• Author / Uploaded
• Luis Roger Martinez Zaldivar

• Categories
• Cliente
• Transporte
• Cheque
• Procesos de negocio
• Informática

Citation preview

Mapas de Procesos de Empresa de Cosméticos

1

Mapa de Procesos de un Hospital

El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño de la propia organización y de la complejidad de sus actividades 2

Ejemplo 1 Ejemplo de proceso de alto nivel con tres puntos de decisión y una serie de subprocesos.

Ejemplo 2 Un proceso B2B colaborativo ilustra las interacciones entre dos o más entidades de negocio.

3

Caso 1: Proceso de Solicitud de Crédito Ejercicio 1

Diagrama Nivel 0 Un proceso de solicitud de crédito consta básicamente de un Registro de la solicitud, donde el cliente manifiesta su interés de adquirir un crédito, en esta etapa se incluye la presentación de la solicitud y documentación requerida a la entidad, luego se realiza una verificación de la información, posteriormente la etapa donde se realiza el Análisis o Estudio de la solicitud de crédito y por ultimo encontramos las actividades referentes a hacer efectivo el crédito o informar el rechazo al cliente.

Figure 1 Diagrama Nivel 0

Si analizamos el proceso de solicitud de crédito, podemos ver que existen actividades que pueden analizarse en más detalle, una de estas actividades es la verificación de la Información suministrada por el solicitante, ya que normalmente las entidades que otorgan créditos realizan varios análisis al solicitante, por ejemplo se verifica si el solicitante ya es un cliente de la entidad, si es un cliente objetivo del banco o por el contrario se encuentra en alguna lista de clientes negativos y posteriormente consultan su situación financiera.

Figure 2 Verificación Información Del Solicitante

4

Ejercicio Nro. 2

Tareas y Eventos Otra de las actividades del proceso de Solicitud de Crédito que puede ser llevada a un nivel más detallado, es el desembolso. Si visualizamos el subproceso de desembolso (siguiente diagrama), podemos observar que existen varias formas de desembolsar un crédito; abono en cuenta, abono a otro crédito o cheque. Estas formas no necesariamente tienen que ser excluyentes, es decir un crédito puede ser desembolsado usando solo una de las formas disponibles, o usando diferentes combinaciones, por ejemplo una parte con abono en una cuenta y otra parte en cheque. Para diagramar esta situación de negocio se utiliza la compuerta inclusiva como elemento de decisión, esta compuerta me

permitirá activar uno o varios caminos dependiendo de los datos del proceso . Una vez desembolsado el crédito se debe informar al cliente el resultado, sin embargo es necesario que todas las ramas que se hayan activado se hayan finalizado para realizar la actividad de informar al cliente, para esto se utiliza la compuerta inclusiva como elemento de convergencia,

(sincronizador) lo que significa que esperará todas las ramas activadas antes de continuar con el flujo. Ver figura 3.

Figure 3 Desembolsar Crédito

En BPMN también es posible detallar que actividades son automáticas (tareas automáticas) o que actividades son realizadas con ayuda de un sistema (tareas de usuario), o que actividades son realizadas manualmente (tareas manuales), entre otras. Dentro del subproceso de Desembolso, las tareas de Desembolso con abono en cuenta, en cheque o abono a otro crédito son tareas automáticas, es decir son realizadas por el sistema sin intervención humana, adicional a esto podríamos especificar que la actividad de “Entregar Cheque” es una tarea completamente manual y que la actividad completar información desembolso se hace con ayuda de una aplicación por lo que se utiliza una tarea de usuario.

5

Supongamos que una vez aprobado el crédito es necesario coordinar una fecha de desembolso con el cliente, por lo tanto debería hacerse efectivo el desembolso únicamente el día acordado con el cliente. Por esto, se hace necesario realizar una espera antes de las tareas de desembolso. Para esto BPMN ofrece el evento intermedio temporizador, el cual es un tipo de evento intermedio que representa una espera dentro del flujo.

Figure 4 Desembolsar crédito afinado

Ejercicio Nro. 3

Uso de Gateways y compuertas Retomando el proceso de Solicitud de Crédito, es posible que en el momento de la solicitud, el cliente no presente todos los documentos requeridos, sin embargo no es posible continuar con el proceso hasta no tener los documentos completos. Por lo que se hace necesario incluir una actividad de recepción de documentos, sin embargo el cumplimiento de esta actividad depende del cliente y no del funcionario de la entidad. Para esto es posible utilizar un evento intermedio simple. En el caso anterior el evento intermedio Simple “Recibir Documentos” representa algo que puede ocurrir dentro del flujo del proceso y no depende del usuario sino de un suceso externo. Sin embargo, la entrega de documentos es algo que puede o no ocurrir dentro del proceso, es decir el cliente puede no presentar los documentos o tomarse demasiado tiempo, por lo anterior se requiere controlar el tiempo que se le otorga al cliente para entregar los documentos y de esta forma poder hacer seguimiento a las solicitudes pendientes. Para esto se hace necesario diagramar dentro de la solicitud de crédito la siguiente situación, el cliente tiene un tiempo para realizar la entrega de los documentos, si esta no ocurre dentro de ese tiempo, se deshabilita el “evento intermedio simple” de recibir documentación y se procede a contactar al cliente para hacer seguimiento. Sin embargo si los documentos son entregados por el cliente dentro del tiempo esperado, se revisan los documentos y el tiempo que controla la entrega de documentos debe dejar de correr, es decir, se deshabilita el “evento intermedio temporizador”. Para diagramar esta situación, vamos a utilizar la compuerta exclusiva basada en eventos, esta compuerta permite habilitar varios caminos alternativos y solo uno de ellos será ejecutado, “el primero gana” ya que deshabilita los otros caminos, por lo que ya no estarían disponibles. Ver figura 5.

