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1396

Número Huéspedes

Ciclo

. . ··'.>.

Valor (millones)

Día2612

Plan A

.._.....,,,:

%Ocupación

Día2712

Totales

Presupuesto de ventas de acuerdo al número de huéspedes a alojar y los planes confirmados .

.....

Del 1112al2212 Del2412al2512

Departamento de alimentos y bebidas

.... ........ ...

Número Huéspedes

Del2011al1012 Día2312

Análisis: Promedio de ocupación diaria 92.01 % • Promedio de huéspedes diarios 184 • Promedio de venta diaria $8'833 El porcentaje de ocupación es igual al número de habitaciones ocupadas. El personal de empleados es el de planta para temporada alta, de acuerdo al tiempo de cada operación, por tanto no se autoriza trabajo extra, sino el recargo nocturno necesario.

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..

Plan E

Valor (millones)

El servicio a huéspedes se comienza a recibir después de 4 días de estadía, que en temporada alta es del 60% de la ocupación total.

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1 ~

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El precio del servicio es de $900 promedio por prenda. El servicio al público se deja como ingreso marginal; se considera un 5% de la ocupación promedio .

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f

Ciclo

¡ No.días

No.de huéspedes

%Ocupación

No.de prendas

Valor (miles)

ro ro

2.394

2'155.

1296

1'166.

30 40 50

48 %

43.

2812-0501

9

1.800

Q(¡()l

l

196

ro ro ro

0701

1

192

(¡()

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86.

72

65.

94

85.

1.080

972.

117

105.

115

103. continúa

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Ji

'

'· CAPÍTULO 11. PRESUPUESTOS

RJCARDO RODRJGUEZ VERA

38

39

continuación

continuación

0801

1

0901-1201

4

119

(J.)

198 768

(J.)

461

415.

427

384.

306

275.

1301-1601

4

712

(J.)

1701-1901

3

510

(J.)

6.625

Totales

1

Maitre

60

600.000

4

80.000

1

Capitán mes.

60

450.000

104/4

128.250

1'028.250

6

Meseros

60

200.000

129.780

104/4

342.000

2 '871.780

l

Barman

60

450.000

208/4

196.500

1'096.500

1

Ayudante bar

60

180.000

21.630

208/4

78.600

460.230

8'880.000

216.300

1'142.5-f.9

10'238.849

Valor

Total

107.

5.961

15

1'280.000

Departamento de teléfonos Como servicio directo a los huéspedes, se presta por las recepcionistas y su valor es la suma del costo reportado por la Empresa de Teléfonos, más el cargo del servicio del 18%.

Departamento de lavandería ~·

No./

Los departamentos menores como la sala de belleza aunque generan ingresos y costos, se dejan como marginales ya que es incierta la prestación del servicio para medir una proyección.

Presupuesto de costos Necesariamente para determinar el costo es importante conocer los ingresos o ventas como base del consumo de cada departamento. Se toma como período la temporada alta de 60 días.

Liquidación de nómina del 20 de noviembre al 19 de enero

Cargos

/No. días

1

Sueldo

Auxilio

Re1.:argo

básico

transporte

Dom. Fes.

Jefe

60

300.000

2

Oper. lavand.

60

130.000

2

Oper. varios

60

3

Valcts

60

2'360.000

151.410

8

devengado

4

40.000

640.000

43.260

4

34.666

597.926

130.000

43.260

4

34.666

597.926

120.000

64.890

4

48.000

832.890

157.332

2'668.742

Valor

Total

Departamento de administración

Departamento de habitaciones No. No.

Cargos

No. días

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico

transporte

Dom. Fes.

1

Jefe camareras

60

400.000

4

1

Supervisora

60

250.000

4

Valor

No. días

Total

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico

transporte

Dom. Fes.

1

Gerente oper.

60

900.000

1'800.000

1

Contador

60

600.000

1'200.000

53.333

853.333

33.333

533.333

1

Secret. gerente

60

250.000

500.000

Aux. contab.

60

220.000

1'320.000 560.000

6

Camareras

60

120.000

129.780

4

96.000

1'665.780

4

Botones

60

120.000

86.520

4

64.000

1'110.520

1

Jefe almacén

60

280.000

Jefe manten.

60

350.000

Ayud. almacén

60

120.000

43.260 129.780

1

Jefe recepción

60

380.000

208/4

165.432

925.432

1

4

Recepcionistas

60

280.000

52/4

234.264

2'474.264

2

1

Auditor noct.

60

300.000

416/4

222.000

822.000

6

Oper. manten.

60

130.000

1

Auditor interno

60

550.000

1

Cajero general

60

300.000

868.362 '8'384.662

216.300

7'300.000

18

Departamento de alimentos y bebidas No. I

1 1 3

1

Cargos

1 No.

días

Cheff

60

2º cheff Ayudante coc.

60 60

1

Valor

Total devengado·

4

93.333

1'493.333

4

66.666

1'066.666

208/4

157.200

942.090

Sueldo

Auxilio

Recargo

básico 700.000

transporte

Dom. Fes.

