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Ejecutar el plan de integración de los actores teniendo en cuenta la optimización de recursos técnicos, tecnológicos y humanos en la cadena de distribución Identificar los indicadores de gestión logísticos

Pablo Gustavo Díaz Acosta Agosto 2019. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Caucasia-Antioquia. Distribución Física Internacional

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Copyright © 2019 por Pablo Gustavo Díaz Acosta. Todos los derechos reservados.

Tabla de Contenidos introducción………………………………………………………………………1 1. indicadores por área………………………………………………………2 1.1 indicadores para el área financiera……………………………………2 1.2 indicadores del área de aprovisionamiento……………………...……2 1.3 indicadores del área del almacén………………………………..……2 1.4 indicadores del área de inventario…………………………….….…..2 1.5 indicadores del área de transporte……………………………...…….2 1.6 indicadores en el área de distribución………………………...……...2 1.7 indicadores en el área de logística inversa………………………...…3 1.8 indicadores en el área de sistema de información…………………....3 2 cuadro descriptivo de cada una de las áreas……………………………...3 conclusiones

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Introducción Una de las características de las organizaciones modernas es que han incorporado a sus procesos, elementos de gestión que les permitan evaluar sus logros o señalar falencias para aplicar los correctivos necesarios. Estos elementos conocidos como indicadores se deben establecer desde el mismo momento en que se elabora el plan de desarrollo estratégico y se aplican a éste y al plan operativo, en momentos de verdad o en la etapa de evaluación. Las implicaciones de la medición en el mejoramiento de procesos, están relacionadas con la posibilidad de adelantarse a la ocurrencia de las dificultades, identificar con mayor exactitud las oportunidades de mejoramiento con el fin de conocer oportunamente las áreas problemáticas y entender los bajos rendimientos. La mayor implicación podría decirse, está en la posibilidad del conocimiento profundo que se puede tener de los procesos y poder llegar así a las metas. En la toma de decisiones la medición es fundamental porque permite recoger y analizar los datos pertinentes, pronosticar los resultados, la medición en la toma de decisiones no es solamente acumular datos por acumular, ella debe contar con un marco teórico que permita, caracterizar, clasificar, establecer relaciones, estudiar frecuencias e interpretar los datos con la finalidad de mejorar los procesos gerenciales. Este informe está hecho con el propósito de generar información práctica sobre los indicadores de gestión para controlar efectivamente cada una de las operaciones que estén implícitas en los procesos de la cadena de abastecimientos con el fin de buscar un mejoramiento continuo que se vea reflejado en la utilidad y eficiencia de la empresa.

2 COOPERATIVA COLANTA

1. INDICADORES POR AREA 1.1 INDICADORES PARA EL AREA FINANCIERA 1. 2. 3. 4. 5.

eficacia Costos Logísticos Márgenes de Contribución Ventas Perdidas Costo por cada 100 pesos despachado

1.2 INDICADORES DEL AREA DE APROVISIONAMIENTO 1. 2. 3. 4. 5.

Calidad de los Pedidos Generados Entregas Perfectamente recibidas Nivel de Cumplimiento de Proveedores Volumen de compra. Certificación de los proveedores.

1.3 INDICADORES DEL ÁREA DEL ALMACEN 1. 2. 3. 4. 5.

Costo de Almacenamiento por Unidad Costo por Unidad Despachada Nivel de Cumplimiento Del Despacho Costo por Metro Cuadrado Costo de unidad despachada

1.4 INDICADORES DEL AREA DE INVENTARIO 1. Índice de Rotación de Mercancías 2. Índice de duración de Mercancías 3. Exactitud Del Inventario 4. Capacidad de producción utilizada 5. Rotación de mercancía 1.5 INDICADORES DEL AREA DE TRANSPORTE 1. 2. 3. 4. 5.

Comparativo Del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto) Nivel de Utilización de los Camiones Costo de transporte vs. Venta Costo operativo por conductor Daño de la mercancía en transito

3 1.6 INDICADORES EN EL AREA DE DISTRIBUCION 1. Costo de unidad distribuida 2. Costo por unidad despachada 3. Unidades separadas o despachadas por empleado 4. Costos de despacho por empleado 5. Nivel del cumplimiento del despacho 1.7 INDICADORES EN EL AREA DE LOGISTICA INVERSA 1. 2. 3. 4. 5.

