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• EDUARDO VELASQUEZ

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Actualícese COMERCIAL

ASPECTOS LABORALES Y COMERCIALES DE LAS PROPIEDADES HORIZONTALES DICIEMBRE 27 DE 2019

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Tabla de contenido CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN............................. 3 Miembros del consejo de administración...................................................................................................3 Disolución y liquidación de una propiedad horizontal................................................................................4

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS COPROPIETARIOS........................................................... 6 Regulación del ruido............................................................................................................................6 Publicación de copropietarios morosos..............................................................................................6 Obligaciones laborales de la propiedad horizontal.............................................................................7

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR.......................................................................................... 9 Responsabilidad frente a la presentación de estados financieros............................................................10 Responsabilidad frente a la elaboración del presupuesto........................................................................11 Aspectos normativos.........................................................................................................................11 Responsabilidad frente a demandas.........................................................................................................11

FACULTADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN...................... 12 Recaudo de cuotas de administración vencidas...............................................................................12 Acuerdo de pago de cuotas de administración en mora..................................................................12 Celebración de contratos que le causen detrimento a la propiedad horizontal..............................13 Causales de destitución del administrador de la copropiedad.........................................................13

PRESUPUESTO DE UNA COPROPIEDAD................................................................................. 14 Ingresos..............................................................................................................................................14 Egresos y reservas..............................................................................................................................15 Fondo de imprevistos........................................................................................................................15 Errores comunes al realizar un presupuesto.............................................................................................16 Normatividad aplicable..............................................................................................................................16

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA Y RESPONSABILIDAD FRENTE A HURTOS............................................................................... 17 Recomendaciones para la contratación de empresas de seguridad................................................17 Multas por contratar empresas de seguridad privada no autorizadas.............................................17 Tarifas de contratación de servicios de seguridad privada...............................................................18

GENERALIDADES DE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN EN COPROPIEDADES....................... 19 Finalidad de la cuota de administración............................................................................................19 Valores distintos de la cuota de administración en una copropiedad..............................................19 ¿Cómo afecta a la copropiedad el hecho de que un copropietario incurra en mora?.....................19

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CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

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l consejo de administración es un órgano de la propiedad horizontal que tiene como finalidad servir de intermediario entre los copropietarios y el administrador. Su principal función consiste en tomar decisiones para el cumplimiento de los fines de la persona jurídica, además de coordinar, orientar y asesorar a la administración de turno. Según establece el artículo 53 de la Ley 675 de 2001, el consejo de administración debe ser constituido:

Precisiones frente a las funciones del consejo de administración •

El presidente del consejo puede firmar un contrato con el administrador, función delegada por parte de la asamblea de copropietarios; no obstante, esto no implica que el primero se convierta en jefe del segundo.

•

Las acciones de los consejeros no pueden interferir en lo que compete a las funciones del administrador. Las decisiones que se tomen en el consejo de administración deben constar en actas, las cuales le servirán de soporte al administrador para realizar la labor encomendada.

•

Las decisiones tomadas por los consejeros, tal como lo establece el artículo 55 de la mencionada Ley 675 de 2001, deben ir encaminadas al cumplimiento de los fines previstos en el reglamento de la propiedad horizontal.

•

El consejo de administración debe trabajar en equipo con el administrador para la elaboración de planes de trabajo, de acuerdo con las necesidades de la propiedad horizontal. En este punto es importante precisar que aunque se realice un trabajo en conjunto, el administrador no hace parte del consejo.

•

El consejo de administración no debe extralimitarse en sus funciones, es decir, no puede interferir en las decisiones tomadas por la asamblea general, ni realizar las funciones previstas para el administrador, estas últimas establecidas a través del artículo 51 de la Ley 675 de 2001.

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El consejo de administración no puede hacer peticiones al administrador que vayan en contra de lo dispuesto en el reglamento de la propiedad horizontal.

•

Los actos y decisiones tomados por los consejeros deben ser imparciales, esto es, deben dar tratamiento equitativo a los copropietarios y residentes, sin otorgar beneficios particulares.

De manera obligatoria en: •

Los conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de 30 bienes privados (sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos).

De manera potestativa en: •

•

Los conjuntos destinados a uso comercial o mixto que contengan un número inferior o igual a 30 bienes privados (sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos). Los edificios o conjuntos destinados a uso residencial, integrados por más de 30 bienes privados (sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos), previa aprobación de la asamblea de propietarios.

Miembros del consejo de administración El consejo de administración debe estar conformado por un número impar de integrantes, por lo que será necesario que se constituya con un mínimo de tres miembros, que deben ser propietarios, o sus delegados, en caso de que los primeros no puedan asistir a las reuniones. La elección de los consejeros es realizada por la asamblea de propietarios mediante quórum, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 45 de la mencionada Ley 675 de 2001.

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•

Los consejeros deben encontrarse a paz y salvo frente a todas las obligaciones pactadas en el reglamento de la propiedad horizontal; por ejemplo, con las cuotas ordinarias o extraordinarias de administración.

El artículo 9 de la Ley 675 de 2001, indica las causales de extinción y liquidación de una propiedad horizontal, a saber: •

Por otra parte, deben tenerse en cuenta los requisitos para la extinción de la copropiedad, los cuales se encuentran previstos en el artículo 10 de la mencionada Ley 675 de 2001, el cual señala que: •

Deberá elevarse a escritura pública el acta de la asamblea de copropietarios a través de la cual se decidió, de forma unánime o por mayoría calificada (según el caso), la extinción de la propiedad horizontal. Ante una orden judicial, deberá surtirse el mismo procedimiento, esto es, elevar a escritura pública la sentencia que ordena la liquidación de la copropiedad.

•

Dicha escritura deberá ser depositada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos con la indicación de que la propiedad horizontal está en proceso de disolución.

La gestión de los consejeros se realiza en un principio de manera gratuita, no obstante, la ley no establece la prohibición de que su labor pueda ser remunerada –aunque en la mayoría de reglamentos de propiedad horizontal está estipulado que las actividades de estos son voluntarias y gratuitas–.

Disolución y liquidación de una propiedad horizontal

Por destrucción o deterioro del 75 % o más de la copropiedad. Frente a esta causal, resulta preciso mencionar que se requiere del consenso del 70 % de los copropietarios (mayoría calificada, dispuesta por medio del artículo 46 de la Ley 675 de 2001), ya que debe determinarse, mediante la asamblea general de copropietarios, la reconstrucción o extinción de la persona jurídica (propiedad horizontal).

•

Por decisión unánime de los copropietarios con aceptación de los acreedores.

•

Por orden judicial o administrativa.

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Una vez realizado el anterior procedimiento, los copropietarios tienen como máximo un año para para efectuar la división material y jurídica del bien inmueble. Esta podrá realizarse siempre que los bienes sean susceptibles de división, sin que se afecte su valor. De no ser así, se debe proceder a vender el bien y el producto de la venta deberá ser distribuido entre los copropietarios.

