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UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTA MARÍA FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERÍAS FÍSICAS Y FORMALES

GESTION DE PROCESOS DE NEGOCIOS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS 

INTEGRANTES: -



Lazaro Mayta, Juan Diego Pezo Mamani, Carlos Alberto

DOCENTE: ING. GUILLERMO ENRIQUE

CALDERON RUIZ

Contenido

INTRODUCCION.........................................................................................................................................3 OBJETIVOS..................................................................................................................................................4 1.

DESARROLLO....................................................................................................................................5 1.1.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA SELECCIONADA........................................5

1.2. MOTIVACIÓN DETALLADA DEL PROCESO DE NEGOCIO, IDENTIFICANDO LAS ENTIDADES, ACTIVIDADES, ROLES, CLIENTES Y PROVEEDORES PARTICIPANTES EMPRESA SELECCIONADA................................................................................................................5 1.3. DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCESO DE NEGOCIO, IDENTIFICANDO LAS ENTIDADES, ACTIVIDADES, ROLES, CLIENTES PROVEEDORES PARTICIPANTES [4]........5 2.

SIPOC.-.................................................................................................................................................8

3.

RECI.-...................................................................................................................................................8

4.

Blueworks Live.-...................................................................................................................................9

5. Bizagi.-…………………………………………………………………………….…..11 6. Conclusiones…………………………………………………………………………….11 7. Referencias………………………………………………………………………………12

INTRODUCCION Un proceso de negocios es un conjunto de actividades lógicamente relacionadas que usa los recursos de la organización, para proveer resultados definidos, con el fin de alcanzar los objetivos del negocio. [1], Es así como iniciamos el presente informe, tomando a la empresa de Grupo Pezo S.A. y su proceso de compra de combustible al proveedor como principal proceso, además como nuestro proceso critico de negocio es el recojo de combustible considerando el tiempo que se toma el transportista en recoger el combustible hasta la recepción del combustible hacia la sucursal principal y sus posteriores sucursales. La Empresa San José conformada por varias estaciones de servicios, es líder en venta de combustible tanto para clientes como para otras empresas mineras como toda empresa presenta muchos procesos, uno de ellos es el proceso de compra que se realiza la empresa a un proveedor. Es por esta razón que necesitaremos tener en claro cuando comienza y cuando culmina dicho proceso, para ello se aplicara el método SIPOC el cual nos proveerá una vista general del proceso, las entradas que necesita para que se ejecute el proceso, quienes proporcionan dichas entradas, y quienes son los clientes que reciben las salidas. Otro método que se utilizara es RECI para identificar los roles dentro del proceso e identificar a los responsables, ejecutores, informados y consultores en cada actividad. Esto se realizara para determinar que en una actividad dentro del proceso no tenga varias responsables. Para la realización del trabajo se utilizara Blueworks que es “una herramienta basado en la nube que nos permite diseñar y gestionar el proceso de negocio, es fácil de usar y sobre todo no se necesitara que los miembros estén físicamente en un lugar para empezar a gestionar el proceso, sino todo será interactivo por medio de la nube” [2].

OBJETIVOS 

Utilizar las herramientas SIPOC y RECI para descubrir áreas de mejora.

Definir el inicio y fin de un proceso de negocio de la empresa de transporte.  

Comprender las entidades, actividades, roles, cliente y proveedores participantes en el proceso. Modelar el proceso de Negocio en la herramienta Blueworks Live.



Analizar los resultados obtenidos a partir de la herramienta BIMP.



Desarrollar mejora al proceso de negocio, considerando los objetivos del negocio.

1. DESARROLLO 1.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA SELECCIONADA “Empresa San José”, es una organización que forma parte del grupo Pezo S.A. Con más de 21 años de trayectoria en asociación con capitales peruanos y que, entre otras actividades, se dedica al transporte de mercadería u otros. Visión: Ser líder en la Región en los sectores de venta y transporte de combustible, brindar un servicio con alta confiabilidad y seguridad operativa. Misión: Somos una empresa de servicios que vende combustible a sus diferente clientes, cumpliendo con seguridad, puntualidad, confiabilidad, excelencia operativa y calidad, con personal altamente comprometido a superar las expectativas de los clientes, innovando permanentemente, con responsabilidad social y ambiental [3].

