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• Julieth Becerra

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PLAN ESTRATÉGICO 2007 - 2010 Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX

TABLA DE CONTENIDO

1

Introducción .............................................................................................. 1

2

Antecedentes ............................................................................................ 2

3

Plan Estratégico 2007-2010...................................................................... 5 3.1

Estructura del Plan Estratégico ................................................................ 5

3.2

Componentes del Plan Estratégico ........................................................... 6

3.2.1

Misión ....................................................................................... 6

3.2.2

Visión........................................................................................ 7

3.2.3

Valores Institucionales.................................................................... 8

3.2.4

Lineamientos Estratégicos............................................................... 9

3.2.5

Propuesta de Valor...................................................................... 12

4

Mapa Estratégico .................................................................................... 15

5

Anexo...................................................................................................... 24 5.1

ANALISIS DOFA ............................................................................... 24

5.1.1

Análisis del Entorno..................................................................... 26

5.1.2

Análisis de la Estructura Interna ...................................................... 28

5.1.3

Matriz DOFA ............................................................................. 29

Plan Estratégico 2007-2010

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1

Introducción

El plan estratégico institucional 2007-2010 del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX, nace con la finalidad de dar respuestas a las nuevas demandas y retos que se establecen en la Ley 1002 de 2005; en la cual se transforma al Instituto en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

El plan estratégico institucional está enmarcado en los procesos de cambio y fortalecimiento del sistema de educación superior en Colombia, los cuales buscan ampliar la cobertura, incrementar la eficiencia del sector y asegurar la calidad del servicio prestado.

Por tanto, este documento pretende mostrar el camino que llevará al ICETEX hacia una institución que lidere y articule la financiación de la educación superior en Colombia y en el Exterior, que tenga como máximo objetivo el enfoque social cumpliendo con los criterios de cobertura, calidad, equidad y pertinencia. Es así como con el desarrollo del presente Plan, la contribución

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del ICETEX al desarrollo social y económico del país será evidente, dando acceso a los colombianos a una educación superior de calidad.

Ahora comienza la fase más emocionante del viaje, y también la que más esfuerzos requerirá, la implementación y seguimiento de este Plan Estratégico Institucional 2007- 2010. Para ello es imprescindible la participación y esfuerzo de todo el personal del instituto, alineándose con la estrategia definida y actuando con el compromiso no solo de hacer las cosas bien, sino de hacerlas con una permanente preocupación de satisfacer las necesidades de sus clientes y con la seguridad y la confianza del que sabe que camina en la dirección correcta.

2

Antecedentes

El ICETEX dentro del Plan Nacional de Desarrollo y en cumplimiento de las metas propuestas por el Gobierno Nacional en la Revolución Educativa, es la herramienta para la solución de los problemas de cobertura en educación superior. Para ello el Plan propone “la modernización del ICETEX, entidad que adecuará su estructura para prestar un eficiente servicio, con la prioridad de focalizar y ampliar la cobertura de crédito y becas para los estudiantes de menores recursos”.

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Por medio de la Ley 1002 de 2005 y el decreto 1050 de 2006, se establece la transformación de la institución, como una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Es así como el ICETEX tiene como objeto promover la Educación Superior a través de: !

Otorgamiento de créditos educativos y su recaudo, con recursos propios o de terceros a la población con menores recursos económicos y buen desempeño académico.

!

Acceso a las oportunidades educativas que brinda la comunidad internacional para elevar la calidad de vida de los colombianos.

!

Otorga subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes de estratos 1,2 y 3.

Así mismo, cumplirá con su objeto a través de los siguientes criterios:

!

Cobertura: ampliación del número de jóvenes que accede a la educación superior a través de crédito educativo en cualquiera de sus modalidades.

!

Calidad: programas de educación superior a los cuales acceden los estudiantes

sean

de

alta

calidad

académica

preferiblemente

acreditados.

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!

Pertinencia Educativa: apoyar e incentivar la formación de los jóvenes en disciplinas y programas que respondan a las necesidades del sector productivo y social.

!

Equidad Social: para ofrecer mecanismos de crédito que brinden mayores oportunidades a jóvenes de escasos recursos económicos para acceder a la educación superior de calidad.

Los beneficios que trae la transformación del ICETEX, se pueden sintetizar en los siguientes enunciados:

•

Se abrirán nuevas líneas de crédito directo para que las instituciones de Educación Superior del país mejoren sus programas académicos.

•

El Instituto seguirá manteniendo bajas tasas de interés, siempre por debajo del sector financiero.

•

Igualmente la Ley aprobó conceder subsidio a los estudiantes provenientes del estrato 3. Desde el año 2003 se venía otorgando subsidio del 25% sobre el monto total de la matrícula a los estudiantes de estratos 1 y 2.

•

La eliminación de las barreras fiscales que restringían la operación crediticia del ICETEX, le permitirá conceder más créditos educativos y oportunidad en el servicio.

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•

El ICETEX podrá ampliar su portafolio de programas y servicios, con nuevos recursos provenientes de Findeter, Finagro y Bancoldex, así como a través de la emisión de Títulos de Ahorro Educativo, TAE.

•

El Instituto canalizará la cooperación internacional proveniente de organismos internacionales para el financiamiento de proyectos educativos.

Considerando estos antecedentes, el direccionamiento estratégico, a través de este Plan Estratégico, ha sido revisado y actualizado, permitiendo la definición de un conjunto de retos que sirvan de base para la gestión de la organización en el siguiente cuatrienio.

