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• Jhonatan Ponce Rivera

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Microsoft Excel 2019

Informática Aplicada a los Negocios Carrera: Administración de Empresas Integrantes del TEMA 06:   

Ponce Huamán, Kevin Chero Castillo, Juan Allende Quispe, Salomón

Prof. Russel Ruiz Jara INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO IDAT

DEDICATORIA

A nuestros padres que nos apoyan económicamente y también a todos nuestros compañeros y en especial al tutor por la enseñanza y consejos para nuestra mejora continua

INTRODUCCIÓN

La informática aplicada en los negocios, es de gran importancia y utilidad ya que nosotros como futuros administradores técnicos debemos tener conocimiento sobre la gran gama de temas informáticos que las empresas aplican de acuerdo a sus requerimientos. La informática se define como la ciencia encargada del estudio y desarrollo de máquinas para tratar y transmitir información de métodos para procesarla. Por tanto nosotros como estudiantes universitarios debemos aprender a como se utiliza este tipo de información sobre la informática automática. También se puede apreciar información sobre los sistemas y tecnologías de la información en el sistema informático. El cual se puede definir como un conjunto de cosas relacionadas entre lo que vamos a contribuir sobre u determinado objetivo. Un sistema informático está formado por todos los recursos necesarios para dar una respuesta a un tratamiento automático de la información de la informática. El contenido de estos temas nos ayudara a estar actualizados en cuanto a las diferentes informaciones sobre la informática y sus diferentes ramas.

Se plantea el siguiente caso: La Empresa de Transporte y Turismo Piscis Perú SAC, está pasando por un problema fuerte ya que tiene un problema en sus hojas de cálculo y no saben cómo solucionar ese problema o hallar el error en ello en algunos de sus cálculos mal hechos. ¿Cómo podemos solucionar este problema? ¿Qué herramienta podríamos usar? Bueno para este problema llegamos a encontrar la solución y lo más conveniente sería usar la Auditoria de Formulas, ya que con esta función podríamos detectar el problema en la hoja de cálculo y llegar a solucionarlo.

AUDITORIA DE FORMULAS Ayuda a detectar problemas en las fórmulas de su hoja de cálculo, como también proporciona una barra de herramienta Auditoria que le ayuda a encontrar errores en sus hojas de cálculo, agregar comentarios a celdas y rastrear problemas en las fórmulas de su hoja de cálculo. Hoja de Calculo Rastrear Precedentes Rastrear Dependientes Quitar Flechas Mostrar Formulas Comprobación de Errores Evaluar Formula Ventana de Inspección

Tipos de Auditoria de Formulas Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada Muestran Flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear procedentes y pendientes Muestra la fórmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error Evalúa la fórmula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en una celda antigua

Auditoria de Formulas: rastrear procedente y dependientes En este ejemplo mostraremos el rastreo de celdas procedentes y dependientes en un libro de Excel de dos hojas de cálculo. Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada. Dependientes son las celdas afectadas por la celda seleccionada. Veamos esto con un ejemplo:

En la hoja contestaremos una tabla de precios de transporte en función del peso del artículo.

En la hoja artículos tenemos la lista de los artículos con sus pesos

En la celda F2 tenemos de la hoja “Costes” una lista desplegable con Validación de Datos, basada en la lista de artículos de la hoja “Artículos”.

En la celda F3 ponemos la formula =BUSCARV(F2;tabla_articulos_pesos;2;0) que nos da el peso del artículo que aparece en la celda F2. Como matriz de búsqueda hemos utilizado un nombre de rango creado previamente que hace referencia a las columnas nombre y peso de la lista de artículos. En la celda F4 introducimos la formula =BUSCARV(F3;tabla_pesos_coste;2;1) para determinar el coste del transporte de acuerdo al peso del artículo. Seleccionamos A7 (o cualquier celda en el rango A2:A8) y accionamos la opción Rastrear dependientes.

Excel traza una flecha que indica que la celda F4 es afectada por el valor de la celda A7.

Ahora seleccionamos la celda F4 y pulsamos Rastrear Procedentes.

Vemos que F3 es procedente de F4 y también todo el rango A2:B8 que además de la flecha aparece enmarcado con un borde de color azul. ¿Qué pasa cuando las celdas procedentes están en otra hoja? Ese es el caso de la formula en la celda F3 que es afectada por los valores de la tabla artículos en la hoja Artículos. En ese caso Excel señala que se trata de una referencia remota poniendo una flecha y en su extremo el símbolo de una tabla. Para ver las referencias a las celdas procedentes tenemos que apuntar con el ratón a la flecha y hacerle un doble clic.

Esto abrirá el cuadro de dialogo “Ir A”, donde podemos ver la lista de las celdas de la hoja “Articulo” que afectan a la formula. Podemos elegir una de las celdas de la lista y pulsar aceptar para ir al rango en cuestión. Si deseamos quitar las flechas de rastreo, tanto procedentes como dependientes pulsaremos el botón “Quitar flechas”.

Auditoria de Formulas: Quitar Flechas Como vemos en las siguientes imágenes, podemos notar a simple vista que todo el cuadro está repleto de flechas procedentes y dependientes.

Lo que haremos para quitarlas es solo darle un clic a la barra de “Quitar flecha” y notaremos en la siguiente imagen que todas las flechas tanto procedentes y dependientes ya desaparecieron.

Auditoria de Formulas: Mostrar Formulas Muestra la formula en cada celda, en lugar del valor resultante, a continuación les mostramos una imagen donde podemos observar detalladamente que ya se aplicó “Mostrar formulas”, en toda la tabla de Reparaciones la Tuerca.

