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ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES

1. Explicar qué se entiende por administración de materiales y qué actividades fundamentales cubre Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes. Las actividades fundamentales son: 1. Planificación de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las necesidades de la organización y el plan respectivo de operaciones. 2. Aplicación de normas y especificaciones uniformes en las operaciones de compra almacenamiento y suministro. 3. Obtención de compras 4. Inspección de recibo y entrega incluyendo muestreos. 5. Almacenamiento y distribución de materias primas 6. Almacenamiento y distribución de artículos no productivos. 7. Mantenimiento de registros de almacén 8. Recuperación, mantenimiento, conservación, transferencia e intercambio tanto de materiales como de equipo. 9. Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales, lo cual incluye reducción al mínimo de las variedades, etc. 10. Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo distribución y consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes, desastres, deterioros y pérdidas. 11. Contabilidad y control, tendientes a evitar gastos excesivos, obtener ahorro en las operaciones y comprobar existencias e inventarios. 2. Definir en forma breve y sencilla cada uno de los principios de la administración de materiales. 1) Control : Importante para prevenir perdidas y se cumpla con las especificaciones de la orden de compra, evitar compras excesivas, reducir variedades de artículos que no se usan, etc. 2) Centralización: Permite que la administración este bajo una sola dirección, teniendo en cuenta no reducir niveles de independencia ni bajara la eficiencia. 3) Simplificación: Acarrea realizar menos tareas y hacer menos costosa las adquisiciones y demás tramites. 4) Uniformidad: SE refiere básicamente a la estandarización de las adquisiciones en cuanto al tipo de material con mismas características. 5) Planificación: Se refiere la realización de planes donde se contemple previsiones de consumo por clases, cantidades de productos, compras por mayores volúmenes para reducir costos, etc. 6) Economía: El ahorro se consigue no solo en los precios del producto sino en la calidad del mismo que nos evita el reemplazo en caso de comprar un producto más económico, pero que en menos tiempo demanda un reemplazo. 7) Especialización: El personal que dirige la administración de materiales debe ser altamente calificado. 8) Registro: Debe estar diseñado para ser debidamente registrado en forma simple y concisa, fácil de manejar, etc.

9) Información: LA comunicación a los superiores se debe ser oportuno a efecto de que les dé oportunidad de gerenciar y supervisar las actividades de la administración de materiales. 3. ¿Por qué es importante la función de compra? Porque tiene relación con operaciones eficientes, en el sentido de las compras acuciosas donde la empresa se privilegia con la oportunidad, menores costos, calidad y se agencie de la información pertinente que permita asesorar o guiar los requerimientos en el sentido de hacer una buena adquisición. 4. ¿Qué es necesario para obtener la calidad apropiada de un artículo? Conocer los detalles del producto requerido y hacer el análisis donde se cumpla con el objeto de la oportunidad, calidad, etc. 5. Señalar los aspectos fundamentales de la cotización de precios. Son el tener una lista de postores, el sustento pertinente para la evaluación en cuanto a calidad y tipo de producto, oportunidad y entrega así como costos de los materiales puestos en el lugar requerido. En cuanto a los postores deben ser competitivos en calidad, precio y plazos de entrega, lo que le amerita responsabilidad seria 6. ¿Qué cubre la función de almacenamiento? Recepción para la salvaguardia y protección de los materiales, accesorios, materia semielaborada y equipo, y su distribución a todos los departamentos, mantenimiento de los registros de alancen y control de materiales. 7. ¿Cómo se efectúa el planeamiento en un almacén? Tomando En cuenta los factores que pueden influir en el Plan General, considerándose sus requerimientos y limitaciones, teniendo en cuenta el espacio, área que se utilizara, así como también la distribución de las diversas secciones o departamentos contando con espacios disponibles, adecuados, ordenados y con fácil acceso para su desplazamiento ya sea en cuanto a la recepción, control e existencias, despachos, inventarios para fines de contabilidad, manipulación de equipos. Etc. 8. Determinar los deberes de un departamento de manejo de materiales o abastecimiento. Para poder ejercer satisfactoria y económicamente la administración de materiales es evitando toda actitud que atente contra los principios técnicos y de calidad y que además expongan a injerencias o controles políticos de otro género, extraños a la empresa. La obtención y administración de artículos o materiales y equipos deben estar completamente desligados de cualquier favoritismo, efectuándose de acuerdo con los principios técnicos y permitiendo que las adquisiciones o compras se efectúen al postor responsable que ofrezca un buen producto y al menor precio, sin que importe su filiación política o sus relaciones personales o de amistad con un ejecutivo de la empresa

PRÁCTICA Háganos conocer cómo se efectúa la administración de materiales en la empresa o institución Donde usted presta sus servicios.