6

Figure 5 Proceso Solicitud de créditos afinado

Ejercicio Nro. 4 (swimlanes)

Proceso de Solicitud de Crédito Retomando el proceso de Solicitud de Crédito,, los diagramas de procesos de negocio normalmente utilizan separadores visuales indicando los roles o diferentes responsables de las actividades de un proceso, BPMN permite diagramar las diferentes áreas o participantes que intervienen dentro del proceso, para esto vamos a utilizar lanes, y el proceso quedaría como en la figura 7.

7

Figure 6 Proceso Solicitud de crédito con swimlanes

Caso 2: Proceso Gestionar Compra La empresa Sport ABC es una empresa dedicada a la distribución de artículos deportivos. En este escenario el proceso de compras debe atener el requerimiento de Almacén para poder realizar el reabastecimiento del stock. Las actividades que se llevan a cabo durante el proceso son las siguientes: 1. El Encargado de Almacén activa el proceso Gestionar Compra elaborando la Solicitud de Requerimiento de Compra. 2. El Encargado de Compras analiza el tipo de Requerimiento. Este puede ser de dos tipos: 1. Requerimiento Común. 2. Requerimiento Especial 3. Si el Requerimiento es Especial se debe solicitar a los proveedores las cotizaciones previamente a la compra. Los pasos son los siguientes: 1. El Encargado de Compra de generar la Solicitud de Cotización y luego enviar la Solicitud a los proveedores. 2. El proveedor por su lado recibe la Solicitud de Cotización y envía su Cotización 3. El Encargado de Compra recibe la cotización, luego evalúa las cotizaciones recibidas para finalmente elegir la cotización ganadora. 8

4. El Encargado de Tesorería debe evaluar la cotización ganadora para verificar si es viable la compra. En caso de que no sea aprobada la cotización, la compra es denegada. 5. En caso de que sea viable la compra por los precios que establece la cotización ganadora, se autoriza al Encargado de Compras generar la Orden de Compra. 4. Si el Requerimiento es Común el Encargado de Compras debe generar la Orden de Compra. 5. Una vez generada la Orden de Compra se envía al proveedor.

Se requiere elaborar: Diagrama de Proceso de Negocio

Caso 3: Aplicar Evento intermedio para control de tiempo En este caso se aplica el evento intermedio temporizador y el nodo de decisión exclusiva basada en eventos para el control de plazos límite de espera.

9

10

Caso 4: Caso Mundo Mágico

“Mundo Mágico” es una empresa dedicada a prestar servicio de alquiler de juegos mecánicos y electrónicos para empresas o personas que deseen organizar fiestas infantiles. La empresa requiere desarrollar un sistema que le permita controlar la atención a sus clientes y la instalación de los juegos. El cliente consulta al agente de ventas por el catálogo de juegos y le explica las características de cada uno de ellos. Una vez que el cliente elige los juegos el agente elabora una proforma. Los juegos se agregan a la proforma y el agente muestra el monto total a pagar. Si el cliente no acepta el monto el proceso termina, si el cliente acepta entonces el agente registra el contrato de alquiler. Luego se verifica si el cliente existe, en caso no exista se registran los datos del cliente. Los clientes pueden ser de dos tipos: Persona Natural y Persona Jurídica. El agente registra el lugar y fecha donde se instalaran los juegos y la fecha para recogerlos. Luego se imprime el nuevo contrato de alquiler y se lo entrega al cliente para que lo firme. El cliente se acerca a caja para realizar el pago respectivo presentando el contrato al cajero. El cajero registra el pago del contrato y le entrega el comprobante de pago al cliente (boleta o factura de acuerdo al tipo de cliente) Nota: Solo una vez que el contrato de alquiler esta pagado se procede a colocarlo en lista de espera atención para que se proceda con creación de orden de trabajo y la posterior instalación.

Por regla de negocio dos días antes de la fecha acordada se lleva a cabo la planificación de la instalación. El técnico supervisor crea una orden de trabajo y registra la programación, consulta los detalles del alquiler, asigna el trabajo de instalación a uno o más técnicos de instalación 11

dependiendo de los juegos que se deben instalar, subcontrata unidades de transporte necesarias.

