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1 Informe diagnóstico de la empresa Distribuidora LAP

Diagnóstico

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Especialización en Gestión de Talento Humano por Competencias Bogotá D.C, 2019

2 Informe diagnóstico de la empresa Distribuidora LAP

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*************** Instructor Vocero ****************** Instructor Vocero

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Especialización en Gestión de Talento Humano por Competencias Bogotá D.C, ************

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Objetivo del informe diagnostico a empresa distribuidora LAP

El objetivo del presente informe es conocer a fondo el estado actual en que se encuentra la empresa Distribuidora LAP, para ello vamos a utilizar método de diagnóstico organizacional basado en el método “Do It Yourself” o Hágalo usted mismo”, con el fin de poder establecer cuáles son las problemáticas de índole interno y externo que influyen en la disminución de las ventas y la evidente rotación de personal. El resultado esperado de este diagnóstico es establecer un plan de mejoramiento a corto plazo en aquellas áreas que presentan deficiencias. El modelo “Hágalo usted mismo” a ejecutar en LAP Distribuidora está basado en un Check List de recolección de datos por áreas de trabajo donde se relacionan preguntas de respuesta básica que arroje datos reales de la problemática que se presenta; brindando de ésta forma un apoyo a la organización por medio del material diagnóstico, contribuyendo a un proceso de cambio dentro de la misma y pode retomar el camino hacia la mejora continua.

Alcance del diagnóstico

Se pretende determinar cuáles son los aspectos que están generando un deterioro a la empresa, sean internos o externos, para de esta forma poder iniciar la planeación de un plan de choque, que permita la implementación de un Modelo de Gestión del Talento

4 Humano por Competencias MGTHPC conforme a las necesidades de la compañía, y de su personal, con ello se lograrán diseñar dentro de la compañía procesos y procedimientos que no están definidos, criterios de selección de personal acorde con las necesidades, condiciones laborales óptimas para los colaboradores que permitan la superación personal y laboral, crear un sistema de bienestar institucional dirigido a la planta de personal en todos los cargos; de igual forma poder coadyuvar a la compañía en la gestión para que se implementen sistemas de gestión certificados por la normativa nacional e internacional conforme a los estándares de calidad exigidos por los mercados actuales.

Estudio del diagnóstico - Estructura organizacional

Nombre de la empresa:

Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP S.A.S.

NIT:

800.436.543-9

Sector:

Consumo Masivo

Dirección:

Calle 71 No. 4 – 345

Teléfono:

PBX: (031)-8349000

Tipo de Sociedad:

Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S).

Representante Legal:

Santiago Preciado González

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Pagina Web:

www.lapsas.com.co

Correo Electrónico:

[email protected]

Cantidad de Empleados:

Nivel Nacional 168 directos y 300 indirectos dependiendo de la demanda de los clientes y fluctuación de los pedidos.

Entidades que la regulan:

Superintendencia de Industria y Comercio.

Normas que se aplican en materia laboral:

Código Sustantivo del Trabajo

Sistemas Integrados de Gestión:

No cuentan con certificaciones

Organización y gremios:

Recibió premio a la formalización del negocio por Fenalco en 2010.

Indicadores de resultados:

Índice de crecimiento Índice de Rentabilidad Participación en el mercado Rotación de inventarios

6 Recuperación de cartera.

Estructura Jerárquica

Cargo:

Socio y Presidente de la Junta Directiva

Nombre:

Luis Alberto Preciado

Edad: Capacitación:

Empresario Empírico en las ventas

Rasgos:

Dirige la empresa con su criterio personal sin dar lugar a que los demás tomen determinaciones.

Cargo:

Socio y Miembro de la Junta Directiva

Nombre:

Padre de Luis Alberto Preciado

Edad: Capacitación:

Tendero retirado

Rasgos:

No influye en la empresa

Cargo:

Gerente General, Socio y Miembro de la Junta Directiva

Nombre:

Santiago Preciado González

Edad:

28 Años

Capacitación:

Administración de Negocios Internacionales Especialista en Mercadeo

Experiencia:

Empresa Europea Líder en Consumo Masivo

7 Tiempo:

3 Años.

Rasgos:

Facilidad de Expresión y Sociable.

Expectativas:

Contratar personal con sentido de apropiación.

Cargo:

Dirección Administrativa y Financiera

Nombre:

Ricardo Vargas

Edad:

55 Años

Capacitación:

Contador Público y Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas.

Funciones:

Personal de Auxiliares Contables y Coordinación de Cartera.