500.000 120.000

64.890

devengado

devengado

3

18

;. A

Cargos

9'820.000

700.000 523.260

J' 689.780 1'100.000 600.000

173.040

9'993.040

En los departamentos operativos se trabaja dos domingos por mes, más el recargo nocturno de empleados que por necesidad del servicio requieran este tiempo. De acuerdo a la planeación quienes trabajan en domingos, se les da un día en semana de descanso por el domingo o festivo.

.

'· CAPÍTULO ll. PRESUPUESTOS

41

Presupuesto de costos indirectos (CIS) Costos indirectos del servicio ~~

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W

Para determinar los costos indirectos del servicio, el jefe de cada departamento toma como base de medición parámetros como: Consumo por huésped • Número de empleados por departamento Presupuesto de ventas • Costo de inversión Conocimiento en el puesto de trabajo

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Pi. ""'

Seguros: Incendio

181 '300(1,24%)/12x2

374.

-..1

Terremoto

...

Costo prima s I amort.

100'(1,76%)/ 12x2

293.

Sust. - hurto

Costo prima s / amort.

81 '300(1,6%)/12x2

217

Cons. Huésped - $M 3

11.226 /8 ($39)

55.

Consumo Kw - hora

30.(j()() ($32)

\C \C

!. \C

c.

Servicios: Acueducto

('D

('D

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ac.

... ('D

Energía Manten. habitación

Costo / vida útil

100' /240x2

Equipos

Costo / vida útil

81'300/120x2

\C \C

oc

Estimado

Depreciación: Edificios

40. 833. 1'355

Gastos legales/ 36

Utiles y papelería

Estimado formatos

Lavandería

No. prendas s I ocup.

Elementos para aseo

Estimado

Comisiones ag. viaje

% / % de venta ag.

15% Vta. (7%)

5'763

Propag. y publicidad

Cuotas/ inv. camp.

24'/24x2

2'000.

Total

24'872

1'444. 40.

75.157 $ 110.1571

,¡

979.

Amort. cargos diferidos

26'/36x2

i.~~

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1" 11

8'279 2'017.

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,1

.1

42

RICARDO RODRIGUEZ VERA

De alimentos y bebidas

(38% máximo de las ventas) $15'118.

Mano de obra

$163'908.

Costo primo

Nombre cuenta

Detalle - bases

Fórmula

Dotac. y sumin. al pers.

Unif. costo - dotación

8 (8.000)/ 4 x2

Aliment. al personal

No. Emp. - costo - día

8 (975)(52)

406.

260.

Valorización

$178'298.

Seguros: Incendio

Costo indirecto del servicio (producción)

Primal2

97'7(1,6%)/ 12x2

Terremoto

Prima/12

98'7(1,76%)/ 12 x2

289.

Sust. - hurto

Prima/ 12

97'7(1,6%)f12 X 2

2._60.

Cons. estimado - $M3

1.494{$39)

58.

Consumo Kw - hora

19.112 ($32)

611.

Servicios: Acueducto Detalle - bases

Fórmula

Dotac. y sumin. al pers.

Unif. costo - dotación

30(21.000)/4x2

Aliment. al personal

No. Emp. - costo - día

15 (975)(52)

315. 7(fJ.

Valorización Ince~dio

Prima 12 $1.24%

160'(1,24%)/ 12x2

330.

Terremoto

Prima/12

88'(1,76%)/ 12x2

258.

Sust. - hurto

Energía

Prima/ 12

80'(1,6%)/ 12 x2

Cons. estimado - $M 3

702M3 ($39)

Consumo Kw - hora

l l.712Kw($32)

Propag. y publicidad

Cuotas inv. campaña

12'/24x2

Manten.: Locales

Estimado

Eq. cocina rest. Depreciación: Edificios Máquinas - Equipos

Manten.: Local

24.

Maquinas - equipos

Estimado

Depreciación: Edificios

Costo / vida -útil

l '/240x2

Costo / vida útil

97'7 /12-0x2

Amort. cargos diferidos

Gastos legales/ 36

2' /36x2

Materiales lavado

Estimado

s I remisiones

Lavandería

N" prendas - unif - ropa

6.817 prendas

Equipos

A la propiedad

Servicios: Acueducto

Energía

Valor(miles)

Impuestos: Ind. y Ccio.

Seguros:

80'/ 120x2

Amort. cargos diferidos

Gastos legales/ 36

8'/36x2

Diversos: Música amb.

Estimado

Elementos aseo

Estimado Lencería

Utensilios cocina - rest.

Estimado

Vajilla - cubiertos - cristal

Dot.36' -36meses

27. 375.

66. 444.

lll. 1'800. 751.

Aplicaciones

.(8'743.)

Costo propio

751.

Análisis destinado para aplicación departamental Departamento

Detalle - pieza

Habitaciones

Blancos 1.225 x 61 Uniforrnes 18x3x4x2

2'000. 14'390.

Cantidad piezas

Valor aplicado

75.157

8'279

Alimentos y bebidas

1

Mantelería 60x61 Uniformes 15 x 3 x4x2

1

4.020

1

443.