1.2. MOTIVACIÓN DETALLADA DEL PROCESO DE NEGOCIO,

IDENTIFICANDO LAS ENTIDADES, ACTIVIDADES, ROLES, CLIENTES Y PROVEEDORES PARTICIPANTES EMPRESA SELECCIONADA La motivación que tenemos como un grupo para estudiar el proceso es poder aumentar el valor para el cliente, analizando y rediseñando el proceso para optimizar el tiempo de respuesta hacia el cliente ante un requerimiento.

1.3. DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCESO DE NEGOCIO, IDENTIFICANDO LAS ENTIDADES, ACTIVIDADES, ROLES, CLIENTES PROVEEDORES PARTICIPANTES [4] Proceso de compra de combustible mediante el cual la entidad o institución realiza la compra del recurso para el normal desarrollo de sus actividades y cumplimiento de objetivos. Osinergmin otorga un código particular a cada empresa, este código significa que la empresa cumple con todas las normas establecidas, establecidas por el gobierno. El administrador solicita un pedido de combustible mediante un documento y lo envía hacia el proveedor en este caso (Petroperú, Petrobras, Pluspetrol, etc.). Así también se obtendrá una copia del documento presentado para el archivo por parte de la empresa esta función forma parte de la secretaria del administrador. El proveedor verifica el documento presentado, si es aceptado el documento este lo archivara. Posteriormente el administrador dará a conocer el modo de pago para la creación de un volante (efectivo o depósito). Si el caso fuere el deposito, se verificara los datos son correctos y si la empresa tiene fondos suficientes para el pago del monto. Una vez creado el volante se podrá realizar el pago y la creación del voucher con un sellado especial. Para el recojo del combustible, el administrador otorgara el voucher sellado al transportista, el cual se dirigirá al área de despacho para el

posterior recojo del pedido, generando así una guía de remisión por parte del proveedor hacia el transportista con el pedido. Finalmente el transportista realizara el traslado del pedido hacia la sucursal principal para su posterior análisis de calidad por parte del área especial. Si cumple con la ficha de evaluación, el pedido de combustible se distribuirá en sus diferentes sucursales.  Identificando las entidades.

Administrador Transportista Requerimiento. Proveedor. Guía de remisión. Solicitud de pedido. Voucher de pago. Osinergmin. Constancia de calidad. Ficha de evaluación.

         

 Actividades

Elaboración de solicitud de pedido. Verificación de la solicitud de pedido. Archivamiento del documento. Forma de pago. Cancelación de pedido. Creación de volante Recepción del comprobante de pago. Entrega de voucher de pago al transportista. Recojo de pedido. Recepción de la guía de remisión. Recepción de constancia de calidad. Evaluación de calidad del combustible.

           



Roles.



Administrador. Elabora la solicitud de pedido, realiza el pago del pedido y entrega el voucher sellado hacia el transportista.



Transportista. Se encarga de recoger el pedido en el área de despacho del proveedor, recepción de la guía de remisión y posterior traslado del combustible. Personal de evaluación de calidad. Encargado de hacer la evaluación de calidad del combustible adquirido. Osinergmin. Entidad encargado de verificación del cumplimiento de normas por parte de la empresa.

 



 Se beneficia. La empresa y los clientes finales.  Proveedores participantes.

 

Interno: ficha de evaluación de calidad del combustible. Externo: Proveedor, Osinergmin

 Tabla de resumen del proyecto: La tabla I muestra un resumen lo investigado y analizado acerca del macro proceso de adquisición de bienes. TABLA I “TABLA DE RESUMEN”

Nombre Objetivo

Compra de combustible al proveedor Realizar la compra de combustible para el normal desarrollo de las actividades dela empresa.

Parte cuando

El proceso inicia en la elaboración de solicitud de pedido de compra de combustible EL proceso termina cuando se evalúa la calidad del combustible en la sucursal principal. Administrador Encargado de recepción Encargado de transporte Personal de evaluación de calidad.

Termina cuando Participa n

Comenta rios

La mayoría de funciones principales la desarrolla el administrador.