Tiempo:

20 Años en la empresa.

Perfil:

Leal, de confianza, tosco y de escaza visión a largo plazo, servil y poca empatía con el equipo de trabajo.

Cargo:

Dirección de Logística

Nombre:

Fernando Pérez

Edad:

49 Años

Capacitación:

Mercadeo con diplomado en logística y cadena de suministros.

Funciones:

Distribución y transporte.

Tiempo:

5 años en la empresa.

Perfil:

Se esfuerza pero no tienen eco sus ideas y no es persistente, apegado a las ideas retrogradas e inseguro.

8 Cargo:

Coordinador Comercial

Nombre:

Carlos Rodríguez

Edad:

50 Años

Capacitación:

Tecnólogo en Mercadeo y Publicidad.

Funciones:

Ventas y planillas de pago por comisiones a los vendedores.

Tiempo:

20 Años en la empresa y 31 Años en total como vendedor.

Perfil:

Franco, directo y explosivo, controlador, inhibe el desarrollo de los procesos comerciales, resistente al cambio, pragmático, malas relaciones laborales, le interesa sólo el resultado y se pone al talento humano.

Cargo:

Coordinación Talento Humano

Nombre:

Carolina Prieto

Edad:

36 Años.

Capacitación:

Tecnóloga en Gestión del Talento Humano

Funciones:

Gestión de Nómina, Reclutamiento y Selección.

Tiempo:

10 Años en la empresa.

Perfil:

Apremiada por el trabajo no tiene tiempo para otras actividades, no tiene posibilidades de capacitación y actualización.

9 Organización y ambiente

Empresa familiar de origen humilde, naciendo al identificar una oportunidad de negocio que se desarrolla y basa su éxito en las compras y el manejo comercial, logrando la expansión en el mercado nacional, ampliando consecuencialmente su infraestructura y planta de personal derivando buenos rendimientos que constituyen la manutención familiar por varias generaciones, presentando la trasmisión de mando a los miembros con más vocación y capacitación debido al agotamiento del fundador.

Plataforma estratégica

La compañía cuenta con una misión que se orienta al posicionamiento en el mercado basado en la calidad y precios de competencia, para lo cual cuentan con personal capacitado, buscando el bienestar de sus empleados, proveedores y la comunidad, propendiendo por el cuidado del medio ambiente y del entorno. Tiene como Visión el ser líder en el sector.

Estimula Valores como la salud y seguridad de los empleados directos e indirectos y de los beneficiarios de sus productos, estimulan el crecimiento personal y profesional y propende por la transparencia en todas sus actividades.

10 Motivación

En general es poca debido a que la actividad de la empresa se centra en la operación sin dar lugar a programas de capacitación y actualización o establecer un régimen de estímulos.

Clima Laboral Es de baja calidad, pues la mayoría de los integrantes del equipo de trabajo generan un ambiente laboral conflictivo.

Hallazgos 

Falta de oportunidades para el desarrollo profesional.



Escasez de tiempo para el pensamiento estratégico.



Clima de laboral conflictivo.



Rotación de personal continúo.



Falta de definición en la planificación de los negocios.



No hay estandarización de procesos y procedimientos documentados.



No existe un manual de funciones en los diferentes cargos



Falta de coordinación entre las divisiones.



Duplicación de funciones en distintas unidades de la organización.



Dispersión de funciones en una unidad de la organización.

11 

Bajo rendimiento de beneficios y bajas expectativas de retornos.

Cronograma de trabajo sugerido

Contribuir al desarrollo de las competencias laborales de los colaboradores en todos los cargos, entendidas como destrezas o habilidades que se desarrollan a partir de un conocimiento previo, lo cual se logrará mediante la implementación de las siguientes actividades: 

Diseñar un manual para el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal.



Realización de un manual de funciones en cada uno de los cargos.



Realizar actividades encaminadas a mejorar las relaciones interpersonales y de integración.



Realizar un manual de procesos y procedimientos para lograr la integración de las diferentes áreas.



Efectuar talleres de sensibilización que involucren a los directivos y colaboradores encaminados a orientar mejor sus funciones.



Estimular mediante talleres formativos a todos los empleados en el cumplimiento de los objetivos empresariales; Misión, Visión y Valores.



Efectuar formación institucional que involucre desde la gerencia y todo el personal de la compañía, guiados por el área de Talento Humano en pro de mejorar el clima laboral en todos los departamentos o áreas de la compañía.



