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• JOSE ANDRES MORENO NOVOA

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1. Fundamentos de Sistemas ERP y Arquitectura de SAP® B1 1.1. Concepto de Sistema ERP Un sistema ERP es un sistema de gestión empresarial, sobre el que se integra la gran mayoría de los procesos de una empresa. ERP es un acrónimo de Enterprise Resource Planning, Planificador de Recursos Empresariales, y define una categoría de soluciones software. ERP define realmente un concepto, englobar los procesos de negocio en una única herramienta, aunque no está normalizada la definición concreta de qué procesos debe contemplar. Dicho esto, es lógico pensar que existen sistemas ERP que poseen muchos más módulos que otros, pero la ausencia o presencia de determinadas funcionalidades no es suficiente para calificar una aplicación de sistema ERP.

Habitualmente, un sistema ERP conlleva al menos la gestión de logística e inventario, de facturación y ventas, de contabilidad y de aprovisionamiento. Otros posibles módulos de los sistemas ERP pueden ser producción, recursos humanos, CRM,… Desde los años 90, el mercado de los sistemas ERP ha ido en crecimiento constante. En la actualidad hay una enorme cantidad de productos que se enmarcan en esta categoría de software, si bien el hecho de que sea un concepto ambiguo favorece la diversidad de funcionalidades. A pesar de lo anterior, existe una serie de elementos comunes presentes en casi la totalidad de los sistemas ERP: 

Se tratan de sistemas informáticos que dan soporte a los procesos diarios de la empresa (conocidos como Sistemas OTLP). Aunque los ERP disponen de funcionalidades de análisis propias de Business Intelligence, la realidad es

que su fundamento principal es el registro y consulta de operaciones del día a día. 

Se basan en una base de datos común, un mismo repositorio de datos. Se aplica la filosofía del “dato único”, evitando en todo momento la duplicidad innecesaria de información. Por ejemplo, las empresas que disponen de sistemas de facturación y contabilidad independientes poseen información duplicada de sus clientes: su código, su nombre fiscal, sus datos de contacto,… Registrar y mantener al día esta información es costoso, y cuando esto no ocurre, surgen incongruencias o errores. En cambio, las empresas que tienen los procesos de facturación y contabilidad en un mismo sistema ERP, tienen la información de los clientes centralizada en un único lugar.



Poseen una interfaz homogénea, favoreciendo una experiencia de usuario coherente. A diferencia de otros programas que tienen aspectos y comportamientos diferentes según el tipo de transacción, la utilización de un sistema ERP es consistente, de manera que la curva de aprendizaje es menor.



Prestan soporte a la gestión de inventarios, facturación y finanzas. A pesar de que los sistemas ERP son diversos y poseen multitud de módulos, los tres ámbitos aquí mencionados permanecen como constante en casi todos ellos.

1.2. ¿Qué resuelven los sistemas ERP? De forma general, en las empresas que tienen dificultades con su Sistema de Gestión la causa suele ser una de las siguientes razones: 

    



La empresa carece de herramientas suficientes que den soporte a todos los procesos, en su lugar dispone de herramientas puntuales y el resto de procesos se realizan a mano. La empresa basa su gestión en hojas de cálculo. La empresa dispone de herramientas independientes entre sí, no interconectadas, con silos de información. La empresa se apoya en software obsoleto, con escaso mantenimiento y que no evoluciona. La empresa ha basado sus procesos de negocio en la herramienta informática, y no al revés. Excesiva dependencia de software desarrollado a medida, con mantenimiento inferior a las necesidades de la organización o elevados costes. El software empleado carece de un buen análisis o diseño, no da soporte a Buenas Prácticas o está basado en criterios informáticos y no de negocio.



El software empleado no está debidamente implantado, con carencias en su configuración (parametrización), las adaptaciones que eran imprescindibles o la formación del personal. Se carece de un buen soporte técnico.

En base a la problemática anteriormente comentada, puede resumirse que los sistemas ERP tratan de resolver los problemas de gestión empresarial de las compañías. De una forma más concreta, dicha resolución de problemas se concentra en lo siguiente:  

 

 

A través de la filosofía de dato único, simplificar el registro de información y asegurar su coherencia. A través de un sistema único y una interfaz homogénea, favorecer la coordinación de los trabajos realizados en la empresa y potenciar la interacción de los trabajadores. A través de un sistema robusto, evitar problemas de mal funcionamiento o datos incorrectos. A través de un sistema escalable, favorecer el adecuado crecimiento de la empresa, la respuesta eficaz al aumento del volumen de trabajo y el rendimiento en general de las herramientas informáticas. A través de un sistema completo, evitar las tareas manuales, mecánicas o los puntos de ineficiencia operativa. A través de informes integrales, permitir la visión global del estado actual de la organización y favorecer la toma de decisiones.

1.3. Historia de Sistemas ERP En la década de los años 50 del pasado siglo XX, el Gobierno de Estados Unidos empleó programas especializados de investigación de cara a controlar la logística de las campañas bélicas que desempeñaba. En un escenario cada vez más alejado de su territorio (Europa y el Pacífico en la Segunda Guerra Mundial, Corea durante los años 50), Estados Unidos veía cómo la gestión de la logística tenía un impacto cada vez mayor en los resultados finales de sus operaciones militares. Aprovechando la tecnología existente en ese momento, grandes computadoras de la época, se desarrollaron sistemas para calcular las necesidades de inventario y producción. Dichos sistemas fueron el precursor de lo que más tarde se conocería como Planificador de Requerimientos de Material, o Material Requirements Planning (MRP). Diez años más tarde, en la década de los años 60, los sistemas MRP empiezan a implantarse en las empresas estadounidenses, especialmente aquellas destinadas al ámbito de la fabricación industrial. Los objetivos de los sistemas MRP eran: 

Asegurar la disponibilidad de materiales para fabricar

 

Planificar las actividades de fabricación y compra Mantener el nivel más bajo posible de stock

El fundamento operativo de los sistemas MRP era muy sencillo, puesto que se basaba en operaciones simples destinadas a determinar cuánto material se requería para la fabricación. Sin embargo, la verdadera utilidad no radicaba en que el algoritmo de cálculo fuera muy complejo sino en una cuestión de volumen de datos: se trataba de realizar numerosos cálculos de manera interrelacionada, donde el vínculo de unos materiales con otros multiplicaba las operaciones a realizar. A pesar de ello, los sistemas MRP tenían una serie de carencias, como por ejemplo la falta de control de capacidad (en ocasiones los planes no tenían en cuenta la capacidad operativa de la propia fábrica, por lo que era necesario adaptarlos a mano). Esto provocó que muchas empresas continuaran operando con stocks mínimos de seguridad y técnicas informales de previsión de materiales. Posteriormente, en los años 80 el concepto de MRP evolucionó hacia el Planificador de Recursos de Producción, o Manufacturing Resource Planning (MRP II). El MRP II tomaba en consideración para sus cálculos la perspectiva económica, el control de la capacidad, la mejor gestión de personal y otros elementos. Durante las décadas de los años 80 y 90, surge una explosión en la utilización de la tecnología en las empresas, especialmente la informática. Fruto de ello es el surgimiento de nuevas herramientas y aplicaciones de gestión. En dicha línea de innovación constante, el avance de MRP II, orientado hacia una integración cada vez mayor de los procesos de la empresa, produjo a su vez el concepto de los Planificadores de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP).

1.4. Resumen sobre SAP® AG SAP® AG son las siglas de Systeme, Anwendungen und Produkte AktienGesellschaft (Sistemas, Aplicaciones y Productos S.A.) y conforman el nombre de una de las empresas informáticas más importantes del mundo. En la actualidad poseen su sede central en la pequeña ciudad alemana de Walldorf, de unos 15.000 habitantes. La presencia de SAP® en dicho lugar ha propiciado que se convierta en una de las ciudades más prósperas de toda Alemania.

SAP® AG comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, y es especialista en sistemas de gestión ERP. En la actualidad está considerada como el tercer proveedor independiente más grande del mundo (sólo superada por Microsoft y Oracle), y el mayor de la Comunidad Europea. A continuación mostramos algunas cifras del volumen de negocios de SAP® AG:      

Sus ingresos en el año 2012 fueron de 16.300 millones € Existen más de 12 millones de usuarios de sus soluciones, ubicados en más 120 países Existen 109.000 instalaciones de productos SAP® Más de 40.000 empresas tienen Soluciones SAP® Existen proveedores colaboradores de SAP® con más de 25 Soluciones Industriales propias Posee más de 53.000 empleados SAP®

1.5. Breve Historia de SAP® SAP® fue fundada en 1972 en la ciudad de Mannheim, Alemania, por Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner, todos ellos ingenieros y antiguos empleados de IBM. El nombre de la compañía se inspiró en el nombre de la misma división en la que trabajaban en IBM.

El objetivo final de SAP® en sus inicios era proporcionar soluciones integrales para las empresas, de manera que exista un sistema único que dé soporte a todas las áreas de negocio, si bien comenzó construyendo aplicaciones enfocadas al ámbito financiero y que luego se extenderían al área de logística y otros.

Inicialmente su sede central estaba en Weinheim, Alemania. El primer cliente de SAP® AG fue Imperial Chemical Industries, compañía inglesa dedicada al sector industrial químico, en 1972. En 1973, se lanza la solución SAP® RF, en la que la sigla R proviene de “Realtime data processing” (procesamiento de datos en tiempo real) y la sigla F marca una clara orientación al ámbito financiero. Este sistema pronto se considerará el primero de una serie, por lo que popularmente se le conoce como SAP® R/1. En 1975 el producto ya permite la gestión de compras, inventario y facturación. En 1977 SAP® posee más de 25 empleados, y decide desplazar su sede central a la ciudad alemana de Walldorf. Ese mismo año, SAP® comienza a realizar implantaciones fuera de su país, concretamente a dos empresas en Austria. En 1979, SAP® lanzó la solución SAP® R/2, como evolución de la solución anterior y fruto de una labor de rediseño en profundidad de su aplicación. Dos años más tarde, en 1981, SAP® R/2 alcanza un altísimo nivel de estabilidad. En 1982, SAP® celebra sus diez años de historia, con una cartera de más de 250 clientes ubicados en Alemania, Austria y Suiza, generando una facturación superior a los 24 millones de marcos alemanes y alcanzando la cifra de 100 empleados en plantilla. Ese mismo año, uno de sus fundadores, Claus Wellenreuther, abandona la compañía.

Al finalizar el año 1985, SAP® se halla en una clara expansión internacional, estableciendo una sede en Suiza que genera una alta actividad, y amplía de manera significativa su plantilla, pasando de 100 empleados en 1982 a más de 250 empleados al finalizar 1985. En estos últimos años, SAP® ha dedicado gran parte de su esfuerzo a ampliar las funcionalidades de su producto, especialmente en los ámbitos de gestión contable de Activos Fijos, gestión de materiales, gestión de recursos humanos. En 1987, SAP® se extiende a países de habla no germana: Holanda, Francia, España y Gran Bretaña. A esa fecha, SAP® poseía más de 500 empleados y facturaba más de 152 millones de marcos alemanes. También en ese año es cuando comienza a concebirse la necesidad de una nueva generación de productos: empieza a germinar la semilla de SAP® R/3. En 1988, ocurren dos hitos adicionales en la historia de SAP®. Por un lado, la compañía se expande a Dinamarca, Suecia, Italia y va más allá del mercado europeo alcanzando Estados Unidos. Por otro lado, DowChemicals se convierte en su cliente número 1.000. En 1989 SAP® destina el 33% de sus ingresos a investigación y desarrollo. Surge el entorno de programación ABAP/4, se implantan cuatro entornos UNIX para desarrollar software, y SAP® R/3 empieza a tomar forma. En el año 1991, SAP® muestra oficialmente las primeras transacciones de SAP® R/3 en el congreso CeBIT de Hanover, y la respuesta de los asistentes fue altamente positiva. Determinados aspectos de la solución, tales como la arquitectura cliente-servidor, fundamentada en bases de datos relacionales e interfaz de usuario uniforme destacan como factores clave. En este año, la compañía posee más de 2700 empleados, presencia en 31 países, 2.200 clientes y alcanzando 700 millones de marcos alemanes de facturación. En Julio de 1992, se lanza oficialmente la solución SAP® R/3. En 1993 y 1994 SAP® se expande al mercado asiático, operando en Japón y China, respectivamente. En 1996 la compañía Coca-Cola decide implantar SAP® R/3 para su gestión. Otras compañías de alto nivel, como General Motors, siguen esta decisión con interés, y pronto también implantarán esta solución para su gestión interna. En el año 2000, con más de 24.000 empleados en más de 50 países y generando 6.300 millones de euros de ingresos, SAP® se convierte en la tercera empresa más grande del mundo de desarrollo de software. A partir de ese año, surgen nuevas tendencias adicionales al concepto ERP que son abordadas por SAP® , tales como E-Business o Arquitecturas SOA. En el año 2002, SAP® adquiere TopManage Financial Systems, una empresa de desarrollo de software ubicada en Israel. El motivo es adaptar su sistema para el mercado de la pyme. Nace con esta adquisición SAP® Business One. En el año 2003, surge la solución mySAP® ERP, compuesto por SAP® R/3 y diversos módulos como SAP® Strategic Enterprise Management (SEM). En 2004, cambios profundos de la arquitectura de la solución hizo que SAP® R/3 evolucionara a SAP® ERP Central Component (SAP® ECC).

En el año 2005, SAP® realiza varias adquisiciones de empresas pequeñas pero prósperas, que le permiten ampliar notablemente su portafolio de soluciones. Desde entonces, la compañía establece este método como vía de crecimiento sostenible, incorporando entre otras: Pilot Software, Yusa, OutlookSoft, Wicom, MaXware,… En el año 2006, SAP® anuncia que su solución para pyme, SAP® Business One, alcanza las 10.000 instalaciones tras sólo 4 años, lo que supone el 30% de los ingresos totales por ventas de licencias. En 2008, SAP® adquiere Business Objects, empresa especializada en reporting y soluciones de Business Intelligence. A partir del año 2009, la recesión económica a nivel mundial también afecta al multinacional alemán. SAP® se ve obligada a disminuir su plantilla y reconducir buena parte de su línea estratégica, consiguiendo mantener su margen de rentabilidad a pesar de las duras circunstancias del mercado. En el año 2010, SAP® adquiere la empresa Sybase por casi 6.000 millones de dólares. Hasta ese momento, Sybase era la empresa más importante del mundo en soluciones de movilidad y acceso remoto a información. En octubre de 2010, SAP AG anunció el lanzamiento de SAP HANA 1.0 (Highperformance Analytics Appliance), un aparato en memoria para Business Intelligence que permite análisis en tiempo real. En 2011, SAP® acordó la compra de SuccessFactors Inc. por 3.4 billones en efectivo o un 52 por ciento más que el precio de cierre de las acciones el 2 de diciembre de 2011. Con la adquisición, SAP® será más competitivo con Oracle Corporation en el mercado de computación en la nube. En mayo de 2012, SAP® ha anunciado la adquisición de Sunnyvale, California, la cadena de suministro de red del operador Ariba Inc. por unos 4.3 mil millones de dólares. SAP® dijo que ofrecerá 45 dólares por acción. La adquisición se supone que se completará en el tercer trimestre de 2012, sujeto a la aprobación de los accionistas y los reguladores de Ariba.