Respuestas Proceso de liquidación y disolución de una propiedad horizontal ¿Qué aspectos deben ser considerados en los procesos de liquidación y disolución de una propiedad horizontal? http://actualice.se/ah2j

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DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS COPROPIETARIOS

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uando se habita en conjuntos residenciales o condominios, por lo general se presentan problemas de convivencia. El ruido y las mascotas son dos de los factores que comúnmente desencadenan conflictos. El administrador es el llamado a impartir orden. La Ley 675 de 2001, o Ley de la propiedad horizontal, regula los asuntos competentes a los inmuebles donde concurren derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes. Su fin es garantizar la seguridad y la sana convivencia mediante una normatividad caracterizada por el interés de promover y mantener la convivencia pacífica y la solidaridad social. Ahora, es importante considerar que todo comienza con la posición individual de quienes habitan en la copropiedad. Hay que educar entonces a la comunidad, sin importar el estrato social al cual pertenezca. Siempre existirán personas que infrinjan las normas, de ahí que sea conveniente elaborar manuales, rotar circulares y utilizar las carteleras para poner en conocimiento de todos la Ley 675 de 2001. Los propietarios, por su parte, tienen derecho al dominio exclusivo sobre su unidad privada, es decir, pueden vender, enajenar, gravar o ceder la tenencia de su copropiedad a cualquier título, claro está, sin desconocer los límites impuestos por las leyes y reglamentos. Por ejemplo, el dueño de un apartamento en una unidad residencial no puede utilizarlo como oficina o local comercial. Los propietarios también tienen derecho a usar las áreas comunes como ascensores, jardines, piscinas y pasillos, entre otros, siempre y cuando lo hagan en concordancia con el destino que haya sido decidido para los mismos y sin perjuicio de su uso legítimo por parte de los demás propietarios. En este sentido, los pasillos no se pueden usar como lugares de juego o para estacionar bicicletas, motos o vehículos, ni los parqueaderos pueden servir como depósito de muebles y materiales. Otros derechos que tienen los propietarios es a vivir en un ambiente limpio, saludable y estético, y a estar informados sobre asuntos relacionados con la cartera morosa. Veamos algunos detalles:

Regulación del ruido La contaminación auditiva es uno de los problemas de convivencia más comunes en la propiedad horizontal, por ello, los niveles de ruido admitidos deben estar determinados en el reglamento interno de la misma. Cada copropietario tiene derechos que se deben respetar cuando se ve perturbado con ocasión del ruido excesivo. En estos casos se recomienda, como primera acción, establecer medidas persuasivas por medio del diálogo con el copropietario que incurre en la falta, para que reduzca el ruido. Si el copropietario hace caso omiso de los llamados de atención y persiste en su conducta, se puede acudir a la Policía para que aplique los métodos correctivos necesarios. El Código de Policía señala que estas acciones son nocivas para la salud y perturban la convivencia.

Publicación de copropietarios morosos Como se ha expuesto, en una propiedad horizontal los copropietarios están obligados a una serie de pagos cuya finalidad es cubrir las expensas causadas por la administración de la entidad para la prestación de servicios esenciales, las cuales se denominan “cuotas de administración”. El pago de estas cuotas es obligatorio debido a que se encuentran previstas en la ley. Por lo tanto, si un copropietario incumple entrará en mora y le corresponderá al órgano de administración competente proceder al cobro de la obligación. El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 dispone que mientras subsista el incumplimiento del pago de las cuotas, el nombre de los copropietarios morosos podrá publicarse en una lista en las instalaciones de la copropiedad. A su vez, dispone el artículo en mención que esta lista debe ser ubicada en un lugar donde no transiten normalmente visitantes, pero que los copropietarios puedan darse cuenta efectivamente de la situación. Por su parte, el numeral 1 del artículo 59 de la ley en mención, denominado Clases de sanciones por incumplimiento de obligaciones 5

Especiales Actualícese - comercial no pecuniarias, estipula que en caso de que un copropietario no cumpla con sus obligaciones (no pecuniarias), podrán ser publicados en lugares de amplia circulación la lista de quienes hayan cometido la infracción y el acto que originó la sanción.

Jurisprudencia de la Corte Constitucional Este tema es traído a colación debido a que dichos artículos (30 y 59 de la Ley 675 de 2001) fueron demandados ante la Corte Constitucional, por cuanto quienes presentaron la acción consideraban que publicar la lista de los copropietarios morosos en las instalaciones de la copropiedad vulneraba el derecho a la intimidad, pues se impedía que estos mantuvieran en su esfera privada su situación financiera. En un breve paréntesis, es preciso señalar que la mencionada Corte, por medio de la Sentencia T – 364 de 2018, resolvió que el derecho a la intimidad comprende: “Los asuntos circunscritos a las relaciones familiares de la persona, sus costumbres y prácticas sexuales, su salud, su domicilio, sus comunicaciones personales, los espacios limitados y legales para la utilización de datos a nivel informático, las creencias religiosas, los secretos profesionales y en general todo comportamiento del sujeto que no es conocido por los extraños (…)” En ese orden de ideas, y en lo que se refiere al tema en concreto, la Corte, a través de la Sentencia C – 328 de 2019, estableció que dichos preceptos no vulneraban la intimidad de los copropietarios, toda vez que estas infracciones (como el no pago de las cuotas de administración) provienen del incumplimiento de las obligaciones

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que se desprenden de la ley o del reglamento interno de la propiedad horizontal. Dispuso además que el incumplimiento de las normas de convivencia no es una cuestión que permanezca dentro de la esfera familiar o privada del copropietario, o que afecte su buen nombre, sino que es un asunto que interesa a la comunidad que habita la propiedad horizontal en general. A su vez, manifestó que la publicación de dicha información no tiene en sí el propósito de afectar la intimidad y el buen nombre de la persona, sino que pretende poner en conocimiento de los copropietarios información competente a una situación determinada que afecta los intereses comunes de todos los habitantes del conjunto. En este sentido, la Corte en mención manifestó que: “La publicación de la lista de deudores morosos en las carteleras del conjunto residencial (…) no constituye por sí misma, vulneración del derecho constitucional fundamental a la intimidad ni al buen nombre (…) Las circunstancias descritas en este caso no comportan una situación que pueda interesar tan solo al propietario, sino que involucran aspectos que comprometen a los demás miembros del conjunto residencial, (…) No se trata de informaciones estrictamente personales, familiares no destinadas al conocimiento público y (…) la publicación de lista de morosos, en las zonas comunes de la copropiedad, (…) no constituye, por sí misma, violación a los derechos al buen nombre y a la intimidad, por cuanto lo único que se da a conocer es un hecho cierto, la mora en el pago de cuotas de administración y este es un asunto que interesa a los demás habitantes de la copropiedad.” (El subrayado es nuestro) Precisando: “(…) la disposición acusada no desconoce el derecho a la intimidad ni al buen nombre, por las mismas razones por las que la publicación de listas de deudores morosos de obligaciones pecuniarias en las copropiedades tampoco tiene ese alcance. En efecto, el incumplimiento de las normas de convivencia prescritas por la ley o el reglamento no es asunto que permanezca en el fuero interno o en el ámbito familiar de quien así procede, sino que interesa a toda la comunidad afectada por él.”  Lo anterior se suma al hecho de que, como fue mencionado, las cuotas de administración deben sufragarse para atender los gastos de la copropiedad. Por lo tanto, el incumplimiento por parte de un copropietario en sus obligaciones afectará al resto de los copropietarios, e inclusive a terceros, en lo que concierne al mantenimiento de zonas comunes, reparaciones, pago de obligaciones laborales para trabajadores de la copropiedad, entre otras responsabilidades inherentes a la copropiedad como persona jurídica autónoma y sus habitantes. En síntesis, publicar el nombre de los copropietarios morosos no implica una vulneración a su derecho a la intimidad, dado que es una situación que debe conocer la comunidad que habita la propiedad horizontal. 6

