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PROCEDIMIENTO DE GESTION
GYM.SGP.PG.31
GESTION DE PROYECTOS
Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 10
CONTROL DE COSTOS
1.
OBJETIVO Establecer la metodología para la correcta estimación mensual del resultado económico y margen real del Proyecto, considerando tanto el resultado acumulado en la fecha de evaluación como el resultado proyectado al final del Proyecto.
Figura 01 – el Control de Costos es el proceso por el que se calcula el resultado a fin de Proyecto.
La información obtenida del Control de Costos debe ser oportuna, confiable y sustentable a fin de que pueda ser útil como una herramienta de gestión.
2.
DESARROLLO
2.1. Secuencia del Control de Costos El proceso de Control de Costos puede esquematizarse con el flujo mostrado en la figura siguiente: ANTES DEL INICIO Estructura de Control
MESES DEL PROYECTO
0
AL INICIO Presupuesto Meta
1
2
3
MES A MES Margen a Fin de Obra Margen a la Fecha
4
5
6
7
8
AL FINAL Margen Final
9
10
…….
Figura 02 – Procesos de Control de Costos.
Al inicio de la etapa de Planeamiento1 el Proyecto define la Estructura de Control2, de acuerdo a las metodologías establecidas por este manual. Esta estructura será creada en el Sistema de Contabilidad (ORACLE) y servirán para registrar todos los costos en la contabilidad. El resultado del Planeamiento en lo referente a costos queda plasmado en el Presupuesto Meta3, el cual deberá ser presentado y aprobado en la Reunión de Compromisos. El proceso de Control de Costos que es materia del presente documento corresponde al de la gestión día a día del Proyecto. Consiste en validar mes a mes el Margen a Fin de Proyecto e identificar y registrar las brechas entre este Margen y el Margen Meta. Las brechas de costo resultantes entre el Presupuesto Meta y los costos reales del Proyecto se analizarán ordenadas de acuerdo a la Estructura de Control.
1 Ver documento introductorio GYM.SGP.PG.08 – Planeamiento 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta
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CONTROL DE COSTOS
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2.2. Resultado a Fin de Proyecto Para obtener el Resultado a fin de Proyecto se deben sumar dos análisis: el del cálculo del Resultado a la Fecha y el estimado del Resultado del Saldo. Para ello se empleará la metodología escogida por el Proyecto asociada a la estructura de control usada.
Figura 03 – Resultado a Fin de Proyecto.
A. Resultado a la Fecha:
Consiste en el cálculo de la venta y el costo reales acumulados a la fecha, y por consiguiente del resultado o margen real a la fecha. Éste debe incluir los gastos financieros y otros ingresos y egresos extraordinarios (como por ejemplo facturación de cargos a terceros4). El Resultado a la Fecha debe coincidir con el Resultado Contable5, sin incluir la diferencia por tipo de cambio.
B. Resultado del Saldo
Consiste en el cálculo de la venta y el costo proyectados del saldo del Proyecto, y por consiguiente del resultado o margen del saldo. Es el resultado de la actualización del planeamiento (es decir, del Presupuesto Meta) para el saldo del Proyecto. Para ello se verifican las estrategias de ejecución, se revisan alternativas posibles y se considera la dificultad específica de la porción del Proyecto que falta ejecutar, con lo que se obtienen cuadrillas, rendimientos y ratios ajustados para el saldo. Este ejercicio se denomina proyección del saldo, y se elabora a partir de la información conocida y/o definida a la fecha. Debe incorporar los posibles costos imprevistos y/o contingencias identificados.
2.3. Metodologías de Control de Costos Existen dos metodologías establecidas para llevar a cabo el Control de Costos. El Proyecto escogerá la metodología a usar, tomando en cuenta que cada una requiere una Estructura de Control6 particular, la cual es definida al inicio del Proyecto.
4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas 5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable 6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control
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CONTROL DE COSTOS
A. Metodología 1:
Es la metodología utilizada más frecuentemente en los Proyectos civiles y de edificaciones. Se basa en la clasificación de costos según el criterio de Frentes y Partidas.
