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2019 Excel 2013 – Sesión 04

MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO FILTRO AVANZADO

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado. Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo se colocó los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de importancia. APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

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FILTRO AVANZADO

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

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FILTRO AVANZADO CÓMO ELIMINAR DATOS REPETIDOS EN EXCEL

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para generar reportes, los cuales dependerán de la precisión y calidad de los datos, por lo que en más de una ocasión necesitaremos eliminar datos repetidos en Excel para poder generar reportes efectivos. No importa de dónde provengan los datos, la realidad es que será una acción que tendremos que realizar frecuentemente por lo que es importante conocer las diferentes alternativas que tenemos para eliminar duplicados en Excel. Eliminar repetidos con Filtro avanzado La primera alternativa que podemos utilizar es el Filtro avanzado que está ubicado en la ficha Datos > Ordenar y filtrar > Avanzadas. Al hacer clic en el botón Avanzadas se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado donde debemos asegurarnos de elegir las siguientes opciones:

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Copiar a otro lugar: Copiará el resultado a otro rango de celdas.

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Rango de lista: Debes colocar el rango que contiene los datos originales.

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Copiar a: Indica la celda donde se iniciará la copia de los datos.

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Sólo registros únicos: Esta es la opción más importante de todas ya que se encargará de hacer una copia de los registros únicos eliminando así los datos repetidos.

Al hacer clic en el botón Aceptar se hará una copia de los registros únicos y serán colocados en la celda indicada:

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

De esta manera habremos eliminado los datos repetidos sin haber modificado los datos originales. Este mismo método lo podemos utilizar para eliminar datos repetidos en más de una columna, por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he obtenido los valores únicos de la combinación de columnas Nombre y Apellido.

La única diferencia con el primer ejemplo es que ahora estoy pidiendo a Excel copiar los registros únicos que se encuentran en las columnas A y B y como resultado obtendré los valores en las columnas D y E. El método del Filtro avanzado para la eliminación de datos repetidos es ampliamente utilizado ya que dicho comando ha estado presente durante varias versiones de Excel.

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FILTRO AVANZADO APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos cómo se procede.

En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar: 1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla. 2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo. 3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista 4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. 5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos. 6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos. Para dar un ejemplo simple filtraremos las filas sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(D1:D2)

El panel queda como se muestra

Al aceptar nos queda la tabla filtrada

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve

Y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura

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MS EXCEL 2013

FILTRO AVANZADO

Aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado correcto que es 8

Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones. Supongamos que queremos saber cuántos alumnos tuvieron menos de 70% y más de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda más en el rango de criterios

Y el panel Filtro avanzado se configura como sigue

Al aceptar obtenemos la tabla

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FILTRO AVANZADO

Donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.

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