3 3.1

Plan Estratégico 2007-2010 Estructura del Plan Estratégico

El planeamiento estratégico es el camino a través del cuál la institución revisa su razón de ser, define cuál va a ser su visión de futuro, cuáles deben ser sus principales objetivos, convirtiéndose en el marco de referencia para la toma de decisiones y la ejecución de planes y actividades. ¿En qué sector se encuentra posicionada actualmente la organización? ¿Qué está sucediendo en el entorno?, ¿Qué es lo que debería estar haciendo la institución? Estas

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son las grandes cuestiones que el plan estratégico viene a responder a partir de sus componentes.

El Plan Estratégico del ICETEX está compuesto por los siguientes elementos: MISIÓN Por qué existimos? VALORES En qué creemos? VISIÓN Qué queremos ser? LINEAMIENTOS ESTATÉGICOS Y PROPUESTA DE VALOR BALANCED SCORECARD & MAPAS ESTRATEGICOS Traducción de la Estrategia

3.2

Componentes del Plan Estratégico

3.2.1 Misión Es la misión del ICETEX la que expone su razón de ser, describiendo su principal actividad y dejando claro qué la distingue de cualquier otra organización. En ella se describe qué es lo que se le ofrece a sus clientes y a la comunidad en general.

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Misión El ICETEX es la entidad financiera del Estado, de naturaleza especial, que promueve y financia el acceso y la permanencia en la educación superior en Colombia y el exterior; a través del crédito educativo, la gestión de recursos de cooperación internacional y de terceros, con criterios de equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico; para contribuir al desarrollo social y económico del país. 3.2.2 Visión Constituye la declaración que guiará al ICETEX en el contexto interno y externo cambiante en el que se mueve. La visión refleja lo que debiera ser la organización en los próximos años, donde debería estar, representa la imagen futura de la institución. Es por esto que la visión al 2010 para el ICETEX, contiene un mensaje claro y directo para sus colaboradores, para quienes ésta se debe constituir en su inspiración y motivador cotidiano. Visión 2010 Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educación superior en Colombia, maximizando el número de créditos activos e incrementando las oportunidades de cooperación internacional; soportados en una operación financiera sostenible, un modelo de gestión efectivo, tecnología de punta y personal altamente calificado; orientados a alcanzar altos niveles de satisfacción en nuestros clientes.

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3.2.3 Valores Institucionales Son el conjunto de creencias, actitudes, reglas de conducta personal y organizacional que deben enmarcar y determinar los comportamientos de los colaboradores del ICETEX, su forma de trabajar y de relacionarse con los demás. Es así como los valores identificados, con los que se crea en últimas la cultura organizacional del instituto, deberán estar presentes en todo momento, reflejándose en las acciones diarias de quienes lo conforman. Valores Institucionales •

Honestidad

•

Respeto

•

Responsabilidad

•

Lealtad

•

Transparencia

•

Solidaridad

•

Vocación de Servicio

Descripciones:

!

Honestidad: Trabajamos de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.

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!

Respeto: Actuamos reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá de los límites establecidos.

!

Responsabilidad: Cumplimos con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso

!

Lealtad: Somos fieles al Icetex, convirtiendo en nuestros los objetivos de la Institución

!

Transparencia: Actuamos con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas

de la

institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional. !

Solidaridad: Sentimos como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y trabajamos en función de ellas.

!

Vocación de Servicio: Continuamente demostramos disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, nos anticipamos a conocerlas y respondemos de manera efectiva con un servicio de alta calidad.

3.2.4 Lineamientos Estratégicos

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Además de la Misión, la Visión y los Valores del ICETEX, se hace fundamental la identificación de los principales pilares o direccionadores estratégicos dentro de los cuales se enmarcarán sus principales objetivos y retos para los próximos años. La definición de estos Lineamientos Estratégicos le permitirá al ICETEX concentrarse, focalizarse, para poder llegar al destino final que se ha propuesto en su Visión 2010.

La identificación de estos principales Lineamientos Estratégicos se fundamenta en el análisis previo realizado para la identificación de las oportunidades y amenazas a las que se ve enfrentado el ICETEX , así como luego de la identificación de sus fortalezas y debilidades internas. Este análisis DOFA se ha realizado teniendo en cuenta la situación del entorno externo e interno del Instituto y podrá ser observado con mayor detalle en un capítulo posterior, en el presente documento.

Lineamientos Estratégicos del ICETEX

Diversificación y ampliación del portafolio En el Icetex, se diseñarán nuevos productos a nivel nacional e internacional, en función de las necesidades del país.

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Desarrollar un esquema comercial efectivo Se contará con un esquema comercial que identifique oportunidades, que establezca alianzas y direccione el nuevo rumbo del negocio. Modernización tecnológica Se contará con las herramientas tecnológicas adecuadas que permitan operar eficientemente la gestión institucional. Excelencia Operacional Al 2010 se logrará desarrollar unos procesos eficientes a través de diferentes herramientas y mecanismos de gestión. Gestión y desarrollo del Talento Humano Los funcionarios del Icetex tendrán las competencias adecuadas y se contará con planes de inversión para su desarrollo. Gestión efectiva de los Recursos Financieros y Administración del Riesgo Se habrán creado en el 2010, los mecanismos de recaudo, captación y colocación de recursos con control adecuado del riesgo y cubrimiento de la exposición para satisfacer las necesidades propias del instituto y del mercado. Proyección internacional de la institución: Se consolidará al ICETEX a nivel internacional fundamentándose en el apoyo gubernamental y sector productivo para el ofrecimiento de servicios y la negociación de convenios de cooperación. Enfoque social

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Siempre se mantendrá la prioridad a la atención de la población más vulnerable. Servicio orientado al cliente Se velará por ofrecer un servicio de calidad al cliente cumpliendo sus expectativas basado en procesos transparentes y oportunos. Participación activa en los diferentes escenarios donde se pueda afectar la política educativa y la operación del instituto Se participará activamente en los diferentes escenarios donde se pueda de alguna manera afectar la política educativa y la operación del instituto.

