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FACULTAD

DE

CIENCIAS

JURIDICAS,

EMPRESARIALES Y PEDAGOGICAS ESCUELA PROFESIONAL DE DERECHO _________________________________________________________________

CURSO: DERECHO NOTARIAL TEMA: “INSTRUMENTOS NOTARIALES” DOCENTE: DRA. MARIA DEL CARMEN LOZA QUIROZ ALUMNOS:

ERIKA J. RIVERA CIEZA LEIDY R. VARGAS MELO JONATHAN PEREZ BETSABE GUTIERREZ BUTRON

FREDI VIZCARRA MARCA CICLO: VIII MODALIDAD

: PRESENCIAL

MOQUEGUA – PERÚ 2017

INSTRUMENTOS NOTARIALES

Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................3 1. DOCUMENTO E INSTRUMENTO ....................................................................................................4 2. INSTRUMENTO PÚBLICO O PRIVADO ............................................................................................4 3. CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES .................................................7 4. EL PROTOCOLO NOTARIAL ............................................................................................................8 5. DESTRUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DEL PROTOCOLO ....................................................................10 6. TRASLADO DE LOS INSTRUMENTOS PROTOCOLARES .................................................................11 7. EL ARCHIVO NOTARIAL ................................................................................................................12 7.1. CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVAMIENTO .............................................................................13 7.2. Responsabilidad en la Expedición de Instrumentos Públicos ...............................................14 7.3. Expedición de Traslados Notariales ......................................................................................15 7.4. Obligación de Expedir Traslados ...........................................................................................16 7.5. Obligación de Manifestar Documentos ................................................................................16 8. ESCRITURA PÚBLICA ....................................................................................................................17 8.1. Importancia ..........................................................................................................................17 8.2. Definición .............................................................................................................................17 8.3. Área de conocimiento ..........................................................................................................18 8.4. ¿Quién resguarda la Escritura Pública? ................................................................................25 9. INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRAPROTOCOLARES .....................................................................26 9.1. Importancia ..........................................................................................................................26 9.2. Características ......................................................................................................................26 9.3. Clasificación de los instrumentos públicos extra- protocolares ............................................27 9.4. La entrega de cartas notariales ............................................................................................28 9.5. Expedición de copias certificadas .........................................................................................29 9.6. Requisitos de expedición de copias certificadas ...................................................................29 9.7. Certificación de firmas ..........................................................................................................29 9.8. Requisitos para la certificación de firmas .............................................................................29 9.9. Certificación de reproducción ..............................................................................................30 9.11. Certificación de apertura de libros .....................................................................................30 9.12. Requisitos para la certificación de apertura de libro ..........................................................30 9.13. Copias certificadas ..............................................................................................................30 BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................32

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INSTRUMENTOS NOTARIALES

INTRODUCCIÓN Notario es un licenciado en derecho investido de fe pública, facultado para autentificar y dar forma en los términos de ley a los instrumentos en que se consignen los actos y hechos jurídicos. La función notarial es de orden público. Los actos que se celebren ante su fe, podrán referirse a cualquier otro lugar, siempre que se dé cumplimiento a las disposiciones que marque la ley, asimismo estarán obligados a prestar servicios en los casos y términos establecidos por la ley respectiva. El notario deberá desempeñar la función pública, en la notaria a su cargo y en los lugares donde resulte necesaria su presencia en virtud de la naturaleza del acto o del hecho que se pretenda pasar ante su fe. En el ejercicio de su función, el notario orientará y explicará a los otorgantes y comparecientes el valor y las consecuencias legales de los actos que él vaya autorizar. Cada notaria tendrá un sello de forma circular, con un diámetro de cuatro centímetros, en el centro el escudo Nacional y alrededor de este una inscripción que varía de acuerdo al lugar, el número de notaria y el nombre y apellido del notario. El protocolo es el instrumento en que el notario público consigna los contratos que pasan ante él y entre las partes. El libro lo forma el mismo notario con todos los protocolos que autoriza en un año. Los fedatarios deben conservar los actos autorizados en forma permanente y en absoluta seguridad la reproducción en testimonios de dichos actos y recopilaciones documentales, señalan por si solos la evidente e inexcusable necesidad de la existencia de los protocolos notariales. La importancia del protocolo radica en que los instrumentos originales que deben quedarse en poder del notario interesa que se conserven de una manera metódica y ordenada, a fin de que siempre sea fácil la busca de documentos y la expedición de copias, formando el conjunto de todos los de un periodo determinado. El protocolo que la ley define como “la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año”. El notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en su protocolo y sin que observe el procedimiento establecido para tal efecto en la ley respectiva.

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CAPITULO I INSTRUMENTOS NOTARIALES

1. DOCUMENTO E INSTRUMENTO Según la doctrina, “documento” es todo objeto físico que representa y sirve para demostrar la realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera; en cambio, “instrumento” es todo objeto material representativo del pensamiento mediante signos lingüísticos esto es, a través de la escritura. De ambas definiciones, se puede inferir que el término “documento” es el género que incluye a la especie “instrumento”. En efecto, mientras el documento es todo objeto que permite conocer un hecho (lo que deriva de su etimología latina docet = conocer), tal como un escrito, una fotografía o una reproducción en video; por el contrario, el instrumento es solamente el documento escrito. El Código Procesal Civil utiliza la denominación “documento”, lo que es coherente con el concepto que regula, pues en él se considera como tal a todo escrito OBJETO que sirve para acreditar un hecho (artículo 223). Es obvio, pues, que una norma de este tipo busca facilitar que las partes puedan probar tus pretensiones, y por eso autoriza que cualquier objeto pueda servir para acreditar un hecho o suceso. En cambio, la Ley del Notariado utiliza correctamente el vocablo “instrumento”, pues el notario solamente autoriza documentos ESCRITOS, esto es, aquellos donde se haya plasmado el pensamiento a través de la palabra graficada mediante signos lingüísticos. 2. INSTRUMENTO PÚBLICO O PRIVADO Es usual la clasificación entre instrumentos “público” y “privados”. El artículo 235 del Código Procesal Civil establece qué se consideran como instrumentos públicos aquellas que han sido otorgados por notarios o por funcionario público en ejercicio de sus atribuciones. Por el contrario, es documento privado el que no tiene las características antes señaladas (artículo 236)

