• Author / Uploaded
• Jose Rodriguez

Citation preview

HOJAS DE CÁLCULO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD AUTOR: Politécnico Grancolombiano

ÍNDICE 1. ÍNDICE     •

Introducción  

•

Recomendaciones  académicas  

•

Desarrollo  de  cada  una  de  las  unidades  temáticas   1. ALGO  DE  TEORÍA  -­‐  CONCEPTOS  

Acceso rápido

2. TIPOS  DE  HOJA  DE  CÁLCULO   3. ARCHIVOS  –  EXTENSIONES   •

Referencias  

•

Textos  

•

Lista  de  figuras  

•

Lista  de  tablas  

     

GENERALIDADES

DESARROLLO

REFERENCIAS Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total o parcial.

01 ------02 -------

 

 

INTRODUCCIÓN  

DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS  

Apreciados   estudiantes,   en   la   presente   cartilla   se   describen   los   conceptos,   clases   y   el   uso   básico   de  los  programas  conocidos  como  hojas  de  cálculo.    

Hablaremos   acá   de   conceptos   básicos   sobre   hojas   de   cálculo,   cuáles   son   los   archivos   que   puede   abrir  una  hoja  de  cálculo,  la  interfaz  básica  de  una  hoja  de  cálculo  y  crearemos  un  documento   básico  de  principio  a  fin.  

Se  busca,  además,  dar  a  conocer  las  bases  para  que,  entendiendo  el  concepto  de  ciclo  de  vida  de   un  documento  tipo  hoja  de  cálculo,  puedan  crear  uno  de  principio  a  fin.   Esperamos   que   con   esta   cartilla   podamos   contribuir   de   manera   importante   en   su   formación   profesional  dándole  una  herramienta  clave  como  es  el  uso  de  las  hojas  de  cálculo.  

RECOMENDACIONES  ACADÉMICAS   En  las  cartillas  trataremos  los  temas  que  se  van  a  desarrollar  en  cada  semana:   •

En  la  semana  5  trataremos  lo  básico  de  las  hojas  de  cálculo  y  veremos  el  ciclo  de  vida   de  un  documento  de  hoja  de  cálculo.  

•

En  la  semana  6  nos  centraremos  en  ciertas  funciones  automáticas  que  tiene  Excel  para   ayudar  al  usuario  a  ser  más  productivo.  

 

1. ALGO  DE  TEORÍA  -­‐  CONCEPTOS   Una   hoja   de   cálculo   es   un   programa   o   aplicación   usado   para   crear,   modificar   y   en   general,   procesar   un   documento   que   contiene   datos   alfanuméricos   dispuestos   en   forma   de   matriz   o   tablas.        

2. TIPOS  DE  HOJA  DE  CÁLCULO    

 

Podemos   hacer   una   clasificación   de   los   programas   tipo   hoja   de   cálculo   de   acuerdo   a   dos   parámetros:  primero,  dónde  están  instalados  y  dónde  se  ejecutan,  y  segundo,  de  acuerdo  a  su   precio.   También   se   puede   pensar   en   una   tercera   clasificación   que   sería   en   qué   entorno   (plataforma  o  sistema  operativo)  pueden  funcionar.  

 

 

 

 

2.1. Aplicación  de  escritorio  vs  Online  

 

Una   hoja   de   cálculo   puede   estar   instalado   en   un   servidor   en   la   nube   o   puede   estar   instalado   directamente  en  su  computador.      

   

Una  hoja  de  cálculo  que  está  instalada  en  el  computador  del  usuario,  se  dice  que  es  una  aplicación   de  escritorio.  Estas  aplicaciones  de  escritorio  funcionan  independientemente  de  su  conectividad   y   solo   hace   copias   locales   del   documento.   Ejemplos   de   hoja   de   cálculo   que   trabajan   como   aplicación  de  escritorio  son  Office  Excel,  iWork  Numbers,  LibreOffice  Calc  y  OpenOffice  Calc.        

 

Una   hoja   de   cálculo   que   está   en   un   servidor   en   la   nube(cloud),   se   dice   que   es   una   aplicación   Online.   Estas   aplicaciones   necesitan   una   conexión   a   internet   permanente   para   funcionar   y   el   archivo   que   crean   queda   guardado   en   la   nube.   Ejemplos   de   procesadores   de   texto   online   son  

 

3

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

4

 

 

Office  Excel  Online,  Google  Sheets.    Para  poder  usar  estos  sistemas  online  se  debe  crear  cuentas   en  sendos  servicios  de  correo,  es  decir,  para  usar  Excel  Online,  crear  una  cuenta  de  correo  en   Microsoft  (Hotmail,  MSN,  Outlook.com,  etc.)  y  para  poder  usar  Google  Sheets  se  necesita  una   cuenta  de  Google  (Google  Mail,  Gmail,  etc.).    