Cuentas Contables Mat
MO
EQ
SC
Total
CI
Frente A Partida 1 Frente / Partida
Partida 2 Partida 3 Partida 4 Frente B Partida 1 Partida 2 Partida 5 Partida 6 … Total
Figura 04 – Estructura de Control según Metodología 1.
Esta metodología funciona bajo el siguiente esquema:
Venta a la Fecha
Venta del saldo
Venta a fin de proyecto
Costo a la Fecha
Costo del saldo
Costo a fin de proyecto
Resultado a la Fecha
Resultado del saldo
Resultado a fin de proyecto
Cierre Contable
Proyección del Saldo
Venta a la Fecha
Costo Previsto
Costo a la Fecha
Resultado Previsto
Resultado a la Fecha
Análisis de Brechas del Costo a la Fecha
Resultado proyectado
Venta a Fin de Proyecto
Brechas
Costo Previsto
Costo a Fin de Proyecto
Resultado Previsto
Resultado a Fin de Proyecto
Análisis de Brechas del Costo a Fin de Proyecto
Figura 05 – Esquema de trabajo de la metodología 1.
Brechas
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Resultado a la fecha: 9
La Venta a la Fecha se obtiene según lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable.
9
El Costo a la Fecha ordenado de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene de la contabilidad a través de la consulta ORACLE “Costos por Frente y Partida” acumulado a la fecha. Para ello el Cierre Contable7 debe estar terminado y debe haber sido verificada la correcta asignación de los costos de acuerdo a la estructura de control.
9
El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta8 los avances de la Venta a la Fecha de acuerdo a la metodología con que se elaboró, incluyendo los adicionales y provisiones consideradas. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control. Se recomienda el uso del S10 para facilitar el cálculo del Costo Previsto9.
9
Para el cálculo de las brechas, se ingresará toda la información anterior en la herramienta en Excel “CCostos-1”, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaña este manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.
9
Se deberá sustentar ante la Gerencia de División las principales Brechas y su impacto en el Margen a Fin de Proyecto.
9
El “CCostos-1” y la explicación de las brechas se adjuntarán con la entrega del Panel de Control del mes correspondiente.
Resultado del Saldo: 9
La Venta del Saldo se calcula como la estimación de la venta más probable del alcance pendiente de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualización de cantidades, estimado por adicionales o trabajos nuevos, etc. No será necesariamente la diferencia entre la venta a la fecha y la venta contractual.
9
El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula presupuestando el costo de los avances de la Venta del Saldo, pudiendo utilizarse como referencia el Presupuesto Meta. Es decir, se revisan los rendimientos, ratios de productividad, recursos, procedimientos constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fin de obtener la estimación más confiable del Costo del Saldo. También se actualizan las contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc. El Costo del Saldo se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.
9
El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta los avances de la Venta del Saldo de acuerdo a la metodología con que se elaboró, incluyendo los adicionales y contingencias considerados. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.
9
Para el cálculo de las brechas, se ingresará toda la información anterior en la herramienta en Excel “CCostos-A”, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaña este manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.
Resultado a fin del Proyecto: 9
La venta, el costo, el resultado y las brechas a fin del Proyecto (tanto previstas como reales y proyectadas) se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo.
B. Metodología 2: Es la metodología utilizada más frecuentemente en los Proyectos electromecánicos. Se basa en la clasificación de costos según el criterio de Fases y familias de Recursos. 7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable 8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta 9 Ver instructivo GYM.SGP.IN.03 – Presupuesto Meta en S10
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CONTROL DE COSTOS
Cuentas Contables Mat
MO
EQ
SC
Sup
CI
Total
Fase 1 Recurso Mat1 Fase / Recurso
Recurso Mat2 Recurso MO1 Recurso MO2 Recurso EQ1 Recurso EQ2 Recurso EQ3 Recurso SC1 Recurso SC2 … Total
Figura 09 – Estructura de Control según Metodología 2.
