acompañado por los planes de entrenamiento. Puede estar también acompañado de los riesgos de la actividad o de otros puntos relevantes de este trabajo. Conciencia, conocimiento, comprensión y competencia deberán ser obtenidos o mejorados por el entrenamiento o la experiencia en el trabajo. La organización requerirá que los contratistas que trabajen en su nombre puedan demostrar que sus empleados cumplen con los requisitos de competencia y entrenamiento apropiados. Los programas de entrenamiento y desarrollo deben ser revisados y actualizados periódicamente para asegurarse la competencia esencial de la organización, el efecto que tengan las políticas recientemente implementadas necesitarán de entrenamiento de las partes interesadas. El entrenamiento podría incluir lo siguiente: 1. Políticas de desarrollo sostenible, procesos y requerimientos 2. Problemas significativos del desarrollo sostenible, soluciones aproximadas y deseadas 3. Cumplimiento de la ley 4. Consecuencias del no cumplimiento de la política de desarrollo sostenible, procesos y requerimientos 5. Habilidades prácticas y técnicas para la operación de producción de eventos sostenibles 6. Aproximación al sistema de gerenciamiento A.15 Comunicación (Ver 7.4) La comunicación es importante para asegurarse la efectividad de la implementación del sistema. Los métodos de la comunicación interna deben incluir reuniones regulares de los grupos de trabajo, newsletters, boletines y sitios intranet, como también formatos varios de medios, ejemplo, sistema Braille, guía fonética y lengua de señas. Implementar un procedimiento para la comunicación externa para los principales proveedores y otras partes interesadas. Este procedimiento puede incluir un diálogo con las partes interesadas para considerar sus preocupaciones pertinentes. La organización debería tomar en consideración las necesidades y los puntos de vista de todas las partes interesadas, en particular con respecto a los temas de comunicación externa. La comunicación externa puede incluir el uso, o acuerdos con, programas certificados, productos, servicios, estándares y certificaciones. Donde se emprendan los reportes externos debería usarse un formato reconocido para permitir a las partes interesadas comparar la performance entre eventos similares. Un formato reconocido podría incluir a aquellos designados por la legislación, estándares contables y otras organizaciones, tales como Global Reporting Iniciative y Association of Charactered Certified Accountans. Otras guías para asuntos de comunicación se pueden encontrar en ISO 14063 o ISO 26000. A.16 Información Documentada (Ver 7.5) Este estándar internacional requiere documentación. Esta documentación deberá ser revisada y actualizada regularmente. La documentación del sistema como así también los asuntos generados por la implementación del evento, son esenciales para demostrar la transparencia, como así también para permitir la verificación de un tercero. La documentación deberá ser proporcionada y apropiada para el sistema y los problemas involucrados. Minutas, emails y otros medios menos formales dentro del sistema de comunicación que a menudo proveen la información suficiente. Las organizaciones que colectan datos sobre las partes interesadas están sujetas a requerimientos legales.

25

ISO 20121:2012 (E)