Crear desde la alta gerencia, planes que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de todo el personal, implementar un plan de carrera que permita ascender dentro de la compañía

12 por mérito, antigüedad en su cargo y estudios, brindar los espacios para que el personal se capacite en las diferentes áreas del saber, en especial aquellas que contribuyan al mejoramiento de la empresa.

Conclusiones sobre la viabilidad de implementar la MGPCTH

Con la implementación de la MGPCTH por parte de la Distribuidora LAP se logrará obtener óptimos resultados en el rendimiento de la compañía, toda vez que se crearán herramientas que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores en los diferentes cargos, los empleados podrán tener a la mano un manual de funciones por cargo para conocer su función dentro de la misma, la documentación de procesos y procedimientos estandarizados que contribuirán a un mejor rendimiento laboral. Se implementará unos planes de estímulo para el personal, tales como la creación de un plan de carrera que permita ascender dentro de la compañía, recibir bonificaciones por superar los topes de ventas, otorgar permisos de estudio para quienes deseen superarse profesionalmente, permitir la participación del personal en jornadas deportivas, de esparcimiento que contribuyan a mejorar el clima organizacional. Un personal a gusto con su trabajo, que ame lo que hace, que sienta que la empresa donde labora se preocupa por él, por su familia, que apoya sus proyecciones, metas y objetivos personales y profesionales ejercerá mejor su función dentro de la compañía, trabajará en equipo para lograr que se cumplan esa Misión y Visión institucional ahondando con ello en resultados positivos que permitan la sostenibilidad de la empresa en el tiempo.

13 Formato 3 Objetivo General Describir la situación actual de la Organización como insumo para implementar la metodología de gestión del talento humano por competencias.

El diligenciamiento de este instrumento es voluntario y la información suministrada se mantendrá bajo estricta confidencialidad.

I. Identificación de la organización: Nombre: NIT: Sector: Dirección: Teléfono: Tipo de sociedad: Nombre del Gerente: Correo electrónico: Nombre del Jefe de Recursos Humanos: Correo electrónico:

Distribuidora Luis Alberto Preciado. LAP SAS 800.436.543 – 9 Consumo Masivo Sede Principal: Calle 71 No. 4 – 345 PBX: (031)-8349000 Sociedad por acciones simplificada SAS Santiago Preciado González [email protected] Carolina Prieto [email protected]

II. Aspecto organizacional Enuncie la Misión de la Organización: Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para

14 nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Enuncie la Visión de la Organización: Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

¿Qué entidades la regulan? Superintendencia de Industria y Comercio

¿Qué Normativa aplica en la Organización? Código Sustantivo del Trabajo y tiene intención de certificarse en buenas prácticas de manipulación de alimentos.

¿Cuentan con certificaciones de Sistemas Integrados de Gestión? La empresa LAP, no cuenta con Sistemas Integrados de Gestión.

¿A qué Organizaciones y Gremios pertenece? FENALCO.

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Enuncie las mejores prácticas (reconocimientos) desarrolladas por la Organización en sus procesos: Recibió premio a la formalización del negocio otorgado por Fenalco en el año 2010.

Relacione los indicadores de mayor relevancia, para medir los resultados de la gestión en la Organización. Crecimiento, rentabilidad, participación en el mercado, rotación de inventarios, recuperación de cartera.

Grafique el Mapa de Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo de la Organización:

Fuente: Elaboración propia

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Grafique el Organigrama de la Organización:

Fuente: Recuperado de https://senaintro.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_id=_2075907_1 &content_id=_113788556_1

¿Cuenta con un modelo de gestión por competencias? SI _____

NO __X___

La administración anterior no implementó perfiles por competencias de los profesionales que debían estar en cada una de las dependencias. Sin embargo, es fundamental implementar el modelo de gestión por competencias con el fin de contar con un estilo de dirección para gestionar los recursos humanos integralmente, elevando de

17 esta forma la calidad del trabajo de los empleados y potenciando el recurso humano tanto interna como externamente.

La Organización cuenta con Manual de Funciones: SI _____

NO__X___

No se tiene estructurado un manual de funciones para cada uno de los cargos dentro de la empresa. Al respecto, se debe diseñar el manual, con el fin de que sus colaboradores conozcan las funciones específicas del cargo y como estas se enlazan para alcanzar los objetos esperados.

Relacione las etapas o subprocesos que desarrolla para la gestión del talento humano La coordinadora realiza: Gestión de la nómina, el reclutamiento y la selección de talento humano.

