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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005
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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005 Agencia Colombiana para la Reintegración
CRONOGRAMA
MONITOREO 2012
Suscribir el acta de compromiso para la implementación del sistema integrado de gestión (MECI - NTCGP 1000). Suscribir acto administrativo de adopción del MECI Nombrar el representante de la dirección Formalización alta dirección
Acto adtivo de compromiso de la dirección , adopción del SGI y nombramiento del representante de la dirección.
Director
Acto adtivo de definición de la alta dirección
Director
Conformar el equipo operativo (equipo de implementación del sistema de gestión institucional) Equipo técnico de calidad y control
Equipo interdisciplinario para la implementación conformado.
Elaborar el diagnóstico institucional
Documento de diagnóstico elaborado
Sensibilizar, socializar y capacitar en el sistema integrado de gestión institucional
Sensibilizar el 100% de los colaboradores de la entidad
Definir principios y valores
Código de ética definido que contenga los principio y valores
Elaborar Código de ética
SEGUIMIENTO
Director Representante de la dirección Equipo de gestión institucional Representante de la Dirección Equipo de gestión institucional Representante de la Dirección Equipo de gestión institucional. Representante de la Dirección.
Definir funciones por cada cargo
AVANCE
X X X
0
0,00
X
0
0,00
X
0
0,00
X
0
0,00
X
0
0,00
X
0
0,00
X
0
0,00
0
0,00
X
0
0,00
X X X X
0
0,00
I
0,00
DS
0
B
X X X
RA
0,00
J
0
X X X X X X X X X X X
AC
0,00
J
0
X
A
0,00
M
0
F
X X
M
0,00
E
0
D
X
N
0,00
S
0
O
X
J
% AVANCE
A
TOTAL
J
A
RESPONSABLE M
PRODUCTOS
M
COMPROMISOS / TAREAS
2013
Manual de funciones Elaborar perfiles de cargo Establecer política de talento humano
Política de Talento humano definida
Definir criterios de operación del proceso (por ejemplo: procedimientos de selección, contratación, capacitación, evaluación de competencias y evaluación de desempeño)
Procedimientos documentados del proceso de Talento humano.
Establecer el plan de formación y/o capacitación
Plan de formación y/o capacitación definido
Establecer programa de Bienestar social /Salud Ocupacional
Programa de Bienestar y Salud Ocupacional
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el código de buen gobierno.
Códig de Buen Gobierno aprobado y socializado
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el normograma institucional
Normograma elaborado y socializado
Ajustar plan estratégico de la entidad
Plan estrategico establecido
Líder de proceso talento humano Equipo de gestión institucional. Representante de la Dirección
Director Alta Dirección
Alta Dirección Lideres de proceso
Equipo de gestión institucional. Representante de la Dirección
X
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005 Agencia Colombiana para la Reintegración
CRONOGRAMA
MONITOREO 2012
Elaborar el plan de acción de la entidad vigencia 2013
Realizar ajustes a los objetivos estratégicos
Plan de acción establecido Acto adtivo de compromiso de la dirección , adopción del SGI y Misión y Visión socializados nombramiento del representante de estratégicos la dirección. Ajustar objetivos
Realizar la planeación del sistema de gestión institucional
Política y objetivos del SGI
Elaborar y aprobar mapa de procesos
Mapa de procesos aprobado y socializado
Director Equipo de gestión institucional
Caracterizar los proceso de la entidad
Procesos caracterizados
Equipo de gestión institucional Lideres de proceso ETC
Estructura organizacional
Director Líder Gestión Humana Equipo de gestión institucional
Realizar el despliegue estratégico
Elaborar la estructura organizacional de la entidad
SEGUIMIENTO
0
0,00
0
0,00
0
0,00
0
0,00
X X
X
X X
X
Representante de la Dirección Equipo de gestión institucional
Elaborar, socializar el mapa de riesgos y realizar seguimiento
I
0,00
DS
0
B
0,00
RA
0
J
0,00
AC
0
J
0,00
A
0
M
0,00
F
0
M
X X X X
E
0,00
D
0
N
X X X X
S
% AVANCE
Identificar riesgos (que afecten el cumplimiento de la función institucional - estrategia, e identificar los riesgos por proceso)
Evaluar los riesgos y establecer las medidas de respuesta ante los riesgos.
AVANCE TOTAL
O
J
Equipo de gestión institucional. Director Representante de la Dirección
A
J
A
M
RESPONSABLE
PRODUCTOS
M
COMPROMISOS / TAREAS
2013
X X X
Elaborar el mapa de riesgos institucional y por proceso
Elaborar la política de administración del riesgo
Establecer la política administración del riesgo
de
Elaborar las políticas de operación de los procesos
Políticas de operación documentadas y socializadas
Director
X
0
0,00
Líder de proceso Equipo de gestión institucional
X X X X X X X X X X X X X
0
0,00
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CRONOGRAMA
MONITOREO 2012
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los procedimientos obligatorios (6).