1.6. Un ecosistema de partners En la actualidad SAP® se dedica íntegramente a desarrollo y mantenimiento de sus soluciones de software, por lo que para la implantación de las mismas en las empresas ha decidido apoyarse en una red de colaboradores estratégicamente seleccionados. Estos colaboradores se conocen como partners de SAP®, y son entidades independientes de la multinacional. Estos partners dedican su labor a implantar soluciones de SAP® en empresas que han contactado por sí mismos o bien que han sido derivadas por la propia central.

La labor de los partners va mucho más allá de la mera venta de licencias e instalación. Asumen la labor comercial de la venta, toda la gestión del proyecto

de implantación (incluyendo el análisis de los procesos de negocio de la empresa donde se va a implantar, la formación a los usuarios,…) y la labor de mantenimiento a primer nivel. Por lo tanto, tienen un papel muy activo en la puesta en marcha de las aplicaciones. También existen partners que, en lugar de centrarse en poner en productivo soluciones de SAP® para empresas clientes, han construido determinados módulos complementarios a dichas soluciones. Algunos de esos módulos o soluciones verticales adquieren tanta demanda en el mercado y poseen tanta relevancia, que los partners que los han construido se centran en mejorar y mantener su solución particular, aplicando el mismo modelo de negocio que tiene SAP® pero a una menor escala. Para ser partner, las empresas deben superar un análisis exhaustivo realizado por SAP® y el cumplimiento de rigurosos objetivos anuales, relacionados no únicamente con la venta de productos sino también con la presencia de personal debidamente certificado en soluciones SAP® . En la actualidad, SAP® posee un ecosistema de más de 7.000 partners, y existen más de 180.000 profesionales certificados.

1.7. SAP® en la actualidad Como se mencionó anteriormente, SAP® en la actualidad está considerada como el tercer proveedor independiente más grande del mundo (sólo superada por Microsoft y Oracle), y el mayor de la Comunidad Europea. SAP® es frecuentemente reconocida como líder, tanto por sus propios clientes como por informes independientes de alto prestigio, como por ejemplo los análisis de Gartner Inc.

A nivel de cuota de mercado, SAP® se muestra también como líder indiscutible en determinados ámbitos, especialmente en el de sistemas ERP.

Con presencia en más de 120 países, más de 40.000 empresas clientes, más de 50.000 empleados y con una facturación superior a los 12.000 millones de euros, SAP® se halla claramente en la cima de su industria.

1.8. Concepto de arquitectura cliente – servidor SAP® Business One se basa en una arquitectura cliente-servidor, una disposición muy común en muchos programas informáticos. En la arquitectura cliente-servidor, se establece dos roles: un rol que centraliza la información y suministra servicios (servidor) y un rol que se encarga de solicitar y utilizar dicha información y servicios (cliente). Esta distribución de tareas permite centralizar la gestión de información y la separación de las responsabilidades, facilitando y clarificando el diseño del sistema.

Básicamente, en el servidor de SAP® Business One:   

Se centraliza toda la información Se garantiza la coherencia de los datos Se envía y se recibe información de los clientes

En las estaciones de trabajo con SAP® Business One: 

Se opera con el programa, recibiendo y enviando información

1.9. Cliente fino vs Cliente grueso En la arquitectura cliente-servidor se suele diferenciar los “clientes finos” de los “clientes gruesos” (también denominados clientes pesados), en función de la carga de trabajo que administren. Un cliente fino (en inglés, thin client) apenas realiza carga de trabajo (cálculos y operaciones). Típicamente, los navegadores web son clientes finos: se encargan de recibir información de la web y mostrarla en pantalla, y aunque, permiten al usuario interactuar, las acciones de navegación son enviadas al servidor para que sean procesadas por éste. Otro ejemplo de cliente fino son los cajeros automáticos (ATM). Un cliente grueso o pesado (en inglés, fat client) es aquel que realiza funcionalidades por sí mismo, sin necesidad de que el servidor realice todas las operaciones. Este es el caso de SAP® Business One: cada vez que se genera un documento, por ejemplo, es la propia estación de trabajo la encarga de realizar las debidas validaciones previas. Si es factible generar el documento (stock suficiente en el caso de entregas de mercancía, por mencionar un caso), la estación de trabajo emitirá la solicitud de crearlo al servidor.

1.10. Conexiones remotas SAP® Business One permite conexiones remotas, más allá de la propia red local de la empresa. Esto es especialmente útil para empresas que poseen varias sedes dispersas geográficamente, pero que operan como una única compañía. En la actualidad, SAP® Business One permite conexión remota empleando Citrix Server o los Servicios de Escritorio Remoto (del inglés Remote Desktop Services), antiguamente conocido como Servicios de Terminal (o Terminal Services).

Los Servicios de Escritorio Remoto son un componente de los sistemas operativos Windows que permite a un usuario acceder a las aplicaciones y los datos almacenados en otro ordenador (servicios de escritorio remoto).

Se trata de la alternativa más habitual para conectarse remotamente a sistemas SAP® Business One, por su comodidad y fácil integración con el sistema operativo del servidor. Si el volumen de conexiones no es elevado, el propio servidor puede asumir ambas funciones: servidor de SAP® Business One y servidor de conexiones remotas. Sin embargo, si el volumen de conexiones es relativamente elevado, puede ser conveniente diferenciar ambas funciones en dos máquinas separadas: un servidor de SAP® Business One y otro servidor diferente para conexiones remotas Terminal Services o Remote Desktop Services.

1.11. Arquitectura de Base de Datos y SBOCommon Al tratarse de un sistema multi-sociedad, un servidor de SAP® Business One puede alojar la información de más de una empresa. Para asegurar la independencia y claridad de la información, así como por motivos de rendimiento, cada empresa está representada por una Base de Datos independiente. Una Base de Datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Un Base de Datos en informática viene representada por uno o más ficheros que engloban toda su información.

Para gestionar las Bases de Datos, SAP® Business One se apoya en un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD o RBDMS en inglés), una aplicación destinada a interactuar con los ficheros, mantener la integridad de los datos, obtener la información a través de lecturas eficientes, etc. SAP® Business One permite operar con tres Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD) diferentes: Microsoft SQL Server, IBM DB2 y SyBase. De los tres sistemas disponibles, el más popular con diferencia es Microsoft SQL Server. Además, SAP® Business One dispone de una base de datos adicional, que contiene información general sobre la propia instalación, sobre el sistema y sobre la versión y actualizaciones realizadas. Esta Base de Datos genérica se llama SBO-COMMON.

1.12. SAP® Server Tools Adicionalmente a las bases de datos, en el servidor de SAP® Business One también se halla un conjunto de servicios y utilidades, denominadas SAP® Server Tools.



  

SDK DI Server: permite la conexión de aplicativos diferentes al cliente habitual de SAP® Business One y que no pueden disponer de las librerías requeridas en su dispositivo. Este servicio es utilizado habitualmente para integrar dispositivos móviles (PDA, Smartphones,…) y crear aplicaciones vía web. Email (Mailer Server): servicio para el envío y recepción de correos electrónicos desde SAP® Business One. Backup Server: servicio para la programación de copias de seguridad. License Manager: servicio encargado de la validación de los usuarios.

De todos los servicios, destaca especialmente el License Manager, puesto que es el requerido para poder iniciar sesión en SAP® Business One. El License Manager es quien almacena la información necesaria de licencias para asegurar que las credenciales de los usuarios son válidas y la instalación de SAP® es original.

1.13. Concepto de AddOn Un Add-On en informática es un módulo que extiende las funcionalidades base de un producto. Se trata, por lo tanto, de un complemento que añade nuevas funcionalidades o modifica las existentes.

Un sinónimo de Add-On, utilizado en otras aplicaciones, es Plug-In. Conceptualmente son términos equivalentes, si bien en SAP® Business One el término convencionalmente empleado es Add-On. A pesar de que SAP® Business One posee centenares de transacciones, y están basadas en buenas prácticas empresariales, es posible que una empresa requiera determinadas funcionalidades añadidas, o implementar determinadas particularidades que den respuesta a necesidades concretas. Es a través de este concepto, Add-On, como SAP® trata de proporcionar toda la flexibilidad posible a sus clientes. Un Add-On puede ser algo tan sencillo como un control añadido en la generación de facturas, o un nuevo botón en una ventana que lanza un determinado informe. Pero también puede ser tan complejo como para contemplar todos los procesos específicos de un determinado ámbito empresarial (como el de hostelería). La siguiente figura proviene de la documentación oficial de SAP®, y en ella se indica que el código fuente de SAP® Business One (el núcleo del programa) no está disponible para modificaciones ajenas, por motivos evidentes de seguridad y estabilidad. En su lugar, SAP® suministra el Kit de Desarrollo de Software (SDK) para construir Add-Ons.

1.14. Add-Ons de SAP® La elaboración de Add-Ons no se limita a los partners de SAP® . También el propio fabricante suministra funcionalidades añadidas, completamente gratuitas, para complementar SAP® Business One. En la actualidad, los Add-Ons proporcionados por SAP® son los siguientes:

La activación y desactivación de AddOns puede realizarse a nivel específico para cada sociedad e incluso se puede configurar a nivel de usuarios, de manera que un AddOn puede ejecutarse para unos trabajadores y no estar disponible para otros.

1.15. AddOns de Implementación Un Add-On de implementación es un conjunto de funcionalidades desarrolladas utilizando el SDK para complementar SAP® Business One y satisfacer así requerimientos específicos de una determinada empresa. Es frecuente que una empresa tenga determinadas particularidades concretas, en forma de necesidades de gestión o criterios de negocio, y las funcionalidades predefinidas en SAP® Business One no sean suficientes.

Para estos casos, el partner de SAP® que fue encargado de implantar el producto puede dar respuesta a dichas necesidades, creando un Add-On específico. A dicho tipo de Add-On se suele denominar Add-On de Implementación.

Ejemplos de requerimientos que pueden causar la necesidad de un Add-On de Implementación:     

Controles adicionales en la generación de documentos Generación automatizada de documentos a partir de otros (por ejemplo, generar una actividad CRM tras generar un pedido de ventas) Validación adicional de datos Interfaces específicas con sistemas externos …

1.16. AddOns Verticales Un Add-On Vertical (también denominado solución vertical o solución sectorial) es un conjunto de funcionalidades destinadas a satisfacer los requerimientos de negocio de un determinado ámbito o sector. Las principales diferencias de un Add-On Vertical y un Add-On de Implementación son dos: 

Un Add-On Vertical está diseñado para resolver las necesidades de todo un segmento de empresas, aquellas que pertenecen a un mismo ámbito profesional. En su lugar, el Add-On de Implementación se fundamenta en responder las necesidades específicas de una organización (que pueden ser compartidas por otras empresas similares o no).



Un Add-On Vertical suele contemplar una mayor cantidad de funcionalidades y características que un Add-On de Implementación. Aunque ésta no se trata de una regla que siempre se cumple, lo habitual es que un Add-On de Implementación dé respuesta a necesidades concretas, puntuales, mientras que un Add-On Vertical recoge todos los procesos de una determinada tipología de empresas.

Ejemplos de ámbitos que pueden demandar soluciones específicas son:        

Empresas del ámbito sanitario Empresas de hostelería Empresas industriales concretas, tales como gestión de residuos Empresas de gestión de proyectos Empresas del sector de la construcción Empresas basadas en Comercio Electrónico Empresas de telemarketing y call centers … https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales

2. Estructura SAP® Business One 2.1. ¿Qué es SAP® Business One? SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integral (ERP), diseñada por SAP® AG para pequeñas y medianas empresas.

A diferencia de muchas aplicaciones que se centran en un área de negocio en concreto (como contabilidad o gestión de stocks), SAP® Business One es una solución integral. Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones de logística,… con el objetivo de atender las necesidades de gestión empresarial de toda una organización.

Existen multitud de aplicaciones que, aunque se denominan a sí mismas sistemas ERP, se componen de módulos prácticamente independientes, combinados entre sí pero careciendo de una base común. A diferencia de ellas: 

SAP® Business One posee una interfaz homogénea. No importa si está operando en el módulo de Finanzas, de Compras o de Recursos Humanos. El comportamiento del programa, su aspecto y la forma de trabajar con él es consistente. En cuanto aprenda a trabajar con dos o tres transacciones, ya sabrá moverse con todas las demás opciones del programa.



SAP® Business One se basa en la filosofía de dato único. Esto implica que se evita en la medida de lo posible que exista duplicidad de información y, si existe, se debe a un motivo razonable que da respuesta a una necesidad real de las empresas. Un

ejemplo de los beneficios de este enfoque es que, por mencionar un caso concreto, no existe discrepancia entre el saldo de un cliente que puede obtenerse de facturación y el saldo contable de dicho cliente que se obtiene consultando las finanzas (a diferencia de muchos otros programas informáticos). Dicho de otra forma, la información en SAP® Business One es robusta y coherente. 

SAP® Business One posee módulos altamente integrados. A diferencia de muchas aplicaciones de software en las que los módulos tienen una integración débil (apenas interactúan entre sí), en SAP® Business One las transacciones están altamente enlazadas entre sí. Por ejemplo, al realizar un cobro parcial se registra el documento de cobro (módulo Gestión de Bancos), se crea el asiento contable asociado (módulo Finanzas), se actualiza el saldo de ese cliente (visible desde el módulo Finanzas y desde el módulo de Interlocutores Comerciales, tal y como se tratará más adelante en este curso) y se actualiza el documento cobrado (visible desde el módulo Ventas), todo ello de manera automática y sincronizada. Asimismo, desde ese documento de cobro puedo acceder rápidamente a la ficha del cliente, al documento en sí o al efecto bancario generado, si es que se empleó dicho método.

Entre los diferentes beneficios que proporciona SAP® Business One, destacamos los siguientes: 

Integrar todos los procesos de una empresa, para generar una única plataforma de trabajo para todos los empleados.



Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están actualizados y disponibles.



Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios.



Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.

En esencia, SAP® Business One es: 

Un sistema multi-sociedad, puesto que permite gestionar varias sociedades independientes, cada una con su propia Base de Datos.



Un sistema multi-usuario. En SAP® Business One se permite la utilización del sistema por parte de varios usuarios, cada uno debidamente identificados con nombre y contraseña. Cada usuario puede tener privilegios diferentes incluso en Bases de Datos distintas (un usuario puede tener autorización para generar pedidos de cliente, entregas y facturas en una sociedad, y en otra tener sólo privilegios para consultar facturas y abonos).



