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• Andy Cruz Ganoza

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IMPLANTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA-MEF)

HCV Edificaciones, Proyectos e Inversiones E.I.R.L.

RUC: 20571235839

1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA (SIGA)

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es una herramienta informática que cuenta con un interfaz con el SIAF, es decir, nosotros podemos hacer interfaces de certificación presupuestal, de compromiso anual, compromiso mensual y devengado, también nos permite cargar una meta aprobada nueva, el marco PIM y el PCA que es la priorización de la cadena de gasto. Todas estas interfaces se comunican automáticamente con el SIAF.

Este sistema informático (SIGA) simplifica los procesos administrativos siguiendo las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado. En pocas palabras, este sistema es una aplicación en la cual se ve plasmada toda la normatividad relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado y en cada una de las interfaces y opciones que tiene este sistema se puede apreciar todo el proceso logístico que va desde la generación de los pedidos, el proceso de selección y posteriormente se generan ya sean los contratos, las órdenes de compra o de servicio.

● MÓDULOS DEL SIGA o o o o o

Módulos de Logística – SIGA ML Módulo de patrimonio – SIGA MP Módulo de Presupuesto por Resultados – SIGA PpR Módulo de Bienes Corrientes – SIGA MBC Módulo de Tesorería

2. Proceso de Implantación SIGA

A. Primera Etapa.- Diagnostico de la Entidad a. Diagnostico Situacional : Recabar la información correspondiente a la Unidad Ejecutora b. Diagnostico Informático : Análisis de los recursos informáticos con los que cuenta la Unidad Ejecutora.

B. Segunda Etapa.- Difusión del SIGA en la UE. a. b. c. d.

Presentación del SIGA – ML a los funcionarios de las diferentes áreas de la UE (Logística, Presupuesto, Sistemas, Patrimonio). Exportación de la Base de Datos. Instalación del Ejecutable, delimitando los accesos según el tipo de usuario. Capacitación in situ a los usuarios del Módulo (Programación, Pedidos, Adquisiciones, Almacén, Patrimonio)

C. Tercera Etapa.- Carga de Tablas y Datos al SIGA-ML a.

Actualización de los datos generales de la UE, código de la UE, Nombre, RUC.

b.

Migración de la información Presupuestal: Metas y Marco Presupuestal a nivelde Metas y Específica del Gasto.

c.

Registro del Catálogo de Bienes y Servicios. El usuario deberá ingresar los Items dentro de los Grupos, Clases y Familias comprendidos en la Tabla del Sistema. En caso fuera necesario considerar algún Grupo, Clase y/o Familia, diferente a los existentes, se informará a la Sede para su incorporación.

d.

Registro de los datos de Personal, Almacenes, Sedes, Centros de Costo vinculado a la(s) Meta(s), etc. Matrícula de la información correspondiente en cada una de estas Tablas. Inventario Inicial de Almacén. Ingreso de los saldos de inventario al 31/12 del ejercicio anterior. Esta información servirá para llevar el control de los ingresos y salidas de almacén a través del Kardex.

e.

Estimación de los stocks al 31/12 del ejercicio fiscal. Esta información servirá de referencia para elaborar el Presupuesto de Compras.

f.

Registro por Centro de Costo del Consumo Histórico del ejercicio anterior. Esta información sirve de referencia para la elaboración del Cuadro de Necesidades.

D. Cuarta Etapa Programación del Cuadro de Necesidades, del Plan Anual de Obtención (PAO) y del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) a.

b.

Concluida la carga de las tablas del Sistema, la UE puede iniciar la programación del Cuadro de Necesidades a partir de cada Centro de Costo, previa capacitación y supervisión in situ de los procesos involucrados en esta tarea. Registro de la distribución del techo presupuestal de bienes y servicios por centro de costo y a nivel de específica del gasto, meta y fuente de financiamiento.

c.

