AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1 CONCEPTO DE PROYECTO U
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AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA 1
CONCEPTO DE PROYECTO Un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serie y/ o en paralelo cuyo fin es producir un producto, servicio o resultado único en un período limitado. Debe tener un inicio y un punto de finalización
Caractersticas de todo proyecto
•Temporalidad •Resultados únicos •Elaboración progresiva o escalonada
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CUANDO TERMINA UN PROYECTO ¿Cuándo terminar? Las siguientes condiciones establecen si se da por terminado un proyecto:
Se alcanzaron los objetivos
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Cuando se determina que no se podrán alcanzar los objetivos
Se termina la necesidad que dio origen al proyecto
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Se toma la decisión de cancelarlo
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TIPOS DE PROYECTOS Y SUS RESULTADOS FINALES •
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Diferencias y similitudes que existen entre un proyecto y el trabajo operativo realizado en las empresas Aspecto Temporalidad
Continuas
Operaciones
Proyecto Limitados en el tiempo
Unicidad
Repetitivas
Únicos (una sola vez)
Iniciación
Dan inicio con el negocio, y continúan durante la vida de la empresa
Se gestiona el inicio del proyecto y se determina objetivo, alcance, limitaciones, etc.
Planificación
Se planifican
Se planifican
Ejecución
Se ejecutan
Se ejecutan
Seguimiento y control
Se da seguimiento y control
Se da seguimiento y control
Cierre
Son continuas
Se da cierre
Diferencias Las operaciones son continuas y repetitivas. Es decir no tienen un límite de tiempo para realizarse. El proyecto por el contrario es temporal Las operaciones son repetitivas. El proyecto es único. Normalmente no se vuelve a desarrollar el producto, servicio o resultado.
Similitudes Realizado por equipo de personas o personas individuales
Tienen limitaciones en recursos
Se planifican, se les da seguimiento y se controlan
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JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS La tarea de descomposición de actividades consiste en subdividir los elementos del proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para facilitar las tareas de programación, ejecución y control. Para ello es necesario: Identificar los elementos principales del proyecto Identificar los componentes de dichos elementos ¿Dónde acaba la descomposición? Cuando se disponga de: •entradas y salidas definidas •obtención de estimaciones adecuadas de duración y costos Comprobar la corrección de la descomposición •¿son los componentes inferiores necesarios y suficientes? •¿se puede programar y presupuestar cada componente?
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES EN FORMA PIRAMIDAL
PROGRAMA
PROYECTO
SUBPROYECTO
FASE
ACTIVIDAD
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CARACTERÍSTICAS DE UNA SALIDA ENTREGABLE
Es susceptible de ser medida
Existe un producto que permite verificarle tal como una especificación
Una salida entregable (Deliverable) tiene las siguientes características:
Reporte de estudio de viabilidad
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Un documento de diseño detallado o un prototipo
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PARA DETERMINAR LAS FASES ES NECESARIO ANALIZAR LOS SIGUIENTES ELEMENTOS
• Cómo son las actividades con las que se relaciona, • Cuáles son los datos de entrada (resultados de la fase anterior, documentos o productos requeridos para la fase, experiencias de proyectos anteriores), •¿Cómo son los datos de salida? (resultados a utilizar por la fase posterior, experiencia acumulada, pruebas o resultados efectuados) y •La estructura interna de la fase
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LAS FASES TÍPICAS EN UN PROYECTO SON • Nace de la idea e integración del equipo de administración del proyecto. Sus entregables son el acta de inicio y acuerdo del proyecto y un enunciado del alcance del proyecto
Intermedia • Por lo general sus entregables son un plan, línea base, avance y aceptación
Inicial
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• Por lo general sus entregables son el producto y/o servicio final
Final
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Las precedencias pueden ser de tres tipos: Técnicas (Por ejemplo: los cimientos antes que la estructura). Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado) organizaciónpor: (p.ej. el plan de calidad antes que el diseño detallado) Impuestas • los recursos (Por ejemplo: vacaciones del personal, época de demanda del producto, etc.) • la administración (Por ejemplo: el estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra) • por el contexto (climatología, otros proyectos relacionados)
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ELEMENTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR EN UN PROYECTO Administrador del proyecto
Cliente / usuario
•Persona u organización que utilizará el servicio o producto del proyecto
Organización que ejecuta
•Involucrados directos en el trabajo del proyecto.
