Introduccion A La Firma Electrónica

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Introducción a la firma electrónica

CONTENIDO

01.

La firma electrónica: definiciones y legalidad

02.

Los casos de uso de la firma electrónica

03.

Los beneficios de la firma electrónica

04.

Nuestras soluciones de firma electrónica

05.

Otras soluciones digitales de Signaturit

01.

La firma electrónica: definiciones y legalidad

Al igual que la firma manuscrita, la firma electrónica es un concepto legal que captura la intención de las partes de quedar obligados por los términos del documento firmado.

La firma electrónica según el Reglamento europeo eIDAS El Reglamento europeo No 910/2014, conocido como eIDAS, en vigor desde julio de 2016, establece el marco jurídico para los sistemas de identificación electrónica y los servicios de confianza aplicable en toda Europa. Uno de los principales objetivos del Reglamento eIDAS es facilitar las transacciones electrónicas dentro de la Unión Europea y crear un mercado único digital donde haya libre interacción entre los estados miembros. Este Reglamento reconoce tres tipos de firmas electrónicas:

Firma electrónica simple “Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”.

Firma electrónica avanzada “La firma electrónica que cumple los siguientes requisitos: · Estar vinculada al firmante de manera única; · Permitir la identificación del firmante; · Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y · Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.”

Firma electrónica cualificada “Una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.” Más información sobre el eIDAS

2021 Signaturit - [email protected]

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La legalidad de la firma electrónica Legislación aplicable en la Unión Europea Los 3 tipos de firmas electrónicas - simple, avanzada y cualificada - son legales y como hemos mencionado con anterioridad, están regulados en la Unión Europea por el Reglamento eIDAS. Por el hecho de ser un reglamento, y no una directiva, el eIDAS es de aplicación directa en todos los estados miembros.

“No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.” Artículo 25 Efectos jurídicos de las firmas electrónicas, Reglamento 910/2014

En España, la ley 6/2020 regula los servicios de confianza y su eficacia jurídica como complemento de lo dispuesto por el Reglamento eIDAS. Más información

Legislación aplicable en EE.UU. Dos leyes establecen la legalidad de la firma electrónica en Estados Unidos. En ambas se decreta que ésta tiene la misma validez legal y efecto que la firma manuscritas sobre papel: Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999) Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN, 2000)

Más información

Legislación aplicable a nivel internacional Con respecto al resto de los países que se encuentran fuera de la Unión Europea, es importante tener en cuenta que cada país tiene su propia regulación. Sin embargo, en los últimos años la gran mayoría de los países ha visto avances en materia de regulación de firma electrónica, admitiendo su utilización y reconociendo su validez legal. Por último, a nivel internacional existen diferentes iniciativas que establecen un marco básico para el uso de la firma electrónica, como son las directrices de la OCDE, las de la UNCITRAL y las de la Cámara de Comercio Internacional (ICC). 2021 Signaturit - [email protected]

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Signaturit: prestador de servicios de confianza cualificado Signaturit es un prestador de servicios de confianza cualificado certificado por la Unión Europea. Los servicios de confianza que presta Signaturit se encuentran regulados por el Reglamento UE 910/2014 (“Reglamento eIDAS”), directamente aplicable en todos los países miembros de la Unión Europea. Por lo tanto, los servicios de Signaturit podrán utilizarse válidamente dentro de toda la Unión Europea, siendo perfectamente válidos. Además de cumplir con la legislación europea, Signaturit cumple con las leyes de Estados Unidos citadas con anterioridad: eSIGN y UETA Acts. NOTA: Para más información sobre la regulación de la firma electrónica en algún otro país en concreto, contacte con Signaturit enviando un correo electrónico a la siguiente dirección: [email protected].

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02.

Los casos de uso de la firma electrónica

La firma electrónica se puede utilizar para firmar la mayoría de documentos y contratos en todos los sectores económicos o departamentos de empresa.

Ejemplos de casos de uso por departamento: RR.HH. Contrato laboral Acuerdo de confidencialidad Documentos de prevención de riesgos laborales Recibos de entrega de material de trabajo Registro de la jornada laboral Finiquito

Ventas Contrato de prestación de servicios Condiciones generales de la contratación Contratos de compraventa - alquiler de bienes e inmuebles Contrato de póliza de seguros Mandatos SEPA

Legal Contratos civiles - mercantiles Hojas de encargo Pactos de socios Cierres de rondas de inversión Firma de documentos de representación GDPR

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Ejemplos de casos de uso por industrias: Facility Services Contratos laborales Contratos de protección de datos personales. Documentación de entrega de equipos y material de trabajo. Modelos oficiales Contratos comerciales

Inmobiliaria Contratos de alquiler Contratos con propietarios Aceptación de ofertas Contratos de arrendamiento Cesión de poderes Contratos de agencia Acuerdos con terceros Seguros del hogar

Educación Matriculaciones Viajes Contratos laborales con profesorado Derechos de imágen Protección de datos

Servicios financieros Solicitud de préstamos Autorización Transferencias Depósitos Reportes de crédito

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03.

