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• Cali Turcio

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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL Escuela Superior de Ingeniería y Arquitectura Unidad Tecamachalco

CONTROL (Fase dinámica) U.A.: Administración de empresas constructoras Prof.: Ing, Arq. José Quevedo García Integrantes: Hernández Méndez Maximiliano

Jiménez Correa Gabriela Itzel Soto Rodríguez José Carlos Turcio Centeno Diana Carolina

SISTEMAS Y PROCESOS DE CONTROL DENTRO DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA 

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procesos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa.

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1. Establece estándares

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2. Medir desempeño contra estándares (comparativa)

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3. Corregir la variaciones de los estándares y planes

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El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y mas que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la viabilidad presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

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La medición de los resultados obtenidos se hace con el fin de detectar desviaciones y establecer medidas o acciones correctivas necesarias, de manera que los resultados se relacionen con la planeación.

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Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

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Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

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Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

FACTORES DE CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

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Cantidad

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Tiempo

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Costo

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Calidad

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Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

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CONTROLES MAS FRECUENTES DENTRO DE LA ADMINISTRACION

IMPORTANCIA DEL CONTROL EN LA EMPRESA 

El control es de vital importancia dado que:

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Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

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Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos

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Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

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Localiza a los sectores responsables de administración, desde el momento en que establecen medidas correctivas.

la se

Tipos de Control Concurrente

Retroalimentación

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Garantizar que el plan será llevado a cabo en tiempo especifico y bajo las condiciones requeridas

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Evalúa las actividades actuales del trabajo, se basa en las normas del desempeño e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades

Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

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concentra la atención en los productos finales de una organización; en particular la calidad de un producto o servicio final.

Preventivo 

Control preliminar o anticipado.

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Tratar de identificar las desviaciones antes de que ocurran.

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Centra la atención en los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.

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Evitan problemas en lugar de corregirlos después.

El control como sistema de retroalimentación 

Es básica en el proceso de control, ya que a través de ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, depende el grado y rapidez con que se retroalimenta el sistema.

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El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

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Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.

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La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Tipos de Retroalimentación

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Es un mecanismo de retroalimentación por el cual una variación en la salida produce un efecto dentro del sistema, que refuerza esa tasa de cambio Es un estimulo constante

Bipolar

Negativa

Positiva 

Es la más utilizada.

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Tiende a estabilizarse, es decir cuando nos vamos acercando a la orden de consigna hasta llegar a ella

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Frena el sistema

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Esta presente en muchos sistemas naturales y humanos.

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Generalmente la retroalimentación es bipolar, es decir positivo y negativo según las condiciones medioambientales, que por su diversidad producen respuestas sinérgicas ya antagónica como respuesta adaptativa

Información y Control en tiempo real 

Uno de los avances interesantes que surgen del uso de la computadora y la recopilación electrónicas, transmisión y almacenamiento de datos es el desarrollo de sistema de información en tiempo real. Es la información que ocurre mientras esta ocurriendo

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Las personas ven la información en tiempo real como un medio de obtener control en el momento de áreas de importación para los administradores. En otras palabras puede ejercer justo cuando la información muestra una desviación de los planes

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Alimentación hacia delante o sistema de corrección anticipante

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Los sistemas de realimentación simples miden los resultados de un proceso y lo alimentan al sistema o a los insumos del sistema de acciones correctivas para obtener los resultados deseados.

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Un sistema de corrección anticipante en realidad es un tipo de sistema de realimentación, la realimentación de información esta del lado de insumos del sistema para que las correcciones puedan hacerse antes que los resultados del sistema se vean afectados

Requisitos para Controles Efectivos 

Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de organización se deben seguir los siguientes requisitos:

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Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsable, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos.



De igual manera los controles deben reflejar la estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaración de las funciones de cada individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecución de los planes y de cualquier desviación respecto de ellos.

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2. Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual; Los controles también deben ser ajustados a cada administrador en lo individual. El propósito de los sistemas e información de control es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su función de control, sino son de un tipo tal que resulten comprensibles para un buen administrador, no tendrá ninguna utilidad.

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3. Certeza de que los controles señalan excepciones en puntos críticos:

Uno de los medios más importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es cerciorarse de que se ha diseñado para señalar excepciones. Los controles que se encuentra en excepciones del desempeño planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de la excepción y detectar las áreas que demandan su atención. 

4. Búsqueda de objetividad en los controles:

La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de que si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependería de consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios del desempeño y restarle precisión a estos.

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4. Búsqueda de objetividad en los controles:

La administración posee necesariamente muchos elementos subjetivos, pero lo ideal sería que la determinación de que si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no dependería de consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios del desempeño y restarle precisión a estos.

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5. Garantía de flexibilidad de los controles:

Los controles deben seguir siendo funcionales ante la posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes deben ser flexibles.

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6. Ajuste del sistema del control a la cultura organizacional:

Para ser óptimamente eficaz , todo sistema o técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una organización donde las personas gozan de considerable libertad y participación, sin embargo un sistema riguroso iría a tal punto contra la corriente que estaría condenado al fracaso. 

7. Economía de los controles:

A pesar de la simpleza de este requisito a menudo es difícil cumplirlo en la práctica, a un administrador puede dificultársele indagar que sistema de control en particular justifica su costo e incluso a cuánto asciende este. La economía es relativa ya que los beneficios varía de acuerdo con la importancia de la actividad, las dimensiones de la operación, los gastos en los que podría incurrir en ausencia de control y las contribuciones que el sistema es capaz de hacer; sin embargo uno de los factores limitantes de los sistemas de control es sus costos, ya que este dependerá en gran medida a su vez del hecho de que los administradores seleccionen para efecto de control únicamente los factores críticos de áreas importantes para ellos.

