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• alcira lucia garcia gonzalez

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PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE     

Programa de Formación: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Código del Programa de Formación: 12210208 Ficha Nombre del Proyecto: NO APLICA Fase del Proyecto: N.A Actividad de Proyecto: N.A

Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales. 

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Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recibir y despachar documentos empresariales de acuerdo con las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos, las normas de la organización y la legislación vigente. Organizar y conservar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.

Duración de la Guía: 40

Horas

2. PRESENTACION Respetado aprendiz: Administrar bien el área documental de una empresa, es administrar bien la memoria de la empresa. El área documental, es el área donde se guarda toda la información ya sea financiera, logística, o de servicio de esta, tener una buen acceso, eficiente, y organizado es un factor clave para el éxito mismo de la empresa La Archivística o Gestión y/o la administración archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Con esto quiero invitarlos a conocer y desarrollar la importancia de la guía para su formación profesiona “RECUERDE DE NUESTRO COMPROMISO DEPENDE EL ÉXITO PARA QUE EL ARCHIVO SE MANEJE EN FORMA CORRECTA PARA SU POSTERIOR CONSULTA”

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 

Descripción de la(s) Actividad(es)

Actividades de Reflexión inicial. 3.1 Actividades de Reflexión inicial. Observar la siguiente frase y realice un comentario reflexivo de forma individual ¿Porque decimos que el desorden es el conjunto de decisiones aplazadas?

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3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje. 1. ¿Qué es Organización de Archivos? __________________________________________________________________________ 2. ¿Qué requisitos conoce? __________________________________________________________________________ 3. ¿ha escuchado de Tablas de Retención Documental? 4. __________________________________________________________________________ 5. ¿Qué materiales necesito para el proceso de organización?:_____________________________________________________ 6. ¿Describa la responsabilidad del manejo de los archivos públicos según la ley 594 de 2000? __________________________________________________________________________ 7. ¿Cuáles son los sistemas de Ordenación que podemos Utilizar para la Organización de los archivos? ------------------------------------------------------------------------------------------------------Área de Desarrollo Cognitiva: Área de Desarrollo Cognitiva: - Apropiar conocimiento sobre la actividad archivística, ciclo vital de los documentos - Interpretar la estructura los principios de orden original y procedencia Sub actividades: 

Como trabajo autónomo identificar la Tabla de Retención de su Seccion o Dependencia

Área de Desarrollo Procedimental: - Aplicar Tabla de Retención Documental, de acuerdo con los principios y procedimientos archivísticos en la organización de expedientes según directrices del de la organización y normatividad vigente. Sub actividades:  Desarrollar el proceso de organización de una carpeta teniendo en cuenta los tipos documentales de su respectiva TRD Valorativa / Actitudinal: Analiza las consecuencias de no archivar bien los documentos de la entidad y mala utilización de un sistema de ordenación no acorde con las necesidades de la organización y la legislación vigente SUB ACTIVIDADES: - Explicación por parte del instructor el proceso de organización y Foliación de una carpeta - Explicación por parte del instructor en cada una de sus dependencias de los casos reales que se presentan en la unidad administrativa - Desarrollar taller práctico del proceso de organización según la TRD. - Elaborar rótulos caja y hoja de control - Demostrar responsabilidad, compromiso y trabajo en equipo en el desarrollo de cada una de las actividades propuestas por el instructor GFPI-F-019 V03

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento. 3.4.1. De manera individual y desescolarizada ponga en práctica el proceso de organización y foliación de acuerdo a la normatividad, en la dependencia a la cual pertenece 

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Ambiente Requerido Biblioteca virtual SENA, JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003. Ambiente de formación. - Biblioteca virtual Sena Materiales Video been, instructivo foliación, video foliación, rótulos caja, hojas de control, carpetas dos tapas, fotocopias. Tapabocas, Guantes, lápices, Borrador

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Evidencias de Aprendizaje DE CONOCIMIENTO. Respuestas a preguntas sobre: • Principios archivísticos, • Ciclo vital del documento • PROCESOS ARCHIVÍSTICOS • Archivos de gestión foliación • TRD • Ciclo vital de los documentos DE DESEMPEÑO: Elaboración de manera responsable y objetiva de un Procedimiento general para archivar PRODUCTO Una Carpeta con el proceso de organización según la TRD con el debido proceso de foliación, del archivo de Gestión al que pertenece

Criterios de Evaluación

. utiliza cuidadosamente útiles, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y el despacho de documentos.

identifica de manera responsable los medios de ingreso y de despacho de documentos de la organización Aplica de manera responsable los procedimientos, las normas, la legislación vigente y la estructura orgánico-funcional para la recepción y el despacho de documentos, manual y automatizado. opera de manera meticulosa los programas (aplicativo) para el recibo y el despacho de los documentos internos y externos. verifica rigurosamente que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y distribuidos. analiza, interpreta y sintetiza de manera coherente la información contenida en los documentos recibidos y por despachar para el respectivo registro utiliza de manera responsable los formatos o planillas para el registro y control de los documentos recibidos y por despachar, manual o automatizados. distribuye oportunamente los documentos a las respectivas dependencias responsables de su trámite. realiza de manera rigurosa el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas. utiliza de

Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Valoración de conocimiento

Valoración de desempeño lista de chequeo de desempeño.

Valoración de producto lista de chequeo producto

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manera responsable los medios para el envío de los documentos generados por la organización; normas de correo y de embalaje. verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y enviados. distribuye y conserva oportunamente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente. 5. GLOSARIO DE TERMINOS ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTION: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su Producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un Archivo permanente. CLASIFICACION DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. 6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS: - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular Nº 004 de 2003. GFPI-F-019 V03

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá, 1997. - ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del G29 de junio de 1994”. - JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003. - Biblioteca virtual Sena - ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características de calidad 7. CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Autor (es)

LCIRA LUCIA GARCIA G Administrador de Empresas ESP. Gerencia Talento Humano T.P.47877

INSTRUCTOR SENA

CEGAFE

22- 02- 2021

Reviso:

Melida Jiménez

Asesora Pedagógica

CEGAFE

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía) Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Razón del Cambio

Autor (es)

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