Los beneficios de la firma electrónica Ahorro en tiempo Con las transacciones en papel, los procesos son lentos y poco ágiles por la demora en devolver los documentos firmados, mientras que con la firma electrónica es cuestión de minutos. El destinatario puede firmar el documento de inmediato con lo que se evitan retrasos innecesarios y el cierre de los acuerdos se acelera.

“Recomiendo la solución Signaturit porque permite obtener la firma de contratos de trabajo casi de inmediato. El gerente de personal tarda 10 segundos en enviar el contrato al trabajador y este último puede firmarlo cuando y donde lo desee”. Manuel Gerbolés Director de Administración de Personal en ISS Iberia

Mejor eficiencia de los procesos contractuales Con la firma electrónica, se simplifican y automatizan las etapas de la gestión de un contrato: creación, envió, seguimiento y archivo. Se evitan errores, pérdidas de documentos y demoras en los procesos.

“Con la solución de firma electrónica de Signaturit hemos conseguido agilizar nuestros procesos de negocio sin renunciar a las máximas garantías legales que una empresa de seguros necesita”. Jordi Rivera CEO de DAS

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Mayor productividad y satisfacción de los empleados Con la firma electrónica, los empleados pueden realizar su trabajo de la manera más eficiente posible. Se simplifica su día a día y ya no pierden tiempo con tareas repetitivas (imprimir, escanear, enviar...). Pueden dedicar su tiempo a tareas que aporten más valor. Contribuye a la productividad pero también constituye un factor de satisfacción y motivación indiscutible.

“Sin lugar a dudas, la firma electrónica de Signaturit nos ha permitido reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas y nuestros gastos en equipos”. Vicenç Sellés Martínez Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB

Reducción de costes Con la firma electrónica se reducen los gastos administrativos: menor consumo de papel y de tinta, menores gastos en mantenimiento y reparación de las impresoras, y menor gasto en material para archivar y guardar ordenadamente la documentación.

Lo que antes tardaba una semana, ahora lo tenemos firmado y archivado en pocas horas, lo que supone un gran ahorro económico en horas de gestión del personal de administración”. Núria Cabrero Solà Responsable de Eficiencia en Grupo MEDIAPRO

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Mejor experiencia cliente El grado de satisfacción de los clientes mejora considerablemente gracias al hecho de no tener que desplazarse para realizar una firma, ni imprimir y escanear el documento para enviarlo firmado. La firma electrónica moderniza y simplifica el viaje de compra del cliente.

“Los clientes aprecian la conveniencia y la velocidad del proceso de firma, y ​​ francamente, no entienden que la firma todavía se realiza en papel cuando compran digitalmente a diario”. José Morales Gerente TIC de la División Inmobiliaria de Acciona

Mayor cobertura legal La firma electrónica aporta mayor seguridad a los contratos que la firma tradicional. Ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma mediante las evidencias electrónicas. Permite identificar el firmante y garantiza la integridad del documento.

“Somos clientes de Signaturit desde hace más de 1 año y estamos muy contentos. Usamos su solución de firma electrónica a diario para enviar a firmar actas y pactos de socios, y gracias a ello conseguimos las firmas de forma inmediata, y con plenas garantías jurídicas”. Josep Navajo CEO de Delvy Law & Finance

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Ayuda al medioambiente El uso de la firma electrónica permite reducir de manera significativa el consumo de papel en una oficina. Y eso impacta de manera positiva al medio ambiente, limitando la deforestación y el gran consumo de agua necesario para la producción de papel.

“Desde Rastreator nos preocupa el cuidado del medio ambiente y por ello, desde la propia compañía se potencian medidas que tengan un impacto directo en el día a día. Este fue uno de los principales motivos que nos animó a trabajar de la mano de Signaturit, ya que la digitalización de documentos es una clara forma de ahorro y malgasto de materiales”. Sergio Carbajal Hidalgo Responsable Hipotecas de Rastreator

En 1 año, el uso de nuestra solución de firma electrónica por parte de nuestros clientes ha permitido:

Ahorrar

Salvar

43 millones

2,000

de páginas de papel A4

árboles

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04.

