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• Raquel Alvinco de Díaz

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Este documento tiene la descripción de los campos que se manejan en el archivo plano total de la Orden de Compra para el CEN y cubre todos los requerimientos de información de una Orden de Compra EDI actual. La práctica comercial recomendada es que se emita una Orden de Compra por despacho a un determinado lugar en un momento dado.

Sin embargo, es posible solicitar despachos a diversas localizaciones para diferentes fechas

utilizando los segmentos LOC-QTY-DTM de la sección de detalle. Cuando se solicitan productos en consignación, el archivo se convierte en una Legalización de la Consignación. Dado que la práctica de productos en consignación en muy particular, es necesario aclarar que la secuencia de los mensajes debe ser la siguiente: DESADV, RECADV, ORDERS, INVOIC. Al construir un archivo plano se debe tener en cuenta que: •

Cada archivo debe ser de tipo texto y solamente puede tener información de una Orden de Compra.

•

Una Orden de Compra están formada por el encabezado y el detalle que se repite tantas veces como ítems se estén pidiendo.

•

Cada registro es una línea y están separados por retorno de carro.

•

Si no se va a enviar información de un registro, simplemente se omite el registro dentro del archivo.

•

Los campos de cada registro deben estar separados por comas.

•

No es necesario completar con espacios ni ceros la máxima longitud de ningún tipo de campo.

•

El separador decimal es el signo “. ” .

•

Al final de la descripción de los campos numéricos aparece la máxima longitud en enteros y decimales que pueden tener.

•

En la descripción de los campos de Fecha se indica el formato de cada una de ellas, donde: “AAAA” es el año de 4 dígitos, “MM” es el mes de 2 dígitos, “DD” es el día de 2 dígitos, “HH” es la hora con 2 dígitos y “MM” (después de “HH”) son los minutos con 2 dígitos. Entre los tipos de dígitos no debe haber ningún tipo de separador.

1

•

La columna “Niv” indica el nivel de jerarquía de los registros y permite determinar la dependencia entre ellos. Los registros de nivel “2” o mayor dependen del registro anterior con menor nivel. Para poder incluir un registro que dependa de otro es necesario haber incluido el registro de nivel menor.

•

Cada registro debe empezar con su identificador, es decir, con los nombres que están en la columna “Identificador de registro”.

•

En la columna “Rep” se observa el número de repeticiones máximas que puede tener un registro dentro de su nivel dependiendo del número de veces que puede repetirse el registro anterior con menor nivel.

•

Los campos que en la columna “Req” están identificados con una “M” siempre deben incluirse. Su uso es obligatorio.

•

Los campos que en la columna “Req” están identificados con una “O” son opcionales, es decir, su inclusión dentro de un archivo plano depende de la información que maneje una empresa con sus Socios Comerciales.

•

En la columna “Tipo” se especifica el tipo de cada campo así: “AN” para campos alfanuméricos y “N” para campos numéricos.

•

La longitud máxima de cada campo se indica en la columna “Long.”.

2

ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PLANO ENCABEZADO Niv. 1

Identificador de registro ENC

Rep.

Req.

Tipo

Long.