Las sub cláusulas de este estándar internacional que requieren documentación son las siguientes: 1. Identificación y compromiso de las partes interesadas (4.2) 2. Determinar el alcance del sistema (4.3) 3. Principios de desarrollo sostenible, valores y propósitos (4.5) 4. Política (5.2) 5. Roles, responsabilidades y autoridades de la organización (5.3) 6. Identificación y evaluación de los asuntos (6.1.2) 7. Objetivos de los eventos sostenibles y como alcanzarlos (6.2) 8. Gerenciamiento de la cadena de proveedores (8.3) 9. Monitoreo, medida, análisis y evaluación (9.2) 10. Disconformidades y acción correctiva (10.1) Se recomienda establecer y documentar los procedimientos de almacenamiento, procesos, distribución y destrucción final de cualquier documento, incluidos los registros confidenciales, para asegurarse la seguridad de tal información y la privacidad de participantes, empleados y/o socios/proveedores. La expresión “control de información documentada” se refiere a la idea de grabado de información descripta en ISO 9001. Es necesario darle alguna consideración a la accesibilidad de la documentación (ver ISO/IEC guía 71). A.17 Planificación operacional y Control Para el control y planificación operacional es importante asegurarse de: 1. Las responsabilidades y roles del equipo deben ser clarificadas 2. Los equipos deben ser entrenados para llevar a cabo sus respectivas tareas 3. Deben ser puestos en marcha los mecanismos correctos para alcanzar los objetivos 4. Deben negociarse contractos correctos con los proveedores y distribuidores para que se manejen con efectividad 5. La línea de comunicación con las partes interesadas debe permanecer abierta 6. Se requiere documentación adecuada para demostrar que el sistema se manejó con efectividad La evaluación de estas operaciones que están asociadas con identificar los problemas significativos y asegurarse de que están conducidos de una manera en que se puedan controlar o reducir los aspectos adversos asociados con ellas, para complementar los requerimientos de la política de desarrollo sostenible y alcanzar los objetivos. Esto debe incluir a todas las partes de la operación, incluyendo a las fuentes externas. Este standard internacional está basado en procesos. Como lo que está definido en ISO 9000:2005, 3.4 un proceso es una “manera específica de llevar a cabo una actividad o proceso”. Los procesos pueden incluir procedimientos. Ni los procesos ni los procedimientos necesitan ser documentados, a menos que la ausencia de documentación hiciera no efectiva la implementación del sistema de gerenciamiento. En algunas situaciones los procedimientos formalizados y/o procesos documentados son importantes porque su ausencia podría conducir a alejarse del propósito de la organización, valores, políticas de desarrollo sostenible y objetivos. El valor de documentar un procedimiento es que captura y almacena el conocimiento y provee un proceso común de distribución. Esto asegura que ese procedimiento será ejecutado de la misma manera, no importa la persona que lo esté llevando a cabo. La exageración en la prescripción de los procedimientos puede limitar la creatividad y pensamiento innovador en el manejo de los eventos. Donde sea apropiado el sistema desarrollado para un evento puede ser compartido, modificado, adaptado y mejorado para su aplicación en otros eventos, con el propósito de no duplicar el esfuerzo de comenzar nuevamente el círculo en cada evento. Donde sea apropiado, tales procedimientos deberían cubrir situaciones de emergencia y proveedores. Establecer, implementar y mantener los procedimientos para identificar posibles situaciones de emergencia y potenciales accidentes que podrían impactar en la sostenibilidad y como reportarlos. Hacer

26

ISO 20121:2012 (E)

una revisión periódica y cuando sea necesario, revisar los procedimientos para prepararse para una situación de emergencia o accidente. Implementar las acciones para manejar los riesgos y oportunidades involucrará el diseño de las habilidades y competencias de esos miembros con el requerido entrenamiento y aquellos de la cadena de proveedores (contratistas, consultoras y asesores). A.18 Manejo de la cadena de proveedores (Ver 8.3) Para más información para el manejo de la cadena de proveedores ver anexo B. A.19 Desempeño contra los principios rectores del desarrollo sostenible (Ver 9.1) Cuando se establece el enfoque para evaluar el desempeño actual contra los estatutos de propósitos y valores, hay muchas metodologías prácticas y conceptos teóricos que pueden ser adoptados, ejemplo utilizar la matriz de maduración sostenible (ver BS 8900:2006). En ese enfoque, los problemas individuales como están identificados en 6.1.2 están categorizados y alineados, con los principios rectores del desarrollo sostenible relacionado con el gerenciamiento de eventos. El seguimiento de rutina y proceso de revisión debe ser mejorado continuamente. Un ejemplo de la matriz de maduración, el cual es un modelo basado en un grado de performance deseado o implementado para establecer un nivel de performance común (ver tabla A.3) Preparar una matriz de maduración o una herramienta similar basada en el ejemplo dado en la tabla A.3 y tomando en consideración los principios y prácticas relevantes para la organización (ver guía en la tabla A.2). Para abreviar, el término “matriz de maduración” indica uno u otro enfoque. Determine la posición actual en la matriz de maduración, identificando el criterio más aplicable. Se debería prestar particular atención a las áreas que han sido identificadas como más débiles o con potencial crecimiento. La matriz debería ser actualizada para reflejar el cambio de circunstancias. La posición de la organización descripta por la matriz debería ser usada en el proceso de revisión y/o utilizada para demostrar el progreso sostenible de las partes interesadas. Para mejorar estos principios, considere el uso de la alta tecnología (computación e internet) para establecer un acceso más fácil de la información de las partes interesadas. Donde quiera que se adapte este enfoque de la evaluación de performance estratégica, demostrará el progreso con respecto al desarrollo sostenible para seguir cumpliendo con el Estándar internacional.