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Obligaciones laborales de la propiedad horizontal El siguiente análisis se abordará con base en un cuestionamiento resuelto por el Ministerio del Trabajo soportado en el Concepto 08SE2019120300000014382 de 2019, referente a la solidaridad que recae sobre los copropietarios de una propiedad horizontal en lo relativo a las obligaciones laborales (salarios, aportes a seguridad social, indemnizaciones, etc.) de los trabajadores de la copropiedad. Antes de profundizar en el caso objeto de estudio, es fundamental precisar, como se indicó anteriormente, que en una propiedad horizontal los copropietarios deben realizar una serie de pagos para su mantenimiento, además del cubrimiento de contingencias o imprevistos. Entre dichos pagos se destacan:

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Cuotas ordinarias: también conocidas como “expensas comunes necesarias”, contenidas en el artículo 29 de la Ley 675 de 2001. Son los pagos obligatorios que se hacen a la entidad residencial en la cual se convive. Estas expensas se destinan al funcionamiento, mantenimiento, reparación y ejecución de las obras consideradas necesarias por la administración de la copropiedad.

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Cuotas extraordinarias: cualquier otro aporte obligatorio para los copropietarios, adicional a la cuota ordinaria. Las cuotas extraordinarias deberán ser aprobadas por la asamblea de copropietarios.

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Fondo de imprevistos: el artículo 35 de la Ley 675 de 2001 determina que una propiedad horizontal tiene la obligación de constituir un fondo para atender situaciones imprevistas, haciendo uso del 1 % del presupuesto anual de gastos comunes, además de otros valores que la asamblea considere pertinentes.

Responsabilidad solidaria d e los copropietarios p or las obligaciones laborales de la propiedad horizontal El Ministerio del Trabajo recientemente hizo una serie de precisiones frente a la responsabilidad que recae sobre los copropietarios en relación con las obligaciones laborales de la propiedad horizontal. Estableció que aunque deben responder económicamente, no pueden ser demandados directamente.

Para el sostenimiento de una propiedad horizontal y el cubrimiento de sus contingencias, los copropietarios deben realizar una serie de pagos, entre los que se encuentran: • Cuotas ordinarias. • Cuotas extraordinarias. • Aportes al fondo de imprevistos.

Al ser una persona jurídica, una propiedad horizontal puede vincular a sus empleados mediante contratos de trabajo, por lo que le asisten las obligaciones propias de un empleador. Recientemente el Ministerio del Trabajo determinó que en caso de que se incumplan obligaciones laborales para con los trabajadores, la propiedad horizontal debe responder de manera solidaria, al igual que los copropietarios.

Esta responsabilidad solidaria debe sufragarse acudiendo a: • El fondo de imprevistos. • El Fondo en el que se consignen las cuotas extraordinarias. • Si los copropietarios no pagan cuotas extraordinarias y los recursos del fondo de imprevistos no son suficientes, todos serán responsables por las obligaciones laborales de la propiedad horizontal.

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Especiales Actualícese - comercial Responsabilidad laboral de la propiedad horizontal con sus empleados Frente al caso en cuestión, debe tenerse como primera medida lo que señala el artículo 4 de la Ley 675 de 2001, en cuanto a que la propiedad horizontal es una persona jurídica de carácter civil y sin ánimo de lucro. En este sentido, según aduce el Mintrabajo mediante el referido Concepto 08SE2019120300000014382 de 2019, puede vincular a sus empleados por medio de un contrato de trabajo, sin que por su condición de persona jurídica sin ánimo de lucro haya lugar a tratamientos especiales en relación con lo dispuesto en las normas laborales. Así las cosas, a la copropiedad le asisten todas las obligaciones propias del empleador, debiendo responder en igual medida por cada uno de los deberes y garantías que se desprenden de la relación laboral. Por otro lado, se establece que las propiedades horizontales pueden proceder a la vinculación de trabajadores independientes por medio de contratos de prestación de servicios, así como también mediante terceros, como empresas de servicios temporales –EST– o cooperativas de trabajo asociado –CTA–, empresas de vigilancia, etc. Sobre la base de lo descrito hasta aquí, en caso de que las propiedades horizontales contraten personal por medio de las modalidades mencionadas, serán responsables solidariamente por las obligaciones laborales contraídas con ese personal, dadas las circunstancias de que la contratación no se realice conforme a la ley. Esta solidaridad contemplada en el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo solo aplica a aquellos trabajadores contratados para ejercer actividades propias del objeto social de la entidad, en este caso, las de la propiedad horizontal (por

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ejemplo, un administrador). Por el contrario, no aplica para aquellos trabajadores contratados, por ejemplo, para el mantenimiento de las zonas comunes. En lo que concierne a la responsabilidad solidaria por parte de la propiedad horizontal y de los copropietarios respecto a las obligaciones laborales que contraen, el Mintrabajo precisó que la copropiedad deberá: 1. Acudir al fondo de imprevistos para sufragar esa obligación. 2. De ocurrir que el fondo de imprevistos no posea recursos suficientes para tal fin, será preciso acudir al fondo en el que se encuentren las cuotas extraordinarias y cubrir con estas las obligaciones laborales. Desde ese momento se exime de su responsabilidad a los copropietarios. 3. Por último, cuando los copropietarios no paguen cuotas extraordinarias y los recursos del fondo de imprevistos no sean suficientes, estas personas serán responsables económicamente por dichas obligaciones laborales. El acuerdo de pago de estas obligaciones podrá llevarse a cabo mediante una asamblea de copropietarios o a través de la figura que la administración considere pertinente. Al respecto de estos tres puntos, es importante precisar que el Mintrabajo aduce que en caso de que le sean cobradas cuotas extraordinarias a los copropietarios, estos quedan exonerados totalmente de las obligaciones laborales contraídas y, por lo tanto, las mismas quedarían solo en cabeza de la propiedad horizontal. Por último, el Mintrabajo deja claro que aunque los copropietarios pueden ser responsables económicamente por las obligaciones laborales de la propiedad horizontal, no pueden ser demandados. De presentarse una demanda, esta deberá ser formulada contra la propiedad horizontal.

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FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

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l administrador es el representante legal de la copropiedad y cuenta con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reúne en sí las funciones y atribuciones de gerente, tesorero, mandatario y depositario. Estas son susceptibles de ser parte de un ejercicio único o parcialmente delegable, siempre bajo su responsabilidad.

asamblea general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior y los balances de prueba con su respectiva ejecución presupuestal. •

Llevar la contabilidad del edificio o conjunto.