Descripción

1

M M M M

AN AN AN AN

35 35 14 3

M M

AN AN

35 6

O

AN

3

AN AN AN AN AN

35 35 35 35 70

Código del buzón del emisor del mensaje Código del buzón del receptor del mensaje Número consecutivo de archivos planos generados Tipo de Orden de Compra: 220 Orden de Compra Tradicional 224 + Orden de Compra urgente 227 + Orden de Compra de productos en consignación C11 + Orden de Compra bajo convenio C12 + Orden de Compra de productos bonificados C13 + Orden de Compra de productos en préstamo YB1 * Orden de Compra de Cross-Docking predistribuido YA9 * Orden de Compra de Cross-Docking Consolidado Número de la Orden de Compra (Ver NOTA 1) Tipo de documento EDI: ORDERS Función del mensaje: 42 Orden de compra de prueba 9 Orden de Compra Original Fecha de generación del documento (AAAAMMDDHHMM) Fecha máxima de entrega (AAAAMMDDHHMM) Fecha mínima de entrega (AAAAAMMDDHHMM) Fecha solicitada de entrega (AAAAMMDDHHMM) Observaciones generales de la Orden de Compra (Se recomienda incluirlas solamente en casos extremos ya que impide el procesamiento automático total de la Orden de Compra) Observaciones generales de la Orden de Compra, continuación Observaciones generales de la Orden de Compra, continuación Observaciones generales de la Orden de Compra, continuación Observaciones generales de la Orden de Compra, continuación Tipo de documento de referencia1: EA + Número de autorización de gastos CT + Número del contrato / convenio PD + Número del acuerdo promocional PL Número de la Lista de Precios NNN + Número del contrato de consignación ON Número de una Orden de Compra anterior Número del documento de referencia1 Tipo de documento de referencia2 (Ver posibles valores en el primer campo de ésta línea) Número del documento de referencia2

1

DTM

1

1

FTX

1

M O O O O

1

O O O O O

AN AN AN AN AN

70 70 70 70 3

O O

AN AN

35 3

O

AN

35

1

RFF

3

País

PE

Niv. 1

1

1

1

Identificador de registro BYOC

SUSR

DPGR

IVAD

Rep.

Req.

Tipo

Long.

Descripción

1

M O

AN AN

35 17

C

AN

35

O O

AN AN

35 35

M O

AN AN

35 17

O

AN

35

M O

AN AN

35 17

O

AN

35

O O M

AN AN AN

17 9 35

O

AN

17

O

AN

35

M O O O O

AN N AN AN AN

35 15,3 3 3 3

O

N

3

O O

N AN

10 3

O

N

3

Código de identificación EAN de la Entidad Compradora Código de identificación EAN del Departamento / empleado contacto en la Entidad Compradora Nombre del Departamento / empleado contacto en la Entidad Compradora Código de identificación EAN del Punto de Venta que compra Código de identificación EAN de la Sección que compra en un Punto de Venta Código de identificación EAN de la Entidad Proveedora Código de identificación EAN del Departamento / empleado contacto en la Entidad Proveedora Nombre del Departamento / empleado contacto en la Entidad Proveedora Código de identificación EAN del Lugar de Entrega de los bienes Código de identificación EAN del Departamento / empleado contacto en el Lugar de Entrega de los bienes Nombre del Departamento / empleado contacto en el Lugar de Entrega de los bienes Tipo de camión en el que se debe hacer la entrega Identificación de camión (Grupo) Código de identificación EAN de la Entidad a nombre de quien se debe facturar Código de identificación EAN del Departamento / empleado contacto en la Entidad anterior Nombre del Departamento / empleado contacto en la Entidad anterior Código de identificación EAN del Lugar de entrega de la factura Valor del impuesto general a las ventas Moneda de la Orden de Compra (Ver TABLA 1) (Ver NOTA 2) Moneda de Facturación (Ver TABLA 1) Tipo de fecha de referencia para el descuento financiero: 9 Fecha de recepción de la factura 5 Fecha de la factura 21 + Fecha de recepción de los productos Número de días que se cuentan a partir de la fecha anterior y dentro de los cuales se debe efectuar el pago, para obtener el descuento indicado en el campo siguiente (3 enteros) Porcentaje de descuento (5 enteros, un punto y 5 decimales) Tipo de fecha de referencia para el descuento financiero: 9 Fecha de recepción de la factura 5 Fecha de la factura 21 + Fecha de recepción de los productos Número de días que se cuentan a partir de la fecha anterior y dentro de los cuales se debe efectuar el pago, para obtener el descuento indicado en el campo siguiente (3 enteros)

1

1

1

1 1 1

ITO TAXMOA CUX

1 1 1

1

PATPCD

1

4

País

PE

Niv.

Identificador de registro

Rep.

Req.

Tipo

Long.

