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• Carlos del Razo

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Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Maestría en Administración de Instituciones Educativas. Administración de Personal. Resumen Tema 5: Desarrollo de las Capacidades Humanas.

Los ejecutivos de excelencia miran al futuro y se preparan para enfrentarlo. Uno de los medios más importantes para lograrlo es el desarrollo y capacitación de los administradores para que sean capaces de manejar nuevos problemas, demandas y retos. Es un hecho que los ejecutivos tienen la responsabilidad de ofrecer a sus subordinados oportunidades de capacitación y desarrollo para que rindan su máximo potencial. El término Desarrollo del Administrador se refiere a programas a largo plazo orientados al futuro y a los avances conseguidos por una persona en el aprendizaje de la administración. La Capacitación Administrativa atañe por su parte a los programas que facilitan el proceso de aprendizaje y es, en esencia, una actividad a corto plazo para contribuir a que los individuos desempeñen de mejor manera sus labores. Desarrollo Organizacional es un método sistemático, integrado y planeado para elevar la eficacia de grupos de personas y de la organización o de una unidad organizacional importante. Aprendizaje Organizacional: formación, capacitación y desarrollo. El aprendizaje es el proceso que permite a los individuos adquirir conocimientos de su ambiente y sus relaciones en el transcurso de su vida. El aprendizaje es un concepto relacionado con la práctica, el refuerzo, la retención y el olvido. El refuerzo, manifiesto en recompensas (estímulo positivo) o castigos (estímulo negativo), es importante para el aprendizaje. El aprendizaje es un proceso complejo donde influyen varios factores: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

El aprendizaje obedece a la ley del efecto. El individuo tiende a mantener un comportamiento que percibe recompensador o que produce algún efecto, y tiende a eliminar el comportamiento que no le trae ninguna recompensa. El aprendizaje obedece a la ley del estímulo. Si la recompensa es grande, el aprendizaje tiende a ser más rápido y efectivo, por el contrario, si es pequeña, no atrae ni mantiene la atención de la persona. El aprendizaje obedece a la ley de la intensidad. Si los ejercicios, entrenamientos y prácticas son intensos, el aprendizaje tiende a ser más rápido y efectivo; si la intensidad de la práctica es poca o el aprendizaje es muy superficial, la persona no retendrá lo que aprendió. El aprendizaje obedece a la ley de la frecuencia. Para aprender, la persona necesita ejecutar con frecuencia el nuevo comportamiento. Si algo se aprende y no se ejercita o se recuerda, se olvida. El aprendizaje obedece a la ley de la continuidad. Para aprender y mantener el nuevo comportamiento, es necesario que la persona lo ejercite con frecuencia y constancia para que haya continuidad entre lo aprendido y el desempeño efectivo. El aprendizaje obedece a la ley del descongelamiento. Aprender algo nuevo significa olvidar algo viejo. Descongelar la experiencia y los hábitos antiguos significa desaprenderlos para sustituirlos por nuevas experiencias y nuevos hábitos. El aprendizaje obedece a la ley de la complejidad creciente. Si una persona debe atender tareas complejas, el proceso de aprendizaje debe comenzar por los aspectos más sencillos, inmediatos y concretos y encaminarse, de manera paulatina, hacia los más complejos, mediatos y abstractos.

Existen aspectos fundamentales si se pretende cambiar algún comportamiento individual u organizacional:       

El individuo debe seguir los resultados de su desempeño para poder evaluarlo. El individuo aprende mejor cuando está motivado a aprender. El aprendizaje está influenciado por la recompensa y el castigo. La distribución de los periodos de aprendizaje debe tener en cuenta la fatiga, la monotonía y los periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido. El ejercicio y la práctica son indispensables para el aprendizaje y la conservación de habilidades. El aprendizaje eficiente de pende de la utilización de técnicas de instrucción adecuadas, que varían según lo que deba aprenderse y van desde la presentación verbal hasta las técnicas de adquisición de habilidades motrices. El aprendizaje depende de la aptitud y las capacidades individuales.