Lavandería

1

Ropa huéspedes Uniformes

l

6.817

1

751.

Administración

1

Uniformes 1

86.186

443. 31.

Total

1'628

3'924.

1'333.

6'759

36'/36x2

8.

Mano de obra pag.

26. 4.020(110,1571)

80.

1'000.

5. 8' /240x2

Costo / vida útil

Lavandería

213.

10.

Estimado Costo / vida útil

32.

A la propiedad

Costo indirecto del servicio según análisis

Nombre cuenta

Valor(miles)

Impuestos: Ind. y Ccio.

$14'390

CIS Total costo de producción

43

De lavandería: Costos indirectos del servicio $148'790.

Materia prima

CAPÍTULO 11. PRESUPUESTOS

192

21. 1

Totales

1

9'494.

'1

44

RICARDO RODRJGUEZ VERA

Gastos de administración

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CAPÍTULO II. PRESUPUESTOS

45

Como la empresa es nueva, los gastos de administración tales corno mantenimiento son más de prevención que de corrección; para otros conceptos, los gastos son mínimos.

Nombre cuenta

Detalle - bases

Fórmula

Dot. y sumin. al pers. Gastos méd. y drogas Alimentación Capacitación al pers. Honorarios Impuestos: Ind. y Ccio. De timbres A la propied. Valorización Vehículos Seguros: Incendio Terremoto S.ust. - hurto Servicios: Vigilancia Acueducto Energía Teléfono Correo - port. Trans. fletes Legales: Notariales Reg.merc. Trám.ylic. Manten.: Const. edificio Equipos Eq. oficina Deprec.: Edificios Máq. - equipos Eq.oficina Vehículos Amortizaciones Comisiones Libr., suscr. periód. - rev Música ambiental Gastos de presentación Elementos para aseo Utiles y papelería Combust. y lubricación Lavandería

Unif. -costo-No. emp Estimado Costo - No. emp. días Seminario actual. trib. Asesoría

15 x21.000/ 4x2 18x975x61

Valor (miles) 157. 30. l '071. 400. 200.

Con el presupuesto estimado con base cero se determina el estado de pérdidas y ganancias presupuestado, que comparado con el real, el margen de error debe ser menor del 15% lo cual indica que el presupuesto fue correctamente elaborado. Los presupuestos se proyectan con un margen de error del 12% al 15%, parámetros dentro de los cuales se considera normal. Es preferible que el presupuesto esté subestimado en ingresos y sobreestimado en costos y gastos, de manera que la utilidad real sea mayor al presupuesto y razonable . Ejemplo del estado de resultado presupuestado: Hotel Nueva Playa

Costo activos Costo edificio Costo equipos Contrato V. privada Cons. x emp .. + otros Cons. equipos Kw Estimado Estimado Estimado

178'3 Xl.24%/12x2 170'3X1,76%/12 X2 170'3X1,6%/ 12 x2 300.x2 1/4M3=274.5x39 6.967x32

360. 499. 454. 600. 11. 192. 280. 49. 73.

Estado de pérdidas y ganancias presupuestado Del 20 de noviembre de 2001 al 19 de enero de 2002 (millones) Departamento

Ventas

Costos

Mano de obra

CIS

Utilidad bruta

Habitación AyB Lavandería Menores

538'848. 391 '552. 5'961. -0936'361.

-0148'790. -0-0148'790.

12'373. 15'118. 3'924. -031 '415.

24'872. 14'390. (3'173.) -036'089.

501'603. 213'254. 5'210. -0720'067.

Totales Total activo

600'x32

Costo/ vida útil Costo / vida útil Costo / vida útil

500x61 500x61 300x61 8'/240x2 152'3/120x2 18'/ 120x2

Cargos a 36 meses Estimado Estimado Estimado Estimado Estimado Estimado Aolicado

3'6/36x2

200x2 l.420x61 l.950x61

192. 30. 30. 18. 67. 2'538. 3. 200. 350. 400. 1'600. 86. 119. 122.

21. 10'183.

Gastos de administración Utilidad operacional

![

24'944. 695'123.

''

Base estadística La elaboran empresas con años de trayectoria; se toma como base la información real del período anterior, para la proyección siguiente con porcentajes de incrementos sobre cada concepto, ventas, costos y gastos. Además de las estadísticas, es importante el análisis del mercado, pues el incremento que se presupuesta tiene una parte de lo que se pueda capturar a la competencia, sin olvidar que ésta prepara también sus presupuestos, con las mismas armas, sistemas y políticas para no perder esa porción de mercado. El marketing es una guerra secreta a gritos ... de todos contra todos, para vender más y más; pero lógicamente quien se lleve la mayor proporción de las ventas, será resultado de la mejor gestión, pues el porcentaje de incremento de cornpradares, es relativo.

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.l RICARDO RODRIGUEZ VERA

46

En planes ambiciosos de proyección, se elaboran presupuestos para más de dos años, que se controlan a través del cumplimiento y se ajustan para el período siguiente. Con la ayuda del computador, es más ágil y sencilla su elaboración, ajustes y control de los presupuestos, pues toda la información está disponible para aplicarle las variables necesarias.

