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Servicio nacional de aprendizaje SENA

GESTIÓN LOGÍSTICA

Regional Cauca

Evidencia 4: Sesión virtual “Indicadores de gestión”

Presentado a tutor : Jesús David Barajas

Presentado por : Sergio Luis Fierro López

CONTENIDO 1. ¿Qué es un indicador de gestión? 2. ¿Para qué sirven los indicadores? 3. Beneficios derivados de los indicadores de gestión 4. Características de los indicadores de gestión 5. Metodología para la construcción de los indicadores 6. Conclusiones 7. Bibliografía

¿Qué es un indicador de gestión? Es aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro. Es importante que los indicadores de gestión reflejen datos veraces y fiables, ya que el análisis de la situación de otra manera no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretación será complicada. Es una herramienta necesaria para medir y controlar procesos con el objetivo de realizar una gestión eficaz de los mismos. Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa que relaciona dos o más variables, permite evaluar el comportamiento o desempeño de una empresa o unidad organizativa cuyo resultado, al ser comparada por algún nivel de referencia nos podrá estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.

Los indicadores de gestión son estándares usados para medir el progreso y logros de un proyecto. Se utilizan para hacer el seguimiento y la evaluación de un proyecto. Son índices, cifras, hechos, opciones o percepciones que sirven para analizar y medir los cambios de situaciones y condiciones específicas. ¿Para qué sirven los indicadores?        

Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad Para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible Para relacionar la productividad con el nivel salarial Para direccionar planes financieros Para medir una situación de riesgo de la empresa Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.

Beneficios de los indicadores de gestión 1. Satisfacción del cliente: La identificación de las prioridades para una empresa marca la pauta del rendimiento. En la medida en que la satisfacción del cliente sea una prioridad para la empresa, así lo comunicará a su personal y enlazará estrategias con los indicadores de gestión, de manera que el personal se dirija en dicho sentido y sean logrados resultados deseados 2. Gerencia del cambio: Un adecuado sistema de medición les permite a las personas conocer su aporte en las metas organizacionales y cuáles son los resultados que soportan la afirmación de que lo está realizando bien 3. Monitoreo del proceso: El mejoramiento continuo sólo es posible si se hace un seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que conforma el proceso. Las mediciones son las herramientas básicas no sólo para detectar las oportunidades de mejora, sino además para implementar acciones 4. Benchmarking: Si una organización pretende mejorar sus procesos, una buena alternativa es traspasar sus fronteras y conocer el entorno para aprender e

implementar lo aprendido. Una forma de lograrlo es por medio del benchmarking para evaluar productos, procesos y actividades y compararlos con los de otra empresa 5. Apoyo al proceso de planificación: definición de objetivos y metas y de formulación de políticas de mediano y largo plazo 6. Posibilita a partir del análisis de la información entre el desempeño efectuado y el programado, realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de acción eliminando inconsistencias entre el qué hacer de la institución y sus objetivos prioritarios 7. Posibilita la detección de procesos de la institución en las cuales existen problemas de gestión tales como uso ineficiente de recursos, demoras excesivas en la entrega de productos, asignación del personal a diferentes tareas, etc… Característica de los indicadores de gestión  Simplicidad: Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.  Comparable: Se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo  Adecuación: Entendida como la facilidad de la medida para describir por completo el fenómeno o efecto  Validez en el tiempo: Puede definirse como la propiedad de ser permanente por un periodo deseado  Relevante: que tenga que ver con los objetivos estratégicos de la organización  Utilidad: posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular  Claramente definido: que asegure su correcta recopilación y justa comparación  Participación de los usuarios: Es la habilidad para estar involucrados desde el diseño y debe proporcionársele los recursos y formación fundamental para que el personal se motive en torno al cumplimiento de los indicadores  Oportunidad: Capacidad de que los datos sean recolectados a tiempo Metodología para la construcción de indicadores 1. ¿Qué se hace? Aquí se pretende que la organización describa sus actividades principales, de tal forma que, con la ayuda de una plantilla con el fin de tenerlas inventariadas con la descripción del resultado que se pretende obtener mediante su ejecución 2. ¿Qué se desea medir? Debe realizarse la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello se trata de establecer una relación valorada según el criterio que se establezca, que permita priorizar todas las actividades. Aquí puede incluirse una columna en la que conste el porcentaje de tiempo dedicado por el personal de la organización en cada actividad

3. ¿Quién usará la información? Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la información, ya que los indicadores diferirán sustancialmente en función de quién los ha de utilizar 4. ¿Cada cuánto tiempo? Debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la información. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la información, los indicadores habrán de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentación 5. ¿Con qué o quién se compara? Se deben establecer referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos a la organización, como externos a la misma y que servirán para efectuar comparaciones En el proceso de formulación de los indicadores se identifican así mismo los factores-clave del éxito, que son las capacidades controlables por la organización en las que ésta debe sobresalir para alcanzar objetivos: Capacidad de conseguir satisfacción de usuarios, capacidad par producir servicios de calidad, capacidad para realizar entregas rápidas y fiables y la capacidad de aprender. Es importante ajustar o administrar que el conjunto de indicadores de cada proceso esté alineado con los de sus respectivas unidades de negocio y por tanto con la misión de la organización, para lograr la efectividad de los objetivos estratégicos propuestos. Conclusiones 

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La medición y análisis de resultados permite realizar el control de la gestión y monitorear de manera permanente el desempeño a lo largo de toda la organización; es importante mencionar que, dada la condición de entidades públicas, el manejo de recursos implica controlar y mejorar su ejecución en términos de eficacia y efectividad La razón de ser de un sistema de medición es comunicar, entender, orientar y compensar la ejecución de las estrategias, acciones y resultados de la empresa

Bibliografía o Armijo, M., Bonnefoy, J. (2005). “Indicadores de desempeño en el sector público”. Comisión económica para américa latina y el caribe (Cepal). Chile. o Rodriguez, E. (2012). Guía para la construcción de indicadores de gestión. Colombia