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• Keny Casimiro Rojas

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CONTROL SIMULTANEO RESOLUCION N° 454-2014-CG Y DIRECTIVA N° 006-2014-CG/APROD

CONTROL SIMULTANEO RESOLUCION DE CONTRALORIA N°454-2014-CG Y DIRECTIVA N°006-2014-CG/APROD del 13-10-2014 Objetivo Establecer los criterios para la aplicación del servicio de control simultaneo y delimitar sus modalidades Alcance Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de obligatorio cumplimiento para :  Las unidades orgánicas de la Contraloría General de la Republica (Contraloría ) y los Órganos de Control Institucional (OCI)  Las entidades sujetas al ámbito del sistema nacional de Control, establecida en el articulo 3° de la Ley 27785 “ Ley Orgánica del S.N.C. y de la Contraloría General de la Republica”

CONTROL SIMULTANEO RESOLUCION DE CONTRALORIA N°454-2014-CG Y DIRECTIVA N°006-2014-CG/APROD del 13-10-2014

Competencia de la Contraloría General de la Republica Es el ente rector del Sistema Nacional de Control a cargo de supervisar los actos de las entidades sujetas a control, que entre otros involucra la facultad de desarrollar el control simultaneo, determinando la oportunidad y modalidades en que este se pueda ejecutar y desarrollar, conforme lo establece el articulo 14° de la Ley 27785 “Regulación del control “Lineamientos, disposiciones, y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades

RESOLUCION DE CONTRALORIA N°454-2014CG Y DIRECTIVA N°006-2014-CG/APROD del 1310-2014

CONTROL SIMULTANEO Es el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a la Contraloría u otro órgano del SNC, por encargo y designación de esta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, captación y uso de los recursos y bienes del Estado; el cual en concordancia con su rol de supervisión y vigilancia, puede ser simultaneo.

CONTROL SIMULTANEO Son aquellos que se realizan a las actividades de un proceso en curso, correspondiente a la gestión de la entidad, con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la entidad sobre la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado o el logro de sus objetivos, a fin de promover la adopción de las medidas preventivas pertinentes que contribuyan a mitigar, de ser el caso, a superar el riesgo identificado

CONTROL SIMULTANEO  El

ejercicio de control simultaneo no supone la conformidad de los actos de gestión de la entidad ni limita ele ejercicio del control posterior.  En ningún caso, el ejercicio del control simultaneo conlleva a la injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad

CONTROL SIMULTANEO ORIGEN La Contraloría o el OCI efectúan el control simultaneo de manera selectiva, sobre la base de los criterios y características establecidas PRINCIPIOS El ejercicio de control simultaneo se rige por los principios establecidos en el articulo 9 de la Ley n° 27785 ( principios de control gubernamental) siendo de especial aplicación los de autonomía funcional, flexibilidad; objetividad, reserva, legalidad y carácter permanente, selectivo y técnico

CONTROL SIMULTANEO Características a) Oportuno.- Se ejecuta durante el desarrollo de un proceso en curso, promoviendo la adopción de medidas que aseguren el cumplimiento de sus objetivos b) Expeditivo.- Permite ejercer el control gubernamental y exponer sus resultados, en un breve plazo

CONTROL SIMULTANEO Preventivo.- Revela hechos que puedan generar un riesgo, y promueve la adopción oportuna de medidas preventivas que aseguren el cumplimiento de los objetivos del proceso materia de control d) Orientado al ciudadano.- Presta especial atención a los procesos que están orientados a atender las necesidades de los ciudadanos c)

CONTROL SIMULTANEO Criterios para el ejercicio  Materialidad según la importancia o significancia económica del proceso, respecto de los objetivos misionales de la entidad  Relevancia de la actividad, en relación al impacto que tendría una desviación, en el normal desarrollo del proceso a cargo de la entidad

CONTROL SIMULTANEO Responsabilidades del Titular de la entidad  Disponer la entrega oportuna de la información, así como asignación de los recursos logísticos necesarios y acceso a los lugares o ambientes, en los casos y plazos requeridos por el equipo a cargo del servicio de control  Disponer las acciones preventivas pertinentes que contribuyan a mitigar o superar los riesgos comunicados

CONTROL SIMULTANEO Facultad sancionadora de la Contraloría General de la Republica Ante la ocurrencia de actos u omisiones que afecten o limiten el ejercicio del control simultaneo, tipificados en la Ley o en el Reglamento de Infracciones y Sanciones, se siguen los procedimientos establecidos por la Contraloría para la determinación de las sanciones que correspondan

MODALIDADES DEL CONTROL SIMULTANEO

Acción Simultanea b. Orientación de Oficio c. Visita de Control a.