CAPÍTULO II. PRESUPUESTOS

47

Ejemplo de presupuesto con base estadística: Hotel Playa Linda de 360 habitaciones, tiene 10 años de funcionamiento en la costa, sus temporadas de vacaciones están supeditadas al calendario académico del interior 0 del sector privado. Hotel Playa Linda

Ejemplo de presupuesto para el año 2002:

Presupuesto para el año 2002: Departamento habitaciones - venta alojamiento:

Confecciones Dryan's Presupuesto de ventas Artículo Pantalones

Ventas año 2001 Millones Unidades

Ref.2010 Ref.2040 Ref.2050

14.100 15.200 15.800

141'000. 182'400. 221'200.

Total

45.100

544'600.

No.

Presupuesto año 2002 Millones º/o Unidades

º/o 24

20 22

206'300. 262'600. 329'200.

18 18 18

17.484 18.240 19.276

798'100.

55.000

Presupuesto de producción Pantalones Ref. 2010/ 50 Incremento sobre año2001

Materia 372'500. 17%

Mano de obra 83'700. 19%

Costo l.

Toral

65'300.

521'500.

1 2 3 4 5 6 7 8

Ciclo

Tempo-

No.

del año

rada

días

0101al1202 1302al2802 0103al0704 0804al 1604 1704al2605 2705al 1407 1505al1011 llllal3112

A M

Presupuesto 2002 %oc.

43 16 38 9

10 15 15 10

B

40

12

A

49 119 51

7 10 10

B A

B A

365

Hab. 360 324 198 349 176 331 158 356

Millones 1.300'3 435'4 632'0 263'8 591'3 1.362'3 1.579'3 1.525'1

91.546

7.689'5

Tarifa2001 $63.000 16%

Realizado 2001 %oc. Hab. Millones 91 328 888'5. 75 270 272'1 40 144 344'7 87 313 177'4 37 133 335'1 85 306 944'6 34 122 914'6 89 320 1.028'1 77.865

Tarifa 2002 $84.000

A la habitación doble se le puede adicionar 1 cama, que se considera como marginal, tomando el presupuesto en el mínimo dentro de lo normal.

La variación de los costos y gastos corresponde al ajuste de precios esperado para el 2002, pues se han hecho cortes en la mayoría de los items para evitar que el costo se incremente por encima de lo autorizado por la ley, sin sacrificar la utilidad.

Departamento alimentos y bebidas - ventas:

Precio venta 2001 2002

Plan A $20.000 $25.000

Estado de pérdidas y ganancias presupuestado para 2002 (millones)

\ \l

Ventas Costo de producción Utilidad bruta %utilidad Gastos de operación: Administrativos Ventas Utilidad operacional %utilidad

$798'100. 521'500. 276'600. 34.78% 79'700. 75'600. $121'300. 15.2%

El comercio en general tiene un flujo de ventas más estable durante el año, y así se presenten temporadas, es más fácil comprar un vestido o un pantalón en cualquier época, que hacer un viaje o

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RICARDO RODRIGUEZ VERA ;

Como se observó en el Capítulo III, los costos indirectos se toman como parámetros ' determinantes del punto de equilibrio. pues son la base-numerador para obtener el punto · en el que los costos y las ventas son iguales.

CAPÍTULO V. CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

El siguiente modelo presenta las posibles variaciones de los conceptos más comunes: Concepto

Motivo de variación

Arrendamiento

Incremento en el canon Ensanche de la planta o área Reducción de la planta o área

Depreciación

Adquisición de nuevos equipos Adquisición de nuevos edificios Ventas de equipos Ventas de partes de edificios Ventas de edificios Adiciones de equipos Adiciones de edificios

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Amortización

Incremento en cargo diferidos por: Adiciones amortizables Baja de cargos diferidos por: Obsolescencia o terminación de saldos

Seguros

Incremento en pago de primas por: Adquisición de equipos y edificios Disminución en saldos de primas por: Ventas y baja de equipos y edificios

Mano de obra

Aumento o disminución de personal

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Para el cálculo del punto de equilibrio debe tenerse en cuenta que los costos fijos no varían, sea que haya o no ocupación en el hotel. Los costos variables, en cambio, son proporcionales al número de habitaciones ocupadas. Tabla de determinación del punto de equilibrio Cantidad

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;:: . J

Costo fijo

Costo variable

Total costo

1

3'6

25.833

10

3'6

258.333

3'858.333

100

3'6

2'583.333

6'133.333

3'625.833

En el sector de hoteles, restaurantes, moteles, salud, transporte etc., los costos fijos ocupan el mayor porcentaje(%) de participación. Dependiendo del ciclo de temporada, permanecen constantes, sin importar el volumen de ocupación o de servicio a prestar.

75

La discriminación de los costos fijos vista en el Capítulo III para determinar el punto de equilibrio de un hotel de 240 habitaciones - día y 7200 mes, es: Arrendamientos

Sin embargo pueden variar si se presentan eventos especiales aunque una buena organización debe prever esta variación para ajustar, a su debido tiempo. las cifras.