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INSTRUMENTOS NOTARIALES

Sobre el particular, es necesario aclarar que la fe pública (característica del instrumento público) se circunscribe a la creencia oficial que se impone respecto del relato narración que realiza un funcionario; es decir, se considera que el dictum (el dicho) representa exactamente lo acontecido durante el actum (el acto). Sólo en tal caso, cabe hablar de fe pública o de instrumento público. Por ejemplo, el secretario de juzgado narra lo acontecido en la audiencia judicial, en cuyo caso, lo que aparece en el acta queda revestido de pública, por lo que se trata de un instrumento público. Por otro lado, cuando el

juez expide una resolución

judicial, la fe pública NO ABARCA el contenido de la resolución, ya que está podría ser legal o ilegal, de acuerdo con la normativa jurídica, pero sin que pueda aplicársele las categorías propias de la fe pública (falso o verdadero); no obstante ello, la autenticidad de la resolución y la fecha de expedición SI son cuestiones sobre las que juega la fe pública, pues se trata de datos que pueden constatarse en forma inmediata o directa, por lo que en este reducido aspecto, el secretario de juzgado actuará en virtud de su capacidad fedante. Igual ocurre con el notario, quién da fe de los hechos de las partes ocurridos durante la prestación de consentimiento que da lugar al negocio jurídico que se documenta a través de una escritura pública. Por tanto, no todo documento que pasa por las manos de un funcionario público se convierte en instrumento público, pues él yo solamente ocurre cuando en el documento existe una atestación de fe pública, esto es, una imposición oficial de verdad. Por ende, no es correcto sostener que “todo el expediente judicial es un instrumento público”. Con toda razón se ha dicho lo siguiente: “¿Así que un escrito presentado por la parte, al contacto físico con el resto de las fojas se convierte en instrumento público? Y cuando lo desgloso, ¿qué pasa? Por último, ¿para qué le hace falta al juez una fe como la notarial? Para nada; en efecto, típico es del juez, que disciernen el derecho del entuerto, aquella potestad del juicio, esto es, del iudicium. Tampoco es correcto sostener que todo funcionario público puede producir instrumentos públicos externos, ya que para que ello ocurra se necesita que el funcionario está investido de fe pública; esta potestad es una función específica que requiere de una norma atributiva, y no basta el solo hecho de ser funcionario, salvo cuando se trate del otorgamiento de fe del propio acto administrativo del que 5

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es autor, y nada más (fe pública interna o de sí mismo, prevista en el artículo 128 ley 27444). Por tales fundamentos, el artículo 235 del Código Procesal Civil debe ser interpretado de la siguiente forma: a. Es instrumento público externo (no sé circunscribe al autor), la escritura otorgada por el notario Y LOS OTROS INSTRUMENTOS QUE AUTORICE EN CUANTO AL EXTREMO SOBRE EL

EXTREMO QUE RECAIGA LA FE PÚBLICA (

solamente la atestación se reputa verdadera, y no el resto del instrumento) b. Es instrumento público externo (fe pública no se circunscribe al autor), aquel otorgado por funcionario público a quién la ley LE HA ATRIBUIDO LA POTESTAD DE DAR FE PÚBLICA, Y EXCLUSIVAMENTE SOBRE ESE EXTREMO. Por el contrario, es instrumento público interno,

aquel cuya fe pública sólo recae

sobre el autor. Es el caso general de todos los actos administrativos, cuya plasmación en instrumento hace que tengan carácter público exclusivamente en cuanto se auténtica que el autor de la declaración es quien dice ser. De esta manera, y a través de una interpretación correctora de la ley, qué se basa en la mejor doctrina, será posible establecer con precisión qué instrumento es público ( externo) o no, y sobre que extremo de ese instrumento recae la fe pública, esto es, la afirmación de verdad . Así por ejemplo el artículo 236 del Código Procesal Civil establece que la legalización o certificación del documento privado NO LO CONVIERTE EN PÚBLICO, lo cual parece ininteligible. Sin embargo, con la interpretación correctora propuesta en este apartado, se permite comprender, qué en efecto, el documento privado es aquel cuya redacción y autoría proviene de los mismos particulares que lo otorgan (contrato preparado por las mismas partes) pero en donde el notario es un tercero extraño a su origen y contenido. Por tal motivo, este documento privado, que puede ser objeto de certificación notarial de firmas, no muta de naturaleza jurídica, pues dicho contrato sigue siendo uno redactado y de autoría de las propias partes, y en el que la fe PÚBLICA NO RECAE SOBRE TODO EL DOCUMENTO, sino exclusivamente en la afirmación de verdad referida las firmas de ciertas personas . “Dicho documento tiene fecha y firma auténticas; pero como cabe que haya sido firmado sin leer o enterarse de su contenido, podrá, cuando se 6

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reclame su cumplimiento, alegarse ignorancia del documento (...), a manifestación del notario de haber sido leído el documento, sólo cabe la impugnación por falsedad”. Por lo demás, es un documento privado en el que sólo consta la certificación de firmas, es imposible que se produzca el consejo o asesoría notarial respecto a las consecuencias del acto jurídico que se pretende celebrar 3. CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES Una primera clasificación de los instrumentos, muy importante para efectos del Derecho notarial, es aquel día que los dividen PROTOCOLARES Y EXTRAPROTOCOLARES. Los primeros son aquellos que se documentan en el protocolo del notario, esto es, en su archivo cronológico, numerado y foliado de instrumentos, los cuales son objeto de conservación y custodia por parte del notario. Para la mejor doctrina, solamente estos son, propiamente, instrumentos públicos. Los segundos, por el contrario, son aquellos redactados y de autoría de particulares (instrumentos privados), sobre los que se atesta una certificación notarial determinada respecto de cierto ámbito de la fe pública (legitimación de una fotocopia o de una firma, etc). Esto últimos, por su propia naturaleza de ser el resultado directo de la actividad de los mismos particulares, no se documentan en el protocolo del notario, ni este los custodia o los conserva. El artículo 25 de la Ley del notariado señala que son instrumentos protocolares, las escrituras públicas (típico instrumento protocolar) y las demás aptas que notario incorpora al protocolo y que se encuentra obligada a conservar. El artículo 26 de la misma ley, agrega que son instrumentos extraprotocolares las actas y demás certificaciones que se sobreponen al documento, y que no se conserva en el protocolo.

