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ÍNDICE ¿Porqué la Gestion del Tiempo? ¿Que es la Gestión del tiempo? ¿Cómo Establecer Prioridades? Planificación del tiempo: Herramientas a desarrollar (Lista Maestra/Calendario-Agenda/Lista de Tareas Diaria) ■ Barreras para la gestión del tiempo ■ Cómo combatir los Ladrones del tiempo ■ ■ ■ ■

¿Por qué? ■ organizar mejor mi trabajo ■ combinar trabajo de oficina e incidencias (interrupciones)’ ■ los planes y previsiones no se cumplen ■ gestiona múltiples tareas y funciones ■ organizar mejor el tiempo dentro de la jornada laboral ■ no se por donde empezar ■ se me acumulan las tareas pendientes ■ necesito herramientas y pautas ■ quiero optimizar mi tiempo

El tiempo

➜ ➜ ➜ ➜

Insustituible Inexorable Indispensable Inelástico

¿Gestionar el tiempo? Personas tan significadas como OBAMA Tienen el mismo tiempo que tu, es decir…

■ ■ ■ ■

60 segundos en un minuto 60 minutos en una hora 24 horas en un día Y 168 horas en una semana…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… Sino de cómo lo utilizamos

Visión global y nivel de actividad

Un requisito previo para la espontaneidad y la creatividad es un nivel de energía razonablemente alto, que depende de la visión global y del sentimiento de control de la situación   cabezas llenas de “cabos sueltos”, no atados apropiadamente.

Correlación directa

1.¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL TIEMPO?

¿Gestionar el tiempo? • Es la gestión de nuestras propias actividades, para asegurarnos que se desarrollaran en el tiempo disponible o determinado.

Ideas para entender la gestión del tiempo  Se ha de utilizar para alcanzar los objetivos  Lo que cuenta es lo que conseguimos, no lo que trabajamos  La eficacia sólo se consigue con una administración correcta del tiempo  Perder el tiempo es hacer algo que es menos importante de lo que debiera hacer  La importancia viene determinada por los objetivos  Siempre debemos preguntarnos: ¿Cuál es la mejor manera de utilizar ese minuto ?

2. EMPECEMOS A ORGANIZARNOS

Criterios para priorizar ➊ Lo más fácil ➋ Lo más corto ➌ Lo más cómodo ➍ Lo primero que llega ➎ Lo último que llega ➏ Lo más urgente

Criterios para priorizar

Sólo hay un criterio: LO MÁS IMPORTANTE  Aquello que esta directamente relacionado con los objetivos de mi puesto.  Aquello por lo que se nos mide.

Corremos por lo urgente y no por lo importante... A la hora de iniciar nuestras actividades condemasiada frecuencia nos planteamos: ¿ Que es lo más urgente que debo hacer? ¿que le sigue en urgencia? Cuando más bien deberiamos plantearnos: ¿que es lo más importante que tengo que hacer? ¿que actividades tienen que ver con las responsabilidades de mi puesto?

Claves para el éxito en la Gestión de nuestro Tiempo AUTOCONOCIMIENTO DE NUESTROS OBJETIVOS Sólo a través del propio conocimientode cuáles son nuestros Objetivos podemos mejorar. 

Matriz de Covey

+

Importancia

+

-

-

Urgencia

I Hacerlo (Crisis)

II Planificar

III Delegar

IV NoHacer

Ejercicio Grupal

1. 1. Clasifica tus tareas del dia: encuadrar las tareas en cada uno de los bloques. 1. 2. Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto.

3. GESTIONANDO EL TIEMPO...

Herramientas a Desarrollar

Calendario Semanal/Mensual/ Anual

Lista Maestra

Lista de Tareas Diaria

CALENDARIO 1.

Desarrollar y mantener un calendario en el que queden reflejados nuestros objetivos y tareas de mayor importancia

2.

El calendario debe ser la base de nuestra planificación diaria

3.

Debe trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

LISTA MAESTRA 1. Registre en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto o recado que surja, sin atender a su entidad o importancia. = Lista maestra. (Registro continuo de “Tareas a realizar”). Al registrarlas va a aliviar el cerebro consciente.

LISTA MAESTRA 1.

Repase a diario la lista maestra.

2.

Divida los grandes proyectos en cometidos a menor escala.

3.

Determine la acción pertinente para cada tarea importancia/urgencia: DELEGAR / PLANIFICAR /HACER

segun

su



Suprima y delegue las tareas que pueda.



Anote aquellas que puedan aplazarse en su agenda/calendario



Las tareas inmediatas en la lista diaria. Elimínelas entonces de la lista maestra.

