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INFORME PRÁCTICA EMPRESARIAL

FECHA:

Bogotá D.C., 8 de agosto de 2017

ELABORADO POR: María Camila Caicedo Vargas

OBJETIVOS Objetivo General: Presentar informe corto que dé cuenta del proceso de práctica empresarial adelantado en el SUPERCADE BOSA, durante los meses de diciembre de 2016 a mayo de 2017, con el fin de cumplir con las 440 horas solicitadas por el SENA y así optar por el certificado como Técnico en Asistencia Administrativa. Objetivos Específicos: 1. Describir la imagen corporativa de la entidad donde se desarrolló el proceso de práctica empresarial. 2. Evidenciar el proceso con registro fotográfico y la descripción de las funciones realizadas. 3. Evaluar y plantear propuestas que permitan mejorar el proceso de práctica adelantado y fortalecer la formación técnica en la institución.

RESUMEN El presente informe dará cuenta del proceso de prácticas empresariales, desarrollado en el SuperCADE Bosa. Con el fin de desglosar puntualmente dicho proceso, el texto estará dividido en cinco capítulos: I. En el primer capítulo presenté la empresa en donde realicé las prácticas empresariales (SuperCADE Bosa). II. El segundo capítulo muestra la descripción del trabajo realizado con evidencia fotográfica.

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III. En el tercer capítulo evaluó mi proceso de prácticas empresariales con el DOFA. IV. En el cuarto capítulo doy recomendaciones específicas a la empresa, al SENA y al colegio para mejorar el proceso de otros compañeros. V. En el quinto capítulo doy las conclusiones finales de todo mi proceso de prácticas. ABSTRACT El presente informe dará cuenta del proceso de prácticas empresariales, desarrollado en el SuperCADE Bosa. Con el fin de desglosar puntualmente dicho proceso, el texto estará dividido en cinco capítulos: I. En el primer capítulo presenté la empresa en donde realicé las prácticas empresariales (SuperCADE Bosa). II. El segundo capítulo muestra la descripción del trabajo realizado con evidencia fotográfica. III. En el tercer capítulo evaluó mi proceso de prácticas empresariales con el DOFA. IV. En el cuarto capítulo doy recomendaciones específicas a la empresa, al SENA y al colegio para mejorar el proceso de otros compañeros. V. En el quinto capítulo doy las conclusiones finales de todo mi proceso de prácticas.

JUSTIFICACIÓN Las prácticas empresariales las lleve a cabo en el SuperCADE Bosa, que se dedica a ofrecer servicios que pone a disposición de los habitantes de Bogotá una plataforma de más de 250 trámites, y permite a los visitantes obtener servicios de entidades de orden distrital, nacional y privado. Completé un total de 440 horas desde el 16 de diciembre de 2016 hasta el 6 de mayo del 2017 que es lo requerido por el SENA para certificarse como de Técnico en Asistencia Administrativa. En esta entidad pública aprendí y reforcé los módulos establecidos por el SENA, lo que más reforcé fue el módulo de servicio al cliente ya que fue el puesto que más ejercí en esta entidad (brindando información y direccionamiento a los usuarios del SuperCADE).

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Tuve mucho más contacto con las personas atendiendo sus requerimientos y ayudándolos en lo que me fuera posible. Durante este tiempo tuve muy buenas relaciones laborales con los funcionarios de la alcaldía ya que ellos fueron mis tutores durante todo mi proceso de prácticas e incluso muy buenos compañeros de trabajo, los cuales me dieron la base para realizar adecuadamente mis labores dentro de la entidad. En mi caso aprendí mucho en mis prácticas empresariales ya que en ellas desempañaba un rol como trabajadora y de forma real tenía que interactuar y manejar situaciones por mí misma y hacer lo mejor en cada caso, por supuesto esto lo hice teniendo en cuenta las clases y los parámetros dados por los docentes. Las prácticas empresariales en el SuperCADE Bosa, permitieron gran aprendizaje y una experiencia muy satisfactoria, debido a que reforcé mis conocimientos y tuve muy buenas relaciones personales con mis compañeros de trabajo, aprendí de ellos a; como dirigirme a los usuarios, ser servicial, brindar mi ayuda, y a estar dispuesta. Fueron un apoyo incondicional en mi proceso de prácticas ya que me enseñaron todo lo que debía saber para manejar todo tipo de situaciones y se esforzaban por ayudarme en todo lo que necesitara e hicieron que mi proceso de prácticas fuera más fácil y agradable. Las prácticas influyeron notoriamente en mí mejorando mi desempeño en las clases teóricas y prácticas, ya que reforzó mi redacción y seguridad. En esta entidad aprendí a enviar correctamente un correo, archivar, hacer informes administrativos, inventario, folletos y a realizar diferentes documentos dependiendo de su requerimiento. Si no hubiera realizado mi proceso de prácticas empresariales tendría un vacío en cuanto a la experiencia laboral que obtuve y aun no entendería conceptos teóricos los cuales solo son posibles de entender ejerciéndolos continuamente (organización documental, producción documental, etc.). Fue un proceso en el cual me forme como persona y me forje disciplina y responsabilidad tanto en el Colegio, como el SENA y en el SuperCADE.