Una segunda clasificación de los instrumentos notariales es la que los distingue entre escrituras públicas y actas. Para tal efecto, debe tenerse en cuenta que la intervención notarial puede referirse sólo a la comprobación de un hecho de la realidad material o fenomenológica ( por ejemplo: el estado de una cosa), en cuyo caso el instrumento que lo contiene es típicamente una ACTA que narra o relata una circunstancia que es objeto de 7

INSTRUMENTOS NOTARIALES

apreciación sensorial por el notario; en cambio, si la intervención notarial implica la recepción de una declaración de voluntad, en la que las partes consienten sobre un determinado acto jurídico y disponen de sus intereses, entonces el instrumento que lo contiene será una ESCRITURA PÚBLICA, en cuyo caso deberá identificarse a las partes, conocimiento:

verificarse que estás actúen con capacidad,

libertad y

recibir su declaración de voluntad y finalmente comprobar su

conformidad. La Ley del Notariado admite esta fundamental diferencia, pues el artículo 51 define la escritura pública como todo instrumento notarial protocolar qué CONTIENE UNO O MÁS ACTOS JURÍDICOS. A contrario sensu, y en principio, las actas - que son mera comprobación de hechos- no se documentan a través de escrituras públicas y, por ende, son instrumentos extra-protocolares. Sin embargo, esta armonía lógica no se sigue al pie de la letra, pues existen otras consideraciones que legislador ha tomado en cuenta.

4. EL PROTOCOLO NOTARIAL El protocolo notarial es la colección ordenada y cronológica de registros en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares, con arreglo a ley (artículo 36 Ley del Notariado). ¿y que en su registro? el registro notarial es un conjunto numerado de 50 fojas ordenadas correlativamente, el cual debe ser autorizado antes de su utilización mediante un sello y firma puesto en la primera foja del registro por parte de un notario especialmente designado para este efecto, bajo el procedimiento y medidas de seguridad que se fijen por el colegio respectivo ( artículo 39 Ley del Notariado) por cada 10 registros (es decir, 500 fojas) se forma UN TOMO, el que debe encuadernarse y empastarse en el semestre siguiente a su utilización, los que serán numerados en orden correlativo (artículo 41 Ley del Notariado) El protocolo notarial está conformado por los siguientes registros cada uno de los cuales se ordena y empasta en forma separada (artículo 37 LN): 

De escrituras públicas



De testamentos



De actas de protestó



De acta de transferencia de bienes muebles registrables 8

INSTRUMENTOS NOTARIALES



De actas de escritura de procedimientos no contenciosos.



De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles ( artículo 32 de la ley 28677 reglamento aprobado por Decreto Supremo 012 - 2016 - JUS)



Otros que la ley determine

El registro de escrituras públicas es aquel en el que se extienden escrituras, protocolizaciones y actas que la ley determina (artículo 50 LN). Esta norma incurre en un error, pues en realidad sólo son dos los instrumentos susceptibles de ingresar al registro notarial: las escrituras públicas y las actas. La protocolización no es en sí mismo un instrumento, pues está consiste en la incorporación de un documento determinado en el protocolo de notario, y que se formaliza a través de un ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN. En buena cuenta, este registro contiene escrituras y actas.

Sobre el particular, incorporación

al

es conveniente añadir que la protocolización implica la registro

de

escrituras

de

los

documentos

que

la

ley, resolución judicial o administrativa orden, para lo cual se requiere extender un ACTA en el registro de escrituras públicas, y seguidamente, se agregan los instrumentos referidos,

al final del tomo donde corre sentada protocolo

protocolización( artículo 64, 65, 66 de la Ley del Notario). Es menester precisar que este tomo es aquel que se forma por cada 10 registros (500 fojas), ordenadas

correlativamente según su numeración; de esta forma, es al final del

tomo, y no a continuación del acta de protocolización en que se incorporan los documentos. La finalidad de la protocolización no es otra que la custodia y conservación de estos documentos en el archivo del notario, quién luego de ello podrá expedir copias o traslados.

Es curioso señalar que la protocolización

de la comprobación del testamento

ológrafo debe extenderse en el registro de escrituras públicas, y no en el del testamento como debiera ocurrir de lege ferenda. Asimismo, para que surta efectos, el testamento ológrafo debe quedar protocolizado en el plazo de un año desde la muerte del testador artículo 707 del Código Civil. Si bien existen posturas que interpretan literalmente esta norma, en el sentido de que el proceso judicial ( 9

INSTRUMENTOS NOTARIALES

no contencioso)

de comprobación de testamento ológrafo y la remisión del

expediente para efectos de protocolización, debe concluirse estrictamente en el plazo de un año de la muerte del causante; sin embargo en nuestra opinión debe entenderse en el sentido de que el plazo de un año se computa para efectos de la presentación de la demanda o la solicitud ante el juez,

luego de lo cual las

actuaciones posteriores retrotraen sus efectos hasta esa fecha. Sostener

lo

contrario implica que la eficacia del testamento ológrafo quede sujeto a la simple aleatoriedad de la duración del proceso judicial, con la consigue posibilidad de premiar La Mala Fe de quién lo dilate por no convenirle la comprobación del citado testamento; en tal sentido, la interpretación literal de esa norma conlleva darle valor jurídico a la celeridad o no del aparato judicial , y posibilitar que reine la Mala Fe, en

contradicción a la última voluntad del causante . Esta interpretación ha

recibido consagración en el artículo 834 del Código Procesal Civil. Por el cual se establece que de rechazarse la solicitud de comprobación del Testamento, entonces puede iniciarse un proceso contencioso para ese fin, CONTÁNDOSE CON EL PLAZO DE UN AÑO DESDE QUE QUEDÓ EJECUTORIADA LA RESOLUCIÓN DEL NO CONTENCIOSO, con la finalidad de presentarse la nueva demanda. Por tanto, el plazo del Código Civil debe entenderse reformulado a la luz del código procesal. Por otro lado, las actas es tienen generalmente para comprobar hechos por parte del notario, y en forma ordinaria son instrumentos extra-protocolares, aunque por excepción pueden incorporarse al protocolo, normalmente para efectos de conservación. Según el artículo 50 de la LN. En el registro de escrituras públicas puede extenderse solamente las actas que señale la ley, sin embargo, la propia Ley del Notario ha ampliado esta posibilidad, ya que el art. 96 indica que, A SOLICITUD DEL INTERESADO, los instrumento extra-protocolares son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial

5. DESTRUCCIÓN TOTAL O PARCIAL DEL PROTOCOLO

La Ley del Notariado contiene una regulación insuficiente para los casos en los que el protocolo ha sufrido destrucción, deterioro o sustracción (artículo 49), pues no se establece un procedimiento específico para reponer el instrumento. La norma se

