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GESTION LOGISTICA TU FARMA

ALUMNO: Fernando Macedo Mendoza

ESQUEMA DE CONTENIDO I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO II.-OBJETIVOS III.- PROCESOS LOGÍSTICOS: III. 1. APROVISIONAMIENTO a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO: - METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO - METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO III.2. ALMACENAMIENTO Recepción - Verificación Conservación

GESTIÓN LOGÍSTICA Los procesos logísticos básicos para todo tipo de mercancías, son los mismos: compras, stocks y transporte, compramos productos terminados para vender tal cual, normalmente productos para que el cliente los seleccione; es decir los criterios y formas de compra cambian, pero también los criterios de almacenamiento: ambientes más decorados, con el confort y comodidades hacia el comprador, con permanencia de vendedores en de personal de almacenes, la cantidad de stock tiende a ser mayor para atender a los clientes, los costos asociados a los stocks varían pues son parte del costo de venta, en vez del costo logístico.

I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO  Maximizar el acceso de los clientes a medicamentos de alta calidad.  Mantener actualizado el sistema informático que contiene la base de activos proporcionando datos objetivos y oportunos al regente.  Controlar el Ciclo interno (subjetivo) de todos los procesos.  Generar competitividad, rentabilidad y el desarrollo integral del recurso humano e institucional.  Dirección técnica, responsable y garante del cumplimiento de las normativas.  Control de temperatura a lo largo de toda la cadena de almacenaje y distribución  Control exhaustivo del inventario: referencia, lote, ubicación, cajas, unidades, y estado o disponibilidad del inventario.  Seguimiento sistemático del nivel de servicio y control de incidencias a través de un sistema de indicadores.

II.-OBJETIVOS Todo sistema logístico farmacéutico exitoso debe proporcionar: Un producto farmacéutico ADECUADO     

En la cantidad ADECUADA En el estado ADECUADO En el lugar ADECUADO En el momento ADECUADO Por el costo ADECUADO

III.- PROCESOS LOGÍSTICOS: III. 1. Aprovisionamiento (En la cantidad ADECUADA) Este proceso consiste en Estimar y Programar oportunamente los requerimientos de los activos (productos

farmacéuticos)

asumiendo

criterios

técnicos-sanitarios,

administrativos

y/o

mercadotécnicos para su selección.

a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO: Se realiza el tratamiento de información del sistema de activos actualizado (rotación de stock), y coordinar con el área encargada la programación del abastecimiento cuantificándole las necesidades y variables de previsión que permitan establecer puntos de pedido, siendo estas las encargadas de valorizarlas, para posteriormente generar un Cuadro de Adquisición. Las previsiones pueden prepararse empleando diversas fuentes:

-Usando estadística del movimiento de stock, acceso de usuarios datos de población, zonas de competencias -Evaluando las cotizaciones a los proveedores el medicamento mas indicado para el caso concreto no solo se decide en base al precio.

Se fundamentan en la información disponible sobre frecuencia en la utilización de los medicamentos esenciales Formular el CUADRO DE ADQUISICIÓN de los medicamentos que a la fecha requieran iniciar la reposición de Stock, proyectándose cubrir períodos no menores de tres meses.

ESTIMACIÓN Y VALORIZACIÓN DE NECESIDADES

a.

METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO: recetas despachadas, historias clínicas, o kardex manual

– arroja una cantidad determinada de medicamentos para un periodo establecido que puede promediarse y proyectarse.

NECESIDAD = FRECUENCIA EN LA FORMULACION

(*) Cuando se van a solicitar o adquirir medicamentos, entrarán en juego otras variables tales como existencias o inventarios

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO - INVENTARIO

(*) La disponibilidad presupuestal va a determinar en última instancia, si se atiende total o parcialmente las necesidades, en último caso se deberán establecer prioridades a través del método VEN (Vitales, Esenciales, No esenciales). Es conveniente recalcar la importancia de la depuración del dato, a través de procedimientos idóneos, y la necesidad de considerar la demanda insatisfecha.

ESTIMACIÓN DE NECESIDADES Para efectos de cálculo se considera la propuesta de Griffiths llamada del Consumo ajustado, con dos alternativas.

Hacer el cálculo en base a los registros de pacientes, siempre y cuando haya anotación de los tratamientos, en otras palabras registros completos.

Efectuar los cálculos sobre la base de los datos de existencias o stock en el almacén. Generalmente la segunda alternativa es la más viable, y se aplican las siguientes fórmulas: Con posterioridad debe realizarse ajustes por mermas y pérdidas evitables, dependiendo de la historia del sistema de salud en un 10%, 20%, etc. En tal caso la cantidad a adquirir será:

CONSUMO = EXISTENCIAS + INGRESOS – INVENTARIO MENSUAL

INICIALES DURANTE MES FINAL

CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO + PERDIDAS MENSUAL EVITABLES El método toma en cuenta el agotamiento de existencias; cuando no se dispone de un medicamento para una parte del período analizado, el cálculo sólo se hace sobre el lapso de tiempo en el cual se contó con existencias; la fórmula es como sigue:

CONSUMO A ADQUIRIR = CONSUMO X PERIODO DE CALCULO PERIODO C/EXISTENC.

