Importancia de registros contables

LIBROS DE CONTABILIDAD Objetivos de la unidad El estudio del contenido de esta unidad, contribuirá a que usted adquiera

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LIBROS DE CONTABILIDAD Objetivos de la unidad

El estudio del contenido de esta unidad, contribuirá a que usted adquiera las competencias para: 1. Identificar los libros usados en una contabilidad sencilla en las administración de una empresa 2. Identificar las diferencia entre un libro principal y un libro auxiliar. 3. Explicar los registros de cada libro.

UNIDAD 2

Administración Financiera II

Administración Financiera II 2

LIBROS CONTABLES

2.1

DEFINICIÓN

Los libros de contables sirven para reflejar con orden y con claridad todas las acciones que se realizan en un negocio, tanto en los datos numéricos como en los conceptos que expliquen los mismos. El libro contable es aquel en donde se registran cronológica y sistemáticamente las transacciones que se realizan en una empresa, expresadas en unidades monetarias Los libros de contabilidad se pueden dividir en: a) b)

2.1.1

Libros principales u obligatorios, éstos son: inventario, diario, mayor, balances, registro de compras y ventas. Éstos para gozar de fe jurídica deben ser habilitados y autorizados. Libros Auxiliares, estos son creados por el Perito Contador para facilitar su trabajo. Entre ellos tenemos: cuentas corrientes, caja, caja chica, almacén, salarios o planillas, nóminas. Características de los libros contables

En los siguientes incisos se detallarán los libros contables, su clasificación y otros aspectos relevantes. Las características que deben de observarse en las anotaciones de los diferentes libros, son las siguientes: a) Cronológica: es decir, anotar una por una de las acciones por orden, de acuerdo a la fecha en que ocurrieron. El Libro Diario tiene esta finalidad. b) Sistemática: anotando todas las operaciones según su índole. En el Libro Mayor se agrupan las operaciones que afectan a cada una de las cuentas. c) Resumen: presentando resumen de las operaciones realizadas. Libro de Balance da la situación de las cuentas y del patrimonio.

El

2.1.2

Administración Financiera II Requisitos de los libros contables

Las operaciones que son anotadas en los diferentes libros de contabilidad deben de reunir ciertos requisitos que reflejen exactamente los movimientos. •

• •

Las anotaciones han de ser exactas y con veracidad. Deben justificarse con respaldo de documentación. Esto quiere decir que deben acompañarse de documentos que permitan comprobar la veracidad de la información. La redacción de las anotaciones debe ser clara, sencilla y comprensible. No debe de dejarse espacios en blanco, hacer interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Los libros no deberán presentar señales de haber sido alterados, sustituyendo o anulando folios o de cualquier otra manera.

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez años, contados desde la fecha del cierre o bien la fecha del último asiento o comprobante. Los libros y registros deben de operarse en español y las cuentas deben de ser anotados en moneda nacional. Se puede llevar la Contabilidad por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y sean autorizados para su fiscalización. 2.2

LIBROS CONTABLES

La información necesaria deberá estar disponible en el tiempo oportuno y deberá ser en libros o bien puede llevarse en forma computarizada, los registros diarios son necesarios. Los Libros do Contabilidad más comúnmente usados son: a) LIBRO DE CAJA: en este libro se registran las transacciones diarias por INGRESOS o SALIDAS de efectivo. De estos registros se obtiene información importante como lo es:

-

Balance de dinero en efectivo, cantidad de dinero en cuenta bancaria, total de cobros, total de ventas al contado, total de gastos diarios.

b)

Administración Financiera II LIBRO DE VENTAS:

Todas las ventas, al contado y al crédito, efectuadas en el día, se registran en este libro. Una revisión de los datos de este libro revela al empresario, no solamente cuánto se está vendiendo diariamente, sino también la tendencia de las ventas, ya sea que vayan en aumento o disminución c)

LIBRO DE COMPRAS:

Todas las compras, ya sea de materias primas a cualquier otra clase de compras, se anotan en este libro. d)

LIBRO MAYOR

En este libro, se registra un resumen de las partidas en libros anteriores. De este libro se obtienen: e)

Estado de Pérdidas y Ganancias. Balance General LIBRO DIARIO

Los tres libros primeramente mencionados en esta enumeración, suelen llevarse en este Libro Diario que registra Las transacciones que no se pueden registrar en esos tres libros (Caja, Ventas, Compras) Los libras de Caja, Ventas, Compras y el de Diario son AUXILIARES del Libro Mayor. Las transacciones anotadas en estos libros se resumen para llevarlas al libro Mayor. Ya se ha recomendado anteriormente la conveniencia de que el pequeño empresario tenga una cuenta corriente de cheques, también como un AUXILIAR para registrar los cobros y los pagos, manteniéndola bien controlada y hacienda su conciliación bancaria cada mes. Un último consejo, en este campo, consiste en que, dentro de sus posibilidades económicas, un pequeño empresario debe requerir los servicios de un contador. Los beneficios que proporciona un buen registro contable compensan ampliamente los costos en que se incurre.