ACCION SIMULTANEA Definición.- Es un servicio de control simultaneo que consiste en evaluar el desarrollo de una o mas actividades en ejecución de un proceso en curso, verificando y revisando documental y físicamente que se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales

Etapas de Acción simultanea a) Planificación.- El OCI a cargo del servicio, obtiene y analiza la información sobre las actividades materia de la acción simultanea, a fin de elaborar y aprobar un plan que contenga la estrategia y procedimientos a ejecutar, sobre la base de objetivos y alcance determinado.

Etapas de Acción simultanea b) Ejecución.- El OCI a cargo acredita a los profesionales encargados de efectuar la acción simultanea ante el titular de la entidad En esta etapa se desarrollan los procedimientos contenidos en el Plan de Acción Simultanea. De considerarlo necesario, el equipo podrá revisar hechos resultantes de actividades ejecutadas, relacionados con la actividad materia de control, para tener conocimiento integral de la misma

Etapas de Acción simultanea b) Ejecución Si durante esta etapa, el equipo de control simultaneo identifica hechos que, por su naturaleza y trascendencia, requieran la adopción inmediata de medidas preventiva, estos se comunicaran al Titular de la entidad; sin perjuicio de la posterior remisión del Informe de Acción Simultanea

Etapas de Acción simultanea c.- Elaboración de Informe Se exponen de manera concreta y objetiva los hechos que, al ser realizados sin observar las disposiciones establecidas, ponen en riesgo el logro de los objetivos del proceso materia de la acción simultanea. El informe resultante de la acción simultanea debe ser emitido al titular de la entidad, con el registro correspondiente

Etapas de Acción simultanea c.- Elaboración de Informe El desarrollo de las 3 etapas precedentes, no debe exceder de 20 días hábiles, Excepcionalmente y por naturaleza de las actividades materia de revisión, la unidad orgánica competente al momento de efectuar el planeamiento de servicios de control, podrá autorizar un mayor plazo

ORIENTACION DE OFICIO Es un servicio de control simultaneo que se ejerce cuando la unidad orgánica de la Contraloría o el OCI a cargo del servicio, toma conocimiento de la presencia de situaciones que pueden conllevar a la gestión a incurrir en errores, comisiones o incumplimiento en el desarrollo de un o mas actividades de un proceso Para tales efectos el OCI a cargo, de manera selectiva y de oficio realiza los siguientes acciones:

ORIENTACION DE OFICIO a)

b)

c)

Recopila u obtiene información a través de diversas fuentes, que pueda comprender entre otros, requerir información a la entidad Efectúa la revisión y el análisis de la información obtenida, a fin de identificar situaciones que puedan conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos, que puedan generar riesgos a la entidad. Comunica al titular de la entidad, de manera clara y concisa, las situaciones identificadas y sus posibles riesgos .

VISITA DE CONTROL Es un servicio de control simultaneo que consiste en presenciar actos o hechos en curso relacionados a la entrega de bienes y servicios, el estado de las obras y mantenimiento de la infraestructura publica, constatando que su ejecución se realice conforme a la normativa aplicable, disposiciones internas y estipulaciones contractuales

ETAPAS DE VISITA DE CONTROL Planificación El OCI a cargo del servicio elabora y aprueba un esquema de trabajo que contenga la estrategia y procedimientos a ejecutar, sobre base de objetivos y alcance determinado por la unidad orgánica encargado del planeamiento de los servicios de control En este mismo documento se consigna los integrantes del equipo a cargo del servicio de control

ETAPAS DE VISITA DE CONTROL Ejecución El OCI a cargo del servicio, acredita a los profesionales encargados de efectuar la visita de control, ante el titular de la entidad. Durante la visita de control, el equipo procede a desarrollar los procedimientos establecidas, que comprende entre otros, labores de inspección, indagación, observación en el lugar donde se desarrollan los actos o hechos materia de visita, que le permitan identificar la existencia de hechos que generan riesgos, debiendo constar en actas elaboradas

ETAPAS DE VISITA DE CONTROL Ejecución El acta debe contener 1.- Lugar, fecha y hora de visita 2.- Identificación de los profesionales de la Contraloría a cargo y de los funcionarios que representan a la entidad, detallando nombre y apellidos , DNI y cargo que ocupa. 3.-Descripcion de los hechos identificados 4.-Firna de cada uno de los presentes