Nuestras soluciones de firma electrónica

Signaturit ofrece la gama completa existente, desde el menor hasta el mayor nivel de seguridad:

Firma simple

Saber más

El destinatario firma haciendo un check en una casilla. Ventajas:

Desventajas:

Sencillez y rapidez de la firma.

Menor carga probatoria al ofrecer menos capacidad de identificación del sujeto que otras firmas.

Se asegura la integridad del documento evitando cualquier cambio del contenido una vez firmado.

Casos de uso: documentos sin riesgo legal, por ejemplo aceptar la política de cookies de una web, aceptar días de vacaciones...

Firma avanzada biométrica

Saber más

El destinatario firma realizando el trazo de su grafo. Ventajas: Sencillez y rapidez de la firma, con personas internas o externas. Proceso intuitivo, se firma como en papel. Permite identificar el firmante de manera única. Se asegura la integridad del documento evitando cualquier cambio del contenido una vez firmado.

Casos de uso: contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, todos los saldos de cuentas, etc. 2021 Signaturit - [email protected]

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Firma avanzada con certificado

Saber más

Se firma utilizando un certificado digital emitido por un tercero. Ventajas:

Desventajas:

Permite identificar de forma única al firmante y protege de cualquier modificación del documento una vez firmado.

El firmante debe obtener un certificado con antelación para firmar. Estos tienen un período de validez limitado y deben renovarse.

Si subes tu certificado a la plataforma de Signaturit, puedes firmar con el certificado desde cualquier dispositivo móvil de forma masiva.

Casos de uso: para todos los documentos y contratos comerciales, de RR.HH. o administrativos...

Firma cualificada

Saber más

Se firma utilizando un certificado digital emitido por Signaturit. Signaturit es proveedor de servicios de confianza cualificado para la emisión de certificados de persona física. Ventajas:

Desventajas:

Nivel más alto en términos de seguridad e identificación del firmante.

Cada firmante debe obtener un certificado de Signaturit por adelantado para firmar. Proceso poco ágil para firmar contratos con personas ajenas a su organización. El uso de certificados implica una gestión de los mismos, ya que caducan y el usuario debe renovarlos periódicamente.

Casos de uso: Trámites con la Administración Pública

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Usa Signaturit desde diferentes dispositivos Las soluciones de firma electrónica de Signaturit son multiplataforma, es decir, puede ser utilizado desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador, tablet, smartphone) con acceso a navegador web e Internet, sin necesidad de descargarse un app y sin necesidad de darse de alta en ningún sistema.

Todas las soluciones de Signaturit garantizan la seguridad y la protección de los datos del proceso de firma. Para más información aquí.

¿Quieres probar gratis Signaturit? ¡Regístrate aquí! 2021 Signaturit - [email protected]

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Focus en la firma electrónica avanzada biométrica Nuestra solución de firma avanzada biométrica permite garantizar la integridad del acto e identificar el firmante, sin necesidad de certificado digital. Es muy simple de usar e intuitiva para los firmantes (firma como en papel), lo cual aporta más confianza al proceso.

¿Cómo enviar y firmar un documento? Para el remitente

Para el firmante

1. El remitente accede a la plataforma de Signaturit.

1. El firmante recibe el documento a firmar por email o SMS.

2. Pulsa en el botón “Nuevo envío”.

2. Abre el documento, desde cualquier dispositivo, sin descargar ninguna app.

3. Sube el documento a firmar desde su ordenador a la nube o escoge una plantilla. 4. Configura el documento agregando el campo de firma y otros campos necesarios: nombre, lugar, fecha... 5. Configura el envío introduciendo los datos del firmante (nombre, e-mail o teléfono) y añade un mensaje personalizado. 6. Envía el documento.

3. Lee el documento, acepta las condiciones generales y la encriptación de los datos biométricos. 4. Realiza el grafo de su firma (con ratón, lápiz táctil, o su dedo según el dispositivo). 5. Valida el proceso, y ambas partes reciben copia del documento firmado.

¿Cómo firmar un documento con Signaturit? En 3 simples pasos, desde cualquier dispositivo, sin descargar ninguna app. Ver vídeo 2021 Signaturit - [email protected]

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Cómo funciona la tecnología biométrica La tecnología de nuestra solución de firma electrónica biométrica permite capturar los datos biométricos del firmante siguientes cuando realiza el grafo de su firma: Los puntos del grafo y su posición. La velocidad con la que se realiza. La aceleración y la presión que, con el dedo o un puntero, se ejerce sobre el dispositivo utilizado para firmar (móvil, tablet u ordenador). A partir de estas variables obtenemos otras, como el tiempo que se tarda en finalizar el trazo, las veces que se separa el dedo (o el puntero) del campo delimitado para la firma, o el ángulo con el que se realiza cada trazo, entre otros datos. Estos datos identifican de forma única al firmante y se almacenan encriptados con una clave pública y una privada. NOTA: No almacenamos ninguna firma electrónica avanzada, estas se crean de forma única para cada documento.