Descripción

País

O O

N AN

10 3

O

N

3

O O

N AN AN

10 3 25

PE

País

1

TOD

1

1

ALCPCD

5

O O

AN N

3 10

1

MOA

1

O

N

15,3

Porcentaje de descuento (5 enteros, un punto y 5 decimales) Tipo de fecha de referencia para el descuento financiero: 9 Fecha de recepción de la factura 5 Fecha de la factura 21 + Fecha de recepción de los productos Número de días que se cuentan a partir de la fecha anterior y dentro de los cuales se debe efectuar el pago, para obtener el descuento indicado en el campo siguiente (3 enteros) Porcentaje de descuento (5 enteros, un punto y 5 decimales) Pago de Fletes: CIF, FOB Código de identificación EAN del Lugar donde se cumplen la entrega CIF/FOB. (Ver NOTA 3) Secuencia para el cálculo del descuento: 1,2,3,4,5 (Ver NOTA 4) Porcentaje de descuento comercial (5 enteros, un punto y 5 decimales) Monto total de la orden de compra

Rep.

Req.

Tipo

Long.

Descripción

20000

M

N

6

M O

AN AN

35 3

O O M O O O O

AN AN N AN N AN N

35 35 15 3 15 3 15

O O M

AN N N

3 15,3 15

M

N

15

Dígito que numera los ítems que se piden en la Orden de Compra (6 enteros) Código de identificación del ítem Tipo de código de identificación del ítem: EN EAN UP UP SA Número de ítem del proveedor Código del ítem asignado por el comprador (PLU) Código del ítem del proveedor Cantidad pedida (12 enteros, un punto y 3 decimales) Unidad de medida de la cantidad pedida (Ver TABLA 2) Cantidad bonificada (12 enteros, un punto y 3 decimales) Unidad de medida de la cantidad bonificada (Ver TABLA 2) Cantidad a ser devuelta y reemplazada (para cambio) (12 enteros, un punto y 3 decimales) Unidad de medida de la cantidad para cambio (Ver TABLA 2) Valor de la línea del ítem (incluyendo descuentos y cargos) Precio Bruto (Excluye cargos, descuentos e impuestos) (12 enteros, un punto y 3 decimales) Precio Neto (Incluye cargos y descuentos, excluye impuestos) (12 enteros, un punto y 3 decimales)

DETALLE Niv. 1

Identificador de registro LIN

2

QTY

1

2 2

MOA PRI

1 1

5

PE PE

PE

Niv.

Identificador de registro

Rep.

Req.

Tipo

Long.

Descripción

País

O

N

15

+ Precio máximo al público (12 enteros, un punto y 3 Decimales) Precio informativo incluyendo descuentos o cargos, e impuestos Número de empaques (5 enteros, un punto y 3 decimales) (Ver NOTA 6) Tipo de empaque (Ver TABLA 3) Marcar el número de lote en los productos: 10 Si Marcar la fecha de vencimiento en los productos: 14 Si Marcar con instrucciones del comprador: 16 Si Código del Tipo de Etiqueta de la Empresa Compradora Código de la primera clasificación del producto en la Empresa Compradora Código de la segunda clasificación del producto en la Empresa Compradora Fecha máxima de entrega del producto (AAAAMMDD) Precio de Venta normal al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales) Precio de Venta de oferta al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales) Código del Lugar de Exhibición del producto en la Empresa Compradora Descripción breve del producto Porcentaje del IVA Valor monetario del IVA (15 enteros, un punto y 3 decimales) Porcentaje del Impoconsumo Valor monetario del Impoconsumo (15 enteros, un punto y 3 decimales) Secuencia para el cálculo del descuento: 1, 2, 3 (Ver NOTA 4) Porcentaje de descuento por ítem (5 enteros, un punto y 5 decimales) Unidad de medida en la que se especifica el rango de compra para obtener el descuento anterior (Ver TABLA 2) Rango mínimo de compra (15 enteros, un punto y 3 decimales) Rango máximo de compra (15 enteros, un punto y 3 decimales) Código de identificación EAN del Lugar donde llegarán los productos finalmente (Ver NOTA 8) Cantidad a entregar en el lugar anterior Fecha máxima de entrega del ítem en el lugar anterior (AAAAMMDDHHMM) Fecha mínima de entrega del ítem en el lugar anterior (AAAAMMDDHHMM)

