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“Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez” FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

CURSO: ADMINISTRACION GENERAL.

DOCENTE: . ESTUDIANTE:.

TEMA: “CONTROL FINACIERO Y CONTROL DE CALIDAD”

ILAVE – PERÚ 2018

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ADMINISTRACION GENERAL

I.

MARCO TEORICO

1.1 CONTROL FINANCIERO Cualquier proceso de ejecución financiera pierde su sentido si no se define e implementa una estrategia de control del mismo, en base a unos objetivos acordes con la situación actual y los proyectos de futuro de la empresa.

1.1.1 Definición El sistema de control financiero, al igual que el control de gestión del que forma parte, tiene como finalidad asegurar a la dirección que los recursos de la empresa se utilizan de forma eficaz y eficiente. Pero, a diferencia de otras técnicas utilizadas con esta finalidad, el control financiero se caracteriza por ser el análisis de los costes y rendimientos asociados a las actividades y/o funciones cuya ejecución ha sido delegada en subordinados, lo que constituye la base para planificar las actuaciones, evaluar el desempeño alcanzado y asignar las responsabilidades por el manejo de los recursos de la empresa. Sin embargo, para fines prácticos, este sistema de control se apoya como se ha indicado, en el análisis de costes y rendimientos, de modo que serán los sistemas de contabilidad de costes, los que van a aportar no sólo los datos, sino también las principales herramientas de análisis sobre el uso de tales recursos. Uno de los problemas básicos que condicionan, por lo tanto, la relevancia de estas técnicas ha de radicar en el modo en que se evalúan por cada sistema de contabilidad de costes dichos recursos, desplazando de este modo el centro del interés, desde el procedimiento de cálculo, hacia el estudio de las limitaciones que imponen, al uso de la información elaborada, las hipótesis subyacentes en el sistema de costes aplicado. Esta reflexión conduce a admitir, para fines de control de gestión, la necesidad de disponer de enfoques alternativos sobre la misma realidad económica. Si este criterio se aplica con carácter general, se irá incluso más allá de las limitaciones que el sistema de contabilidad impone al registro y medición de los recursos económicos. Sólo en este caso se podrá, de forma consistente, incluir en dicha estructura de análisis, aquellas

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otras circunstancias internas y externas a la empresa, que alteran el valor económico de los recursos para la explotación, aunque no tengan incidencia directa sobre los registros contables.

1.1.2 Definición y objetivos del control financiero Con carácter general, cuando se define el sistema de control financiero, se hace referencia a que su finalidad última es convertirse para la dirección en la garantía de la eficacia y eficiencia de la organización. Sin embargo, hay que tener presente que para lograrlo se deben utilizar unas técnicas o medios, que a su vez se constituyen en metas u objetivos que deben explicitarse al implantar el sistema de control financiero: 1.1.2.1 Comunicación Es necesario que exista un sistema de información, formalizado o no, que garantice la comunicación entre la dirección y el subordinado, que permita racionalizar los procesos de delegación o descentralización de funciones, así como de asignación de responsabilidades por el desempeño alcanzado en la ejecución. J.Dearden lo describe con las siguientes palabras: "El sistema ha de proporcionar un medio de comunicación entre el superior y el subordinado, con relación a las actividades financieras de éste y a las expectativas financieras de aquél. En los sistemas formales, el subordinado presenta un plan financiero, y el superior, o lo aprueba, o lo modifica. Luego el subordinado informa periódicamente a su superior sobre los posibles cambios en sus expectativas financieras, de modo que éste pueda actuar si es necesario. Cuando no existe un sistema formal, es frecuente que un acuerdo tácito ocupe el lugar de los planes formales: por ejemplo, el subordinado gasta la misma cantidad de dinero (u obtiene la misma cantidad de beneficios) que el año anterior." 1.1.2.2 Evaluación La medida de la eficacia y eficiencia con que se han usado los recursos de la empresa es la base para la evaluación de la gestión realizada, cuya responsabilidad, compartida por dirección y subordinado, se asignará en función del contenido de las facultades efectivamente delegadas, ya que determinadas tareas como aceptación y revisión de

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planes, coordinación y seguimiento de actuaciones, etc., difícilmente son delegables. J.Dearden señala: "El segundo fin de los sistemas de control financiero es el de proporcionar al superior medios para evaluar la eficiencia de su subordinado en el manejo de los recursos económicos que controla. La evaluación se lleva a cabo comparando los resultados reales con las expectativas, bien explícita o implícitamente." 1.1.2.3 Motivación El control de gestión, como se ha señalado en repetidas ocasiones, ha de motivar a los encargados de realizar las tareas, a perseguir, no sus intereses individuales, sino el general de la empresa. J.Dearden señala: "El tercer objetivo de los sistemas de control financiero es el de motivar al subordinado a hacer todo lo posible para alcanzar los objetivos de la empresa tan eficaz y eficientemente como sea posible. La motivación está relacionada de modo directo con la evaluación. A un subordinado se le motiva a optimizar su labor tomando como módulo, los criterios que se utilizan para medirle."