Calidad de Residuos Costo de unidad almacenada Costo de almacén Devoluciones no entregadas a tiempo Costos de logística inversa

1.8 INDICADORES EN EL AREA DE SISTEMA DE INFORMACION 1. 2. 3. 4. 5.

Disponibilidad de Infraestructura Tiempo medio de atención Número de soluciones dentro del plazo Porcentaje del índice de seguridad en TI y porcentaje de incidentes Llamada de soluciones en el primer contacto

2. CUADRO DESCRIPTIVO DE CADA UNA DE LAS AREAS

Área Financiera Nombre del indicador

eficacia

Costos Logísticos

objetivo Medir el nivel del cumplimiento del margen de contribución obtenido por la cooperativa colanta controlar los gastos logísticos en la empresa y medir el nivel de contribución en la

Formula de calculo

periodicidad

responsable

impacto

Margen de contribución (anual)* 100/ total precio de las ventas del año

anual

Jefe financiero

Ventas anuales

Jefe financiero

Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente.

Costos Totales Logísticos/ Ventas Totales de la Compañía

mensual

4 rentabilidad de la misma

Márgenes de Contribución

Ventas Perdidas

Costo por cada 100 pesos despachado

calcular el porcentaje real de los márgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.

Venta Real Producto /Costo Real Directo Producto

Mensual

Jefe financiero

Valor Pedidos no Entregados/ Total Ventas Compañía

mensual

Jefe financiero

Costos Operativos Bodegas /Costo de las Ventas

mensual

Jefe financiero

Siendo el transporte el que demanda mayor interés Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y así tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa. Se controlan las ventas perdidas por la compañía al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados. De este manera se mide el impacto de la reducción de las ventas por esta causa Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a la ventas de la empresa

Área de aprovisionamiento Nombre del indicador

objetivo

Formula de calculo

periodicidad

responsable

Calidad de los Pedidos Generados

Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de información adicional

Productos Generados sin Problemas x 100 Total de pedidos generados

mensual

Jefe de compras

Entregas Perfectamente recibidas

Número y porcentaje de pedidos

Pedidos Rechazados x 100 /Total

mensual

inventarios

impacto Cortes de los problemas inherentes a la generación errática de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y pérdida de ventas, entre otros. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones

5 que no cumplen las especificacio nes de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor

de Órdenes de Compra Recibidas

de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

Nivel de Cumplimiento de Proveedores

Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercancía de los proveedores en la bodega de producto terminado

Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 /Total Pedidos Recibidos

mensual

Jefe de compras

Volumen de compra

Controla la evolución del volumen de compra en relación con el volumen de venta

Valor de las compras / total de las ventas

mensual

Jefe de compras

Certificación de los proveedores

Controla la calidad de los proveedores y la integración con los mismos

Proveedores certificados/ total proveedores

mensual

Jefe de compras

Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que están afectando el nivel de recepción oportuna de mercancía en la bodega de almacenamiento, así como su disponibilidad para despachar a los clientes Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las compras y negociación con proveedores Costes de implantar controles adicionales en la recepción de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivel de servicios inadecuados, con implicaciones como: Coste de retornos, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.

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Área de almacén Nombre del indicador

objetivo

Costo de Almacenamiento por Unidad

Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinad

Costo por Unidad Despachada

Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Consiste en conocer el nivel de efectividad de los despachos de mercancías a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un período determinad Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega

Costo por Metro Cuadrado

Costo de unidad despachada

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de

Formula de calculo Costo de almacenamiento Número de unidades almacenadas

periodicidad

responsable

mensual

Jefe de almacén

Costo Total Operativo Bodega Unidades Despachadas

mensual

Jefe de almacén

Número de despachos cumplidos x 100 Número total de despachos requeridos

Mensual

Jefe de almacén

Costo Total Operativo Bodega x 100 Área de almacenamiento

mensual

Jefe de almacén

Valor = costo operación bodega/ total

mensual

Jefe del centro de distribución

impacto Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es más rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente. Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega. Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y así poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares Sirve para costear y controlar el porcentaje de

7 carga de la bodega.

unidades despachadas

los gastos operativos de la bodega respecto a las unidades despachadas.

Área de inventario Nombre del indicador

objetivo

Formula de calculo

periodicidad

responsable

Índice de Rotación de Mercancías

Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas.

Ventas Acumuladas x 100 / Inventario Promedio

mensual

Jefe de inventarios

Índice de duración de Mercancías

Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene

Inventario Final x 30 / días Ventas Promedio

mensual

Jefe de inventarios

Exactitud Del Inventario

Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al

Valor Diferencia ($) / Valor Total de Inventarios

mensual

Jefe de inventarios

impacto Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que está corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolencia Se toma la diferencia en costos del inventario teórico versus el físico inventariado, para determinar

8 inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico

Capacidad de producción utilizada

Rotación de mercancía

Controlar la utilización efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compañía.

