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PROBLEMÁTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL

1101 JM

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA .D.C 2012

PROBLEMÁTICA DEL GRUPO CONSULTOR ANDINO S.A.

INFORME EXTENSO

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL

OLGA LUCIA DUEÑAS AVILA

COLEGIO TECNICO MENORAH, I.E.D TECNOLOGIA E INFORMATICA AREA DE COMERCIO BOGOTA D.C 2012

CONTENIDO

GLOSARIO INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 Objetivos generales 1.2 Objetivos específicos 2. DESCRIPCION PROBLEMÁTICA 3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA 4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL 5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMÁTICA DEL ARCHIVO GENERAL 5.1. Iluminación 5.2 Espacio 5.3. Organización 5.4. Ventilación 6. ANALISIS 6.1. Entrevista 6.2. Grafico 7. CONCLUSIONES Bibliografía

GLOSARIO

Riesgo: donde existe un agente dañino Salud Ocupacional: Es la disciplina que busca proteger y mejorar la salud física, mental y social de los trabajadores en sus puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa. Riesgo Profesional: los posibles factores que afectarían en un enfermedad o accidente a los empleados de una empresa Archivo: Lugar donde son guardados permanente o temporalmente documentos

INTRODUCCION

Mediante este informe se explicara detalladamente cada uno de los temas que se generan en la problemática principal de la empresa grupo consultor andino s.a., siguiendo un debido proceso de estudio detallado de los principales factores generadores de la problemática respectiva El propósito de este trabajo es identificar que le archivo de la empresa grupo consultor andino es una de la mas importantes problemáticas de allí. Posteriormente se observa que la iluminación, el espacio, la organización y la ventilación son los principales causantes

1. OBJETIVOS

1.1.

OBJETIVOS GENERALES

1.1.1. Indagar acerca de la problemática que se vive diariamente en la empresa 1.1.2. Analizar y diagnosticar la problemática con los elementos de apoyo necesarios 1.1.3. Realizar encuestas a los trabajadores de cómo les afecta esta problemática en sus labores diarias 1.1.4. Elaborar resumen del proceso que se llevo a cabo para la construcción de posibles soluciones

1.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Con este trabajo se pretende estudiar una de las varias problemáticas que se dan a diario en la empresa Más concretamente, este trabajo se centra en la situación actual que vive la empresa y los conflictos materiales que hay en el ambiente laboral. Se va a prestar especial interés al archivo general del grupo consultor andino s.a., por la razón de que es uno de los lugares de mayor problemática física de la instalación. En este trabajo se pretende: 1.2.1 Recopilar la información disponible acerca del estado actual del archivo general, sobre el archivo general para partir de ella, un análisis y diagnóstico de la situación del mismo 1.2.2. Determinar las problemáticas más preocupantes en el archivo general 1.2.3. Realizar un estudio de las problemáticas destacadas 1.2.3. Determinar algunas de las soluciones posibles que se pueden considerar para la mejora del archivo general del grupo consultor andino S.A.

2. DESCRIPCION PROBLEMÁTICA En el grupo consultor andino S.A, el archivo que se maneja es bastante amplio todo está organizado en gabinetes, pero la organización de la instalación no es adecuada para la conservación de los documentos. 3. MANEJO DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA EMPRESA La salud ocupacional actualmente representa una de las más importantes gestiones de una empresa debido a que ella afecta o favorece a los trabajadores, que son la fuente de desarrollo y producción más eficientes de la empresa. La empresa promueve y estimula en todo momento la cultura de seguridad y salud que esta sincronizada en los planes calidad. Una de sus principales preocupaciones es el control de los riegos que pueden afectar la salud de sus trabajadores y contra sus recursos materiales y financieros, la administración y la gerencia en recursos humanos se encargan de velar por el bienestar de cada uno de sus trabajadores, para así mismo no intervenir las labores que ellos cumplen en su empresa. Para ejercer control sobre los posibles accidentes o enfermedades laborales, se les da a los trabajadores una capacitación adecuada para mantener el control de los conflictos que se podrían dar. La empresa grupo consultor andino s.a., es una empresa especialista en call center, los trabajadores siempre están expuestos a las posibles enfermedades que se dan por la radiación que emiten los computadores, al igual los problemas que existen en el archivo general de la empresa ya que este no es un lugar del todo iluminado ni ventilado ofrecería problemas si la utilización de este fuera constante. 4. COMO ES EL MANEJO DEL ARCHIVO GENERAL El archivo tiene una organización cuantitativa según el numero de cedula de los clientes que se manejan a diario, cada cartera que maneja la empresa tiene su lugar asignado para la conservación de sus documentos. Algunas carteras son responsables con su organización de documentos pero otras no realizar su trabajo con la debida indicación para el fácil encuentro de documentos.