Llegado el día de la instalación (puede ser una fechas antes del evento del cliente) el agente de ventas se comunica con el cliente por teléfono para anunciarle la llegada de los técnicos de instalación y una vez que el cliente da su autorización el agente autoriza la salida de las unidades de transporte. La orden de trabajo está ahora en progreso. Los técnicos de instalación proceden con la instalación de los juegos de acuerdo a los detalles de la orden de trabajo. El contrato de alquiler ha sido completado. El evento se lleva a cabo y posteriormente llegada la fecha de recojo pactada en el contrato (normalmente es el mismo día) los técnicos proceden a recoger los juegos. El técnico supervisor da por terminada la orden de trabajo y elabora un informe técnico de los juegos en el local del evento indicando el cumplimiento de cada actividad de la orden de trabajo y el estado en que se recogieron los juegos.

Cuando la empresa solicita el sistema pide adicionalmente: un reporte de los contratos de alquiler por mes, juegos más pedidos por los clientes, y costos por órdenes de trabajo.

12

Caso 5: Proceso Compra de Hardware En este ejemplo, describe diversas condiciones que muestran como modelar actividades que pueden ser desarrolladas en paralelo, y la utilización de gateways. Este proceso "Compra de hardware" tiene como objeto describir las actividades que una empresa debe realizar antes de enviar la mercancía solicitada a un cliente. El evento de inicio, indica que la preparación de la mercancía puede ser iniciada para responder a la solicitud de un cliente. Posteriormente, se describen dos actividades que pueden ser ejecutadas en paralelo: mientras el analista establece si el tipo de envió es normal o es una compra especial (los criterios necesarios no se definen en el proceso), el empleado del departamento puede ir empaquetando los artículos o la mercancía. Posteriormente, existe un Gateway exclusivo “modo de entrega”. Este Gateway es un buen ejemplo para explicar el uso recomendado de este artefacto. Este Gateway no es el responsable de la decisión: Se trata de un envió especial o un envió normal?, en su lugar, esta decisión se lleva a cabo en la actividad anterior. La puerta de enlace sólo funciona como un router, que se basa en el resultado de la tarea anterior y solo ofrece caminos alternativos que pueden ser utilizados por el flujo del proceso. En resumen, una tarea representa una unidad de trabajo, mientras que una puerta de enlace se utiliza solo para encaminar el flujo. En una puerta de enlace solo una de las ramas puede ser recorrida:  Si se requiere un envió especial, el analista ubica una compañía para el transporte, asigna un vehículo y prepara el papeleo,  si por el contrario el envío es normal, este debe comprobar si es necesario la utilización de un seguro; en este caso el gerente de logística asigna un seguro. En cualquier caso es necesario llenar un formulario con el sello postal para el envío. Para este escenario un Gateway inclusivo puede ser utilizado ya que una o más ramas pueden ser recorridas por el flujo del proceso. En este caso una rama siempre se toma, mientras que la otra solo si el seguro es necesario, ambas actividades pueden ser ejecutadas en paralelo. Debido a este paralelismo se requiere un Gateway para sincronizar detrás de las actividades “llenar etiqueta”, “asignar seguro”. En este escenario la puerta de enlace inclusiva siempre espera que se llene la etiqueta ("sello postal"). Si un seguro es adicional, la puerta de enlace debe esperar la asignación de un seguro. De igual forma se requiere un Gateway para sincronizar antes de la tarea crear paquete y llevar a la zona.

13

Figure 7 Compra de Hardware

14

Caso 6: Proceso de Solicitud de Vacaciones

Figure 8 Proceso de Solicitud de Vacaciones

15

Caso 7: Admisión de Pacientes a Institución Médica El proceso de negocio, relacionado con la admisión de pacientes en una institución médica, se inicia con una Solicitud de Atención que es rellenada por un Paciente. Este documento, es enviado al Área de Administración para capturar la información relacionada con los seguros médicos y verificar la existencia de una Ficha Clínica asociada al paciente. Una vez que se verifica que la documentación del paciente sea válida y este completa es enviada al Área Médica. El área de Evaluación Médica determina, a través de un conjunto de pruebas de pre-admisión, la condición médica del paciente. Si fuera necesario se harán exámenes adicionales que deberán ser registrados desde el punto de vista clínico y económico. Finalmente se completa el documento Evaluación Médica con información acerca del paciente, el cual se le envía. El proceso de negocio termina cuando el paciente ha recibido la Evaluación Médica.

Ejercicio:  

Pasar el diagrama de actividad de la figura 7 a una diagrama BPD utilizando BPMN. Considerar: o Pools y Swimlanes 16



o Compuertas o gateways o Identificar tipos de tareas y objetos de datos. Utilizar como ayuda los casos de uso de sistema identificados basadas en las tareas por automatizar.

Figure 9 Casos de Uso de Sistema de Admisión de Pacientes

17