TOMA DE DESICIONES Y ORGANIZACIÓN Primera parte Encierre en un círculo la respuesta correcta o indique falso (F) o verdadero (V) en el espacio correspondiente. 1) La actividad más difícil es la identificación de las desviaciones básicas en el! análisis del problema (V) 2) Es deseable que el administrador restrinja su actitud cuestionante en tal forma que no se abrume con hechos irrelevantes (V) 3) Si el administrador sólo trata con desviaciones básicas, nunca resolverá problemas reales (V) 4) Los hechos algunas veces pueden sugerir una de las causas pero no llegar al problema real (V) 5) Entre menos experiencia tenga el administrador es mejor, pues de esta manera no se inclina a pensar que solo haya una respuesta al problema (F) 6) Es mejor no implica a otros al desarrollar soluciones alternativas (F) 7) La única razón para que participe la gente es reforzar la decisión (F) 8) El análisis de alternativas se debe concretar a describir las ventajas de cada alternativa (V) 9. ¿Cuál enunciado no es el paso principal en el proceso de toma de decisiones? a. Reunir los hechos,

d. Identificar los problemas

b. Fundamentar las decisiones, e- Desarrollar soluciones alternativas c. Analizar las alternativas. La Rpta. Es la b 1.0. ¿Cuál afirmación falsa? a. La finalidad de reunir datos es identificar los factores clave de una situación. b. La reunión de datos se debe hacer después que se haya identificado el real.

problema

c. Superficialmente, la reunión de datos puede aparecer como una actividad sencilla. Rpta. Alternativa a

I.

Describa los cuatro pasos básicos del proceso de toma de decisiones según lo que implique y las consideraciones. 1.

ANALISIS DEL PROBLEMA: Consiste en determinar técnicamente cual es el problema real a efecto de dar cabalmente con la solución en principios se deberá localizar los hechos para luego señalar probables causas y desarrollo de solucionar alternativas encontrando una solución satisfactoria, determinando las restricciones de una posible solución.

2.

DESARROLLO DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS:

3.

4.

Se sustenta en la experiencia del administrador y en la de otros. Sin embargo las soluciones del pasado no siempre servirán para los nuevos desafíos en que se va evolucionando y cambiando constantemente. En consecuencia las experiencias pasadas, solo servirán como guía. ANÁLISIS DE SOLUCIONES ALTERNATIVAS: Consiste en hacer una evaluación identificando las ventajas o consecuencias que implica cada alternativa de solución es de vital importancia tomar en cuenta, las desventajas y seguir el proceso para analizar las desventajas revisando aquellas áreas donde haya dificultad para fundamentar la decisión y la forma que se podría solucionar. IMPLANTACION DE SOLUCIÓN: Consiste en la ejecución de la decisión, para lo cual deberá realizar un plan de acción el mismo que deberá estar muy bien fundamentado, deberá ponerse de conocimiento todos los involucrados a efecto de que haya participación y colaboración.

II.

¿Cuáles son las preguntas clave que un administrador se debe formular cuando intente identificar el problema real en una situación determinada? Las preguntas claves son que cuando y como mediante el cual identificara el problema, determina el tiempo en el que se sujeta, donde exactamente y como afecta en la producción. Esto permitirá encontrar cuales son los requerimientos de una posible solución estipulada como objetivos.

III.

Cuál es la importancia de la comunicación y de la participación en el proceso de toma de decisiones? Importante porque se podrá contar con la colaboración de los directa o indirectamente involucrados. Así como se determinara como en que tanto le afectara a tal o cual las decisiones tomadas las que deberán ejecutarse mediante un plan de acción.

IV.

Cuáles son los impedimentos para tomar una decisión efectiva? 

La falta de visión y el ocuparse en la solución de urgencias.