Se recuerda que el rubro Supervisión contablemente forma parte de los Costos Indirectos, por lo que debe estos conceptos deberán ser separados fuera del ORACLE a fin de llevar a cabo esta metodología. Esto es explicado con detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control. Esta metodología funciona bajo el siguiente esquema:
Venta a la Fecha
Venta del saldo
Venta a fin de proyecto
Costo a la Fecha
Costo del saldo
Costo a fin de proyecto
Resultado a la Fecha
Resultado del saldo
Resultado a fin de proyecto
Cierre Contable
Proyección del Saldo
Venta a la Fecha
Costo a la Fecha
Costo Aplicado
Brechas
Resultado a Fin de Proyecto
Análisis del Resultado Pendiente
Resultado Pendiente
Resultado proyectado
Venta a Fin de Proyecto
Venta Meta
Brechas
Costo a Fin de Proyecto
Costo Meta
Brechas
Resultado a Fin de Proyecto
Resultado Meta
Análisis de Brechas de Costo y Venta a Fin de Proyecto
Figura 07 – Esquema de trabajo de la metodología 2.
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Resultado a la fecha: 9
La Venta a la Fecha se obtiene según lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable.
9
El Costo a la Fecha ordenado parcialmente de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene de la contabilidad a través la consulta ORACLE “Costos por Frente y Partida” acumulado a la fecha. Para ello el Cierre Contable10 debe estar terminado y debe haber sido verificada la correcta asignación de los costos de acuerdo a la estructura de control.
9
Para obtener el Costo a la Fecha ordenado totalmente de acuerdo a la Estructura de Control tal como quedó definida en el documento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta, se deberá ingresar la información del ORACLE en la herramienta de Excel “CCostos-2”, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaña este manual.
Resultado del Saldo: 9
La Venta del Saldo se calcula como la estimación de la venta más probable del alcance pendiente de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualización de cantidades, estimado por adicionales o trabajos nuevos, etc. No necesariamente será la diferencia entre la venta a la fecha y la venta contractual.
9
El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula actualizando los rendimientos, recursos, tarifas, ratios de productividad, procedimientos constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fin de obtener la estimación más confiable del Costo del Saldo. También se actualizan las contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc.
9
El Costo del Saldo se ordena de acuerdo a la Estructura de Control ingresando la información del punto anterior en la herramienta de Excel “CCostos-2”. Esta información es presentada en forma de una proyección mensual de venta y costo por Fase.
Resultado a fin del Proyecto: 9
La venta y el costo proyectados a fin del Proyecto se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo, con lo cual se obtiene el resultado proyectado a fin del Proyecto.
9
Dado que se tiene la venta y el costo separado por fase, se obtiene también el resultado proyectado de cada fase, al final del Proyecto.
9
Se analizarán las brechas de venta y costo contra lo previsto en el Presupuesto Meta. Adicionalmente y como referencia, también se realizará una comparación contra la proyección realizada el mes anterior.
Análisis del Resultado Pendiente: 9
Se define el “Costo Aplicado” como el costo teórico que, restado de la Venta a la Fecha, permite obtener un Margen a la Fecha igual al Margen Proyectado (en términos porcentuales).
9
La diferencia entre el Costo Aplicado y el Costo Real se define como el “Resultado Pendiente”, el cual debe ser justificado a fin de evaluar la confiabilidad del Resultado Proyectado.
9
Existen tres tipos de explicaciones para justificar el Resultado Pendiente, las cuales se explican brevemente a continuación. La explicación detallada puede ser consultada en el Instructivo GYM.SGP.IN.08 – Herramienta “CCOSTOS-2” (Control de Costos para la Metodología 2):
10 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable
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CONTROL DE COSTOS
a.
Por la Venta: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en la Venta a la Fecha que no se corresponden con el Costo a la Fecha consumido (ejemplo: valorización adelantada de gastos generales no consumidos). Este concepto debería ser cero en la gran mayoría de casos, debido a que la definición de Venta a la Fecha establecida en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.
b.
