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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral TALLER

Fecha: 01/09/2015 Código: 809270

DIAGNÓSTICO EN LA UNIDAD DE CORROSPONDENCIA

PRESENTADO POR: DANIELA FIERRO LOZANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA CÓDIGO 809270 NEIVA-2015

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En la visita que realizamos a la unidad de correspondencia del Sena sede comercio tuvimos la asesoría de la señora Adriana Pérez. ONBASE es el software utilizado en la unidad de correspondencia a nivel nacional.

En la visita a la pudimos observar como tal el funcionamiento en la unidad de correspondencia que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación, distribución de las comunicaciones de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de Gestión Documental.

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La unidad de correspondencia cuenta con las condiciones ambientales adecuadas que exige la ley, donde nos enseña cómo deben ser las condiciones ambientales y técnicas para los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes e iluminación. La iluminación es adecuada en la unidad de correspondencia se puede trabajar de manera eficiente.

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Los extintores están ubicados de manera adecuada en caso de una posible emergencia, y se encuentran debidamente recargados para su uso.

Cuenta con estantería rodante de material ignifugo que se encuentra ubicada de forma vertical, su ubicación es la adecuada, ya que cuenta con la distancia requerida, los pisos y las paredes cumplen con los requisitos exigidos.

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Las cajas abre es estilo nevera hacia la derecha son cajas número 12 de cartón neutro y cumple con los requisitos que exige la ley en la cuerdo (037 del 2002 en su numeral 1.5.3.) Unidad de conservación.

En unas de las estanterías en la balda superior se encontraban algunas cajas en condiciones no adecuadas así como lo estipula la ley.

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Las personas encargadas en la parte de archivo deben usar los implementos necesarios para la manipulación de los elementos de trabajo como zapatos cerrados, la ropa adecuada, guantes, gafas, tapabocas etc., todos estos implementos son de vital importancia a la hora de manipular elementos archivísticos. Máquina de microfilmación La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de alta calidad lo cual permite mantener la información en perfectas condiciones.

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