• Author / Uploaded
• Edgar Alcántara

• Categories
• Presupuesto
• Planificación
• Costo
• Toma de decisiones
• Inventario

Citation preview

RELACIÓN CON LA PLANEACIÓN Y LA TOMA DE DECISIONES

La contabilidad de costos, como se mencionó al comienzo de la unidad, permite identificar, resumir e interpretar la información necesaria no sólo para costear el producto, sino también para planear, controlar y tomar decisiones gerenciales. Es indudable que la contabilidad

de costo como técnica de información ha logrado

predominio absoluto y a eliminado la falsa creencia

de considerarla solo como el

registro de hechos históricos. Y se ha convertido en una herramienta que facilita el proceso administrativo y la toma de decisiones. Para lograr que las empresas alcancen sus objetivos y lograr destacarse, deben contar con un sistema de información relevante, oportuno y

confiable generado

mediante un buen sistema de contabilidad, en este sentido la contabilidad de costos representa el sistema de información al servicio de las necesidades administrativas, que facilita las funciones de planeación, control y toma de decisiones. La planeación es el proceso de establecer metas organizacionales (formulación de objetivos) y de diseñar estrategias (identificar métodos) para alcanzarlas en un periodo determinado. Una adecuada planeación de las organizaciones, garantizará mayor efectividad y eficiencia de las operaciones y mejor administración. El proceso de planeación en las empresas se realiza a través de la elaboración y confección de planes, los cuales se pueden realizar a corto plazo y a largo plazo, dependiendo de los objetivos trazados. La planeación tiene gran importancia en la actualidad, debido al proceso de globalización, desarrollo tecnológico, economía cambiante, crecimiento acelerado de las empresas y la disponibilidad de información relevante que posee la empresa. Esta planeación se hace necesaria porque permite a la empresa integrar los objetivos y las decisiones organizacionales, como un medio de comunicación, coordinación y cooperación entre los diferentes departamentos de la empresa. La planeación que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es la operativa, que consiste en el diseño de acciones cuya misión es alcanzar los objetivos de un periodo determinado, mientras que el presupuesto es la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración. La planeación tanto operativa como estratégica se ayuda de otra herramienta conocida como modelo costo-volumen –utilidad, la cual se estudiará a detalle en el módulo VI .

El control se define como el proceso de revisión, evaluación e información emprendidos por la gerencia de la empresa para asegurar que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente en función de los objetivos planeados por la organización. Por lo general, este proceso se logra por medio de la retroalimentación a través de la comparación de los resultados reales con los planeados. El control se ejecuta mediante el cálculo y análisis de las desviaciones; los informes contables y de costos permiten detectar las posibles desviaciones que conduzcan a realizar las medidas correctivas para que las acciones concuerden con el plan original. La toma de decisiones se define como el proceso de selección de una alternativa entre varios cursos de acción. La mayoría de las decisiones pueden enfocarse de la siguiente forma: • Definir el problema. • Identificar las posibles alternativas a seguir en función del problema. • Analizar los datos cuantitativos y cualitativos relacionados con las alternativas. • Escoger las alternativas más acordes y lógicas. • Seleccionar e implementar el procedimiento más óptimo. • Evaluar la decisión mediante el proceso de retroalimentación. La información que suministra la contabilidad de costos es necesaria en estos procesos, debido a que permite realizar el análisis financiero, el cual constituye un elemento importante en las etapas de identificación del problema y aquellas relacionadas con la evaluación y selección de procedimientos alternativos. Igualmente se requiere de la información contable para determinar si los procedimientos escogidos en la solución del problema han sido los más eficaces para que la empresa logre los objetivos establecidos. Y, finalmente la información contable y de costos representa un medio a través del cual se mide el desempeño de los gerentes o de las diferentes unidades del negocio que intervienen en el proceso de toma de decisiones. Los datos suministrados por la contabilidad de costos se combinan con otros datos y se analizan. Con base en estos resultados, la gerencia toma decisiones y formula estrategias como: nivel de producción, mezcla de productos, precio de ventas, rentabilidad de una línea de productos existentes, rentabilidad potencial de adicionar una nueva línea de productos, ampliación de las instalaciones y alteraciones en el proceso de producción, entre otras. La toma de decisiones se encuentra integrada con la planeación y el control. La gerencia de las empresas debe establecer objetivos y métodos (planeación) y evaluar

constantemente los resultados de las operaciones (control), con el objetivo específico de decidir entre las diferentes alternativas que se presenten (toma de decisiones), en función de optimizar los resultados económicos finales. En este sentido los costos

que ayudan a la gerencia en las funciones de

planeación, control y toma de decisiones, se clasifican a continuación:

COSTOS STANDARD Definición Según Novoa (2004), costos standard es el sistema de costeo donde “se utilizan valores predeterminados para registrar tanto los costos de los materiales y mano de obra directa como los de los gastos indirectos de fabricación” (p. 217). En síntesis, el sistema de costos estándar, fundamentalmente, es un instrumento orgánico para controlar y reducir los costos en todos los niveles directivos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa. Según Ortiz (2006), el sistema de costos estándar, fundamentalmente, es un instrumento orgánico cuyo objetivo es controlar y reducir los costos en todos los niveles directivos y en todas las unidades productivas u operativas de la empresa. En otras palabras, el sistema de costos estándar tiene como finalidad en establecer los costos unitarios y totales de los artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y relacionándolos con el volumen dado de producción. Son costos objetivos que deben lograrse mediante operaciones eficientes. La característica esencial del costo standard es el uso de los costos predeterminados o planeados, como medida de control para cada elemento del costo durante los ciclos de producción. Los costos se calculan una sola vez en lugar de hacerlo cada vez que se inicie una fase de producción, orden, trabajo o lote. De esta manera, si cada elemento del costo se controla en forma adecuada, el costo total será equivalente al total de los elementos controlados, los costos reales se comparan con las cifras estándar, y se obtienen as diferencias o variaciones que se registran separadamente en la contabilidad, como resultado las diferencias se tipifican para su investigación y análisis por parte de la administración.

Tipos de estándares Normas o estándares ideales o teóricos Son normas rígidas que en la práctica nunca pueden alcanzarse. Una de las ventajas de las normas ideales es que pueden usarse durante períodos relativamente largos sin tener que cambiarlas o adecuarlas. Promedios de costos anteriores Cuando las normas se basan en un promedio de una actuación pasada, tienden a ser flexibles. Los costos promedio anteriores pueden incluir deficiencias que no deben incorporarse a las normas. Si se sigue este procedimiento, es aconsejable reemplazar gradualmente las normas por otras que representen un nivel de actuación más significativo. Normas regulares Una norma regular se basa en las futuras probabilidades de costos bajo condiciones económicas y operaciones normales. Tienden a basarse en promedios pasados que han sido ajustados para tomar en cuenta las expectativas futuras. Una de sus ventajas es que no requiere ajustes frecuentes. Alto nivel de rendimiento factible Representa el mejor criterio para evaluar la actuación, por lo cual su uso está muy difundido. Incluyen un margen para ciertas deficiencias de operación que se consideran inevitables. Es posible alcanzar o sobrepasar estas normas mediante una actuación efectiva. COSTOS PRESUPUESTADOS Polimeni (1994) sostiene que los costos presupuestados “son los costos totales que se espera incurrir” (p. 17). A su vez, los autores Álvarez José , Amat Joan, Amat Oriol, Balada Tomás, Blanco Felipe, Castelló Emma, Lizcano Jesús, Ripoll Vicente (1996), exponen que los costos presupuestados son los que corresponden a un plan de fabricación que alcanza toda la producción prevista en un período. En tanto que la realización se aproxime a la previsión, el costo medio previsto por unidad de producto se aproximará o coincidirá con el costo estándar. El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de actividades, la cual debe ser conocida

por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de fórmulas, para cada cuenta en el departamento o centro de costos”, que indican la cantidad de costo fijo y la tasa variable que se aplicará al nivel de actividad alcanzado en el período. El presupuesto es necesario para el control del costo y la evaluación de la actuación de las personas responsables de su ejecución en cada centro de responsabilidad, permite determinar las variaciones entre lo presupuestado y lo realmente ejecutado. Debemos aclarar que el presupuesto no es necesario en la determinación del costo real, aunque si nos aproxima a lo que el costo debería ser. La construcción de dichas fórmulas permite calcular el costo permisible para el volumen de actividad alcanzado en el período y compararlo con el costo real a fin de determinar las variaciones y tomar las decisiones al respecto. La definición del período para la determinación de los costos reales y la realización del presupuesto, es indispensable a los efectos de unificar criterios para hacer comparaciones entre lo realmente ejecutado y lo presupuestado. Los presupuestos para cada elemento del costo se realizan de la siguiente manera: Materia prima: El presupuesto se hace a los precios de mercado del día o los precios que, se supone, regirán en el momento en que se efectúe el trabajo. Mano de obra directa: El presupuesto surge de multiplicar los tiempos asignados a cada operación por los salarios respectivos. Carga fabril: El presupuesto debe calcularse en virtud de las cifras históricas actualizadas y en función de un determinado volumen de trabajos, tasados mediante el módulo "jornales directos". Ahora bien, el sistema de costos estimados se utiliza también una cuenta independiente para cada elemento del costo, pero los valores a registrar difieren parcialmente de la modalidad anteriormente estudiada. Efectivamente, el tratamiento de dichas cuentas es el siguiente: 1. Se cargan por los costos reales en que se incurre durante el periodo de fabricación. 2. Se abonan por los costos estimados, a medida que se termina la fabricación de cada producto o lote de productos. Si al término del periodo de costos se procede a registrar el Inventario de Productos en Proceso de Fabricación, con abono a las tres cuentas antes mencionadas, utilizando también para esta contabilización los costos estimados, el saldo de la cuenta

