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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE ALVARADO – Campus Medellín

INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL Materia: Habilidades Directivas II

Semestre – Grupo - Sistema: 4 Semestre – Grupo “E” - Sabatino to.

Producto Académico: UNIDAD 5 Presenta:

LUIS ALFREDO LARA VELA JORGE ALBERTO MARTINEZ CANELA ANGEL ANTONIO TALAVERA HERRERA CARLOS ANTONIO PROMOTOR Facilitador: Gonzalo Ballesteros

MEDELLIN DE BRAVO, VER. FEBRERO-AGOSTO 2014 UNIDAD 5 COMUNICASION EFECTIVA

La comunicación en las organizaciones juega un papel de gran importancia; sin embargo, al no ser efectiva y no contar con métodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo. Hoy en día, es fundamental que los ejecutivos sepan expresar, comprender, vender y presentar sus ideas tanto a jefes como a compañeros y clientes. 5.1 IMAGEN DIRECTIVA Para explicarlo de una manera clara e inmediata recurriremos a una comparación: un hombre elegante y pulcro, cuando se viste por la mañana, trata de elegir su ropa de forma que los colores, tejidos y estilos combinen entre sí. Pero no se limita a esto; de hecho combina con su ropa un determinado tipo de zapatos, una determina corbata, calcetines en sintonía con la camisa y lo mismo ocurre con el abrigo, la bufanda y el sombrero. En definitiva, cada detalle de su vestimenta esta elegido en estrecha relación con la imagen general que ese hombre quiere dar de sí. La misma filosofía regula el comportamiento de las empresas; estas incluso, para mantener un cierto estilo, deben procurar reglamentar todas las expresiones en las que se mezcla su imagen (papel de cartas, rótulos externo, medios de transportes, etc.) por este motivo, es fundamental recurrir a un diseñador gráfico para que estudie el programa de imagen de la empresa. Su trabajo consiste en realizar un auténtico código de comportamiento, denominado (manual de los estándares) o simplemente manual. En él se hallan todas las normas operativas a las que debe atenerse la empresa que se rige por ejemplos visuales determinados. Ante todo existe una detalla presentación del logotipo, cuyas variaciones de tamaño y de color según las circunstancias se explicaran convenientemente. Luego se explica cómo realizar una impresión y en general todo lo referente al material de papelería de la sociedad incluyendo tarjetas personales, papel tamaño carta y sobres.

Finalmente se dan las disposiciones para los distintos externos, los escaparates, los medios de transporte y las estructuras expositivas (decoración de las oficinas y colores dominantes) como puedes observar, la tarea del diseñador gráfico no es de la más sencilla: a veces, sobre todo para la gran empresa crear una imagen corporativa requiere años.

5.1.1 CONCEPTO Es un fragmento óptico de la realidad hecho material posee, en su propia materialidad, una independencia respecto a las apariencias que vehicula (lo que posibilita la existencia de una historia de las representaciones visuales). Para tener una imagen directiva se necesita: 1) Las palabras. 2) El tono de las palabras. 3) Lenguaje corporal. 4) Lo que entusiasma al cliente. 5) Los apoyos visuales. 6) La imagen. 7) Comunicación no verbal. 8) La ropa. 9) protocolo.

DIRECTIVA: La directiva es un medio de comunicación muy importante, su uso y su aplicación hará que una institución marche ordenadamente y por ende el éxito en su propósito se verá comandado con el prestigio y confianza de la comunidad.

5.1.2 PROTOCOLO DIRECTO

Un protocolo es el conjunto de normas para comunicarse dos o más entidades (objetos que se intercambian información).

LOS ELEMENTOS QUE DEFINEN UN PROTOCOLO SON: - Sintaxis: formato, codificación y niveles de señal de datos. - Semántica: información de control y gestión de errores. - Temporización: coordinación entre la velocidad y orden secuencial de las señales.