•

Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica, que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales, y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.

Según la Ley 675 de 2001, las siguientes son las funciones básicas de los administradores de propiedades horizontales: •

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Convocar a la asamblea, a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, además de ofrecer un presupuesto detallado de gastos e ingresos. Llevar bajo su responsabilidad los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. Poner en conocimiento de los propietarios y residentes las actas de la asamblea general y del consejo de administración, este último, si lo hubiere. Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la

•

Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de estos, de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de la propiedad horizontal.

•

Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y cualquier otra obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas si fuere necesario.

•

Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad los actos rela-

cionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica. •

Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y concederle a otro(s) poderes especiales para tales fines cuando la necesidad lo exija.

•

Notificar a los propietarios de bienes privados sobre las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, ante el incumplimiento de obligaciones.

•

Hacer efectivas las sanciones a las que haya lugar por el incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier otro reglamento interno; sanciones que hayan sido impuestas por la asamblea general o el consejo de administración, y una vez se encuentren ejecutoriadas.

•

Expedir un paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto, para los copropietarios, cada vez que se produzca un cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

Las demás funciones previstas en la ley y el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios. 9

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Responsabilidad frente a la presentación de estados financieros El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– determinó que la responsabilidad por la presentación de estados financieros con errores no solo recae sobre el contador, sino también sobre el administrador de la copropiedad, dado que esta acción representa un incumplimiento de las funciones que la ley ha fijado para este último. El siguiente caso de estudio se abordará frente al cuestionamiento resuelto por el CTCP mediante el Concepto 0472 de 2019, referente a la responsabilidad que recae sobre el administrador de una propiedad horizontal cuando se presentan estados financieros con errores. Antes de empezar, es preciso mencionar que entre las funciones del administrador contenidas en el artículo 51 de la Ley 675 de 2001, y que se ajustan al tema objeto de estudio, se encuentran las siguientes: “Artículo 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes: (…)

4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.” (El subrayado es nuestro)

La responsabilidad por los estados financieros recae también sobre el administrador Concepto del CTCP Atendiendo a la precisión anterior, el CTCP determinó que la responsabilidad por los estados financieros recae también sobre el administrador y el consejo de administración, y no solo sobre el contador, quien en

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estos casos cumple las funciones de auxiliar de la administración de la copropiedad. Como complemento, el CTCP estableció, además, que en el evento en que los estados financieros no cumplan con los requisitos legales y reglamentarios, junto con las sanciones a las que puedan verse sometidos los contadores públicos con ocasión de la firma de esos estados financieros, debe considerarse igualmente la responsabilidad de los administradores de la copropiedad, dado que la presentación de informes financieros, así como el acto de llevar la contabilidad en forma indebida, comprenden el incumplimiento de las funciones que la Ley 675 de 2001 les ha asignado a estos últimos y al consejo de la copropiedad.

Respuestas Estados financieros de una propiedad horizontal no aprobados Una propiedad horizontal tiene revisor fiscal, aunque no está obligada a ello. Éste no aprueba los Estados Financieros, sugiere una modificación y el Consejo no la acepta. ¿Qué Estados Financieros se presentan ante la asamblea? http://actualice.se/8jpg

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Responsabilidad frente a la elaboración del presupuesto Sobre este tema, el CTCP afirma que las bases para elaborar el presupuesto en una copropiedad son diferentes a las utilizadas para preparar los estados financieros de períodos intermedios o de fin de ejercicio. Cabe aclarar que la asamblea de copropietarios es el órgano encargado de aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos de la copropiedad. Este presupuesto consiste en un resumen de los recaudos y desembolsos en los que incurrirá la entidad, en este caso la copropiedad, durante determinado período. Por otra parte, el documento de ejecución presupuestal es un resumen que refleja las diferencias entre lo proyectado y lo ejecutado. Para verificar las cifras presentadas en el informe correspondiente a dicha ejecución, puede utilizarse la información consignada en los estados financieros. Como tarea, el administrador de la copropiedad deberá preparar y someter a consideración del consejo de administración el informe de ejecución presupuestal, el cual, en términos generales, presenta diferencias respecto al presupuesto aprobado, así como explicaciones de las variaciones más importantes.

Aspectos normativos El Concepto 350 de 2018 del CTCP enumera los parámetros que deben ser considerados para la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal: 1. La elaboración corresponde al administrador de la copropiedad (numerales 1 y 4 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001).

centaje de recargo no inferior al 1 %, con el fin de atender obligaciones o expensas imprevistas (artículo 35 de la Ley 675 de 2001). 4. La asamblea general de copropietarios debe aprobar o desaprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos (numerales 2 y 4 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001). Respecto al presupuesto, en su Concepto 987 del 1 de noviembre de 2018, el CTCP menciona que: •

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Es elaborado sobre la base de las entradas y salidas de caja y no sobre el modelo de causación o devengo. Cuando al final de un período presupuestal existan excedentes de efectivo que no hayan sido comprometidos para cancelación de otras obligaciones, dicho sobrante, que no podrá corresponder a los recursos destinados para el fondo de imprevistos, será el punto de partida para la elaboración del presupuesto del año siguiente.

Respuestas Revisor fiscal de una propiedad horizontal ¿Es legal o ilegal que el revisor fiscal de una PH residencial proyecte, proponga o discuta ante la asamblea de copropietarios y logre que le aprueben el presupuesto, aun cuando se conoce que este debe ser presentado por el administrador de la copropiedad o por el consejo de administración de la misma? http://actualice.se/85hu

2. Debe presentarse, además del presupuesto, la ejecución presupuestal (comparación del presupuesto aprobado respecto del ejecutado, numeral 4 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001).

Responsabilidad frente a demandas

3. El presupuesto anual de gastos comunes se incrementará con un por-

De conformidad con lo instaurado mediante el artículo 50 de la Ley 675 de

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2001, el administrador es el representante legal de la propiedad horizontal y está obligado a actuar siempre a favor de ella, so pena de responder por los perjuicios causados a los copropietarios o a terceros. Dada su investidura de representante legal, es el encargado de la celebración de los contratos y demás asuntos que indica la ley. No obstante, esos contratos celebrados se encuentran en cabeza de la propiedad horizontal, por lo cual, en términos generales, es esta la llamada en primera instancia a responder frente a una demanda.

Respuestas Responsable del pago de una demanda contra una propiedad horizontal. ¿Qué debe hacer una propiedad horizontal cuando recibe una demanda como resultado de un error de su administrador? ¿Quién debe asumir su pago en caso de sentencia en contra, el administrador o los copropietarios? http://actualice.se/ah29

Así pues, en el evento en que un administrador incurra en una falta, ya sea porque incumpla sus funciones o se extralimite en las mismas, como por ejemplo, en la celebración de un contrato que le genere perjuicios a terceros o a algún copropietario, y alguno de ellos proceda a demandar por tales perjuicios, a quien debe demandarse puntualmente es a la propiedad horizontal, no al administrador, puesto que la copropiedad es una persona jurídica independiente. Ahora bien, una vez sufragados los perjuicios causados por la copropiedad, esta tiene la facultad de repetir contra el administrador, es decir, de presentar una demanda en contra de este último, mediante la cual busque el resarcimiento del detrimento patrimonial al que se vio expuesta y los perjuicios causados a los habitantes de la copropiedad en general. 11

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FACULTADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN

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n este punto se estudiarán algunas situaciones referentes a las facultades en cabeza de los órganos de administración de una propiedad horizontal. Cada caso se presentará acompañado de un video en el que un investigador con amplio conocimiento sobre el tema abordará un interrogante puntual relacionado con el asunto objeto de estudio.