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limita a decir que el notario podrá solicitar al colegio respectivo, la autorización para la reposición. El primer defecto de esta norma es que sólo se pone en el caso de destrucción o pérdida de un instrumento aislado y no del protocolo entero o de una parte de él. Así pues la reposición de un instrumento aislado no parece un problema demasiado complicado

si

es

que

ya

se

extendieron

traslados

o

constan

inscripciones registrales; pero el tema se agrava si se trata de la reconstrucción de uno o varios tomos de escrituras públicas. Sin embargo, sobre este punto, qué es el más problemático, hay silencio absoluto, aun cuando bien podría pensarse que esta norma también es aplicable para este caso, pues existe identidad de razón entre la destrucción de un instrumento y la destrucción de un conjunto numeroso de instrumentos. El segundo defecto de la norma se encuentra en que no establece un procedimiento riguroso para la reconstrucción, pues se limita a señalar la necesaria solicitud del notario y la consiguiente autorización del colegio respectivo. Pero, ¿cuál es el procedimiento para dar por repuesto un instrumento? , ¿Qué pruebas son aceptables? ¿Se necesita un contradictorio un procedimiento inquisitivo? La verdad es que las dudas deben resolverse a la luz de las reglas generales del procedimiento administrativo, con todas las garantías de audiencia, bilateralidad, igual, razonabilidad, razonabilidad y decisiones motivadas y fundadas en derecho. La importancia de validar un instrumento que ya se perdió, es de tal magnitud que en muchas legislaciones establece que este efecto sólo se logra con el pronunciamiento judicial en nuestro país seguro por un exceso de flexibilidad se permite que la autorización sea prestada por el colegio notarial

6. TRASLADO DE LOS INSTRUMENTOS PROTOCOLARES Los traslados son copias certificadas de los instrumentos protocolares que el notario ha autorizada en el ejercicio de su funcione. Si tenemos en cuenta que la escritura pública original queda definitiva e irreversiblemente incorporada el protocolo

notarial,

entonces

se

hace

necesaria

su

reproducción

literal

autenticada, a efecto de que los interesados puedan hacer valer sus derechos con un documento que tenga el mismo valor jurídico que el original. Este es uno de los 11

INSTRUMENTOS NOTARIALES

principios del notariado latino con relación a los traslados, esto es uno de los principios del notariado latino, con relación a los traslados, esto es para la circulación en el tráfico, las copias autenticadas tienen idéntico valor probatorio que la escritura. Los traslados reconocidos por la ley son el testimonio,

los partes y la boleta. La

práctica de extender “copias simples” no está sustentada en norma alguna de la ley del notariado, y en la actualidad existe propensión de rechazar tal uso. En todo caso, las copias simples carecen de valor probatorio. El testimonio contiene la transcripción íntegra del instrumento protocolar, con la fe de que el notario de su identidad con la matriz la indicación de la fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por el, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con sello, signo y firma, con la mención de la fecha en que se expide (art. 83 LN) El parte es también una transcripción integra del instrumento protocolar, pero con la particularidad que va dirigida al Registro Público para su inscripción. Aquí también el notario da fe de la identidad con la matriz, la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes y autorizado por el, rubricado en cada una de sus fojas expedido por su sello y firma, con mención de la fecha en que se expide (art 85 LN) Por último la boleta es un resumen del instrumento protocolar, o la transcripción de las clausulas o términos que el interesado solicita, con la designación de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico fecha y foja donde corre, y la constancia de encontrarse suscrito por los comparecientes con respectiva autorización por el notario, rubricado en cada una de sus fojas expedida con sello y firma, con la mención de la fecha en que se expide. El notario cuando lo considere necesario, agregara cualquier referencia que de sentido o complete la transcripción solicitada (art 84 LN)

7. EL ARCHIVO NOTARIAL Es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del notario firmados en el ejercicio del cargo; tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se solicite.

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Es la facultad que tiene el notario, para guardar llevar y conservar, en forma ordenada y segura, los documentos originales de su oficina lo que intrínsecamente se podría denominar archivamiento.

El archivo notarial se integra por: a) Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que lleva el notario conforme a ley. b)

Los tomos de minutas extendidas en el registro;

c)

Los documentos protocolizados conforme a ley; y,

d)

Los índices que señala esta ley.

El objetivo esencial de los archivos, es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano.

7.1. Características del archivamiento 1. Dirección Compete al notario determinar la forma en que llevará su Archivo, dentro de los parámetros que la Ley le señale. 2. Organización Es la preparación y estructuración formal del Archivo. Esta estructura organizativa de una Archivo notarial puede ser: A) Convencional.Cuando responde a un procedimiento uniforme y estandarizado de archivamiento. B) Tecnificada.Cuando el notario utiliza los avances tecnológicos, para perfeccionar la labor archivística, tanto en la etapa de edición o configuración jurídica, como en la fase propiamente del ordenamiento, clasificación y custodia de los archivos. La custodia está referida a la tenencia y posesión de los archivos, bajo condiciones, de: Cuidado: Que no es más que el celo que pone el notario para el buen uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y alteración del contenido de los documentos que lo componen. 13

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Seguridad: Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida, deterioro y destrucción de los documentos, que forman un archivo. Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos, garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o deterioro por causas naturales. Autonomía: Que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que se va a organizar un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo mandato expreso de la ley. Esta autonomía esta sin embargo, sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los diferentes registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles registrables y otros que la ley determine. 7.2. Responsabilidad en la Expedición de Instrumentos Públicos El notario expedirá, bajo responsabilidad, testimonio, boleta y partes, a quien lo solicite, de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función. Asimismo, expedirá copias certificadas de las minutas que se encuentren en su archivo notarial. Los traslados notariales a que se refiere este artículo podrán efectuarse en formato digital o medios físicos que contengan la información del documento matriz de manera encriptada y segura y que hagan factible su verificación a través de los mecanismos tecnológicos disponibles. Asimismo el notario podrá emitir un traslado notarial remitido electrónicamente por otro notario e impreso en su oficio notarial, siempre que los mensajes electrónicos se trasladen por un medio seguro y al amparo a la legislación de firmas y certificados digitales. Las copias electrónicas se entenderán siempre expedidas por el Notario autorizante del documento matriz y no perderán su carácter, valor y efectos por el solo hecho de ser trasladados a formato papel por el notario al que se le hubiere enviado el 14

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documento; el mismo que deberá firmarlo y rubricarlo haciendo constar su carácter y procedencia. El Testimonio El testimonio contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide. La Boleta La boleta expresará un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que expide el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario, cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada. El Parte

El parte contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide.

7.3. Expedición de Traslados Notariales

El testimonio, boleta y parte podrá expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.

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7.4. Obligación de Expedir Traslados Si es solicitado el traslado de un instrumento público notarial y el notario niega su existencia en el registro, el interesado podrá recurrir al Colegio de Notarios respectivo, para que éste ordene el examen del índice y registro y comprobada su existencia, ordene la expedición del traslado correspondiente.  Excepción. El notario podrá expedir traslados de instrumentos públicos notariales no inscritos o con la constancia de estar en trámite su inscripción.  Designación de Notario para la Autorización de Traslados.- Cuando el colegio de notarios esté encargado del archivo designará a un notario autorice los traslados a que se refieren los artículos que preceden.  Expedición de Constancia a Solicitud de Parte.- A solicitud de parte el notario expedirá constancia que determinado instrumento público notarial no ha sido suscrito por alguno o todos los otorgantes, para los fines legales consiguientes.  Índices.- El notario llevará índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de protestos que solo llevará el índice cronológico. El índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento. Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación. Asimismo, podrá llevar estos registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando la información de los mismos sea suministrada empleando la tecnología de firmas y certificados digitales de conformidad con la legislación de la materia.