1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA SuperCADE Bosa Nit: 899.999.061-9 El SuperCADE Bosa, reúne varios centros de servicios donde bajo de un mismo techo se pueden realizar más de 250 trámites (agrupados en 160 tipologías) y obtener servicios de entidades públicas tanto de orden distrital, nacional y privado.

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Datos de ubicación

Dirección:

Avenida Calle 57 R sur 72 D - 12

Localidad:

Bosa

Barrio:

Olarte

Teléfonos:

Línea 195

Horario General: lunes a viernes: desde las 7:00 a las 17:30 horas y el sábado desde las 8:00 a las 12:00 horas. E-mail:

[email protected]

SitioWEB: patron=01.01150105

http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/decide.php?

El logotipo del SuperCADE Bosa es el de la alcaldía dado que es una entidad pública, está compuesto por la frase “Bogotá Mejor para Todos”, sus colores principales son el cian, el azul oscuro y el blanco, su tipografía es Gotham Rounded Bold.

Misión Elevar la efectividad de la administración para contribuir al bienestar y calidad de vida de los ciudadanos. Visión En 2020 seremos una entidad modelo en gestión pública, que inspira por su transparencia, confiabilidad y eficaz interacción con los ciudadanos.

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Funciones 1. Prestar los servicios administrativos que el Alcalde/sa Mayor requiera para el ejercicio de sus atribuciones. 2. Formular, adoptar, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital y su modernización, a través del mejoramiento de la gestión y de las estrategias de información y comunicación, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, y del desarrollo de las funciones de organización, dirección, control y seguimiento. 3. Dirigir y coordinar la política laboral del Distrito Capital y adelantar las acciones necesarias para la concertación y difusión de la misma con las organizaciones de los servidores públicos distritales, entre otras vías, mediante la constitución y coordinación de mesas laborales sectoriales. 4. Formular, orientar y coordinar las políticas, planes y programas para la atención y prestación de los servicios a la ciudadana y al ciudadano en su calidad de usuarios de los mismos en el Distrito Capital. Para tal fin la Secretaría General reglamentará lo referente al defensor del ciudadano en cada una de las entidades u organismos distritales conforme a las normas legales y reglamentarias. 5. Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos y conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito. 6. Liderar, orientar y coordinar la política del sistema integral de información y su desarrollo tecnológico. 7. Realizar seguimiento y monitoreo a las políticas, programas y/o proyectos de interés prioritario para la ciudad, en aras de fortalecer la Gestión Pública Distrital, la eficiencia administrativa y la transparencia organizacional. 8. Prestar apoyo al/a Alcalde/sa Mayor para la revisión y consolidación del Sistema de Control Interno de las diferentes entidades distritales, así como de los reportes del Programa Anual de Auditoría. 9. Implementar sus políticas públicas, planes y programas en materia de compras y contratación pública, de conformidad con las políticas dadas por la Secretaría Jurídica Distrital en esta materia, buscando la efectividad entre la oferta y la demanda en el mercado y criterios de racionalización normativa.

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Organigrama

2. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DESARROLLADO En el SuperCADE Bosa aprendí y reforcé los módulos requeridos para certificarme de Técnico en Asistencia Administrativa a continuación daré una breve descripción de cada uno: Esta es la oficina del SuperCADE Bosa, donde desempeñé labores de producción de documentos, digitación, redacción, enviar y responder correos, bitácora, informes administrativos, archivo, organización documental, etc.

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Producción de Documentos Realicé memorandos de los objetos y las personas que ingresaban o salían del SuperCADE, redactaba los respectivos documentos, ciertos días transcribía y digitaba de un cuaderno donde se llevaba el control de quienes entran y salen del SuperCADE al sistema de la entidad. Organización Documental Lleve a cabo la organización de carpetas con documentos entrantes y salientes de la entidad, organizaba por fecha de origen quejas de los usuarios en unas carpetas específicas, este es el módulo que menos reforcé en el SuperCADE Bosa ya que esta función era realizada por la secretaría del coordinador de SuperCADE.

Este es punto de información, aquí desarrollaba actividades de servicio al cliente atendiendo los requerimientos de los usuarios que llegaban a la entidad, agendaba citas, facilitaba el puntaje del Sisben y proporcionaba todo tipo de información relacionada con las entidades que se encontraban en el SuperCADE.