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Depreciación

- O1'325.000

Amortizaciones

175.000

Seguros generales

100.000

Nómina - planta

2'000.000

Total costos fijos

$3'600.000

Para determinar el costo fijo por habitación - día, se toma el total de costos fijos causados en el mes y se divide por el total de habitaciones del establecimiento. porque haya o no ocupación, se están causando los costos con el transcurso del tiempo. . , - d'ia T.C.F. e .F.H.D .=. - = 3'-600.000 = 500 por hab'1tac1on O.D. 7.200

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CAPITULO VI

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18

SISTEMAS DE COSTEO l. DEFINICION Presentados los criterios para ubicar y registrar el concepto de cada costo en las diferentes áreas de producción o de servicio, se analizan los métodos o sistemas de costeo o el proceso para la determinación de costos por centro de producción o de servicio. • Por absorción • Por orden de producción • Por procesos • Estándar - predeterminados

2. COSTEO POR ABSORCION Es el que se obtiene al final del período establecido para el corte. El registro de todos los costos se debita al producto, departamento o servicio específico a la espera del cierre para conocer el total. También se puede llamar estimado o esperado. Para conocer el costo unitario, se toma el total obtenido, sobre el número de productos o unidades de servicio, terminadas o vendidas. Es el sistema utilizado en el sector de hoteles y restaurantes, porque además de estar a la espera de una posible ocupación o venta del servicio, también se espera la causación de los costos de acuerdo a esa misma ocupación. Sin embargo es importante el siguiente análisis: Si se calcula para el sector de la producción, con un solo producto, por ejemplo escritorios: Total costo Unidades terminadas

= 10'275. =$68.500 150

Costo unitario

78

RICARDO RODRIGUEZ VERA

79

Costo por unidad terminada y lista para la venta, sumados todos los costos de producción, fijos y variables.

La orden de producción contiene la información para liquidar las unidades programadas en sus tres elementos así:

Pero si es en el sector de servicios, se deben conocer otros parámetros, como unidades de servicio disponibles, costos fijos, porcentaje de unidades de servicio vendidas, período que cubre los costos fijos.

Materia prima y materiales. Costo real sobre liquidación de remisión por la cantidad exacta a consumir, según unidades a producir teniendo establecido el promedio de consumo por unidad, y el costo real determinado en la remisión de despacho de la bodega o proveedor.

Si el hotel mantiene todas las habitaciones disponibles o no, se están causando costos fijos, de ahí que el denominador para el punto de equilibrio incluye todas las habitaciones. Los costos variables los genera la ocupación en un período. El promedio de ocupación en el punto de equilibrio incide en el mismo. Concluyendo, el total de costos se distribuye en costos fijos sobre el total de habitaciones y costos variables sobre las habitaciones ocupadas, como se observa en la siguiente presentación: Hotel de 100 habitaciones - día= a 3.000 habitaciones - mes • Total costo del departamento • Costos fijos • Costos variables • x de ocupación • Precio de venta habitación

$18'900. $7'600. $11 '300. 50% $72.

Análisis: • Los costos fijos corresponden a 3.000 habitaciones disponibles.

/I

CAPÍTULO VI. SISTEMAS DE COSTEO

Costo fijo = 7'600. = 2.533, O.D. 3.000

Mano de obra. ·Costo predeterminado que se aplica por la información estadística anterior sobre cada unidad terminada o en proceso. El total de mano de obra, por las órdenes de producción emitidas en un período (mes), deberá conciliarse con la liquidación sobre la nómina devengada, más carga prestacional correspondiente. La variación que se presente entre la sumatoria de las órdenes de producción por el total de unidades producidas, debe ser analizada para determinar el ajuste unitario que se vaya a aplicar a las próximas órdenes de producción.

CIF: Costo predeterminado que, de igual forma que la mano de obra, se aplica por estadística con el mismo procedimiento de control por cada concepto. En el siguiente modelo de orden de producción se observa el procedimiento descrito anteriormente, y se puede ajustar a las necesidades del producto o servicio a prestar. Se emite la orden de producción con la siguiente información: Fecha de orden: 10-07-01 Ref: 791 Destino: Colegio Santa Teresita Fecha de entrega: 15-08-01

• Los costos variables corresponden a las habitaciones ocupadas o sea 1.500, 50% promedio de ocupación; así el costo por habitación es de $7.533.

Producto: 600 sillas Inicio: 25-07-01 Termino: 11--08-01

Especificaciones: silla en cedro lacada, color pucia oscuro, tapizadas. $ l l '573.400 Remisión por maderas No. 3%

3oo. 7 533 . ble - ha b"1tac1on ., = l l'C osto vana -= . 1.500

Remisión por materiales No. 399

$ l '812.600

Por lo tanto el costeo por absorción depende de la estadía de los huéspedes para conocer el costo - consumo.

Mano de obra Costos indirectos de fabricación.

$ 4.685 por silla

Igualmente para los demás departamentos de servicio del hotel los costos están sujetos al promedio de ocupación o de huéspedes alojados, pues estos generan consumo de alimentos, lavado de blancos, servicios de teléfono, etc.

