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• Samir Zapata Arroyo

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Fases de auditoria 1.

RELACIÓN CON CLIENTES POTENCIALES

Tradicionalmente las relaciones con los posibles clientes se logran a través del contacto personal (del auditor independiente o los socios de las sociedades de auditoria) con los accionistas, directores, asesores, gerentes y/o ejecutivos de las empresas, quienes, por lo general, son socios a los que concurren con cierta frecuencia.

2.

INVITACION

Las invitaciones para presentar propuestas de servicios profesionales de auditoria se reciben de manera directa e indirecta. Comencemos con esta última forma de invitación. Invitación indirecta Esta forma de invitación se realiza, generalmente, a través de los medios de comunicación escrita, especialmente el diario oficial y los diarios privados de mayor circulación. Invitación directa Esta clase de invitación se realiza a través de cartas que envían los clientes potenciales, ya sea por recomendación de un cliente satisfecho, o como relación iniciada con los accionistas, directores, asesores, gerentes y /o ejecutivos de las empresas.

3. EVALUACION DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA CON LA FINALIDAD DE PRESENTAR UNA PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIOANLES. Una vez recibida la invitación del cliente potencial ya sea en forma directa o indirecta, es usual coordinar, por escrito o vía telefónica, una visita a la empresa con la finalidad de llevar a cabo una evaluación del movimiento operativo. Este formato denominado evaluación para presentación de propuestas contiene: •

Aspectos generales

•

Alta dirección y personal

•

Aspectos societarios

•

Información financiera y volumen de operaciones

•

Auditores de años anteriores

•

Visitas de auditoria

•

Plazos para la ejecución del trabajo y para la entrega de los informes

•

Organización de la auditoria y otros.

La información obtenida por la evaluación para presentación de propuestas sirve al auditor para establecer, entre otros: •

El alcance del trabajo a realizar y posibles limitaciones

•

Calculo de horas hombre

•

Los honorarios profesionales

•

Conocimiento básico del negocio

•

Organización interna del trabajo de auditoria

4.

PORPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

En una primera auditoria, el auditor independiente procede a evaluar las respuestas a las preguntas contenidas en el formato preparado para el efecto, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, el tipo de empresa, la actividad económica que realiza, el volumen de operaciones, su estructura financiera, el tipo de opinión contenida en el dictamen sobre los estados financieros del año anterior, oficinas, almacenes o sucursales a visitar en el país o en el extranjero, etc. Los auditores independientes presentan sus propuestas de servicios profesionales de forma variada. Finalmente, es importante señalar que las propuestas deben presentarse de una manera formal, es decir empastada o anillada. Por lo tanto, no es conveniente enviar las propuestas por internet o vía fax, así lo requiera el cliente.

5.

ACEPTACION DE LA PROPUESTA

En esta fase de la auditoria de estados financieros, correspondientemente a la aceptación de la propuesta, comentaremos el proceso seguido desde la presentación de las propuestas de auditoria hasta la comunicación del resultado de la selección a los interesados. Una vez decepcionadas las propuestas de auditoria, la gerencia, por lo general, las remite al directorio con un cuadro en el que se detalla el nombre de los auditores, honorarios, forma de pago, plazos, etc. En la sesión correspondiente el directorio designa los auditores que se encargaran del examen de los estados financieros de la empresa por el año en curso.

6.

CARTA DE COMPROMISO DE AUDITORIA

La carta compromiso que el auditor dirige al cliente documentando y confirmando la aceptación del auditor a la designación que se le ha hecho, así como el alcance del trabajo por realizar, el alcance de sus responsabilidades y el tipo de dictamen por emitir.

7.

MEMORÁNDUM DE PLANEAMIENTO

8.

PRIMERA VISITA

8.1

CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO PERMANENTE

Los papeles de trabajo son de utilidad para:   

Ayudar a planear y ejecutar la auditoría; Ayudar a supervisar y revisar el trabajo de auditoría; y Proporcionar evidencia del trabajo de auditoría llevado a cabo t sustentar la opinión del auditor.