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8. Establecimiento de controles que inducen acciones correctivas:

Un sistema adecuado revelara donde están ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas y garantizara la aplicación de acciones correctivas. El control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeación, organización, integración de personal y dirección adecuada.

Presupuesto como medio de control 

En el marco de la importancia que se debe asignar a la planificación y al posterior control de la gestión, entendemos que el presupuesto es una útil y poderosa herramienta para el desarrollo de esta tarea tanto en el ámbito público como privado; no debiendo asociar este concepto a un mero deseo, sino a los objetivos expresados en términos monetarios con los recursos o medios necesarios para cumplirlos.

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Además, se deben tener en cuenta aquellas características del presupuesto que hacen a su funcionalidad integrando y buscando participación y compromiso de los diferentes departamentos, áreas y actividades, con aquellas otras que hacen a la operativa cimentando una herramienta de pronóstico flexible que permita revisión y cambios en su desarrollo.

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El hecho de contar con la participación de todas las áreas de la organización determinará la existencia de presupuestos parciales que serán consolidados en lo que denominaremos el presupuesto final.

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La planificación debe contemplar el presupuesto de ventas de productos actuales y nuevos lanzamientos a través de los distintos canales así como los planes y programas de producción, gastos, compras e inversiones junto con las políticas de financiamiento y de dividendos, teniendo en cuenta de esta forma aspectos operativos y económico-financieros.

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Asimismo, se deberán estimar y considerar factores externos que constituyan los distintos escenarios como la tasa anual de inflación, la evolución del tipo de cambio, la eventual demanda de nuestros productos teniendo en cuenta su elasticidad precio y los posibles sustitutos.

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La flexibilidad radica en reconocer la existencia de eventos probables que podrán afectar el presupuesto y, por lo tanto, deberán contemplar planes de contingencia adecuados y muy bien definidos que permitan trasponer rubros de manera correctiva.

Como conclusión, se deben tener en cuenta las siguientes puntualizaciones para que la actividad presupuestaria tenga éxito en la organización: 

Debe ser impulsada a partir de lo más alto de la organización pero integrando absolutamente a todas las áreas.

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Debe existir un replanteo de los objetivos de cada sector y de recursos necesarios.

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Debe permitir acciones correctivas dotando de una mayor flexibilidad a la empresa frente a circunstancias adversas.

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Producto de la participación conjunta de las distintas áreas existirá un alto valor agregado.

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Se obtendrá un mecanismo de control en la gestión.

Control desde el punto de la administración de obras 

Control, es el conjunto de normas de procedimientos que están incluidos en la estructura de una obra o una empresa y que tiene como objeto la comprobación o verificación automática de las operaciones propias de la misma, para evitar errores, proteger a las personas y activos, y por último, la obtención de información real y oportuna con el fin de lograr eficientemente las metas fijadas de antemano



En esta definición encontramos como fines del control de obras: 

a) La eficiencia: que estará dada por el cumplimiento de las especificaciones, atributos y propiedades que se desean del producto, y está directamente relacionada con el desempeño de la empresa a través del conjunto de normas de procedimientos incluidos en su estructura, así como de los controles que realice.

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b) La seguridad para activos y personas. Dentro de los fines del control estará la prevención, el evitar errores, anticipándose para dar seguridad tanto al personal como a la obra misma.

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c) La información real y oportuna: los controles tendrán como fin que las inspecciones, vigilancias, revisiones, registros y observaciones, provean a la empresa de todos los datos relevantes que se requieran para anticipar cualquier contratiempo que pueda presentarse.

Etapas del control de obras 

1. La primera fase del control de obra es la implementación de normas o estándares a cumplir. Esta actividad es parte de la “Previsión y Planeación” y, en sí misma, la planeación implica un alto contenido de control.

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2. El siguiente paso será la organización, integración y operación de los controles en la obra.

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3. A continuación, y para que éstos sean debidamente aprovechados, al finalizar el proceso administrativo de cada etapa o partida, tenemos que analizar e interpretar los resultados obtenidos.

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4. Con la interpretación y análisis de resultados, podemos efectuar las correcciones de las desviaciones, errores u omisiones, con lo cual establecemos nuevas normas y estándares, o bien, confirmamos y perfeccionamos los anteriores. De esta forma volvemos a iniciar el proceso administrativo.

Establecimiento de controles 

El establecimiento de los controles implica labores de previsión, planeación, organización e integración. En cuanto a la previsión, ésta nos indica:

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a) Qué podemos y debemos controlar.

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b) Cuáles serán los controles más adecuados.

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c) Determinar si es posible lograr los fines de los controles.

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d) Si estarán justificados los costos de cada control.

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e) Si las normas o estándares a perseguir serán posibles de alcanzar.

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f) Si los objetivos del control serán a corto o mediano plazo.

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La previsión nos ayuda a determinar cuáles serán los factores a controlar y la utilidad que podemos obtener de cada uno de los controles por implantar, o para determinar cuáles son los fines de cada control.



Del estudio de las alternativas de los posibles controles de la construcción, debemos de determinar que sean los más adecuados a las necesidades y posibilidades económicas de la obra. Entendiendo por controles adecuados, los que además de satisfacer las necesidades de la obra, justifiquen su instalación respecto al costo.

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No debemos olvidar en la elección de los instrumentos de control adecuados, si éstos funcionarán a corto o mediano plazo, lo cual es un factor sumamente importante en la adecuación de controles de obra. En muchas ocasiones, controles que no se justificarían a corto plazo pueden rendir grandes beneficios a mediano plazo.