7.5. Obligación de Manifestar Documentos

El notario está obligado a manifestar los documentos de su archivo a cuantos tengan interés de instruirse de su contenido.

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Esta manifestación se realizará bajo las condiciones de seguridad que el notario establezca 8. ESCRITURA PÚBLICA 8.1. Importancia De toda institución jurídica resulta adecuado estudiar su importancia a efecto de determinar su campo de aplicación, es decir, en la práctica ocurren una serie de problemas que es necesario solucionar. En tal sentido, la escritura pública es bastante importante para el derecho, lo cual dejamos constancia para un conocimiento adecuado del presente tema, lo que no sólo ocurre en sede notarial, sino también en otras sedes, como puede ser por ejemplo la sede registral, sede procesal, sede consular, entre otras tantas, y además esto no sólo debe ocurrir en el derecho peruano, sino también en otros escenarios, como es el caso del derecho extranjero. En el derecho mundial, es decir, no sólo en el derecho peruano se otorgan una serie de documentos, los cuales en algunos casos son instrumentos, los que por su propia naturaleza, deben estar custodiados por alguien, y en este caso deben ser custodiados por los notarios públicos, conforme a las normas respectivas. Es decir, aún en el caso que sea archivado por los registros públicos, éstos sólo archivan en caso de calificación registral positiva los partes notariales, que son unas copias con las formalidades de ley, las cuales expiden los notarios, al menos en los sistemas notariales latinos, lo cual no existe en los sistemas notariales anglosajones. 8.2. Definición La escritura principal es el documento principal de la función notarial, o dicho con palabras más exactas o más claras del derecho notarial, el cual es conocido y estudiado por parte de los notarios públicos. Si un abogado no conoce este documento es claro que desconoce un tema crucial en el estudio y aplicación del derecho, por lo tanto, recomendamos su estudio, sobre todo por parte de los notarialistas.

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La doctrina notarial es una fuente del derecho, entre otras tantas, y ha alcanzado diferentes definiciones, las cuales debemos tener en cuenta a efecto de conocer otros puntos de vista, con lo cual se puede alcanzar el tan ansiado conocimiento jurídico. La definición de la escritura pública es poco conocida, pero el documento en sí, si es conocido por parte de los diferentes notarialistas y por parte de otros profesionales. Para nosotros es un término jurídico sencillo de definir y en este sentido podemos afirmar que la escritura pública es el instrumento público notarial protocolar principal dentro del protocolo notarial, el cual es utilizado en los sistemas jurídicos notariales que forman parte del sistema notarial latino, y en este sentido es claro que resulta un tema que no se ha estudiado siempre, sino que recién ha aparecido hace pocos siglos, de lo cual dejamos constancia para un estudio más amplio y adecuado del presente tema. En el derecho peruano son pocos los autores y libros que han brindado definición sobre este importante tema jurídico, el cual esperamos que motive que más autores puedan definir y publicar otras definiciones, sobre el tema materia de estudio. Si un autor del derecho notarial no define el término estudiado, como es por cierto la escritura pública es claro que no brinda a los lectores e investigadores la información necesaria sobre este importante instrumento del derecho notarial y en este sentido, esperamos que aumente la cantidad o dicho con otras palabras el número de autores que definen el derecho notarial. En sentido contrario, si un autor define este término jurídico, se entiende que conoce este tema de una manera más clara y esperamos que el mismo sea conocido por mayor número de personas, no sólo en el derecho peruano. 8.3. Área de conocimiento El área de conocimiento es un sub tema muy importante en el estudio de la escritura pública, por ello, lo estudiaremos para tener un conocimiento más amplio del presente tema como es por cierto el mencionado es decir, dicho instrumento público

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y en todo caso cuando se estudia la escritura pública se debe tener en cuenta el Derecho: Notarial, porque el instrumento público notarial protocolar es la escritura pública, la cual en el derecho positivo peruano incluso alcanza consagración legislativa, al menos dentro de la ley del notariado vigente y en las anteriores, las cuales se encuentran abrogadas. Muchos consideran que sólo es importante dentro de esta rama del derecho y disciplina jurídica, sin embargo, esto resulta incorrecto, conforme demostraremos a continuación, al tener en cuenta otras disciplinas jurídicas. Registral, porque en la práctica notarial muchas escrituras públicas son registrables, como es el caso de las escrituras públicas de traslaciones de dominio, de constituciones de sociedades tipificadas en la ley, de constituciones de empresas individuales de responsabilidad limitada, de aumento de capital, de cambio de nombre, denominación o razón social, de cambio de domicilio, de aumento de capital, de reducción de capital, en sus diversos tipos o clases, siendo el aumento de capital más conocido por nuevos aportes y la reducción de capital más conocida, por devolución de aportes. En todo caso el derecho registral determina que al menos hasta ahora son actos no registrables en el derecho peruano el mutuo, el crédito, la fianza, la carta fianza, la letra de cambio, el cheque, el pagaré, la prestación de servicios, entre otros tantos actos que pueden ser materia de estudio dentro de esta disciplina jurídica, como es por cierto el derecho registral. Civil, porque ésta rama del derecho privado regula y estudia los requisitos de muchos actos notariales, por ejemplo de la hipoteca, de las constituciones de asociaciones, de constituciones de comités, de testamentos por escritura pública, y de otros actos, los cuales en algunos casos son derechos reales y en otros casos o supuestos son derechos personales o contratos, o actos como es el caso del poder, el cual no es igual que el mandato, en tal sentido, se tratan de documentos diferentes que deben confeccionarse, e incluso en muchos casos alcanzan consagración legislativa en el código civil peruano vigente, al igual que los códigos abrogados como es el caso de los códigos civiles de 1936 y de 1852, los cuales son cuerpos legislativos muy importantes en el estudio del derecho. 19