Finalmente el cuadro siguiente resume las diferentes variables:

b. METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO En la presencia y/o aparición de enfermedades en la población local (). se basa en la frecuencia de la morbilidad, medida por la proporción de prevalencia, en tasas de incidencia o número de episodios; y la cantidad de medicamentos necesarios para tratar la enfermedad, de acuerdo al esquema de tratamiento establecido.

NECESIDAD = FRECUENCIA X CANT. MEDICAMENTOS MORBILIDADPOR TRATAMIENTO

(*) Cuando se recurre a tratamientos alternativos para una misma patología, por respuestas individuales, intolerancia, sensibilidad, etc., es recomendable no asignar el 100% del cálculo a una sola alternativa, tal es el caso de los analgésicos: ácido acetilsalicílico y paracetamol. Si se selecciona únicamente el primero, se cuantifica el 100%, así no podrán atender necesidades de quienes no toleran el ASA.

Si existe información, se hará una distribución conforme a los datos, por ejemplo, 70% para ASA y 30% para paracetamol. En este caso las variables de inventario y pérdidas evitables, también deben tenerse en cuenta.

Estimar CUÁNTO DURARÁ EL SUMINISTRO DE UN MEDICAMENTO es como sigue:

Abastecimientos en reserva/Consumo mensual promedio (CMP) = Meses de abastecimientos en reserve.

III.2. Almacenamiento: En el estado ADECUADO a.- Recepción - Verificación.- Consiste en examinar la entrega (registro, sellos, envolturas, envolturas, embalajes), verificación cualitativa y cuantitativa de la mercancía, asimismo la descripción y condición del producto valorizado. Otorgándole la conformidad correspondiente según el caso, sobre la documentación consignada (orden de compra y guía respectiva).

c.- Conservación.-con equipos o anaqueles adecuados que protejan los productos de la luz, humedad, lluvia, etc.

e.- Tratamiento de existencias.- (En el momento ADECUADO gestionar el stock)

Control de existencia dinámica El objetivo de este proceso es MANTENER la existencia óptima de cada uno de los medicamentos que el servicio de farmacia suministra permanentemente, para lo cual llevará un control estricto de stock y en base a esto decidir cuándo hacer pedidos habitualmente (punto de reposición), cuánto deben pedir evitando el desabastecimiento y cuando reponer sin “sobre -stockearse”.

Para minimizar la tasa de egresos por merma que es consecuencia del sobre-stock el personal realizara revisiones periódicas de aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos y para la categoría restante revisiones a lapsos más largos.

Lo importante de este proceso es monitorizar el Ingreso y Salida de los medicamentos (Suministroingreso/venta-egreso). En tanto se requiere una tarjeta de control visible de existencias (sistema manual de egresos) por producto en el caso de establecimientos no sistematizados o contar con un programa informático (SISFAR, LOLFAR, etc.) que permita la visualización en línea de la venta realizada por cada caja.

registradora, desglosada en todas las formas de pago, que cuantifique la venta total por día del local

y la acumulada en el mes en curso, así como rinda el stock en tiempo real, ofreciendo al detalle la siguiente información: 1.

Denominación del producto farmacéutico (entre paréntesis: nombre comercial)

2.

Código de producto

3.

Unidad de Medida: Forma farmacéutica, concentración.

4.

Existencia máxima

5.

Existencia mínima

informático estándar (SISFAR o LOLFAR, etc.) que permite el control la visualización en línea de la venta realizada por cada caja registradora.

Inventario muestreo: Lo dispone el auditor institucional quien asigna un grupo de bienes previamente seleccionados para comprobar si los registros de stock se mantienen actualizados y verificar que las existencias físicas concuerden con los registros de las tarjetas de control visible de almacén y las tarjetas de existencias valoradas. En la mayoría de los casos se realiza paralizando el movimiento de almacén y el flujo de la documentación involucrada. PROCESO DE INVENTARIO

PREPARACION DEL

INVENTARIO

Ordenamiento Físico del

Almacén

Suspensión de movimiento

de stock

Dirección: Las Ágatas 236 Balconcillo -La Victori

[email protected]

Documentación Actualizada o Regularizar Pendientes egresos- ingresos Base de datos del Sistema con Existencias Valoradas al día

IMPLEMENTACION Equipo de auditores.- Lo realiza la Comisión Encargada (Oficina de Logística) en ningún caso será integrada por el mismo personal del establecimiento. Medios o instrumentos.- Dotar al equipo de verificadores de catálogos, winchas, calibradores, metros, balanzas, etc. Para certificar medidas y denominadores, pesos, códigos, etc. Para el caso de establecimientos estatales los Instrumentos básicos en el registro de activos durante el inventario son: TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN. TARJETAS DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN, NOTA DE ENTRADA A ALMACEN, PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA.