Alguien obstaculice la investigación de los problemas.



que se cree que ya tiene la Panacea para el problema.



el tiempo para encontrar una solución correcta y adecuada.

Segunda parte Encierre en un círculo la respuesta correcta o indique falso (F) o verdadero (V) en el espacio correspondiente 1. ¿Qué afirmación no es un elemento para organizar? a. El personal debe realizar e! trabajo, b. La creación de una estructura de empresa regular. c. El lugar de trabajo.

d. El trabajo que hay que realizar. Rpta. La Alternativa b 2. Enliste en orden los cuatro pasos de organización. Vea el primer ejemplo: a. b. c. d.

Establecer objetivos. Separar las Actividades del Trabajo Elaborar una estructura basada en el trabajo que hay que realizar, el personal que lo va a realizar y el lugar donde se va a realizar. Definir con claridad la relación autoridad – responsabilidad . obligación

3. Establezca la diferencia entre poder y autoridad. El poder es la capacidad de hacer que alguien actúe bajo cierta sujeción del poseedor de poder, así pues este se suele imponer bajo fuerza y se coercible y coercitivo, en cambio la autoridad es el arte de influenciar a otra. Si tienes autoridad alguien puede obedecer por lo que eres! en cambio si tienes poder alguien haría caso por lo que puedas llegar a hacer. El poder está más relacionado con el miedo y la autoridad con el respeto! 4. La responsabilidad y la obligación se refieren a lo mismo (F) Definitivamente no; la responsabilidad es el que tiene a cargo la dirección de a una actividad determinada y debe conscientemente ser quien responda ante lo que cause directa o indirecta de un hecho ocurrido. La Obligación es el deber sea este el de dar, hacer, o no hacer algo. Ejemplo. La obligación de informar a sus superiores ante algún hecho o logro.

5. La organización se debe basar en objetivos. (V) 6. La autoridad implica un grado de aceptación por parte de la persona que se va a gobernar. (V) 7. El trabajo se debe distribuir en actividades separadas. (V) 8. Las empresas se deben basar en el carisma del administrador para legitimar I. autoridad.(F) 9. La autoridad debe ser más grande que la responsabilidad. (F) 10. La responsabilidad y la autoridad deben estar en el mismo nivel. (V)

PRACTICA

Objetivos  Convencer a los muchachos de que será divertido el primer concurso de llenada de sobres, donde se calificara, orden, limpieza y que se llenen en los sobres los 5 cupones y que además será remunerado.  Lograr terminar el trabajo para el tiempo requerido.  Enseñarles a hacerlo.  Formar equipos de trabajo  Designar un responsable  Entrega de cierta cantidad de sobres por cada equipo

División del trabajo La preparación por equipo, permitirá realizar un trabajo en serie dentro de cada equipo de trabajo. Una persona distribuirá en grupos de 5 etiquetas Otras persona realizar el llenado de los sobres Otra deberá realizar el pegado

Estructura Separación de 5 Etiquetas

Llenado de Sobres con cupones

Pegado de Sobres con etiqueta

Control de Calidad

Definición de la autoridad, responsabilidad y obligación. Sam Stevens Padre de los muchachos Jefe de Equipo de Exploradores Exploradores

Autoridad Jefe de Exploraciones Ninguna

Responsabilidad Si Ninguna

Obligación No Ninguna

Delegada (si) para que dirija a las personas que harán el trabajo No solo son guiados

Si ya que será responsable de que se haga el trabajo y bien hecho Si de hacer el trabajo

No tiene obligación

Si

ACTIVIDAD EMPRESARIAL Y CONTROL DE EXISTENCIAS 1) ¿Cómo está constituido un programa empresarial? Está constituido por una serie de recursos debidamente coordinados y dirigidos hacia una planificación conllevando a un análisis de operaciones que se debe desarrollar, control de tiempos de ejecución y responsabilidades. 2) Defina el concepto de planificación empresarial. Es la proyección de acciones y decisiones con el objeto de promover un futuro próspero. 3) Explique en qué consiste el control externo de la empresa. Son aquellos que se ejercen por entidades externas a la empresa, por Ejemplo. La Contraloría General de la Republica par Empresas del Estado Una firma auditora para una empresa Privada. 4) Defina la estructura funcional de la empresa.