LAS CARACTERÍSTICAS MÁS IMPORTANTES DE UN PROTOCOLO SON:

- Directo/indirecto: los enlaces punto a punto son directos pero los enlaces entre dos entidades en diferentes redes son indirectos ya que intervienen elementos intermedios. - Monolítico/estructurado: monolítico es aquel en que el emisor tiene el control en una sola capa de todo el proceso de transferencia. En protocolos estructurados, hay varias capas que se coordinan y que dividen la tarea de comunicación. - Simétrico/asimétrico: los simétricos son aquellos en que las dos entidades que se comunican son semejantes en cuanto a poder tanto emisores como consumidores de información. Un protocolo es asimétrico si una de las entidades tiene funciones diferentes de la otra (por ejemplo en clientes y servidores). - Normalizado/no normalizado: los no normalizados son aquellos creados específicamente para un caso concreto y que no va a ser necesario conectarlos con agentes externos. En la actualidad, para poder intercomunicar muchas entidades es necesaria una normalización.

5.2 CONDUCCIÓN DE PRESENTACIÓN ORALES Y ESCRITOS

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente profesional si se le planifica de antemano y se

practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factores que conducen a una presentación efectiva y exitosa. Presentaciones Orales Al prepararse para una presentación oral de un trabajo, debe considerar una minuciosa planificación del esquema a seguir, con la finalidad de encontrar un óptimo del tiempo de presentación antes de efectuarse la misma. Deje lo menos posible a la improvisación, ya que por lo general ésta trae consigo pérdida de tiempo. Si es posible, ensaye su presentación antes de efectuarla, y realice en ese tiempo los ajustes necesarios. Para improvisar exitosamente es por lo general necesario un mínimo de experiencia previa en planificación de presentaciones. Siga las indicaciones a continuación: 1.-El límite de tiempo para las presentaciones será, sin excepción, de 10 min. Un exceso del tiempo disponible podrá ser penalizado. Al finalizar la presentación, se abrirá una discusión de no más de 5 min. Al final de la sesión de presentaciones se abrirá un periodo de discusión general. 2.-Aproveche el equipo audiovisual disponible en su presentación. Este consiste en proyectores de diapositivas y láminas de acetato. Hacer esto ayuda a: (1) fijar la atención del auditorio, (2) lograr una mejor transferencia de información, y (3) ayudarle en la organización y recuerdo de los puntos a comunicar. Una presentación oral carente de apoyo audiovisual corre el riesgo de tornarse desorganizada y retórica. 3.-Las láminas y/o diapositivas deben contener poca información escrita, ya que un exceso de texto puede desviar la atención del auditorio, y si existen limitaciones de tiempo, podría inclusive resultar en pérdida de material. Considere el ejemplo extremo de presentar en varias láminas un texto extenso, mientras el relato oral se concentra en resumir este texto: por lo general no habrá tiempo para que el auditorio tenga oportunidad de leer el texto, al mismo tiempo que su retención del relato oral será poca, al estar concentrado en la lectura. 4.-La presentación no debe ser una mera lectura de las láminas y/o diapositivas. Esto da la impresión de que el presentador no sabe de lo que está hablando, además de que implica no observar al auditorio e inclusive darle la espalda. 5.-En muchas ocasiones, la mejor forma de transmitir la información en láminas y/o diapositivas es mediante el uso de gráficos y esquemas. A menos que sean de tamaño reducido o sean el punto central de una discusión, las tablas ocasionan el mismo efecto que el exceso de texto. No incluya la misma información en formato de gráfico y tabla. 6.-El número total de láminas y/o diapositivas varía según la cantidad de información en cada una y el uso que haga de ellas el expositor. Sin embargo,