2.2. Licencias  –  Precio   Las  aplicaciones  de  escritorio  de  hojas  de  cálculo  pueden  ser  de  3  tipos:    licencia  de  suscripción,   licencia  de  un  único  pago  o  gratis:  

2.3. Plataforma  –  Entorno   Esta  clasificación  hace  referencia  al  sistema  operativo  en  el  cual  se  puede  usar  la  hoja  de  cálculo.   Los  sistemas  operativos  de  los  que  hablaremos  son  Windows,  OSX  y  Linux.     En  el  sistema  operativo  Windows,  solo  la  hoja  de  cálculo  iWork  Numbers  no  funciona,  el  resto  de   procesadores  de  texto  si  funcionan.    En  OSX,  que  es  el  sistema  operativo  de  MAC,  funcionan  todas   las  hojas  de  cálculo,  haciéndolo  el  sistema  operativo  con  mayor  compatibilidad.  Y  en  Linux,  es  un   sistema  operativo  abierto,  en  él  no  funcionan  iWork  Numbers  ni  Microsoft  Excel.   Se  presenta  un  resumen  de  la  clasificación  de  los  procesadores  de  texto  en  la  tabla  1.      

En  hojas  de  cálculo  de  suscripción  se  debe  pagar  una  cuota  mensual  o  anual  para  el   funcionamiento  de  la  aplicación  de  escritorio.  Ejemplo  de  esto  es  Microsoft  Excel  365  

   

En  hojas  de  cálculo  con  licencia  de  un  único  pago,  como  su  nombre  lo  indica,  se  debe   pagar  un  monto  una  sola  vez,  para  la  activación  de  la  aplicación  de  escritorio.  Ejemplo   de  esto  es  Microsoft  Excel  2003,  2007,  2010  y  2016.   En  las  hojas  de  cálculo  gratuitas  no  se  debe  pagar  nada  para  activar  la  aplicación  de   escritorio.     En   los   tres   principales   sistemas   operativos   se   tiene   hojas   de   cálculo   gratuitas:  

Criterio  de   clasificación    

Excel  

Numbers  

Calc  

Escritorio  vs  Online  

Escritorio  

Escritorio  

Escritorio  

Online  

Online  

Gratis  

Gratis  

Gratis  

Windows,   OSX,  Linux  

Windows,   OSX,  Linux  

Windows,  OSX,   Linux  

Tipo  de     Licencia  

a. En   el   caso   de   los   computadores   Mac,   tienen   una   hoja   de   cálculo   que   ya   viene   instalado  (su  nombre  es  Numbers).     b. En   el   caso   de   Linux   y   Windows   existen   hojas   de   cálculo   que   se   descargan   e   instalan  y  son  gratuitos.  Ejemplos  de  este  tipo  de  programas  son  OpenOffice  y   LibreOffice  Calc12.    

HOJA  DE  CÁLCULO    

Plataforma  o   Sistema    operativo  

Suscripción  -­‐   Gratis3  con   único  Pago   Mac   Windows,   4 OSX  

OSX  

Excel  Online   Google  Sheets  

   

 

Tabla  1.  Clasificación  de  las  hojas  de  cálculo.   Fuente: (Elaboración propia)  

 

                                                                                                           

                                                                                                           

1

Tanto OpenOffice como LibreOffice tiene un programa de hojas de cálculo llamado Calc.  

3

Debe tener el Computador Apple Mac, con Sistema operativo OSX.  

2

Tanto OpenOffice como LibreOffice se pueden instalar en Windows y en OSX.  

4

El Sistema OSX solo se debe instalar en computadores marca Apple.  

 

5

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

6

 

 

2.4. Algo  de  práctica  

Es  importante  que  cada  uno  revise  las  preferencias  de  cada  una  de  esas  opciones,  características   y  herramientas  con  las  que  cuenta  la  hoja  de  cálculo:  

Para  hacer  una  práctica  general  de  las  hojas  de  cálculo  y  explicar  su  interfaz  básica,  se  usará  la   hoja   de   cálculo   Calc,   específicamente   el   Calc   de   OpenOffice,   ya   que   es   sencillo,   potente,   multiplataforma  y  gratuito.  