3.2.5 Propuesta de Valor Dentro de los componentes del Plan Estratégico del ICETEX no puede faltar la definición de su propuesta de valor hacia clientes, entendiendo como clientes a los estudiantes, los beneficiarios de los servicios que ofrece el instituto, así como las IES y los constituyentes de fondos.

¿Quiénes son los clientes del ICETEX?

Estudiantes

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Los clientes del ICETEX denominados como estudiantes son los jóvenes colombianos más necesitados y de mejor desempeño académico. Estos jóvenes son los estudiantes que egresan del bachillerato y no cuentan con los recursos económicos para acceder a programas técnicos, tecnológicos o universitarios en los mejores centros docentes del país.

El beneficiario directo del crédito es el ESTUDIANTE, no sus acudientes (padres o tutores). La selección no está condicionada a su capacidad de pago, sino a su excelencia académica, a la calidad del programa y de la institución en la que cursará sus estudios, a la pertinencia laboral con su comunidad más cercana y con el país en general, así como a las características del ingreso familiar.

Instituciones de Educación Superior

Las Instituciones de Educación Superior (IES), son clientes del ICETEX ya que por medio de los créditos de educación superior, les ayuda a: !

Sufragar costo de la enseñanza

!

Financiar la investigación en el ámbito universitario

Constituyentes de Fondos

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Fondos en Administración corresponde al portafolio de recursos de terceras entidades, tanto públicas como privadas, que administra el ICETEX con el fin de ejecutar por cuenta de ellas sus diferentes programas y proyectos de educación para la población objetivo que éstas han determinado atender; fortaleciendo por tanto los mecanismos de la cobertura en educación que busca el país.

Los tipos de constituyentes que existen son: !

Entidades Públicas

!

Instituciones de Educación Superior

!

Municipios y Gobernaciones

!

Empresas Privadas

Adicionalmente, en virtud de la cooperación internacional, el Instituto administra las ofertas de becas que hacen al país los gobiernos, organismos internacionales e instituciones de educación superior del exterior, para realizar diversos tipos de estudio en las más prestigiosas universidades del mundo.

Las propuestas de valor a los clientes representan los atributos que el ICETEX entrega a través de sus productos y servicios para crear fidelidad y satisfacción en los segmentos de clientes seleccionados. La propuesta de valor es un concepto clave para poder identificar los procesos internos, del

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instituto, establecer los indicadores y la infraestructura necesaria que le dará vida a la estrategia.

Propuesta de Valor

ESTUDIANTES/IES •

Precio

•

Facilidad de Acceso

•

Plazo

•

Tiempo

CONSTITUYENTES DE FONDOS •

productos •

de

Asesoría en estructuración de

Desarrollo de

Procesos a

través de la WEB- tecnología

Aprobación

virtual,

/Oportunidad en el desembolso •

Transparencia en procesos

•

Asesoría/Acompañamiento

•

Comunicación

de preselección y selección

Efectiva/divulgación

de beneficiarios

•

Solución de Problemas-atención

•

Respaldo y Seguridad

al cliente.

4

Mapa Estratégico

Una vez identificados los componentes del Plan Estratégico se hace fundamental su ejecución; llevarlos a la práctica, hacerlos una realidad, no es

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algo fácil de conseguir. La estrategia del ICETEX no debe quedarse en una formulación, en un documento, debe convertirse en acción, en resultados tangibles, en el centro de todas las discusiones y decisiones que cada uno de sus funcionarios tome.

Es por esto que el Instituto ha optado por implementar el Balanced Scorecard como herramienta para la ejecución de la Estrategia.

Qué es el Balanced Scorecard? Es un modelo de gestión de la estrategia, creado por dos profesores de la universidad de Harvard, los Doctores Robert Kaplan y David Norton, en la década de los 90, que le ha permitido al ICETEX traducir su estrategia en objetivos concretos y medibles que comunican claramente qué es lo más importante desarrollar y conseguir en el instituto y en que no se puede fallar, para lograr cumplir con su Visión 2010.

El Balanced Scorecard le permitirá al ICETEX convertirse en una Organización Focalizada en la Estrategia en donde cada uno de sus integrantes conoce las prioridades estratégicas y actúa conforme a ellas.

Este modelo de gestión tiene los siguientes componentes:

Mapa Estratégico: Es un diagrama en el que se identifican los Objetivos estratégicos que debe perseguir el ICETEX, enmarcados éstos dentro de los

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Lineamientos Estratégicos en los que se focaliza la estrategia (Descritos en el capítulo anterior) y donde se identifica la relación de causa y efecto entre cada uno de ellos. Indicadores: Son la manera como será rastreado el éxito en el cumplimiento de la Estrategia Metas: Nivel de desempeño esperado Iniciativas: Planes de acción claves que se desarrollan para alcanzar los objetivos estratégicos cerrando la brecha existente entre los indicadores y sus respectivas metas De acuerdo con lo anterior, el ICETEX ha definido su Mapa Estratégico, compuesto por 21 objetivos así:

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Mapa Estratégico del ICETEX al 2010: Visión 2010: Seremos reconocidos como el gran motor financiador de la educación superior en Colombia, Mapa Estratégico Misión: El Icetex es la entidad financiera del Estado, de naturaleza especial, que promueve y V5 financia el acceso y la permanencia en la educación superior en Colombia y el exterior; a través del maximizando el número de créditos activos e incrementando las oportunidades de cooperación internacional; 12/04/07 crédito educativo, la gestión de recursos de cooperación internacional y de terceros, con crit erios soportados en una operación financiera sostenible, un modelo de gestión efectivo, tecnología de punta y personal altamente calificado; orientados a alcanzar altos niveles de satisfacción en nuestros clientes. de equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económic os y aquella con mérito académico; para contribuir al desarrollo social y económic o del país.

