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• Jerson Jesus Reyes Muñoz

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1 . INTRODUCCIÓN 2 . GENERACIÓN 3 . ENTREGA 4 . RECEPCIÓN 5 . ACEPTACIÓN / RECHAZO 6 . EXIBICIÓN Y CONSERVACIÓN 7 . ENTREGA A LA DIAN 8 . CARACTERÍSTICAS ADICIONALES

Facturación Electrónica en Colombia

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1 . INTRODUCCIÓN

Marco Legal Desde el pasado 24 de Noviembre de 2015 fue publicado el decreto ley nº 2242 por el Gobierno Colombiano. Este decreto reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica en el país, cuya normatividad pretende alcanzar la masificación de esta iniciativa e impulsar el desarrollo y la economía del país, haciendo empresas más eficientes. Además, en Febrero el año 2016 se publicaron nuevos anexos técnicos. Conozca en este eBook las principales actividades que usted debe tener en cuenta para cumplir con la reglamentación.

Facturación Electrónica en Colombia

GENERACIÓN

ENTREGA

RECEPCIÓN

ACEPTACIÓN / RECHAZO

EXIBICIÓN Y CONSERVACIÓN

ENTREGA A LA DIAN

GENERACIÓN

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2 . GENERACIÓN

Generación de la Factura de Datos con las reglamentaciones de ley de acuerdo con las características técnicas y de control exigidas por la DIAN:



• Formato XML; • Código único para cada factura; • Numeración consecutiva autorizada por la DIAN; • NIT o tipo y número de identificación; • Discriminación de los impuestos en una factura; • Firma electrónica o digital en los documentos, etc.



Adicionalmente se genera la visualización de la factura en formato PDF y XML.



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ENTREGA

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3 . ENTREGA

El proceso de entrega de la factura contempla los siguientes puntos:

1. El obligado a facturar debe entregar al adquirente la factura emitida ya sea en formato electrónico o en papel;

2. Entrega de la factura de datos con las reglamentaciones de ley de acuerdo con las características técnicas y de control exigidas por la DIAN (formato XML);

3. Entrega de la visualización de la factura en formato PDF. 4. Habilitación de procesos apoyados por los canales más tradicionales, como el envío de papel (si aplica);

5. Envío automático de los documentos (previa parametrización de los canales de comunicación, correo, FTP, AS2, etc.), en el portal y registros de auditoría del proceso.

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RECEPCIÓN

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4 . RECEPCIÓN

Acuse de recibo de la factura electrónica: El adquirente debe acusar el recibo de la factura por su propio medio o por el medio que disponga el emisor de la factura. Esta acusación se realizará con un mensaje de estado, recibo de recepción de la factura, siempre que es recepcionada una factura. Si no es un adquirente integrado, recibirá un correo electrónico con un enlace. A través de este enlace, se le dirigirá al portal que confirmará la recepción del documento.

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ACEPTACIÓN / RECHAZO

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5 . ACEPTACIÓN / RECHAZO

El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar las siguientes condiciones:

1. Entrega en el formato XML estándar establecido por la DIAN; 2. Discriminando el impuesto al consumo; 3. NIT o tipo y número de identificación; 4. Existencia de la firma digital o electrónica y validez de la misma.

Aceptación y rechazo:

• Nuestro sistema SaphetyDoc ofrece el proceso de aceptación o recha-

zo de la factura electrónica a través de dos métodos o vías básicas:

ERP: El envío de la información de aceptación o de rechazo se hace a través de webservices de aprobación.



Email: El usuario recibirá un correo electrónico con un enlace. A través de este enlace, se le dirigirá al portal donde se debe aceptar o rechazar el documento.

• En ambos casos, este resultado se podrá verificar vía web a través de

nuestra plataforma.

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EXIBICIÓN Y CONSERVACIÓN

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6 . EXIBICIÓN Y CONSERVACIÓN

Exibición: 1. Generación de usuarios con sus respectivos permisos para la

visualización de la información;

2. Ingreso a la plataforma para visualizar la factura electrónica original

por medio de pantallas de búsqueda, así como los adjuntos sin necesidad de reproducirlas (físicamente) y garantizando la exactitud de la información y la trazabilidad. Adicionalmente, si el adquiriente requiere la exhibición de las facturas, podrá visualizarlas a través del portal.

Conservación: 1. Almacenamiento en nuestras bases de datos de la factura de datos

generada durante la prestación del servicio en el mismo formato electrónico en que fue generada y por el término exigido por la ley (5 años), conservando su contenido fiscal y técnico, así como su respectivo PDF, y los datos adjuntos (si aplica).

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ENTREGA A LA DIAN

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7 . ENTREGA A LA DIAN

1. Entrega a la DIAN de todas las facturas de venta, notas de débito

y crédito generadas, en un plazo máximo de 48 horas (independientemente de la forma de entrega a los adquirentes). La DIAN validará:

• Formato XML; • Código único para cada factura; • Numeración Consecutiva; • NIT o tipo y número de identificación; • Discriminación de los impuestos; • Firma Electrónica o digital en los documentos. La DIAN dará a conocer la recepción del ejemplar de la factura electrónica. Además, el emisor debe enviar registro auxiliar de ventas y compras e IVA por pagar e impuesto nacional al consumo, cuando la DIAN lo disponga.

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8 . CARACTERÍSTICAS ADICIONALES

1. Entidades y gestión de usuarios; 2. Personalización del sistema: • Clave de control técnico; • Numeración consecutiva autorizado por la DIAN (facturas de



venta);

• Numeración consecutiva (notas crédito e débito); • Clientes; • Productos/servicios; • Impuestos. 3. Emisión de documentos: • Tipos de Documentos: facturas de venta, notas crédito e débito; • Cálculos; • Validaciones; • Firma de documentos;

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