En  la  barra  de  Título  se  muestra  el  nombre  del  archivo  sobre  el  que  se  está  trabajando.  En   algunas  hojas  de  cálculo  al  lado  del  nombre  puede  aparecer  un  “*”  lo  que  indica  que  el   documento  tiene  cambios  aun  no  guardados.    

 

En  la  barra  de  menú  se  tiene  las  opciones  de  Archivo,  Editar,  Ver,  Insertar,  Formato,  Datos,   Ventana  Y  Ayuda.  

2.5. Interfaz  básica  

En  la  barra  de  herramientas  tiene  iconos  para  crear  un  archivo  nuevo,  abrir,  guardar  un   archivo,  imprimir,  buscar  dentro  del  archivo,  revisión  de  ortografía,  etc.  También  opciones   de  ordenar  hacer  gráficos  y  conexiones  a  fuentes  de  datos  externas.  

En  la  figura  1  se  ilustra  la  interfaz  típica  de  una  hoja  de  cálculo,  se  pueden  identificar  las  siguientes   secciones:      

En   la   barra   de   formateo   de   texto   hay   opciones   predeterminadas   como   Estilos   predefinidos,  cambiar  fuente,  tamaño  del  texto,  cambiar  estilo,  alineación  de  la  celda,  etc.  

  1. Barra  de  título  

En   la   barra   de   funciones   o   fórmulas   está   el   identificador   de   la   celda   en   la   cual   se   está   trabajando  y  un  espacio  donde  se  puede  editar  el  contenido  de  la  celda.  

2. Barra  de  menú  

4. Barra  de  formateo  de  texto  

Importante  que  un  archivo  de  hoja  de  cálculo  se  puede  también  pensar  como  un  libro,  en  un  libro   puede   haber   varias   hojas,   esas   hojas   pueden   o   no   tener   relación   entre   sí.   Se   pueden   insertas   nuevas  hojas  y  renombrarlas  si  así  se  requiere.  

5. Barra  de  fórmulas/funciones  

 

6. Celda/espacio  de  trabajo  

En  la  figura  2  se  tiene  las  hojas  de  un  libro  de  un  programa  hoja  de  cálculo.  

3. Barra  de  herramientas  

 

 

 

Figura 2. Hojas de un libro (archivo tipo hoja de cálculo).  

Figura 1.  Interfaz  típica  de  una  hoja  de  cálculo.  

Fuente: (Elaboración propia)  

Fuente: (Elaboración propia)  

 

7

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

8

 

 

A  continuación,  se  muestra  el  contenido  de  cada  uno  de  los  ítems  dentro  de  la  barra  de  menú.  

En  la  figura  4  Se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Editar    

En  la  figura  3.  Se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Archivo  

 

 

   

Figura 4. barra  de  menú-­‐>  Editar  

Figura 3. barra  de  menú-­‐>  Archivo   Fuente: (Elaboración propia)  

 

9

Fuente: (Elaboración propia)  

 

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

10

 

 

En  la  figura  5  se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Ver  

En  la  figura  6    Se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Insertar  

 

 

  Figura 5. barra  de  menú-­‐>  Ver   Fuente: (Elaboración propia)  

   

  Figura 6. barra  de  menú-­‐>  Insertar  

 

Fuente: (Elaboración propia)  

 

 

 

11

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

12

 

 

En  la  figura  7    Se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Formato    

En  la  figura  8  se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Herramientas.  

 

   

  Figura 7. barra  de  menú-­‐>  Formato

Figura 8. barra de menú-> Herramientas  

Fuente: (Elaboración propia)  

Fuente: (Elaboración propia)  

 

13

 

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

14

 

 

En  la  figura  9,  se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Datos.  

En  la  figura  10,  se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Ventana.  

 

  Figura 10. barra de menú-> Ventana   Fuente: (Elaboración propia)  

    En  la  figura  11,  se  ilustra  el  menú  desplegado  de  la  barra  de  menú-­‐>  Datos.  

  Figura 9. barra de menú-> Datos   Fuente: (Elaboración propia)  

   

  Figura 11. barra de menú-> Ayuda  

 

Fuente: (Elaboración propia)  

 

15

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

16

 

 

3. ARCHIVOS  –  EXTENSIONES    

•

No  todas  las  hojas  de  cálculo  trabajan  nativamente  con  todos  los  archivos  generados  por  hojas  de   cálculo.    Por  esta  razón,  se  pueden  presentar  problemas  de  compatibilidad,  quiere  decir  esto  que   un  usuario  de  Windows,  usando  Calc,  no  necesariamente  puede  abrir  un  documento  creado  en   un   MAC,   con   la   hoja   de   cálculo   Numbers.   La   compatibilidad   de   hojas   de   cálculo   con   extensiones   (formatos  de  archivo)  se  muestra  en  la  tabla  2.  