G e s tió n F in a n c ie r a

Im p a c t o S o c i a l B e n e fic ia r io s

Enfoque social

Satisfacer las necesidades de financiación en la Educación Superior en Colombia y en el exterior con criterios de Cobertura, Calidad, Equidad y Pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico. 1

Gestión efectiva de los recursos financieros

Optimizar los costos y gastos de la operación

P r o c e s o s In t e r n o s

Servicio Orientado al cliente

Ofrecer un adecuado y eficiente servicio al cliente Lograr un conocimiento integral de nuestro público Objetivo

Excelencia Operacional

6

7

Propuesta de Valor ESTUDIANTES / IES: –Tasa de Interés –Facilidad de Acceso –Plazo –Oportunidad –Asesoría/Acompañamiento –Comunicación

CONSTITUYENTES DE FONDOS: –Asesoría –tecnología virtual –Transparencia –Respaldo y Seguridad

Asegurar la sostenibilidad financiera

2

Asegurar el incremento de los recursos provenientes de la operación interna, de terceros y de la Nación

3

5

Ser reconocidos como el gran motor financiador de la Educación Superior en Colombia

Diversificación y ampliación de portafolio

Optimizar los niveles de recuperación de cartera

Contar con procesos y procedimientos eficientes orientados al cliente Administrar integralmente los riesgos

8

Diversificar y ampliar el portafolio de productos Esquema comercial efectivo

9

10

Generar un proceso comercial efectivo

Participación Activa

Participar activamente en los diferentes escenarios donde se pueda afectar la política educativa y la operación del instituto 15

11 Reposicionar al Icetex, fortaleciendo su imagen

12

Promover y fortalecer alianzas estratégicas y convenios

A p r e n d iz a je y C r e c im ie n to

Gestión y Desarrollo del Talento Humano Asegurar el talento humano adecuado con el conocimiento, las competencias y las habilidades necesarias para la operación y alineado con la estrategia 17

Lograr un clima organizacional adecuado soportado en una buena comunicación interna 18

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4

13

14

Proyección Internacional

Fortalecer la gestión internacional

16

Modernización Tecnológica

Desarrollar una cultura organizacional orientada al servicio 19

VALORES ACTITUDES •Honestidad •Compromis o •Respeto •Efectividad •Responsabilidad •Proactividad •Lealtad •Trabajo en equipo •Transparencia •Empoderamiento •Solidaridad •Liderazgo •Vocación de Servicio

Contar con una infraestructura tecnológica adecuada, integrada y segura, que garantice información confiable 20 y oportuna

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A continuación se presentan las descripciones de cada uno de los Objetivos Estratégicos del Mapa: Objetivo No. 1: Satisfacer las necesidades de financiación en la Educación Superior en Colombia y el exterior con criterios de Cobertura, Calidad, Equidad y Pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico. Apoyar la financiación de estudios y/o sostenimiento en la educación superior de manera eficiente y oportuna, orientado a programas de calidad y dando prioridad a la población de menores recursos. Objetivo No. 2: Ser el gran motor financiador de la Educación Superior en Colombia Consolidar el Icetex ante la comunidad, como entidad articuladora de carácter social, líder en la financiación de la educación superior. Objetivo No. 3: Asegurar la sostenibilidad financiera de la entidad Lograr el cumplimiento de los compromisos y un manejo adecuado de los recursos financieros, que garantice la continuidad del Icetex. Objetivo No. 4: Asegurar el incremento de los recursos provenientes de la operación interna, de terceros y de la Nación. Desarrollar y optimizar los mecanismos para la consecución de nuevos recursos con los diferentes sectores económicos y organismos del ámbito nacional e internacional, a través de las operaciones autorizadas (Ley 1002 Art. 4-9).

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Objetivo No. 5: Optimizar los costos y gastos de la operación. Mantener los costos y gastos en los márgenes adecuados. Objetivo No. 6: Ofrecer un adecuado y eficiente servicio al cliente Asegurar una óptima ejecución de los procesos encaminados a la satisfacción de las necesidades del cliente. Objetivo No. 7: Lograr un conocimiento integral de nuestro público Identificar y analizar las características, necesidades y expectativas de toda la población a la cual se quiere satisfacer. Objetivo No. 8: Optimizar los niveles de recuperación de cartera Generar modelos de cultura de pago y desarrollar sistemas de seguimiento y cobro preventivo, prejurídico y jurídico que permitan optimizar el recaudo de las cuotas de los créditos vigentes y de los que se otorguen a futuro. Objetivo No. 9: Contar con procesos y procedimientos

eficientes

orientados al cliente Crear, optimizar, ajustar e implementar los procesos y procedimientos necesarios de acuerdo con las nuevas condiciones de la entidad y su oferta de productos y servicios, que garanticen la calidad y la oportunidad, en la entrega de los mismos a los distintos clientes. Calidad: Entregar el producto en las condiciones que se ofrecen. Oportunidad: dar la respuesta en el momento estipulado o requerido.