1.1.3 Importancia Ante la escasez de recursos y con la meta de ser competitivos, los agentes económicos deberán de establecer una buena administración con sus respectivos controles, pudiendo así alcanzar las metas de optimalidad, eficiencia y eficacia, tan necesarias el día de hoy para la sobrevivencia, pues el mercado suele eliminar a los más ineficientes en sus actividades económicas. A continuación, se mencionan algunas razones de importancia:  Se aplica a todo tipo de empresa.  El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buen control administrativo.  Una adecuada administración eleva la productividad.  La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.  En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.  En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la administración.

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1.1.4 Características  El control administrativo sigue un propósito. Una condición de la administración es el objetivo, sea esté implícito o enunciado específicamente.  Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.  Esta asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo. Todo organismo acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran más fácilmente por medio de un grupo y no por una sola persona.  Es una actividad no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como directores, gerentes de área, etc.  La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.  La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.  Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir, administrador y propietario no son necesariamente sinónimos.

1.1.5 Tareas específicas a desarrollar El control administrativo debe abarcar básicamente a la planeación, dirección, organización, integración del personal, coordinación y control. 1.1.5.1 Planeación Inicialmente deben definirse las funciones o actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, esto es determinar cuáles son las funciones fundamentales, integrar a los departamentos o secciones debidamente coordinados entre sí y dotarlos con los elementos materiales y técnicos que requieran. La planeación así prevista debe implicar una toma de decisiones enfocada a determinar los objetivos de la entidad y de cada uno de los departamentos que la integran.

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Antes de tomar la decisión de establecer y desarrollar un plan, debe existir un estudio o análisis de la propuesta correspondiente. El plan elegido debe contener la información anticipada acerca de que hacer, cómo hacerlo, dónde y quién lo hará. La planeación es importante porque cuando la persona conoce lo que tiene que hacer, su esfuerzo y el del personal en su conjunto es menor y más eficaz. 1.1.5.2 Dirección Dirigir es hacer que las personas orienten su trabajo hacia el logro de los objetivos de la organización y del grupo en el que trabajan. Esta función es muy importante por que la mayoría de los problemas realmente surgen del personal, de sus actitudes y comportamiento individual y colectivo. Al respecto el Gerente administrativo debe partir de la premisa que, es indispensable que el personal ejecutivo que toma decisiones esté adecuadamente seleccionado remunerado, motivado y capacitado. Esta es la actividad más importante del control administrativo. 1.1.5.3 Organización Organizar es la parte de la administración tendente a establecer una estructura definida, incluyendo los papeles o roles que van a desempeñar las personas, o sea la descripción de cada puesto; para lograr el punto óptimo al respecto es conveniente desarrollar en los siguientes pasos:  Definir las actividades que sean indispensables para alcanzar los objetivos.  Agrupar estas actividades en departamentos o secciones.  Asignar actividades a puestos, para aplicar la política de adaptar la persona la puesto, y no el puesto a la persona; esta distribución debe hacerse con base en el perfil del puesto, los objetivos del mismo y un profundo estudio de tiempos y movimientos.  Delegar la autoridad que sea necesaria para llevar a cabo las funciones al amparo de la versión ortodoxa del principio administrativo relacionado con la responsabilidad: La autoridad puede o debe delegarse y la responsabilidad no es compartible.  Distribuir proporciona, equitativa y adecuadamente las actividades de coordinación, supervisión, revisión, autorización e información, entre los

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distintos niveles de la estructura jerárquica de la entidad, con base en una atinada separación de funciones. 1.1.5.4 Integración del Personal Esta es o debe ser a su vez política y actividad importante dentro de la administración de recursos humanos, coordinada por el Gerente administrativo; la cual podría desglosarse en las siguientes políticas subyacentes:  El gerente administrativo debe partir de la premisa que, el recurso más valioso con que cuenta la entidad es el humano y, que su gran responsabilidad es proporcionar personal idóneo a los departamentos productivos y de servicio de la misma.  Asignación de personal competente y suficiente a cada departamento o sección, debidamente remunerado, motivado, capacitado y adiestrado, teniendo en cuenta que el éxito o fracaso de una organización depende directamente del recurso humano. Por lo que es necesario que recurrentemente se lleven a cabo evaluaciones del personal, se depure, se elimine en lo posible sobre cargas de trabajo y personal no deseable y se actualice recurrentemente el manual de la administración de recursos humanos.  Delegar la autoridad y establecer claramente la responsabilidad correspondiente a cada ejecutivo.  Definir los puestos con base en las necesidades propias de la entidad.  Establecer estadísticas sobre la rotación del personal, determinar causas y efectos de la misma, considerándola como la principal causa de su desintegración. 1.1.5.5 Coordinación Para lograr que todas las funciones descritas se lleven a cabo de la mejor manera, es necesario coordinarlas para que encajen armónicamente dentro del proceso administrativo. La mejor coordinación se da cuando los individuos entienden y se dan cuenta de cómo contribuyen en su trabajo a lograr los objetivos de la entidad.

