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Guía “ACCESS”

PRACTICA PROFESIONAL

LIBRO DIARIO Objetivo: Elaborar una Base de datos en MS-Access, que permita gestionar los datos del Libro Diario y emitir el reporte con el diseño siguiente:

UIGV - Sonia Rojas Marín

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1. Crear la carpeta denominada CONTABLE en la unidad C:\ 2. Ingresar a sistema “Microsoft Access” y crear una base de datos denominada CONTA. 3. Importar los datos contenidos en el archivo de Excel facilitado, el cual contiene el “Plan Contable Empresarial. (Ver pasos para importar en el Anexo 1) 4. Luego crear la Tabla “DIARIO” con la estructura siguiente:

Nota: La clave principal es el campo “Id”. En los campos: DEBE, HABER e “ID” el tamaño es “Entero Largo” 5. Ingresar en la tabla “Diario” los registros contables siguientes:

APERTURA

COMPRAS

DESTINO

VENTAS

6. Crear la Tabla “Cabeceras”, la cual grabará los “números de voucher”, la “fecha del registro” y la “glosa” del asiento contable, con la estructura siguiente: UIGV - Sonia Rojas Marín

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Nota: La clave principal es el campo “NUMVOU” (número de voucher). 7.

Ingresar en la tabla “Cabeceras”, los datos siguientes:

8.

Para visualizar el contenido de la Tabla “Plan” debemos hacer “doble clic” en su nombre:

Nota: Para cerrar cada tabla hacer clic en “X”

Alternativa: Hacer Clic derecho en la pestaña “PLAN” y seleccionar “Cerrar”

RELACIONES ENTRE TABLAS Para crear una relación entre dos tablas seguiremos los siguientes pasos: UIGV - Sonia Rojas Marín

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1. Cerrar las tablas que estén abiertas ya sea en “Vista Diseño” o “Vista Hoja de Datos” 2. Seleccionar la ficha “Herramientas de base de datos” y el botón “Relaciones”

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3. En el cuadro de dialogo Mostrar Tabla seleccionaremos las tablas que queremos relacionar, para nuestro ejemplo las tres tablas (PLAN, DIARIO y CABECERAS) podemos hacerlo una por una o seleccionar todas usando la tecla “SHIFT”.

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4. Una vez seleccionada(s), hacemos clic en el botón “Agregar” 5. Por último, cerramos el cuadro “Mostrar tabla” y visualizaremos la pantalla siguiente:

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6. Cambiar la posición de las tablas como se muestra a continuación (arrastrar):

7. Para nuestro ejemplo la tabla “PLAN” se relacionará con la tabla “DIARIO”, para ello debemos determinar cuál es el campo común en ambas tablas (CODIGO y CODCTA), procedemos a “arrastrar” el campo “CODIGO” ubicándolo encima del Campo “CODCTA”, cuando sueltes el mouse debemos visualizar la pantalla siguiente:

Nota: Podemos usar el botón de selección para cambiar de campo (si no se muestra como en la pantalla.) UIGV - Sonia Rojas Marín

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8. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones hacemos clic en el botón “Crear”.

9. En esta pantalla observamos que la relación se representa a través de una línea entre los campos comunes (información del mismo atributo).

CODIGO

Con esto hemos relacionado las dos tablas, si deseamos observar o modificar la relación, hacemos doble clic en la línea que une las tablas y visualizaremos la siguiente pantalla:

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Por el momento no hacemos cambios, así que cerramos la pantalla (X)

INTEGRIDAD REFERENCIAL A LAS RELACIONES Microsoft Access permite dar consistencia a las relaciones, es decir que existe una política al actualizar y eliminar registros y el comportamiento con los registros relacionados, estas políticas se denominan integridad referencial: Pasos para asignar integridad referencial a las relaciones: 1. Cerrar las tablas que estuvieron abiertas (Vista Diseño o vista Hoja de Datos) 2. Seleccionar la ficha “Herramientas de base de datos” y el botón “Relaciones” 3. Hacer doble clic en la línea que representa la relación (en cualquier parte de la línea).

4. En la ventana Modificar relaciones, hacer clic en la casilla Exigir integridad referencial

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Y activar las casillas:  Actualizar en cascada los campos relacionados: si deseamos que se actualice el valor del campo “CODCTA” de la tabla “DIARIO” al actualizar el valor del campo “CODIGO” de la tabla “PLAN”.  Eliminar en cascada los registros relacionados: si deseamos que se eliminen los registros que contengan el mismo valor en ambas tablas.

*Relacionar la tabla “Cabeceras” con la tabla “Diario” por el campo “NumVou” (número de voucher), como se indica:

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Grabar la relación presionando CTRL + W. Si la ventana “Plan” estaba abierta, la cerramos y volvemos abrir. Observa los signos más (+) y haz clic sobre ellos (de cualquier cuenta).

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De la cuenta “12” estamos viendo los movimientos grabados en la tabla “DIARIO”, lo que podría ser un “Mayor Contable”. Con el signo (-) vuelve a ocultarse los datos de la tabla relacionada.

Elaborar un “Informe” que nos permita visualizar el reporte siguiente:

Nota final: o Si agregamos más asientos a la tabla “Diario”, estos se deben visualizar automáticamente en el “Informe” (reporte).

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Anexo 1: Pasos para importar datos de Excel al MS-ACCESS 1. Recuperar el archivo “PCGE.xlsx” de la Intranet en Sesión 03 y guardarlo en C:\Contable. 2. Abrir el archivo del PCGE en Excel.

3. Grabar el archivo con el mismo nombre, pero con formato (Tipo): “Texto delimitado por tabulaciones”

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Debemos visualizar la siguiente pantalla donde seleccionaremos el botón “Guardar”

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Cerrar el archivo

Visualizamos la carpeta “CONTABLE”

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Ingresamos al ACCESS y recuperamos el archivo desde el Excel

Para abrir el archivo damos clic en: Datos externos / Archivo de texto

En la siguiente pantalla seleccionamos la ruta donde hemos grabado el archivo TXT. Ejemplo: C:\CONTABLE\CONTA

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Visualizaremos la siguiente pantalla, donde seleccionaremos el archivo PCGE.TXT y damos clic en el botón “Abrir”

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En la siguiente pantalla, seleccionamos la opción “Importar el origen…” y damos clic en el botón “Aceptar”

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En la siguiente pantalla seleccionamos la opción “Delimitado – Caracteres…” y damos clic en el botón “Siguiente”

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En la siguiente pantalla seleccionaremos las opciones “Tabulación”, “Primera fila…” y damos clic en el botón “Siguiente”

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En la siguiente pantalla, opción “Tipo de dato:” dice “Entero largo” debemos cambiarlo a “Texto” y damos clic en botón “Siguiente”

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PRACTICA PROFESIONAL Visualizaremos la siguiente pantalla:

En la siguiente pantalla seleccionamos la opción “Elegir la clave…” y damos clic en el botón “Siguiente”

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En la siguiente pantalla seleccionamos el botón “Finalizar”

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En la siguiente pantalla seleccionamos el botón “Cerrar”

En la siguiente pantalla visualizaremos la tabla “PCGE” y para ver el contenido damos “doble clic” en dicha tabla.

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Para finalizar cambiaremos la estructura de la tabla “PCGE”:

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Campo “CODIGO”, Tipo de datos= “Texto”, Tamaño del campo =10

Campo “NOMBRE”, Tipo de datos= “Texto”, Tamaño del campo =100

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