Material Directo en Proceso, Trabajo Directo en Proceso y Gastos de Fabricación en Proceso, necesariamente, deberá indicar la diferencia entre los costos reales y los costos estimados correspondiente a toda la producción del período. En esta forma es posible conocer globalmente, si las estimaciones hechas concuerdan o no con la realidad COSTOS CONTROLABLES Los costos controlables son aquellos que pueden estar directamente influenciados por una persona o determinado nivel, por ejemplo aquellas erogaciones donde los gerentes tienen la autoridad de adquisición y uso. Representan el fundamento para diseñar el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad, ejemplo número de personas a contratar por un departamento. COSTOS NO CONTROLABLES Son aquellos sobre los cuales una persona o determinado nivel no tiene autoridad o influencia directa para realizarlos o no. Es importante aclarar que todos los costos son controlables en uno u otro nivel de la organización, a medida que se asciende en la estructura de la organización los costos son más controlables, mientras que en los niveles inferiores los costos son menos controlables. Ejemplo de un costo no controlable es la depreciación de equipos de producción, no es un costo controlable por el jefe de producción sino por el contralor de la organización de acuerdo al método de depreciación que seleccione. COSTOS FIJOS COMPROMETIDOS Son el resultado de acciones administrativas realizadas previamente. Por ejemplo, las depreciaciones y los impuestos de propiedad que pesan sobre las instalaciones. Asimismo, los costos fijos comprometidos se derivan de los factores operacionales, que explican el comportamiento de los costos, son definidos por los procesos ejecutados en la organización, dentro de éstos se ubican: la capacidad de producción (volumen de producción alcanzado), compromiso del grupo (trabajadores comprometidos con el mejoramiento continuo), distribución de planta (ubicación o

disposición física de los recursos tangibles de la empresa), diseño del producto, lazos con los proveedores y clientes (negociaciones dentro de la cadena de valor industrial), filosofía de calidad total a nivel del producto y el proceso (cultura organizacional para la excelencia en todas sus dimensiones). COSTOS FIJOS DISCRECCIONALES Son aquellos donde se emplea el juicio de la administración para decidir tanto su cantidad como mecanismos de medición. A los fines de la determinación de la discrecionalidad de los costos existe cierto nexo entre los causales de costos, clasificados en estructurales y operacionales, y la clasificación de costos de acuerdo al nivel de actividad, en costos fijos y variables, aun cuando este último criterio presenta limitaciones. La relación viene expresada por el hecho de que los causales estructurales son generadores de gran parte de los costos fijos, especialmente por los factores relacionados con la escala, como costos de arrendamientos, depreciaciones, seguros y otros de los cuales no pueden ser modificados por la existencia de contratos, originándose los conocidos costos hundidos o sumergidos.

COSTOS RELEVANTES Los costos relevantes son costos esperados que se modifican de acuerdo al curso de acción adoptado y pueden descartarse si se cambia o elimina alguna actividad económica, ejemplo cuando se analiza el aceptar un pedido especial, el costo de material y mano de obra que se incurrirán si se acepta el pedido representan costos relevantes. COSTOS IRRELEVANTES Son aquellos que no se afectan (modifican o cambian) por las acciones que seleccione la gerencia. De acuerdo al ejemplo anterior, los costos fijos de alquiler y de depreciación (línea recta) representan costos irrelevantes en la decisión de aceptar un pedido especial, debido a que ellos permanecen iguales si se acepta o no el pedido.

COSTOS DIFERENCIALES Representan los aumentos o disminuciones en el costo total, generado por una variación en los cursos de acción sobre una base de elemento por elemento. Si el costo aumenta de una alternativa a otra, se denomina costo incremental; si el costo disminuye de una alternativa a otra, se denomina costo decremental. Ejemplo: Supongamos que para fabricar 100 unidades se requieren Bs. 100.000, 00 de materiales directos y para fabricar 150 unidades se requieren Bs. 150.000,00, el costo diferencial estará representado por la diferencia en costo de una acción a otra, es decir en este ejemplo el costo diferencial es de Bs. 50.000,00, representando un costo diferencial incremental. COSTOS DE OPORTUNIDAD Representan la

ventaja medible (beneficio o pérdida) que resulta al tomar

determinada decisión y que origina la renuncia de otra alternativa de acción. Este costo se incluye a veces como un costo imputado al comparar determinadas propuestas para mejorar las utilidades. Ejemplo: Si una empresa posee el 50% de la capacidad de su almacén ociosa, y un comerciante le propone alquilar dicha capacidad por Bs. 120.000,00; al mismo tiempo, se le presenta la oportunidad de participar en un nuevo mercado. Se necesita analizar si conviene expandirse, en este análisis debe considerar los Bs. 120.000,00 que dejará de ganar por no alquilar. Ventas (adicionales, si expande)

Bs.