ETAPAS DE VISITA DE CONTROL

Elaboración del Informe Exposición de manera concisa y objetiva, los hechos que al ser realizados al margen de las disposiciones establecidas, han generado riesgos. El informe resultante se remite al titular de la entidad, las mismas que deben registrarse en el sistema informático Los informes emitidos, debe indicar el OCI que ha sido designado para efectuar el seguimiento, evaluación y registro de las acciones dispuestas por el titular El desarrollo de las 3 etapas de visita de control no debe exceder el periodo de 7 días hábiles

SEGUIMIENTO, EVALUACION Y REGISTRO DE LAS ACCIONES DISPUESTAS POR EL TITULAR DE LA ENTIDAD

El seguimiento, evaluación y registro dispuesta por el titular de la entidad en las modalidades de acción simultanea y visita de control esta a cargo del OCI.  El titular de la entidad en un plazo no mayor de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción del informe, debe informar al OCI que realizo el control simultaneo, las acciones dispuestas a fin de mitigar, o de ser el caso, superar los riesgos comunicados Debiendo el OCI registrar en el sistema a mas tardar dentro de los 5 días hábiles de recibido, en caso que el titular de la entidad no cumpla con remitir dicha información, el OCI deja constancia de la situación mencionada en la herramienta informática

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA TITULO : ACCION SIMULTANEA A…… 1.- ORIGEN Es un servicio de control simultaneo programado en el Plan Operativo, la misma que se realiza en el marco de las facultades asignadas a los órganos conformantes del sistema Nacional de Control

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA 2. INFORMACION DE LA ENTIDAD Y DE LAS ACTIVIDADES MATERIA DE LA ACCION SIMULTANEA 2.1 Estructura Orgánica.- Únicamente las unidades orgánicas que intervengan en el desarrollo de la actividad materia de la acción simultanea Funciones de la(s) unidades orgánica(s)

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA 3.ALCANCE Precisar las actividades materia de acción simultanea, unidad orgánica responsable de las actividades, ubicación geográfica donde se realiza, así como el periodo en que se ejecutara la acción simultanea 4. OBJETIVO Precisar los objetivos que se pretenden obtener con la ejecución de la acción simultanea

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA 5. PROCEDIMIENTOS Objetivo 1 Procedimientos Objetivo 2 Procedimientos 6.- INFORMACION ADMINISTRATIVA 6.1 Equipo y plazo estimado

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA Días Hábiles Cargo Jefe de Equipo Integra nte

Integrante

Profesión

Planificación

Ejecución

Elaboración Informe

Total

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA Asignación

6.2 Costo directos estimados Cargo

Jefe de Equipo Integrante

Nivel

N° Días

Costo Total H/H

Pasajes

Viáticos Bolsa de viaje

Costo Total

MODELO DE PLAN DE ACCION SIMULTANEA

6.3 Documentar a emitir Como resultado del presente servicio de control, se emitirá un informe, el cual será elevado a las instancias correspondientes, y comunicado mediante oficio a la entidad

Lugar de emisión, (fecha) Jefe de equipo Jefe de OCI

Integrante

MODELO DE INFORME DE ACCION SIMULTANEA

TITULO : Nombre de la Acción Simultanea I. Origen II. Objetivo III. Alcance IV. Información relacionada a las actividades materia de control V. Comentarios Señalar brevemente los documentos revisados o a los que no se obtuvo acceso, así como limitaciones que impidieron el desarrollo de algún procedimiento

MODELO DE INFORME DE ACCION SIMULTANEA

Aspectos relevantes De la revisión efectuada a la se han identificado los siguientes hechos que ponen en riesgo el resultado o logro de los objetivos del ( nombre del proceso en curso ) 1.- Sumilla : Titulo o encabezamiento que identifica el hecho advertido a) Hecho advertido : revelar el hecho o la situación detectada que constituye un riesgo b) Criterio c) Riesgo: La posibilidad de ocurrencia de un evento adverso que afecte el logro de resultados u objetivo en proceso VI. VII.

MODELO DE INFORME DE ACCION SIMULTANEA VII.

VII.

Conclusiones Precisar la cantidad de hechos puedan generar un riesgo por actividad evaluada, hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos del proceso. Recomendación Hacer de conocimiento al titular de la entidad los riesgos identificados como resultado de la acción simultanea efectuada, con la finalidad de que implemente las medidas preventivas pertinentes, dirigidas a mitigar o superar los riesgos comentados en el numeral VII