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• Gladiz Mercedes

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA U.P.T. ARAGUA Dr. FEDERICO BRITO FIGUEROA LA VICTORIA – ESTADO ARAGUA

P.N.F. CONTADURÍA PÚBLICA

ENSAYO

“Coste & Efecto”

Elaborado por: YESSICA CASTELLANOS C.I. 16.344.735

La Victoria, Diciembre 2013

Así como el mundo, los seres humanos y el entorno cambian rápidamente, asimismo los diferentes sistemas que nos rodean, también cambian, para acoplarse a las normas que rigen el orden social, productivo y empresarial. Es por esto que asignar costos a diferentes objetivos, especialmente al objetivo final como son los productos terminados, es indudablemente el problema fundamental que debe resolver cualquier sistema de costos, además de la necesidad de cada organización de tener una confiable información, oportuna y exacta sobre el costo de sus productos, para tomar una correcta decisión.

Por lo tanto, es sumamente importante para las

empresas, un modelo de cálculo de costos que determinen la viabilidad del negocio. En opinión de Kaplan y Cooper (1998), los sistemas de costes de la Fase I, no presentan buenos controles para registrar las transacciones, ocasionando que éstas no se registren o se registran de forma incorrecta. Esto es ocasionado por presentar algoritmos incorrectos que al momento de imputar costos generales a los productos, actualizan los costos estándar al mismo nivel de los precios actuales, introduciendo errores en las cuentas, esto trae como consecuencia que los valores de las existencias en sistema, generalmente no concuerden con la existencia en físico. Estos sistemas de costes Fase I, son utilizados, por lo general, por empresas que empiezan sus actividades y aun no poseen tiempo ni recursos para hacerse de un sistema contable más eficiente, sin embargo, se dan casos de empresas con tiempo de funcionamiento, que siguen utilizando este sistema, lo que comúnmente se denominaría como “sistemas heredados”. Se tiene que empresas que una vez utilizaron sistemas adecuados, para los informes de contabilidad externa, es probable que ahora tengan sistemas inadecuados, motivados a la división o adquisición de empresas.

Kaplan y Cooper (1998), consideran inadecuados los sistemas de Fase I, por cuanto son tecnológicamente obsoletos (datan de hace muchas décadas), además de ser casi imposibles de mantener al presentar demasiados cambios, debido a que sus diseñadores abandonaron la empresa, por lo que nadie entiende completamente la mecánica o lógica del sistema actual. Sin embargo, este sistema no se puede eliminar totalmente, debido a que es el único mecanismo para recoger y mantener las transacciones financieras. Asimismo los mencionados autores, consideran que lo sistemas en Fase I, son inadecuados para los informes financieros, porque presentan muchos errores y desviaciones en la calidad de los datos, los informes contables y el control estratégico y operativo no son fiables. Las características que presentan los sistemas en Fase I, por lo que podrían considerarse inadecuados también, son: -

Necesitan gran cantidad de tiempo y recursos para unificar

-

información y cerrar los libros en cada período contable. Presentan desviaciones inesperadas al contrastar las existencias

-

físicas con los valores contables. Las existencias disminuyen considerablemente de valor después de

-

las auditorías internas y externas. Precisa de muchos ajustes después del cierre de la contabilidad. Ausencia de integración y auditabilidad del sistema.

En cuanto a los sistemas de Fase II, Kaplan y Cooper (ob.cit), definen aspectos relevantes tales como: son útiles para la valoración de existencia en los informes de contabilidad externa y tienen datos comunes, característica que ayuda a que la directiva pueda comparar y consolidar los resultados financieros, también puede preparar balances completos poco después del cierre de un periodo contable, y poseen además una excelente calidad en el proceso de datos, también es cierto que durante los últimos 15 años han sido criticados por ser inadecuados para el control empresarial para informar a los directivos.

