ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES SIMUL
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ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS, CASOS EMPRESARIALES SIMULACRO EXAMEN FINAL OCTUBRE-DICIEMBRE 2018.
Nombre: _______________________________________________________Carné: ____________________________ Centro: _________________________________Día: _______________________Hora:___________Fecha:_________ Instrucciones generales:
Resuelva cada parte del siguiente simulacro, basado a los contenidos de los cursos siguientes:
Automatización de Procesos Administrativos 1. Automatización de Procesos Administrativos 2. Automatización de Procesos Administrativos 3. Implementación y Evaluación Administrativa 1. Implementación y Evaluación Administrativa 2.
Tiempo para desarrollar el examen 1 hora.
PARTE TEÓRICA.
Instrucciones: De respuesta a cada uno de los siguientes enunciados: 1. Pearson destaca que las organizaciones poseen tres niveles organizacionales, los cuales usted debió considerar al realizar su propuesta de organigrama, indique cuales son ellas: 2. Indique como mínimo tres principios de la organización que considero, en el diseño de su propuesta de organigrama. 3. El tipo de organigrama por su alcance se subdivide según su función en: 4. Es el concepto base que se consideró para la propuesta de solución del caso, y el cual da la idea de realizar algo de forma automática. 5. La automatización de procesos administrativos es un concepto amplio que debe considerar sus dos elementos claves en la solución de problemas de tipo administrativo indique cuáles son estos: 6. ¿Qué es la ruta crítica y explique cómo fue determinada en la elaboración del diagrama de CPM_PERT? 7. ¿Cuáles son los factores externos de la organización que influyen en su desempeño y logros de sus objetivos? 8. ¿Cuáles son las tres preguntas claves que la estrategia pretende responder? 9. ¿Qué es el análisis estructurado?
10. ¿Qué es un diagrama de flujo de datos? Coordinación Área de Automatización de Procesos Administrativos
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PARTE PRACTICA: INTRODUCCIÓN: Las organizaciones exitosas en la actualidad, deben poseer los recursos que les permitan alcanzar sus metas y objetivos, asimismo tener la capacidad de generar estrategias que orienten su desarrollo y utilizar herramientas que les ayuden a mejorar su productividad. La automatización de procesos administrativos tiene como finalidad el incremento de la productividad de las organizaciones mediante la implementación de sus dos componentes: la sistematización y el equipamiento. Por lo que en el presente simulacro de examen se busca comprobar los conocimientos adquiridos en los distintos temas del área de APA; a continuación, encontrara las instrucciones para el desarrollo del problema práctico.
EJERCICIO 1: Antecedentes En de 2008, nació la empresa El Súper Mueble de Oficina, esta es una empresa que actualmente tiene el propósito de mejorar sus procesos y elevar su productividad, la cual le permitan tener un alto nivel competitivo, con clientes internos como externos. Sus fundadores, propietarios sin conocimiento alguno del negocio, decidieron formar la empresa por iniciativa de un acaudalado amigo extranjero, quien además de ofrecer el capital para la empresa, contaba con influencias extranjeras para obtener materias primas a precios sumamente bajos, lo cual representaba un gran beneficio para una empresa que recién iniciaba operaciones. Muy pronto atrajeron la atención del mercado consumidor. En pocos años sus ventas se fueron ampliando y se convirtieron en distribuidores directos. En menos de 3 años sus ventas alcanzaron un alto volumen que les proporcionaba altos índices de ganancias, no obstante, los altos costos que manejaban, sin que ellos atrajeran su preocupación. Para entonces ya contaban con alrededor de 200 empleados. Actualmente carecen de un control en el inventario del almacén y no se sabe de los artículos solicitados en cada pedido, no procesan las ordenes de pedidos de sus clientes, sin importar donde se originan estos, ya sea que se den en el mostrador, por vía telefónica, correo, e-mail o a través de los representantes de ventas de la compañía A medida que crecía, fueron surgiendo competidores en el área, con organizaciones administrativamente bien cimentadas, fue hasta entonces cuando los directores empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas descendía y por ende, los márgenes de utilidad, aunado con una nueva imposición de aranceles a los productos que importaban, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de la empresa para producir, vender y sobre todo, competir con las nuevas organizaciones aparecidas en el mercado.