Una Organización de Aprendizaje es aquella capaz de adaptarse a cambios en el ambiente externo mediante la permanente renovación de su estructura y sus prácticas. La Organización de Aprendizaje se asocia por lo general con conceptos como compartimiento de la visión de la empresa, autoanálisis de los supuestos y prácticas prevalecientes, consideración de estructuras organizacionales radicalmente nuevas, creación de quipos de aprendizaje y establecimiento de vínculos con entidades fuera de la empresa para la generación de nuevas ideas y perspectivas. Formación es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos cada vez más elevados. En general son programas a mediano y largo plazo. Capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. La capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, producir resultados de calidad, dar excelente servicio a sus clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización. A través de la capacitación hacemos que el perfil del trabajador se adecue al perfil de conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último que implica una transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o maquinaria. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Sin embargo una vez incorporados los trabajadores a la empresa, ésta tiene la obligación de desarrollar en ellos actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su cometido. Desarrollo se refiere a la educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo. Tiene objetivos a largo plazo y generalmente busca desarrollar actitudes relacionadas con una determinada filosofía que la empresa quiere desarrollar. Está orientado fundamentalmente a ejecutivos. La capacitación es para los puestos actuales y la formación o desarrollo es para los puestos futuros. La capacitación y el desarrollo con frecuencia se confunden, puesto que la diferencia está más en función de los niveles a alcanzar y de la intensidad de los procesos. Ambas son actividades educativas. La capacitación ayuda a los empleados a desempeñar su trabajo actual y los beneficios de ésta pueden extenderse a toda su vida laboral o profesional de la persona y pueden ayudar a desarrollar a la misma para responsabilidades futuras. El desarrollo, por otro lado, ayuda al individuo a manejar las responsabilidades futuras con poca preocupación porque lo prepara para ello o más largo plazo y a partir de obligaciones que puede estar ejecutando en la actualidad. Toda empresa que en su presupuesto incluya el desarrollo de programas de capacitación, dará a conocer a sus empleados el interés que tiene en ellos como personas, como trabajadores, como parte importante de esa organización. La capacitación cuenta con objetivos muy claros, entre los cuales podemos mencionar:              

Conducir a la empresa a una mayor rentabilidad y a los empleados a tener una actitud más positiva. Mejorar el conocimiento del puesto a todos los niveles. Elevar la moral de la fuerza laboral Ayudar al personal a identificarse con los objetivos de la empresa. Obtener una mejor imagen. Fomentar la autenticidad, la apertura y la confianza. Mejorar la relación jefe-subalterno. Preparar guías para el trabajo. Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas. Promover el desarrollo con miras a la promoción. Contribuir a la formación de líderes dirigentes. Incrementar la productividad y calidad del trabajo. Promover la comunicación en toda la organización. Reducir la tensión y permitir el manejo de áreas de conflicto.

Debido a la importancia que tiene la capacitación, ésta debe ser de forma permanente y continua, de forma que se puedan alcanzar las metas trazadas. El beneficio de la capacitación no es sólo para el trabajador, sino también para la empresa; ya que para ambos constituye la mejor inversión para enfrentar los retos del futuro. Entre los beneficios podemos mencionar:        

Permite al trabajador prepararse para la toma de decisiones y para la solución de problemas. Promueve el desarrollo y la confianza del individuo. Ofrece herramientas necesarias en el manejo de conflictos que se den dentro de la organización. Logra metas individuales. Eleva el nivel de satisfacción en el puesto. Mejora la comunicación entre los trabajadores. Ayuda a la integración de grupos. Transforma el ambiente de trabajo en la empresa, haciendo más agradable la estadía en ella. Detección de las necesidades de Capacitación.

Antes de elegir programas específicos de capacitación y desarrollo se deben considerar tres tipos de necesidades: Las necesidades de la organización incluyen elementos como los objetivos de la empresa, la disponibilidad de administradores y los índices de rotación. Las necesidades relativas a las operaciones y el trabajo en sí mismo pueden determinarse con base en las descripciones de funciones y las normas de desempeño. Los datos sobre las necesidades individuales de capacitación pueden extraerse de evaluaciones de desempeño, entrevistas con los empleados, pruebas, estudios y planes de desarrollo profesional individuales. Debido a que la meta primaria de la capacitación es contribuir a las metas globales de la organización, es preciso desarrollar programas que no pierdan de vista las metas y estrategias organizacionales. Las operaciones organizacionales abarcan una amplia variedad de metas que comprenden personal de todos los niveles, desde la inducción hacia el desarrollo ejecutivo. Además de brindar la capacitación necesaria para un desempeño eficaz en el puesto, los patrones ofrecen capacitación en áreas como el desarrollo personal y el bienestar. El primer paso en el proceso de capacitación es detectar las necesidades de capacitación, esto contribuye a que la empresa no corra el riesgo de equivocarse al ofrecer una capacitación inadecuada, lo cual redundaría en gastos innecesarios. Para detectar las necesidades de capacitación deben realizarse tres tipos de análisis: 1.