2. SIPOC.SIPOC nos ayudara en: 

Proveer una vista general del proceso de compra del negocio.



Definir los límites del proceso, el punto de inicio y final para identificar alguna mejora.[5] Compra de combustible al proveedor Proveedores Osinergmin

Área de despacho

Entradas Código especial

Proceso Pedido de Combustible

Documento de compra

Pago de combustible

Autorización

Recojo y transporte de

Salidas

Cliente Emp. Proveedora

Solicitud de

combustible Administrador

Pedido

Guía de remisión Voucher de pago

Evaluación de calidad

Ficha de evaluación

3. RECI.-

calidadEncargado de evaluación de

R/E E

TransporteEncargado de

Pedido de Combustible  Elaboración de solicitud de pedido  Verificación de solicitud de pedido cumpliendo con las normas  Se archivara el documento Pago de combustible  Forma de Pago (contado o transacción).  Cancelación de pedido  Recepción del comprobante de pago Recojo y transporte de combustible  Entrega de voucher de pago al transportista  Recojo de pedido  Recepción de la guía de remisión. Evaluación de calidad del combustible

de recepción Encargado Área

Actividades/Roles

Administrador

RECI es una matriz de asignación de responsabilidades, la cual nos ayudara a asegurar que cada uno de las actividades tenga un responsable y ejecutor, dando lugar a que no se esté asignado roles de más a una actividad.

E R E I R

I

I I I E E R/E

4. Blueworks Live.   

Para la documentación del Blueworks Live primero se procedió al modelamiento del proceso de compra, estableciendo: Entidades de Inicio Entidades de Fin Actividades Compuertas

Documentación: En la documentación del proceso de distribución se puede detallar sobre la entidad de inicio y fin del proceso de distribución así como las actividades, descripción de las mismas. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 3.1. 4.

PEDIDO DE COMBUSTIBLE Pedido de combustible Se realiza el pedido del combustible Procede el pedido? Esta compuerta verifica si el pedido fue aprobado o no Pago de combustible Se realiza el pago por el combustible a transportar ADMINISTRADOR Se archiva el documento generado por la compra Archiva comprobante de pago Se recibe el comprobante de pago Informe hacia el proveedor Se redacta un informe por falta de calidad y se le envía al proveedor ENCARGADO AREA DE RECEPCION Recepción de combustible El encargado recibe el combustible ENCARGADO DE TRANSPORTE

4.1. 4.2. 5. 5.1. 5.2.

Transporte de combustible En esta actividad se inicia el transporte del combustible Entrega guía de remisión En esta actividad se entrega la guía de remisión ENCARGADO DE EVALUCIÓN DE CALIDAD Evaluación de calidad Se realiza la evaluación de la calidad del combustible Distribución de combustible En esta actividad se inicia la distribución hacia los diferentes establecimientos

5. BIZAGI 6. ANALISIS Y MEJORA AL

PROCESO DE NEGOCIO Para comenzar es necesario conocer el negocio y cuales son nuestros objetivos [6].       

Identificar los procesos claves para la finalidad perseguida. Evaluar las diferentes alternativas posibles para los procesos objeto de mejora. Analizar las causas de sus problemas y deficiencias. Identificar las necesidades del cliente y la disponibilidad de sus proveedores. Medir los resultados. Implantar las acciones de mejora. Medir de nuevo los resultados.

La mejora de procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contigencias [7]. Los principales puntos criticos donde se considera realizar mejora es en Transporte de combustible, reparto de combustible y evaluación de calidad, en las dos tareas inicialmente mencionada tiene un tiempo de procesamiento mayor a 3 horas. Transporte de combustible: el tiempo estimado es considerado desde el punto donde el transportista recoje el combustible, tiempo de viaje hacia sucursal principal. Se debe tomar en cuenta los peores casos como el trafico. Evaluación de calidad: el personal de esta area debe realizar una evaluacion exigente respecto a los diferentes estandares de calidad que debe cumpir tanto la empresa como el proveedor. La evaluacion de calidad se realiza despues que el combustible sea transportado hacia la sucursal principal. Reparto de Combustible: Luego de la evaluacion de calidad, se debe partir el combustible a las sucursales en los diferentes lugares, distritos y provincias.