1.300.000,00

Costos de Producir y vender

Bs.

800.000,00

Gastos de administración. y venta

Bs.

180.000,00

Costo de oportunidad

Bs.

120.000,00

Utilidad adicional por expandir

Bs.

200.000,00

COSTOS DE CIERRE DE PLANTA Son los costos que se producen al no operar al nivel de producción planeado, tiene que ver con la utilización de la planta y el efecto de tal uso sobre los costos indirectos de fabricación del producto terminado. Se trata de estimar los recursos necesarios para extinguir el proceso productivo, despedir la mano de obra y cubrir las obligaciones contraídas durante el ejercicio económico de la empresa. SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS La acumulación

de costos es la recolección organizada de datos de costos

mediante un conjunto de procedimientos y técnicas. Los sistemas contables para determinar los costos de producción están condicionados a las características de producción de la industria de que se trate, en otras palabras el sistema contable, deberá adaptarse a las necesidades de la empresa. Los costos se acumulan bajo un sistema periódico o perpetuo de acumulación de costos, ambos ya conocidos y estudiado por los bachilleres en semestres anteriores, cuando abordaron el tema de los inventarios y su control. SISTEMA PERIÓDICO El sistema de acumulación periódico provee solo información limitada del costo de los productos porque requiere ajustes periódicos, por lo tanto no se considera un sistema completo de costeo porque solo se logra conocer el costo de los inventarios después de realizar un conteo físico de las cuentas de inventario (inventario

de

materiales, inventario de productos en procesos e inventario de productos terminados)

SISTEMA PERPETUO El sistema de inventario continuo o perpetuo está diseñado para suministrar información relevante y oportuna a la gerencia. En éste sistema, el costo de los materiales, mano de obra y costos indirectos fluye a través de las cuentas de inventario

de productos en proceso hasta llegar a la cuenta de productos terminados. Este sistema se considera un sistema de acumulación de costo completo debido a que la información del costo de los productos terminados y del costo de los artículos vendidos está constantemente disponible. Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos, determinados de acuerdo con el tipo de proceso productivo: Sistema de Acumulación por Órdenes Especificas y Sistema de Acumulación por Proceso Continuo o departamento

SISTEMA POR ORDENES DE TRABAJO

Sistema aplicado a aquellas industrias que producen unidades perfectamente identificables durante su periodo de transformación, siendo posible localizar los elementos del costo que corresponden a cada orden y por lo tanto a cada unidad. Estas empresas recopilan sus costos por tareas o lotes y controlan sus operaciones para una cantidad definida de artículos terminados, los cuales pueden estar destinados a atender un pedido específico de un cliente o a surtir el almacén. Entre las industrias que utilizan este sistema se pueden mencionar: los astilleros, talleres de obras ornamentales en metal, mueblerías, jugueterías, etc

SISTEMA POR PROCESOS Es un procedimiento de costeo que acumula el costo por departamento o centros de costo. Generalmente se utiliza cuando las unidades producidas tienen

un carácter

similar y son elaboradas en masa. Se cargan los elementos del costo al proceso respectivo, dentro de un periodo determinado de elaboración. No resulta posible identificar en cada unidad producida, o proceso de transformación los elementos del costo (materiales, mano de obra y Costos indirectos). Algunas empresas que utilizan el sistema de costeo por proceso son las alimentarías, las cerveceras, las de cemento, fabricantes de papel, petroquímica, etc.

BIBLIOGRAFIA:

Hansen Don y Mowen Maryanne. Administración de Costos. Contabilidad y control. Internacional Thomson editores, S.A. de C.V. México.1996 Horngren, Charles y otros. Introducción a la contabilidad Administrativa. 11 Edición. Pearson Educación. México. 2001 Horgren, Charles y otros. Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. Octava edición. Prentice-Hall Hispaoamerica, S.A. México 1996 Neuner, John. Contabilidad de Costos. Principios y Práctica. Unión Tipografica editorial Hispano-Americana., México. 1973 Polimeni, Ralph y otros. Contabilidad de Costos. Coneptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales. Tercera Edición. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Colombia. 1.994. Rayburn, Letricia. Contabilidad y Administración de Costos. Sexta Edición. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. México. 1.999 Rayburn, Letricia. Contabilidad Analítica y de Costos I. Enciclopedia de la Contabilidad. Tomo 6. Océano Centrum. España. Torrecilla, Angel y otros. Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestión. Volumen I. 2da. Edición. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. España. 2004