Recaudo de cuotas de administración vencidas Lo primero que debe tenerse en cuenta es que el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 contempla como una obligación de los copropietarios contribuir con el pago de las expensas necesarias causadas por la administración de la copropiedad para la prestación de servicios esenciales. Estas expensas se denominan "cuotas de administración".

Respuestas Cuotas de administración vencidas: mecanismos para su recaudo ¿Qué medidas puede tomar el administrador de una propiedad horizontal cuando existen deudores morosos? ¿A partir de qué momento se considera moroso un copropietario? http://actualice.se/aexj Frente al incumplimiento del pago de dichas expensas, se tiene que es función del administrador proceder con el recaudo de forma directa o por medio de un apoderado, sin que sea necesario solicitar autorización a los diferentes órganos que integran la propiedad horizontal, esto es, a la asamblea general o al consejo de administración, como lo establece el numeral 8 del artículo 51 de la citada Ley 675 de 2001. Respecto a dicha facultad, se debe precisar que el administrador tiene la responsabilidad de fijar un procedimiento para proceder

con el cobro de las cuotas de administración. Esto, entre otras cuestiones, evita la vulneración de garantías procesales o que se incurra en tratos abusivos hacia el copropietario. El momento a partir del cual el administrador puede realizar dicho cobro es una vez se haya vencido la obligación, o según se encuentre indicado en el procedimiento.

Acuerdo de pago de cuotas de administración en mora Como fue expuesto en líneas atrás, es obligación de los copropietarios cumplir con el pago de las cuotas que se generen por la administración, por lo tanto, en el evento en que no cumplan, incurrirán en mora. Frente al caso en cuestión, el copropietario moroso puede acercarse al administrador, exponer las razones por las cuales no ha podido sufragar la obligación y proponerle la suscripción de un acuerdo de pago, el cual debe incluir las cuotas que se han dejado de pagar y los intereses generados. En el acuerdo también debe circunscribir las cuotas que se generen a futuro, hasta que el copropietario pueda ponerse al día con la totalidad de la obligación, con la finalidad de evitar que dichas cuotas entren también en mora y se generen intereses sobre ellas.

Respuestas Acuerdo de pago para cuotas de administración atrasadas Si un propietario está en mora con el pago de ciertas cuotas de administración y se hace con él un acuerdo de pago, ¿se le puede recibir, adicional a lo acordado, la cuota del respectivo mes para normalizar? ¿En el acuerdo se puede renunciar a la prescripción, si esta se llegase a dar? http://actualice.se/aexq 12

Especiales Actualícese - comercial En relación con los intereses que se generan por el no pago de las cuotas de administración, el administrador no puede condonarlos; por un lado, porque podría causarle un detrimento patrimonial a la copropiedad, por otro lado, porque no se encuentra facultado para ello. La decisión de condonar intereses está en cabeza del máximo órgano, es decir, de la asamblea de copropietarios. Entonces, en caso de que un copropietario no pueda pagar los intereses, puede solicitarle al administrador que convoque a una reunión de la asamblea de copropietarios y en ella someta a criterio de los miembros la condonación de dichos intereses o parte de ellos.

Respuestas Diferencias entre la asamblea y el consejo de administración En un apartamento funciona una tienda con la aprobación de la asamblea, pero el consejo de administración está en desacuerdo; en caso de demanda, ¿quién es el responsable de imponerla? ¿quién responde por los efectos de la demanda? http://actualice.se/8lhm

Celebración de contratos que le causen detrimento a la propiedad horizontal El artículo 36 de la Ley 675 de 2001 establece que los órganos de administración y dirección de la propiedad horizontal son: •

La asamblea general de copropietarios.

•

El consejo de administración (si lo hay).

•

La administración.

Una vez definidos tales órganos, debe determinarse sobre cuál de ellos recae la facultad de suscribir contratos en representación de la persona jurídica. Debemos remitirnos a lo dispuesto por el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, del cual podemos extraer dos situaciones asociadas a la responsabilidad descrita: •

•

Por una parte, dicho artículo determina que siempre que los contratos sean suscritos conforme a la ley y el reglamento de la copropiedad, la responsabilidad recaerá sobre la persona jurídica (propiedad horizontal). Por otra, estipula que el administrador deberá responder por los perjuicios causados cuando actúe con dolo (siendo consciente de que el contrato podría perjudicar a la copropiedad o a terceros) o culpa (que actúe con negligencia, es decir, aunque haya podido prever que el contrato afectaría a la copropiedad o a terceros) en la suscripción de los contratos.

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Respuestas Administración del patrimonio de una copropiedad ¿Qué pasa si se aprueban contratos en detrimento del patrimonio de los copropietarios de una propiedad horizontal? ¿Cómo y a quién se le reclamaría? http://actualice.se/aexh En síntesis, se presentan dos situaciones en torno a quién debe asumir la responsabilidad de la suscripción de contratos en la copropiedad, la cual se determina dependiendo de las circunstancias bajo las que se llevó a cabo la celebración del contrato.

Causales de destitución del administrador de la copropiedad Antes de entrar a analizar el caso en concreto, es menester precisar que según lo establece el numeral 1 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001, el cargo de administrador es de libre nombramiento y remoción, y le corresponde al máximo órgano de la copropiedad, es decir, la asamblea general de copropietarios, proceder a nombrarlo o removerlo. La ley no fija de manera taxativa las causales bajo las cuales puede ser destituido el administrador, debido a que puede ser removido en cualquier momento. De ahí que se deje a consideración de la asamblea general la decisión de los motivos por los cuales sería necesario remover al administrador de su cargo.

Respuestas Razones para destituir a un administrador de una copropiedad ¿Cuáles son las causales de destitución de un administrador de propiedad horizontal nombrado por la asamblea de propietarios? http://actualice.se/aexr No obstante, y dado que la ley no lo prohíbe, la propiedad horizontal puede ordenar, mediante su reglamento interno, las causales de destitución del administrador, si así lo estima conveniente. Esta medida puede ser útil a futuro si se presenta alguna inconformidad o conflicto frente a la desvinculación de este último.

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PRESUPUESTO DE UNA COPROPIEDAD

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n este segmento del informe abordaremos los elementos, indicadores y rubros que se deben tener en cuenta para la elaboración del presupuesto de la copropiedad.