considere que existe un tiempo mínimo para el cambio de láminas, usualmente no aprovechado. 7.-Es convenientes que las láminas, esquemas o gráficos resalten un título conciso e informativo, que permitan al auditorio en primera instancia decidir si desean prestarle atención a la lámina, al expositor, o a ambos. 8.-Nunca suponga que el auditorio sabe lo que usted quiere decir, pero tampoco abunde en explicaciones sobre detalles. Sea concreto en los puntos de su exposición, y evite usar términos que abran caminos a discusiones que no van a ser abordadas por usted. Durante la discusión podrá hacerlo. 9.-Observe al auditorio en el momento de hablarles, ya que esta práctica crea un puente que facilita con frecuencia la comunicación y el interés, pero no permita que las expresiones asumidas por las personas frente a usted modifiquen el esquema previamente establecido. Presentaciones escritas: Las presentaciones escritas (ya sean guías de lectura, trabajos prácticos, etc) deben ser entregadas en la fecha establecida por el docente, la que es previamente comunicada. El mismo día de la presentación, cada grupo deberá presentar al menos una (1) copia escrita de un resumen de su trabajo, siguiendo las siguientes indicaciones: 1. Los resúmenes deben ser informativos, es decir, no deben fundamentarse en la discusión de los resultados, sino en los resultados en sí mismos. El aspecto central del resumen es la exposición de los objetivos, la cual debe ser clara y concisa. Los resultados deben corresponderse con tales objetivos, y en la mayoría de los casos es necesaria una breve explicación de la metodología empleada. Asimismo debe resumirse las principales conclusiones derivadas del estudio, una vez más en correspondencia con los objetivos planteados. 2. Los resúmenes no deben ser únicamente indicativos. El texto debe hilarse con coherencia para facilitar su comprensión, y no consistir meramente en una compilación de frases independientes. 3. El texto debe ser breve. El conjunto de título, autores, y texto del resumen no deberá exceder una cuartilla, siguiendo las indicaciones de formato. 4. A excepción de circunstancias inusuales, los resúmenes no incluyen referencias bibliográficas. Un caso común en el cual esto no se cumple es cuando uno de los objetivos importantes del trabajo está referido al apoyo o la crítica del trabajo citado. 5. El texto debe escribirse en un solo párrafo, sin dejar sangría al inicio.

6. Formato: márgenes de página convencionales (3 cm superior e izquierdo, 2 cm inferior y derecho); si es escrito en computadora, tamaño de letra 12; escrito a doble espacio; dos espacios entre título y autores, dos espacios entre autores e inicio del resumen; el título debe centrarse en el tope de la página y escribirse en mayúsculas; los autores deben centrarse justo debajo del título; el texto del resumen no debe estar justificado, sino alineado a la izquierda. 7. El título del resumen debe ser informativo. Debe iniciarse con una palabra que indique el área general dentro de la cual el trabajo puede ser clasificado, con la finalidad de facilitar su búsqueda en bases de datos indexadas. No debe contener más de quince palabras. 5.3. ELEMENTOS DE UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA * Profundidad de la investigación: El desarrollo de ideas debe ser mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas. Búsqueda de información. Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el tema a tratar. * Ética: Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor, observando a lo largo de la presentación el citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentación (texto, fotografías, imágenes, mapas, etc.).

* Diseño: Seleccionar texto e imagen. Utilizar la creatividad. Se debe tener un guión como base para una estructura lógica, y guión con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación. A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales. El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, no importa que un par de diapositivas tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla. Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía.

La presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste, debe hacer comentarios adicionales. Simplificar, volver a editarla Armonía Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación. Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. Así como fondos de pantalla sencillos. Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón. Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles. * Eliminar Distracciones. Los diseños muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto del mensaje. Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales. Una presentación muy cargada distrae a la audiencia * Presentación: Hablar. Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza. El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro. Actuar. No se puede olvidar su primera y más útil herramienta audiovisual: ¡uno mismo!. Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse más a su audiencia. Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar anécdotas personales. * La audiencia.