2. 3.

Análisis Organizacional: Es aquél que examina a toda la compañía para determinar en qué área, sección o departamento, se debe llevar a cabo la capacitación. Se debe tomar en cuenta las metas y los planes estratégicos de la compañía, así como los resultados de la planeación en recursos humanos. Análisis de Tareas: se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del personal que va a incorporarse en las capacitaciones. Análisis de la Persona: dirigida a los empleados individuales. En este análisis debemos hacernos dos preguntas ¿a quién se necesita capacitar? Y ¿qué clase de capacitación se necesita? En este análisis se debe comparar el desempeño del empleado con las normas establecidas de la empresa. Es importante aclarar que esta información la obtenemos a través de una encuesta.

En la fase de detección de las necesidades de capacitación se presentan elementos a considerar que facilitan la clasificación de dichas capacitaciones según:   

Tiempo: a corto plazo (menos de un año) y a largo plazo. Ámbito: generales (conocimiento de la empresa, procesos) y específicas. Situación laboral: para formación inicial (costumbres y procedimientos), manutención y desarrollo, complementación (reubicación o reemplazo) y especialización (promoción o ascensos).

El detectar las necesidades de capacitación del Recurso Humano tiene entre otras las siguientes ventajas:  

Permite planificar y ejecutar las actividades de capacitación de acuerdo a prioridades y utilizando los recursos de manera eficiente. Mide una situación actual que servirá de línea base para evaluar la efectividad posterior a la capacitación.

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Conocer quiénes necesitan capacitación y en qué áreas. Conocer los contenidos que se necesita capacitar. Establecer las directrices de los planes y programas. Optimizar el uso de recursos. Focalizar el objeto de intervención.

Técnicas De Detección De Necesidades. 

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Observación directa: debe ser realizada en el sitio de trabajo y deben ser comparadas con un patrón de conductas esperadas. En tareas más o menos repetitivas se usan listas de verificación y en las habilidades más especializadas se usan guías de observación aplicadas por más de un evaluador. Entrevista: a base de preguntas abiertas o estructuradas. Encuestas: con preguntas abiertas o cerradas. Análisis de problemas: permite el manejo de situaciones indicadoras de anormalidad. Generalmente se hace un análisis grupal de la situación. Lluvia de ideas: creatividad, análisis participativo. Ley de Pareto: problemas/ impacto, actividades/ resultados, causas/ problemas. Evaluaciones psicológicas de selección de personal. Evaluación de desempeño. Modelos de Capacitación

En los centros de trabajo existen muchas oportunidades de desarrollo. Al mismo tiempo que aprenden, los aprendices pueden contribuir al cumplimiento de los propósitos de la empresa. La capacitación es necesaria e importante tanto para los supervisores como para los empleados que tienen el potencial para ocupar esta posición. A pesar de que los objetivos de la capacitación no son los mismos, las técnicas del curso son iguales. Para seleccionar una técnica de capacitación deben considerarse varios factores:      

La efectividad respecto al costo. El contenido deseado del programa. La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta. Las preferencias y la capacidad de las personas que reciben el curso. Las preferencias y capacidades del capacitador. Los principios de aprendizaje a emplear.