Gerente General

Jefe de sucursal

Jefe de Ventas

Administración

Supervisor de Mant. y servicios auxiliares

5) ¿Cuáles son los diversos tipos de estructura empresarial? Empresarial vertical Empresarial vertical con asesoramiento Organización empresarial funcional Organización empresarial mixta Organización empresarial mixta con asesoramiento

6) ¿Qué es un organigrama empresarial?

Es una estructura grafica mediante la cual se precisa el orden de la autoridad, responsabilidad, niveles de coordinación y de Asesoramiento; además que se `puede precisar el ámbito de sus funciones. 7) Defina la organización empresarial vertical. Es denominada también lineal por unos y militar por otros, está basada precisamente en las normas de la organización militar, en la que cada escala de mandos está subordinada al mando inmediato superior. 8) ¿Cuáles son las funciones básicas de una empresa del sector mercantil?  Compras  Ventas  Financiar  Contabilizar 9) Defina la organización empresarial funcional. Fue ideado con la finalidad de erradicar los inconvenientes vertical. En este tipo de organización los jefes departamentales están investidos con suficiente autoridad para ejercer, en forma autónoma, las funciones que les hayan sido asignadas, según su especialidad, sin necesidad de estar subordinados a una rígida disciplina vertical. 10) Explique en qué consiste la función empresarial de preparación de trabajo y su distribución. Consiste en: a) la división del trabajo que se realizaría en tareas concretas y confiar esta labor a personal idóneo para este cometido. b) Situar los diversos individuos que cumplan un trabajo similar, de manera que su agrupación se convierta en una eficaz cooperación. c) Determinar qué actividades tienen prioridad por considerarlas más indispensables para alcanzar los fines de la empresa 11) ¿Cómo definió Fayol los términos; administrar, prever, organizar, mandar y controlar, desde el punto de vista empresarial? Las definió de la forma siguiente: Prever es escrutar el porvenir y confeccionar el programa de acción. Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa. Mandar es dirigir el personal. Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes dadas.

12) Confeccione un organigrama empresarial de una firma de su localidad.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ¨SERVIMINE S.A¨ 13) ¿Cuándo tienen lugar las salidas de materiales? Por la venta de mercaderías o artículos Por el envió de mercaderías o otros almacenes o locales de venta Por el envió de artículos en consignación a algún cliente Por la entrega de suministros o materias primas al departamento de la propia empresa Por la devolución de proveedores de artículos, suministros o materiales, por defectos o por ajustarse en calidad o medidas al pedido. 14) Explique en qué consiste el método FIFO de evaluación de inventarios. FIFO (fírst in,first out). Significa que el primer artículo o producto que ingresa es el primero en salir. En entornos inflacionistas valora a un mayor coste las existencias al considerar las últimas que son las más caras. Por ello incrementa más el resultado de la empresa que otros métodos como el anterior.

15. Explique el funcionamiento de una ficha de control de existencias. destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota el nombre de éste, así como su código que es el número de referencia asignado; también se escribe en ella el lugar de ubicación que le corresponde a ese artículo en el almacén; la casilla de unidad se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja, juego, estuche, gruesa, docena, galón, kilo, etc.; mínimo, para señalar la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes; máximo, señala la cantidad mayor de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el almacén ni abultar innecesariamente la inversión; proveedores, lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del artículo; fecha,

columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación; comprobante, espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación realizada; cantidades, sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las entradas, la segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia remanente después de cada operación; precio unitario, sección con dos columnas: en la primera se anota el precio unitario de las entradas y en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia; monto, sección que comprende tres columnas, en él debe se registran el costo de las unidades que entran, en el haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en la columna de saldo se anota el costo remanente del movimiento y representa el costo de la existencia de ese artículo.