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. Si el mensaje llega a la audiencia de una manera convincente, es probable que varios de los asistentes den señales de aprobación mediante alguna forma de lenguaje corporal. Es importante que dentro del tiempo de la presentación haya espacio para hacer preguntas. TECNOLOGÍA PARA UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA La herramienta tecnológica idónea para apoyar presentaciones es el Power Point. Existen otros software como: Los procesadores de textos gráficos., Procesador de palabras Word, Publisher aplication, Excel, Flash, otras herramientas menos sofisticadas, como: los retroproyectores, fotografías, vistas fijas, diapositivas, apuntadores láser, etc. Seis pasos para lograr una presentación efectiva 1. Empiece por el principio 2. Sea informativo, No abrumador 3. Prepare una visión general de la presentación 4. Prepárese para su presentación como si usted fuera un actor. 5. Párese y haga su presentación de manera clara y comprensible 6. Tenga un plan B. Conducción de la Entrevista 1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad). 2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad). 3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos). 4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad). 5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad). 6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad). 7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.

8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación). 5.4. CONDUCCIÓN DE ENTREVISTAS Entrevista Como una herramienta que permite recabar información e indagar diversas áreas de un modo detallado como parte de un proceso que conduce a la toma de decisiones en el ámbito administrativo de la Organización El entrevistador debe tener bien claros sus objetivos. Una de las partes compra un producto y la otra vende. Se adapta a diferentes ámbitos y circunstancias, basada en un diálogo donde sus participantes hablan, intercambian palabras, gestos, silencios. El entrevistado también evalúa al entrevistador según sus intereses tanto profesionales como materiales. Generalmente se habla de asimetría de la entrevista que existe pero de forma alternada. Si bien hay dentro del imaginario un poder que es asignado al entrevistador como aquel que puede otorgar, la función medular que le corresponde es la de dirigir la entrevista según objetivos. Deben tenerse en cuenta las necesidades del mercado pues en aquellos perfiles con alta demanda y poca mano de obra, suele invertirse la ilusión de quien detenta el poder. En esos casos es el entrevistado quien tiende a dirigir la entrevista y a establecer abiertamente las condiciones. La función de la entrevista no pasa por la ilusión de un supuesto poder sino por el relevamiento de información objetiva y sinceridad con la que se manejan los actores. Ambos actores decidirán sobre la base de sus intereses finalizada la entrevista. En un mercado deprimido la asimetría tendrá un sustento real pues el entrevistado tratará por todos los medios de vender su producto aunque sobrepase las necesidades de la organización. Puede suceder que el entrevistado considere sus capacidades acordes con un perfil que no concuerda ni con su experiencia ni conocimientos y basa su demanda en las necesidades económicas. Le interesa el salario, por lo tanto le falta criterio de realidad. La asimetría deberíamos ignorarla pues es la trampa que obstaculiza la objetividad. “necesito trabajar” “estoy harto de que mi perfil sea alto” y “la avaricia” de explotar conocimiento y experiencia por parte de la organización conduce a la desmotivación, pues una vez lograda la posición el candidato tratará de ocupar una superior por todos los medios. No son tan pacientes, ocupados respondiendo otras demandas laborales acordes a sus deseos. Su rendimiento no será el esperado, el entrevistador erró su cometido.

El rol del entrevistador debe centrarse en los objetivos de la posición y de los resultados significativos que fueron previstos tanto para el empleado como para la organización Pone a prueba su capacidad para discernimiento en la escucha objetiva, sea ésta verbal o gestual o llena de silencios.

Cuatro tipos de entrevistas: Selección de personal: Responsabilidad de marcar como positivo a un postulante para pasar a la categoría de candidato al puesto de trabajo. Entrevista de ingreso: Establecer la puesta en marcha del contrato psicológico. Evaluación de desempeño: Enunciar aciertos y defectos del empleado y tener la capacidad para establecer feedback capaz de neutralizar efectos negativos y motivar para lograr objetivos esperados. Entrevista de desvinculación: marcar con pruebas evidentes una decisión de organización Una entrevista es eficaz si logra el objetivo de comunicar mutua información sobre el tema invocado, dentro de un período de tiempo razonable. Objetivos: * Determinar las calificaciones del entrevistado en lo profesional * Determinar aptitud/actitud del entrevistado para desempeñarse en la tarea