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Consular, porque la escritura pública es de dos tipos o clases como son por cierto la escritura pública notarial y escritura pública consular, estando la primera regulada y estudiada por el derecho notarial, mientras que la segunda se encuentra regulada y es estudiada por el derecho consular, sin embargo, esta última, es poco conocida en el estudio del derecho, al menos en el derecho peruano, pero entendemos que en otros escenarios si alcanza consagración legislativa más conocida dentro de una norma que es el reglamento consular, ya que éste en el derecho peruano es poco conocido incluso por parte de los juristas más connotados. Procesal, porque el código procesal civil peruano de 1993 establece que la escritura pública es un instrumento público y lo mismo ocurría en el código anterior, como era por cierto el código de procedimientos civiles de 1911, es decir, ambos códigos son cuerpos legislativos que respetan la codificación del derecho procesal civil, o dicho con otras palabras códigos dentro del derecho procesal. Es decir, hacemos esta referencia para permitir o dicho con otras palabras incentivar estudios de derecho comparado, entre ambos códigos y para hacer historia del derecho, al menos dentro del derecho procesal civil y dentro del derecho procesal en forma genérica. Constitucional, porque en el derecho constitucional se estudia la libertad de contratar, y otras normas importantes en el estudio del derecho notarial, las cuales deben ser estudiadas, sin embargo, estas no son todo el derecho constitucional, sino que son sólo una parte del primero de los indicados, lo cual dejamos constancia para conocer de mejor manera el tema materia de estudio, con lo cual esperamos alcanzar el tan ansiado conocimiento jurídico. Administrativo, porque dentro del mismo las autoridades administrativas pueden otorgar escrituras públicas, las cuales no sólo se someten al derecho notarial, sino también a la primera de las ramas indicadas, lo cual debe demostrarse, por ejemplo cuando un presidente de gobierno regional otorga una escritura pública de traslación de dominio, arrendamiento, entre otras tantas posibilidades, lo cual es muy importante en el estudio del derecho, y en todo caso esto resulta ser un tema poco conocido y puede dar lugar a estudios más amplios, por ejemplo no sólo nos podemos referir a estos actos, sino que puede tratarse de fideicomisos en garantía, transferencias de empresas, arrendamiento de empresas, know how, leasing, 20

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franquicia, entre otros tantos contratos, lo cual nos hace comprender que el derecho administrativo también se relaciona con el derecho empresarial o derecho de los negocios o derecho de la empresa y con el derecho de las corporaciones, al cual también se le conoce como derecho corporativo. Ramas del derecho que son bastante importantes en el estudio del derecho, las cuales deben ser estudiadas para conocer los temas que se estudian en las mismas. Comercial o Derecho mercantil, porque se debe tener en cuenta el derecho bancario, societario, concursal, bursátil, entre otras tantas ramas del derecho, lo cual dejamos constancia para un estudio más adecuado del presente tema, como es por cierto la escritura pública, ya que dentro de las ramas del derecho indicadas se puede aplicar y estudiar este instrumento público notarial protocolar es muy importante en el estudio del derecho, sin embargo, esto es poco conocido por parte de quienes no conocen el derecho notarial, por lo tanto, podemos afirmar que el derecho notarial se relaciona con el derecho comercial o derecho mercantil, siendo ésta última una de las principales ramas del derecho empresarial o derecho de la empresa o derecho de los negocios y del derecho corporativo o derecho de las corporaciones o derecho de las grandes empresas. Empresarial, porque en ésta rama del derecho se estudia y aplica la escritura pública por ejemplo cuando se constituye sociedades o empresas individuales de responsabilidad limitada, o cuando se transfiere participaciones, o acciones, o empresas, lo cual es muy importante en el estudio de la primera disciplina jurídica mencionada en el presente párrafo. Corporativo, porque para las grandes empresas el derecho notarial resulta ser un tema muy importante en el estudio del derecho, por ejemplo cuando se transfiere participaciones de grandes empresas o acciones de las indicadas, o aumentos o reducciones de capital de grandes empresas, las cuales deben ser materia de estudio por parte de la disciplina jurídica estudiada en el presente párrafo, la cual ha alcanzado escaso desarrollo, sobre todo dentro de la doctrina peruana, sin embargo, hace algunos años en Lima se organiza una maestría en derecho corporativo y finanzas por parte de Esan, la cual constituye un post grado muy importante en el estudio de dicha disciplina jurídica.

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Penal, porque el derecho penal debe estudiar y regular los supuestos en los cuales se induce a error a los notarios públicos, lo cual ocurre en muchos casos porque se suplanta a otros otorgantes, por ejemplo un caso es de falsificación de documento nacional de identidad o en el caso de los gemelos, en cuyo supuesto un gemelo se hace pasar por el otro gemelo, el cual es un supuesto que es extraño en la teoría, pero puede ocurrir en la práctica, sin embargo, esperamos que no ocurra en la práctica, porque se generaría el caos dentro del derecho peruano, extranjero, internacional y también dentro del derecho penal internacional, el cual ha alcanzado escaso desarrollo no sólo como legislación, sino también en otras fuentes del derecho, las cuales no queremos citar porque dicho estudio ha sido realizado en otra sede, y no queremos profundizar en temas que son conocidos por parte de los diferentes lectores. Societario, porque para constituir sociedades se debe tener en cuenta las fuentes de la rama del derecho indicada, siendo la principal la ley general de sociedades, las cuales son registrables siempre y cuando cumplan lo previsto en el derecho, sin embargo, los registradores públicos considero que sólo deben exigir los requisitos principales, por ejemplo los aportes, entre otros tantos requisitos importantes en el estudio de la disciplina jurídica estudiada como es por cierto el derecho societario. Concursal, porque al momento de elevar a escritura pública se debe tener en cuenta la ley general del sistema concursal, la cual regula entre otros temas el concurso y la quiebra, las cuales son instituciones jurídicas bastante importantes en el estudio de la disciplina jurídica estudiada como es por cierto el derecho concursal, y en todo caso estos temas son bastante conocidos por parte de los comercialistas a los cuales también se les conoce como mercantilistas al igual que por parte de los abogados corporativos. Bursátil, porque en algunas escrituras públicas se debe tener en cuenta la ley del mercado de valores, la cual establece una serie de requisitos especiales para determinadas escrituras públicas, sin embargo, desde cierto enfoque atenta contra la libertad de empresa, la cual alcanza consagración en la constitución política peruana de 1993. De las personas, porque se debe tener en cuenta las normas sobre asociaciones, comités, comunidades campesinas, sociedades, empresas individuales de 22