Controlar la cantidad de los productos/materiales despachados desde el centro de distribución

Capacidad utilizada/ valor capacidad máxima del recurso

Valor= ventas acumuladas/inventario promedio= número de veces

el Jefe de Operaciones (o el Directivo que está a cargo de la Producción)

indicador se calcula cada mes.

se calcula cada mes

El responsable por el cálculo del indicador es inventarios.

el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas Sirve para medir el impacto generado por la utilización de la capacidad actualmente utilizada con respecto a la máxima utilización posible de las instalaciones. Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado índice de rotación. Para lo anterior se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor.

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Área de transporte Nombre del indicador

objetivo

Formula de calculo

Comparativo Del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto)

Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio

Costo Transporte propio por unidad/costo de contratar transportar por unidad

mensual

Jefe de transporte

Nivel de Utilización de los Camiones

Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso

Capacidad Real Utilizada/ Capacidad Real Camión (kg, mt3)

mensual

Jefe de transporte

Este indicador se calcula cada mes.

El responsable por el cálculo del indicador es jefe de transporte y distribución

Costo de transporte vs. Venta.

Controlar el costo del transporte respecto a las ventas de la empresa.

Valor = costo del transporte *100/valor ventas totales

Costo operativo por conductor

Controlar la contribución de cada conductor dentro de los gastos totales de transporte.

Valor = coto transporte/ número de conductores

Daño de la mercancía en transito

Controlar la cantidad de mercancía que se daña en cada envió

Mercancía enviada/ mercancía que llega en buen estado

periodicidad

Este indicador se calcula cada mes.

mensual

responsable

El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe de transporte y distribución

Jefe de transporte

impacto Sirve para tomar la decisión acerca de contratar el transporte de mercancías o asumir la distribución directa del mismo Sirve para conocer el nivel de utilización real de los camiones y así determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado Sirve para conocer el porcentaje de los gastos por transporte y así poder aplicar medidas que reduzcan este numero importante costo logístico. Utilizado para costear la contribución y relación de cada conductor sobre los gastos generados en transporte Gastos por reposición de mercancía dañada y credibilidad ante los clientes

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Área de distribución Nombre del indicador

Costo de unidad distribuida

Costo por unidad despachada

Unidades separadas o despachadas por empleado

Costos de despacho por empleado

objetivo

Controlar el valor unitario del costo por distribución propio o contratado

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de la bodega.

Formula de calculo

periodicidad

Valor = costo de almacenamiento / número de unidades almacenadas

Este indicador se calcula cada mes.

Valor = costo operación bodega/ total unidades despachadas

Este indicador se calcula cada mes.

Controlar la contribució n de las unidades despachada s por persona bodega.

Valor = total unidades separadasdespachadas/tota l trabajadores en separación

Conocer la contribució n de cada empleado.

Valor = costo total operativo bodega/ número de empleados bodega

Este indicador se calcula cada mes.

Este indicador se calcula cada mes.

responsable

El responsable por el cálculo del indicador es el jefe del Centro de Distribución.

El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe del centro de distribución

El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe del centro de distribución

El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe del

impacto Sirve para comparar el costo por unidad distribuida y así poder decidir si es más rentable subcontratar el servicio de distribución o tenerlo propio.

Sirve para costear y controlar el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las unidades despachadas. Sirve para comparar la participación en unidades de cada empleado, teniendo en cuenta la carga laboral así poder comparar con otras bodegas afines.

Sirve para costear el costo con el que participa cada empleado dentro de los

11 centro de distribución

Nivel del cumplimiento del despacho

Controlar la eficacia de los despachos efectuados por el centro de distribución .

Valor = número de despachos cumplidos a tiempo/ número total despachos requeridos

Este indicador se calcula cada mes.

El responsable por el cálculo del indicador es el Jefe del centro de distribución

gastos de la empresa, con el fin de reducirlo en forma continua. Sirve para medir el nivel de cumplimient o de los pedidos solicitados al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

Área de logística inversa Nombre del indicador

Calidad de Residuos

objetivo

Con este indicador se puede calcular la cantidad de residuos en buen estado y sus características. .

Formula de calculo

Valor = Cantidad de residuos dañados * 100/Total de residuos de la empresa

periodicidad

mensual

responsable

impacto

de distribución y transporte

El problema básicamente se encontraría en el transporte y manipuleo de los residuos en su distribución, ya que, al ser entregados por cliente en buenas condiciones, queda en manos del distribuidor la responsabilidad de que éste llegue a manos de la empresa de la misma manera, es decir, debido a la mala manipulación y al mal uso de transporte ocasiona la entrega de

12 residuos en mal estado, dañados, rotos, manchados, entre otros, lo que ocasiona el no poder reutilizarlos.