Busque  la  opción  de  crear  documento  nuevo  (hay  un  botón  (figura  12),  barra   de  menú  -­‐>  Archivo  -­‐>  nuevo  o  también  puede  usar  Control+N  en  el  teclado).  

     

HOJA  DE  CÁLCULO     Criterio   Extension  nativa  

  NO  graba  como  

 

Word  

Pages  

Calc  

Word  Online  

Googledocs  

.xls,  .xlsx  

.numbers  

.ods  

-­‐  

-­‐  

.docx,    

.numbers  

.ods  

.numbers  

.  pages,     .ods  

.numbers  

  Figura 12. Nuevo Archivo  

  Tabla  2.  Archivos  y  compatibilidad  en  algunas  hojas  de  cálculo  (2016)  

Fuente: (Elaboración propia)  

Fuente: (Elaboración propia)  

   

 

Para  escribir,  editar,  modificar  el  documento  siga  los  siguientes  pasos  (sin  orden  particular):  

3.1. Ciclo  de  vida  de  un  documento  (extensión  .xls)   La  idea  de  ciclo  de  vida  de  un  documento  es,  primero  crear  el  documento,  después  la  edición      del   documento  y  finalmente  es  guardar  el  documento  con  un  nombre.   Para  crear  el  documento  siga  alguno  de  los  siguientes  pasos:     •

Abra  la  hoja  de  cálculo  (buscarlo  en  la  lista  de  programas  o  darle  doble  clic  a  un   acceso  directo).  

 

17

•

Ubique  el  cursor.  

•

Escriba  el  texto.  

•

Marque  (con  el  cursor)  las  partes  que  desea  modificar.  

•

Aplique  los  cambios  deseados.  

Note  que,  el  espacio  de  trabajo  consiste  en  unos  cuadritos  o   celdas,  estas  celdas  están  ubicadas   e  identificadas  con  una  letra  y  un  número;  la  letra  corresponde  a  la  columna  donde  está  ubicada   la   celda   y   el   numero   corresponde   a   la   fila   donde   está   ubicada   la   celda.   Con   esta   nomenclatura   y  

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

18

 

 

sistema   de   referencia   es   sencillo   encontrar   determinado   dato   guardado   en   una   celda   la   realización  de  cálculos.      

  Es  mucho  más  fácil  hacer  crecer  y  visualizar  los  datos  en  B.      

 

Las   hojas   de   cálculo   permiten   la   manipulación   de   los   datos   para   la   extracción   de   información   relevante  para  el  usuario.      

3.2. Recomendaciones  para  creación  de  una  tabla  

Como   un   ejemplo   se   hará   una   tabla   de   clientes   y   se   aplicará   el   auto   filtro   que   permite   varias   opciones.  

Los  programas  del  tipo  hoja  de  cálculo  tienen  gran  capacidad  de  almacenamiento  de  datos.  La   mayor  capacidad  en  sentido  vertical(filas),  y  no  tanto  en  sentido  horizontal(columnas)5  .    

Primero  se  insertan  los  datos  como  se  muestra  en  la  figura  14.  

Ubique  los  datos  en  filas,  los  atributos  de  los  datos  en  columnas:      

 

En  la  figura  13  se  muestra  las  dos  formas  posibles  de  organizar  la  información  dentro  de  una  hoja   de  cálculo,  claramente  la  mejor  es  la  organización  por  filas.  

 

  Figura 13. Dos formas de organizar la información. A. por columnas, B. por filas

Figura 14. Datos de clientes

Fuente: (Elaboración propia)  

Fuente: (Elaboración propia)  

   

                                                                                                            5

 

1.048.576  filas  por  16.384  columnas  

 

 

 

19

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

20

 

 

Segundo   se   selecciona   el   área   de   trabajo   y   se   sigue   la   ruta   Datos,   filtros,   filtro   automático   como   se  muestra  en  la  figura  15.  

En  la  tabla  aparecen  ahora  unos  menús  desplegables  por  cada  columna,  estos  menús  se  muestran   en  la  figura  16.  

