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POLITÉCNICO DE COLOMBIA FORMACIÓN CONTINUA DIPLOMADO EN AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO 19011:2018 ACTIVIDAD SEMANA 4 CÓDIGO: N/A VERSIÓN: 1 Página 1 de 4

Leer las siguientes instrucciones para el desarrollo de la actividad 4 del diplomado en Auditoría de Sistemas de Gestión, ISO 19011:2018. Estimado estudiante usted ha sido asignado como miembro del equipo auditor en la Empresa Equipos XYZ. El día 20 al 23 de enero del presente año fue desarrollada una auditoría interna (No. 5) en las instalaciones de la empresa a todos los procesos del SGC. A partir de los siguientes hallazgos y de la información suministrada elaborar el informe de auditoría (ver página 2) 

En los documentos de «actas de mantenimiento de los EQUIPOS XYZ», auditados, no se identifican el número de serie de los equipos inspeccionados. Puede ser conveniente hacer referencia al listado de inventario de los equipos por contrato.



En el caso de algunos de los procesos se debería de establecer no solo indicadores de actividad sino también indicadores de eficacia o eficiencia.



No se evidencia que se haya realizado la evaluación de desempeño a los empleados del área de producción para el periodo 2019-2 según lo establecido en el procedimiento interno de gestión humana.



El formato de Plan Operativo está en proceso de modificación, en el proceso de talento humano se evidencia un formato diferente y no con la versión revisada y aprobada.



El plan de comunicación define de manera clara y explícita las responsabilidades dentro de la organización quien está autorizado para qué, lo que permite claridad en la información y eficiencia en las actividades.



No se cuenta con un programa de capacitación para el personal



Puede ser necesario identificar una sistemática para aquellas situaciones de «aceptación de presupuesto» realizadas verbalmente



La organización podría considerar el Ampliar el Excel de “Inspecciones obligatorias de edificios” a otras posibles legislaciones aplicables.



La organización no asegura el seguimiento de las acciones de revisiones por la dirección.

EQUIPOS XYZ

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA CODIGO: A1- FR08

VERSIÓN: 1

PÁGINA 2 de 4

1. GENERALIDADES Auditor responsable: DANNA CAROLINA PALMETT MONTIEL

Auditoria No. 5

Programada

Desde:20 -ENERO-2020 Hasta: 23-ENERO-2020

Real

Desde: 20 -ENERO-2020 Hasta: 23-ENERO-2020

Fecha de auditoria

Objetivo Auditoria: Alcance: Verificar si el SGC es conforme Todos los procesos del SGC y todos con las disposiciones los criterios de auditoria planificadas, con los criterios de auditoria y su implementación

Criterios de auditoria: Norma ISO 9001, ISO 14001, procedimientos e instructivos internos.

2. HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA Nº 5 ASPECTOS POR RESALTAR Nº.

PROCESO

ASPECTOS POR RESALTAR

NO CONFORMIDADES NUM.

1

Gestión del plan de comunicació n

El plan de comunicación 1 define de manera clara y explícita las responsabilidades dentro de la organización quien está autorizado para qué, lo que permite claridad en la información y eficiencia en las actividades

2

ASPECTOS POR MEJORAR

DESCRIPCIÓN

Existe cumplimiento del requisito

Nª acción

EQUIPOS XYZ Nº.

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA CODIGO: A1- FR08

PROCESO

VERSIÓN: 1

PÁGINA 3 de 4

ASPECTOS POR MEJORAR

1

Seguimiento y control de actividades

En el caso de algunos de los procesos se debería de establecer no solo indicadores de actividad sino también indicadores de eficacia o eficiencia.

Revisión y aceptación de presupuesto

Puede ser necesario identificar una sistemática para aquellas situaciones de «aceptación de presupuesto» realizadas verbalmente

2

OBSERVACIONES Nº.

PROCESO

NO CONFORMIDADES NUM.

1

DESCRIPCIÓN

Nª acción

En los documentos de «actas de mantenimiento de los EQUIPOS XYZ», auditados, no se identifican el número de serie de los equipos inspeccionados. Puede ser conveniente hacer referencia al listado de inventario de los equipos por contrato El formato de plan operativo está en proceso de modificación, en el proceso de talento humano se evidencia un formato diferente y no con la versión revisada y aprobada.

Documentación de actas de mantenimiento de los equipos XYZ 2

Documentación de formatos del plan operativo NO CONFORMIDAD Nº.

PROCESO

NO CONFORMIDADES NUM .

1

Evaluación de desempeño

2

Capacitación de personal

DESCRIPCIÓN

No se evidencia que se haya realizado la evaluación de desempeño a los empleados del área de producción para el periodo 20192 según lo establecido en el procedimiento interno de gestión humana. No se cuenta con un programa de capacitación para el personal

Nª acción

EQUIPOS XYZ Nº.

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA CODIGO: A1- FR08

PROCESO

PÁGINA 4 de 4

NO CONFORMIDADES NUM .

3

VERSIÓN: 1

Seguimiento a las acciones de revisión

4

Documentación de formatos del plan operativo

DESCRIPCIÓN

Nª acción

La organización no asegura el seguimiento de las acciones de revisiones por la dirección El formato de plan operativo está en proceso de modificación, en el proceso de talento humano se evidencia un formato diferente y no con la versión revisada y aprobada.

3. CONCLUSIONES GENERALES 1

2

3

De acuerdo a la auditoria realizada se evidencia que la empresa XYZ gestiona adecuadamente su plan de comunicaciones por lo cual, la información es transmitida correctamente a todos los actores que intervienen en el proceso. La empresa cumple con procesos de seguimiento y control de las actividades, sin embargo, se recomienda implementar otra serie de indicadores para optimizar los procesos, así como la implementación de acciones de mejora en el proceso de presupuesto La empresa XYZ actualmente no cumple con los requisitos documentales de los procesos de capacitación de personal, acciones de seguimiento a la revisión de la dirección y formatos de los planes operativos, por ende, se deben implementar acciones de mejora y se realizan los compromisos pertinentes, para la próxima auditoria programada. De esta manera los procesos auditados cumplen cerca del 50% , y se establecen las medidas correctivas para mitigar los hallazgos negativos.

Firma del que elaboró: Revisado por:

Danna Palmett Montiel