Tabla A.3 – ejemplo de tabla de matriz de maduración: abordaje tomado por una organización en relación a la sostenibilidad

Principio

Mínimo

Número limitado de partes interesadas consultadas. Cantidad limitada de información compartida. Cuan comprometidas Opciones limitadas dadas a están las partes las partes interesadas sobre interesadas y como como ellas pueden verse son identificados y involucradas. Tiempo y manejados los temas recursos limitados dados para identificar los temas Inclusión

Mejora

Compromiso

Lista completa de las partes involucradas creadas. Todas las partes involucradas que tienen la oportunidad de proveer devoluciones de manera estructurada. Asuntos claves. Lecciones aprendidas sobre los asuntos claves con los pares incluyendo el uso de los conocimientos adquiridos como parte del marketing, con el propósito de crear una ventaja competitiva.

Compromiso constante con las partes interesadas. Educación constante. Consideración de los asuntos de manera estructurada. Toma de acciones para manejar los asuntos. Considerar el feedback de las partes interesadas cuando hayan manejado el asunto.

27

ISO 20121:2012 (E)

Beneficios a corto plazo. Ganancias financieras y de reputación inmediatas. Integridad Reacción en respuesta a las partes interesadas por Cuan abierto, honesto presión. Reacción a las y trasparente es el tendencias del mercado con abordaje mínima respuesta

Consideración de como un desarrollo beneficioso puede afectar la reputación de la organización o la puede poner en riesgo. Reacción en respuesta a las conductas de otras compañías con relación a la sostenibilidad

La aplicación de los estándares que Aplicación de los estándares pueden afectar la reputación de la sólo cuando es requerido organización. La aplicación de los legalmente. Aplicación de estándares que se alinean con la las iniciativas sostenibles misión y visión. La aplicación de sólo cuando lo requiere la las iniciativas sostenibles bajo ley. presión de las partes interesadas (programas comunitarios)

El desarrollo y ganancia de negocios a largo plazo. La implementación de la sostenibilidad como proceso estratégico y ventaja alineado con la estrategia organizacional, incluyendo visión, misión y valores Aplicación de todos los nuevos estándares de las industrias más relevantes. Políticas de desarrollo sostenible claramente escritas y comunicadas. Que los empleados, proveedores y las partes interesadas estén todos informados de entender y actuar en consecuencia con la política de desarrollo sostenible

Todo el personal está entrenado y capacitado para cambiar su modo de La sostenibilidad es solo una Seguir los requerimientos trabajo para incrementar la iniciativa de marketing y relaciones legales únicamente. Ninguna sostenibilidad con un esquema de públicas. El programa interno atención puesta en la incentivos y recompensas. Se básico sobre sostenibilidad se sostenibilidad. comparten las lecciones sobre limita a unos pocos. sostenibilidad externamente con compañeros.

Se capacita sobre sostenibilidad solo a los nuevos empleados. El plan disponible es muy limitado.

El pago a proveedores es inmediato. Estrategia de adquisición sostenible en el lugar. Los proveedores son llamados a compartir su política en desarrollo tecnológico y demostrar su compromiso con la sostenibilidad. Se consideran todos los factores de los proveedores, incluyendo locación, transporte y material utilizado, costos, igualdad de oportunidades laborales, uso posterior del material. Asistencia educacional dada a los proveedores más pequeños o a los más nuevos en aplicar sostenibilidad.

El pago a proveedores está dentro de los límites establecidos por el proveedor. Se consideran algunos factores de sostenibilidad, incluyendo la locación de los proveedores, y tipos de materiales utilizados.

Impactos medioambientales posibles y riesgos considerados. Las decisiones comerciales se toman teniendo como base estas consideraciones.

Cuan claro es el abordaje

Nadie actúa en consecuencia a las respuestas o las considera como lecciones aprendidas para asumir en el futuro

Las respuestas están revisadas sólo por los mandos medios. Las respuestas están revisadas pero sólo con acciones limitadas

Todos los niveles de la compañía están expuestos a prestar atención e implementar las lecciones aprendidas desde las respuestas

Como afecta el futuro

No es considerado, nadie reporta sobre sostenibilidad

Se consideran sólo elementos selectivos

Todos los elementos son considerados. Todas las partes interesadas realizan y comparten reportes

Administración

Mínimo entrenamiento. No se dio educación específica sobre sostenibilidad.

Como se maneja este tópico con los proveedores, partes interesadas y equipos Los proveedores se eligen internos según los precios solamente. El pago a proveedores se dilata lo más posible.