3. COSTEO POR ORDEN DE PRODUCCION Se utiliza en las empresas de producción en cadena, donde se emite la orden de producción programada para la cantidad de unidades a terminar, con todas las especificaciones del producto.

$ 4.044 por silla

Resumen de órdenes de producción Para determinar el total de unidades producidas en el período (mensual), se elabora la planilla de registro de todas las órdenes de producción emitidas, que con la suma de liquidación de los elementos del costo, debe conciliar con los costos reales registrados contablemente.

80

RICARDO RODRIGUEZ VERA

MUEBLES TIO'S Orden de producción No. 000 Ref. 791

Producto: Sillas en cedro Destino: Colegio Santa Teresita Fecha inicio: 25-07-01

Cantidad: 600

D

M

A

Fecha entrega: 15-08-01

16

07

01

--

Días proceso =días: 13

Fecha término: 11-08-01

Especificaciones: Sillas en cedro de Iª lacadas en color pucia oscuro, tapizadas. Materia prima-Materiales No. remisión

Valor

396 399

ll '573.400 1'812.600

Mano de obra Horas

Unidades terminadas:

600

Unidades en proceso: Unidades imperfectas:

--------

Unidades total:

600

CIF

Valor

C. und.

104 2'811.000

Valor

Costo

4.044 2'426.400 18'623.400

Liquidación:

Gerente producción

Materia prima, licores y materiales Decoración Orquesta Mano de obra

En el sector de hoteles y restaurantes se determina el costo por orden de servicio para contratos de eventos especiales, como complemento del servicio para: • Convenciones • Seminarios • Matrimonios • Fiestas • Otros Teniendo como herramienta importante estadísticas de costos, se elabora el proyecto de cotización para presentar al cliente; el departamento de alimentos y bebidas valúa el costo de acuerdo al evento a realizar. En el siguiente ejercicio, se elabora la orden de servicio para matrimonio, así:

Hotel Palma Real

81

Descripción: • Menú: Buffet continental de: 21 Oporciones de pollo, medallones al vino, pernil ahumado de cerdo, croquetas de pescado, huevos de codorniz, tortas de respostería. Frutas: manzana, uvas, melón, sandia, peras y queso amarillo. • Licores: 22 botellas de champaña 50 botellas de whisky Sello Negro 30 botellas Vodka polaco 10 botellas vino seco • Materiales • Decoración: restaurante acorde al evento. • Animacion: 5 horas de orquesta. • Mano de obra: personal de planta más temporal necesario. • Cis: elementos adicionales para montaje y otros.

Costo unidad: $31 .039

Costeo de orden de servicio

-

CAPÍTULO VI. SISTEMAS DE COSTEOS

Costos indirectos del servicio Total del costo del servicio Precio de venta contratado Precio de venta por invitado Costo unidad Utilidad operacional % de utilidad operacional

$2'286.635 457.327 400.000 377.275 314.396 $3'835.633 $8'000.000 $40.000 $19.178 $20.822 52,05%

4. COSTOS POR PROCESOS Se obtienen mediante la liquidación en cada proceso o departamento de producción según su grado de avance, para iniciar el siguiente proceso, y así sucesivamente, hasta su terminación y entrega para la venta. El tiempo de duración depende del producto, la cantidad y los procesos correspondientes.

Orden de servicio No. 1001 Evento: Coctel-recepción matrimonio Día y hora a realizar: 9 diciembre, 8:00 p.m. Participantes: 200 invitados

14 09 01

Cada proceso puede contener o no los tres elementos del costo, según el producto, proceso o grado de avance. Para la liquidación del costo se tiene presente el juego de inventarios o información de unidades, como base del costeo.

Ambiente: Salón principal del restaurante Condiciones de pago: 50% a la firma y saldo el día del evento.

En el siguiente modelo se presenta el juego de unidades o información en todos los procesos de producción.

. l. RICARDO RODRIGUEZ VERA

82

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Procesoll 30

Proceso ID 105

Mas: entradas y transferidas proceso anterior

3.180

3210

3.090

Unidades en proceso

3260

3240

3210

3.090 150

3.195. 3.101

Proceso! Vienen

Menos: terminadas y transferidas Saldo al final de cada proceso

50

9'i

En el sector hotelero y de restaurantes y servicios no se presenta la necesidad de este sistema de costeo, ya que tanto los productos (alimentos y bebidas) a vender como los ., servicios a prestar son inmediatos y no hay tiempo para procesos ni de producción ni de

CAPITULO VII

liquidación. En todos los tratados de costos generales se presenta el costeo detallado de este sistema, tanto en unidades como en valores.

DISTRIBUCION DE LOS COSTOS HOTELEROS

S. COSTOS ESTANDAR :i

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Es el sistema utilizado en empresas de alta tecnología a todo nivel, pues tanto los elementos del costo como la información se encuentra predeterminada y disponible en el momento de emitir la orden de producción. Mediante el estudio de información estadística permanente, se puede lograr en cualquier tipo de empresa un modelo de costeo estándar, de manera que al presentarse variaciones permitan conocer la más mínima desviación. En el sector hotelero y de restaurantes, no es fácil llegar a este sistema de costeo, porque no existe un porcentaje fijo de ocupación en períodos largos, pues como se sabe, la ocupación depende de muchas variables internas y exterillis a nivel local, nacional y mundial.