 

 

 

 

Figura 16. Autofiltros en la tabla de clientes  

Figura 15. Datos ->Filtros -> filtro automático  

Fuente: (Elaboración propia)  

Fuente: (Elaboración propia)  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

 

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

22

 

 

Finalmente,  si  uno  despliega  esos  filtros,  restringe  lo  que  muestra  la  tabla,  como  se  muestra  en  la   figura  17.  

En  la  figura  18  se  muestra  las  opciones  de  Guardar  como  -­‐  >  escoger  ruta  destino.    

  Figura 17.Auto filtro desplegados Fuente: (Elaboración propia)  

   

  Figura 18. Guardar  como  -­‐  >  escoger  ruta  destino.  

Para  guardar  el  documento  siga  los  siguientes  pasos:  

Fuente: (Elaboración propia)  

1. busque  la  opción  de  “Guardar  como”  (Barra  de  menú  -­‐>  Archivo  -­‐>  Guardar  como).  

 

2. escoja  la  ubicación  final  del  documento  ver  figura  12.  

 

3. escriba  un  nombre  para  el  documento  ver  figura  13.  

 

4. busque  tipo  de  documento  que  desea  hacer  (.xls)  Ver  figura  14.  

 

5. dé  clic  en  el  Botón  de  Guardar.  

 

 

 

23

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

24

 

 

En  la  figura  19  se  muestra  las  opciones  de  Guardar  como  -­‐  >  escoger  nombre  del  archivo.  

En  la  figura  20  se  muestran  las  opciones  de  Guardar  como  -­‐  >  escoger  tipo  de  archivo.  

 

 

 

  Figura 19. Guardar  como  -­‐  >  escoger  el  nombre  del  archivo.   Fuente: (Elaboración propia)  

 

  Figura 20. Guardar  como  -­‐  >  escoger  tipo  de  Archivo.  

 

Fuente: (Elaboración propia)  

 

 

 

 

     

 

25

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

26

 

 

TEXTOS  

Figura  15.  Datos  -­‐>Filtros  -­‐>  filtro  automático  

File:TRABAJO  DE  HOJA  DE  CALCULO.pdf   -­‐  Wikimedia  Commons.  (2014).Commons.wikimedia.org.   Retrieved  16  May  2016,  from:  

Figura  16.  Autofiltros  en  la  tabla  de  clientes  

https://commons.wikimedia.org/wiki/File:TRABAJO_DE_HOJA_DE_CALCULO.pdf   Especificaciones   y   límites   de   Excel   -­‐   Excel.   (2016).   Support.office.com.   Retrieved   15   May   2016,   from   https://support.office.com/es-­‐es/article/Especificaciones-­‐y-­‐l%C3%ADmites-­‐de-­‐Excel-­‐ca36e2dc-­‐ 1f09-­‐4620-­‐b726-­‐67c00b05040f      

04 -------

Figura  17.Auto  filtro  desplegados   Figura  18.  Guardar  como  -­‐  >  escoger  ruta  destino.   Figura  19.  Guardar  como  -­‐  >  escoger  el  nombre  del  archivo.   Figura  20.  Guardar  como  -­‐  >  escoger  tipo  de  Archivo.      

LISTA  DE  FIGURAS  

 

Figura  1.  Interfaz  típica  de  una  hoja  de  cálculo   Figura  2.  Hojas  de  un  libro  (archivo  tipo  hoja  de  cálculo).  

LISTA  DE  TABLAS  

Figura  3.  barra  de  menú-­‐>  Archivo  

Tabla  1.  Clasificación  de  las  hojas  de  cálculo.  

Figura  4.  barra  de  menú-­‐>  Editar  

Tabla  2.  Archivos  y  compatibilidad  en  algunas  hojas  de  cálculo  (2016).  

Figura  5.  barra  de  menú-­‐>  Ver  

 

Figura  6.  barra  de  menú-­‐>  Insertar  

 

Figura  7.  barra  de  menú-­‐>  Formato  

 

Figura  8.  barra  de  menú-­‐>  Herramientas  

 

Figura  9.  barra  de  menú-­‐>  Datos  

 

Figura  10.  barra  de  menú-­‐>  Ventana   Figura  11.  barra  de  menú-­‐>  Ayuda   Figura  12.  Nuevo  Archivo   Figura  13.  Dos  formas  de  organizar  la  información.  A.  por  columnas,  B.  por  filas   Figura  14.  Datos  de  clientes  

 

27

 

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

28

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO - 2016 ©