Transparencia

28

ISO 20121:2012 (E)

A.20 Monitoreo y medida (Ver 9.2) En esta instancia es importante asegurar que hay un procedimiento en lugar de medir nuevamente los objetivos y que suene una alarma si se está en riesgo de no llegar al objetivo. También es importante chequear como está trabajando el sistema y asegurarse que las lecciones aprendidas estén alimentando el próximo evento para mejorar su performance. Los acuerdos de monitoreo y conformidad no necesitan ser un proceso costoso. Las acciones correctivas cuando se provee una pieza errónea de un equipamiento o cuando los niveles de sonido son altos, por ejemplo, la acción debe tomarse inmediatamente y no requerir ningún grado de formalidad. Sin embargo algunos requerimientos y objetivos podrían necesitar un monitoreo programado por operadores calificados y/o acciones correctivas deberían ser consideradas por consultas a varias personas. Los objetivos cuantificables sobre temas específicos y otros indicadores de performance deben ser establecidos en la rutina de progreso a través de mejoramientos continuos. Los indicadores de performance que serán seleccionados tomarán en cuenta escalas y valores, como así también el entorno y naturaleza de las actividades relacionadas con los eventos, ejemplo la cantidad de basura o la tasa de participación de personas con discapacidad. Donde sea apropiado y aplicable una línea base de medición debe ser establecida para cada indicador de performance para que pueda ser demostrado su mejoramiento continuo. Cuando se establecen los objetivos y se necesita un instrumento de monitoreo, por ejemplo un medidor de generación de residuos, dicho instrumento debe ser mantenido para que provea los datos con la precisión adecuada. Cuando se hacen los requerimientos a los proveedores que afectan a los asuntos de desarrollo sostenible, la organización deberá incluir estos requerimientos dentro del alcance del sistema. A.21 Auditoría interna (Ver 9.3) Las necesidades de auditoría del sistema deben estar dentro del alcance del sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles. Las auditorías internas de un sistema de gerenciamiento basadas en este estándar internacional pueden ser realizadas por el personal de la organización o por personal externo seleccionado por la organización, trabajando por su cuenta. En cualquier caso, las personas que conduzcan la auditoría deben ser competentes y deben estar en una posición de imparcialidad y objetividad. En las organizaciones más pequeñas la independencia del auditor puede ser demostrada al ser realizada por una persona que no sea responsable de la actividad que está auditando. A.22 Revisión de gestión (Ver 9.4) Es importante asegurarse de que toda la revisión de la gestión esté dirigida al sistema de gerenciamiento que va a ser implementado. Esto es para asegurarse de que el trabajo va a ser efectivo y relevante y que será hecha cualquier mejora requerida. La revisión seguirá el progreso de los principios de desarrollo sostenible que podrán ser alcanzados usando diversas herramientas de medición, tales como la matriz de maduración incluida aquí. La revisión hará recomendaciones para mejorar y chequear la performance contra los objetivos. La revisión de la gestión cubrirá el entorno del sistema de gerenciamiento de eventos sostenibles, aunque no todos los elementos necesarios a ser revisados en total y el proceso de revisión puede tener lugar dentro de un período de tiempo. Una organización no necesariamente necesitará esperar a que un evento tenga lugar antes de hacer una revisión. A.23 Disidencia y acciones correctivas (Ver 10.1) Una disconformidad ocurre porque no se complementan todos los requerimientos y debe ser evaluada en términos de su significancia y su impacto potencial. La organización identificará las fuentes del problema y eliminará las causas de disconformidad. Hay muchas maneras de determinar las causas. La organización balanceará la inversión en las acciones correctivas contra el impacto del problema. La organización se asegurará de que la gente involucrada en resolución e investigación de las disconformidades son competentes, tienen experiencia y conocimientos.

29

ISO 20121:2012 (E)

La implementación efectiva de las acciones correctivas les asegurará que las disconformidades no serán recurrentes. A.24 Reclamando el cumplimiento Una vez que el sistema de gerenciamiento fue implementado hay varias maneras de requerir su cumplimiento: 1. Por simple requerimiento con el estándar internacional (ISO 20121) 2. Siendo auditado por una segunda parte, por ejemplo por uno de los proveedores o parte autorizada y haciendo un estatuto de conformidad Siendo certificado por terceros, por ejemplo pagando a una compañía certificadora

30

ISO 20121:2012 (E)