Servicio al Cliente Esta fue la actividad que más ejercí en el SuperCADE, ya que cuando se están iniciando las prácticas, dirigen a punto de información primeramente para ir aprendiendo a manejar situaciones, direccionar a los usuarios, y aprender sobre lo que hace el SuperCADE, que entidades se encuentran y todo lo necesario para ayudar a las personas que visitan la entidad para todo tipo de trámites. También

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organizaba unas fichas con información sobre entidades que ya no se encontraban en el SuperCADE.

Esta es la parte virtual del SuperCADE, donde se sacan recibos de: Gas Natural, Acueducto y dependiendo la temporada de impuesto predial o vehicular. Esto ayuda a agilizar la atención al usuario para que sea mucho más eficaz.

Organización de Eventos

Llevaba un control sobre la agenda que maneja el SuperCADE para prestar el auditorio y ayudaba a la ejecución de actividades lúdicas, foros, o charlas informativas sobre algún tema, fuera para los funcionarios o usuarios, y fui asistente a algunos de estos eventos, brinde mi colaboración en el sonido. VideoBeam, etc.

Contabilidad Hacia el inventario de los recursos que habían en la bodega y un reporte de las cosas faltantes (papel de baño, guantes, limpiadores, traperos, café, azúcar, etc.) Esta es la zona A-B donde les para que fueran solicitadas y llevaba un entregaba los turnos a los usuarios control sobre las fechas que se estipulaban para las entidades, dependiendo el para recibir las entregas de dichas cosas. tipo de trámite que necesitará realizar cada uno, se le da una ficha la cual va Procesar la información formando una fila virtual por orden de llegada y así mismo atender a los Ayudaba a realizar encuestas, estadísticas, usuarios. gráficos, de los datos personales de cada

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funcionario, del número de módulos por entidad, etc. Cada mes junto con el coordinador del SuperCADE realizábamos el informe administrativo en el cual analizábamos los datos del mes anterior con respecto a los del mes actual, sacábamos la estadística tanto de los trámites como usuarios y recaudos (banco popular), y se hacían las respectivas gráficas.

3. EVALUACIÓN DEL PROCESO DE PRÁCTICAS A continuación se podrá encontrar una evaluación puntual del proceso desarrollado en el SuperCADE Bosa, tratando temas específicos:

DEBILIDADES Timidez: Esto provocaba que tuviera desconfianza y no pudiera darles adecuadamente la información a los usuarios ya que tenía el tono de voz muy bajo.

OPORTUNIDADES Mejore mi tono de voz, y aprendí a controlar mi timidez, teniendo mejor manejo del público y de las situaciones que se me presentaban.

Inseguridad: Me faltó ser más segura Me brindó más confianza y seguridad en de mi misma y de mis conocimientos, y lo que hacía y reforzó mis competencias. no temerle a equivocarme. FORTALEZAS Servicio al cliente Producción de documentos Análisis de la información Organización de eventos Organización de documentos Contabilidad

AMENAZAS La falta de trámites en el portafolio de trabajo de las entidades del SuperCADE, debido a que esto causaba disgustos y problemáticas entre funcionarios y usuarios.

4. RECOMENDACIONES SuperCADE Bosa: El proceso de prácticas empresariales se podría mejorar, si la alcaldía le brinda al SuperCADE Bosa, una mejora tanto a la infraestructura como a los elementos de trabajo, debido a que muchos ya están deteriorados y dañados

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como las sillas, o los computadores que están fuera de la oficina, que tienen bloqueadas muchas páginas, lo cual no permite el acceso a información necesaria para proporcionarla a los usuarios. También que actualicen la tecnología del SuperCADE ya que es muy anticuada, y esto no permite un buen desempeño laboral. SENA: Dar más acompañamiento a los practicantes durante su proceso, y llevar un control donde se pueda evidenciar que los practicantes si están reforzando las competencias u módulos requeridos para su certificación de Técnicos en Asistencia Administrativa. Colegio Villa Rica: Dar a conocer la importancia de las prácticas empresariales a los estudiantes, y hacerles seguimiento durante el proceso para así comprobar la responsabilidad y disciplina que tienen frente a la misma.

5. CONCLUSIONES 1. Se aprende mucho de las prácticas empresariales ya que se pone en práctica la teoría de las clases. 2. Las prácticas empresariales permiten que reforzar los módulos y competencias requeridas por el SENA para certificarse de Técnico en Asistencia Administrativa. 3. Proporcionan una experiencia para saber cómo debemos comportarnos ante el campo laboral. 4. Nos forja disciplina y responsabilidad tanto como estudiantes como trabajadores. 5. Dan una visión y perspectiva más amplia de lo que es ser un trabajador y mantenerse en una empresa.

BIBLIOGRAFÍA http://secretariageneral.gov.co/transparencia/estructura-organica

http://mapacallejero.bogota.gov.co/mad/info_sitio.php?id_sitio=25744&idioma

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MARIA CAMILA CAICEDO VARGAS Estudiante Asistencia Administrativa