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responsabilidad limitada, entre otras tantas inscritas, el cual es un tema muy importante en el estudio del derecho. Contractual, porque en muchos contratos debe intervenir el notario público, e incluso se debe otorgar escritura pública. En cuanto a esta rama del derecho debemos tener en cuenta que no sólo se refiere a los contratos civiles, sino que también se debe tener en cuenta a los contratos asociativos, contratos bursátiles, empresariales, administrativos, corporativos, comerciales, entre otros tantos, los cuales son bastante conocidos por los especialistas en derecho contractual. Laboral, porque se debe tener en cuenta esta disciplina jurídica para las escrituras públicas de las organizaciones sindicales, entre otros tantos supuestos, en tal sentido, no sólo en el caso de constituciones de sindicatos, sino en general muchas otros supuestos. De familia o derecho familiar, porque en algunas escrituras públicas se debe tener en cuenta a esta rama del derecho, en tal sentido, se debe tener en cuenta estas normas por ejemplo en el cambio de régimen patrimonial de la sociedad conyugal. Minero, porque se debe tener en cuenta en algunas escrituras públicas la ley de minería, entre otras partes de esta rama del derecho. Agrario, porque en algunas escrituras públicas se debe tener en cuenta a esta rama del derecho o disciplina jurídica, por ejemplo en la transferencia de territorios de comunidades campesinas, lo cual dejamos constancia para un conocimiento adecuado del presente tema. Derechos reales, porque se debe tener en cuenta el código civil peruano de 1984 para la constitución de derechos reales, dentro de los cuales resalta el caso de la hipoteca y el anticresis y anteriormente el caso de prenda civil, lo que dejo constancia para un conocimiento más amplio del presente tema. Derecho de obligaciones, porque se puede otorgar escritura pública para contraer obligaciones en sus diferentes modalidades, es decir, no sólo de dar, hacer y no hacer, sino también en otros supuestos. Derecho de acto jurídico, porque se puede otorgar escritura pública para celebrar contratos en general y para actos jurídicos unilaterales, por ejemplo en el caso del 23

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poder y del testamento, los cuales son actos jurídicos bastante importantes que incluso alcanzan consagración legislativa. Derecho internacional, porque se pueden celebrar escrituras públicas dentro de esta rama del derecho, la cual no sólo se encuentra conformada por derecho internacional público y derecho internacional privado. Sino por muchas otras, lo cual hemos advertido en otra sede más amplia. Político, porque se debe tener en cuenta el derecho político y el derecho administrativo. Cooperativo, porque las cooperativas pueden otorgar escrituras públicos y en tal supuesto se debe tener en cuenta la ley de cooperativas. A grandes rasgos son algunas de las ramas del derecho que constituyen el área de conocimiento de la escritura pública, en tal sentido, se trata de un tema que debe ser estudiado en bastantes ramas del derecho y disciplinas jurídicas, por ejemplo en el derecho comparado, puede compararse escrituras públicas o compararse otras partes del derecho referidas a este importante instrumento jurídico, lo que queremos precisar para que se tenga en cuenta este detalle no sólo en sede notarial. Otra disciplina jurídica que debe tenerse en cuenta es la sociología jurídica a la cual algunos autores le conocen o denominan como sociología del derecho, la que es una disciplina jurídica muy importante en el estudio del derecho. Otra sería la axiología jurídica o axiología del derecho la cual estudia los valores jurídicos y en todo caso es ampliamente desarrollado en teoría general del derecho. Es decir, la escritura pública es un instrumento público notarial protocolar bastante importante no sólo dentro del derecho notarial, sino también en otras ramas del derecho, lo que dejo constancia para un conocimiento más adecuado del presente tema, lo que se precisa para conocer el presente tema de manera más adecuada.  DERECHO PUBLICO El derecho tiene tres grandes ramas que son el derecho público, derecho privado y derecho mixto, por lo cual, ahora estudiaremos la primera de las indicadas. Una rama importante del derecho es el derecho público, la cual 24

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debe tenerse en cuenta en la escritura pública porque debe tenerse presente el derecho procesal y el derecho penal, entre otras tantas.  DERECHO PRIVADO Ahora estudiaremos la segunda de las indicadas. El derecho privado debe tenerse presente porque se tiene en cuenta el derecho civil y el derecho comercial o mercantil, porque se aplica la ley general de sociedades y el código civil peruano de 1984, los cuales son muy importantes en el estudio del derecho.  DERECHO MIXTO En este subtítulo estudiaremos la tercera de las mencionadas, como es por cierto el derecho social, el cual debe tenerse presente porque se aplica en algunas escrituras públicas el derecho de familia o derecho familiar y el derecho de trabajo o derecho laboral.  DERECHO CODIFICADO Según otra división del derecho se puede dividir al mismo en dos ramas que son el derecho codificado y el derecho no codificado, las cuales son bastante importantes en el estudio del derecho y en todo caso sobre la codificación hemos publicado un artículo pequeño, hace algunos años. Se debe tener en cuenta el derecho codificado porque se debe tener en cuenta el código civil peruano de 1984, código procesal civil peruano de 1993, código penal, entre otros tantos.  DERECHO NO CODIFICADO Ahora estudiaremos el derecho no codificado, que también se debe tener en cuenta porque debe tenerse en cuenta la ley general de sociedades, jurisprudencia, ejecutorias, realidad social, costumbre, finanzas, entre otras. 8.4. ¿Quién resguarda la Escritura Pública? Ahora estudiaremos quien resguarda la escritura pública, que debe ser materia de estudio dentro del derecho notarial, dentro del cual se pueden llevar a cabo estudios de derecho notarial, entre otros temas de otras áreas del conocimiento, de acuerdo a las líneas de investigación de cada uno de los autores. Un tema importante es determinar que el original es la escritura pública que en el derecho es resguardada por parte de cada notario, de acuerdo con las medidas de 25

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seguridad es que establece el notario competente, y en todo caso dicha medida nos parece acertada, de tal forma que el notario que tenga mayores medidas de seguridad es claro que podrá tener más acogida en el mercado. 9. INSTRUMENTOS PUBLICOS EXTRAPROTOCOLARES Según el artículo 26 de la Ley del Notariado son Instrumentos Públicos Extraprotocolares las actas y demás certificaciones que se refieren a actos, hechos o circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su función. Son aquellos instrumentos otorgados o autorizados por un notario público, en original, fuera del Protocolo. Se redactan dentro o fuera de la notaría. Estos instrumentos son susceptibles de incorporarse al Protocolo Notarial, a solicitud de parte interesada. 9.1. Importancia Son instrumentos que tienen fe originaria y responden al principio de inmediación, pudiendo garantizarse su autenticidad y legalidad por medio de la certificación que da el notario público. El notario con su firma y sello fortalecerá con presunción de verdad, todo hecho, dicho y acto que a él le conste, y de esta manera, el documento valdrá por sí mismo. Producen fe respecto de la realidad del acto que contienen. Son excelentes medios probatorios. Sirven de prueba plena. 9.2. Características 1.- No constan en el Protocolo Notarial. 2.- Son instrumentos públicos: El Notario da fe pública de los actos celebrados ante él. 3.- Documentan hechos o acciones. 4.- Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de Notarios de Lima. 5.- Pueden redactarse en la notaría o fuera de ella. 6.- Gozan de fecha cierta. 7.- Todos los documentos extra-protocolares son susceptibles de ser incorporados al protocolo notarial. 26