Por el Costo: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en el Costo a la Fecha que no se corresponden con la Venta a la Fecha considerada (ejemplo: material zarandeado en stock producido y todavía no valorizado). Este concepto también debería ser cero en la gran mayoría de casos, debido a que la definición de Costo a la Fecha establecida en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.
c.
Por el Margen: Se puede considerar que el Resultado Proyectado está conformado por los aportes de Resultado de cada Fase que conforma el Proyecto. Es normal que la composición de este aporte vaya cambiando conforme se ejecuta el Proyecto, por lo que casi siempre se induce de manera automática un Resultado Pendiente por este concepto. La Herramienta “CCostos-2” calcula el monto correspondiente a este concepto utilizando el esquema siguiente: Venta a la Fecha Fase 1
S
x(
Margen Proyectado (%)
-
Margen Fase 1 (%)
)
Venta a la Fecha Fase 2
x(
Margen Proyectado (%)
-
Margen Fase 2 (%)
)
Venta a la Fecha Fase 3
x(
Margen Proyectado (%)
-
Margen Fase 3 (%)
)
…
Venta a la Fecha Fase N
…
x(
Margen Proyectado (%)
…
-
Margen Fase N (%)
)
Figura 08 – Justificación del Resultado Pendiente por el aporte de márgenes de las Fases.
Adicionalmente, se debe considerar que en cada Fase se puede estar obteniendo un margen distinto del proyectado a fin de Proyecto debido a que se está ejecutando la parte más fácil o la más complicada del Proyecto. 9
Se define como “Contingencia” a la porción de Resultado Pendiente que no pueda ser explicada por ninguna de las tres justificaciones explicadas en el punto anterior. El monto de la Contingencia representa una posible variación del Resultado Proyectado.
9
Para el análisis de los conceptos descritos líneas arriba se debe considerar la siguiente convención de signos: a.
Resultado Pendiente: Si es positivo significa que el costo real a la fecha del Proyecto está por encima del costo aplicado. Si es negativo significa que está por debajo.
b.
Justificaciones del resultado pendiente: Si es un monto que cuyo efecto es el de empeorar el Resultado Pendiente, entonces se trata de una Provisión Pasiva y debe ser sumada al Resultado Pendiente. Si es un monto cuyo efecto es el de mejorar el Resultado Pendiente, entonces se trata de una Activización y debe ser restada al Resultado Pendiente.
c.
Contingencia: Si es positiva significa que el resultado proyectado puede disminuir. Si es negativa significa que puede aumentar.
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CONTROL DE COSTOS
RESULTADO PENDIENTE MARZO Distribucion de Gas-Frente Lurin CONCEPTO
1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4
ACTIVIZACION
POR LA VENTA VALORIZACION MAYOR AL AVANCE VALORIZACION MENOR AL AVANCE VALORIZACION DE ADICIONALES POR EL COSTO MATERIALES EN STOCK COSTO NO INCLUIDO VENTA DE ACTIVOS POR EL MARGEN TRAZO,MOVILIZACION, EXCAVACION, MOV. DE TIERRAS RELLENOS, COMPACTACION, REPOSICION DE PAVIMENTOS CAMARA DE VALVULAS-ESTACION DE VENTANILLA-OBRAS CIVILES ELECTROMECANICO TOTAL RESULTADO PENDIENTE ACTIVIZACION PROVISION PASIVA
PROVISION PASIVA
300,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 178,593.72
0.00
184,268.89
0.00
20,320.15
0.00
0.00
747,270.48
383,182.77
1,047,270.48 -1,097,561.80 -383,182.77 1,047,270.48
CONTINGENCIA
-433,474.08
26.04% Margen proyectado 3.31% Contingencia 29.34% Probable Margen de Obra
Figura 09 – Ejemplo de análisis del Resultado Pendiente
2.4. Análisis de Brechas El resumen por rubro de los resultados a la fecha y a fin de Proyecto junto con las brechas respectivas contra el previsto se reporta en la hoja de Resultado del Panel de Control11, con base en el reporte llamado “Panel de Control” obtenido del ORACLE.