Un sistema multi-ventana, simultáneamente.



Un sistema multi-moneda, puesto que permite trabajar con divisas.



Un sistema multi-almacén. En una misma sociedad pueden existir varios almacenes, cada uno de ellos con valores independientes de stock de mercancía, costes de Artículos, valores mínimos y máximos de inventario, etc.

permitiendo

operar

con

varias

transacciones

2. Estructura SAP® Business One 2.2. Elementos de SAP® Business One

SAP® Business One se compone de un conjunto de elementos desde la perspectiva de funcionalidades: 

13 módulos funcionales:



Gestión Finanzas Oportunidades Ventas Compras Interlocutores Comerciales Gestión de bancos Inventario Producción

       

  

Planificación de Necesidades Servicio Recursos Humanos Informes



Funcionalidades de informes (reporting) y navegación



Personalización del entorno



Gestión de alertas y flujos de trabajo



Un Kit de Desarrollo de Software



2.3. El módulo de Gestión El módulo de Gestión de SAP® Business One está indicado para todas las labores de administración y parametrización del sistema.

Entre todas las opciones del módulo de Gestión, destacamos las siguientes: 

Seleccionar Sociedad GL: útil para cambiar de usuario o cambiar de sociedad.



Inicialización del Sistema: parametrizaciones iniciales y de configuración base para utilizar SAP® Business One.



Definiciones: conjunto de parametrizaciones del sistema, tales como almacenes, grupos de interlocutores comerciales, grupos de artículos,…



Importación/Exportación de datos: conjunto de utilidades para importar información en SAP® Business One o exportar información del sistema a ficheros.



Utilidades: transacciones que suelen utilizarse de manera esporádica, generalmente para el mantenimiento del sistema o de su información. Ejemplo de transacciones de este tipo puede ser el cierre contable de ejercicio o el archivado de datos antiguos.



Procedimiento de autorización: permite definir flujos de trabajo, de manera que determinados usuarios tengan que validar la generación de documentos de otros, según las reglas de negocio que se determinen (por ejemplo, “el usuario Pedro tiene que evaluar los pedidos de compra que crea el usuario Juan, siempre y cuando el importe del pedido sea superior a 1.000 €”).



Licencia fiscal: permite gestionar las licencias de acceso al sistema, asignándolas a los usuarios registrados.



Add-ons: permite administrar los módulos adicionales (add-ons) del sistema.



Gestiones de alarma: permite configurar las alertas que se desea tener en el sistema.

2.4. El módulo de Finanzas El módulo de Finanzas de SAP® Business One está enfocado a contemplar toda la gestión contable de una empresa. Entre todas las opciones del módulo de Finanzas, destacamos las siguientes:



Definición y mantenimiento del Plan de Cuentas.



Generación de asientos manuales.



Gestión de documentos preliminares (borradores).



Modelos de transacción: permite establecer modelos de contabilizaciones, a modo de plantillas, que puedan ser posteriormente recuperados de manera que se simplifica la generación de asientos.



Contabilizaciones periódicas: permite planificar asientos contables en el tiempo, como por ejemplo pagos o cobros de alquiler o suministros.



Impresión de documentos: un asistente para imprimir masivamente un conjunto de documentos (apuntes contables, cobros, pagos, facturas,…).



Gestión presupuestaria: permite definir presupuestos, establecer cuantías y consultar informes comparativos presupuesto-real.



Contabilidad de costes: permite definir centros de coste y beneficio, establecer normas de reparto y consultar informes de contabilidad analítica.



Informes financieros: balance, balance de sumas y saldos, cuenta de pérdidas y ganancias, informes fiscales,…

2.5. El módulo de Oportunidades El módulo de Oportunidades de SAP® Business One está enfocado a la gestión de preventa, y conforma uno de los elementos CRM (Customer Relationship Management, Gestión de la Relación con los Clientes) del producto. La combinación del módulo de Oportunidades, del módulo de Servicio y de las Actividades (módulo Interlocutores comerciales) conforman un sistema CRM totalmente integrado en SAP® Business One.

Entre todas las opciones del módulo de Oportunidades, destacamos las siguientes: 

Gestión de oportunidades: cada oportunidad es un expediente de preventa, donde puede registrarse toda la información relacionada con esa acción comercial.



Informes de oportunidades: facilita y permite el seguimiento de dichos expedientes, disponiéndose de multitud de filtros.

2.6. El módulo de Ventas El módulo de Ventas de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de ventas de una organización, desde la elaboración de un presupuesto hasta la propia facturación.

Entre todas las opciones del módulo de Ventas, destacamos las siguientes:  Ofertas: presupuestos comerciales.  Pedido de clientes.  Entrega.  Devolución:

documentos que corrigen

Entregas.  Factura de clientes.  Abono de clientes: corrección de facturas.  Asistente de creación de documentos:

permite la generación de documentos de forma masiva a partir de otros documentos previamente generados en el sistema (un ejemplo concreto es la generación de facturas a partir de documentos de entrega)  Impresión

impresión masiva.

documento: permite la de documentos de forma

 Informes de ventas: conjunto de informes

relacionados con circuitos de ventas.

2.7. El módulo de Compras El módulo de Compras de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de compras y aprovisionamiento de una organización, desde la elaboración de una solicitud de presupuesto a proveedores hasta la propia factura de compras. Entre todas las opciones del módulo de Compras, destacamos las siguientes: 

Pedido a proveedores.



Entrada de mercancías.



Devolución: documentos que corrigen Entradas.



Factura de compras.



Abono de proveedores: corrección de facturas.



Informes de compras: conjunto de informes relacionados con circuitos de compras.

Generalmente, no suele existir diferencias entre los conceptos de compras y aprovisionamientos. Sin embargo, desde una perspectiva teórica, sí existe diferencia sustancial: - La compra contempla todas las actividades de solicitud de mercancía y validación en recepción de la misma. - El aprovisionamiento incluye además otras tareas, algunas previas a la compra (tales como el análisis de necesidades de la organización, la determinación de cantidades a pedir o la elección del proveedor más adecuado) y otras posteriores (pago a proveedores y evaluación de la calidad de servicio de los mismos).

2.8. El módulo de Interlocutores Comerciales El módulo de Interlocutores Comerciales de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de los interlocutores comerciales de una organización, así como actividades relacionadas con los mismos. Entre todas las opciones del módulo de Interlocutores Comerciales, destacamos las siguientes: 

Datos maestros interlocutor comercial



Actividad



Informes de interlocutor comercial

En SAP® Business One, el concepto de interlocutor comercial (también denominado socio de negocios en Latinoamérica) engloba todas aquellas entidades con las que se opera normalmente: - Clientes. - Deudores. - Proveedores. - Acreedores. De forma adicional, también se puede gestionar clientes potenciales (leads).

2.9. El módulo de Gestión de bancos El módulo de Gestión de bancos de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de los cobros y pagos de una organización, permitiendo la gestión de tesorería de la misma. La combinación del módulo de Finanzas y de Gestión de bancos engloba toda la gestión económica de la empresa.

Entre todas las opciones del módulo de Gestión de bancos, destacamos las siguientes: 

Cobros



Pagos



Efecto, para la gestión de efectos bancarios



Extractos bancarios y reconciliaciones externas, permite conciliación bancaria



Informes bancarios

2.10. El módulo de Inventario El módulo de Inventario de SAP® Business One está enfocado a toda la gestión de la mercancía y de los servicios utilizados por la organización.

Entre todas las opciones del módulo de Inventario, destacamos las siguientes: 

Datos maestros artículo, para la gestión de cada uno de los artículos



Gestión artículos, que aglutina un conjunto de transacciones destinadas a gestión de lotes, gestión de números de serie, artículos alternativos,…



Operaciones de stock, que permite ajustes de stock a través de entradas, salidas y traslados entre almacenes



Listas de precios, que permite establecer las tarifas e importes de los artículos



Informes inventario: conjunto de informes relacionados con los artículos

2.11. El módulo de Producción El módulo de Producción de SAP® Business One está enfocado a la gestión de fabricación ligera (ensamblaje) y transformación de productos utilizados por la organización. Entre todas las opciones del módulo de Producción, destacamos las siguientes: 

Listas de materiales: permite establecer composiciones de artículos, que pueden desglosarse en otros artículos subordinados



Orden de fabricación: transacción para planificar y establecer las necesidades de fabricación



Recibo de producción: transacción para recibir órdenes de fabricación y registrar su nivel de progreso



Informes producción: conjunto de informes relacionados con la producción

Un escenario válido para utilizar este módulo puede ser las empresas de venta de ordenadores personales y servidores, ya que es común que vendan equipos configurados y montados bajo demanda, combinando piezas hardware de diferentes fabricantes.

2.12. El módulo de Planificación de necesidades El módulo de Planificación de necesidades de SAP® Business One está enfocado a facilitar el aprovisionamiento de las empresas. Consiste en un asistente que, dado un conjunto de parámetros tales como el pronóstico de las ventas futuras, los valores de stock actuales, las cantidades pendientes de entregar a clientes y las cantidades pendientes de recibir de proveedores (entre otros), el sistema establece un conjunto de recomendaciones de órdenes de compra y órdenes de venta destinadas a satisfacer dicho pronóstico.

Entre todas las opciones del módulo de Planificación de necesidades, destacamos las siguientes: 

Pronósticos: permite establecer las cantidades previstas requeridas para venta



Asistente de planificación de necesidades: asistente que establece las necesidades de aprovisionamiento



Recomendación del pedido: permite recuperar las recomendaciones creadas anteriormente con el asistente

2.13. El módulo de Servicio El módulo de Servicio de SAP® Business One está enfocado a la gestión postventa y las labores habituales de mantenimiento de las empresas. A través de este módulo, las empresas pueden gestionar adecuadamente las incidencias y no-conformidades que puedan surgir a nivel interno o, especialmente, durante el ciclo de ventas.

Entre todas las opciones del módulo de Servicio, destacamos las siguientes: 

Llamada de servicio: gestión de incidencias



Tarjeta equipo cliente: permite la identificación individual de los artículos para los que se presta servicio y asistencia técnica



Contrato de servicio: permite la regularización y acuerdo de trabajos a realizar para cada cliente



Soluciones de conocimiento: repositorio de problemas comunes y sus soluciones



Informes servicio: conjunto de informes relacionados con este ámbito

La combinación del módulo de Oportunidades, del módulo de Servicio y de las Actividades (módulo Interlocutores comerciales) conforman un sistema CRM totalmente integrado en SAP® Business One.

2.14. El módulo de Recursos Humanos El módulo de Recursos Humanos de SAP® Business One está enfocado a la gestión de los datos básicos de los empleados y su información asociada. Las opciones del módulo de Recursos Humanos son las siguientes: 

Datos maestros empleado: datos identificativos de cada trabajador e información asociada



Informes Recursos Humanos: conjunto de informes relacionados con los recursos humanos de una empresa

2.15. El módulo de Informes El módulo de Informes de SAP® Business One aglutina todas las diferentes opciones de informes y listados existentes en el programa. De esta forma, es posible acceder a un informe determinado a través de su módulo específico o a través de este módulo que los reúne todos.

Los informes son exactamente idénticos, independientemente de si se seleccionan en este módulo o en el módulo de su ámbito. SAP® lo que proporciona con esta funcionalidad es otra ruta para llegar a la misma información. https://www.sap.com/spain/index.html

3.1. Iniciar sesión en SAP® Business One 3.1. Iniciar sesión en SAP® Business One Para iniciar sesión, haga doble click en el icono que aparece en el Escritorio asociado al cliente de SAP® Business One:

Si no lo encuentra, pruebe a buscar el programa en el menú Inicio de Windows. Generalmente, SAP® Business One se encuentra en “Programas → SAP® Business One”.

Tras unos segundos, aparecerá una ventana de inicio de sesión.

La ventana de inicio de sesión se compone de la siguiente información:

     

Empresa: sociedad para la que se realizará el inicio de sesión. Corresponde a la última sociedad con la que se operó en ese ordenador. ID de usuario: espacio para introducir el nombre de usuario. Clave de acceso: contraseña para autenticar el usuario. Botón OK: trata de iniciar sesión con los parámetros indicados de Empresa, ID de usuario y Clave de acceso. Botón Finalizar: cierra el programa. Botón Modificar empresa: permite seleccionar otra sociedad diferente.

Generalmente, los usuarios tienden a trabajar la mayor parte del tiempo en una misma sociedad de SAP® Business One. Ese es el motivo por el que la ventana de inicio de sesión muestra la más reciente. En el caso de desear trabajar en otra sociedad, basta con pulsar el botón Modificar empresa.

En la nueva ventana que aparece, es posible especificar la sociedad a la que se desea realizar el inicio de sesión, haciendo click sobre el elemento de la lista deseado. En la parte superior se observa que puede especificarse el ID de usuario y la contraseña. También existen otras opciones en dicha ventana, utilizadas con menor frecuencia. Ejemplos de ello es la posibilidad de cambiar de servidor o la posibilidad de generar una nueva sociedad desde cero. En el caso de especificar un nombre de usuario no válido o una contraseña incorrecta, se mostrará un mensaje de error similar al siguiente:

Finalmente, si el usuario y la contraseña eran correctos, se iniciará sesión en SAP® Business One.

3.1. Iniciar sesión en SAP® Business One Training de inicio de sesión Training de inicio de sesión en SAP® Business One. Pasos: 1. 2. 3. 4.

Pulsar en el campo "Id de usuario", escribir manager y pulse enter Pulsar en el campo "Clave de acceso", escriba 0000 y pulse enter Pulsar en Ok Pulsar en el menú principal en Módulos

3.2. Entorno de trabajo de SAP® Business One 3.2.1. Introducción En el presente capítulo estudiaremos el entorno de trabajo de SAP® Business One. Si ya ha trabajado previamente con este sistema ERP, puede obviar la lectura de este apartado, aunque tal vez le resulte de interés por si aprende algún detalle que no conocía.

3.2.2. Barra de menús Como cualquier otra aplicación de Microsoft Windows, SAP® Business One dispone de una barra de menús en su parte superior. Al hacer click con el ratón sobre uno de sus elementos, se muestra un menú desplegable con diversas opciones. Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las demás aplicaciones de escritorio de Microsoft Windows.

La barra de menús incluye las siguientes opciones: A continuación se expone con detalle las diferentes opciones de menú del programa. No es necesario que las memorice, pero sí puede ser interesante una lectura atenta para ir familiarizándose con las diferentes opciones y el vocabulario propio del programa.

3.2.2.1. Menú Fichero Comando de menú

Descripción

Cerrar

Cierra la ventana actual.

Grabar como borrador

Graba el documento como documento preliminar.

Diseño de página…

Establece la impresora, el tamaño del papel y los parámetros de impresión.

Presentación preliminar Muestra el documento en la pantalla con el aspecto que presentará cuando se imprima. Imprimir (Ctrl + P)

Imprime el documento en la impresora especificada.