Preparación del entrevistador: * Conducción de la entrevista * La técnica de escuchar * La técnica de interpretar en el momento * La técnica de evaluar a posteriori

La conducción de la entrevista: * Las tareas específicas del puesto * Responsabilidades del cargo * Esclarecer el tipo de persona más adecuada

* Informar a quiénes deberá reportar * Salario, horarios y lugar de trabajo * Preguntas sobre CV poco claras * Objetivos de la entrevista

Preparación de la entrevista: La preparación es fundamental para lograr el objetivo. Se debe recordar las normas básicas de cortesía y consecuencias legales que pudieran derivarse de este trabajo. Preparar una estrategia a través de la lectura del CV, se debe contar con los antecedentes del empleado en la desvinculación como en la evaluación de desempeño. Se debe realizar en privado, el entrevistado debe abrirse al entrevistador quien debe propiciar su apertura y espontaneidad. Se debe sentir cómodo ya así mostrar su verdadero perfil y que piense menos en las consecuencias negativas que puedan tener sus comentarios acerca de sí mismo. El entrevistado debe sentirse cómodo, las técnicas son variadas y depende del entrevistador. Es aconsejable invitar al entrevistado a que se exprese con total libertad desde el inicio de la entrevista. Hay que dejarlo hablar, sin intervenciones demasiado largas. Tomarse el tiempo necesario para reflexionar sobre la persona, evaluar la información e interpretar los hechos. Errores en la entrevista: El más habitual es hablar demasiado lo cual imposibilita recabar los datos necesarios para tomar una decisión lógica y objetiva. Algunos toman una actitud parca, creando incomodidad, aumentando la ansiedad y provocando pérdida de información valiosa. Tratar al postulante como a un nombre en una ficha es deshumanizarlo lo que provocará reticencias. Es importante aportar una pizca de intuición sin confundirlo con juicio apresurado. El entrevistador debe poder predecir con razonable procesión el futuro desempeño del postulante y tomar registro de su impresión como dato. Cuidado con prejuicios y estereotipos que afloran de manera inconsciente. Efecto de halo consiste en la tendencia natural de juzgar por inferencia las contestaciones que el postulante da a preguntas no directas y expresamente

formuladas por el entrevistador y a las que éste confiere una carga subjetiva fuerte. Esto puede llevar a desear a alguien en un puesto cuando quizás no sea la mejor elección. No conviene hacer: * Preguntas de respuestas si/no – Mejor preguntas abiertas * Preguntas de respuesta breve * Preguntas sugerentes que den por seguro la respuesta * Preguntas frontales * Preguntas capciosas

Las técnicas que debe desarrollar un entrevistador deben tender como máximo ideal a predecir, no sólo a describir y justificar Escuchar es un arte; es necesario un autoanálisis para saber cuáles son nuestros filtros, conocer los prejuicios, creencias y actitudes que influyen en nuestra percepción. El 30% para hablar y el 70% para escuchar, haciendo preguntas referidas al trabajo, sobre aptitudes y actitudes. A todos los postulantes se deben preguntar las 2, 3 o 5 preguntas clave que juzga esenciales para luego poder discernir en igualdad de condiciones. Dejar unos minutos finales para que el entrevistado pueda agregar algo Se deben entrevistar tantos candidatos como se requieran para asegurar el éxito duradero del vínculo entre la empresa y la carrera del postulante. Se deben realizar tantas entrevistas como se requieran para la toma de una decisión objetiva. Clasificación de entrevistas: Cerradas: Preguntas de respuestas del tipo si/no. Se utilizan cuando se privilegia cuantitativamente la economía de tiempo y recursos. Por ej.: la selección masiva de personal. Pautadas: Entrevista donde se focalizan los objetivos que se ha propuesto el entrevistador marcando los temas a tratar según un plan de entrevista. Es aconsejable cuando queremos obtener información cualitativa que permite profundizar puntos oscuros o dudosos.