VE EC PE

2

PAC

1

O

N

11,4 8

2

PCI

1

O O

AN N

17 1

N

1

O

AN

3

O O

AN AN

35 35

O

AN

35

O O

AN AN

35 35

O

AN

35

O

AN

35

O O O O O

AN AN N AN N

18 17 18 17 18

2

PCIA

1

2

TAXMOA

1

2

ALCPCD

3

O O

AN N

1 10

3

RNG

1

O

AN

3

N N AN

18 18 25

2

LOC

9999

O O O

3

DTM

1

O O

N AN

15 35

O

AN

35

6

Niv.

3

Identificador de registro

PRI

Rep.

1

Req.

Tipo

Long.

Descripción

O

AN

35

O

N

15

O

N

15

O

N

15

O

N

15

Fecha prometida de entrega del ítem en el lugar anterior (AAAAMMDDHHMM) Precio de Venta normal al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales). (Ver NOTA 7) Precio de Venta de oferta al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales). (Ver NOTA 7) Precio de día especial al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales). (Ver NOTA 7) Precio de promoción al consumidor final (12 enteros, un punto y 3 decimales). (Ver NOTA 7)

País

NOTAS

1. Para Perú, el número de la Orden de Compra debe ser de 21 caracteres con la siguiente estructura secuencial: 3 dígitos que identifican el país 4 dígitos que identifican a la empresa emisora del documento 3 dígitos que identifica el tipo de documento 10 dígitos que identifican el número de folio del documento 1 dígito verificador cuyo algoritmo de cálculo es módulo 10

2. El registro CUX puede omitirse en intercambios nacionales pero es obligatoria para compras internacionales. 3. El Código de identificación EAN puede referirse a un muelle dentro de un Centro de Distribución. 4. El indicador de secuencia para el cálculo se utiliza cuando se aplican múltiples descuentos:

• Si varios descuentos son aplicados a la misma base de precios, entonces el indicador de secuencia será siempre “1” •

Si varios descuentos se aplican sobre un precio fluctuante (cambiando constantemente por la aplicación de otros descuentos), el indicador de secuencia para el cálculo se indica utilizando éste elemento de datos

5. La sumatoria de las cantidades que se coloquen en el registro LOC debe ser igual a la cantidad indicada en el registro QTY que está debajo del LIN.

6. Cuando en el registro LIN se coloque el código del embalaje –p.e. el de la caja- el registro PAC no debe enviarse.

7

7. Los precios se enviarán en éste registro solamente si no son iguales en todos los lugares de entrega final, de lo contrario, irán en el registro PCIA.

8. Si el lugar de entrega final no es igual para todos los productos, deben utilizar las líneas LOC-DTM-PRI. 9. Para cada empresa es válida una u otra información. Este es el total de elementos que hasta la fecha se considera que deben ir en las Ordenes de Compra. Se enviarán unos u otros registros, de acuerdo con sus requerimientos. TABLA 1 - TIPOS DE MONEDA CÓDIGO ARS ATS AUD BEF BGL BRL CAD CHF CLP CNY COP CRC CUP CYP CZK DEM DKK DZD ECS EEK EGP ESP

MONEDA Peso Argentino Shilling Austriaco Dólar Australiano Franco Belga Leva Búlgara Real Brasileño Dólar Canadiense Franco Suizo Peso Chileno Yuan Renminbi Chino Peso Colombiano Colón Costarricense Peso Cubano Libra Chipriota Corona Checa Marco Alemán Corona Danesa Dinar Argelino Sucre Ecuatoriano Corona Estonia Libra Egipcia Peseta Española