ANEXO B (informativo) Manejo de la cadena de proveedores B.1 General En muchos casos, la mayoría de las actividades de la producción de eventos son subcontratadas a una cadena de proveedores de productos, materiales y servicios (incluyendo equipo de trabajo). La contratación es un área clave en la que se puede mejorar la performance de sostenibilidad. Este anexo provee información acerca de la contratación sostenible. El manejo de la cadena de proveedores es la práctica de mejorar la manera en que una compañía encuentra los productos o servicios que necesita para sus clientes. El éxito de una compañía está emparentado con las acciones, prácticas y productos de sus proveedores. La mejor práctica es desarrollar y refinar las políticas de contratación y mantener la comunicación clara y abierta con sus proveedores. La contratación de prácticas sustentables puede derivar en una mejora del medio ambiente (menor costos en la eliminación de residuos y entrenamiento, reduce los impuestos de cuota ambiental, y reduce frecuentemente el costo de los materiales), aumenta la conciencia social (problemas de trabajo infantil, empleo de gente discapacitada, y abastecimiento local) y retornos económicos (comercio justo). B.2 Que es la contratación sostenible y porque se la requiere? La contratación sostenible requiere del compromiso con un rango amplio de proveedores especializados y no especializados. Es la integración de los asuntos de desarrollo sostenible en todos los aspectos del ciclo productivo, incluyendo: -

La definición de las necesidades de contratación sostenible La evaluación de las opciones posibles El diseño y la especificación La selección del proveedor La evaluación de la oferta o equivalente El manejo post contrato El desarrollo del proveedor La revisión del desempeño

Se deben tener en cuenta cuatro claves para integrar al proceso de selección a) Minimizar los impactos negativos de productos y servicios(ej impacto sobre la salud, la calidad del aire, la generación de residuos, el impacto social debido al alcohol y las drogas) b) Minimizar la demanda de recursos (ej. Usando productos eficientes en recursos, como electrodomésticos que utilicen eficientemente la energía, vehículos eficientes en el uso del combustible, y productos que incorporen material reciclado) c) Minimizar el impacto negativo de la cadena de proveedores en sí misma, in particular en el aspecto social, por ej. dando preferencia a los productos locales y “talleres protegidos”(donde se incluye a personas con discapacidad) y organizaciones que reúnan mínimamente la ética, derechos humanos y estándares de empleo que incluyan oportunidades iguales. B.3 cuando deben considerarse los temas de desarrollo sostenible. Deben ser considerados en las primerísimas etapas de la selección construyendo un criterio relevante en la especificación de productos y servicios. Esto permitirá no solo que las elecciones coincidan con esa especificación, sino que provean el mejor precio. Este enfoque evita que los problemas se susciten mas tarde en el proceso.

31

ISO 20121:2012 (E)

B.4 Que incluye la selección sostenible? Los pasos clave que deberían llevarse a cabo (sin orden de importancia) son a) b) c) d)

Establecer una política de selección sostenible Producir un pliego de condiciones que incorpore criterios de desarrollo sostenible Entablar dialogo con proveedores o potenciales proveedores Evaluación de las propuestas de licitación y la performance sostenible durante el ciclo de la selección.

B.5 Política de selección sostenible y plan estratégico La política de selección debería establecerse y documentarse de acuerdo con la política de gerenciamiento de eventos sostenibles, la que estará elaborada sobre los asuntos, objetivos, claves y metas establecidas para el evento en general a) Definir el entorno de la selección sostenible, es decir, económico, social, medio ambiental y de recursos naturales, enfoque de ciclo de vida, temas claves del evento. b) Establecer el nivel de performance deseado. Simplificarlo al “cumplimiento jurídico básico” o extenderlo a “más allá de las practicas corrientes” incluyendo valores de la construcción sostenible dentro de las estrategias de los proveedores. c) Definir el enfoque/criterio para evaluar a los proveedores durante la evaluación de ofertas. d) Consistencia de evaluación y alineamiento con los requerimientos para los proveedores con las expectativas de la organización en si misma B. 6 Técnicas para evaluar y manejar los temas de desarrollo sostenible en la selección Para definir el enfoque para evaluar a los proveedores o postulantes a proveedores se deberá tener en cuenta: - El grado en el que el proveedor de productos/servicios es crítico para el sector de compras de la organización. - El nivel de gasto relativo al tamaño del proveedor para establecer el grado de influencia que puede ser ejercida. - La significación de los temas sociales, económicos, medioambientales y de recursos naturales y los riesgos asociados al producto/servicio. - Separación de los proveedores por industria, servicio o tipo de producto para desarrollar los medios de comunicación adecuados/comprometidos con ellos. La organización seleccionara el enfoque, herramientas y técnicas adecuadas para evaluar y manejar la selección sostenible. Incluirá lo siguiente a) Sistema de pesos y medidas, modos cualitativos y cuantitativos para evaluar los méritos de las soluciones propuestas para aplicar. b) La evaluación del costo total del ciclo de vida, el impacto real de los productos y servicios basados en el enfoque “de la cuna a la cuna”, el enfoque holístico con el que seleccionara los aspectos medioambientales y los impactos potenciales asociados a la fabricación, uso y disposición del producto. c) La jerarquía medioambiental de la compra “re pensar, eliminar, reducir, re usar, reciclar, disponer”, un enfoque para minimizar el impacto en los recursos naturales que es similar a la jerarquía del manejo de basura. d) Código de conducta de los proveedores que puede ser empleado por la organización contratante para asegurarse que sus proveedores están de acuerdo con los elementos éticos, medioambientales y sociales de la selección sostenible. e) Mejores prácticas de la industria, estándares para el manejo de desarrollo sostenible para los sectores/áreas específicas de la industria definidas por la industria y representando la evaluación de la industria de niveles de performance adecuados.