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Objetivo No. 10: Administrar integralmente los riesgos Desarrollar e implementar las herramientas que permitan la identificación, la medición, el control y la mitigación de los riesgos (operacionales, de mercado, de liquidez, crediticio y legales) que surjan de la ejecución de los procesos internos de la entidad, y de las acciones externas que comprometan la sostenibilidad del negocio. Objetivo No. 11: Ampliar y diversificar el portafolio de productos Diseñar nuevos productos y servicios y mejorar los existentes, de acuerdo con las necesidades de los clientes, el comportamiento socioeconómico y las políticas de desarrollo del país. Objetivo No. 12: Generar un proceso comercial efectivo Llegar a nuestros clientes, actuales y potenciales, con estrategias comerciales novedosas, a partir de una segmentación adecuada de la población objetivo. Objetivo No. 13: Reposicionar al ICETEX, fortaleciendo su imagen Divulgar, comunicar y promover de manera activa y permanente la gestión, los logros y los beneficios que ofrece la institución a la comunidad. Objetivo No. 14: Promover y fortalecer alianzas estratégicas y convenios Generar espacios y vínculos, con organizaciones públicas, privadas, nacionales e internacionales, que permitan movilizar recursos para financiar la educación superior; fortalecer las operaciones de la entidad y desarrollar productos y servicios de mutuo beneficio.

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Objetivo No. 15: Participar activamente en los diferentes escenarios donde se pueda afectar la política educativa y la operación del instituto Conocer los diferentes ámbitos que influyen en el sector educativo y financiero y propender porque la entidad participe de manera activa en la construcción y generación de políticas y reglamentaciones específicas. Objetivo No. 16: Fortalecer la gestión internacional Promover mecanismos que permitan incrementar los intercambios técnicos, tecnológicos y académicos. Así mismo, generar alianzas internacionales para la obtención de nuevos recursos y fortalecer la operación. Objetivo No. 17: Asegurar el talento humano adecuado con el conocimiento, las competencias y las habilidades necesarias para la operación y alineado con la estrategia Atraer, desarrollar y retener motivado el recurso humano necesario para una ejecución efectiva de las estrategias en la organización. Objetivo No. 18: Lograr un clima organizacional adecuado soportado en una buena comunicación interna Generar un ambiente en el que el recurso humano esté altamente motivado y que incremente su bienestar y calidad de vida, apoyados en una comunicación eficaz. Objetivo No. 19: Desarrollar una cultura organizacional orientada al servicio Interiorizar

y

poner

en

práctica

los

valores

y

componentes

del

direccionamiento estratégico, que se reflejen en una adecuada prestación del servicio.

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Objetivo No. 20: Contar con una infraestructura tecnológica adecuada, integrada y segura, que garantice información confiable y oportuna Disponer de políticas, estrategias y tecnología de punta* requeridas en el momento oportuno, minimizando los riesgos operacionales de la institución. Asegurando la disponibilidad de información veraz y consistente que permita realizar medición, seguimiento y control, y que sirva de base para la toma de decisiones y divulgación en el momento requerido, con los niveles de confidencialidad adecuados. * Tecnología de punta: software, hardware, comunicaciones.

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5 5.1

Anexo ANALISIS DOFA

Matriz DOFA: El análisis DOFA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. El término DOFA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta difícil poder modificarlas.

!

Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la organización y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.

!

Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

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!

Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia. recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

!

Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización

Para la realización del análisis DOFA se hizo un análisis del entorno a nivel del macroentorno y del microentorno con el fin de identificar oportunidades y amenazas para la operación del ICETEX. Igualmente se realizó un análisis de la estructura interna de la entidad para encontrar las debilidades y fortalezas en las que debiera concentrarse la organización en el futuro. A continuación presentamos una explicación de estos factores en detalle.

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5.1.1 Análisis del Entorno

Se revisaron los factores críticos del macroentorno que impacten o puedan impactar al sector educativo en Colombia en los aspectos económicos, legales, políticos, demográficos, sociales, culturales, tecnológicos y laborales. Igualmente se revisaron las variables que ilustraran la tendencia de estos factores de manera que nos permitieran identificar oportunidades y amenazas para la organización en el futuro. Por otra parte se analizaron los factores críticos del microentorno del ICETEX tales como el comportamiento del sector educativo, de sus diferentes actores y de las necesidades de los usuarios con el fin de identificar allí también oportunidades y amenazas.

Una vez identificadas las oportunidades existentes tanto en el macroentorno como en el microentorno, se clasificaron de acuerdo al beneficio que podrían generar y a la capacidad de actuación del ICETEX sobre ellas. De esta manera conformamos una matriz en la cual podíamos identificar como oportunidades de mayor impacto aquellas ubicadas en el cuadrante superior dado que teníamos una buena capacidad de actuación sobre ellas y altos beneficios esperados.

En el Anexo No. 1

podemos observar como oportunidades importantes el

bajo cubrimiento de una demanda creciente por educación superior

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especialmente en los estratos más bajos, un mercado con nuevas necesidades, la nueva ley de educación y todas las posibilidades que se le abren a la organización en virtud de la Ley 1002 que transforma al ICETEX en entidad financiera de carácter especial. Igualmente la situación económica actual y las perspectivas de crecimiento se perciben como un factor dinamizador de la demanda, que favorece además las posibilidades de colocación de nuevos créditos y de un buen comportamiento de la cartera.

De la misma manera procedimos en la identificación de amenazas (Anexo No. 2) clasificándolas en una matriz de acuerdo con la probabilidad de ocurrencia y el potencial impacto sobre la organización. Del análisis se perciben como amenazas importantes la desarticulación entre el sector productivo y educativo, la preferencia por la formación universitaria a la tecnológica, la falta de programas educativos técnicos y tecnológicos acreditados y la inestabilidad legal por efecto de disposiciones que puedan afectar la sostenibilidad y continuidad del instituto. Igualmente la inestabilidad de la tasa de cambio, el crecimiento de las tasas de interés y nuevos impuestos por efecto de la Reforma Tributaria, se perciben como amenazas para la consecución de recursos y colocación de nuevos créditos.