Técnicas de Capacitación Aplicadas. Técnicas de Capacitación aplicadas en el sitio de trabajo: Avance planeado: Es una técnica que da clara idea a los administradores de su trayectoria de desarrollo. Los administradores saben dónde están y a dónde van, conocen los requisitos que deben cumplir para ascender y los medios para lograrlo. Instrucción directa sobre el puesto: la cual se da en horas laborables. Se emplea para enseñar a obreros y empleados a desempeñar su puesto de trabajo. Se basa en demostraciones y prácticas repetidas, hasta que la persona domine la técnica. Esta técnica es impartida por el capacitador, supervisor o un compañero de trabajo. Rotación de Puesto: se capacita al empleado para ocupar posiciones dentro de la organización en periodo de vacaciones, ausencias y renuncias. Se realiza una instrucción directa. Su propósito es enriquecer los conocimientos de los administradores, reale o en potencia. Creación de puestos de “asistente”: Se busca la ampliación de la perspectiva de los aprendices al permitírseles trabajar muy de cerca con administradores experimentados capaces de conceder atención especial a las necesidades de desarrollo de los empleados en capacitación. Ascensos temporales: Es común que a ciertos individuos se les nombre “Administradores interinos”. Si este toma decisiones y asume plena responsabilidad, la experiencia puede ser muy valiosa.

Comités y directivos asociados: Esta modalidad de capacitación ofrece a los empleados la oportunidad de interactuar con administradores experimentados. Además, permite a los principiantes familiarizarse con una amplia variedad de asuntos referentes a la organización en su conjunto. Entrenamiento: Proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. Técnicas de Capacitación aplicadas fuera del sitio de Trabajo: Conferencias, videos, películas, audiovisuales y similares: estas técnicas no requieren de una participación activa del trabajador, economizan tiempo y recurso. Ofrecen poca retroalimentación y bajos niveles de transferencia y repetición. Cursos universitarios sobre administración: En muchas universidades se imparten cursos, talleres, conferencias, diplomados y programas formales para la capacitación. Simulación de condiciones reales: permite transferencia, repetición y participación notable, generalmente las utilizan las compañías aéreas, los bancos y los hoteles. Consiste en la simulación de instalaciones de operación real, donde el trabajador se va a aprender de manera práctica su puesto de trabajo. Actuación o socio drama: esta técnica da la oportunidad al trabajador a desempeñar diversas identidades; crea vínculos de amistad y de tolerancia entre los individuos y permite reconocer los errores. Estudio de casos: permite al trabajador resolver situaciones parecidas a su labor. El trabajador recibe sugerencias de otras personas y desarrolla habilidades para la toma de decisiones. En esta técnica de capacitación, se practica la participación, más no así la retroalimentación y la repetición. Lectura, estudios Individuales, instrucción programada: se refiere a cursos basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos programas de computadoras. Los materiales programados proporcionan elementos de participación, repetición, relevancia y retroalimentación, la transferencia tiende a ser baja. Capacitación en Laboratorios de Sensibilización: consiste en la modalidad de la capacitación en grupo. Se basa en la participación, retroalimentación y repetición. Se propone desarrollar la habilidad para percibir los sentimientos y actitudes de las otras personas. Tecnologías de Módem para la capacitación electrónica. El aprendizaje electrónico (e-learning) ha sido usado con provecho en las compañías que requieren de conocimiento intensivo. Todo proceso de capacitación se debe considerar como un sistema, los motivos que los originan pueden ser diversos, por ejemplo, la modernización de los procesos de trabajo para hacerlos más eficientes y seguros o bien para la actualización de los Recursos Humanos, entre otros, cualquiera que sea este, debe responder a las necesidades y resultados esperados. Existen diversos modelos o procesos como comúnmente le llaman de llevar a cabo un programa de capacitación, dentro de las tendencias contemporáneas encontramos los siguientes Modelos: 1.

2.

3.

Modelo Tradicional: se concibe como un medio que proporciona al individuo los conocimientos necesarios que le permitan desempeñarse con mayor eficacia y eficiencia en su puesto de trabajo y prepararse para sumir responsabilidades de mayor envergadura. Este modelo en términos de la cartera de servicios suele caracterizarse por cursos temáticos, entrenamientos, Maestrías y Doctorados, fundamentalmente por vía presencial, así como la asistencia a Eventos, Talleres y Conferencias convocadas por otras instituciones. Modelo de gestión por competencias: En este modelo es necesario desglosar y agrupar los temas en las competencias que involucra el mismo; y a su vez las competencias que involucra cada tema. Debe ser enseñado de forma individual para que los conocimientos sean asumidos con mayor facilidad, creando así una base de datos práctica, dinámica y operativa. Modelo Rolf Arnold: Importante para promover la competencia en cuestión dado que se crean grupos de trabajo automotivados. El punto débil de este modelo es que se le da menor importancia a la promoción de puestos. En este modelo se explica el nivel de penetración que posee cada técnica con relación a la competencia que se desea fortalecer o enseñar.