El documento probatorio con las evidencias electrónicas Durante el proceso de firma recogemos evidencias electrónicas que ofrecen información adicional sobre el contexto en el que se ha realizado. Incluimos estas evidencias en el documento probatorio o audit trail, que contiene: Identificador único de la transacción. Nombre del firmante. Su dirección de correo electrónico o teléfono. Dirección IP y geolocalización. Historial de autenticación. Cadena de custodia (ej. enviado, visto, firmado, etc.). Sellado de tiempo oficial. Estado completado. Integridad de las evidencias electrónicas mediante sello de tiempo oficial*: garantizamos que los datos del documento probatorio y la firma, no han sido alterados. *Signaturit es una empresa prestadora de sello de tiempo electrónico cualificado.

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Las funcionalidades de las soluciones de firma electrónica de Signaturit Creación Creación de plantillas para envíos recurrentes

Envío Envío por e-mail o SMS Tipos de envío: secuencial, paralelo y por lotes Envío de múltiples documentos a la vez

Seguimiento Notificaciones para seguir el proceso Recordatorios para firmar el documento Plazo de expiración de la solicitud

Firma Firma de documentos de forma masiva Métodos de autenticación adicionales para firmar

Gestión Grupos de trabajo Descarga de los documentos firmados + documentos probatorios Archivar contratos y documentos Gestionar contactos

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2 Posibilidades para las empresas Signaturit es la herramienta perfecta para digitalizar cualquier proceso en el que se requiera firmar documentación. Nuestra solución es escalable y se adapta a las necesidades de todo tipo de empresas, independientemente del sector o industria, ya que puede integrarse fácilmente en cualquier flujo de trabajo.

Plataforma Web (Saas)

Integrado en tu software (API)

Puesta en marcha en minutos: sin instalación, sin departamento IT

Automatización de los procesos de firma y gestión de contrato

Integración API 1. En una página web o app Para firmar documentos directamente desde una página web o app móvil. 2. En un software: CRM, ERP... Para enviar y gestionar peticiones de firma directamente desde el software de la empresa.

Vídeo Más información 2021 Signaturit - [email protected]

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05.

Otras soluciones digitales de Signaturit Entrega certificada

Para certificar el envío, recepción y apertura de un correo electrónico o SMS, y anexos. Es el equivalente al conocido Burofax.

¿Cómo funciona? Fácil y rápido. El proceso de envío de un correo electrónico, SMS y documentos adjuntos certificados sigue los mismos pasos que cualquier envío digital, pero generando evidencia electrónica en cada paso. Ejemplos de casos de uso: notificaciones a clientes y empleados, reclamación de cuotas o descubiertos, convocatoria de juntas, reuniones y pleno, etc. Más información

Identificación electrónica

Para validar de forma segura la identidad de una persona (clientes, proveedores de servicios, empleados, etc.) en tiempo real.

¿Cómo funciona? Se autentican los documentos de identidad (documento de identidad, pasaporte y permiso de conducir) de 198 países utilizando la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Ejemplos de casos de uso: identificación para suscribirse a un servicio online (seguro, préstamos financiero, electricidad, etc.) Más información 2021 Signaturit - [email protected]

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¡Prueba GRATIS nuestra solución de firma electrónica durante 7 días y envía tu primer documento a firmar! Podrás descubrir nuestra plataforma y sus funcionalidades y comprobar por ti mismo lo fácil que es enviar y firmar documentos con Signaturit.

Regístrate Más información

Empresas que ya confían en Signaturit:

Signaturit es un empresa tecnológica proveedora de servicios electrónicos de confianza que ofrece soluciones innovadoras en el ámbito de la firma electrónica (eSignatures), la entrega electrónica certificada (eDelivery) y la identificación electrónica (eID). Ofrecemos servicios que garantizan la seguridad jurídica de todas tus transacciones digitales.

Más información: [email protected] (ES) +34 93-606-46-57 www.signaturit.com

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Este proyecto ha recibido financiación del programa de investigación e innovación Horizon 2020 de la Unión Europea en virtud del acuerdo de subvención Nº 778550.