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5.1.2 Análisis de la Estructura Interna

Se realizó un análisis de cada área de la organización y sus procesos, identificando debilidades y fortalezas en cada una de ellas. En cada factor analizado se determinó la importancia para la institución y su grado de magnitud con el fin de encontrar aquellas de mayor impacto positivo o negativo.

Dentro de las fortalezas encontradas se destaca la experiencia del instituto y su buena imagen tanto en el otorgamiento de crédito como en el manejo de fondos, las condiciones únicas de sus créditos frente a otras opciones del mercado por tener los plazos más largos, las mejores tasas y menores requisitos en el otorgamiento del crédito. Por otra parte su papel dentro del sector educativo y su participación en diferentes escenarios clave se identifican como una fortaleza en la consecución de recursos al igual que su buen manejo e imagen, su solidez financiera, la virtualización de sus servicios y el compromiso de la dirección en la modernización de la entidad. (Ver Anexo No. 3)

En cuanto a las debilidades (Ver Anexo No. 4), se destacan la ausencia de una cultura orientada al servicio al cliente, desconocimiento del usuario de compromisos y condiciones crediticias, existe una falencia en la estrategia

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interna para la divulgación y comunicación entre las diferentes áreas de la organización, el bajo desarrollo del área comercial para entender las necesidades de los clientes y dar a conocer los productos del ICETEX a todos los públicos de interés. Igualmente la ausencia de un sistema integrado de información con controles y niveles de seguridad adecuados, y la falta de una infraestructura tecnológica moderna hacen débil a la organización especialmente en el momento de transformación que atraviesa.

Desde el punto de vista organizacional se observa como debilidad el establecimiento de una cultura organizacional fortalecida que permita una buena integración de las áreas y un eficiente desarrollo de los procesos

5.1.3 Matriz DOFA

Con base en la información de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas obtenida de los análisis anteriores, se construyó la matriz DOFA que sirvió de base para identificar los grandes lineamientos estratégicos en los que deberá concentrarse la entidad en los próximos años para cumplir de manera efectiva con la misión y la visión planteadas.

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Anexo No. 1: Matriz DOFA Análisis Externo: Oportunidades Análisis Externo: Oportunidades - O Aumento de la Cobertura Educativa: Existe la oportunidad de aumentar la cobertura educativa para la educación superior privada, técnica y tecnológica, debido a: 1

- Incremento de la oferta educativa (cupos educativos) - Incremento de las personas matriculadas en educación superior - Ley 30 de Educación: que busca ampliar la cobertura de la educación. - MEN: Percepción del MEN, sobre el Icetex como herramienta para promover la educación superior. Ley 1002: La reestructuración por medio de la ley para cambiar la naturaleza de la institución y permite mayor independencia, autonomía, de captar recursos, nuevo esquema de contratación que mejorará la capacidad de negociación. Los beneficios de la ley son: - Nueva Estructuración Administrativa -Desarrollar nuevos productos y servicios en materia crediticia y de internacionalización de la educación. -Eliminación de las barreras fiscales que restringían la operación crediticia del ICETEX, le permitirá conceder más créditos educativos y oportunidad en el

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servicio. - Ampliar su portafolio de programas y servicios, con nuevos recursos provenientes de Findeter, Finagro y Bancoldex, así como a través de la emisión de Títulos de Ahorro Educativo, TAE. -Posibilidad de endeudamiento -El Instituto canalizará la cooperación internacional proveniente de organismos internacionales para el financiamiento de proyectos educativos. - Oportunidad de gestionar exenciones tributarias debido al carácter social de la institución en beneficio de sus usuarios. - Ejercicio del objeto social en el exterior Alianzas estratégicas: Oportunidad para hacer alianzas estratégicas con otras

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instituciones nacionales (municipios) o internacionales que tengan disponibilidad de recursos para fomentar la educación superior.

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Acreditación de las instituciones de educación superior

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Mercado demanda nuevos servicios: Desarrollo de nuevos nichos de mercado

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Mayor población presentando ICFES: Mayor demanda de créditos y becas por

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Análisis Externo: Oportunidades - O resultado de mayor población presentando el Icfes y mejor calidad de resultado. 7 8

Acceso a nuevas tecnologías: El acceso creciente de la población y organizaciones a nuevas tecnologías y sistemas de información Cooperación Internacional: Mayor aprovechamiento de la cooperación internacional para conseguir becas y programas en el exterior Política Nacional para la disminución de la deserción: La disminución de la

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deserción de estudiantes en educación superior, como política nacional para mejorar la eficiencia del sistema, lo cual aumenta la solicitud de créditos y mejora el recaudo de los mismos.

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Crecimiento económico. Mayor demanda de créditos educativos y mayor recaudo de la cartera de los créditos. Crecimiento demanda de estudios de idiomas No existe competencia en créditos de mediano y largo plazo para estratos 1,2 y 3 Mayor nivel educativo de los padres: Impulsa la educación de sus hijos Ley 1064: Apoyo y fortalecimiento a la educación para el trabajo y el desarrollo

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humano establecida como educación no formal, por medio de acceso a créditos a éstos programas (aviación, militar, etc.).

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Inflación Estable : Estabilidad del Negocio Menor Desempleo: Menor índice de desempleo mejora la cartera y aumenta la demanda Ingreso de Fondos con TLC: Entrada de nuevos recursos internacionales con el TLC.