/-··

Hace referencia al total de los diferentes conceptos que se causan en el establecimiento hotelero, por cada departamento de servicios, de acuerdo a parámetros preestablecidos o a establecer, según la base de consumo o causación, así como a la organización contable general, y de costos. Este capítulo presenta el procedimiento para aplicar el costo a los departamentos operados y no operados, con el objeto de obtener, con la mayor exactitud, el costo de cada unidad de servicio, objetivo del mismo.

2. TIPOS DE DEPARTAMENTOS

Sin embargo, sí se presenta una parte de estandarización, en cuanto a cantidad por porción en platos de recetas estándar, en alimentos y cantidad de tragos por botella, en bebidas.

• Operados • Mixtos • No operados

Por valuación de las mismas recetas estándar no es posible lograr estandarización pues los precios de compra también varían permanentemente por eventos como escasez, cosechas, las mismas temporadas, etc.

Departamentos operados

de

\.

l. DEFINICION

alojamiento por Se puede presentar un costo estándar para el caso de servicio meses o por contratos a determinado tiempo, mayores de un año, que a través de la observación puede determinar un costo dentro de parámetros fijos por la costumbre. La evaluación de confiabilidad de los costos depende directamente del permanente análisis de las variaciones, hasta llegar a minimizarlas.

El objetivo del establecimiento hotelero y/o de servicios, es prestar y vender sus productos (servicios) al huésped, buscando su máxima.comodidad y satisfacción, así: Alojamiento

Alimentos y bebidas

Lavandería Salas de belleza y peluquerías Saunas, baños, turcos, gimnasio

Teléfonos Tiendas o almacenes y droguería Piscinas, etc.

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,~APÍTULO

84

Los costos variables se generan en el momento de prestar el servicio.

Tienen como objetivo: • Prestar servicios al huésped • Utilizar las instalaciones para su propio servicio Al planear las instalaci?nes del ?otcl, debe ~alizarse la ~onve~~encia o no ~e lo~ departamentos de lavandena y de alimentos y bebidas, como mvers10n, y determmar los ingresos a generar por ventas disminuirán costos y en qué proporción al aprovech~ las propias instalaciones. '

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Departamentos mixtos: • Alimentos y bebidas • Lavandería Alimentos y bebidas vende a los huéspedes sus productos, y suministra los alimentos · a empleados y funcionarios, a precio de costo, aplicado a cada departamento. Lavandería, aunque la venta a huéspedes no es muy importante, pues el objetivo e~ prestar el servicio, el costo del servicio para los demás departamentos se disminuye' considerablemente, como se observa en la aplicación, más adelante. í

Los conforman las secciones en que se divide la estructura organizacionaC· administrativa, que no tienen relación con los huéspedes, pero son la vértebra central de\ establecimiento hotelero: .,. • Gerencia general • Gerencia operativa

• Control interno Personal

• Contabilidad

• Mantenimiento

El total de los gastos operacionales de administración se aplica proporcionalmente a 4 los departamentos operados sobre bases establecidas, para detenninar los estados de resultados, al cierre del período.

3. PARAMETROS DE DISTRIBUCION O APLICACION Parámetros o bases de distribución son las diferentes medidas unitarias que se toman a través de la observación y el análisis de los costos, para aplicar a cada departamento lo realmente causado y/o pagado, como generación del costo por prestación del servicio. ·

División de los parámetros Por departamentos • Por conceptos o rubros • Por pago, consumo y/o causación

85

En cada departamento operado o de servicio se presentan costos, que dependiendo del concepto o rubro requieren un parámetro o base especial de cálculo. Por ejemplo, ··para causar la depreciación, se toma como base el costo del metro cuadrado de construcción tenninada, el área y la vida útil.

Departamentos mixtos

Departamentos no operados

VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

Cada departamento tendrá una participación en el costo a aplicar, dependiendo del concepto y del criterio de determinación de causación del costo. Por conceptos o rubros, se toma la base de generación del costo, dependiendo del servicio prestado (departamento) para determinar el parámetro o base. Por ejemplo, para ·causar el consumo de agua se toman bases como: consumo promedio por huésped, porcentaje de ocupación, cantidad de huéspedes en el período, costo o precio del metro cúbico de agua, más recargos. Por pago, consumo o causación, de acuerdo al concepto y al departamento a aplicar, y según el ciclo contable que registre el costo, se determina teniendo en cuenta todo el proceso de registro, según lo visto en el Capítulo IV, numeral 3.