Venta a la Fecha
Venta a Fin de Proyecto
Costo Previsto
Costo a la Fecha
Resultado Previsto
Resultado a la Fecha
Análisis de Brechas del Costo a la Fecha
Brechas
Reporte “Panel de Control” del ORACLE
Costo Previsto
Costo a Fin de Proyecto
Resultado Previsto
Resultado a Fin de Proyecto
Análisis de Brechas del Costo a Fin de Proyecto
Figura 10 – Brechas de Costo a la Fecha y a Fin de Proyecto 11 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión
Brechas
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Se hace notar que al tomarse la misma venta como base para el cálculo de los Costos Previstos, éstos son comparables con el costo real a la fecha obtenido del ORACLE y con la proyección de costos del saldo. En consecuencia, las brechas presentadas son sólo brechas de costo, no existiendo por lo tanto brechas de venta. Las brechas de costo resultantes de esta comparación deberán ser sustentadas ante la Gerencia de División, así como sus impactos en el resultado a fin de Proyecto. Se debe tomar en cuenta que: 9
La Metodología 1 y la Herramienta “CCostos-1” permiten obtener las brechas de costo de manera directa, así como la descomposición de la misma a nivel de Partidas. El detalle de los recursos involucrados en los costos reales por partida debe obtenerse de los sistemas de información del Proyecto como el SISPO o el módulo de Almacenes de ORACLE.
9
La Metodología 2 y la Herramienta “CCostos-2” no consideran el cálculo de los costos previstos a la fecha y proyectado, por lo no permiten obtener las brechas de costo de manera directa. Para elaborar la hoja de Resultado del Panel de Control, los costos previstos se deberán calcular siguiendo los pasos que correspondan de la Metodología 1, a fin de obtener las brechas de costo respectivas. El detalle de los recursos involucrados en los costos reales por Fase se obtienen directamente de la herramienta “CCostos-2”.
Las brechas de mano de obra y equipos deberán ser compatibilizados con los resultados de los IP12 respectivos.
2.5. Matriz de Responsabilidades GD
GP
ECC
1. Cálculo de la venta a la fecha, incluyendo provisiones 2. Validación del costo a la fecha, incluyendo provisiones y redistribuciones 3. Validación del resultado a la fecha en ORACLE
√
4. Cálculo del costo previsto a la fecha
√
5. Validación de las brechas del costo a la fecha
√
6. Cálculo de la venta del saldo, incluyendo provisión de adicionales
√
7. Proyección del costo del saldo, incluyendo contingencias
√
8. Cálculo del costo previsto del saldo
√
9. Cálculo de la venta y el costo a fin de Proyecto
√
10. Validación de las brechas del costo a fin de Proyecto
√
11. Uso de las herramientas “CCostos-1” y “CCostos-2” 12. Revisión y validación de venta, costo, brechas y resultado a la fecha y a fin de Proyecto 13. Elaboración de Hoja de Resultados del Panel de Control
√
14. Revisión y validación de Hoja de Resultados del Panel de Control GD: Gerente de División GP: Gerente de Proyecto ECC: Encargado de Control de Costo
12 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 – Control de Productividad
√ √
√ √ √
PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS
CONTROL DE COSTOS
3.
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REFERENCIAS Y ANEXOS
3.1. Buenas Prácticas Los criterios de revisión del Costo Directo e Indirecto para el saldo del Proyecto son los mismos que los listados en la sección 3.1 – Mejores Prácticas del documento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta. Se recuerda que la lista presentada debe considerarse en forma referencial y servir de guía, sin ser limitativa ni impositiva en el desarrollo del procedimiento.
3.2. Documentos relacionados 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
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3.3. Anexos 9 9
GYM.SGP.HE.03 - “CCostos-1” – Disponible en CD GYM.SGP.HE.04 - “CCostos-2” – Disponible en CD