Enviar

Envía mensajes de correo electrónico, SMS y faxes directamente desde SAP® Business One.

Exportar a

Exporta datos a las aplicaciones especificadas y a otros sistemas SAP®.

Lanzar aplicación

Inicia cualquier otra aplicación predefinida en la máquina desde SAP® Business One.

Bloquear pantalla

Permite bloquear la pantalla. Esta opción resulta útil cuando se desea dejar la estación de trabajo y bloquear el

acceso a la pantalla. Para desbloquear la sesión, introduzca el nombre de usuario y la clave de acceso. Finalizar (Ctrl + Q)

Sale de SAP® Business One.

3.2.2.2. Menú Tratar Comando de menú

Atajo

Deshacer

(Ctrl + Z)

Restablecer

(Ctrl + MAYÚS + Z )

Cortar

(Ctrl + X)

Copiar

(Ctrl + C)

Pegar

(Ctrl + V)

Borrar

(Supr)

Seleccionar todo:

Seleccionar todo permite seleccionar todo el contenido de un campo haciendo clic con el ratón una vez. Con textos largos, puede borrar todo el texto de una vez o copiarlo a una aplicación o campo distinto.

3.2.2.3. Menú Vista Opciones de menú

Descripción / Actividad

Campos definidos por el Muestra campos definidos por el usuario que se han creado usuario (CTRL + Mayús previamente en las tablas existentes según sus necesidades + U) empresariales. Información del sistema Muestra información en la barra de status como el número (CTRL + Mayús + I) de formulario o el número de artículo en la tabla de base de datos. Visualización de los responsables de picking

Le permite activar o desactivar determinadas funciones de picking, por ejemplo, una selección de lista, un campo de entrada para fecha o valores definidos por el usuario.

Visualización de indicadores

Los indicadores activados le muestran los campos que se pueden traducir o que tienen valores definidos por el usuario y si puede seleccionar valores de una lista.

Restablecer ancho de columna

Cancela las modificaciones manuales efectuadas para la anchura de columnas en tablas y restablece las parametrizaciones estándar de tabla.

Leyenda (CTRL + L)

Muestra los colores utilizados para resaltar la información dinámica en el informe Análisis oportunidad dinámico.

Valores traducidos

Muestra los valores traducidos de campos que se han traducido al idioma seleccionado en el documento actual. Esta opción aparece sólo si se ha seleccionado la opción Soporte multilingüe en parametrización.

3.2.2.4. Menú Datos Comando de menú

Descripción

Buscar (Ctrl + F)

Pasa al modo Buscar.

Añadir (Ctrl + A)

Pasa al modo Crear.

Estas opciones de menú permiten navegar entre objetos de la Primer reg.datos , Registro datos sig. (misma clase. Por ejemplo, si ha creado varias facturas de > + Ctrl) , Registro de deudores, puede visualizar la última factura o ir a la anterior datos anterior ( Seleccionar Sociedad GL. Por último, es necesario activar el Cockpit a nivel de cada usuario. Esto se debe a que, aunque el Cockpit esté activo a nivel de empresa, es posible que determinados usuarios no lo requieran y otros sí. Por ello, la habilitación de este componente se hace a dos niveles: a nivel de empresa en primer lugar, y después a nivel de cada usuario individual. Para activar el Cockpit para cada usuario que lo desee, seleccione la opción Herramientas → Cockpit → Activar mi cockpit.

Una vez activado el Cockpit a nivel de usuario, es necesario volver a iniciar la sesión. Puede salir y volver a entrar en el programa, o escoger la opción del menú Gestión → Seleccionar Sociedad GL.

3.4.3. Fundamentos básicos del Cockpit Una vez activado el Cockpit, se producirán los siguientes cambios en el inicio de sesión: 



Cambia el menú principal del programa, tanto en aspecto como en distribución: las pestañas de Módulos, Arrastrar y Vincular y Mi menúahora son verticales. Desaparece la pestaña Mi menú, y se sustituye por Mi cockpit.

 

El contenido de Módulos y Arrastrar y Vincular no cambia respecto a no tener el Cockpit activado. La pestaña “Mi Cockpit” posee dos grupos de funcionalidades: “Mi Cockpit” y “Galería de widgets”.

Mi Cockpit Un usuario puede disponer de diferentes cabinas o cockpits. Esto generalmente es útil para diferentes modos de trabajo. Sólo es posible tener un tipo de cockpit activo a la vez. De manera predeterminada, hay 4 tipos de cockpits disponibles: Inicio, Volumen de negocios, Servicio y Finanzas. Es posible crear nuevos y borrar los existentes a través del menú Herramientas → Cockpit → Gestión de cockpits. Es posible crear nuevos y borrar los existentes a través del menú Herramientas → Cockpit → Gestión de cockpits. Puede reestablecer los cockpits que se proporcionan en el estándar a través del menú Herramientas → Cockpit → Aplicar modelo de cockpit original. Puede cambiarse el cockpit que está activo haciendo click sobre uno u otro. El que esté en vigor en ese momento tendrá junto a su nombre el texto “(Actual)”

Galería de widgets Un widget es un tipo de componente específico para los Cockpits.

Un Cockpit se compone a su vez de uno o más widgets. En la figura anterior se puede observar que el cockpit Volumen de negocios dispone de los widgets “Documentos pendientes”, “Funciones comunes” y “Mensajes y alertas”.

Existen por defecto cinco tipos de widgets: 

Funciones comunes, útil para disponer cómodamente de aquellas transacciones del programa que se utilizan con mayor frecuencia.



Documentos pendientes, permite la gestión de documentos abiertos, como por ejemplo pedidos de clientes pendientes de servir.



Mensajes y alertas, permite disponer de nuestra bandeja de entrada en el entorno de trabajo.



Navegador web, permite incrustar una página web dentro de nuestro entorno de trabajo.



Widget de panel, permite disponer de cuadros de mando en nuestro entorno de trabajo.

3.4.4. Widget: Funciones Comunes

Este widget puede contener aquellas opciones de menú, más utilizadas por cada usuario. De esta manera, es posible tener en un único contenedor todas las transacciones con las que opera habitualmente. Sólo es posible tener un widget de Funciones comunes en cada Cockpit.

Para incluir este widget en un Cockpit, seleccione “Mi Cockpit” y arrastre la opción correspondiente a la zona del Cockpit donde lo desea ubicar. Prácticamente la totalidad de uso y configuración del Cockpit está basado en operaciones con el ratón, especialmente arrastrar.

Una vez incluido el widget en el Cockpit, puede escoger las diferentes opciones de menú que desee e incluirlas en el mismo.

Para ello, basta con seleccionar la opción deseada y arrastrarla hasta el interior del widget.

Puede seleccionarse tanto transacciones de documentos y datos maestros como transacciones de informes. Ambos tipos de transacción se diferencian por su icono.

Es posible modificar el orden del contenido del widget arrastrando las diferentes opciones a la ubicación deseada. Para retirar una opción de este widget, basta con seleccionarla y arrastrarla fuera del contenedor.

Es posible modificar la posición de un widget pulsando sobre su título y arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada. También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows

Para retirar este widget de un Cockpit, basta con pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Cerrar.

3.4.5. Widget: Documentos pendientes Este widget permite la gestión ágil de documentos pendientes en el sistema. En SAP® Business One, un documento pendiente es aquel que pertenece a un flujo de trabajo y, sin embargo, no está debidamente completado en pasos subsiguientes. El estado de un documento (abierto o cerrado) define si está pendiente o no. Un ejemplo de esto son las facturas: una factura estará completa (estado cerrado) cuando haya sido debidamente pagada o cobrada; mientras tanto, la factura permanecerá en estado abierto, y aparecerá en los informes de documentos pendientes.

Para incluir este widget en un Cockpit, seleccione “Mi Cockpit” y arrastre la opción correspondiente a la zona del Cockpit donde lo desea ubicar. Sólo es posible tener un widget de Documentos pendientes en cada Cockpit.

Una vez incluido el widget en el Cockpit, puede escoger los diferentes tipos de documentos a tratar, a través de pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Parametrizar.

Aparecerá una ventana con los diferentes tipos de documentos, y seleccionaremos los que nos interese gestionar.

Una vez seleccionados los documentos en parametrización, aparecerán como opción en el widget. También se mostrará, entre paréntesis junto al nombre, la cantidad de documentos de ese tipo que están pendientes. Pulsando sobre un tipo en concreto accederemos a un informe que recoge toda la información sobre dichos documentos.

Para retirar un tipo de documentos de este widget, basta con volver a parametrizar dicho widget. Es posible modificar la posición de un widget pulsando sobre su título y arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada. También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows.

Para retirar este widget de un Cockpit, basta con pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Cerrar.

3.4.6. Widget: Mensajes y Alertas Este widget permite la gestión de la bandeja de entrada de cada usuario. En SAP® Business One, la bandeja de entrada se utiliza para la recepción de correos electrónicos internos (realizados dentro del programa) y externos (si está configurado el servicio de Mailer o la integración con Microsoft Outlook), la recepción de alertas y la recepción de solicitudes de aprobación.

Para incluir este widget en un Cockpit, seleccione “Mi Cockpit” y arrastre la opción correspondiente a la zona del Cockpit donde lo desea ubicar. Sólo es posible tener un widget de Mensajes y Alertas en cada Cockpit.

Una vez incluido el widget en el Cockpit, aparecerán los mensajes con un texto descriptivo y la fecha. Seleccionando un mensaje obtendremos más información sobre el mismo.

Es posible modificar la posición de un widget pulsando sobre su título y arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada. También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows.

Para retirar este widget de un Cockpit, basta con pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Cerrar.

3.4.7. Widget: Navegador web Este widget permite incluir una página web en el Cockpit de cada usuario.

Para incluir este widget en un Cockpit, seleccione “Mi Cockpit” y arrastre la opción correspondiente a la zona del Cockpit donde lo desea ubicar. A diferencia de los anteriores tipos de widget, sí es posible tener más de un widget de este tipo en un mismo Cockpit.

Una vez incluido el widget en el Cockpit, aparecerá una página web predeterminada. Es posible configurar tanto la dirección de la página web como su título. Para ello, es necesario pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Parametrizaciones.

Aparecerá una ventana de parametrizaciones donde podremos definir tanto la dirección de la página web como el título del widget.

También es posible poner como dirección la ruta de una carpeta.

Esto es especialmente útil si solemos disponer de determinados archivos de consulta habitual, ajenos a SAP® Business One.

Incluso es posible disponer de más de un widget de este tipo, como puede observarse en la siguiente captura de pantalla:

Es posible modificar la posición de un widget pulsando sobre su título y arrastrando el ratón a la nueva ubicación deseada. También es posible modificar su tamaño, de manera similar a como se modificar el ancho y el alto de las ventanas en Microsoft Windows.

Para retirar este widget de un Cockpit, basta con pulsar sobre el icono de llave inglesa (ubicado en su esquina superior derecha), y escoger la opción de Cerrar.

3.4.8. Widget: Panel Ejemplo de un panel:

Ejemplo: Buscar por una determinada palabra en el buscador:

“Descargar video 3.4.8 y 3.4.9”

3.5. Las teclas de acceso rápido 3.5.1. Teclas de acceso rápido En SAP® Business One puede utilizar varias teclas o combinaciones de teclas para acceder a las operaciones o comandos que se utilizan con más frecuencia. Estas teclas de acceso rápido equivalen a los comandos de menús. SAP® Business One le proporciona teclas de acceso rápido generales con las que ya puede estar familiarizado por otras aplicaciones y teclas de acceso rápido que sólo existen en SAP® Business One. Muchas de las teclas de acceso rápido aparecen en los menús.

3.5.2. Teclas de acceso rápido generales de SAP® Business One

3.5.3 Teclas de acceso rápido en documentos de compra y ventas

3.5.4 Teclas de acceso rápido en documentos de pago

3.5.5. Teclas de acceso rápido en documentos para inventario y producción

3.6. Parametrizaciones del entorno de trabajo 3.6.1. Fuente y tamaño En SAP® Business One es posible personalizar la tipografía, tanto en lo que respecta al tipo de fuente como al tamaño de la misma. Para personalizar la fuente y su tamaño, acceda al menú Gestión → Inicialización del sistema → Parametrizaciones generales.

En la pestaña “Font y Fondo” podrá definir tanto el tipo de letra como su tamaño.

La personalización se aplica a nivel individual, por lo que cada usuario puede tener su propio entorno de trabajo.

Aunque el sistema permite muchos valores posibles para el tamaño de la fuente, el rango recomendable está comprendido entre 10 y 14 puntos. Trabajar con una fuente de 16 puntos de tamaño o superior puede perjudicar la navegabilidad y el trabajo con documentos. “Descargar video modificación entorno de trabajo 3.6.1”

3.6. Parametrizaciones del entorno de trabajo Training para cambiar el tamaño de la letra Cambiar el tamaño de la letra a tamaño 14 y volver a cambiarlo a tamaño 10. Pasos: 1. Pulsar en Gestión 2. Pulsar en Inicialización sistema 3. Pulsar en Parametrizaciones generales 4. Pulsar en Font y fondo 5. Pulsar en Tamaño letra 6. Seleccionar tamaño 14 7. Pulsar en Actualizar 8. Pulsar en Ok

9. Pulsar en Gestión 10. Pulsar en Inicialización sistema 11. Pulsar en Parametrizaciones generales 12. Seleccionar tamaño 10 13. Pulsar en Actualizar 14. Pulsar en Ok 15. Pulsar en Gestión

3.6.2. Imagen de fondo Es posible modificar la imagen de fondo en SAP® Business One. Para ello, acceda al menú Gestión → Inicialización del sistema → Parametrizaciones generales.

En la pestaña “Font y Fondo” podrá seleccionar la imagen de fondo que desee.

Pulsando sobre el botón Explorar, se puede seleccionar una imagen externa al programa, almacenada en el disco duro o en un recurso de red.

SAP® Business One permite especificar una imagen de fondo en multitud de formatos gráficos, entre ellos los más comunes: JPG, GIF, PNG y BMP. Tras especificar una imagen nueva, aparecerá su nombre en la lista de imágenes disponibles. Podemos seleccionarla y especificar a continuación cómo visualizar la imagen: centrada (sin modificar su tamaño), a pantalla completa (adaptando su tamaño original) o de tipo título (a modo de mosaico).

La funcionalidad de imagen de fondo es una oportunidad excelente para ubicar el logotipo de la empresa, proporcionando un aspecto más corporativo al entorno de trabajo.

3.6.3 Parametrización de menú principal El menú principal del programa contiene por defecto todas las transacciones del mismo. Sin embargo, es habitual que un usuario sólo utilice una selección de las opciones de dicha lista. Es posible parametrizar el menú principal para que sólo aparezcan las opciones que se desee. Para ello, es necesario pulsar sobre el botón de parametrización de formulario, ubicado en la barra de accesos rápidos.