32

ISO 20121:2012 (E)

f) El mejor valor definido por el gobierno del UK ¿? Definida como la óptima combinación del costo – beneficio requerido por los consumidores, este enfoque permite que el desarrollo sostenible, incluyendo el manejo de calidad, tiene que tomarse en cuenta cuando sea considerada la prestación servicios. B.7 Desarrollo del dialogo con los proveedores Hay dos ramas de enfoque que se pueden usar para establecer los objetivos de desarrollo sostenible de los proveedores, el enfoque de “comando y control” y el de “asociación”. a) Comando y control; este enfoque incluye el manejo cercano y la regulación de proveedores, sumando los estándares específicos y listas de verificación con que las organizaciones pueden requerir que cumplan sus proveedores. Sin embargo podría ser efectivo e inflexible exigiendo que el proveedor cumpla con una tasa de requerimientos específicos que coincida de modo proactivo con los objetivos del desarrollo sostenible. b) Enfoque asociación, este enfoque incluye la construcción de relación con los proveedores y el uso de influencia, información y educación con el ánimo de asegurar que los proveedores y la organización estén trabajando hacia los mismos objetivos. En el largo plazo el enfoque de asociación tiende a ser más efectivo que el de comando y control, sin embargo requiere más esfuerzo e inversión. Cuando se requieren productos y servicios particulares sobre una rutina base, podría ser más apropiado invertir en el enfoque de asociación. Es deseable que las organizaciones adopten una combinación de ambos. B.8 Selección de propuestas de licitación Las respuestas a las propuestas se referirán a los términos de la política sustentable. Las propuestas de licitación serán evaluadas usando el criterio y técnicas de selección delineadas previamente. B.9 Selección sostenible – monitoreo y reporte Donde sea practicable, la estrategia implementada será monitoreada a través del estado de implementación usando las claves apropiadas y puntos de referencia. La información recogida durante el proceso de monitoreo debería ser seleccionada y reportada. Las lecciones aprendidas deben ser documentadas e incorporadas al proceso de revisión para identificar mejoras en futuras oportunidades.

33

ISO 20121:2012 (E)

Anexo C (informativo) Evaluación C.1 Guía para la identificación de asuntos Cuando se determinen las cuestiones significativas de desarrollo sostenible, las organizaciones podrían desear incluir la consideración de los siguientes factores, como apropiadas a) El tipo de evento, propósito, naturaleza de las actividades y tamaño. b) La locación del evento, incluyendo 1. Si hay un marco legal solido que regule muchas de las actividades relacionas al desarrollo sostenible, y 2. Las características sociales, del medio ambiente y económicas de la locación. c) Las características de los trabajadores o empleados, incluyendo labores contratadas y voluntarios(edad, habilidades, educación y entrenamiento) d) Organizadoras de eventos en la que la organización participo, incluyendo 1. Las actividades relacionadas con el desarrollo sostenible llevadas a cabo por la organización, y 2. Los códigos u otros requerimientos relacionados con el desarrollo sostenible promovidos por esta organización. e) Las preocupaciones de las partes interesadas internas y externas, las estructuras relevantes para y la naturaleza de las decisiones tomadas en el gerenciamiento del evento. f) La cadena de proveedores del evento. Es importante también tener conciencia de las actitudes hacia, el nivel de compromiso y el conocimiento de desarrollo sostenible y de sostenibilidad de los altos cargos del grupo de gerenciamiento. La tabla C.1 provee una lista no exhaustiva de asuntos para que sean considerados por la organización para complementar los requerimientos de 6.1.2 Hay numerosas fuentes de información específica disponible a nivel nacional e internacional. Las fuentes claves de información para identificar los asuntos son ISO 26000 y el suplemento la iniciativa de reporte global del sector de organización de eventos.