16. Indique cuáles serán las existencias finales de un artículo cuyo inventario inicial fue de 1.500 unidades, se compraron 812 y se vendieron 1.100 unidades. Las existencias finales serán 1812 Artículos 17. Explique en qué consiste el método de control de existencias denominado sistema del precio promedio. Denominado también, método del precio ponderado, que se aplica cuando existen diferentes precios de entrada. Consiste en multiplicar el valor de entrada (Cantidad de Artículos o Cantidad de la unidad de medida X el Precio unitario del producto o de la unidad de medida dando como resultado el valor de entrada de determinado productos. Luego sumas el valor obtenido de todas las entradas del mismo producto y lo divides entre la cantidad de productos, artículos o cantidad de unidades de producto. 18. Explique en qué consiste el concepto de existencias máximas y mínimas? Se refiere básicamente a los topes de máximos y mínimos con relación a un determinado producto o artículo. SE debe tener cuenta en la ficha de existencias. 19. ¿Qué sucede cuando las existencias sobrepasan excesivamente el tope de stock máximo? a) Se estaría perjudicando a la empresa con relación al activo circulante; es decir se estaría disminuyendo la liquidez que requiere la empresa para para operar. b) Al comprar un artículo o material habrá que tener en cuenta que esta tendrá que ser pagada a su vencimiento, y si esta mercadería duerme en los almacenes, además de que puede dañarse, reduce las disponibilidades de efectivo para otros pagos. c) Se aumentan los gastos de almacenamiento. d) Cuanto mayor sea el stock, mayores son los riesgos de deterioro y mayores los costos de la póliza de seguros. Con los siguientes datos, confeccione sendas fichas de control de existencias por los siguientes sistemas: a) Precio promedio b) FIFO c) LIFO

Inventario inicial al 1/ 1/ xx 1.500 unidades a $ 30. Compras: Salidas; Unidad 27/ I/ xx

50

29/ I/ xx

80

21. Explique las consecuencias de un stock mínimo demasiado reducido, 22. Determine el valor promedio unitario de un lote de 3.500 unidades de una materia Cuyo valor es de $ 41.125.

ADMINISTRACION Y PLANIFICACION

ANEXO EXAMEN 1.

Indique las funciones de un administrador. 1. La Planificación 2. Toma de Decisiones 3. Organización 4. Dirección 5. Control

2.

Encierre en un círculo la letra de la respuesta correcta, o indique si es falso (F) o verdadero (V) en el espacio correspondiente. a) Respecto a la planificación a largo plazo no hay realmente mucha diferencia entre ser el supervisor de un departamento y ser un operador del mismo. F b) Cuando un individuo se convierte en administrador debe desarrollar nuevas actitudes. V c) El éxito de un administrador se determina por su éxito como operador. F d) No hay mucha diferencia entre acción y administración F e) La administración es un proceso dinámico. V í) El mismo administrador hace el trabajo. F g) Si se espera que el personal colabore, éste-debe intervenir. F h) Debido a que otros realizan el trabajo, la administración es más bien pasiva F

i) La administración está más orientada hacia los efectos que a las causas. F J) La función de control proporciona al administrador retroalimentación continua V 3. ¿Qué actividad no está asociada con la función de control? a) Desarrollo de un sistema de información. b) Medidas correctivas. c) Líneas definidas de responsabilidad y autoridad. d) Determinación de la forma de medir el desempeño. 4. El propósito de la función de control es:

a) Asegurar que la información esté disponible para el supervisor b) Asegurar que la administración esté al tanto de los sucesos. c) Asegurar que los sucesos correspondan a los planes. d) Ninguno de los mencionados. 5. Identifique el nivel que más se relacione con la actividad administrativa. Escriba E ejecutivo) o S (supervisor).

a) E Intervención en la-toma de decisión acerca de si se debe adquirir una pieza de maquinaria que cuesta US $ 60,000.00 b) E Determinación de las utilidades de la inversión. c) E Desarrollo de un plan quinquenal. d) E Establecimiento de líneas de autoridad, responsabilidad y obligación. e) S Planes que son derivativos por naturaleza. f) S Coordinación de trabajadores, maquinaria y materiales sobre la base a corto plazo. 8) E Resolución inmediata de problemas que obstaculicen el cumplimiento de los Objetivos. h) E Interacción personal como clave de la dirección. 6.