Procedimientos obligatorios de la Acto adtivo de compromiso aprobados y socializados dirección , adopción del SGI y nombramiento del Elaborar, revisar, aprobar y difundir los métodos de operación y representante de la dirección. control de los procesos (Manuales, procedimientos, instructivos, guías, entre otros) En la documentación incluir los requisitos establecidos en las Documentos operativos aprobados normas aplicables para: selección, evaluación y aprobación de y socializados proveedores, verificación de producto comprado, identificación y trazabilidad, propiedad del cliente, preservación del producto/servicio
Equipo de gestión institucional ETC
Definir controles en la operación (quedan establecidos en la documentación de los procesos y en las políticas de operación)
Equipo de gestión institucional ETC
Documentos operativos aprobados y socializados (contiene los controles)
Definir sistema de medición a través de indicadores / Elaborar e Definir indicadores implementar cuadro de mando integral (BSC) eficiencia,eficacia y efectividad
Elaborar manual de calidad. (manual de gestión integral) Identificar necesidades de información externa para el cumplimiento de la función institucional. (se hace desde la caracterización de los procesos)
Manual de gestión elaborado y socializado
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
de
integral
Caracterización de procesos Matriz de información y comunicación (interna y externa)
AVANCE
X
0
0,00
I
0,00
DS
0
B
X
RA
0,00
J
0
X X
AC
X X
J
0,00
A
0
M
0,00
F
0
M
0,00
E
0
D
X X X X X X X X X X X X X
N
0,00
S
0
O
X X X X X X X X X X X X X
J
0,00
A
0
J
% AVANCE
A
TOTAL
M
PRODUCTOS
M
COMPROMISOS / TAREAS
2013
Director
Líder de proceso Equipo de gestión institucional
X X X
Equipo de gestión institucional
Equipo de gestión institucional
X
Identificar flujos de información internos y externos Establecer métodos de gestión de PQR (Definir, documentar, difundir e implementar estándares de gestión de PQR)
Actualizar procedimientos de pqr, y estrategia de Servicio al cliente.
Definir metodología para la medición de la satisfacción del cliente
Metodología para medir la satisfacción del cliente definida y socializada.
Líder atención al ciudadano Equipo de gestión institucional
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005 Agencia Colombiana para la Reintegración
CRONOGRAMA
MONITOREO 2012
Acto adtivo de compromiso de la dirección , adopción del SGI y Implementar sistema de archivo (Ley general de archivo 594/00 nombramiento del implantada) representante de la dirección. Gestión documental implementada Establecer mecanismos para el registro, análisis y ley 594 consolidación de datos e información (se define en procedimientos y sistema de información)
Disponer de sistema de información que soporte la operación de la entidad. (Software y hardware)
Elaborar manual de comunicaciones (que incluya comunicación organizacional, comunicación informativa y plan de medios) e implementar las disposiciones que en materia de comunicación se definan en dicho manual.
Sistemas de información para la operación de la entidad. (Matriz sistema de información ACR) Políticas para el uso de programas informáticos
Manual de comunicaciones elaborado y socializado - Matriz de flujos de información y comunicación interna y externa
SEGUIMIENTO
AVANCE
I
DS
B
0,00
RA
0
J
X
AC
0,00
J
0
A
X
M
0,00
F
0
M
X
E
0,00
D
0
N
0,00
S
0
O
% AVANCE
J
TOTAL
A
J
A
RESPONSABLE M
PRODUCTOS
M
COMPROMISOS / TAREAS
2013
Director Líder gestión documental
X X X X X X X X
Líder UTI Líder gestión documental Equipo de gestión institucional
X
Líder comunicación Equipo de gestión institucional
PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL -NTC GP1000 -2009 Y Modelo Estándar de Control Interno MECI 2005 Agencia Colombiana para la Reintegración
CRONOGRAMA
MONITOREO
I
DS
B
J
J
A
M
F
M
E
D
N
S
O
J
A
J
A
RA
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE M
PRODUCTOS
M
COMPROMISOS / TAREAS
2013
AC
2012
AVANCE TOTAL
% AVANCE
Aplicar encuesta DAFP de seguimiento a la implementación del Acto adtivo de compromiso de la dirección , adopción del SGI y MECI Y DE LA NTCGP nombramiento del Informe de autoevaluación del representante control. de la dirección. Elaborar y presentar informes de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del proceso, dependencia y la Informe de autoevaluación de la entidad gestión.
Equipo de gestión institucional Director
X X
0
0,00
Equipo de gestión institucional
X X
0
0,00
Elaborar y presentar informes de autoanálisis de la gestión realizada por el proceso, la dependencia y la entidad
Director Lideres de proceso
X X
0
0,00
0
0,00
0
0,00
0
0,00
0
0,00
0
0,00
0
0,00
Elaborar informe de evaluación del sistema de control interno - Informe de avaluación al sistema de Encuesta referencial. controol interno.
Conformar y capacitar equipo auditor
Equipo auditor competente para la realización de auditorías integradas. (MECI - GP 1000)
Elaborar el programa de auditoría
Programa de auditoría
Elaborar el plan de auditoría
Planes de auditoría por proceso
Jefe oficina de control interno Equipo de gestión institucional Jefe oficina de control interno Jefe oficina de control interno Equipo auditor
X
X X
X X
Realizar auditoria al sistema integrado de gestión Informes de auditoría integrada Preparar y presentar informe de auditoría
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento institucional
Plan de mejoramiento institucional
Director Representante de la dirección Equipo de gestión institucional
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento por proceso
Plan de mejoramiento por proceso
Lideres de proceso
X X X X X X X X X
0
0,00
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento individual
Plan de mejoramiento individual
Servidores públicos
X X X X X X X X X
0
0,00
X X X X X X X X X
0
0,00