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1.1.5.6 Control Controlar es medir y evaluar las actividades de las personas subordinadas, para asegurarse que los hechos se ajustan a los planes. Con el control debe medirse el desempeño en relación a las metas y los planes y determinar en donde existen desviaciones para corregirla.

1.1.6 Características de los controles financieros 1.1.6.1 Control financiero inmediato o direccional Es aquel en el que se conoce casi con certeza segura lo que va a ocurrir en un periodo determinado, por lo que su acción correctiva es fácil de hacer, inclusive antes de que se concluya el tiempo establecido. Es muy usual en los efectos estacionarios o de temporada con respecto a las ventas. Por ejemplo: una empresa que produce helados o cervezas ya sabe que en invierno no va a vender su producto en las mismas cantidades, por lo que puede dedicar su maquinaria a elaborar otros productos o a incrementar su inventario para cuando llegue la temporada de calor, de ahí se está empleando el control inmediato o direccional 1.1.6.2 Control financiero selectivo Es aquel que se determina con anterioridad de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o se buscan alternativas para continuar con el honor. Ejemplo: una empresa que utiliza mucho petróleo para su proceso productivo. se prepara porque sabe que seguramente el precio va a subir varias veces en el año. en ese caso esta haciendo control financiero selectivo. 1.1.6.3 Control financiero o posterior Es aquel que se realiza cuando se miden los resultados una vez concluidas las operaciones, es decir se compara lo realizado con lo planeado. Lo anterior es el control más común para las empresas ya que hasta que se termina un proceso es cuando se compara con lo que se tenía planeado.

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1.1.7 Consideraciones para su implantación  El Tamaño de la entidad  Las Características de la industria en que opera • La organización de la entidad  La naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas  Los problemas específicos del negocio  Los requisitos legales aplicables.  El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno representa una importante responsabilidad para la administración de una entidad, para proporcionar una seguridad razonable de que se logren los objetivos, la gerencia deberá vigilar de manera constante, la estructura de control interno, para delimitar si esta operando debidamente y si se modifica oportunamente de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.  Por seguridad razonable se entiende que el costo de la estructura del control interno de una entidad no deberá exceder a los beneficios esperados al establecerlo.  La efectividad del control interno esta sujeta a limitaciones inherentes tales como malos entendidos de las instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga personales. colusión entre personas dentro o fuera de la entidad y actitud de la gerencia si esta hace caso omiso de ciertas políticas y procedimientos.

1.1.8 Proceso para su implantación  Obtención de capital, fondos y recursos, incluyendo en su caso el establecimiento, control y actualización de los correspondientes convenios.  Relación con inversionistas: Establecer y mantener un adecuado mercado para los valores de la entidad y, mantener una adecuada y estrecha relación con los banqueros, posibles inversionistas, analistas financieros y accionistas.  Relaciones bancarias y custodia de efectivo y valores: Mantener los acuerdos con los bancos para recibir, custodiar y desembolsar el dinero y los valores de la entidad.

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 Revisar los aspectos financieros de las operaciones de inmuebles y arrendamiento financiero y operativo.  Crédito y cobranza: Establecer políticas para la concesión de crédito y la recuperación de la cartera, supervisar los acuerdos para financiar las ventas a crédito, a plazos y en su caso los planes de arrendamiento financiero u operativo.  Inversiones: Establecer y coordinar las políticas para controlar la inversión en fondos de pensiones, fideicomisos, etc., invertirlos según se requiera; esta responsabilidad se refiere a todo tipo de inversiones bursátiles, de renta fija o variable, a corto y largo plazo.  Financiamiento: Establecer y mantener las adecuadas fuentes de financiamiento, contratarlas, removerlas, vigilar el cumplimiento de los correspondientes convenios con los acreedores, descontar la cartera, contratar préstamos punte o directos, etc.

Ilustración 1 Diagrama de Estado Financiera

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1.2 CONTROL DE CALIDAD “Un sistema de gestión de la calidad que persigue la satisfacción total de los clientes a través de la mejora continua de la calidad de todos los métodos y procesos operativos mediante la participación activa de todo el personal en grupos de mejora y círculos de calidad que previamente han recibido formación y entrenamiento.” Para conseguir gestionar de forma adecuada la calidad en las empresas, se han definido una serie de requisitos, etapas y medidas para conseguir un control total sobre la calidad de los productos y de los procesos que lleva a cabo la empresa.