El objetivo de organizar un archivo permanente es facilitar a las personas que realizan el trabajo, información básica sobre el cliente, de forma que puedan comprender con mayor facilidad su sistema y estén en condiciones de hacer referencia a documentos que son relevantes cada año. En consecuencia, el archivo permanente debe mantenerse actualizado de año en año en tanto se continúe realizando la auditoría de esa empresa. Los documentos obtenidos del cliente o preparados por el auditor, debidamente referenciados, se ordenan en secuencia lógica dentro de secciones separadas del archivo permanente.

8.2

COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS

El auditor tendrá que familiarizarse con el funcionamiento de la organización del cliente, y obtener un conocimiento inicial del sistema contable; lo cual permitirá una identificación preliminar de los controles internos en los que se propone confiar. Todo esto como requisito previo a la determinación de la estrategia de la auditoría. Con la finalidad de determinar el grado de confianza que depositará en el control interno como base para la razonabilidad de la información financiera, el auditor deberá obtener un conocimiento inicial de las características principales del sistema contable implementado por la empresa. La comprensión de los sistemas debe documentarse a través de flujogramas sumillados. No obstante, se tiene que diferenciar la evaluación inicial, que se realiza con la finalidad de diseñar la estrategia de la auditoría, de la evaluación detallada que se efectúa utilizando cuestionarios de control interno y/o descripciones narrativas.

8.3

EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

El primer paso del auditor para formarse una opinión sobre la situación financiera y los resultados de las operaciones de una empresa a una fecha determinada es obtener evidencia de hasta qué grado puede confiar en los estados financieros preparados por su cliente; esa evidencia la obtiene por medio de pruebas de auditoria. Para decidir qué pruebas hacer y el alcance de estas, el auditor independiente necesita realizar una evaluación preliminar del control interno. El objetivo de esta evaluación preliminar es identificar los controles que proporcionan una seguridad razonable de que las cuentas que conforman los estados financieros son correctas y confiables. Estos controles son los que deben probarse; consecuentemente, la evaluación primaria identifica los controles que no necesitan ser probados.

8.4

EVALUACIÓN DEFINITIVA DEL CONTROL INTERNO

Después de realizar la evaluación preliminar del control interno, ya sea a través de cuestionarios, diagramas de flujo o descripciones narrativas o una combinación de ellos, el auditor deberá asegurarse de que ha comprendido el sistema que ha registrado para lo cual llevará a cabo lo que se denomina pruebas de cumplimiento o pruebas de transacciones. Consiste en seleccionar una transacción de cada tipo y rastrearla a través del sistema contable del cliente. En este sentido, se asegurará de que todas las operaciones se han comprobado mediante dichas revisiones, que algunas veces se denominan pruebas de seguimiento.

8.5 CARTA DE RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO Después de realizar la evaluación preliminar del control interno, ya sea a través de cuestionarios, diagramas de flujo o descripciones narrativas o una combinación de ellos, y de llevar a cabo la evaluación definitiva del control interno con el desarrollo sistemático de las denominadas pruebas de cumplimiento, el auditor deberá informar oportunamente a la gerencia las debilidades de control interno detectadas en las mencionadas pruebas, recomendando, en cada caso, las medidas que tendrá que adoptar para superarlas. "Como resultado de su estudio y de sus pruebas de los sistemas de contabilidad y control interno, el auditor puede identificar las debilidades de éstos. El auditor debe comunicar a la gerencia, en fecha oportuna, y al apropiado nivel jerárquico, las debilidades materiales que ha podido identificar en el diseño o en el funcionamiento de los sistemas de contabilidad y control interno. La comunicación debe ser hecha preferentemente por escrito, pero si el auditor juzga que la comunicación verbal es la apropiada, ésta debe ser documentada en los papeles de trabajo. Es importante que indique en la comunicación, que se está refiriendo solamente a las debilidades que ha identificado como resultado de su examen, y que éste no ha sido proyectado para establecer la idoneidad del control interno con fines administrativos». 9.

VISTA INTERINA