Parámetros o bases • Area ocupada por departamento • Costo del bien de uso • Cantidad de huéspedes alojados Cantidad de habitaciones ocupadas • Cantidad de camas ocupadas • Porcentajes de: Ocupación Depreciación • Consumo por huésped • Consumo por Kw/h. Relación de equipos eléctricos • Cantidad de prendas • Cantidad de prendas procesadas • Cantidad de empleados por departamento • Días de un período. De acuerdo al concepto o costo a aplicar, se toman los parámetros o bases, que según las variables determinarán el valor a cargar a cada departamento operado y no operado, hasta completar el costo total del período. Según las normas contables de los Decretos 2649 y el Decreto 2650 de diciembre de 1993 sobre el Plan Unico de Cuentas PUC, la clasificación de las cuentas de gastos y costos, se presenta en el Capítulo VIII y con base en ésta clasificación de cuentas y subcuentas se utilizan como parámetros para todos los departamentos.

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86

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jtAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS ~·

Cuentas

Parámetros - Base - Detalle

Gastos de personal Impuestos Arrendamiento Seguros Servicios públicos Mantenimiento reparar Adecuación instalación Depreciación Amortización

Nómina - fija - variable - cantidad empleados Base - % - área Área- canon Riesgos - base - bien uso Consumo - m3 - K w/h. - precio unidad Equipos - locales Equipos - locales - consumo - compra Bien uso - base - vida útil Base - cuotas - tiempo

Contratación - Control tiempo Liquidación salarios - Liquidación contrato

C.D.04

5. Causación

Depreciación y diferidos - Alimentac. personal - Aplicación Lavandería - Servicios públicos

C.D.06-07 -08-09-10

El resumen de cada comprobante de diario (C.D.) es el soporte para el registro pormenorizado de cada cuenta afectada, de tal manera que al finalizar todos los registros '" se obtenga el total por departamento; la sumatoria de las subcuentas y conceptos debe conciliar con el total.

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La contabilidad sistematizada con un programa (software) integrado, resume todo el proceso contable en un solo resultado, y la terminal para los costos tendrá un carácter de información y análisis, pues costos no procesa información, su función es de seguimiento y control.

Subcuentas Vajilla, cristal Utiles y papel Lavandería aplicación Combustibles Utensilios cocina Blancos, lencería

4.Mano de obra

Consumo - reparación Consumo - cuotas Cantidad prendas - costo prenda Consumo - costo unidad Consumo - dotación - cuotas Consumo - dotación reposición

Si el sistema está diseñado por módulos independientes, la información debe ser la fuente para el registro en costos, con el permanente control de saldos y co1Kil iaciones con contabilidad.

El consumo se determina por remisión de almacén al departamento, o por consumo de servicios públicos.

En los siguientes diseños se observa la idea general de los sistemas integrados y modulares del proceso contabilidad-costos enfocados hacia igual resultado.

Sistema integrado

Sobre estas bases se fija el criterio para aplicar los gastos y costos según el sistema de contabilidad irÍlplantado. (Manual o sistematizado).

Toda la información

~ntable

4. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION

r+--- Sis. tema 1

r.-- Archivo

De acuerdo a lo establecido por las normas vigentes de contabilidad, ésta se deberá registrar por el sistema de causación, mediante el cual se toman todas las operaciones relacionadas con los gastos y costos de un período. Cada ciclo contable registra sus transacciones en forma diaria por cada soporte de ingreso o egreso, o mensual por comprobante-resumen de diario. de manera que todo el proceso se cause dentro del período.

Contabilidad

Sistema por módulos

Ciclos de la contabilidad Son diferentes partes modulares de la contabilidad para efecto de resumir, manual o sistemáticamente, el registm contable de cada ciclo.

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Costos

Ciclo

Origen

Resumen

l. Ingresos

Caja ~ ventas - Contado Recaudo cartera - Otros ingresos

C.D.01

2. Egresos

Bancos - Compras - Contado - Pago proveedores - Gastos y costos - Otros egresos

C.D.02

3. Inventario

Inventarios inicial - entradas Consumo - Inventario final

C.D.03

,__¿::=::=::=::=::=::=::=~H--- Sistema contable Información contable y costos

[Contabilidad

1

Costos Archivo

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Para su distribución razonable, de acuerdo a la observación y análisis, se toman en cuenta las siguientes bases: • Cantidad de prendas por departamento Cantidad de prendas procesadas Veces del proceso por período Costo por prenda procesada

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Es un gasto-costo que presenta un importante porcentaje de participación en los costos por departamento de servicio, pues cada departamento, requiere de un servicio de lavado y planchado de prendas, siendo su aplicación indispensable para lograr el objetivo del costo-real.

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Gastos de lavandería

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En cuanto a cortinas, tapetes y carpetas, no todos los días se lavan y por su tamaño y cantidad de veces de proceso, así como las fundas, se toma por el equivalente a una sábana o a un mantel. Alimentos y bebidas (ventas) Manteles l Tapas Servilletas (4) Cortinas s /tamaño Carpetas s / tamaño Total prendas mesa 5

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RICARDO RODRIGUEZ VERA .

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CAPÍTULO VII. DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS HOTELEROS

129

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~ _PJrasegliridad y cuidado en los uniformes de dotación entregados a los trabajadores, :~

Uniformes de trabajadores del departamento, asumiendo el proceso de día-por-medio por la necesidad del servicio y presentación, se presenta una mayor rotación que en habitaciones siendo de:

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