34

ISO 20121:2012 (E)

TABLA C.1- Lista de temas a considerar por las organizaciones para llevar a cabo su identificación y evaluación.

Temas Accesibilidad Alojamiento Bienestar animal Conducta anti-competitiva Soborno y corrupción Comunicación Comunidad local normas laborales Condiciones de trabajo y protección social

Prácticas de los consumidores

Discriminación y grupos vulnerables

Desempeño económico Elección de materiales Energía Alimentos y bebidas Salud y seguridad en el trabajo Desarrollo humano y entrenamiento en el lugar de trabajo Drogas ilegales y anti doping

Descripción y comentarios Asuntos de accesibilidad asociados en el contexto de la locación, comodidades, servicios provistos incluyendo marketing, comunicaciones, etc. Locación y credenciales. Actividades significativas de riesgo de impacto en animales o vida salvaje. Actividades de riesgos significativo de conductas de competencia desleal, prácticas anti fiduciarias y monopólicas Políticas de regalos y agradecimientos anti corrupción Actividades en riesgo significativo de no proveer información fáctica e imparcial y prácticas contractuales razonables Impacto de las actividades sobre las comunidades incluyendo entendimiento operatividad y éxito. Procesos para que las partes interesadas comuniquen acuerdos y quejas para ser documentados y respondidos Actividades en riesgo significativo de incumplimiento de términos y condiciones de la ley internacional de trabajo, de no proveer igual oportunidad laboral(ej por género, edad, etnia, discapacidad u otros indicadores de diversidad) de no respetar los derechos de ejercer la libertad de asociación y negociación colectiva y del uso abusivo de las prácticas laborales como fuerza, compulsión, las relacionadas con el trabajo en la niñez, tanto para los contratados, para los voluntarios y para la cadena de proveedores. Actividades de riesgo significativos de no cumplir con las necesidades de los consumidores, de no atender las reglas de seguridad, información, libertad de elección, accesibilidad y uso (concepto de diseño universal), términos y condiciones mal intencionados, la disponibilidad de compensación efectiva al consumidor y educación sobre el impacto de elección del consumidor. Esto puede incluir consideraciones de riesgo de salud y seguridad de los menores, incluyendo protección de éstos a la exposición de alcohol y otras drogas. Actividades que signifiquen riesgo de discriminación o la violación de los derechos de, grupos vulnerables(ej. niños y jóvenes en riesgo, vejez, persona con discapacidad, el desplazamiento interno, refugiados, o vueltos a refugia y mujeres9 Valores económicos generados directamente y distribuidos, incluyendo ingresos, costos operativos donaciones y otras inversiones comunitarias. El uso eficiente de los materiales en la compra y uso, considerando todo el ciclo de vida. Considerar la eficiencia de la energía y la provisión de energía sostenible reducirá el uso de combustibles fósiles y su impacto. Los servicios de catering deben ser accesibles y ofrecer balance y selección y ser higiénicos y seguros Grupo de trabajo por tipo de empleo, contrato y región y programas para desarrollar habilidades y proveer inserción profesional contínua del grupo de trabajo y cadena de proveedores. Actividades en riesgo significativo de incluir el uso de drogas ilegales y doping

35

ISO 20121:2012 (E)

Impactos económicos indirectos Presencia de mercado Prevención del uso de medicamentos prohibidos Reducción de las emisiones Biodiversidad y preservación natural

Utilización de los recursos

Prácticas de seguridad

Aprovisionamiento y adquisición de productos y servicios Transporte y logística Agua y sanidad Sedes Basura Ruido