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Fue así como en reunión de directores se decidió solicitar ayuda profesional y luego de elaborar el diagnostico (situación actual), se estableció que carecen de un control en el inventario del almacén, no procesan las ordenes de pedidos de sus clientes, su personal no era calificado (aun cuando la experiencia de algunos de ellos en el ramo de la producción habían permitido a la empresa expandirse a pasos acelerados), su tecnología necesitaba renovación y/o modernización. La tarea del comité era diseñar e implementar un programa de desarrollo administrativo que permitiera a la empresa modificar sus sistemas actuales en el área productiva, administrativa y de ventas, para poder competir en el mercado, de lo contrario se contemplaba la posibilidad de cerrar sus operaciones. A continuación, se desarrolló el diagnóstico de la situación actual por medio del análisis foda: SOLUCIÓN DEL ANÁLISIS FODA FACTORES POSITIVOS Fortalezas
FACTORES NEGATIVOS
Oportunidades
Introducir nuevos diseños de muebles. Crecimiento del Se cuenta con recurso capital mercado Experiencia en el mercado
Debilidades
Amenazas
Desconocimiento del negocio Sin control de inventarios Sin control de órdenes de pedidos Falta Planificación en la elaboración de órdenes de pedidos
Situación económica del país.
Influencias extranjeras
Nueva tecnología
Materia prima a bajo costo
Nuevos sistemas de información
Distribuidores directos
Expansión del mercado
Administración empírica
Variada y moderna gama de productos Personal con experiencia en producción
Diversificar nuevos productos
Personal administrativo no calificado
Competencia Inflación Aranceles a importaciones.
Tecnología antigua
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INSTRUCCIONES DEL EJERCICIO 1: Con la información presentada, elabore la matriz foda y defina cada estrategia fodal. MATRIZ FODA
FACTORES FORTALEZAS INTERNOS 1. FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
10 años de experiencia en el mercado 2. Se cuenta con recurso capital 3. Distribuidores directos
DEBILIDADES 1. Administración empírica 2. Descontrol de inventarios 3. Descontrol de órdenes de pedidos
ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. 2. 3. 4.
Crecimiento del mercado Nueva tecnología Nuevos diseños. Expandir operaciones AMENAZAS ESTRATEGIAS (FA)
ESTRATEGIAS (DA)
1. Competencia 2. Aranceles a los productos importados 3. Inflación. Explique los tipos de estrategias generadas:
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EJERCICIO 2: Diagrame el nuevo sistema de información de Requerimiento de Materiales, para la empresa “El Súper Mueble” con la simbología de Gane & Sarson. Es por ello que con el texto que se le proporciona, se le pide que elabore lo siguiente: 1. Diagrama de Flujo de Datos. 2. Defina los elementos del diagrama de flujo de datos. 3. Realice un análisis de que salidas podrían generarse para satisfacer las necesidades del usuario. CASO: REQUERIMIENTO DE MATERIALES. El Súper Mueble de Oficina, es una empresa que actualmente tiene el propósito de mejorar sus procesos y elevar su productividad, la cual le permitan tener un alto nivel competitivo, con clientes internos como externos; por ello ha decido realizar cambios en sus sistemas de información, para lo cual ha generado nuevos módulos de trabajo, entre ellos el de Control de Pedido de Materiales, este modulo trabaja de la forma siguiente:
El empleado hace requerimiento de materiales, entregando la hoja de requisición al Encargado de Almacén, quien trabaja con el nuevo modulo de la forma siguiente: Verifica nivel de existencia de materiales en almacén dat_materiales; existiendo los materiales solicitados, procede al registro de los materiales, para lo cual ingresa datos de los materiales requerido así como datos del empleado, quien solicita el material; lo salva en los almacenes: dat_materiales y dat_empleados; posterior, genera el reporte detallado de entrega de materiales, dejando constancia impresa de los datos principales, en el almacén dat_impresiones, luego entrega el reporte de material al empleado y se traslada una copia a la Sección de Almacén. El sistema tiene como objetivo servir para efectos de control, cuadre y supervisión de los pedidos de materiales de la fábrica, así como para conocer cuál es el estado actual de los materiales de disponibles en la fábrica y el monto total en dinero de todos los materiales.