Su principal defecto surge de la asignación de costes a los productos. Los métodos para asignar los costes indirectos a los productos para valorar las existencias, pueden ser adecuados para las cuentas agregadas de existencias del balance de situación, pero siguen distribuyendo los costes generales e indirectos utilizando como criterio de reparto la mano de obra directa (horas o unidades monetarias), esto tenía sentido hace muchos años (cuando fueron diseñados), porque la mano de obra directa era en esos momentos una parte considerable del coste total de una empresa. Pero paulatinamente las empresas fueron automatizando sus procesos, se introdujo la base de asignación horas/máquinas al sistema de costes. Aunque la utilización de criterios como asignación de costes de materiales y horas/máquinas, que podrían considerarse como mejoras, siguen sin servir a empresas con procesos complejos, múltiples productos, servicios y clientes diversos, ya que estos sistemas asumen que los costes indirectos de fabricación y los de soporte a dicha actividad varían con el volumen de unidades producidas, más no reconocen que los costosos recursos de fábrica

suministrados

(disposición,

pedidos,

recepción,

traslados

e

inspección), permiten la producción de lotes de artículos Así los sistemas de costes en Fase II no consiguen aprovechar las ventajas de los lotes de producción y la variedad de los productos. También mencionan los autores en cuestión, una consecuencia negativa de los sistemas en Fase II, y es que los diseñadores o fabricantes de productos, no reciben información o la reciben distorsionada en cuanto a los costes de producción de los productos que se diseñan, ya que los obligan a utilizar una información obsoleta cuando han de elegir y comprometerse con el diseño. También señalan que los sistemas mencionados, dependen en gran medida de la responsabilidad de los centros de costes en cuanto a la acumulación de costes, destacando la mano de obra indirecta, mantenimiento de las herramientas. En conclusión, los sistemas en Fase II, aunque distribuyen los

costes adecuadamente para la contabilidad financiera y asignan los costes a los centros responsables de ello, proporcionan poca o ninguna información, a veces hasta distorsionada respecto a los costes de actividades, procesos, productos y clientes. En cuanto a los sistemas en Fase III y IV, citando nuevamente a Kaplan y Cooper, apuntan a que sistemas en Fase III: aun utilizando las empresas sus sistemas contables tradicionales, puede aprovechar con éxito la era tecnológica que se presenta actualmente, superando muchas limitaciones en Fase III, utilizando sistemas de costes innovadores para el aprendizaje y la mejora. En esta fase los directivos pueden tener 3 tipos de sistemas autónomos de información contables 1) Sistema tradicional para los informes financieros, 2) Sistemas ABC para informar sobre el coste de procesos, productos y clientes, 3) Sistemas de Feedback operativo para estimular la mejora en la eficiencia de los procesos.

Con unos costes relativamente bajos, las

organizaciones pueden obtener datos que proporcionen información y den soporte a dos funciones elementales en las organizaciones, como son: mejorar la toma de decisiones y mejorar los procesos con la información ABC y con un Feedback relevante y oportuno. En cuanto a los sistemas en Fase IV, los sistemas ABC y de Feedback operativo, están integrados y unidos, proporcionando las bases para preparar los estados financieros externos. En esta Fase los sistemas han sido diseñados para aumentar los beneficios que permitan a los directivos tomar decisiones y para los empleados mejorar los procesos que están bajo su control y brindan además información distribuida periódicamente a los contables para sus estados financieros. Los sistemas de costes estándar, han sido la base de los sistemas de control de costos de las empresas durante la mayor parte del siglo XX. Los contables hacen una previsión en cada periodo contable de los costes de

cada centro de costes (sueldos y salarios de la mano de obra, suministros consumibles, depreciación de los equipos), los costos presupuestados se fijan a niveles estándar, y se basan en el consumo eficiente de los recursos, los cuales vienen determinados por los ingenieros industriales. Para el cálculo del coste estándar es necesario el

trabajo conjunto de

ingenieros industriales y especialistas en costos porque se nutre de dos componentes: uno físico (cantidades) y otro monetario (recursos financieros), por lo tanto para evaluar una gestión se necesita una base o patrón de comparación. Relacionar los costos de un mes con el anterior (o de otro periodo), suministra información inadecuada porque los datos del mes con el cual se compara seguramente tienen incorporadas ineficiencias propias de dicho período. Además, el cambio de los métodos de fabricación agrega otro factor que invalida la comparación, esto es una limitación del sistema. En cuanto al presupuesto flexible para el cálculo del producto, éste es un criterio de evaluación de resultados que consiste en establecer los resultados que se habrían presupuestado si se hubieran conocido de antemano las cantidades que se iban a vender de cada uno de los productos, Este tipo de presupuestos permite establecer comparaciones entre las realizaciones y las previsiones, en función del nivel de actividad alcanzado, ya que es posible conocer los costes vinculados a un determinado nivel.

Fuentes: Kaplan y Cooper (1998). Coste y Efecto. Ediciones Gestión 2000. S.A. Barcelona. España.