RESULTADOS DE INVENTARIO CRUCES Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante. Este caso se resuelve por ajuste, anulando la salida del sobrante sustentada con el informe de la comisión de verificación y registra en sistema la salida del producto faltante. En la practica diaria los descruces se realizan reparando en el registro contable con salida del faltante y dispensación del sobrante. SOBRANTES Determinar el origen y pueden ser debido a: Documentos de fuentes no registrados en la T E V Bienes entregados en menor cantidad Estos casos se subsanan incorporando en los registros de existencias formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén FALTANTES Los bienes perdidos por robo o sustracción, de la Comisión de Inventario, el expediente investigaciones y denuncia policial.

con el informe de las

Dirección: Las Ágatas 236 Balconcillo -La Victoria- LIMA PERU │ Teléfonos: 980815356 981427056 142*7056 │ Email:[email protected]

• Es la suma de los costos de los productos que formaron parte del inventario del local y que sin haber sido vendidos ya no se encuentran físicamente. Su causa mayoritaria es el hurto, pero también están consideradas las pérdidas por problemas técnicos que afectan a los productos. • Se determina de dos maneras: Inventario diario de los productos: Diariamente se inventarían determinados sectores del local y los resultados de merma se van acumulando en un informe denominado “Bodega de Merma”.

Faltante por robo o sustracción.- Expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia policial

MERMAS Son todos aquellos productos que al ser expuestos a factores adversos (ver fundamentos de estabilidad) o por tiempo de vida útil caducada, se encuentran en completo estado de inutilidad, no aptos para administrarse.

Los casos son: 

Preparados galénicos sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan,  Productos con fecha de vencimiento expirada.  Productos dañados en la integridad de su empaque por acción de roedores o insectos o por mala manipulación.  Productos sanitarios o material medico de exigencia estéril que evidencia contaminación  Productos que evidencian descomposición del vehiculo por acción de agentes microbiológicos tales como mohos o bacterias.  Productos con características organolépticas defectuosas distintas al aspecto especificado.  Productos que de manera no intencionada fueron expuestos a condiciones extremas en las instalaciones del establecimiento tales como alta temperatura, humedad o luz solar directa.

Cuando se reporta alta tasa de merma se puede atribuir la perdida por negligencia al jefe de almacén y el servidor o servidores a cargo de la custodia pues son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la perdida. No obstante se puede justificar como merma circunstancial siempre y cuando en el caso de los productos galénicos estén dentro del tiempo de vida útil o la empresa se abstenga a la iniciativa de previsión en el acondicionamiento óptimo de las instalaciones, seguridad y saneamiento del almacén. Dirección: Las Ágatas 236 Balconcillo -La Victoria- LIMA PERU │ Teléfonos: 980815356 981427056 142*7056 │ Email:[email protected]

BAJA DE BIENES Se cuantifica y se declara Vencidos son separados e identificados siendo dados de baja ante el proveedor, procediéndose a su destrucción o devolución a los laboratorios.

La comisión evaluara e informara sobre la merma Con el Informe Sanitario respectivo y el informe de Control Interno sobre deslinde de responsabilidades. Resuelve la baja se registra, informa y sustenta su salida.

f.- Custodia.- Medidas de seguridad El personal y los bienes almacenados, deben protegerse de robos, sabotaje, incendios, inundaciones y para ello el personal debe contar con equipos e implementos de custodia. Ciertas formulaciones sujetas a fiscalización deben resguardarse bajo responsabilidad del regente, así como preveer la Rotación de Psicotrópicos.

Consideraciones adicionales: MANEJO DE RECURSOS HUMANOS.- El éxito de una botica o farmacia se sustenta en lo más valioso que posee cualquier institución, su personal; existen elementos intangibles tales como Honestidad, comunicación vertical y horizontal fluida, tolerancia y metas claras, que no son menos importantes que el tecnicismo o sistematización de los procesos explicados sobre gestión logística. En tanto para exigir eficiencia a los Recursos Humanos, el regente debe clarificar las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

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Debemos estar al tanto en medir sobre nuestro personal auxiliar aspectos como:  Identificación (sentirse ligado a su institución)  Motivación (en este caso vocación de servicio)  Preparación (capacitado para lo que va a hacer)

-SUPERVISIÓN DE PERSONAL.- La dirección superior y los subalternos que ocupan puestos de jefatura deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones con el propósito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la normativa y las disposiciones internas y externas en vigencia.

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