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LA BUROCRACIA EN EL SIGLO XXI

A comienzo del siglo XX con el desarrollo de la teoría de la Burocracia por Max Weber y la clara aplicabilidad en las organizaciones sociales, es inevitable pensar en el funcionamiento de las mismas sin analizar el grado de burocratización necesario para el complimiento de sus actividades. Sin embargo la teoría Weberiana aplicada en su totalidad es inviable para la eficacia de las organizaciones sociales, ya que percibe a las mismas como un sistema cerrado de poca accesibilidad y disfunciones, desdibujando la verdadera función y efectividad de la misma, con el tiempo y los diversos cambios en la sociedad y en el funcionamiento de las organizaciones, la teoría de Burocracia ha evolucionado y en las organizaciones su aplicación se ha ido ajustando a estos cambios. Anterior a la Burocracia hubo algunas teorías que hacían relación a la organización del puesto de trabajo y la estructuración de las organizaciones, sin lograr soluciones a los complejos problemas de eficacia y eficiencia en los procesos, especialmente de dirección; era necesario formular nuevos planteamientos y fórmulas de solución. Es entonces cuando nace la teoría de la Burocracia (poder a través del escritorio) formulada por el alemán Max Weber. Para la teoría Weberiana, la Burocracia es una organización eficiente por excelencia que opera y funciona de forma racional en el ámbito de las organizaciones públicas y en todas las esferas de la sociedad, está diseñada para funcionar con exactitud y resolver todos los problemas de la sociedad y para su efectividad cada funcionario debe ejecutar tareas específicas, situarse en diferentes niveles jerárquicos, ser controlado y dirigido, y estructurarse con base a unas características específicas como: Carácter legal de las normas y reglamentos, carácter formal de las comunicaciones, carácter racional y división del trabajo, impersonalidad en las relaciones, jerarquía de autoridad, rutinas y procedimientos estandarizados, competencia técnica y meritocrática, especialización de la administración, profesionalización de los participantes, completa previsión del funcionamiento. Esto integra la formulación clásica de la Burocracia, aunque algunos otros investigadores que estudiaron esta teoría como Selznick, plantea que la Burocracia no puede ser rígida ni estática, debe ser adaptativa, dinámica y flexible, teniendo en cuenta; si los resultados de una organización no son acordes con los intereses del entorno, debe replantear su actividad y estructuración para lograr la aceptación de su entorno.

A partir del análisis y los cambios surgidos en la función del estado se presentan tres cambios históricos evolutivos en la aplicación de la Burocracia: Burocracias formalistas a inicio del siglo XX, Burocracias del Estado de Bienestar a mediados del siglo y organizaciones flexibles a finales del siglo xx y comienzos del siglo XXI. La Burocracia formalista, legal-racional contempla una organización rígida y mecánica donde la eficiencia y la eficacia dependen del diseño de los procesos, en este periodo se considera que la administración pública debe caracterizarse por: establecer un criterio jurídico y técnico en las decisiones, las funciones y tareas de la administración son fijadas de manera política, la estructura es jerarquizada y centralizada y los servicios que provee son de tipo global y no especializados. La Burocracia del Estado de Bienestar, con las crisis presentadas después de las dos guerras mundiales, el surgimiento de los movimientos de ultra derecha e izquierda, la necesidad de minimizar los efectos de los mismos, el surgimiento y globalización de los derechos económicos sociales y culturales en la declaración de 1948, la organización política explora nuevos campos y se hace necesario el replanteamiento de las Burocracias Weberianas y se consolida la planeación. La Burocracia de bienestar se caracteriza por la aplicación de principios de organización como especialización, coordinación, autoridad y división del trabajo. Propone la producción en serie como forma de proveer todos los servicios universales a la sociedad. A finales del siglo XX y comienzo del siglo XXI se presenta una serie de procesos económicos y cambios en la forma de producción, desarrollo científico y tecnológico, la evolución de las comunicaciones, produciendo una oportunidad para la modificación de la gestión de las organizaciones públicas que se denominan como ineficientes e inadecuadas para los desafíos de la actualidad. A partir de los nuevos planteamientos se propone una oferta de servicios que deben estar acordes con los intereses de los ciudadanos, teniendo en cuenta que son diversos y no universales. Weber aceptaba que la Burocracia crea trabas de lentitud e inconvenientes, pero creía que su aplicación se hace indispensable para las organizaciones en el logro racional y eficaz de sus objetivos, aunque el nivel de su aplicación varía según el tamaño, la complejidad de las organizaciones, la centralización del control y de objetivos, ya que el entorno influye en la estructuración de las organizaciones.

En la actualidad la aplicación de la burocracia se desarrolla con unas ventajas pero también con grandes limitaciones. Ventajas:     

La jerarquía de oficios en forma piramidal, genera una cadena de mando que permite una supervisión y control para mayor efectividad en las labores. Las reglas que regulan y especifican las tareas, permiten que la burocracia sea ordenada y predecible, aunque se cambie el personal. La impersonalidad para tomar las decisiones, relega los intereses y sentimientos personales. La especialización para las tareas específicas es la forma más eficiente para la realización del trabajo. Las bonificaciones en incentivos en base a los méritos generan una mayor motivación y entrega por parte de los funcionarios en sus labores.

Limitaciones:  La falta de interés por las relaciones informales, que existen dentro de las  

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organizaciones entre los empleados. La creación de rutinas y rigidez hace que se olviden las verdaderas finalidades al aplicar las regulaciones.

La introducción de las normas y demasiado apego a los reglamentos hacen que el funcionario asuma un rol rígido y los reglamentos dejan de ser medios para ser los principales objetivos. El afán de documentar y formalizar las comunicaciones generan exceso de formalismos y papeleos que limitan la agilidad de los procesos. Lo rutinario, lo estandarizado y lo previsto de los procesos hacen que los funcionarios se acostumbren a la repetición y se resistan al cambio. La jerarquización en los procesos de decisión deja de ser eficiente y eficaz ya que el que toma las decisiones es el que ocupa el puesto más alto, aunque nada sepa a cerca de la decisión a tomar. El funcionario está orientado hacia las normas y reglamentos de la organización, eso genera dificultad en la atención al cliente y conflictos con el público, ya que la atención se hace de forma estandarizada sin tener en cuenta los problemas particulares.

La burocracia es modificada según las tendencias de las organizaciones teniendo en cuenta la conducta humana, esta es necesaria en la estructuración de las

organizaciones, pues garantiza un orden y facilita el desarrollo eficaz de los procesos, a través de la aplicación de normas, reglas, métodos administrativos, métodos jurídicos, procedimientos, metodologías, definición de funciones.

AMERICA SANCHEZ PALOMINO EDUARD EDINSON QUIGUANAS MONICA TRULLO PENNA JORGE ENRIQUE PRADO CETAP MIRANDA Febrero de 2013