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9.3. Clasificación de los instrumentos públicos extra- protocolares Se pueden clasificar en:  Actas  Certificaciones  Poderes extra- protocolares 9.3.1. Actas El acta notarial es el instrumento público que contiene la narración de un acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho, que presencie o le conste al notario. El notario extenderá actas, en las que consigne los actos, hechos o circunstancias que presencie o le consten y que no sean de competencia de otra función. El contenido de un acta es muy variado pues puede abarcar desde datos fácticos a situaciones en las que se puede encontrar una persona o cosa o declaraciones o manifestaciones de voluntad. Contiene la narración de un acontecimiento. Se constata y fija un hecho jurídico independiente de la voluntad del sujeto que promueve la constatación. Tiene una finalidad probatoria, de fijación de hechos, dichos o actos, a través del tiempo. 9.3.1.1. Importancia y efectos de las actas  Brindan seguridad jurídica a quienes las utilizan y a la sociedad en general. La fe pública que da el notario, hace que sean instrumentos en los que no cabe duda de la autenticidad de los hechos que se consignan en los mismos.  Tienen valor probatorio pleno. Tienen fecha cierta.  Gozan de todos los efectos de un Instrumento Público Notarial. 9.3.1.2. Clases de actas  Autorización para Viajes de Menores  Destrucción de Bienes.  Entrega.  Juntas, Directorios, Asambleas, Comités y demás actuaciones corporativas. 27

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 Licitaciones y Concursos.  Inventarios, subastas.  Sorteos y de Entrega de Premios.  Constatación de identidad,  Transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad.  Verificación de documentos y comunicaciones electrónicas  Otras Actas que la ley señale. 9.3.2. Certificaciones Son constancias puestas en instrumentos privados por medio de los cuales el notario da fe de la certeza de un hecho, de un dicho, de la identidad de las personas, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fecha cierta.

9.3.2.1. Importancia y efectos  Las certificaciones notariales merecen la importancia que la misma ley les otorga. Prueba plena y oficial.  Constituyen un medio probatorio eficaz y seguro. Los interesados obtienen seguridad jurídica, fe pública, garantía y fecha cierta acerca de la existencia del instrumento. 9.3.2.2. Clases de certificaciones  La entrega de cartas notariales.  La expedición de copias certificadas.  La certificación de firmas.  La certificación de reproducciones.  La certificación de Apertura de Libros.  La constatación de supervivencia.  La constatación domiciliaria dentro de su jurisdicción.  Otras que la ley determine. 9.4. La entrega de cartas notariales Las cartas notariales son documentos privados mediante los cuales se comunica, informa o exige algo. 28

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El notario realizará la certificación notarial luego de la diligencia respectiva para la entrega de dichas cartas. 9.4.1. Requisitos para la entrega de cartas notariales  Un original y un cargo o duplicado.  Las cartas notariales deben estar previamente firmadas por el remitente o representante si fuera el caso, deben constatar el nombre correcto del destinatario así como la dirección exacta donde se va a diligenciar.  El trámite no es personal. 9.5. Expedición de copias certificadas El notario podrá expedir una copia transcrita y certificada de un acta o documento, donde señalará en su caso la descripción de la legalización del libro, de los folios que constan y obran, del contenido del acta, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para obtener una idea cabal del contenido. El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro, ni de las firmas que en él aparecen. 9.6. Requisitos de expedición de copias certificadas 1.- Libro de actas original o documento original, con indicación de las fojas y actas cuya trascripción se requiere. 2.- En caso de existir enmendados, entrelíneas o testados deberán estar previamente salvados con el mismo tipo de letra y tinta. 9.7. Certificación de firmas La certificación de firmas consiste en que el notario da fe que la firma que aparece en un documento es auténtica y que pertenece la persona que ha firmado en su presencia. Para ello tiene que haber identificado previamente a la persona con su documento de identidad. 9.8. Requisitos para la certificación de firmas  Documento original a legalizar.  Presencia del interesado. 29

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 D.N.I. original vigente y constancia de haber sufragado en las últimas elecciones. Los extranjeros con pasaporte o carnet de extranjería.  Si la certificación de firma es con poder o en representación de una entidad, se requiere de vigencia de poder. 9.9. Certificación de reproducción La certificación de reproducciones consiste en que el notario da fe de que la reproducción o fotocopia que tiene a la vista es idéntica y guarda absoluta conformidad con el original. En caso de que el original presente enmendados el notario a su criterio podrá denegar su certificación o efectuarla dejando constancia de la existencia de tales enmendados. 9.10. Requisitos para la certificación de reproducciones  Documento original.  Copia exacta y legible del documento original. 9.11. Certificación de apertura de libros La certificación de apertura de libros consiste en preparar un Acta de Apertura, puesta en el primer folio útil del libro donde se señala el número cronológico que le corresponderá al libro, nombre o razón social de la entidad, objeto del libro, número de folios y la forma en que son llevados, lugar y fecha que se otorga dicha acta y sello y firma del notario. Todos los folios deberán estar numerados y sellados por la notaría 9.12. Requisitos para la certificación de apertura de libro  Solicitud firmada por el interesado o su representante si fuera el caso.  Fotocopia del R.U.C.  Fotocopia del Documento de Identidad del solicitante.  Si se trata de una continuación, deberá acompañarse el Libro anterior previamente concluido o la denuncia por la pérdida si fuera el caso. 9.13. Copias certificadas

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Se presenta en aquellos casos en los que se solicita la transcripción por el notario de actas de entidades o personas jurídicas en general (Por ejemplo: transcribir el acta de la Junta de Accionistas de una Sociedad Anónima Cerrada). El notario da fe de la fiel transcripción, total o de la parte pertinente, con indicación de: a) Certificación del libro en el que consta dicha acta. b) Folios de los que consta y donde obra el documento transcrito. c) Número de firmas y d) Cualquier otra circunstancia que sea necesaria (testados, correcciones, enmendaduras, por ejemplo). El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro, del acta, ni firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.

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BIBLIOGRAFIA  https://www.gestiopolis.com/instrumentos-notariales/  http://andrescusi.blogspot.pe/2014/01/instrumentos-notariales-protocolaresy.html  http://derechonotarialyregistral.weebly.com/instrumentos-puacuteblicosnotariales.html  http://historico.juridicas.unam.mx/publica/librev/rev/mexder/cont/4/cnt/cnt1.p df

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