Liquidador Presupuesto de copropiedad o edificio de uso residencial Compartimos nuestro liquidador avanzado que constituye una guía para la realización del presupuesto de una copropiedad de uso residencial. Incluimos un detalle del cálculo de la cuota de administración, una hoja para revisión de consumo y diferentes informes que podrá obtener fácilmente. http://actualice.se/a8zu

Ingresos Por lo general, las cuotas de administración son el único ingreso fijo de las copropiedades. Estas tienen la finalidad de cubrir gastos de la colectividad, como lo manifestamos en puntos anteriores, entre ellos la contratación de empresas de vigilancia y seguridad para las zonas comunes internas y externas de la copropiedad, el pago a los trabajadores que hacen mantenimiento y reparación de daños en zonas comunes (jardineros, electricistas, ascensoristas, plomeros y aseadores), el pago de los servicios públicos de las zonas comunes como pasillos, escaleras, parqueaderos, espacios verdes, porterías, muros externos, etc., y el ahorro para la reserva del fondo de imprevistos de la que trata el artículo 35 de la Ley 675 de 2001.

Establecimiento de la cuota de administración Los coeficientes de copropiedad son índices que dictaminan la contribución porcentual de cada uno de los copropietarios a la copropiedad, por ello definen su participación en la asamblea y su

cuota de administración. Así, el capítulo 7 de la Ley 675 de 2001 establece que en el reglamento de la propiedad horizontal deben quedar estipulados los coeficientes de los bienes que integran el conjunto o edificio, calculados con base en el área construida de cada bien privado respecto al área total del edificio o conjunto. Cuando todos los inmuebles tienen el mismo tamaño en metros cuadrados, por regla general tendrán una cuota de administración del mismo valor, toda vez que los coeficientes de copropiedad serán iguales. Así, si hay inmuebles más grandes que otros, obligatoriamente los coeficientes de propiedad serán distintos, de tal manera que variará también el valor correspondiente a la cuota de administración. Cuando se considere necesario, se podrá determinar libremente un porcentaje de aumento en las cuotas de administración. La legislación nacional no establece ningún tipo de tarifa para el incremento de estas, pues dicha disposición depende directamente del máximo órgano decisorio de las copropiedades, es decir, de la asamblea general de copropietarios. Para definir el incremento con el cual se afectará la cuota de administración en una propiedad horizontal se debe evaluar el monto que resulta de la comparación del presupuesto del período actual con el del período inmediatamente anterior. En ese sentido, el incremento depende de forma directa de los ingresos requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes de la copropiedad, y es la asamblea de copropietarios el ente encargado de aprobar el proyecto de presupuesto que propone el administrador. O sea, la asamblea es quien controla dicha variación y, por ende, el aumento de la cuota de administración. En consecuencia, al calcular el incremento en el salario de los empleados de la copropiedad, los servicios públicos, las inversiones que se requieran efectuar (piscinas, jardines, seguridad o vigilancia, etc.), las reparaciones de bienes comunes (ascensores, gradas, 14

Especiales Actualícese - comercial pasillos, etc.), dichos conceptos determinarán cuál será el porcentaje en que incrementarán las expensas comunes y, por ende, el incremento en el porcentaje de las cuotas de administración. Es válido observar que en los edificios donde exista ascensor, los gastos por su mantenimiento, reparación, etc., no deben ser distribuidos e incluidos en las cuotas de administración de las viviendas o locales ubicados en el primer piso, pues generalmente los copropietarios de dicho piso no lo utilizan. Sin embargo, dicha indicación debe quedar consignada en el reglamento de la propiedad horizontal.

Egresos y reservas A diferencia de los ingresos, que en todas las propiedades horizontales suelen provenir de la misma fuente (las cuotas de administración), los egresos y reservas dependen del tipo de entidad y de las decisiones que tome la asamblea de copropietarios. Aquí exponemos los casos más comunes:

Egresos o gastos administrativos fijos

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•

Revisar si algún copropietario está conectado a una zona común que afecte el consumo colectivo, o si algún daño o instalación en una zona común está afectando a un copropietario.

•

Considerar aspectos que permitan ahorrar, como el uso de bombillas led y la optimización del consumo de agua.

Mantenimiento y reparaciones Este tipo de servicios está asociados a la revisión continua del buen funcionamiento de ascensores, redes telefónicas o inalámbricas, plantas eléctricas, puertas de acceso a vehículos o peatones, tanques de agua y piscinas, azoteas, cajas de residuos, aires acondicionados, repuestos, extintores, entre otros elementos. Con el propósito de efectuar esos mantenimientos y reparaciones, es necesario: 1. Evaluar las características, depreciación y vida útil de los equipos, que deben ser revisados periódicamente. 2. Construir un plan anual de mantenimiento que permita:

Corresponden a las obligaciones que se pactan por medio de un contrato, por ejemplo, servicios de asesoría contable, revisoría fiscal, asesoría jurídica, administración, etc. Los incrementos o decrementos en estos valores por lo general son acordados y no están supeditados a un indicador económico específico, aunque en algunos casos se tiene en cuenta la variación del salario mínimo mensual legal estipulado cada año.

•

Que los copropietarios evalúen la gestión de la administración en relación con los equipos y recursos de la copropiedad.

•

El cumplimiento de la normatividad. Por ejemplo, en lo concerniente a las piscinas, que el agua esté limpia y sana, que se cuente con un botiquín, flotadores, que se instalen letreros de colores llamativos sobre alertas de profundidad, que haya cerca de la piscina un teléfono o citófono, etc.

Servicios permanentes y fijos

•

Que se puedan presupuestar valores aterrizados.

•

Maximizar los esfuerzos del equipo de trabajo en la prevención del riesgo y no en la corrección de daños.

Se pueden identificar porque la copropiedad los requiere de forma constante y en términos generales no existe una fluctuación muy alta entre los valores solicitados mes a mes. Con regularidad, el rubro más grueso del presupuesto está en este tipo de elementos, que son, por ejemplo, la compra de seguros y el pago de servicios de vigilancia y aseo para zonas comunes.

Servicios domiciliarios Están relacionados con el consumo o uso de energía eléctrica, gas, acueducto, alcantarillado. A propósito, es pertinente seguir estas recomendaciones: •

Realizar una validación periódica del comportamiento de los consumos de las zonas privadas. Para esto puede utilizarse una tabla de Excel donde se registren los consumos según su unidad de medida (metros cúbicos o kilovatios), y las observaciones sobre posibles fugas de agua, daños en tuberías de gas natural o acueducto, etc.

Fondo de imprevistos De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, como lo abordamos en un inicio, la copropiedad debe constituir un fondo para atender las obligaciones o situaciones que se presenten de forma imprevista, sin tener que recurrir a la solicitud de aportes extraordinarios. El fondo de imprevistos se forma con el 1 % del presupuesto anual de ingresos y gastos de la copropiedad. Estos recursos provienen de las cuotas ordinarias que le cobra la copropiedad a cada uno de los copropietarios y hacen parte de los flujos ordinarios de la misma. Cuando el monto recaudado en el fondo de imprevistos ascienda al 50 % del presupuesto de ingresos y gastos anual, la asamblea general puede decidir suspender su recaudo. Para la utilización del fondo se requiere la aprobación del consejo de administración de la copropiedad. 15

Especiales Actualícese - comercial Por corresponder a recursos de uso restringido sujetos a aprobación para su uso, los dineros de este fondo deben mantenerse en cuentas especiales, separadas de los capitales de libre disposición, de tal forma que se facilite su control y gestión. Debido a que esta partida se forma con el presupuesto de ingresos y gastos, es pertinente que la asamblea solicite la conformación de una reserva patrimonial igual al valor acumulado en el fondo, proveniente de los resultados del período.