Suponga que usted es un supervisor de primer nivel y le informaron que en breve será ascendido a un nivel más alto en la administración. Le han pedido que nombre a un sucesor para el trabajo que usted desempeña en la actualidad. Después de pensarlo, le informa de la situación a Juan Pérez, uno de sus mejores empleados, y para su sorpresa el duda en aceptar el trabajo. En la conversación pregunta lo siguiente: "¿Que implica realmente una supervisión? Si asciendo a supervisor ¿en qué diferirán las nuevas funciones de mi trabajo actual?" ¿Qué le contestaría usted a Juan Pérez? Que el trabajo consiste en  

Proyectar o planificar el trabajo Dirigir



Desarrollar:



Controlar:

7. Así como hay diferencia bien delimitada entre ser un operador y ser un Supervisor también hay entre un trabajo administrativo y los de niveles inferiores funciones administrativas de cada uno, diferencie el trabajo de un administrador del de un supervisor. LA diferencia consiste en que el Director Emite las directivas y los planes estratégicos o planes económicos o denominados actualmente planes operativos. Sin embargo el supervisor debe procurar que esos planes se cumplas y su ejecución se ajuste a los presupuestos planificados. 8. Indique falso (F) o verdadero (V). a) En el método de sistemas para la planificación, cada fase se considera independientemente de las otras para proporcionar mayor Perfección (F) b) Fuentes externas tales como un sindicato o el gobierno pueden imponer algunas políticas en una empresa. V c) Aunque la administración de alto nivel esté implicada, la formulación real e implantación de los planes a corto plazo en gran parte es responsabilidad de los administradores de nivel medio. V d) Los planes estratégicos difieren de los intermedios en que son más específicos. F e) Las políticas son más detalladas que los procedimientos. F f) Los procedimientos proporcionan el cuadro de trabajo para implantar los planes F g) Debido a que el administrador de primera línea es responsable de cumplir el horario de producción, necesariamente debe mirar al futuro más que el administrador ejecutivo. V h) Una política puede evitar que el administrador tome una decisión independiente que pueda ir en detrimento de los objetivos. V i) Cada plan debe tener un conjunto de procedimientos para implantarlo. V

9. Encierre en un círculo la letra de la respuesta correcta: Maximizar las ganancias por lo general no se considera un objetivo práctico porque: a) Es imposible un perfecto conocimiento contable. b) Las técnicas de toma de decisiones no han sido perfeccionadas.

c) Hay otros objetivos que la administración necesita cumplir.

(Rpta.)

d) Todas las anteriores.

10. Describa el método de sistemas para la planificación. Consiste en seguir las cuatro (04) fases incluya sus procedimientos pertinentes.

para la formulación de un plan que

Estas fases contienen el establecimiento de metas y objetivos, Formulación de políticas, desarrollo de planes intermedios y a corto plazo para la implantación de políticas y Estipulación de procedimientos detallados para implantar cada uno de los planes. 11. Describa las tres variables que usted considere que son las más importantes para determinar Los objetivos de una empresa. Insumos como el requerimiento de utilidades, que consiste o abarca la meta de las utilidades. Toma de decisiones Que consiste en formular una acción a tomar de acuerdo a como se precisa Proceso y resultados

12. Defina la política y describa cómo se relaciona con los objetivos. Son los lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. 13.

A principios de noviembre, Pedro Martínez, un ingeniero que trabajaba en una empresa electrónica local, tuvo que llevar a cabo algunos planes personales. Durante los últimos cinco años él y su esposa habían vivido en una casa modesta de sólo dos recámaras, y ahora están pensando en venderla y adquirir una nueva que fuera más amplia y adecuada a su nueva situación económica. Pedro sabía que no se mudarían a la nueva casa hasta fines del siguiente verano, por lo que optó hacer sus planes para una serie de asuntos que tenía pendientes. Cuando adquirieron la casa en que vivían tenían en mente hacerle algunas mejoras para que su valor aumentara al venderla. Sin embargo, esto no fue posible debido a que Pedro tenía su tiempo muy ocupado y las mejoras que habían logrado hacer se concretaban a las recámaras y unas cuantas en la cocina, la sala y el comedor. Pedro sabía que había que redecorar estas áreas,