Impactos económicos indirectos, incluyendo el desarrollo de alguna infraestructura, oportunidades laborales, provisión de servicios al público y participación en las ganancias justas Prácticas en relación a contratar proveedores locales Prevenir el uso de medicamentos prohibidos y donde sea posible que los medicamentos estén identificados por cuerpos científicos o alguna otra parte interesada para la cual sea un motivo de preocupación Emisiones relativas a gases de efecto invernadero, sustancias que afecten la capa de ozono, tóxicas, descargas de agua y derrames Valuación y protección de la variedad de todas las formas de vida, protegiendo y restaurando los eco sistemas y usando recursos sostenibles de la tierra y naturaleza en conexión con la locación, catering y uso de materiales Actividades en riesgo de usar de manera no responsable y eficiente los recursos, incluyendo energía, agua y minerales, combinando o reemplazando recursos no renovables con sostenibles, fuentes renovables, por ejemplo, usando tecnologías innovadoras. Considerar también la conservación de los recursos Políticas y procedimientos de seguridad (incluyendo la observación de necesidades especiales de la gente con discapacidad y diseño de sistemas de evacuación y emergencia) y derechos humanos Usar criterios de sostenibilidad de acuerdo con esta lista para las actividades de aprovisionamiento y adquisición El impacto de transportar gente (acceso del transporte para gente con discapacidad) y mercaderías El agua de buena calidad y fácil acceso o impactada por las restricciones regionales (escasez de agua). Soluciones sanitarias sostenibles Locación y lo que la acredita (lugares existentes y/o recuperados) Prevención, reducción, separación y manejo de la basura Niveles de sonido inaceptables para la comunidad local.

C.2 determinar la relevancia y significación de los asuntos C.2.1 General En la revisión inicial de los asuntos de significancia, podría haber beneficioso tener un punto de vista amplio de la posible relevancia. Para comenzar el proceso de identificación, una organización, debería, cuando sea apropiado a) Hacer un listado del rango completo de actividades conectadas con el evento. b) Identificar las actividades del evento controladas por la organización misma y por las organizaciones bajo su control e influencia; las actividades de los proveedores y contratistas que puedan tener impacto en la sostenibilidad del evento. c) Determinar que asuntos puedan surgir cuando el evento u otro dentro de la cadena que acarre esa actividad, tomando en cuenta la legislación relevante. d) Examinar el rango de los modos en los cuales la decisión de la organización y las actividades pueden causar impacto sobre la sostenibilidad del evento. e) Identificar las expectativas sociales de conducta de sostenibilidad concernientes a estos impactos. f) Identificar todos los asuntos de sostenibilidad relacionados con las actividades del día a día del evento, como también a aquellas que se llega solo ocasionalmente bajo circunstancias muy específicas.

36

ISO 20121:2012 (E)

Las partes interesadas deberían involucrarse en el proceso de identificación para ampliar la perspectiva de los temas. C2.2 Determinar la significación Una vez que la organización determino el amplio rango de temas relevantes para sus actividades, debe investigar cuidadosamente en los temas identificados y desarrollar un conjunto de criterios para decidir los temas centrales y los que tienen gran significancia. Un criterio posible incluiría a) El grado de alcance del tema en las partes interesadas y en el desarrollo sostenible. b) El efecto potencial de tomar acción o fallar en la toma de acción sobre el asunto. c) El nivel de conciencia de las partes interesadas sobre el tema d) El efecto potencial de la acción relacionada comparado con las leyes y regulaciones existentes, estándares internacionales y las mejores prácticas internacionales de la industria de los eventos. C.2.3 cumplimiento de la regulaciones En alguna instancia, una organización puede asumir que porque opera en un área con leyes que dirigen sobre asuntos centrales de sostenibilidad, el cumplimiento con la ley será suficiente para asegurarse que todos los aspectos relevantes de ese tema están manejados. Una revisión cuidadosa de los temas pueden revelar, sin embargo, que algunos temas no están regulados o cubiertos por regulaciones que no están reforzadas adecuadamente o no están detalladas explícitamente o con suficiencia, por ejemplo la exposición de menores en el expendio de alcohol. Aun para los asuntos cubiertos por la ley, responder al espíritu de la ley involucrar acción más allá del simple acatamiento. Como un ejemplo, aunque algunas leyes sobre el medio ambiente y regulaciones limitan las emisiones al aire o la polución del agua en niveles o cantidades específicas, una organización responsable se esfuerza por realizar buenas prácticas para reducir aún más las emisiones de esa población, o cambiar el proceso que usan para eliminar completamente tales emisiones.

37

ISO 20121:2012 (E)

BIBLIOGRAFIA

1. ISO 9000:2005 2. ISO 9001 3. ISO 14001:2004 4. ISO 14063 5. ISO 14621-1:2003 6. ISO 9011 7. ISO 26000:2010 8. ISO 26800 9. ISO/IEC guía 71 10. ISO guía 73:2009 11. BS 8009:2006 12. Iniciativa de reporte global suplemento del sector organizadores de eventos 13. Convención de las Naciones Unidas sobre los derechos de las personas con discapacidades 14. ODPM circular 03/2003 Mejor valor de la mejora de rendimiento

Versión en Castellano traducida por Maria M. Mamone y Daniel A. Jorge

38