5. FACTORES INFLUYENTES EN LA PROBLEMÁTICA DEL ARCHIVO GENERAL 5.1.

Iluminación:

El archivo general carece de iluminación ya que lo único que le da luz para la búsqueda de documentos son dos lámparas de luz blanca, que iluminan muy poco La iluminación del archivo no es adecuada este factor puede ocasionar que los trabajadores corran el riesgo de tener alguna enfermedad como la fatiga ocular, cansancio, dolor de cabeza y estrés. La búsqueda de documentos con poca luz les ocasionaría daños en la vista a los trabajadores. Para controlar estos riesgos de enfermedades debe haber cantidad y calidad en la iluminación que se utiliza para el cuarto del archivo. Algunas de las prevenciones que se deben tener en cuenta para la mejora del cuarto de archivo son las siguientes:    

Utilizar en mayor parte la luz natural y la artificial solamente se utilizara para los espacios que ya sean demasiado oscuros. Colocar los bombillos o lámparas en los punto donde se distribuya mejor la cantidad de luz y que esta sea adecuada al lugar Evitar los deslumbramientos directos producidos por la luz solar o por las fuentes artificiales. Mantener los noveles y contrastes en el punto correcto

Según la ley indica que en los lugares donde se realizan labores realizadas por empleados deberán:  

Tener una iluminación natural, que debe complementarse con una iluminación artificial cuando la natural por sí sola no es suficiente La iluminación de los lugares de trabajo debe tener una distribución y característica acordes a la tarea que se ejecute

El archivo de la empresa solo cuenta con dos lámparas como se muestra en la imagen la luz que irradian no es suficiente para el cuarto del archivo, por esto sería recomendable que la empresa se interesara por la prevención de las enfermedades que puede producir a sus trabajadores la baja iluminación en el archivo

Se debe realizar mejor mantenimiento y buscar la forma de encontrar mayor iluminación natural, buscando un cuarto con más capacidad de realizar nuevas entradas de luz natural como las ventanillas en la parte derecha e izquierda del cuarto del archivo.

Imagen 1 Esta imagen nos muestra el tipo de lámparas que son utilizadas en el archivo de la empresa grupo consultor andino las cuales solo se encuentran dos en el mismo. 5.2.

Espacio

El archivo es el lugar donde se almacenan documentos que son manejados por cada uno de los asesores de la empresa. Este archivo costa de cinco gabinetes movibles los cuales realizan la tarea de ofrecen el espacio necesarios para entrar a cada uno de los gabinetes asignados a cada cartera que maneja la empresa para buscar información en la carpetas que manejan para cada uno de sus clientes

Ventajas: 

El espacio del archivo aunque es reducido logra contener la información necesaria en el

Desventajas:  

Solo hay espacio para un gabinete en el mismo tiempo, dos asesores no pueden entrar a diferentes gabinetes ya que el espacio es muy reducido y solo será un gabinete al que se pueda acceder Por ser el espacio tan reducido el espacio los documentos no están exactamente en su lugar correspondiente

Imagen 2

Organización:

El archivo tiene un gabinete por cada cartera, pero algunas carteras no llevan un orden debido esto hace que los documentos sean más difíciles de encontrar En el archivo se manejan tres principios fundamentales: Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido. Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado. Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado. En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. El sistema utilizado en el archivo de la empresa es el Sistema numérico consecutivo. La Clase de documentos que se archivan con frecuencia son de consulta de los clientes que cada asesor maneja.

Procedimiento para archivar:  Inspeccionar  Clasificar  Codificar  guardar

5.4 ventilación: En el archivo la ventilación es completamente inadecuada debido a que solo hay una pequeña ventanilla por donde sale y entra el aire, esto puede producir algunas concentraciones de contaminantes que no son expulsados por la falta de ventilación constante.

Consecuencia: En todo lugar de trabajo se debe permanecer, por medios naturales o artificiales, una ventilación que contribuya a proporcionar condiciones ambientales confortables y que no causen molestias o perjudiquen la salud del trabajador. De esta forma, si el lugar de trabajo no tiene la ventilación necesaria permitiendo la producción de contaminantes como, por ejemplo, humos, gases, vapores u otras emanaciones nocivas para el trabajador, el empleador se encuentra en la obligación de tomar todas las medidas necesarias para solucionar el problema y de no hacerse se puede denunciar el hecho a la Inspección del Trabajo respectiva o al Servicio de Salud pertinente. 6. ANALISIS 6.1.

Entrevista:

De acuerdo a la entrevista (anexo 1) hay tres factores importantes que se debe manejan en el archivo como lo es la iluminación, la ventilación y la organización. 6.2.

Grafico

4.5 4 3.5 3 2.5

malo regular

2

exelente 1.5 1 0.5 0 iluminacion

espacio

ventilacion

organización

7. CONCLUSIONES   

Necesario la ampliación del espacio para el archivo El archivo necesita de mas mantenimiento en la ventilación y iluminación para evitar riesgos profesionales Son necesarias las capacitaciones para la utilización y organización de documentos

BIBLIOGRAFIA http://www.wikipedia.com http://www.istas.net

ANGIE CAROLINA QUICASAQUE GIL