Una vez pulsado dicho icono, aparecerá una ventana, en la que podremos seleccionar qué opciones mostrar y qué opciones ocultar del menú principal.

Aunque no se muestre en las opciones de dicho menú, recuerde que siempre estarán todas las opciones disponibles en el menú superior “Módulos”.

Esta característica del programa está pensada para simplificar el entorno de trabajo de los usuarios, evitando que tengan más opciones de las que necesiten. No está pensada para actuar como un elemento de seguridad, puesto que para ello el programa dispone de la opción de definir permisos y privilegios de acceso a los usuarios. El botón “Aplicar autorización” sirve para configurar el menú principal según los permisos que tenga un usuario. De esta forma, si un usuario sólo tiene acceso a determinadas opciones del módulo de Compras y no puede acceder a Ventas, el botón “Aplicar autorización” ocultará todas las transacciones del módulo de Ventas (puesto que el usuario no tiene acceso a ellas) y mostrará sólo las transacciones pertinentes del módulo de Compras.

Los super-usuarios son aquellos usuarios de SAP® Business One que tienen acceso completo al sistema. En ese caso, si un super-usuario pulsa el botón de Aplicar autorización se marcarán todas las casillas de esta ventana de parametrización de formulario.

Training para parametrizar el entorno de trabajo Parametrización del menú principal eliminando las transacciones de Finanzas, Interlocutores comerciales y Gestión de artículos en el módulo de Inventario y volver a ponerlos visibles nuevamente. Pasos: 1. Pulsar en Parametrización de formulario 2. Desmarcar Finanzas 3. Desmarcar Interlocutores comerciales 4. Pulsar en Inventario 5. Desmarcar Gestión artículos 6. Pulsar en Actualizar 7. Pulsar en Ok 8. Seleccionar Inventario en el menú principal para comprobar 9. Pulsar en Parametrización de formulario 10. Marcar Finanzas 11. Marcar Interlocutores comerciales 12. Pulsar en Inventario 13. Marcar Gestión artículos 14. Pulsar en Actualizar 15. Pulsar en Ok 16. Seleccionar Inventario en el menú principal para comprobar

3.6.4. Accesos predefinidos por el usuario Puede aumentar la eficacia de navegación si crea accesos directos de teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con más frecuencia. Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisión de pedidos y de la actualización de los datos maestros de los interlocutores comerciales, puede asociar una tecla de función (F2, F3, F4,…) a cada una de esas transacciones. La tecla de función F1 no puede tener asignada ninguna transacción, debido a que está reservada para ser siempre la ayuda del sistema. Para definir los accesos directos, seleccione el menú Herramientas → Accesos directos de usuario → Configurar

Se mostrará una ventana para poder definir los accesos rápidos.

La lista de accesos le permite seleccionar la tecla de función deseada.

En el campo “Ventana actual” le mostrará cuál es la transacción que tiene asignada esa tecla de función. El campo estará vacío si no tiene ninguna transacción asignada. Para especificar una transacción, especifique primero el módulo, luego la opción en concreto y por último pulse el botón Asignar. Aparecerá el nombre de la transacción en “Ventana actual”.

Puede eliminar un acceso rápido ya asignado pulsando el botón Eliminar. No es necesario eliminar un acceso rápido para asignar uno nuevo. Puede sobreescribirlo escogiendo directamente la nueva transacción que desee y

pulsando Asignar. El sistema sustituirá la antigua transacción seleccionada por la nueva.

Puede consultar los accesos rápidos que tiene asignados de dos formas: a través de la pestaña “Lista” y a través del menú Herramientas → Accesos directos de usuario → Accesos rápidos.

3.6.5. Información de la barra de estados La barra de estado en SAP® Business One también permite personalizaciones, puesto que en el lado derecho de dicha barra se puede visualizar determinados campos y datos. La manera de especificar que se desea mostrar información en la barra de estados es mediante el arrastre de dicha información a la barra, haciendo click sobre un determinado campo y, sin soltar el botón del ratón, colocar el puntero sobre la barra de estados. Cuando una ventana está abierta, en ciertas condiciones, se pueden arrastrar determinados campos a esta barra. Se puede arrastrar un máximo de cuatro campos a la barra de estado. Para arrastrar información a la barra de estado:

1. Abra un objeto que contenga el campo o campos que desea utilizar. 2. Coloque el cursor en el campo que corresponda y mantenga pulsado el botón del ratón hasta que aparezca un marco en el campo. 3. Con el botón del ratón pulsado, arrastre este campo a uno de los cuatro campos del área izquierda de la barra de estado. 4. Deje de pulsar el botón del ratón. 5. Repita este procedimiento hasta que añada toda la información necesaria a la barra de status. Se puede arrastrar un máximo de cuatro campos a la barra de status.

Puede utilizar también este procedimiento para reemplazar información en una barra de estado, arrastrando y soltando la información en una de las cuatro áreas existentes. La información mostrada anteriormente se sustituye por la nueva información. La información mostrada en la barra de status se puede borrar cuando se desee. Para ello, pulse la tecla Alt y haga clic en el campo que desee borrar. Una vez borrado, el campo no aparecerá al tratar el objeto.

4.1. Cómo utilizar las ventanas en SAP® Business One 4.1.1. Añadir Utilice el modo Añadir para introducir datos nuevos como, por ejemplo, Interlocutores comerciales, artículos, documentos de compras o documentos de ventas en SAP® Business One. Para añadir nuevos registros en SAP® Business One debe abrir la ventana que corresponda y poner el formulario en modo “Añadir”, para ello:   

Pulse en el botón ó Pulse las teclas Ctrl + A ó Seleccione en la barra de menú Datos → Añadir

Puede comprobar que los campos del formulario aparecen con un color más blanco y que aparece el botón “Añadir” al pie del formulario. Esto indica que los datos que se introduzcan en el formulario serán datos a añadir en la base de datos.

Rellene los datos necesarios en el formulario y pulsar en el botón que se añada a la base de datos:

para

Una vez que se ha pulsado en el botón añadir el sistema emite un mensaje indicando que la operación se ha realizado correctamente:

Como resultado de añadir se crean nuevos registros en la base de datos, como nuevos interlocutores comerciales, nuevos artículos, nuevos documentos de compras o nuevos documentos de ventas.

4.1.2. Buscar Utilice el modo Buscar para ver datos ya introducidos en SAP® Business One. Para buscar registros en SAP® Business One debe abrir la ventana que corresponda y poner el formulario en modo ‘Buscar’, para ello:   

Pulse en el botón ó Pulse las teclas Ctrl + F ó Seleccione en la barra de menú Datos → Buscar

Puede comprobar que los campos del formulario aparecen con color amarillo y que aparece el botón “Buscar” al pie del formulario. Esto indica que los datos que se introduzcan en el formulario serán datos para realizar la búsqueda en la base de datos. Se pueden introducir datos para la búsqueda de las siguientes formas: 1. Si se conoce el valor completo de un campo. En este caso se introduce el valor en el campo y se pulsa en el botón "Buscar".

Como resultado el sistema mostrará el o los datos que coincidan con ese valor, y que se encuentren grabados en la base de datos. Si sólo existe un valor se mostrará directamente en la ventana:

Si existiesen más de un resultado SAP® Business One mostraría una ventana con todos los resultados que coincidan, desde donde puede seleccionar el dato que se necesite haciendo doble click sobre él o seleccionando la línea y pulsando en el botón Seleccionar:

2. Si sólo se conoce una parte del valor. En este caso el resto del valor se puede sustituir por el comodín * (asterisco):

Como resultado de la búsqueda SAP® Business One muestra todos los valores que comiencen, contengan o finalicen por los valores especificados en el campo y el resto de valores serán sustituidos por el comodín. El comodín “*” se puede utilizar en cualquier ventana de SAP® Business One cuando la ventana se encuentre en modo buscar. Puede buscar por un solo campo o por varios a la vez. Por ejemplo en la ventana de pedido de cliente puede hacer la búsqueda al mismo tiempo por el campo ‘fecha’ y por el campo ‘nombre del cliente’. También se puede acceder a un registro utilizando las flechas de navegación de registros. Para ello abra el formulario y pulse las flechas de navegación hacia el registro siguiente o hacia el registro anterior hasta encontrar el que desee. Ejemplo: Buscar por teléfono en Datos Maestros y por fecha en documentos, Ver Video YouTube : Fundamentos SAP Business One - Ejercicio 11 Realizar búsquedas filtradas.

4.1.3. Buscar en el modo Añadir Se realiza cuando se crean una operación comercial. Por ejemplo cuando realiza un pedido a proveedores necesita buscar un proveedor y un artículo para añadirlos al documento. El procedimiento sería: 1. Seleccionar Compras → Pedido. Aparece el pedido de comparas en modo Añadir 2. Puede seleccionar el proveedor siguiendo alguno de los siguientes pasos: Si no sabe el nombre y el código, pulse la tecla Tab o seleccione el icono Icono seleccionar de lista (Seleccionar de lista) para que se muestre la lista de proveedores:



Si conoce la primera letra del nombre o del código de proveedor puede ponerla utilizando el comodín asterisco para sustituir el resto y pulsar la tecla Tab, se visualizará una lista con los proveedores que comiencen por esa letra. Del mismo modo puede utilizar el comodín asterisco para sustituir cualquier parte del nombre o del código del proveedor.



Si conoce el código o el nombre completo introdúzcalo en el campo y pulse Tab para que se muestren los detalles correspondientes en la ventana.

3. Una vez que haya completado todos los detalles del cliente o proveedor y del artículo, proceda a crear la factura.

4.1.4. Modificar Utilice el modo Actualizar para realizar las modificaciones necesarias en SAP® Business One y para grabar esas modificaciones en la base de datos. Puede modificar la información de interlocutores comerciales, empleados, documentos de compras o de ventas, pagos y detalles de artículos. Para actualizar un registro en SAP® Business One: Busque el registro a actualizar. Para ello puede utilizar cualquiera de las opciones descritas en el apartado anterior. Modifique el valor que desee cambiar. Pulse en el botón Actualizar.

En SAP® Business One no se pueden actualizar datos en los documentos de marketing que tengan reflejo en contabilidad, como por ejemplo las cantidades, precios, artículos, etc.. Sólo se podrán actualizar en los documentos los datos

que no afecten a contabilidad, como por ejemplo los datos de los campos de usuario que se encuentren en la cabecera del documento. En SAP® Business One no existe una opción en el menú principal que permita actualizar un registro en la base de datos, se debe acceder por la ventana que corresponda y realizar las modificaciones necesarias y seguidamente actualizarlas. Cuando se muestra una ventana de SAP® Business One que contiene datos que están grabados en la base de datos y realiza cualquier modificación en alguno de los campos, el estado de la ventana se modifica del estado OK al estado Actualizar. Si pulsa en el botón Actualizar los datos modificados en la ventana se modificarán en el registro de la base de datos.

Si no desea actualizar los datos modificados puede cerrar la ventana pulsando en el botón Cancelar o cerrando la ventana pulsando en la X superior derecha. Si ha realizado modificaciones en algún campo de la ventana y la cierra pulsando en el botón Cancelar SAP® Business One cerrará la ventana sin emitir ningún mensaje, en cambio, si cierra la ventana en la X superior derecha SAP® Business One emitirá un mensaje preguntando si desea grabar las modificaciones:

Ver Video: Fundamentos

SAP Business One - Ejercicio 21 - Modificar un artículo. La información modificada queda registrada en SAP® Business One en un fichero de log, al que se puede acceder para buscar cuando, que dato y quien realizó una modificación. Se encuentra en Herramientas → Log de modificaciones…:

Ver Video: Fundamentos

SAP Business One - Ejercicio 24 - Log de modificaciones Training para modificar valores en datos maestros de artículos. Pasos: Pulsar en Inventario Pulsar en Datos maestros de artículo Acceder al primer registro de datos Primer registro Pulsar en el campo Descripción Escribir "IBM IMPRESORA" y pulsar enter Pulsar en Actualizar Pulsar en el botón Buscar Pulsar en Número de artículo

Escribir "A00001"y pulsar enter Pulsar en Buscar Seleccionar la pestaña Comentarios Pulsar en el campo de comentario Escribir "no funciona bien" y pulsar enter Pulsar en Actualizar Seleccionar la pestaña Compras Pulsar en el campo Proveedor por defecto Seleccionar el proveedor V50000 Pulsar en Seleccionar Pulsar en Actualizar Seleccionar la pestaña Ventas Pulsar en el campo Grupo impositivo Seleccionar R1 (IVA repercutido al 4%) Pulsar en actualizar Pulsar en el botón Buscar Buscar Escribir en el campo Número de artículo "A00001" y pulsar enter Pulsar en Buscar Seleccionar la pestaña Compras Seleccionar la pestaña Ventas Seleccionar la pestaña Comentarios

4.1.5. Botones de comandos generales más comunes en SAP® Business One Un pulsador de comando es un control que ejecuta una acción o que causa acción en SAP® Business One. Los pulsadores más comunes en SAP® Business One son: 

Añadir: Añade un nuevo registro a la base de datos, por ejemplo, datos maestros de clientes y proveedores o documentos de compras o ventas.



Ok: Aprueba una parametrización o modificación y cierre la ventana.



Cancelar: Cancela una acción o modificación y cierra la ventana.



Actualizar: Graba los datos modificados. Por ejemplo, puede actualizar registros de clientes y proveedores o de empleados del departamento de ventas, o bien detalles de artículo.



Seleccionar todo: Selecciona todas las casillas de una ventana. El pulsador generalmente aparece en la ventana Criterios de selección de un informe.



Borrar selección: Desmarcar todas las casillas seleccionadas de una ventana.



Expandir: Muestra más detalles de ciertos datos de una ventana.



Comprimir: Oculta determinados datos de una ventana.



Siguiente: En un asistente, le permite pasar a la siguiente ventana.



Atrás: En un asistente, le permite volver a la ventana anterior.



