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• Julian Cogollo Rhenals

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Julian David Cogollo Rhenals

IMPORTANCIA DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA EN COLOMBIA Actualmente en Colombia, las entidades publicas y las empresas privadas que prestan servicios públicos, tienen el deber de manejar sus documentos según la normatividad especial para ello, salvaguardando por supuesto, la autonomía administrativa de cada cual. Es así como el legislador, es decir, el congreso de la república expidió en el año 2000 la Ley 594, también conocida como “Ley de Archivo”, la cual establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Así mismo, y para complementar esta legislación, el congreso, en el año 2014 expide la Ley 1712 “Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”, la cual como su nombre lo dice, busca el máximo nivel de transparencia y publicidad que deben tener los documentos públicos, salvo las excepciones descritas dentro de la misma. Así pues, a partir de estas dos leyes especiales en materia archivística, se da cuenta de la importancia de la estandarización y organización que deben tener todos los documentos de las entidades publicas y las privadas que presten servicios públicos; esto con el fin de brindar un mejor servicio al ciudadano, al garantizar un fácil acceso a estos documentos. Es por esto, que, de acuerdo a la normatividad precitada, los documentos públicos se han clasificado de la siguiente manera, en tres clases de archivos: archivo de gestión, archivo documental, y archivo histórico; cada uno de estos con valores primarios o secundarios de acuerdo a cada una de sus características, las cuales están detalladas en las leyes objeto de este análisis. Teniendo en cuenta la anterior clasificación y características de los documentos públicos, se crearon las Tablas de retención documental, punto clave de la Ley 594 de 2000, ya que son una herramienta técnica que facilita la clasificación documental de acuerdo a cada entidad, ayudando con la organización, estandarización y su eventual conservación o eliminación; así como a determinar el valor de los

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documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos. Es decir, define el ciclo vital de la documentación pública, esto en concordancia de la misión del Archivo General de la Nación, el cual es garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia del Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.