Registro del Cuadro de Necesidades por cada Centro de Costo, vinculando la fuente de financiamiento, Meta y respectiva tarea, con los bienes y servicios. Se tiene el control del Techo Presupuestal por Centro de Costo en forma opcional.

d.

Ajuste del Cuadro de Necesidades por el responsable de la programación institucional, teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria así como el Consumo Histórico del Centro de Costo.

e. f.

Elaboración del Presupuesto de Compras

g.

Ajustes del Plan Anual de Obtención, incluyendo la reprogramación del mismo.

Elaboración del Proyecto del Presupuesto Institucional de Bienes y Servicios, con el que el área de Logística sustenta sus requerimientos ante la Oficina de Presupuesto. Generación del Plan Anual de Obtención (PAO) y del PAAC Inicial para su presentación.

E. Quinta Etapa : Ejecución de Pedidos y Requerimientos de Compra a.

Solicitud de Pedidos. Cada Centro de Costo solicitará los Bienes y/o servicios según su Cuadro de Necesidades.

b.

Aprobación de Solicitud de Pedidos. La persona autorizada aprobará ó desaprobará la atención de los pedidos en base a la existencia de stocks.

c. d.

Pedidos de Compras, en caso no se encuentre programada.

e.

Consolidación de Pedidos por el responsable de la Oficina de Logística, con la finalidad de determinar el tipo de proceso de selección lo que permite actualizar el PAO y PAAC.

f.

Requerimiento de Compras, referido a los Gastos Fijos, tales como agua, luz, teléfono, etc.

Autorización del Pedido de Compra. El responsable autorizará este pedido luego de verificar los stocks y la disponibilidad de presupuesto.

F. Sexta Etapa: Ejecución de Procesos de Selección a. b. c.

Generación del Proceso de Selección elegido del PAO. Registro de los parámetros generales del proceso según lo indicado en las bases administrativas. Registro de las invitaciones en caso de una Adjudicación Directa de Menor Cuantía o Selectiva.

d.

Recepción de las propuestas en el caso de procesos de Adjudicación Directa de Menor Cuantía y Selectiva. Cuando se trate de Licitaciones o Concursos Públicos se registra a los Adquirientes de Bases.

e.

Evaluación de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los postores, para luego realizar la evaluación final. Registro del otorgamiento de la Buena Pro.

f. g.

Registro de los postores adjudicados. Registro de los Contratos.

G. Séptima Etapa: Emisión de Órdenes de Compra o Servicio a.

Adjudicada la buena pro y suscrito el contrato, la UE procede a emitir la Orden de Compra u Orden de Servicio por el Sistema, según corresponda:

b.

Generación del Cuadro de Adquisiciones, a partir de un Proceso de Selección con adjudicación o contrato. Generación de las Órdenes de Compra y/o Servicio.

c. d. e.

Generación del archivo txt para la interfase con el Módulo SIAF-SP. La ejecución del gasto en la fase Compromiso se reflejará en el Expediente SIAF haciendo uso de esta opción. Seguimiento de Calendario. La emisión de Compra/Servicio afectan los saldos de Calendario.

las

Órdenes

de

H. Octava Etapa: Registro de Entradas y Salidas de Almacén a.

Registro del ingreso de Bienes a Almacén, en base a las Órdenes de Compra y las Notas de Entrada al Almacén, previa conformidad del responsable del área.

b.

Generación y atención de los Pedidos-Comprobantes de Salida (PECOSAS). En forma automática se visualizará el Pedido aprobado para la generación y atención de la PECOSA.

c.

Registro de la salida de Bienes del Almacén. Con la atención de la PECOSA se procede a dar la salida del bien del almacén.

d.

Control de los movimientos a través del Kárdex de Almacén. En forma automática el Sistema muestra las Entradas y Salidas, así como el saldo correspondiente por cada ítem.