LISTA DIARIA 1.

Confeccione la lista diaria de mañana seleccionando 10 tareas de su agenda, de su lista maestra.

2.

Clasifíquelas según el esquema A, B ó C según la prioridad y el nivel de esfuerzo que requieran.

Análisis ABC •

Tareas A  Muy importantes Solo nosotros podemos abordarlas, son imprescindibles para la consecución de objetivos- (las que estan directamente asociados a los resultados y responsabilidades de su puesto de trabajo) ¿dedico el 50% de mi timpo a ellas?

•

Tareas B  Importantes Normales, son importantes, pero con posibilidad de posponerse un corto espacio de tiempo o delegarse a otros

•

Tareas C  Menos importantes Poco importantes, menos vitales para lograr objetivos concretos, pero se deben hacer.

Curva de rendimiento Rendimiento

con pausa de reposo a 1/2 jornada

Pausa Tiempo 5. Determine el período de mayor actividad. Asígnele tareas de prioridad 1 de la lista diaria. Lleve a cabo los cometidos no prioritarios en las horas de baja actividad.

Cómo preparar la lista diaria  de cosas a hacer 1. Escribe esta lista de tareas diariamente. Establecendiendo prioridades según el esquema ABC 2. Sea realista: sea consciente de las limitaciones de tiempo. No programe más cosas de las que realmente pueda hacer. Se sentirá mucho mejor al terminar diez asuntos, si diez eran los que había programado, que si termina sólo diez de veinte que tuviera en la lista. Lo que se deja sin hacer puede cansarnos; lo que se realiza nos estimula. 3. Antes de hacer cada una de las cosas incluidas en la lista, pregúntese: ¿Por qué yo? Si algún otro puede o debe encargarse del asunto: Delegue.

4.

Cómo preparar la lista diaria de cosas a hacer

Asigne un tiempo aproximado para cada tarea

PRIORIDAD

TAREA

DURACION

A

30 minutos

A

20 minutos

A

40 minutos

B

10 minutos

B B C C C



 Cómo preparar la lista diaria de cosas a hacer (2) 5.

Deje un margen de tiempo. No ocupe cada minuto con un montón de actividades. Todo lleva más tiempo de lo que preveemos” Planifique un 70% de su tiempo y deje un 30% sin para imprevistos

6.

Revise la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Téngala a la vista. Consúltela periódicamente durante el día para conservar en mente sus objetivos.

7.

Agrupe las actividades que estén relacionadas entre sí. Por ejemplo, si tiene una llamada importante que hacer, aproveche para hacer todas las demás, ya que está en el teléfono.

8.

Al final del dia visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.

Ejecutando la lista...



1.

No realize más de una actividad a la vez...

2.

Trate de finalizar los asuntos que comienza:«El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado»

3.

Disciplina: realizar las tareas en el orden correcto. Trate de respetar la lista lo máximo posible, solo así será usted el que controle su tiempo y no al revés,

4.

Visualiza los incumplimientos para planificar el nuevo día.

4. BARRERAS PARA LA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO...

Napoleón Bonaparte “Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos Roban lo mas preciado: El Tiempo”

Los Ladrones de tiempo...EXTERNOS • Teléfono • e-mail • Interrupciones • Reuniones ineficaces… • Exceso de burocracia • Visitas inoportunas… • Escritorio, archivo….

 La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante todo, nosotros mismos con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.

Los Ladrones de tiempo...INTERNOS! • • • • • •

Falta de organización personal Confusión de las prioridades Escasa delegación en los colaboradores Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio Poca puntualidad y control del horario Dilación de las decisiones importantes

¿Cuales son sus ladrones del tiempo?

EJERCICIO DE IDENTIFICACIÓN

T

Visitas inoportunas ➲ Mucha gente confunde la política de puertas abiertas con “ Entra cuando quieras” ➲ Trate de programar horas fijas sistematicamente para ver a sus compañeros o equipo ➲ Establezca periodos de puertas abiertas en las que su equipo sepa que esta disponible ➲ Si esta primera medida no es suficiente ➲ Intente mover su escritorio de forma que no establezca contacto visual con la gente que pasa cerca ➲ Si sabe que alguien necesita resolver algun asunto fije un momento o hora para resolverlo no espere a que le interrumpan.

➲ Cuando alguien asome la cabeza a su lugar de trabajo preguntando si tiene un minuto, ➲ Diga que No y amablemente sugiera otro momento de acuerdo a su agenda/prioridades

➲ Si aún así no resulta y el visitante consigue colarse en su despacho: ➲ Permanezca de pie mientras dura la conversación ➲ Ponga límite de tiempo al inicio de la entrevista diciendo “ lo siento pero tengo solo 5 mínutos” despues del timpo finalize la intervención aplazandola para otro momento si es necesario.