Finalizar: En un asistente, le permite finalizar la introducción

4.1.6. Eliminar (anotaciones sobre eliminar en SAP®) En SAP® Business One se pueden eliminar registros de datos maestros siempre que no se hayan realizado operaciones con ellos. Una vez que se crea un registro de dato maestro, tanto de interlocutor comercial, de artículo, de cuenta contable, etc… estos datos están disponibles en el sistema para poder ser utilizados en las diferentes transacciones. Mientras esos datos maestros no sean utilizados en transacciones podrán ser eliminados, para ello debe acceder al registro del dato maestro, por ejemplo de un artículo, y pulsar con el botón secundario del ratón en la opción “Eliminar” o desde la barra de menú en Datos → Eliminar:

En caso de que el registro ya tenga alguna transacción en el sistema SAP® Business One emitirá un mensaje indicando que no se puede elimina el registro:

Training para eliminar un Interlocutor comercial Eliminar varios interlocutores comerciales, uno con saldo, otro con pedidos vinculados y otro sin saldo y sin movimientos vinculados. Pasos: 1. Pulsar en Interlocutores comerciales 2. Pulsar en Datos maestros interlocutor comercial 3. Pulsar en Último registro para acceder al último interlocutor comercial 4. Pulsar en la flecha de navegación del campo Saldo de cuenta para ver los movimientos que componen dicho saldo 5. Pulsar en la flecha de retroceso para cerrar la ventana 6. Pulsar en Datos 7. Seleccionar "Elimine interlocutor comercial" 8. A la pregunta "No se puede anular la eliminación de un interlocutor comercial. ¿Continuar?" Pulsar en OK 9. Comprobamos que el sistema nos da un mensaje de que no se puede eliminar el interlocutor comercial 10. Pulsar en Registro anterior para acceder al anterior interlocutor comercial 11. Pulsar en Datos 12. Seleccionar "Elimine interlocutor comercial" 13. A la pregunta "No se puede anular la eliminación de un interlocutor comercial. ¿Continuar?" Pulsar en OK 14. Comprobamos que el sistema nos da un mensaje de que no se puede eliminar el interlocutor comercial 15. Pulsar en Registro anterior para acceder al anterior interlocutor comercial 16. Pulsar en Datos 17. Seleccionar "Elimine interlocutor comercial" 18. A la pregunta "No se puede anular la eliminación de un interlocutor comercial. ¿Continuar?" Pulsar en OK 19. Escribir "CCC" en el campo Código para buscar el interlocutor y pulsar enter 20. Pulsar en Buscar 21. Se comprueba que el interlocutor no existe en la base de datos

4.2. Cómo imprimir en SAP® Business One 4.2.1 Impresión En SAP® Business One, se pueden imprimir documentos, informes, etc. desde los siguientes menús, ventanas y asistentes: 

Menú Archivo

Permite realizar las siguientes acciones para distintos tipos de documentos de SAP® Business One: o o o o

Vista preliminar Imprimir Seleccionar layouts Ejecutar secuencias de impresión

Además, puede obtener una vista preliminar e imprimir los documentos que tienen layouts creados con la versión para la aplicación SAP® Business One del software Crystal Reports. Estos documentos aparecen en Crystal Reports Viewer. 

Menú Herramientas

Permite realizar las siguientes acciones: o

o



Asignar layouts estándar, creados con la versión para SAP® Business One del software Crystal Reports o con la herramienta Diseñador de layouts de impresión, a los documentos para impresión. Obtener una vista preliminar e imprimir informes externos, creados con la versión para la aplicación SAP® Business One del software Crystal Reports, antes de importarlos a SAP® Business One.

Ventana Impresión documento: Criterios de selección

Permite definir los criterios para imprimir documentos de ventas, compras, inventario y gestión de bancos. Se puede imprimir documentos por separado o de forma masiva.

4.2.2. Impresión individual SAP® Business One permite imprimir cada documento por separado, para ello debe buscar el documento, cheque o informe y una vez mostrado en pantalla se hace clic en el icono de la impresora en la barra de herramientas.

Ejemplo con un documento de factura. Se haría igual para documentos de compras, ventas o documentos financieros.

Antes de imprimir el documento puede realizar una vista previa de cómo quedará el documento, para ello puede pulsar en el botón “Presentación preliminar…” que se encuentra en la barra de herramientas.

4.2.3. Impresión masiva También se puede imprimir documentos de forma masiva. Para abrir la ventana, seleccione uno de los procedimientos siguientes: o o o o

Compra → Impresión documento Ventas → Impresión documento Gestión de Bancos → Impresión documento Finanzas → Impresión documento

En esta ventana se introducen los criterios de selección de los documentos que se desean imprimir:

Puede imprimir todos los documentos o sólo los que estén pendientes de impresión. Cuando un documento se imprime aparece en el status la palabra Impreso:

Campos de Impresión documento: Criterios de selección:

La función Impresión documento le permite imprimir una gran cantidad de documentos, creando y visualizando una lista de documentos según las especificaciones que ponga. Puede decidir si imprimir la lista entera o determinados documentos.

De la lista de documentos que se muestran pendientes de imprimir, en base a los criterios de selección, puede seleccionar varios documentos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo click con el ratón sobre la línea del documento. Una vez que están seleccionados los documentos debe pulsar en el botón Imprimir.

4.2.4. Parametrizaciones de impresión – preferencias de impresión Puede parametrizar preferencias de impresión para sus documentos. Para ello acceda por Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones de impresión:

Desde esta ventana puede definir las parametrizaciones por defecto para la impresión de documentos en SAP® Business One.

La ventana tiene dos pestañas: “General” y “Por documento”

Pestaña General:

Le permite definir las parametrizaciones generales relevantes para la impresión de todos los documentos. Campos de la pestaña General:

Pestaña Por documento: Le permite crear definiciones de impresión especiales por tipo de documento. Puede seleccionar cada clase individualmente y crear las definiciones necesarias.

Campos de la pestaña Por documento: Campo

Descripción / Actividad

Documento

Seleccione la clase de documento para la que desea configurar las parametrizaciones de impresión.

Exportar a Word

Seleccione esta opción para exportar a Microsoft Word inmediatamente al crear el documento.

Imprimir documento

Seleccione esta opción para imprimir inmediatamente al crear el documento.

Copias (incluido el original)

Esta opción se muestra si se ha seleccionado Imprimir documento. Indique el número de copias del documento que se deben imprimir al crearlo. El número incluye el original. Por tanto, si desea imprimir el documento original y dos copias, introduzca 3.

Copias para Esta opción se muestra si se ha asignación seleccionado Imprimir documento. núm. manual Indique el número de copias que desea imprimir si el documento se crea con una asignación de número manual. Un documento con asignación de número de copias manual se considera una copia en el sistema, no un documento original.

Comentarios Introduzca el texto que se imprimirá al final de permanentes cada documento. para impresión Imprimir datos Imprime la información de descuento en el de descuento documento.

Imprimir Imprime los números del catálogo del proveedor número de del documento en lugar de los números de catálogo de artículo asignados en SAP® Business One. proveedor en lugar de número de artículo

En SAP® Business One, sólo los superusuarios y los usuarios normales autorizados pueden cambiar las parametrizaciones de impresión.

4.2.5. Impresión automática de documentos Puede configurar SAP® Business One de forma que determinada clase de documentos se impriman automáticamente en el momento de ser añadidos en la base de datos. Para que esto ocurra el procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Seleccione Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones de impresión. 2. En la pestaña “Por documento” seleccione de la lista la clase de documentos que desee imprimir de forma automática. 3. Seleccione “Imprimir documento”. 4. Indique el número de copias que desee imprimir incluido el original. 5. Pulse en el botón Actualizar.

Ejemplo de la parametrización de impresión de un documento de factura de cliente:

4.2.6. Diseñador de configuración de impresión El diseñador de configuración de impresión, que se encuentra en el menú de herramientas , sirve para diseñar documentos para impresión. La opción está disponible cuando están activos los documentos de compras y de ventas o los informes. Puede abrir el modelo de impresión para cualquier documento o informe de SAP® Business One.

La herramienta Diseñador de configuración de impresión le permite modificar y personalizar el modelo de impresión predefinido de SAP® Business One en función de sus necesidades. Puede establecer uno de los modelos de impresión como estándar para todos o algunos de los usuarios de SAP® Business One y asignar modelos de impresión específicos a los interlocutores comerciales seleccionados.

4.3. Documentos Preliminares/Borradores 4.3.1. Concepto de borrador. En SAP® Business One, puede guardar la mayoría de los documentos como borradores o documentos preliminares. Con esto se consigue que puedan ser corregidos o validados antes de ser añadidos al sistema. Esto puede ocurrir porque sea necesario completar un documento que sólo se ha introducido de forma parcial por el mismo usuario o por otro usuario distinto. Los documentos preliminares pueden utilizarse como modelos de documentos que se deban hacer de una forma reiterada y que sean similares. Al crear un documento preliminar no se realiza ningún movimiento a nivel contable ni a nivel de almacenes. Pueden guardarse como preliminares los siguientes tipos de documentos:    

Documentos de ventas y compras Cobros o pagos efectuados Cheques para pago Documentos de traslado

4.3.2. Creación de un documento borrador/preliminar En el procedimiento siguiente se explica cómo guardar documentos como preliminares. Procedimiento 1. Seleccione el tipo de documento que desea guardar como borrador/preliminar. 2. Rellene los datos necesarios. 3. Seleccione Fichero → Guardar como borrador, en la barra de menús…

… o pulse con el botón derecho del ratón sobre el documento y seleccione “Grabar como borrador”:

Resultado El sistema guarda el documento como documento borrador/preliminar.

4.3.3. Cómo rescatar un documento de borrador Procedimiento 1. En función del tipo de documento que desea crear, siga los siguientes pasos: o Documentos de ventas: Seleccione Ventas → Informes de ventas → Informes de documentos preliminares. Indique los parámetros requeridos en la ventana Documentos preliminares: Criterios de selección y seleccione OK. o Documentos de compras: Seleccione Compras → Informes de compras → Informes de documentos preliminares. Indique los parámetros requeridos en la ventana Documentos preliminares: Criterios de selección y seleccione OK. o Documentos de cobro: Seleccione Gestión de bancos → Informes bancarios → Informe sobre documentos de pago preliminares. o Documentos de pago efectuado: Seleccione Gestión de bancos → Pagos → Cheques para documentos preliminares de pago.

Campos de la ventana de criterios de selección:

2. Haga doble clic en el documento borrador/preliminar que

desee o navegue con la flecha naranja hasta el documento. Aparece la ventana del documento en el modo Añadir.

3. Realice los cambios necesarios y seleccione Añadir para grabar un documento de forma definitiva en la base de datos. 4. El número asignado al documento regular puede ser diferente que el asignado originalmente al documento preliminar. Esto sucede porque el número asignado al documento regular, creado a partir de un documento preliminar, es el número que aparecería actualmente en un documento si se crease como documento nuevo. Resultado Se ha añadido de forma definitiva el documento en la base de datos de SAP® Business One.

4.3.4. Cómo borrar documentos borradores/preliminares Puede eliminar los documentos borradores/preliminares tanto si han sido creado de forma definitiva en el sistema cómo si no. Procedimiento Hay varias maneras de eliminar un documento preliminar: 1. Seleccione el documento a eliminar y con el botón derecho del ratón seleccione “Eliminar”:

2. Seleccione el documento a eliminar de la lista y desde el menú seleccione Datos → Eliminar:

Los documentos preliminares sólo pueden borrarse de uno en uno..

Training para crear y borrar documentos borrador Crear una factura de cliente en formato borrador, crearla definitivamente en el sistema y eliminar un documento borrador. Pasos: 1. Pulsar en Ventas 2. Pulsar en Facturas de cliente 3. Pulsar en Cliente para seleccionar uno 4. Seleccionar el cliente C23900 5. Pulsar en Seleccionar 6. Pulsar en Número de artículo para seleccionar uno 7. Seleccionar el artículo A00003 8. Pulsar en Seleccionar 9. Pulsar en Fichero 10. Pulsar en Grabar como borrador 11. Pulsar en Cerrar factura 12. Pulsar en Informes de ventas 13. Pulsar en Informes del documento preliminar 14. Desmarcar Compras 15. Desmarcar Inventario 16. Desmarcar: Ofertas de ventas, Pedidos de clientes, Entregas, Devoluciones, Anticipos de clientes y Abonos de clientes 17. Pulsar en Ok 18. Pulsar en la flecha amarilla para acceder a la factura preliminar 235 19. Pulsar en Añadir para crear la factura de forma definitiva en el sistema 20. Pulsar en Informes del documento preliminar 21. Pulsar en Ok 22. Seleccionar la primera línea de documentos 23. Pulsar en Datos 24. Seleccionar Eliminar 25. Pulsar en Actualizar 26. Pulsar en Ok para comprobar que se ha eliminado el documento

4.4. Parametrización de formularios 4.4.1. Parametrización de formularios En SAP® Business One, cada usuario puede personalizar fácilmente el contenido y el comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la función Parametrizaciones de formularios. Para activar Parametrizaciones de formularios, asegúrese de que la ventana que desea personalizar está abierta y activa; a continuación, haga clic en el icono , en la barra de herramientas o elija Herramientas → Parametrizaciones de formularios. Aunque la ventana Parametrizaciones de formularios varía según el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la ventana parametrizaciones de formularios típica se divide en tres pestañas:



Pestaña Formato de tabla: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).



Pestaña Formato de líneas: Determine cómo aparecen los campos en la ventana Detalles línea… asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.



Pestaña Documentos: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la ventana y la tabla que está personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios que efectúe en esta pestaña sólo afectan al documento actual y no a todos los documentos de este tipo.

La función Parametrizaciones de formularios es una característica muy potente. SAP® Business One dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. Con Parametrizaciones de formularios puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el término correspondiente es “activo”). Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. Una personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará un artículo en la ventana Pedido de cliente. Ejemplo: Parametrización del formulario de Pedidos de Clientes para que aparezca el campo "Código de barras". Comprobar que en Entregas esto no sucede: “Ver video : https://youtu.be/oS3Gw7RAnaQ “

4.5. Cómo navegar en SAP® Business One 4.5.1. Navegación Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en un pedido y, después, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial. Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general de la palabra. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas transacciones. Una de las funciones más sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP® Business One también realiza el seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada transacción. Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen de varias formas. Una de las innovaciones de SAP® Business One es la forma en que el diseño incorpora de forma natural la navegación ascendente a través del menú principal y las relaciones orientadas a procesos, así como los mecanismos de navegación, búsqueda y creación de documentos basados en dichas relaciones. Un aspecto potente de SAP® Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez, cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP® Business One. SAP® Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rápida y correctamente para encontrar la información necesaria.

4.5.2. Navegación con la flecha naranja La flecha naranja que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la herramienta más práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros o los detalles de las opciones de datos maestros, como códigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario. Las flechas permiten desglosar más detalles

de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o recorrer una estructura de menú ascendente.

Ejemplo: Acceder al asiento contable de la primera factura que deba un determinado cliente (navegación desde Datos Maestros a Asiento pasando por Saldo y Documento) Ver video : https://youtu.be/xRZmN0X045w

4.5.3. Navegar con las flechas de la barra de herramientas Con las flechas de la barra de herramientas puede acceder a los documentos o datos maestros de SAP® Business One de forma rápida.

Puede moverse hacia el siguiente registro o hacia el anterior registro en los documentos o en los datos maestros. Para ello tiene que abrir la ventana deseada e ir pulsando en las flechas para que SAP® Business One vaya mostrando el siguiente, el anterior, el último o el primer registro de la base de datos. Las flehas de navegación en documentos y en datos maestros estarán activas cuando se encuentre abierto un formulario de datos maestros o de documentos en SAP® Business One.

4.5.4. Botones de documento base y documento destino Los documentos se pueden generar unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten en pedidos de clientes que a posteriori pasan a ser una nota de entrega y, finalmente, a una factura de cliente. En estos casos puede saber la secuencia de documentos colocándose en uno de ellos y utilizando los botones (Documento base y documento destino) puede ir moviéndose a lo largo de la cadena de documentos generados unos a partir de otros.