Abierta: Es usual en la práctica psicológica clínica o en cualquier otro ámbito donde lo que se intenta es que el entrevistado elija libremente qué y cómo va a decir. Modalidad que insume mucho tiempo y poca participación del entrevistador, quien escucha siguiendo al entrevistado. Clasificación según cantidad de participantes: Individuales: Participan entrevistador y entrevistado Grupales: Participan más de un entrevistador o más de un entrevistado. Permiten comparar diferentes estilos. Pasos de la entrevista: Preparación: Planificación de temas a tratar teniendo la mayor información del entrevistado. Se decide la estrategia y se organizan las preguntas. Apertura: Momento en que se recibe al entrevistado y se anticipa qué temas se tratarán, duración y dinámica. Así se reduce la ansiedad. Desarrollo: Se abordarán temas de interés de acuerdo a los objetivos procurando preguntas claras, concisas. La escucha es un arte que permite tomar el tiempo necesario antes de pasar de un tema al otro. Devolución: Consideraciones preliminares y puntos de vista, que el entrevistado recibe con respecto a su actuación. Esto baja ansiedades y evita la generación de expectativas infundadas. Un entrevistador debe poseer la idoneidad para poder neutralizar, minimizar, ansiedad, angustia y expectativas que trae todo sujeto convocado y que concurre porque es algo que desea, más en el caso de selección de personal, evaluaciones técnicas o promociones. En el caso de evaluación de desempeño y desvinculación la devolución es imprescindible. Cierre: Se despide al entrevistado y se le informa los pasos a seguir Evaluación: Se plasma el resultado de la entrevista. Nuestras consideraciones, las que incluyen dudas, afirmaciones y puntos negativos del entrevistado. 5.5 CONDUCCIÓN DE JUNTAS Cuántas veces hemos llevado a cabo juntas de trabajo en las que el común denominador es pérdida de tiempo y falta de solución del problema a tratar. Una junta de trabajo es una reunión entre colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo común, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de trabajo pueden llevarse a cabo para solucionar algún problema, revisar resultados, darle seguimiento a planes anteriores o generar algún nuevo plan. “Vamos a la junta semanal, ¡otra vez!, ¿Tú sabes para que vaya a ser? Sólo es para perder el tiempo, ya que nunca llegamos a nada” ¿Le suena conocida la

historia? Muchas juntas de trabajo son altamente improductivas porque los que acuden a ellas adolecen de cuatro factores indispensables para que se de una buena junta de trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo común, un moderador/facilitador y una conclusión con su minuta. El antecedente es la invitación, o la minuta de anterior junta, de tal manera que el participante sepa que pasó antes de la reunión. El objetivo es la razón por la que se está realizando la junta y cuál será el parámetro para medir si la junta terminó y para evaluarla. Durante el desarrollo de la reunión, deberá haber una persona que facilite dicha junta. Facilitar significa hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto. Finalmente la conclusión es el resumen dónde se comenta lo que se hizo en la junta, y cuál será el siguiente paso. Junto con la conclusión deberá elaborarse una minuta para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante la reunión. El facilitador es la personalidad central de una junta de trabajo, a continuación describo algunas sugerencias para mejorar el desempeño del mismo. También incluyo una guía para detectar los diferentes tipos de participantes en las juntas. El factor más importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas. Cada día la tendencia es hacer las juntas más interactivas, de tal modo que quienes acuden a ellas, puedan tener un mayor provecho de la interacción con el expositor. Anteriormente las juntas eran para oír que decía el jefe, pero ahora, además de oír la opinión de jefe, él también escucha la de nosotros. Para que los participantes a una junta puedan llegar al objetivo propuesto, deberán estar en un ambiente cálido y a su gusto. Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deberá ayudar a que el grupo supere los siguientes estereotipos: * Vaciladores: divagaciones, bromas, pérdida de tiempo improductivamente. Comprende a las personas que constantemente están hablando de otra cosa: futbol, el huracán o la última versión del software. Son los típicos que opinan sólo para contar chistes, relacionados o no al tema de la junta. * Despóticos: no aceptan ideas, usan su poder para opacar opiniones, no comparten con los demás. Es el típico “jefe” que regaña al ayudante: “¡cómo crees!” “¡eso está mal, a quién se le ocurre!” “¡de plano, sólo a ti se ocurre eso, ¿qué no piensas?!” * Dominantes: Hacen menos a los demás, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: “¡estoy seguro de lo que les estoy diciendo!” “¡Lo he probado miles de veces! ¿Crees que no se?