Errores comunes al realizar un presupuesto El seguimiento al presupuesto debe realizarse cada mes y debe existir una excelente comunicación entre el administrador y el contador para que se identifiquen de forma precisa las partidas relacionadas con las transacciones que surjan en la copropiedad. Se recomienda realizar un informe periódico de la ejecución presupuestal, llevar en debida forma los libros auxiliares de ingresos y gastos, e incluir notas explicativas de las variaciones de estos, y hacer un análisis del flujo de caja de la copropiedad. Así como también se sugiere identificar las situaciones que pueden ayudar a disminuir los gastos en los períodos siguientes. Por ejemplo, incorporar sensores en los pasillos de manera que las luces permanezcan apagadas mientras no haya movimiento. A continuación detallamos algunos de los errores frecuentes al realizar un presupuesto:

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Normatividad aplicable En la siguiente sección se relaciona la normatividad que deben tomar como referencia el contador, el administrador, el revisor fiscal y los copropietarios de una propiedad horizontal: •

Ley 675 de 2001 (régimen de propiedad horizontal).

•

Decreto 356 de 1994 y Circular 20183200000015. Para contratos con servicios de vigilancia e información, incluyen parámetros sobre las tarifas de contratación en este tipo de servicios.

•

Decreto 2451 de 2018. Mediante este se fijó el salario mínimo mensual legal vigente para 2019.

•

Código Sustantivo del Trabajo.

•

Ley 1209 de 2008, y decretos 2171 de 2009 y 554 de 2015. Normas de seguridad en piscinas.

•

Ley 84 de 1873 (Código Civil).

•

Decreto 1 de 1984 (Código Contencioso Administrativo).

•

Normatividad relacionada con la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –UNGRD–.

•

Decreto 410 de 1971 (Código de Comercio).

•

Ley 142 de 1994 (régimen de los servicios públicos domiciliarios).

•

Ley 1801 de 2016 (Código de Policía).

•

Se le delega la labor al contador y el administrador se desentiende de su responsabilidad en el proceso.

•

Ley 746 de 2002 y Ley 1774 de 2016. Normas sobre mascotas.

•

El presupuesto se elabora con base en los de años anteriores, sin tener en cuenta los resultados de la ejecución de estos.

•

Ley 1819 de 2016, reforma tributaria estructural que introdujo cambios en la normatividad aplicable a las copropiedades.

•

Se utilizan indicadores económicos para actualizar todos los rubros de los presupuestos, sin evaluar cada componente de forma individual o sin acudir a indicadores actualizados.

•

DUR 2420 de 2015 y sus respectivos anexos y modificatorios. Reglamentaciones sobre la aplicación de marcos técnicos de preparación de información financiera y aseguramiento.

•

Ley 222 de 1995. Modifica el libro 2 del Código de Comercio.

•

Ley 43 de 1990 (Código de Ética, para profesionales contables).

•

•

No se tienen en cuenta las necesidades de la copropiedad. Por ejemplo, si ocurriera que en la copropiedad se demandara un mayor presupuesto para realizar cambios en la piscina y se pasaran por alto las peticiones por elaborar el presupuesto tomando como referencia los de años anteriores. Los estados financieros se construyen dos o tres meses después del cierre del período, lo que impide que se cumpla con el principio de oportunidad, y aunque la generalidad en las copropiedades es que la evaluación del presupuesto y de los estados financieros se lleve a cabo un trimestre después, eso no quiere decir que la medida sea correcta. Un presupuesto no debería ser presentado un trimestre después, cuando los copropietarios ya han entregado varias cuotas de administración del período en curso.

Respuestas Administrador de una propiedad horizontal Dentro del marco de una asamblea es posible cambiar el presupuesto y aprobarlo. Para el efecto, ¿el administrador puede cambiar rubros o trasladarlos, o debe consultarlo? ¿El rubro de imprevistos es de dominio del administrador o este tiene que demandar su uso? http://actualice.se/8b7a 16

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CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA Y LA RESPONSABILIDAD FRENTE A HURTOS

S

i un edificio o conjunto contrata los servicios de vigilancia con el fin de que tanto zonas comunes como privadas estén protegidas, se tiene como regla general que en caso de hurtos o pérdida de objetos, la empresa de vigilancia y seguridad privada es la principal responsable. No obstante, estos servicios son considerados como de medio y no de resultado, es decir que los proveedores de estos servicios están en la obligación de prestarlos de la forma más diligente posible, sin que ello implique la exigencia de acciones más allá de las que los instrumentos y medios utilizados lo permitan.

En estas circunstancias, en caso de que mediante las correspondientes investigaciones se determine que el servicio se prestó de forma correcta y efectiva, dichas empresas serán eximidas de responsabilidad, de lo contrario, deberán responder patrimonialmente por los daños causados.

Recomendaciones para la contratación de empresas de seguridad Cuando una copropiedad requiera contratar servicios de seguridad privada, debe considerar las siguientes pautas con el fin de que cuente con garantías respecto a la ocurrencia de sucesos y pueda evitar ser objeto de multas:

esta se encuentre vigente (artículos 11 y 14 del Decreto 356 de 1994). •

Siempre que se presente la pérdida de objetos dentro de la copropiedad, debe informarse al administrador e instaurar las correspondientes denuncias ante la Supervigilancia y demás autoridades competentes.

•

Solicitar ante la Supervigilancia un paz y salvo de la empresa con la que pretende contratar el servicio, para efectos de verificar si le han sido impuestas multas o sanciones por incurrir en faltas que afectan el servicio.

•

En los eventos en que se determine la responsabilidad de la empresa prestadora del servicio de vigilancia, ni la copropiedad ni los copropietarios pueden iniciar acciones contra el vigilante, sino contra la empresa, ya que esta es quien debe responder como empleador.

•

Aunque la ley no establece que el administrador de la copropiedad pueda ser responsable patrimonialmente por la pérdida de objetos, en caso de que haya contratado con una empresa ilegal podría ser responsable por concepto de negligencia en tal decisión y por no brindar garantías de seguridad a los copropietarios.

•

Contratar con empresas legales, es decir, debidamente constituidas y autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

Multas por contratar empresas de seguridad privada no autorizadas

•

Al momento de contratar con la empresa de seguridad privada, debe exigir que la misma adquiera una póliza de seguros de responsabilidad contractual y extracontractual, ya que por medio de esta se pueden solucionar de manera más efectiva las controversias frente a la pérdida de elementos en zonas comunes o privadas (artículo 89 del Decreto Ley 356 de 1994).

Por lo establecido en el artículo 32 de la Resolución 2946 de 2010, las personas naturales o jurídicas que contraten empresas de seguridad sin licencia de funcionamiento serán sancionadas con multas que van desde 20 ($16.562.320 para 2019) hasta 40 ($33.124.640 para 2019) salarios mínimos legales mensuales vigentes –smlmv–.