4.5.5. Mapa de relaciones El mapa de relaciones permite visualizar de forma gráfica la secuencia de documentos relacionados entre sí desde cualquiera de ellos. Para ejecutarlo debe pulsar con el botón de la derecha del ratón en cualquier de los documentos de la secuencia de ventas o de compras y pulsar en Mapa de relaciones:

Training de navegación Navegar por datos maestros, documentos y mostrar el mapa de relaciones. Pasos: 1. 2. 3. 4.

Pulsar en Interlocutores comerciales Pulsar en Datos maestros de interlocutor comercial Pulsar en Primer registro para acceder al primer Interlocutor comercial Pulsar en "Registro datos sig." para acceder al siguiente Interlocutor comercial 5. Pulsar en "Registro de datos anterior" para acceder al Interlocutor comercial anterior 6. Pulsar en "Último reg. datos" para acceder al último Interlocutor comercial 7. Pulsar en la flecha naranja del "Saldo de cuenta" 8. Pulsar en la flecha naranja del documento nº 10 9. Pulsar en la flecha naranja de "Entrada en el diario" para acceder al asiento generado por la factura 10. Pulsar en Cerrar el asiento 11. Pulsar en Ventas 12. Pulsar en Factura de clientes 13. Seleccionar "Documento base" para acceder al documento base de entrega 14. Pulsar en Cerrar el documento de entrega 15. Seleccionar "Documento destino" para acceder al documento destino de Abono 16. Pulsar en Cerrar, para cerrar el documento de Abono 17. Hacer click sobre la cabecera de la factura 18. Seleccionar "Mapa de relaciones" Ver Video : https://youtu.be/IdysKotzUt0

4.6.1. Fundamentos Arrastrar y vincular es un sistema de información que se puede utilizar para visualizar información sobre los procesos empresariales rápida y fácilmente. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo a métodos de trabajo normales. La interfaz de fácil uso ofrece un soporte óptimo para buscar información importante con rapidez. La herramienta Arrastrar y vincular utiliza consultas predefinidas para crear informes en el sistema y busca tanto en los informes como en los datos maestros, tales como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Los informes se pueden filtrar con la función Filtro. El menú Arrastrar y vincular es una pestaña del menú principal de SAP® Business One. Para pasar del menú Módulos al menú Arrastrar y vincular, seleccione la pestaña Arrastrar y vincular:

En esta pestaña aparecerán los menús disponibles de SAP® para realizar las consultas con arrastrar y vincular.

Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La función busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP® Business One. Por ejemplo, puede enlazar un código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña Arrastrar y vincular, puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su empresa en determinadas áreas. Además, puede precisar más la lista resultante si utiliza la función de filtro (por ejemplo, seleccionar sólo los pedidos de cliente abiertos). En la figura siguiente se muestra la forma en que se puede utilizar la función de arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artículo:

4.6.2. Principios adicionales No se puede arrastrar un código de proveedor a consultas basadas en documentos de deudores. Se puede arrastrar un código de proveedor a consultas que se ejecuten en documentos de acreedores. No se puede arrastrar un código de grupo de interlocutores comerciales a consultas basadas en artículos. Un código de grupo de interlocutores comerciales se puede arrastrar y relacionar solamente con consultas basadas en documentos. Si se ha arrastrado un objeto incorrectamente, o si no hay ningún registro que coincida con la consulta, el mensaje de error No existen registros de datos coincidentesaparecerá en rojo en la barra de status en la parte inferior de la pantalla.

4.6.3. Ventana de resultados de Arrastrar y vincular

Cuando los resultados de una consulta son un registro individual, el sistema abre este registro en una ventana independiente en vez de como una línea en un informe. Por ejemplo, si el resultado de arrastrar un código de cliente a la tabla de notas de entrega es un registro individual, el sistema abre la ventana de notas de entrega. Si más de un documento coincide con los criterios de búsqueda, la ventana Arrastrar y vincular muestra un informe. El informe se puede clasificar haciendo doble clic en el título de la columna por el que se debe clasificar el informe. Todos estos informes se pueden imprimir. Un documento o una ventana de datos maestros se pueden abrir desde el informe haciendo clic en la flecha de enlace correspondiente. Se puede crear un nuevo informe a partir de los resultados del informe de Arrastrar y vincular; para ello, arrastre un campo desde esta ventana a otro campo. Por ejemplo, para visualizar un informe de todas las entregas a un cliente determinado, basta con arrastrar el código de cliente a los detalles de entrega, lo que abre automáticamente el informe necesario. Arrastre el campo Total documento a Pedidos para abrir un informe de todos los pedidos cuyo total coincida con el importe arrastrado. Arrastre el Código IC a Personas de contacto (en Interlocutores comerciales) para abrir un informe en el que se visualicen todas las personas de contacto enlazadas con este IC. Arrastre el número de documento a la ventana Factura para abrir las facturas correspondientes.

4.6.4. Ejemplos A. Ejemplo: Buscar todas las facturas de un cliente: 1. Abrir la ventana de datos maestros de interlocutores comerciales y buscar al cliente deseado:

2. Acceder a la pestaña de arrastrar y vincular y pulsar sobre la carpeta “Ventas”:

3. Seleccionar con el ratón el código del cliente y sin soltarlo arrastrarlo hasta “Facturas de clientes” y soltarlo:

B. Ejemplo: Buscar todos los pedidos de clientes donde se haya solicitado un artículo: 1. Abrir la ventana de datos maestros de artículos y buscar el artículo deseado:

2. Acceder a la pestaña de arrastrar y vincular y pulsar sobre la carpeta “Ventas”:

3. Seleccionar con el ratón el código del artículo y sin soltarlo arrastrarlo hasta “Pedidos de clientes” y soltarlo:

Ejemplo 1: Confeccionar un listado de facturas de un cliente:

https://youtu.be/0EkDbljYgNw Ejemplo 2: Comprobar artículos facturados a un cliente:

https://youtu.be/kDo4eW_rGQo

4.6. Uso de arrastrar y vincular 4.6.5. Filtrado En el menú Arrastrar y vincular, el pulsador de icono de filtro de la parte inferior derecha de una ventana de visualización se utiliza para filtrar informes y buscar información específica. Por ejemplo, si la tabla tiene muchas líneas, el filtrado limitará la visualización a datos necesarios. Se encuentran disponibles distintas definiciones de filtro. Para visualizar una lista de definiciones, seleccione la línea en la columna central de la ventana Filtrar tabla correspondiente a ese artículo de Arrastrar y vincular. El sistema no graba el filtro, por lo que los datos filtrados se pierden al cerrar la ventana.

Procedimiento 1. Desde el menú principal, en el menú de la ficha Arrastrar y vincular, abra la opción necesaria, por ejemplo, Oferta. Una ventana Arrastrar y vincular muestra la tabla necesaria. 2. Seleccione el icono de filtro . 3. Aparece la ventana Filtrar tabla. Defina los rangos para cada campo en las columnas De valor y A valor.

ç 4. En la columna Función, seleccione la condición necesaria según las Descripciones de columnas de condiciones.

5. Para borrar un filtro específico, seleccione la línea y, a continuación, Borrar. 6. Para confirmar la definición del filtro, seleccione OK. 7. El sistema muestra la lista filtrada. Descripciones de columnas de condiciones:

Ejemplo: Confeccionar un listado de entregas de un cliente, filtrar y exportar a Excel:

https://youtu.be/nbRqvucO5RM

4.7. Introducción a informes en SAP® Business One 4.7.1 Informes estándar SAP® Business One contiene un módulo de Informes integrado y amplio que incluye las siguientes clases:           

Informes financieros Informes de oportunidades de ventas Informes de ventas Informes de compras Informes de interlocutores comerciales Informes bancarios Informes de inventario Informes de producción Informes de servicios Informes de recursos humanos Extractos de cuenta

SAP® Business One incluye un gran número de informes predefinidos que se pueden analizar de distintas formas mediante las funciones de selección y clasificación. Navegando por un informe puede acceder rápidamente a la información detallada subyacente. Al final de cada módulo de SAP® Business One puede encontrar un conjunto de informes relacionados con cada uno de ellos.

SAP® Business One tiene un módulo de informes que agrupa todos los informes de todos los módulos.

4.7.2. Informes del Query Manager Puede crear sus propias consultas con la herramienta Query Manager Una consulta es un informe definido por el usuario que lee directamente las tablas necesarias de la base de datos y las visualiza utilizando un lenguaje de consulta estructurado (SQL). Para la creación de las sentencias SQL necesarias existen dos herramientas disponibles: 

Asistente de consultas



Generador de consultas

Aunque ambas herramientas ofrecen las mismas funciones, se puede establecer la distinción siguiente: 

El asistente de consultas le guiará paso a paso en el proceso de creación de una consulta. El sistema genera las sentencias SQL en segundo plano y las mantiene permanentemente ocultas. El usuario no necesita tener conocimientos de SQL.



El generador de consultas tiene una interfaz de pantalla única de fácil uso para la creación de sentencias SQL. El sistema visualiza los comandos SQL para que se puedan editar directamente. Es conveniente tener conocimientos de SQL.

Para acceder a la generación de consultas pulse en Herramientas → Consultas → Generador de consultas o Asistente de consulta.

Ejemplo: Informe del Query Manager. Ejecutarlo, ordenarlo por un criterio, obtener el sumatorio total y exportar a Excel:

https://youtu.be/DG6rpyely1w 4.7.3. Informes Crystal Reports Otra herramienta para generar consultas de la que dispone SAP® Business One es Crystal Reports. Para acceder a Crystal Reports debe hacerlo desde el icono siguiente, que aparece en el escritorio o desde la ejecución del programa en Inicio:

Training repasoTema 4 Ha obtenido 0 punto(s) sobre 0 hasta ahora.

Training Training para parametrizar el formulario de factura de ventas con los siguientes campos:           

Número de artículos Descripción de artículo Código de barras Cantidad Precio por unidad % de descuento Precio después del descuento Indicador de impuesto Total (ML) Almacén Peso

Pasos: 1. Seleccionar Ventas 2. Seleccionar Factura de clientes

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Seleccionar parametrización de formularios Seleccionar Formato de tabla Seleccionar Código de barras Desmarcar Factor 1 Marcar Precio después del descuento Marcar Almacén Pulsar en Ok

5.INTRODUCCIÒN DATOS MAESTROS 5.1. Conceptos de datos maestros en SAP® Business One 5.1.1. Concepto de datos maestros Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es esencial utilizar los datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artículos del inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento, como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancías, los datos maestros proporcionan mucha de la información necesaria. Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamación y planificación de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores y clientes son datos maestros. El resto de la información que describe lo que sucede para una transacción específica se denomina datos de transacción. La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP® BO con la máxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creación de un documento, como un pedido, resulta mucho más fácil. Sólo hay que confirman que la información propuesta es correcta. No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la información correcta.

5.1.2. Cómo se utilizan los datos maestros Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros serían una descripción de cada una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habría clientes, proveedores, clientes potenciales y artículos. Los datos de transacción describen los movimientos específicos que ha efectuado una pieza. En vez de “torre mueve a casilla a3”, habría una tarea como “crear pedido para proveedor x”. Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo, un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artículos, la dirección de envío del almacén correcto, la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los artículos. Todos estos datos maestros, y muchos más, se incorporan a un pedido.

El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP® Business One se debe a que prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP® Business One le indica a la aplicación: “Crea un pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor del registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si los datos que se copian son correctos, el pedido también lo será. Si no lo son, el pedido se tendrá que corregir en algún momento. Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP® Business One.

5.1.3. Datos maestros de Interlocutores comerciales La categoría de interlocutores comerciales incluye: 





Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la previsión de ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un cliente potencial, se cambia el tipo de interlocutor comercial a cliente, con lo que el cliente potencial se convierte en cliente. Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones. Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan para crear documentos relacionados con compras y la aceptación de entrega de mercancías y servicios, así como para el procesamiento de pagos a proveedores.

Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos maestros, SAP® Business One utiliza ventanas con una estructura común para cada tipo de registro.

Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancías en la empresa.

5.1.4. Datos maestros de artículos. Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender, el precio del artículo, el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del artículo. Los datos maestros de artículo admiten un proceso bidireccional. Algunos artículos del inventario los vende su empresa. Otros artículos los compra la empresa. Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se realiza el seguimiento para fines contables.

A todos los datos maestros se les aplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transacción contable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.

5.1.5. Valores predefinidos y propuestos Un tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artículos son los datos asignados a las listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opción para rellenar determinados campos. A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores predefinidos”. Por ejemplo, cuando se muestra una lista de países, ¿de dónde procede dicha lista? ¿Y la lista de proveedores, clientes o artículos? ¿O qué sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la automatización que llevan a cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la información de condiciones de pago. Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro maestro, SAP® Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos con los que comienza el registro. ¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago propuesta.

¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería ser el almacén propuesto, etc.

5.1.6. Datos maestros y documentos Una de las funciones más útiles de SAP® Business One es la capacidad de crear documentos como facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que serán la base y, a continuación, se copiarán los campos adecuados en el documento. Esta función contribuye a reducir los errores de entrada de datos y acelera la creación de nuevos documentos. La mayoría de los documentos de SAP® Business One se pueden crear a partir de uno o varios registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un tipo de registro de datos maestros pero completado con la adición de otros. Por ejemplo, supongamos que se crea un pedido para un artículo. La información de proveedor se incluye en dicho pedido y también se pueden incluir otros artículos.

5.1.7. Datos maestros y determinación de cuentas de mayor Uno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes, proveedores y artículos es la determinación de cuentas de control que aparece en la pestaña Finanzas. El tema completo de la determinación de cuentas surge porque SAP® Business One crea automáticamente asientos de diario contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas. Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP® Business One crea un asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la determinación de cuentas es: ¿en qué cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña Finanzas de registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de diario creados automáticamente. Normalmente, todos los asientos generados de forma automática se contabilizan en una cuenta de control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los artículos tienen una cuenta de control de inventario. Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy importante porque puede crear una gran confusión si no se realiza correctamente. Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automáticamente se tienen que anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer manualmente.

5.1.8. Cómo se utilizan los datos maestros en los informes Los datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes de SAP® Business One se creen según sus necesidades. El campo Grupo del registro de datos maestros de interlocutor comercial y los campos Grupo de artículo y Tipo de artículo del registro de datos maestros de artículo permiten que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de interlocutor comercial y de artículo también tienen un conjunto de propiedades de propósito general, conmutadores de activación/desactivación si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores. Los mecanismos de informes en SAP® Business One pueden utilizar estas clasificaciones para seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea elaborar un informe sobre la evolución de los artículos introducidos en un año específico, cree una propiedad de artículo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una propiedad de interlocutor comercial. Debe tener en cuenta los tipos de información que desea en los informes para configurar los datos maestros de un modo más eficaz.