* Reacios: están callados, se conforman con todo lo que pasa, no opinan. Sólo mueven la cabeza esporádicamente aseverando o negando, pero nunca hablan. Este tipo de participantes, es muy común que al salir de la junta se quejen de todo y exterioricen todos los errores que detectaron en la junta. Están en un rincón, callados. * Apresurados: Tienen urgencia de terminar, apresuran las presentaciones, cierran las sesiones de preguntas. Constantemente comentan: “bueno, pues con esto terminamos” * Sordos: No atienden más que a sus opiniones, no escuchan al moderador. * Desviadores: sacan al grupo del tema, mueven la conversación a otro tema. * Rivales: exteriorizan conflictos anteriores, usan el foro para aclarar problemas anteriores. El facilitador deberá identificar rápidamente a los participantes con estas características, para poder contrarrestarlas y así interaccionar con todos ellos en la junta. Las siguientes sugerencias pueden ayudarle a manejar a los participantes de cada tipo: * Vaciladores: hacerles preguntas directas. * Despóticos: hacerles preguntas directas sobre su opinión, reconocer cuando tienen un acierto. * Dominantes: hacerles preguntas con respuesta negativa como: ¿entonces usted lo que dice es que…? Es importante para este tipo de preguntas conozcamos que la respuesta va a ser negativa, de tal modo que el participante acepte decir no. * Reacios: hacerles preguntas dicotómicas (SI/NO), para que se vayan integrando. Al participar reconocer dicha participación ante el grupo: ¡muy bien!, ¡excelente opinión! * Apresurados: Identificar algún tema de interés relacionado con la presentación e involucrarlos. Preguntarles: ¿de qué forma se relaciona este tema con su área de competencia?, ¿nos podría platicar un poco más de…? * Sordos: Realizar preguntas guiadas: “¿verdad que es mejor?… ¿está usted de acuerdo que…?”, reconocer las intervenciones que tengan.

* Desviadores: Hacer preguntas de regreso a tema como: “¿de qué forma se relaciona su comentario con…? ¿Podríamos utilizar lo que usted comenta para…?”. * Rivales: Evitar que se confronten, desviando las preguntas directas de un rival a otro, contestándolas usted mismo, o invitando a otro participante a opinar. Usar frases como: “un momento, de lo que usted acaba de comentar me gustaría conocer la opinión de …” Definitivamente el manejo de participantes difíciles no es fácil, pero de esto depende que la junta de trabajo pueda ser altamente efectiva, y no se vea opacada por participantes atípicos y apáticos. Estos puntos que se mencionaron deberán practicarse, tanto la identificación del tipo de participante como el manejo del mismo. La repetición y práctica de los anteriores puntos harán que se desarrolle en ustedes una habilidad para manejo de grupos y conducción de reuniones de trabajo. 5.5.1 QUE ES UNA JUNTA Una junta es el acto de reunir o congregar a un número determinado de personas para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos. Una junta se sustenta entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar, los objetivos de la reunión y hay que hacer una correcta preparación de los temas. Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación. Dirigir una junta, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales. 5.5.2 COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA Hay distintas formas de organizar el tiempo y las actividades de una junta de trabajo en un grupo de autoayuda. Se suele variar el tipo de reunión conforme a las necesidades de cada situación. Aunque es común tener varias formas de trabajo, frecuentemente hay una que se aplica en la mayoría de los casos. En algunos grupos el formato más usado es flexible y abierto. En otros, lo normal puede ser la junta de estudio, llevada con base en una lectura hecha entre todos.