pero prefería contratar un carpintero, un pintor y un especialista en pisos que hicieran todo eso, en lugar de hacerlo él mismo. Como no sabía con qué rapidez vendería la casa, creyó importante tener todo ese trabajo listo para cuando finalizara la primavera, de tal forma que la casa se pudiera anunciar tres o cuatro meses antes de la fecha en que se mudaran. Considerando todas las cosas que se tendrían que hacer en los próximos cinco meses, hizo una lista de las que creyó que eran las más importantes. Esta lista incluía lo siguiente. a. Determinar los gastos para las mejoras. b. Definir los trabajos que se tenían que hacer. c. Hacer los arreglos necesarios para ello. d Establecer un horario para las actividades. e. Especificar las medidas de trabajo para ir revisando el avance. f. Coordinar las actividades. Ejercicio Suponga que usted es Pedro Martínez y que ha determinado el costo total y el horario de todas las mejoras. Utilice la forma siguiente usando las cuatro fases de planificación para desarrollar un cuadro de objetivos, políticas y procedimientos que crea convenientes para este caso.

Establecimiento de objetivo. (Enumere los objetivos que crea pertinentes y marque con un asterisco los tres o cuatro que considere que son los más importantes. Vea los dos ejemplos. 

Tener el trabajo terminado para el 1ro. de junio.

  

Limitar los costos de todas las mejoras a 1,500 dólares. (*) Contratar una empresa formal de servicios para ejecutar los trabajos. Ponerle a la venta al menos quince días antes de concluir las obras definitivas.

Formulación de políticas con las que se logre los objetivos. (desarrolle las políticas que detallen los objetivos y que sirvan de guía para la acción administrativa)    

Los materiales y la mano de obra debe de encajar dentro del presupuesto asignado o considerado. Establecer un cronograma de avance y supervisión para controlar el avance de los trabajos y los tiempos en que se prefiere el trabajo concluido. Que los pagos se realice por avances Que la empresa sea de responsabilidad social a efecto de resarcir daños y perjuicios si los hubiera.

Desarrollo de planes a plazo intermedio y a corto plazo para implantar las políticas. (defina los tres o cuatro planes secundarios que se adoptaran para alcanzar los objetivos que usted considero los más importantes.)       

Ponerlo a oferta la obra (publicar la necesidad) Evaluar las propuestas Redactar el contrato Suscribir un contrato donde se precise plazos y fechas, costo de la ejecución de las mejoras o de la obra. Programar las horas de supervisión Programar pagos por el avance de la obra otros

Señalamiento de procedimientos detallados para implantar cada plan (Defina los procedimientos que servirán para implantar cada plan y controle las tareas de medición del trabajo, control y coordinación del tiempo, y consiga los recursos idóneos necesarios).   



La evaluación de propuestas se deberá realizar previo cuadro comparativo, donde se ponga en evidencia los plazos tiempos y tipo de materiales que se usaran. Se deberá redactar el aviso publicitario en palabras sencillas y comprensibles que no demande mucho gasto. La redacción de un contrato deberá encargársele a un Profesional a efecto de que determine los parámetros de la ejecución de la obra, plazo de entrega y los términos legales que amparen su cumplimiento. Para efectuar el pago deberá realizarse la visita y comprobación en situ del avance de la obra.

14. Indique falso (F) o verdadero (V) en las siguientes funciones. a. Planificación F

Establecimiento de los objetivos o dirección general de la empresa.

F

Toma de decisiones en fusiones comerciales, adquisiciones, nuevos productos diversificación, ajuste general de la organización, crecimiento potencial establecimiento de objetivos a corto plazo.

F

Determinación de políticas y procedimientos a seguir.

v

Desarrollo de planes de operación.

b. Toma de decisiones. F

Mitificación de los principales problemas que obstaculizan el cumplimiento (análisis de problema)

V

Desarrollo y análisis de medidas alternativas de acción.

V

Decisiones que se llevan a la práctica.

c. Organización. V

Desarrollo de una estructura formal.

V

Agrupación de actividades en los departamentos.

F

Especificación de las relaciones existentes entre departamentos y unidades de trabajo.

V

Estudio de problema tales como el grado de descentralización y la delegación de funciones y cadena de mando

d. Dirección. V personal.

. Desarrollo de una filosofía completa de la organización respecto al

F

. Integración de las necesidades individuales con las de la empresa.

V

. Creación de un ambiente de motivación-producción.

e. Control. F

. Desarrollo de normas u objetivos.

V . Establecimiento de medidas o criterios para un desempeño satisfactorio. F V

.Proyecto de un sistema de información. Determinación de medidas correctivas donde y cuando sean necesarias.