•

Solicitar a la empresa de seguridad la licencia de funcionamiento expedida por la Supervigilancia y verificar que

Dado lo anterior, siempre que una copropiedad solicite servicios de vigilancia, como fue mencionado, debe exigir la licencia de funcionamiento actualizada, so pena de ser objeto de sanciones. 17

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Tarifas de contratación de servicios de seguridad privada La Supervigilancia, mediante la Circular Externa número 20194000000025 de 2019, fijó las tarifas para la contratación de empresas de seguridad privada para la vigencia del 2019. En lo que concierne a las copropiedades, estas deberán contratar bajo los siguientes criterios y montos mínimos, a saber: •

Los estratos residenciales 1, 2 y 3 no deberán cumplir con las tarifas mínimas establecidas. No obstante, deberán sufragar

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las cuantías que, acordadas por las partes (empresa de seguridad y copropiedad), garanticen el pago de las obligaciones laborales del personal y los costos operativos. •

Los estratos residenciales 4, 5 y 6 podrán contratar los servicios por una tarifa mínima de 8,6 smlmv ($7.121.797) más un 10 % por concepto de administración y supervisión. Debe tenerse en cuenta que aunque se determine que estas son tarifas mínimas, las partes no se encuentran autorizadas para pactar precios superiores o inferiores a estos, so pena de incurrir en prácticas de competencia desleal frente a otras empresas prestadoras del mismo servicio.

Servicios de seguridad privada y su responsabilidad frente a hurtos en copropiedades Los servicios de vigilancia y seguridad privada tienen como finalidad prevenir perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual y colectiva, en lo que concierne a la vida y a los bienes propios o de terceros. Conozca a continuación aspectos referentes a su contratación en copropiedades.

La contratación de servicios de vigilancia en una propiedad horizontal tiene como fin procurar la protección y seguridad de la vida y bienes de los copropietarios. Al momento de contratar servicios de seguridad privada en una copropiedad, tenga en cuenta: Contratar con empresas legales. Solicitarle a la empresa de seguridad su licencia de funcionamiento expedida por la Superintendencia de Vigilancia. Exigirle a la empresa de vigilancia la contratación de una póliza de seguros de responsabilidad contractual y extracontractual. Los estratos residenciales 1, 2 y 3no deben cumplir con las tarifas mínimas establecidas por la Supervigilancia. Los estratos residenciales 4, 5 y 6 podrán contratar los servicios con una tarifa mínima de 8,6 smmlv ($7.121.797 para 2019) más un 10 % por concepto de administración y supervisión. En caso de hurtos o pérdida de objetos en la copropiedad, la empresa de vigilancia y seguridad privada es la principal responsable. No obstante, dicha responsabilidad es relativa, puesto que si se demuestra que la empresa de vigilancia prestó el servicio correcta y efectivamente, quedará eximida frente a cualquier obligación.

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GENERALIDADES DE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN EN COPROPIEDADES

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n esta última sección de nuestro Especial Actualícese estudiaremos algunas de las generalidades de las cuotas de administración en copropiedades, con el fin de brindar herramientas para su determinación con criterio.

Finalidad de la cuota de administración Una cuota de administración tiene como finalidad cubrir los gastos realizados para el beneficio de la comunidad. Como ya lo argumentamos, entre estos gastos se destacan la contratación de empresas de vigilancia y seguridad para las zonas comunes internas y externas de la copropiedad, el pago de los servicios públicos de las mismas (como pasillos, escaleras, parqueaderos, zonas verdes, porterías y muros externos), al igual que el pago de los trabajadores que hacen mantenimiento y reparación de los daños en ellas (como jardineros, electricistas, ascensoristas, plomeros y aseadores), y el depósito en la reserva del fondo de imprevistos que aborda el artículo 35 de la Ley 675 de 2001 (ver página 15), el cual debe ser asumido por los dueños o tenedores de cada inmueble (artículo 29 de la ley en mención).

Valores distintos de la cuota de administración en una copropiedad En esta sección hacemos énfasis en que si todos los inmuebles tienen el mismo tamaño en metros cuadrados, por regla general, asumirán una cuota de administración del mismo valor, pues los coeficientes de copropiedad serán iguales. En ese sentido, si hay inmuebles más grandes que otros, necesariamente los coeficientes de propiedad serán distintos, al igual que los valores de la cuota de administración. Reiteramos también que en los edificios donde exista ascensor, el valor de su mantenimiento o reparación no será incluido en las cuotas de administración de los inmuebles o locales que se ubiquen en el primer piso, pues estos no harán uso de él (parágrafo 3 del artículo 29 de la Ley 675 de 2001).

¿Cómo afecta a la copropiedad el hecho de que un copropietario incurra en mora? El hecho de que un copropietario incurra en mora respecto al pago de las cuotas de administración afecta a toda la copropiedad

por la sencilla razón de que la copropiedad hace un presupuesto anual contando con las doce cuotas de administración de cada copropietario. Es así como el retraso de uno de ellos en el pago puede desestabilizar el presupuesto proyectado, no solo obligando a que la copropiedad se vea en la necesidad de recortar alguno de los servicios de mantenimiento, sino también al punto de tener que fijar cuotas extraordinarias.

Cobro de deudas antiguas de administración En primera instancia, es labor del administrador hacer las gestiones directas del caso, esto es, enviar los requerimientos de cobro al copropietario moroso (ver página 9). Agotada esta primera etapa, debe remitir dicha cartera a cobro jurídico, con intermediación de un abogado, quien presentará demanda ejecutiva y solicitará, si a ello hay lugar, el embargo y remate de los bienes del deudor, como el inmueble ubicado en la copropiedad, u otros, en caso de no poderse embargar el primero por algún motivo. Existen reglamentos de copropiedad que señalan la obligación del administrador de solicitar, previa autorización de la asamblea o junta de administración, la remisión de la cartera morosa a cobro jurídico por parte de un abogado. De proceder con la venta de un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal, el notario está obligado a solicitarle al vendedor un paz y salvo de cuotas de administración. Este documento es expedido por la administración de la copropiedad y tiene como propósito dejar consignado en la escritura pública si el propietario se encuentra o no al día con el pago de las cuotas en cuestión. En caso de no estarlo, deberá dejarse constancia de ello en el documento e igualmente será preciso advertirle al nuevo propietario de la solidaridad que sobre él recae el pago de dichas cuotas. Recuerde que en relación con cualquier conflicto entre copropietarios, administradores o algún órgano de la dirección, si bien se puede acudir ante un juez de la república, es más eficaz solucionar la situación a través del comité de convivencia (si está constituido), o mediante un mecanismo alternativo de solución de conflictos (artículo 58 de la Ley 675 de 2001); ver página 5. 19

Especial Actualícese: Aspectos laborales y comerciales de las propiedades horizontales ISBN: en trámite Editora actualícese.com Ltda. Derechos reservados © 2019 Editora actualícese.com Ltda. Edición 2019, Cali - Colombia Actualícese Carrera 101 No. 15 A - 52 Ciudad Jardín Cali - Colombia