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EJERCICIO 3: Como parte de la implementación de un nuevo Sistema de Información se ha desarrollado un plan de actividades en el cual se programa el tiempo de elaboración de la implementación del sistema, para lo cual debe hacer lo siguiente:
a. Calcule en la red las ocurrencias tempranas iníciales y tardías finales b. Identifique en la red la ruta crítica c. Llenado de la matriz: actividades predecesoras, sucesoras, ocurrencias tempranas, ocurrencias tardías, ruta crítica, y holguras. d. Calculo de las holguras dejando constancia de sus operaciones
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OCURRENCIAS Actividad Duración
A
2
B
10
C
4
D
5
E
3
F
2
G
2
H
1
I
4
J
1
K
4
L
5
Predecesoras Sucesoras
HOLGURAS Ruta Crítica Total Libre Independiente
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EJERCICIO 4: Como parte de la implementación de un nuevo Sistema de Información para, el departamento financiero proporciona datos con los costos de operación, que incluyen todos los costos en que ha incurrido la empresa para emprender el proyecto que al sumarlos todos se obtiene la inversión inicial estimada. Estos costos se detallan el cuadro siguiente:
No. 1 2 3 4
Descripción Costo de implementacion del sistema de información Compra del servidor para la instalación del sistema de información Capacitacion del personal sobre el sistema de información Compra de equipo para proteccion del nuevo servidor Inversion Inicial Estimada
Monto Q17,800.00 Q8,900.00 Q5,000.00 Q6,587.00 Q38,287.00
La implementación conlleva las consideraciones siguientes: a. Costos operativos para el primer trimestre serán de Q 7,600.00 y se aumentará en 10% cada trimestre hasta el cuarto trimestre en el tiempo proyectado como el fin del proyecto. b. El departamento financiero realizo los pronósticos de los beneficios que se obtendrán como producto o resultado de la implementación del nuevo sistema de información, previendo ganancias para el primer trimestre del 25%, en el segundo 30%, en el tercero 35% y en el cuarto trimestre 35%, sobre los costos acumulados. De lo expuesto anteriormente se solicita que realice lo siguiente: 1. 2.
Realice el cálculo correspondiente del retorno de la inversión, derivado de la implementación del nuevo sistema de información para la facturación. (deje constancia de sus operaciones) De sus cálculos efectuados realice el análisis correspondiente y concluya si se cumplen con las expectativas de las autoridades de la fábrica, debido a que las autoridades de la fábrica consideran como máximo un retorno de inversión de tres periodos para proyectos tecnológicos de rápido cambio. Nota: no realice la gráfica del Retorno de Inversión.
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Para el Flujo de Efectivo: Cuadro de Gastos Administrativos: Nota: Los pagos por gastos administrativos son al inicio del periodo y afecta únicamente a pagos semestrales en el flujo de efectivo. No.
1 2 3
DESCRIPCIÓN
MONTO
Información para elaborar el Flujo de Efectivo Soporte técnico y derecho a actualizaciones del software, gasto anual; pago trimestral. Transferencia tecnológica y virtualización de servicios, gasto anual; pago trimestral. Soporte técnico a la Base de Datos, gasto anual; pago semestral, inicio del semestre. GASTO ADMINISTRATIVO ANUAL ESTIMADO
TOTALES
Gastos Anuales Q 20,000.00 Q 8,000.00 Q 6,400.00 Q 34,400.00
Trimestre
Trimestre
Trimestre
Trimestre
1
2
3
4
SALDO INICIAL (+) Ingresos Soporte técnico y derecho a actualizaciones del software, gasto anual; pago trimestral.
Q 20,000.00
Transferencia tecnológica y virtualización de servicios; gasto anual, pago trimestral.
Q 8,000.00
Soporte técnico a la Base de Datos, gasto anual; pago semestral, inicio del semestre.
Q 6,400.00
GASTO ADMINISTRATIVO ANUAL ESTIMADO
Q 34,400.00
Total costos operativos ( - )Total de Egresos SALDO FINAL
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