Anexo No. 2: Matriz DOFA Análisis Externo: Amenazas Análisis Interno: Amenazas - A Desarticulación entre el sector productivo y el educativo: baja pertinencia de 1

educación superior, baja oferta de trabajos para la educación técnica y tecnológica y bajos niveles salariales Preferencia por la formación universitaria que por la técnica o tecnológica:

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debido a una cultura de la población colombiana y a la calidad de los programas en las instituciones de educación superior.

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Análisis Interno: Amenazas - A Calidad en instituciones técnicas y tecnológicas: No todas las instituciones técnicas y tecnológicas están acreditadas. A través de la Ley 1064, se puede 3

empezar a entregar créditos a estudiantes que vayan a instituciones de baja calidad educativa, que no contribuyan al acceso al sector productivo y al pago de la cartera. Exposición a cambios legales:

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- Inestabilidad legal por efecto de disposiciones que afecten la sostenibilidad financiera del Icetex. - Demandas legales que tengan impacto en la operación de la institución.

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Dificultad en obtención de visas: Dificultad para los beneficiarios en la obtención de las visas, lo que afecta el uso de las becas o convenios y créditos en el exterior Cambios en escenario mundial: Cambios en el escenario mundial lo que

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disminuiría la cooperación internacional, como: - Cambio en las prioridades de los recursos hacia la educación. - Cambio en las relaciones de Colombia con otros países.

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Volatilidad tasas de cambio: afecta los giros de los créditos en el exterior Percibir al Icetex como una entidad financiera privada: debido a la

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transformación, los colombianos pueden percibir a la institución como una institución financiera privada y no de carácter social.

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Menor ingreso per cápita: tiene efecto en la recuperación de la cartera Incremento de tasas de interés del mercado de títulos de renta fija: Baja la

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rentabilidad de los portafolios de corto plazo. Haría necesario evaluar el incremento de las tasas de interés de los créditos Icetex, lo que afectaría la demanda. Impacto de Reforma Tributaria en exenciones a Cooperativas: Reforma

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tributaria puede quitar la exención de los impuestos a las cooperativas por inversión en educación y se disminuirían los recursos de los fondos.

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Nuevos programas estatales que obliguen al Icetex a utilizar recursos propios para su financiación. Orden Público: Dificulta el acceso en algunas regiones para fomentar y ofrecer los créditos educativos. Impacto de Reforma Tributaria en demanda y recursos: Disminución de la

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capacidad de pago por la mayor cantidad de impuestos, lo que impacta en la demanda y captación de recursos (Riesgo Legal)

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Análisis Interno: Amenazas - A 15 16 17 18

Dificultad en que los entes reguladores no entiendan la naturaleza especial del Icetex Deserción educativa: La deserción educativa aumenta el riesgo de no pago de la cartera del crédito. Bajo nivel educativo de la población Colombiana en algunas zonas: que dificulten el acceso de la información de créditos. Factores externos que afecten el cumplimiento de la transformación

Anexo No. 3: Matriz DOFA Análisis Interno: Fortalezas Análisis Interno: Fortalezas - F 1 2 3 4

Las disposiciones de la Revisoría Fiscal en virtud de nueva naturaleza: Revisoría Fiscal que contribuye a mejorar la operación de la institución. Defensoría del cliente: Defensoría del cliente, que nos ayuda a ser vinculo entre el cliente y la institución. Respuesta adecuada y oportuna hacia el cliente. Estatuto de Contratación Privada: Estatuto de contratación privada que da mayor flexibilidad en el proceso, lo que nos hará más ágiles. Respaldo del Gobierno: El respaldo otorgado a la gestión del Icetex por el Gobierno Nacional. Plan Estratégico Informática en marcha: Resocialización y manejo cultural del

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personal del ICETEX en el Plan Estratégico de Informática 2006-2007 que se encuentra actualmente en marcha.

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Experiencia en manejo Fondos: Icetex es experto en el manejo y estructuración de fondos en administración. Administración de becas: El Icetex tiene la facultad en Colombia para canalizar la oferta de becas internacionales. Banco de solicitantes: Cuenta con el Banco de Solicitantes para ofrecer

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información sobre opciones de formación y especialización para el talento humano colombiano en las diferentes áreas del conocimiento y posibilitar el acceso a programas de alto nivel en el exterior. Miembro Comité Nacional de Migraciones: Miembro del Comité Nacional de

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Migraciones y además cuenta con facultades específicas que facilitan el acceso a nuestro país de ciudadanos extranjeros beneficiarios de los programas especiales.

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Análisis Interno: Fortalezas - F 10 11

Líder en construcción de sociedad bilingüe: Lidera la construcción de una sociedad bilingüe más allá de la propuesta del aprendizaje del idioma inglés. Relación con los Medios: El Icetex tiene muy buena relación con los medios de comunicación. Condiciones muy favorables de financiación: Icetex tiene las mejores

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condiciones para la obtención de un crédito o beca: bajos costos, facilidad de pago, mejores plazos y mayor cobertura para los estratos 1,2 y 3.

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Habilidad Tecnológica: Alto nivel de habilidad tecnológica (desarrollos inhouse) a un bajo costo. Tecnología de punta en infraestructura de comunicaciones: Tecnología de punta en la Infraestructura de comunicaciones (Red WAN) a nivel nacional. Virtualización de los servicios: Virtualización de los servicios e información del Icetex a través de la página pública (Web) Participación en Misiones Académicas y Empresariales: El Icetex está

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participando y promoviendo activamente las Misiones académica, científica y empresarial de Colombia con otros países.