Costo de unidad almacenada

Costo de almacén

Devoluciones no entregadas a tiempo

Costos de logística inversa

Con este indicador se puede calcular el valor unitario de cada residuo ingresado a la empresa en este caos al almacén pero que no ha sido reutilizado

La siguiente norma tiene por objeto cuantificar el costo del área de almacenamiento respecto a los costos de operación interna. Sirve para controlar loes errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar las devoluciones a tiempo a los clientes Sirve para controlar los costos logísticos totales

Valor = Costo de almacenamiento * 100/Número de unidades almacenadas

Valor = Costo Total operativo de bodega * 100/Total área de almacenamiento

Devoluciones no entregadas a tiempo x 100 / total devoluciones

Costos de logística/total operaciones realizadas

mensual

mensual

mensual

mensual

área de producción y el de ventas

Jefe de almacén

El problema básicamente se encontraría en el uso rápido y eficiente de los residuos, por lo tanto aumentando empleados que se dediquen netamente a este rubro agilizaría el trabajo de aquellos encargados de la producción El problema se evidencia en el área del almacén y su costo, si influye en el costo de operación interna

Jefe de servicio al cliente

Al no entregar a tiempo las devoluciones a los clientes se pierde credibilidad y confianza

Jefe de logística

Los costos de logística inversa representan un porcentaje significativo de

13 los costos logísticos totales por ello deben controlarse permanentemente

Área de sistema de información Nombre del indicador

Disponibilidad de Infraestructura.

Tiempo medio de atención

objetivo La infraestructura de TI está directamente ligada al tiempo en que sus recursos quedan disponibles. Eso quiere decir que es importante monitorear de cuánto en cuánto tiempo ocurren fallas en los sistemas o indisponibilidad de la red. Es un indicador bastante válido para evaluar el desempeño y el performance del área de TI. Especialistas del sector indican que el uptime ideal de los sistemas y dispositivos debe estar por encima del 99%.

Se trata de una métrica ligada al soporte, o sea, el tiempo gastado por los equipos de TI para auxiliar a

Formula de calculo

Total operaciones / operaciones con fallas

Atenciones al usuario totales*100/solución a atención al usuario

periodicidad

mensual

mensual

responsable

impacto

Jefe del área de sistemas y tecnologías

Si en la empresa no se solucionan a tiempo las fallas en los sistemas pueden ocurrir diferentes dificultades poniendo en riesgo la operación de la empresa

Jefe de sistemas

. Con base en ese indicador, el gestor de TI puede probar cómo está el desempeño de cada equipo y

14 los usuarios a resolver sus problemas de manera que no afecten el flujo de trabajo

Número de soluciones dentro del plazo

Porcentaje del índice de seguridad en TI y porcentaje de incidentes

Llamada de soluciones en el primer contacto

Un indicador más del área de soporte, es el control de la resolución de los casos una métrica que contribuye también a la comprensión del desempeño del equipo y permite la aprobación de la gestión en el departamento.

promover mejoras o modificar procesos que estén impactando directamente en la productividad de los usuarios de TI.

Número de solicitudes de problemas/ soluciones realizadas

mensual

Jefe de sistemas

Mapear las amenazas del sistema y fallas ocurridas son indicadores válidos para administrar y demostrar qué tan seguro es el sistema.

Número de fallas en el sistema/ número de accesos sin autorización

mensual

Jefe de sistemas

Acompañar el número de llamadas de

Número de llamadas de problemas con los clientes/

mensual

Jefe de sistemas

ofrece un parámetro para estimar costos que impactan en el ROI.

aprobar la cantidad de incidentes que ocurren, sean en los servidores, Data Centers, infraestructura de red o en los sistemas de seguridad digital, son factores también importantes para la aprobación del área como un todo.

indica si el equipo está preparado para

15 soluciones durante el primer contacto hecho por los usuarios del equipo de TI,

solución de los problemas

rastrear el origen de los problemas y solucionarlos rápidamente. Un gestor de TI que acompaña este indicador y verifica la necesidad de mejora en estos casos puede, por ejemplo, entrenar a los equipos y crear documentación para los problemas más frecuentes

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Conclusiones La medición en la gestión logística constituye una herramienta imprescindible en la planeación de las operaciones internas y externas de las empresas líderes del mercado que utilizan los indicadores como gestión de control y benchmarking para su mejoramiento continuo y poder identificar y mejorar los exigentes estándares de calidad y servicio exigidos hoy en días por los mercados internacionales, que demandan que las empresas sean cada vez más competitivas en sus procesos y, que por tanto sus relaciones con proveedores, clientes y socios comerciales, sean cada vez más estrechas y con se recomienda identificar los indicadores claves de desempeño en las empresas y alineados efectivamente a la estrategia corporativa y estratégica de la organización para no solo controlar su comportamiento interno sino mejorarlo en forma permanente como una filosofía de trabajo y efectuar benchmarking con las empresas líderes de su sector para poder identificar sus oportunidades de mejora y así prepararse y competir eficazmente los actuales mercados