Llamadas Entrantes ➲ Acepte llamadas solo a determinadas horas ➲ El resto del tiempo pida que dejen el mensaje en el buzon de voz o pida que recojan los recados en centralita

➲ Tenga toda la información preparada para poder responder cuando conecten con usted

➲ Asegurese de que las llamadas que le pasan son de su responsabilidad, si no es así derivelas a las personas adecuadas

➲ Es necesario que si le pedimos a alguien que anote las llamadas lo haga de la manera adecuada para ello, indiquemosle la información que necesitamos

Llamadas Salientes ➲ Haga las llamadas todas juntas ➲ Planifique en su agenda un horario para realizar las llamadas (pensando en que momentos puede llamar para localizar a esas personas)

➲ Antes de hacer la llamada decida que va a decir y como va a decirlo. Para preparar la llamada prepare: ➲ Con quien quiere hablar previamente ➲ Que quiere decir ➲ Tenga a mano los documentos, datos, fechas importantes ➲ Tenga a mano su agenda por si tiene que anotar fechas importantes No posponga llamadas importantes, realizelas lo antes posible, una vez hecha la llamada líberará su mente de peso y será más eficiente en su trabajo.

Gestión del Correo electrónico ➲ No obligarse a leer y a responder los emails de manera inmediata. ➲ Elimine el aviso de recepcion de email (gran distractor) ➲ Programe momentos para revisar y responder el correo (ej: cada 1 hora/ cada 2 horas)

➲ Empieze leyendo los emails mas recientes y despues los más antiguos ➲ Vacie la bandeja de entrada: ➲ Anote en su planificación los nuevos asuntos a resolver atendiendo a su importancia

➲ Organice los correo en carpetas ➲ Dedique unos minutos a final del dia a ordenar su bandeja de entrada igual que lo hacemos con el escritorio.

Gestión del Papeleo ➲ Utilice la mesa para procesar papeles no para almacenarlos ➲ Trabaje solo en un solo asunto a la vez ➲ Tenga delante solo aquellos documentos con los que necesita trabajar en el momento presente

➲ Utilice los cajones solo para tener a mano lo que usamos con frecuencia ➲ Reducir al mínimo el flujo de información ➲ No pida lo que no necesita ➲ No guarde todo lo que le llega

➲ Utilize generosamente las papeleras ➲ No imprima nada que pueda leer en pantalla

Tiempo Rojo

Tiempo Rojo • Concentración • Tareas nuevas o difíciles • No disponible

Tiempo verde

Tiempo Verde • Tareas rutinarias • Disponible

Las 3 leyes sobre el Tiempo «El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado» «Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta» «El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S» V

T

Hábitos para cambiar  No saber decir que NO  Dejar para luego…  Perfeccionismo  Hacer varias cosas a la vez  Cambio de objetivo inmediato con frecuencia  Improvisación  Falta de puntualidad  Cortoplacismo

Cuestión de Prioridades... •

Un experto en gestión del tiempo que estaba dando una conferencia puso sobre la mesa de la sala un frasco de cristal y un montón de piedras del tamaño de un puño. “¿Cuántas piedras caben en el frasco?”, preguntó.

•

Mientras el público hacia sus conjeturas, fue introduciendo piedras en el frasco hasta llenarlo. Luego preguntó: “¿Está lleno?”. Todos asintieron. Entonces sacó de debajo de la mesa un cubo con gravilla, puso parte de ella en el frasco y lo agitó. Las piedrecitas penetraron por los espacios que dejaban las piedras grandes. El experto volvió a preguntar: “¿Está lleno?”. Esta vez, los asistentes dudaron.

•

“Tal vez no”, dijo uno, y, acto seguido, el conferenciante extrajo un saquito de arena y la metió dentro del frasco. “¿Y ahora?”, inquirió. “¡No!”, exclamó el público, y tomó un jarro de agua que empezó a verter dentro del recipiente. Éste aún no rebosaba. Terminada la demostración, preguntó: “¿Qué acabo de demostrar?”.

Cuestión de Prioridades... • Uno de los asistentes respondió: “Que no importa lo llena que esté tu agenda; si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas”. • “¡No!”, repuso el experto, y concluyó:

“Si no pones las piedras grandes al principio, luego ya no cabrán”.

Cuestión de Prioridades...

Encuentra las piedras grandes en tu vida, en tu trabajo y programa en la agenda lo verdaderamente importante. Seguro que el resto hallará su lugar.