I. Novena Etapa : Registro y Control de los Activos Fijos a. Registro del Inventario de Activos Fijos al 01/01. De acuerdo al saldo al 31/12 del ejercicio anterior, el usuario debe ingresar por primera vez la información de la asignación de los bienes patrimoniales, posteriormente el Sistema es quien mostrará automáticamente los saldos de un año a otro. b. Ingreso de bienes patrimoniales a través del Módulo de Logística. Dada la conformidad de los bienes de activo fijo se podrá asignar a un determinado usuario. c. Actualización de la información de los Activos d. Registro de las Salidas de los Activos.

3. PLAN DE TRABAJO - IMPLEMENTACIÓN SIGA-MEF

ETAPAS

ACTIVIDADES 1

1.1 Implantar el Sub Módulo de Tablas - Módulo de Logística

1.1.1 Registro de Catalogo Institucional 1.1.2 Registro de Centros de Costo 1.1.3 Registro de Tabla de Personal 1.1.4 Registro de Tabla de Proveedores

1.2 Implantar el Sub Módulo de Programación- Módulo de Logística.

1.2.1 Registro de Techo Presupuestal. 1.2.2 Registro de Cuadro de Necesidades 1.2.3 Aprobqción de Cuadro de Necesidades 1.2.4 Generación del Plan Anual de Obtención 1.2.5 Requisiciones del P.A.O.

1.3 Implantar el Sub Módulo de Pedidos- Módulo de Logística.

1.3.1 Registro de Pedidos programados y no programados 1.3.2 Consolidación de Pedidos 1.3.3 Autorización de Pedidos 1.3.4 Consolidado de Pedidos 1.3.5 Registro de Gastos Generales

1.4 Implantar el Sub Módulo de Gestion Presupuestal Módulo de Logística.

1.4.1 Marco Presupuestal.

1.5 Implantar el Sub Módulo de Procesos de SelecciónMódulo de Logística.

1.5.1 Registros de Procesos de Selección

1.4.2 Afectacion Presupuestal - Interfase de Compromiso Mensual 1.4.3 Certificaciones - Interfase de Certificacion y Compromiso Anual 1.5.2 Evaluación de los Procesos de Selección 1.5.3 Adjudicación de postores

Mes 1 2 3

4

1

Mes 2 2 3

4

1

Mes 3 2 3

Observaciones 4

1.5.4 Generación de Contratos 1.6 Implantar el Sub Módulo de Adquisiciones- Módulo de Logística.

1.6.1 Generación de Cuadro de Adquisición 1.6.2 Generación de Órdenes de Compra 1.6.3 Generación de Ordenes de Servicio 1.6.4 Secuencia de Fase de Adquisiciones

1.7 Implantar el Sub Módulo de Almacén- Módulo de Logística.

1.7.1 Registro de Inventario Inicial de Almacén 1.7.2 Generación de Entradas a Almacén 1.7.3 Generación de Salidas a Almacén 1.7.4 Transferencia Contable 1.7.5 Movimiento de Kárdex y reportes 1.7.6 Cierre de Mes y Anual 1.8.1 Inventario Inicial 1.8.2 Generación de Altas y Bajas Institucionales 1.8.3 Asignación de Bienes

1.8 Implantar el Módulo de Patrimonio

1.8.4 Desplazamiento de Bienes 1.8.5 Registro de Salidas de Activos 1.8.6 Cierre de Periodo Mensual y Anual 1.8.7 Interface S.B.N.

1.9 Implantar el Módulo de Tesoreria - Sub Modulo de Viáticos

1.9.1 Pedido de Viáticos 1.9.2 Planillas de Viáticos 1.9.3 Rendiciones

1.10 Implantar el Módulo de Tesoreria - Sub Modulo de Caja General

1.10.1 Registro de Ingreso Provisional

1.11 Implantar el Módulo de Tesoreria - Sub Modulo deCaja Chica

1.11.1 Ingresos 1.11.2 Egresos 1.11.3 Resume de Caja

1.10.2 Recibo de Ingreso

4. PRESUPUESTO.DESCRIPCION IMPLANTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA

MONTO 20,000.00 inc. IGV

● El pago se realizará en tres partes al culminar cada programa mensual, presentando el avance correspondiente.