MEJORA EN LOS PROCESOS Después de un análisis en los tiempos que se procesa cada tarea critica cabe resaltar que se mejorar para beneficio de la empresa. Evaluación de calidad: es una de las tareas mas criticas porque se considera que el area de evaluacion de calidad se encuentra en ciudad de arequipa, pero para mejorar el proceso se sugiere que se debe realizarla en Ilo donde recide el proveedor, reduciendo la mayor parte del tiempo para el posterior transporte del combustible. Reparto de Cobustible: el tiempo que se tomaba el transportista en llegar al area de evaluacion en la sucursal principal se vera reducido, por que el transportista solo llegara a las diferentes sucurales.

7. HERRAMIENTA BIMP

    

El proceso de compra de combustible se da en un ambiente de 30 días para poder asemejar con la realidad de la empresa, el administrador realiza en ese tiempo estimado 25 solicitudes de compra. La compra de combustible se realiza cada 1.9d a 2.1d en el peor de los casos, pero en el mejor de los casos de compra se realizar cada 5h o 1d. El proceso de compra combustible desde la tarea de elaboración de solicitud de compra hasta el reparto de combustible, dura aproximadamente 18h que es un tiempo favorable para empresa, que antes era casi 1 día. En la simulación del proceso cabe mencionar que se creó el área de evaluación de calidad en Ilo, reduciendo tiempo considerable comparado con caso anterior donde dicha área se encuentra en la sucursal principal (Arequipa). El mayor porcentaje de uso de recurso del proceso de compra, es el transportista con 88.88%, que significa que para próximas mejora del proceso se debe enfocar en transportista y el tiempo.

8. CONCLUSIONES La metodología SIPOC es importante ya que permite identificar cada parte del proceso, identificando los macro procesos, entradas, salidas, clientes y proveedores. Los roles y las actividades en la metodología RECI, nos permitió al grupo de prácticas tener un mayor conocimiento del proceso de negocio seleccionado.  El modelamiento en una notación BPMN como el Blueworks Live permite de una manera gráfica entender cómo funciona el proceso, proporcionando al usuario un mayor entendimiento.  Para saber el resultado obtenidos de las acciones tomadas, debemos medir algunos resultados relacionados directamente con los objetivos.  Debemos mejorar constantemente porque el mundo cambia a diario. Estamos convirtiéndonos en una comunidad global más inteligente y competitiva. Si no mejoramos la calidad de los productos o servicios y la productividad.  Para la empresa pueda mantenerse con éxito en el mercado debe estudiar sus procesos y objetivos de negocios.  La mejora continua de procesos se ve reflejado en la reducción del costo de proceso del negocio.

9. REFERENCIAS [1] Gestión de Procesos de Negocios, Calderón Ruiz, Guillermo Enrique. [2] BlueWorksLiveBPM. https://www.blueworkslive.com/scr/processes/a0000444030d70a#bpmn [3] “Grupo Pezo”, http://www.grupopezoestacion.com/ [4] G. Castro. (2013, Aug.)"¿Cuáles Son Los Elementos De Un Proceso De Negocio?". [online]. Productivate.wordpress.com. N.p., Disponible en: https://productivate.wordpress.com/2013/08/05/cuales-son-los-elementos-de-un-proceso-denegocio/ [5] Sipoc Diagram- Uso Del Ssipoc Para Identificar Causa Raiz http://www.manufacturainteligente.com/sipoc-diagram-identificar-causa-raiz [6] Mapeo, mejora de procesos y herramientas de calidad http://www.monografias.com/trabajos96/mapeo-mejora-procesos-herramientas-calidad/mapeo-mejoraprocesos-herramientas-calidad.shtml#ixzz48pqwhGIo

[7] ISO 9001:2015. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS https://calidadgestion.wordpress.com/2015/06/30/iso-9001-2015-enfoque-basado-en-procesos/ [8] Nivel 2 - Análisis de tiempo http://help.bizagi.com/processmodeler/es/index.html?nivel_2_analisis_de_tiempo.htm