CÓDIGO JPY KPW KWD LKR LTL LUF LVL MAD MTL MXN MYR NAD NIO NLG NOK NZD PAB PEN PHP PKR PLZ PTE

8

MONEDA Yen Japonés Won Norcoreano Dinar Kuwaití Rupia de Sri Lanka Litas Lituano Franco Luxemburgués Lats Letón Dirham Marroquí Lira Maltesa Peso Mejicano Ringgit Malasio Dólar de Namibia Córdoba Oro Nicaragüeño Guilder Holandés Corona Noruega Dólar Neocelandés Balboa Panameño Nuevo Sol Peruano Peso Filipino Rupia Pakistaní Zloty Polaco Escudo Portugués

CÓDIGO EUR FIM FRF GBP GRD GTQ HKD HNL HRD HUF IDR IEP ILS INR IOD IRR ISK ITL JOD

MONEDA Euro Europeo (Código EAN) Markka Finlandés Franco Francés Libra Esterlina Gran Bretaña Dracma Griego Quetzal Guatemalteco Dólar de Hong Kong Lempira Hondureña Dinar Croata Forint Húngaro Rupia Indonesa Libra Irlandesa Shekel Israelí Rupia India Dinar Iraquí Rial Iraní Corona Islandesa Lira Italiana Dinar Jordano

CÓDIGO PYG ROL RUR SAR SEK SGD SIT SKK SVC THB TND TRL TWD USD UYU VEB XEU YUN ZAR

MONEDA Guaraní Paraguayo Leva Rumana Rublo Ruso Riyal Saudí Corona Sueca Dólar de Singapur Tolar Eslovenio Corona Eslovaca Colón Salvadoreño Baht Tailandés Dinar Tunecino Lira Turca Nuevo Dólar de Taiwán Dólar Estadounidense Peso Uruguayo Bolívar Venezolano E.C.U. (Unidad de divisa Europea) Dinar Yugoslavo Rand Surafricano

TABLA 2 – UNIDADES DE MEDIDA CÓDIGO 001 002 003 004 ACR AMT

UNIDAD DE MEDIDA Barril (205 litros, 45 galones) (Código EAN) Días de grado (Código EAN) Gigacalórico (Código EAN) MegaJulio por metro cúbico (Código EAN) Acre (4840 yd2) Cantidad (Código EAN) Valor Monetario

CÓDIGO LNE LTR MAL MAW MGM MHZ

9

UNIDAD DE MEDIDA Cuenta de líneas impresas (Código EAN) Litro (1 dm3) Mega litro Megavatio Miligramo Megaherzio

CÓDIGO APX ASM ASV BTU C0 CEL CMK CMT DAY DMT EA FAH FOT GJO GLI GRM GWH HLT HUR INH JOU KBA KEL KGM KHZ KJO KMT KVT KWH KWT

UNIDAD DE MEDIDA Onza Troy (31.10348 grs.) (Código EAN) Graduación de alcohol en masa Graduación de alcohol en volumen Unidad térmica británica (1,055 kilojulios) Llamada (C CERO) Grados Centígrados (Celsius) Centímetro cuadrado Centímetro Día Decímetro Cada Grados Fahrenheit Pie (0,3048 mts.) Gigajulio Galón (4,546092 dm3) Gramo Gigawatio-hora ( 1 millón KW/h) Hectolitro Hora Pulgada (25,4 mm) Julio Kilobar Kelvin Kilogramo Kiloherzio Kilojulio Kilómetro Kilovoltio Kilovatio hora Kilovatio

CÓDIGO MIN MLT MMT MTK MTQ MTR MWH NAR NRL ONZ OZA OZI P1 PCE PGE PND PPM PTI PTN QAN QTI RTO SEC ST TNE VLT WHR WRD WTT YRD

10

UNIDAD DE MEDIDA Minuto Mililitro Milímetro Metro cuadrado Metro cúbico Metro Megavatio hora (1000 KW.h) Número de artículos Número de rollos Onza GB, US (28,349523 grs.) Onza líquida US (29,5735 cm3) Onza líquida GB (28,413 cm3) Porcentaje Unidades (Piezas) Página (Código EAN) Libra (Código EAN) Partes por millón (Código EAN) Pinta GB (0,568262 dm3) Porción / dosis (Código EAN) Trimestre (de un año) Cuarto GB (1,1136523 dm3) Radio (Código EAN) Segundo Hoja Tonelada métrica (1000 kgs.) Voltio Vatio hora Palabra (Código EAN) Vatio Yarda (0,9144 mts.)