Se genera así una situación que permite a cada uno compartir distintas experiencias personales. La forma de trabajo que se aplica define el tipo de trabajo a realizar, la manera de tratar los temas e inclusive la manera de sentarse. Sin embargo, es poco frecuente que el plan de junta se especifique por escrito. Generalmente se establece cada tipo de junta como parte de los usos y costumbres aprendidos con la participación. En algunos casos puede ser que en los últimos minutos de la que termina se prepare la junta siguiente. En otros casos se llega a planear con anticipación el trabajo de varias semanas o meses, por ejemplo usando propuestas hechas primero por un comité y luego acordadas por todos. Mucho se ha hablado sobre cómo realizar juntas de trabajo efectivas. En realidad es muy sencillo poder llevarlas a cabo, sólo debemos de tomar en consideración algunos puntos. Que a continuación se describen: Prepara la agenda de la junta por escrito: Especifica claramente lugar, fecha, hora de inicio y término de la junta, así como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión, los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propósito de la junta. Bastará con un par de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos. En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo, ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan. Envía una copia de la agenda, ya sea por vía correo electrónico, fax o copia fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión. Cerciórate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias más a la junta de trabajo, debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su agenda. Empieza y termina la junta a la hora pactada: Por Respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo, como podrían ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema, así como la hora de finalización de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos.

Repasa la agenda con el grupo: Mediante una breve introducción repasa con el grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, así como los objetivos o propósito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren en la misma sintonía. Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda, así como con los tiempos previamente establecidos. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a consideración de la persona responsable o líder de la junta. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión. Evita las desviaciones: Es muy común que durante las juntas de trabajo, las personas se desvíen con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atención a los comentarios de los participantes e Intervenir rápidamente, para evitar así una mayor desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Si durante la realización de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión. Diversifica la participación: Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversación. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignación de un orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas. Resume los temas tratados: Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente, que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta, en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas, ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores, y enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente. Para poder dar seguimiento a los temas tratados.

5.5.3 COMO CONDUCIR UNA JUNTA PREPARARSE PARA UNA JUNTA

1. Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr si es que tienen una junta. 2. Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opción. 3. Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta. 4. Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la junta. 5. Crear una agenda que está muy bien programada. 6. Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para la junta. 7. Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada educación en un tema. 8. Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida… hacer que los vecinos estén entretenidos. EMPEZAR LA JUNTA 1. Comunicar el propósito y el resultado deseado para todos los participantes. 2. Aclarar el tipo de participación e interacción deseada. 3. Poner las reglas: cuando la junta se termine y cada miembro sea escuchado. Que es lo que se espera. 4. Demostrar que sus ideas, opiniones, y preguntas tienen valor. ASIGNAR ALGUIEN QUE TOME NOTAS 1. Quien atendió. 2. Cuáles fueron los problemas que se discutieron. 3. Decisiones que se tomaron. 4. Siguientes pasos: quien necesita acabar una tarea, la fecha de cuando empezara y que es lo que exactamente se necesita. CONDUCIR LA JUNTA 1. Tomar el tiempo y escuchar historias.

2. Aclarar y parafrasear ideas. 3. Preguntar por diferentes puntos de vista. 4. Usar técnicas juntando ideas. 5. Estar enfocados en los temas de la agenda. No salirse del tema o distraerse. 6. Capturar ideas que fueron fuera del tema y escribirlas en un papel separado para después discutirlas. 7. Asignar los siguientes pasos durante la junta. MANTENER LA JUNTA ENFOCADA 1. Apuntar información y datos de la junta. Asegurarse que todos sean escuchados. 2. Dejar que la gente entienda el contenido. Usted guié el proceso. 3. Reconocer y re informar contribuciones constructivas. 4. Usar la agenda para mantenerse en el mismo tema. 5. Varié el Paso: rápido, despacio y tomar descansos. 6. De vez en cuando resuma los puntos más importantes y pregunten si están de acuerdo. 7. Ayudar al grupo que alcancé conclusiones.