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Contar con el producto TAE: Contar con el producto de Títulos de ahorro a largo plazo con muy buenas condiciones en el mercado. Solvencia financiera: La solvencia financiera actual le da una fortaleza financiera a la institución. Buena imagen del ICETEX: Buena imagen del ICETEX a nivel nacional e internacional sobre su gestión e impacto social. Nueva estructura organizacional: La nueva estructura organizacional fortalece al

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Icetex (profesionalización de la planta, estructura organizacional ágil, mejor servicio, cumplimiento de la misión) Excelente manejo del portafolio de inversiones: El excelente manejo de un

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portafolio de inversiones, con la asesoría de un comité financiero de expertos nacionales.

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Compromiso de la dirección: Compromiso de la Alta Dirección en el proceso de modernización de la entidad y su nueva estrategia. Alianzas estratégicas: Alianzas estratégicas, convenios con las IES, a nivel nacional e internacional que contribuyen a la misión institucional. Conocimiento y Experiencia en el negocio: El conocimiento y la experiencia en el negocio, luego de mas de 50 años trabajando en el sector educativo en

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Análisis Interno: Fortalezas - F Colombia. 25

Buenas relaciones con las IES: Las buenas relaciones con las IES generando alianzas estratégicas favorables. Mejores prácticas del Sector Financiero (benchmarking): Los vínculos que se

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tienen con algunas entidades financieras (Cifin, etc.) para compartir información del sector y la posibilidad realizar benchmarking con otras entidades del sector Financiero. Experiencia en construcción de sistemas de información: El conocimiento

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acumulado ha permitido la construcción de sistemas de información de soporte institucional permitiendo modernizar los procesos misionales del ICETEX.

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Creación de una reserva patrimonial. Reinversión de excedentes financieros.

Anexo No. 4 Matriz DOFA Análisis Interno: Debilidades Análisis Interno: Debilidades - D Reconocimiento inadecuado de la propuesta de valor por parte el cliente: 1

Percepción de la propuesta de valor por parte del cliente no es correcta y clara (transparencia, costos, eficiencia, menores requisitos, facilidad de pago, acceso a estratos bajos, cubrimiento, opciones internacionales) No contar con un Área Comercial: No se cuenta con un área comercial para

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atraer nuevos negocios (constituyentes), desarrollar nuevos productos así como la promoción y divulgación de los mismos. Inflexibilidad en las condiciones de los créditos: No existe flexibilidad en el

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establecimiento de las condiciones de los créditos para temas como el pago del préstamo y las tasas de interés (Flexibilidad en plazos de pago, pagos anticipados, tasas de interés fijas).

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Cultura organizacional débil: La cultura organizacional no está orientada adecuadamente para el servicio al cliente interno y externo. Cultura de control Interno: Cultura de control interno y autocontrol no acorde con la nueva naturaleza jurídica de la institución. Debilidad en el Programa de inducción a los funcionarios: El programa de inducción y reinducción no es integral, oportuno, permanente y adecuado. Infraestructura Tecnológica : Infraestructura tecnológica desactualizada en los

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Análisis Interno: Debilidades - D siguientes ítemes entre otros: - Hardware (estaciones de trabajo, impresoras, medios de almacenamiento y soporte, plan de reposición de equipos, software básico de oficina y sistema operacional para estaciones de trabajo independientes). - Actualización licencias de software. - Remodelación y continuidad de redes de área local - Fortalecimiento de servidores Integración de Información: No existe integración de información de los 8

diferentes aplicativos del Icetex: minería de datos, Migración sistema de cartera y demás aplicativos a una bodega de datos. Debilidad en la estrategia interna de comunicación: Existe una falencia en la

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estrategia interna para la divulgación y comunicación entre las diferentes áreas de la organización. Perfiles inadecuados de los funcionarios de las Regionales: Algunos

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funcionarios de las regionales no cuentan con los conocimientos, competencias, perfiles y/o capacitación orientada a la promoción del portafolio de servicio de la entidad. Desconocimiento del usuario de compromisos y condiciones crediticias:

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Desconocimiento de las condiciones y la forma de liquidación de los créditos y fondos por parte de los beneficiarios, lo cual genera descontento al momento de pagar el crédito. Ausencia Sistema Gestión Calidad: No existe un sistema de gestión de calidad,

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actualmente sólo se cuenta con la documentación de los procesos y procedimientos de algunas áreas.

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Ausencia de cultura de servicio: Ausencia de cultura de servicio al cliente como proceso transversal dentro de la organización. Calidad de la Cartera: Cartera vencida y su impacto sobre el patrimonio de la entidad. Falta medición de necesidades del cliente: Falta una estrategia de medición de las necesidades de la comunidad y de los clientes. Infraestructura física inadecuada: Inadecuada infraestructura física para el

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manejo de la información, la atención al usuario y con las condiciones requeridas para el establecimiento de un ambiente que prevenga los riesgos ocupacionales y que permita la funcionalidad de las operaciones.

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Análisis Interno: Debilidades - D 17 18

Acceso Información histórica: Obsolescencia en los medios para acceder a la información histórica. No existen estándares en los tiempos de respuesta para los desembolsos: No se cuenta con tiempos estándares ni oportunos para realizar los desembolsos. Bajos recursos para movilidad académica con el exterior: No existe apoyo

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financiero para el desplazamiento de estudiantes, docentes e investigadores colombianos al exterior para que participen en eventos internacionales. Falta de Cultura de Planeación en la entidad: Falta de conciencia sobre la

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importancia de desarrollar planes, programas y proyectos de manera planificada y articulada, necesarios para la óptima gestión institucional.

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Falta política de movilidad del personal entre áreas afines

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Ausencia de una política de administración de Riesgos

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Calidad de la Información: Carencia de la calidad de la información actual de la institución, que posibilita las sanciones de los entes reguladores

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