Auditoria de Formulas: Comprobación de Errores Tenemos una hoja donde se calcula el importe del costo material comprado por Reparaciones la Tuerca. Para realizar la factura se han utilizado solo el importe de las unidades del precio unitario.

Como se puede observar el valor del importe del litro de aceite, el subtotal, el IGV y total de la factura, presentan errores de cálculo de tipo #VALOR. Utilizaremos el botón “Comprobación de errores”, para que Excel nos indique donde se localiza el error y así actuar en consecuencia (en este caso resulta muy evidente donde está el fallo) Se abrirá el cuadro de dialogo indicándonos que se ha localizado un error en la formula introducida en la celda E12, indicándonos que uno de los valores utilizados para el cálculo no es correcto. Si pulsáramos el botón “Siguiente”, nos mostraría el siguiente error localizado en la celda E13.

Pulsaremos sobre el botón “Modificar en la barra de fórmulas” para realizar la corrección de las referencias de la celda E12, que es la causante de este error

Después de realizar la corrección, pulsaremos el botón “Reanudar” para que Excel vuelva a hacer una comprobación de los posibles errores de cálculo que aun queden en la hoja. Podemos observar como al corregir el error de la celda E12 el siguiente error de la celda E13 también se ha corregido ya que es una celda dependiente del valor de la celda E12.

Auditoria de Formulas: Evaluar Formula Tomando la hoja del ejemplo anterior, vamos a evaluar la formula intriducida en la celda E12. Seleccionamos la celda E12 y pulsamos el botón “Evaluar formula”. Se abre el cuadro de dialogo mostrándonos la formula escrita en la celda y dejando subrayada la primera referencia de la formula.

Si pulsamos el botón “Evaluar”, se sustituirá la referencia por su valor. En nuestro caso el valor de la celda E11.

Si por el contrario, si hubiéramos pulsado el botón “Paso a paso para entrar” nos mostraría, que formula está escrita en la celda E11. Si la celda que esta subrayada no proviene de ninguna fórmula, simplemente nos mostraría el valor de la celda.

Auditoria de Formulas: Ventana de Inspección Los valores se muestran en una ventana separada donde tu puedes arrastrarlo en la parte inferior o posterior de la hoja de Excel y podemos ver que se mantiene visible independientemente del área que se muestre del libro.

Se plantea el siguiente caso:

EMPRESA CALZAMUNDO S.A.C. Presenta: venta de calzados PROBLEMA (VENTA POR SISTEMA OMNI) Nuestra empresa presenta una falta de control de ventas de los colaboradores, que realizan ventas en el nuevo sistema OMNI, para esto podemos desarrollar una solución práctica y sencilla.

Convertir tablas en rangos (viceversa) ¿PARA QUÉ SIRVE UN RANGO EN EXCEL? Está representado a un conjunto de celdas, desde una sola hasta la totalidad de las celdas de una hoja Excel. Es decir si trabajas con celdas trabajas con rangos y viceversa. Los rangos son utilizados para todo lo que hace dentro de una hoja Excel.

¿CÓMO SE USA UN RANGO? La forma sencilla de usar un rango, es seleccionándolo con el mouse en cada situación en la que necesitas referir a un conjunto de celdas.

GESTIONAR UNA LISTA DE DATOS. Con estas herramientas podremos realizar los siguientes procesos.     

cambiar formato de una tabla ordenar filtrar datos campos calculados generar los subtotales ordenar y filtrar datos de una tabla

¿QUE ES UNA TABLA?

Una lista de datos organizada de registro de datos con un encabezado del campo.

Ejemplo.

Una lista de datos viene hacer una tabla.

COMO CONVERTIR RANGO EN TABLAS:

1) Activar con un clic en cualquier celda de una la tabla. El cursor indicar en cuealquier rangode lista. EN LA ILUSTRACIÓN DE EXCEL QUE NOS PERMITE CONVERTIR UN RANGO EN UNA TABLA

2) Clicen la ficha Insertar / Tabla (Ctrl+t) / y finalmente Aceptar.

LAS APLICACIONES DE TABLA Podemos realizar cambios de manera fácil el diseño o color de una tabla. Activar con un clic en cualquier celda de una tabla.

1) LAS BONDADES QUE NOS PERMITE UNA TABLA. La aplicación y resaltar las filas alternas de una tabla.

Resaltar las filas alternas de una tabla

2) FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE UNA TABLA Activar con un clic en el botón de filtros en cualquier campo de la tabla.

Que cada tabla creada tiene estos filtros para ordenar.

Es una herramienta y es muy funcional que nos permite configurar una celda de la hoja de cálculo para que solo se permita ingresar los valores que se requieran, ya sea números enteros o números decimales. Ahora se realiza de diferentes pasos:

Se realiza el nombre y un cuadro de diferentes caracteres o escrituras como nombres, apellidos, etc. Para realizar el nombre se selecciona en el cuadro de herramientas la zona de “combinar y centrar” y luego se pone en la barra de herramientas la sección “inicio” y selecciona la zona “bordes”

Se realiza la serie de nombres en la tabla y luego colocar las diversas palabras según el título, por ejemplo, nombres: Sofía, etc. Según la validación de datos

Se realizara la tabla de validación de datos según sea palabra o número por ejemplo, nombres: juan, monto: 3000, seguidamente se pondrá la sección observación y cuidado para tener como un medio de advertencia o un tope a la palabra o número que llegue.

Ahora se colocara la advertencia en cuadro después de realizar la validación de datos y te pondrá un tope que tú mismo pusiste como advertencia y observación.

Este formato nos permitirá en las empresas manejar cualquier tipo de balance de la empresa o también diferentes áreas lo pueden usar para validar sus datos en orden numérico o poner un tope q tenga la empresa como tope de dinero o tope de vacantes para la empresa.