TABLA 3 – TIPOS DE EMPAQUE CÓDIGO TIPO DE EMPAQUE CÓDIGO TIPO DE EMPAQUE 08 Palet sin retorno (Código EAN) FP Envuelta de plástico 09 Palet retornable (Código EAN) FPE Embalado con lámina metálica(Código EAN) 200 Palet ISO 0 – 1/2 EURO Palet (Código EAN). Palet HR Canasta 201

estándar de 80 x 60 cm. Palet ISO 1 – 1/1 EURO Palet (Código EAN).

ICA

Caja isotérmica (Código EAN)

202

Palet estándar de 80 x 120 cm. Palet ISO 2 (Código EAN). Palet estándar de 100

JC

Contenedor rectangular rígido con tapa

203

x 120 cm. Palet 1/4 EURO (Código EAN). Palet estándar de

JG

Jarra

204

60 x 40 cm. Palet 1/8 EURO (Código EAN). Palet estándar de

JR

Vasija

210 211 212 AE APE AT BA

40 x 30 cm. Palet del mayorista (Código EAN) Palet 80 x 100 cm (Código EAN) Palet 60 x 100 cm (Código EAN) Aerosol Empaquetado con aluminio (Código EAN) Atomizador Barril. Contenedor de madera o plástico de lados

JT JY LG MPE NE OPE PC

Bolsa de fibras fuertes Contenedor cilíndrico rígido con tapa Corredera Multipack (Código EAN) Sin empaque Envasado con oxígeno (Código EAN) Paquete

BC BE BG

abultados y extremos planos Caja para almacenar o mover botellas Bulto Saco

PG PK PLP

Placa Paquete, bulto Envase pelable

Saco grande, tamaño palet (Código EAN)

PMA

(Código EAN) Abrazaderas modulares de palet 80 x 100

Cubo – Balde. Contenedor con asa.

PMB

(Código EAN) Abrazaderas modulares de palet 80 x 120

BGE BJ

(Código EAN)

11

para

productos

esterilizados

CÓDIGO TIPO DE EMPAQUE CÓDIGO TIPO DE EMPAQUE BL Fardo. Bulto grande comprimido y atado. PPE Bolsa de polipropileno (Código EAN) BME Blister (Código EAN) PU Bandeja BN Fardo. Bulto grande que no está comprimido o RCA Jaula rodante (Código EAN) BO BR BS BU BX CA

atado. Botella, no protegida, cilíndrica Barra Botella, no protegida, de base redondeada Tonel. Barril grande para líquidos Caja tapada de Plástico, madera, etc. Lata rectangular con tapa

RG RL RO SA SH SL

Aro Bobina Rollo Saco Saquito. Sobre pequeño sellado Placa rígida para enganchar en un equipo de

CBL

Contenedor tipo botella (Código EAN)

STE

transporte. Set - Juego (Código EAN).

CCE CHB CHC

Transportador de cartón (Código EAN) CHEP Jaula (Código EAN) Camión / remolque con mecanismo de enganche

STL SW TAE

que se embalan juntos por estar relacionados Barrita (Código EAN) Retractilado. Contenido se asegura con plástico. Tableta (Código EAN)

elevador adaptado (Código EAN) Caja de tablillas de madera

TB

Contenedor de madera redondo, abierto y con la

CR CS CT CU CWH CX DPE DR

Caja Caja de cartón Taza Lata con asa y pico (Código EAN) Lata cilíndrica con tapa Embalaje expositor (Display) (Código EAN) Tambor

THE TRE TTE TU TWE TY VP

12

Artículos diferentes

parte inferior plana Paquete de tres unidades (Código EAN) Carrito (Código EAN) Tubo vertical (de pie) (Código EAN) Tubo Paquete de dos unidades (Código EAN) Tanque cilíndrico Envasado al vacío