5.2. Gestión de artículos 5.2.1. Descripción de campos "Pestaña General" En SAP® Business One existen tres clases de artículos: "Artículos de almacén", "Trabajo" y "Viajes". Estas clases se utilizan en los siguientes casos:   

Los "artículos" se utilizan en las operaciones de compra venta. El "trabajo" no es un producto sino el coste en tiempo de su fabricación. "Viajes" no es un producto sino el coste de tiempo y dinero del desplazamiento al destino de la actividad empresarial.

A la hora de crear un registro maestro de artículo, es importante señalar que el código de artículo debe ser único y no puede coincidir con ningún código de cuenta del libro mayor. Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP® BO. Se utilizan en casi todos los módulos, incluidos los de ventas, compras, producción, Planificación de necesidades (MRP), inventario y servicio.

La pestaña General de la ventana Datos maestros de artículos tiene una combinación de información sobre el fabricante del artículo, identificadores adicionales, métodos de envío y método de emisión. En esta pestaña se determina si el artículo se va a gestionar por lotes.

Lotes, fecha de caducidad y números de serie: permiten obtener una mayor trazabilidad de los artículos, bien desde la entrada en almacén hasta la entrega del artículo al cliente o viceversa. Aseguran también el tratamiento y el seguimiento de la calidad de los artículos. El control mediante lotes se utiliza para asignar a un conjunto de artículos un código común que los identifica, normalmente porque comparten proceso de fabricación, materia prima, proceso de envasado, … Se pueden por tanto obtener varias unidades de un mismo artículo con el mismo número de lote que las identifica. Esta codificación servirá para el control y seguimiento de las distintas partidas de un artículo, de modo que se pueda saber, por ejemplo, si un artículo está o no en garantía o si simplemente se quiere localizar su factura de venta o compra. En SAP Business One puede crear artículos gestionados por lotes de manera que cada vez que se realice una operación de salida o entrada de dicho artículo en alguno de los documentos el sistema solicitará que lote y fecha de caducidad tiene dicho artículo, por lo que ante una alerta sanitaria, por ejemplo, es muy sencillo saber dónde se encuentra un artículos concreto

A través de parametrización se puede decidir si los artículos inactivos se quieren que aparezcan o no en los informes. Para ello se debe acceder a Gestión → Inicialización sistema → Parametrizaciones generales y en la ficha “Inventario” seleccionar o no el campo “Visualizar artículos inactivos en informes”:

Training Artículos inactivos Inactivar un artículo y comprobar cómo actúa en los informes y en los documentos, dependiendo de la parametrización. Pasos: 1. Pulsar en Inventario 2. Pulsar en Datos maestro artículo 3. Buscar el primer registro 4. Marcar el artículo como inactivo 5. Pulsar en Actualizar 6. Pulsar en Inventario para cerrar el módulo 7. Pulsar en Ventas para desplegar el módulo 8. Pulsar en Informes de Ventas para desplegar el módulo 9. Pulsar en Análisis volumen de negocio 10. Seleccionar la pestaña Artículos 11. Pulsar en Ok para que se ejecute el informe

12. Comprobamos que el artículo inactivo aparece en el informe 13. Pulsar en la flecha de retroceso 14. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana 15. Pulsar en Gestión para modificar la parametrización 16. Pulsar en Inicialización sistema 17. Pulsar en Parametrizaciones generales 18. Seleccionar la pestaña Artículos. 19. Desmarcar el check "Visualizar artículos inactivos en informes" 20. Pulsar en Actualizar 21. Pulsar en OK 22. Pulsar en Gestión para cerrar el módulo 23. Pulsar en Ventas 24. Pulsar en informes de ventas 25. Pulsar en Análisis volumen de negocio 26. Seleccionar la pestaña Artículos 27. Pulsar en Ok para ejecutar el informe 28. Podemos comprobar que ahora no aparece el artículo inactivo 29. Pulsar en la flecha de retroceso 30. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana 31. Pulsar en Factura de clientes 32. Pulsar en el campo Cliente 33. Seleccionar el cliente C99998 34. Pulsar en Seleccionar 35. Pulsar en Número de artículo 36. Se comprueba que el artículo inactivo aparece 37. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana 38. Pulsar nuevamente en Cancelar para cerrar la factura 39. Pulsar en Ventas para cerrar el módulo 40. Pulsar en Gestión para modificar la parametrización 41. Pulsar en Inicialización sistema 42. Pulsar en Parametrizaciones generales 43. Seleccionar la pestaña Artículos. 44. Desmarcar el check "Visualizar artículos inactivos en documentos de marketing" 45. Pulsar en Actualizar 46. Pulsar en OK 47. Pulsar en Gestión para cerrar el módulo 48. Pulsar en Ventas 49. Pulsar en Factura de clientes 50. Pulsar en el campo Cliente 51. Seleccionar el cliente C99998 52. Pulsar en Seleccionar 53. Pulsar en Número de artículo 54. Se comprueba que el artículo inactivo no aparece ahora 55. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana 56. Pulsar nuevamente en Cancelar para cerrar la factura

57. Marcar nuevamente el artículo como Activo 58. Pulsar en Actualizar 59. Pulsar en Ok

5.2.2. Descripción de campos "Pestaña Compras" En la pestaña Compras se indica el proveedor que vende el artículo, cómo identificarlo en un catálogo, las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el tamaño real del artículo.

Para los artículos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de gráfico de la parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra en modo gráfico.

Ejemplo: Buscar un artículo y ver rápidamente su estadística de compras:

https://youtu.be/yx04jlyr3Cw 5.2.3. Descripción de campos "Pestaña Ventas" La pestaña Ventas contiene campos similares a los de la pestaña Compras sobre unidades de medida, embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el artículo.

También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se hace clic en el icono de gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña.

https://youtu.be/iKgpj_J4ifQ Training: Gráfico de ventas y compras desde datos maestros de artículo Visualizar el gráfico de compras y ventas desde los datos maestros de artículo. Paso: 1. Pulsar en Inventario 2. Pulsar en Datos maestros de artículo 3. Pulsar para acceder al primer registro 4. Seleccionar la pestaña Compras 5. Pulsar en el icono de gráfico 6. Pulsar en Diagrama para cambiar el gráfico 7. Seleccionar Gráfico de líneas 8. Pulsar en Diagrama para cambiar el gráfico 9. Seleccionar Dibujar Gráfico de líneas 10. Pulsar en Diagrama para cambiar el gráfico 11. Seleccionar Gráfico spline 12. Pulsar en la flecha para retroceder 13. Seleccionar la pestaña Ventas 14. Pulsar en el icono de gráfico 15. Pulsar en Diagrama para cambiar el gráfico

16. Seleccionar Gráfico de líneas 17. Pulsar en la flecha de navegación del documento FA1 para acceder a él 18. Pulsar en Ok para cerrarlo 19. Pulsar en la flecha para retroceder 20. Pulsar en Cancelar para cerrar la ventana 21. Pulsar en Inventario para cerrar el módulo

5.2.4. Descripción de campos "Pestaña Datos de Inventario" En la pestaña Datos de inventario, que se muestra en la figura anterior, se realiza un seguimiento de las cantidades en almacén y se establecen los parámetros de inventario y gestión, como los siguientes:   

Método de valoración, niveles de inventario mínimo y máximo, y almacén propuesto. Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén. El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.

5.2.5. Descripción de campos "Pestaña Planificación" La pestaña Planificación contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la planificación o la producción de un artículo. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.

Aquí se puede establecer el intervalo de pedido, pedido múltiple y la cantidad de pedido mínima, así como el plazo requerido en días.

5.2.6. Descripción de campos "Pestaña Propiedades" En la pestaña Propiedades se pueden definir hasta 64 propiedades diferentes. Estas propiedades sirven para clasificar los artículos de manera que a posteriori se puede extraer información agrupando por dichas propiedades.

5.2.7. Descripción de campos "Pestaña Comentarios" En la pestaña Comentarios puede añadir texto libre o una imagen del artículo.

5.2.8. Ejemplo creación de un artículo Ejemplo: Creación de un artículo que tiene un tratamiento de compras diferente al de ventas:

https://youtu.be/iNrAAn16lqI

5.3. Documentos de Marketing 5.3.1. Documentos de compras Documentos de compras de SAP® Business One que utiliza nuestra empresa: 

    

Solicitud de pedido. Sirve para realizar ofertas a diferentes proveedores con la intención de obtener un mejor precio. En la solicitud de pedido se pueden especificar los artículos, precios, cantidades, etc. Pedido. El pedido es un documento utilizado para solicitar artículos o servicios a un proveedor a un precio acordado. Entrada de mercancía (Pedido). Se crea cuando se recibe mercancía del proveedor. Factura de proveedor. Solicitud de pago del proveedor y registro de costes en la cuenta de pérdidas y ganancias. Devolución de mercancía. Se utiliza para devolver mercancía suministrada a proveedores o para anular transacciones de compra de un artículo Abono de proveedor. Es el documento de compensación de la factura de proveedor.

Resumen de diferencias entre documentos de compra:

(1) Cuando se registra una factura de proveedores relativa a un pedido de entrada de mercancías, SAP® Business One no contabiliza modificaciones en el inventario. Cuando se crea una factura de acreedores no relativa a un pedido de entrada de mercancías, SAP® Business One contabiliza las modificaciones del inventario en la factura recibida. (2) Cuando se introduce una entrega para un pedido, se provoca una contabilización en el sistema contable, puesto que se modifican las cantidades de stock como resultado de la entrega del pedido. El stock no se puede modificar sin una contabilización en el Sistema de stocks permanente.

Nota Los datos que se almacenan para los documentos de compras deben ser idénticos a los datos de los documentos recibidos del proveedor. Si existen diferencias entre los datos del sistema y los del documento del acreedor, deberá aclararlas con el acreedor. Esto puede ocurrir si un acreedor factura un importe distinto del especificado en el pedido. Los detalles del documento del acreedor son legalmente vinculantes. Por motivos legales, un documento de compras que provoca una contabilización relevante en el sistema contable no se debe borrar ni modificar. Si se necesita modificar o cancelar, deberá introducirse una operación de compensación.

5.3.2. Documentos de ventas Documentos de ventas de SAP® Business One que utiliza nuestra empresa: 

Ofertas de ventas. No es un documento legalmente vinculante tal como se genera en SAP® Business One. Sirve para hacer ofertas o propuestas a los clientes. La generación de ofertas no genera ningún movimiento contable. En una oferta de ventas se pueden especificar los artículos, cantidades, precios, descuentos, etc.



Pedidos de cliente. Es el compromiso por parte del cliente o clientes potenciales de comprar un producto. El documento sirve como base para la planificación de pedido u órdenes de fabricación.



Entrega. Es un documento legalmente vinculante que indica que se ha producido el envío de mercancía o la prestación de servicio.



Devolución. Por motivos legales, las entregas o facturas creadas en SAP® Busines One no pueden modificarse ni borrarse posteriormente. Por lo que, si el cliente devuelve mercancía o se ha generado algún error en la creación de los documentos, se tiene que corregir a través de una devolución. La devolución es un documento de compensación de entrega.



Factura de cliente. Es un documento legalmente vinculante, que contabiliza el derecho de cobro sobre un cliente.



Abono de deudor. Por motivos legales, las entregas o facturas creadas en SAP® Business One no pueden modificarse ni borrarse posteriormente. El abono es el documento de compensación de la factura y las devoluciones.

5.3.3. Documentos de Marketing "Pestaña Contenido" En esta pestaña se recogen los artículos o servicios que deben comprarse o venderse.

Normalmente en los documentos de marketing no se muestran todos los campos disponibles de las tablas. Para añadir o quitar campos de la visualización debe acceder a “Parametrización de formularios” y seleccionar si se quieren visibles y/o activos cada uno. Campos de clase de documento y clase de resumen:

Algunos campos de clase de documento artículos:

Algunos campos de clase de documento servicio:

5.3.4. Documentos de Marketing "Pestaña Logística" En esta pestaña se recogen datos logísticos de los documentos de marketing.

5.3.5. Documentos de Marketing "Pestaña Finanzas" En esta pestaña se recogen datos financieros de los documentos de marketing.

5.3.6. Tipos de filas Mediante la función de configuración de formularios de SAP® BO, se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contenidos de cualquier documento de ventas y compras. Hay 3 tipos de filas:   

Regular. Por defecto. Recoge códigos de artículos o servicios. T (de texto) S (de subtotal).

Para seleccionar el tipo de línea, haga clic en 

:

T para una línea de texto: Cuando se crea un documento de marketing, SAP® Business One permite añadir a la ficha Contenido líneas de texto en las que se puede escribir cualquier texto relevante libremente. También se puede insertar texto predefinido.

Para añadir una línea de texto en un documento, haga clic en Parametrizaciones formulario… para abrir la ventana de parametrizaciones de formulario y active las casillas de selección Visible y Activo de la opción Tipo. Aparecerá la columna en el documento correspondiente.      



Para abrir el Editor de texto, seleccione T en la columna Tipo. Escriba aquí el texto. Para insertar y definir un texto predefinido, seleccione Insertar textos predefinidos. El documento muestra únicamente la primera línea del texto adicional. Se puede copiar líneas de texto a documentos de destino de la misma manera que se copian otras líneas. Si no puede ver el texto completo, haga doble clic en la línea para verlo al completo y tratarlo si lo desea. El contenido de la línea de texto se puede imprimir si lo desea al imprimir el documento, para ello debe utilizar un modelo de impresión configurado debidamente. para línea de subtotales. Esta función permite calcular y visualizar los subtotales de las líneas precedentes normales. Para añadir una línea de subtotal en un documento, haga clic en Parametrizaciones formulario… para abrir la ventana de parametrizaciones de formulario y active las casillas de selección Visible y Activo de la opción Tipo. Aparecerá la columna en el documento correspondiente. Para seleccionar Σ, haga clic en .

La línea de subtotal resume todas las líneas normales a partir de la línea de subtotal anterior, la primera línea del documento o los subtotales del nivel anterior.

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Se puede añadir una línea de subtotal a cualquier línea del documento. SAP® Business One vuelve a calcular el subtotal después de cada modificación. Por ejemplo, al borrar una línea puede producirse una modificación en los valores de subtotal. Las líneas de subtotal se pueden copiar a los documentos destino al igual que las líneas normales. Si no se ha copiado el documento completo, el subtotal se vuelve a calcular en función de los valores del documento destino. Cuando se crea una línea de subtotal, en el campo Descripción de artículo aparece Subtotal. Este valor puede modificarse en caso necesario. Los importes de resumen del subtotal aparecen en las columnas Total y Porte, respectivamente. Las líneas de la clase de artículo alternativo no se incluyen en el cálculo de subtotal.

También se puede crear un número ilimitado de niveles de subtotal. Sin embargo, el diseño especial que distingue un nivel de subtotal de otro está limitado a 3 niveles únicamente.