LAP hace presencia en 6 ciudades intermedias con un CD Centro de Distribución. En cada una cuenta con una flota propia de 8 camiones. Otros trabajan por contrato. En cada Centro de Distribución trabaja una planta de personal directa de 18, encargados de las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. Dirección General trabajan en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa y 180 contratadas de manera indirecta, que hacen su labor en la Bodega.

18 ¿Cuáles son las formas de vinculación laboral utilizadas en la Organización? En cada Centro de Distribución trabaja una planta de personal directa y otros empleados contratados de manera indirecta.

¿Conoce el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales? SI___

NO_X_

¿Se han realizado estudios de clima organizacional? Si la respuesta es SI, relacione las acciones que se han adelantado y su impacto en la gestión del talento humano. En cuanto al estudio de clima laboral, el año pasado, el Aprendiz SENA, como parte de su etapa productiva, realizó una encuesta de la cual se tienen algunos datos, que serán revelados en su oportunidad al celebrarse el contrato de consultoría.

III. Aspecto tecnológico

Describa la(s) tecnología(s) utilizada por la Organización, asociadas a cada proceso: Software propio para el control de inventarios que alimenta los módulos de contabilidad y tesorería.

IV. Aspecto económico

¿Cuáles son los productos o servicios ofrecidos por su Organización?

19 Comercialización de productos de alimentos y aseo.

¿Cuál es el mercado objetivo Nacional e Internacional de su Organización? El nicho de mercado está enfocado a cubrir tiendas de barrio, minoristas, y pequeños distribuidores, quienes adquieren productos relacionados con alimentos y aseo. ¿Cuáles son los tipos de clientes? Internos: Colaboradores, personal administrativo, logístico, transportadores. Externos: Distribuidores, minoristas, amas de casa, tiendas de barrio.

¿Cuáles son las tendencias y riesgos, que afectan la sostenibilidad de su Organización? Desmotivación laboral, bajo desempeño, competencia entre áreas, limitación en la toma de decisiones, profesionales posiblemente poco capacitados, impactado en las ventas, que han venido disminuyendo en un 30%, mientras los costos se han incrementado en un 12%.

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V. Aspecto Educativo

¿Cuáles son los oferentes de formación para su talento humano? La señora Carolina Prieto, es Tecnóloga en Gestión del Talento Humano y cuenta con 10 años de experiencia laboral.

¿Qué formación académica tienen sus colaboradores de acuerdo con los niveles organizacionales? Gerente: Santiago Preciado González Formación académica: Profesional Administración de Negocios Internacionales. Director Financiero y Administrativo: Ricardo Vargas Formación académica: Profesional en Contaduría Pública y Tecnólogo en contabilidad y finanzas del SENA. Director de Logística: Fernando Pérez Formación académica: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística y Cadena de Suministros. Coordinador Comercial: Carlos Rodríguez Formación académica: Tecnología en mercadeo y publicidad Coordinadora de Talento Humano: Carolina Prieto Formación académica: Tecnóloga en Gestión del Talento Humano

¿Cuáles son las necesidades de capacitación que ha identificado?

21 Dada la implementación del software propio, se ha restringido la capacitación en temas de desarrollo personal, ventas y mercadeo, únicamente se han desarrollado aquellas capacitaciones que tienen que ver directamente con el manejo de los productos. Por lo anterior, dentro de las necesidades de capacitación para el desarrollo de los colaboradores deben implementarse: Taller de comunicación, estrategias de mercadeo, manejo de software, atención y servicio al cliente, motivación y crecimiento personal.

VI. Aspecto ambiental

¿Qué Normativa ambiental afecta a la Organización? Legislación sanitaria - Decreto 3075 de 1997. Capitulo III. Personal manipulador de alimentos. Ley 9 de 1979: Medidas sanitarias para los alimentos, aditivos, bebidas o materias primas correspondientes o las mismas que se produzcan, manipulen, elaboren, transformen, fraccionen, conserven, almacenen, transporten, expendan, consuman, importen o exporten. Resolución 719 de 2015: Clasificación de alimentos de consumo humano de acuerdo con el riesgo en salud pública. Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible. Resolución 1397 del 25 de julio de 2018, sobre uso racional de bolsas plásticas y se adoptan otras disposiciones. DECRETO NÚMERO (1713) 06 de Agosto de 2002, Gestión Integral de Residuos Sólidos.

22 ¿Qué acciones implementa la Organización para minimizar el impacto ambiental?

Implementar el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de obtener la certificación y cumplimiento de normatividad vigente según el sistema.