4. 5.

6.

Modelo Chiavenato: se subdivide el entrenamiento en uso, tiempo y aplicación; donde se describe el tipo de entrenamiento, la finalidad y los medios a utilizar, para conseguir el objetivo. Modelo Capinte: se fundamenta en un modelo integral que responde a la solución de problemas que resultan de deficiencias o carencias en cuanto a los conocimientos, habilidades y actitudes que todo trabajador debe poseer para el desempeño eficiente de un puesto determinado. Modelo Zener: dispone de indicadores de fácil determinación, que permiten evaluar el proceso de selección, entrenamiento y evolución del personal en la empresa con lo cual brinda la posibilidad adicional de utilizarse como una herramienta de dirección. Evaluación de la Capacitación y el desarrollo.

La etapa final del proceso de Capacitación es la evaluación de los resultados obtenidos. Es necesario evaluar la eficiencia del programa de Capacitación. Esta evaluación debe considerar 2 aspectos: 1. 2.

Determinar si la capacitación produjo modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados. Verificar si los resultados de la capacitación presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

La evaluación de los resultados de la capacitación puede hacerse en 3 niveles: 1.

En el nivel Organizacional: Debe proporcionar resultados como: a. Aumento de la eficacia organizacional. b. Mejoramiento de la imagen de la empresa. c. Mejoramiento del clima organizacional. d. Mejores relaciones entre empresa y empleado. e. Facilidad en los cambios y en la innovación. f. Aumento de la eficiencia, etc.

2.

En el nivel de los Recursos Humanos: Debe proporcionar resultados como: a. Reducción de la Rotación de personal. b. Disminución del ausentismo. c. Aumento de la eficiencia individual de los empleados. d. Aumento de las habilidades de las personas. e. Elevación del conocimiento de las personas. f. Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas, etc.

3.

En el nivel de las tareas y las operaciones: Debe proporcionar resultados como: a. Aumento de la productividad. b. Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios. c. Reducción del ciclo de producción. d. Mejoramiento de la atención al cliente. e. Reducción del índice de accidentes. f. Disminución del índice de mantenimiento de máquinas y equipos, etc.

Los procesos de desarrollo de las personas pueden evaluarse conforme al continuum ilustrado, que va desde una situación de precariedad hasta una situación de complejidad.

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2

3

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5

6

Reactivo

8

9

10

Planeado

Casual Aleatorio

7

Desarrollo de personas

Intencional Proactivo

Visión a corto plazo

Visión a largo plazo

Basado en la imposición

Basado en el consenso

En el extremo izquierdo de este continuum, el desarrollo es casual por que las oportunidades de entrenamiento se presentan al azar, sin ninguna clase de planeación; aleatorio, porque el entrenamiento se dirige sólo a unas cuantas personas de la organización escogidas al azar; reactivo, porque se utiliza solo para resolver problemas y carencias que ya existen; de visión a corto plazo, porque busca solucionar los problemas actuales sin considerar perspectivas a largo plazo o en el futuro; basado en la imposición, porque el entrenamiento se asigna e impone a las personas, independientemente de sus deseos o aspiraciones. En el extremo derecho del continuum, el desarrollo es planeado porque utiliza la planeación estratégica de la organización para preparar a las personas con miras al futuro; intencional, porque busca alcanzar objetivos a corto, mediano y largo plazo mediante cambios de comportamiento que sustenten los cambios organizacionales; proactivo, porque se orienta hacia adelante, hacia el futuro y hacia el destino de la organización y de las personas que trabajan en ella; de visión a largo plazo, porque se sintoniza con la planeación estratégica y se orienta hacia cambios definitivos y globales; basado en el consenso, porque no se impone desde arriba, sino que se consultan las aspiraciones de las personas.

Bibliografía. Aquino, J., y Arecco, M. (1996). Recursos Humanos. Buenos Aires: Ediciones MACCHI. Koontz, H., y Eihirich, H. (2007). Administración; una perspectiva global. México: McGraw Hill. Chiavenato, I. (2006). Administración de Recursos Humanos. México: McGraw Hill.