Miembros del equipo del proyecto
•Grupo que realiza el trabajo en el proyecto
Equipo de administración del proyecto
•Grupo involucrado en la administración del proyecto
Patrocinadores Personas con Influencia PMO (Program Management Office)
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•Responsable de la administración del proyecto
•Proveedores de recursos financieros • Dada su posición en la organización cliente o persona ejecutora pueden influir positiva o negativamente en el curso del proyecto • Oficina de Administración del Proyecto, por su responsabilidad directa o indirecta en el resultado del proyecto
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REQUERIMIENTOS DE UN PROYECTO
PARÁMETRO Calidad Costo Tiempo
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CONTROL A TRAVÉS DE: Especificaciones Presupuesto Plan (programación)
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RAZONES POR LAS QUE SE DECIDE HACER UN PROYECTO Razones por las que se decide hacer un Proyecto
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Capacidad:
Control:
Comunicación:
Costo:
Competitividad:
Las condiciones en la oficina en cuanto a capacidades y volúmenes han cambiado, o se requiere un acceso más rápido a la información
Se requiere mayor exactitud y consistencia en la información que se produce
Indudablemente se requieren mejoras en la comunicación e integración de las diferentes áreas de la organización
Se quiere realizar un monitoreo y reducción de costos. Permite elegir entre opciones menos costosas y mantener los estándares de calidad, exactitud, etc
En el marco de la competencia, la automatización puede ayudar en la atracción de clientes, al mejorar servicios permite disminuir las posibilidades a los competidores con el uso apropiado de la información
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
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El alcance del ciclo.
• Depende del alcance del mismo proyecto. Un proyecto puede comprender un simple estudio de viabilidad del desarrollo de un producto, o su desarrollo completo o, llevando la cosa al extremo, toda la historia del producto con su desarrollo, fabricación y modificaciones posteriores, hasta su retiro del mercado.
Las características (contenidos) de las fases en que dividen el ciclo
• Depende del área o temática del proyecto o bien de la organización (interés de reflejar la división en fases, aspectos de la división interna o externa del trabajo)
La estructura de la sucesión de las fases
• Las estructuras existentes son: lineal, con prototipado, o en espiral
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CICLO LINEAL PARA UN PROYECTO DE ELABORACIÓN DE UN SERVICIO NUEVO Definición de requerimientos
Diseño de Servicio
Implementación básica del servicio
Apelación por el cliente
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO CON PROTOTIPADO Especificaciones Iniciales
Selección del Prototipo
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Especificaciones Completas
Selección del Prototipo
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Selección del Prototipo
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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO EN ESPIRAL
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PROCESOS DE UN PROYECTO 1. Procesos inicializadores 2. Procesos de ejecución 3. Procesos de planeación 4. Procesos de controladores 5. Procesos de Cierre
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Interrelación entre fases y grupos de procesos en la vida de un proyecto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO Y PROCESOS PREVIOS
Es necesario estudiar y establecer la viabilidad de un proyecto, ya sea interno o externo a la organización. Se deben elaborar los estudios técnicos, de mercado, financieros, de rentabilidad. Además, se debe realizar una estimación de los recursos necesarios y los costes generados. Todo ello constituye el elemento fundamental en el que se apoya el cliente (que puede ser la propia organización en el caso de proyectos internos) para decidir sobre la realización o no del proyecto.
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Métodos de Selección de Proyectos
Iniciación
Definición clara del objetivo del proyecto
Planeación Planificación y programación
Especificaciones para la calidad
Ejecución
Ejecutar cada actividad y poner en acción el proyecto
Monitoreo y Control
Establecer puntos de control para elementos: Calidad, costo y puntualidad (tiempo)
Definición preliminar del proyecto
Lista de resultados para considerar que el proyecto tuvo éxito
Tiempos involucrados, lo más pronto que puede comenzarse, lo más tarde que puede hacerse y la duración.
Consultar constantemente las especificaciones del proyecto; calidad, costo y tiempo
Elaborar diagrama de eventos importantes
Utilizar el diagrama de control de proyectos
Costos involucrados
Supervisar la ejecución Responsable Al concluir, entrega de resultado, detalles del proyecto y evaluación final
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Supervisar la ejecución:
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Tomar acciones correctivas que se reflejarán en la programación y ejecución del proyecto
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Objeto de aprendizaje elaborado por Nidia Irasema Giorgis Ramazzini de Orozco 2015
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