1.2.1 Etapas Al control de la calidad va asociado previamente un diagnóstico de la calidad para ver la situación de la empresa, y observar los puntos fuertes y débiles de ésta para la implantación de la calidad. Las etapas del diagnóstico de la calidad son: 1.2.1.1 Pre-diagnóstico Se dan a conocer los recursos y capacidades de la empresa. Es una descripción global. 1.2.1.2 Análisis de los medios puestos en práctica Comprende la evaluación del sistema de calidad actual, la evaluación de la situación de la calidad interna y la evaluación de la situación de la calidad externa, en definitiva, analizar los medios que tiene la empresa para satisfacer las necesidades del cliente interno (trabajador) y del cliente externo (consumidor). 1.2.1.3 Evaluación de los costes de no calidad 1.2.1.4 Elaboración del informe con el diagnóstico correspondiente.

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1.2.2 Proceso de control

Ilustración 2: Esquema de una organización autogobernada de control de calidad. Se ponen de relieve las comunicaciones múltiples dentro de casa y con los clientes vía el departamento de ventas. Las necesidades de los clientes se integran.

Fuente: Norbert L, Enrick, (1989)

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1.2.3 Enfoques Existen diferentes enfoques orientados al proceso del control de la calidad en una empresa, distinguiéndose:

1.2.3.1 Inspección Mecanismo orientado al producto final, inspección final del producto para ver si cumple con los estándares establecidos previamente. Es un proceso característico de empresas con el sistema de producción en serie en las que se elaboran un alto volumen de productos. Los inconvenientes del proceso es que al revisarlo al final no se sabe donde está el error, en que parte, por lo cuál en muchas ocasiones conlleva un aumento de coste para volver a revisar y no genera ningún valor añadido. Se basa en la conformidad con las especificaciones

1.2.3.2 Control estadístico de la calidad Incluye gráficas de control y técnicas de muestreo adecuadas para solamente tener que verificar cierta cantidad de productos en lugar de inspeccionar todas las unidades. Consiste en un control en la cadena de producción para que no salgan productos defectuosos. Se marcan unos límites de variabilidad y se seleccionan productos aleatoriamente. Debe mantenerse en el tiempo antes de poder mejorarse

1.2.3.3 Aseguramiento de la calidad Sistemas y procedimientos para evitar que los productos tengan defectos, orientada al sistema, su máxima es que la calidad se produce. Se controlan los diseños, materiales. Es el esfuerzo total para plantear, organizar, controlar la calidad en un sistema de producción con el objetivo de dar al cliente productos con la calidad deseada y establecida. Es simplemente asegurar que la calidad sea lo que debe ser. Pretende una minimización de la variabilidad.

1.2.3.4 Calidad total Un sistema de gestión que abarca todas las actividades, internas y externas, poniendo especial énfasis en el cliente interno y la mejora continua de la calidad. Aquí no solo nos fijamos en que el proceso está correcto sino como lo gestionamos, organizamos, dirigimos. Nos centramos en mantener los resultados, competitividad. Tender a la

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excelencia. La calidad se controla y está presente en todas las funciones para satisfacer al cliente. Una de las diferencias básicas con los anteriores enfoques es que el control, debe iniciarse con la identificación de los requisitos de calidad del cliente. La adopción de estos enfoques ha tenido éxito y se ha comprobado, ya que la calidad mejora los beneficios y competitividad de la empresa.

1.2.4 Principios Los pasos y/o principios para el control de la calidad se suelen estructurar así:  Crear constancia en el propósito de mejora del producto y servicio ( Innovar, mejorar el diseño..)  Adoptar una nueva filosofía para la gestión como por ejemplo eliminar los defectos o el despilfarro.  Dejar de depender de la inspección para lograr la calidad ya que los defectos pueden estar ya en el producto.  Acabar de hacer negocio sobre la base del producto, fijarnos en otras variables como la calidad del servicio y relación a largo plazo de los proveedores.  Introducir la mejora continua e innovaciones.  Introducir la formación, de directivos, para que conozcan el funcionamiento de la empresa, y de empleados para que utilicen correctamente sus habilidades.  Implantación del liderazgo, compromiso de la alta dirección de implantar la calidad.  Desechar el miedo de expresar ideas y preguntas.  Derribar las barreras entre áreas de staff o personal y coordinar los departamentos.  Eliminar eslóganes que desmotiven  Eliminar objetivos numéricos que no se puedan alcanzar.  Lograr la transformación a la calidad total.

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Ilustración 3 : Control de Calidad

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