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• Adela Emilia Lopez Gomez

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CONTROL DE LAS CUENTAS PATRIMONIALES

El patrimonio de la empresa Para la que la empresa realice su actividad (bien productiva o transformadora, bien comercial) necesita una serie de instalaciones, maquinaria y equipos, materias primas y elementos de transportes, entre otros bienes. Para que la empresa pueda adquirir todos estos bienes, tendrá que comprarlos a sus proveedores, en el caso de las existencias, o pedir préstamos a los bancos, en el caso de instalaciones y maquinarias, adquiriendo en ese momento obligaciones de pago. En ocasiones, son otros quienes están obligados a pagar determinadas cantidades a la empresa (por ejemplo, en concepto de compra de sus productos), porque no lo hicieron en su momento, generando para la empresa un derecho de cobro. Por lo tanto, si necesitásemos conocer el patrimonio real de la empresa, tendríamos que contabilizar el conjunto de sus bienes y derechos, y restarle todas sus obligaciones de pago. El resultado es lo que conocemos como patrimonio neto. Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado por las actividades normales del negocio. Todas las empresas tienen que con el fin de conocer la situación financiera de su negocio e informar a los interesados en ella, ya sean los accionistas, los empleados, los potenciales inversores y, por supuesto, las propias Administraciones Públicas. Sin embargo, la contabilidad no es una materia sencilla; antes al contrario, exige conocer muchos conceptos diferentes y tener cierta formación en finanzas. Podemos definir, pues, el patrimonio de una empresa como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que posee en un momento de tiempo determinado. En el patrimonio distinguimos, por tanto, entre: a) Bienes: Conjunto de elementos (tangibles o intangibles), mercancías, maquinaria, etc. que sirven para satisfacer una necesidad o para desarrollar una actividad. b) Derechos: Conjunto de créditos a favor de la persona física o jurídica. c) Obligaciones: Conjunto de deudas que el titular de la empresa ha contraído con terceras personas.

El ACTIVO, también llamado estructura económica, y representa los bienes, derechos y otros recursos controlados directamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. El PASIVO, también denominado estructura financiera, representa cómo se financia la empresa y quién la financia, es decir, refleja las obligaciones actuales surgidas de sucesos pasados para cuya extinción la empresa deberá desprenderse de recursos. La diferencia entre el activo y el pasivo se denomina NETO PATRIMONIAL, (que antes definimos como patrimonio) que coincide con el conjunto de aportaciones de los socios más los resultados económicos acumulados por la empresa. En este documento vamos a tratar de explicar el que posiblemente sea el concepto

contable más básico e importante: las cuentas patrimoniales. Conocer qué elementos patrimoniales existen y cómo se reflejan en la contabilidad podrá ayudarnos a establecer un buen plan para tener todas las cuentas en orden. En este sentido, las cuentas patrimoniales son aquellas que se refieren al patrimonio de un comerciante, y se dividen en cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio neto.

LAS CUENTAS PATRIMONIALES DE ACTIVO

En contabilidad, un activo es un bien, tangible o intangible, que posee una empresa o persona natural, y que puede convertirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes de una forma más o menos sencilla. Los activos de una sociedad van desde los terrenos y el equipamiento informático hasta el dinero líquido y otros instrumentos que pueden ser convertidos en dinero de forma fácil, como las acciones. Los activos pueden clasificarse en dos tipos, en función de su facilidad para ser convertidos en dinero:

1. Activo corriente: elementos que se espera vender, consumir o realizar a lo largo de un ejercicio económico, como la cantidad de dinero en caja, las facturas pendientes de cobro, etc. A su vez se divide en: a. Disponible: efectivo metálico, como el dinero depositado en las cajas de la empresa, las cuentas bancarias a su nombre, etc.

b. Realizable: bienes capaces de ser convertidos en disponibilidades mediante un proceso distinto del que constituye el objeto de la empresa. Podrían ser acciones de otras empresas y derechos de cobro, como facturas por venta de algún producto, efectos comerciales a cobrar, etc.

c. Existencias: elementos o bienes que, siendo el objeto-actividad de la empresa, se necesitan para generar disponibilidades, como productos terminados, mercaderías de almacén, etc. 2. Activo no corriente o inmovilizado: elementos que por su uso permanecen en la empresa a lo largo de varios ejercicios, como mobiliario, construcciones, ordenadores, maquinaria, herramientas, etc. Se subdivide en: a. Material: elementos como locales, mobiliario, medios de transporte, ordenadores, etc. b. Intangible: elementos como aplicaciones informáticas, patentes, etc.

LAS CUENTAS PATRIMONIALES DE PASIVO Dentro de las cuentas patrimoniales de pasivo, entran todas aquellas deudas que tenga la sociedad con terceros, ya sean las entidades financieras, los proveedores e, incluso, las Administraciones Públicas, y que hayan surgido como consecuencia de transacciones financieras previas. Pasivo exigible: son los recursos ajenos a la empresa, o las deudas y las obligaciones con el exterior; como, por ejemplo, un préstamo concedido por un banco. Se divide en: a. Corriente: obligaciones de la empresa a corto plazo (hasta un año). b. No corriente: obligaciones de la empresa a largo plazo (más de un año). LAS CUENTAS PATRIMONIALES DE PATRIMONIO NETO También conocido como fondos propios, forma parte del pasivo de la sociedad, aunque tiene un tratamiento especial dentro del balance. Es el resultado de restarle al activo el pasivo exigible, que se debe a las aportaciones

de los socios y a los beneficios no distribuidos, además de otros elementos más complejos. Los recursos propios de la empresa, o deudas y obligaciones internas; como, por ejemplo, el capital aportado por el propietario y los beneficios no distribuidos. Se subdivide en: a. Capital: patrimonio del empresario individual o aportaciones realizadas a la empresa por los socios que la constituyen (Capital o Capital Social). b. Reservas: beneficios de la empresa no distribuidos entre sus propietarios que constituyen un fondo económico hasta su reparto posterior.

Relación entre activo, pasivo y patrimonio neto El Activo es lo que se posee, es decir, los bienes poseídos y los derechos que se convertirán en cosas poseídas en un futuro. El Pasivo y el Patrimonio Neto suponen cómo financiar aquello que se desea poseer, mediante deudas, préstamos, aportaciones de los propietarios, etc. Activo = Destino de los medios financieros Pasivo + Patrimonio Neto = Origen de los medios financieros Pasivo + Patrimonio Neto:  

Es la estructura financiera de la empresa. Está constituido por las fuentes de financiación de. la empresa, tanto propias: (Patrimonio Neto), como ajenas: (Pasivo exigible).

Activo:  

Es la estructura económica de la empresa. Constituye el uso dado a los recursos financieros de la empresa.

Equilibrio patrimonial: El equilibrio patrimonial de una empresa es el que resulta de comparar la estructura económica (Activo) con la estructura financiera (Pasivo + Patrimonio Neto).

De esta forma, se expresa numéricamente el valor de cada uno de ellos, siendo el Patrimonio Neto la diferencia entre la suma de todos los elementos positivos o Activo y la suma de todos los negativos o Pasivo. Según esto, podemos establecer las siguientes relaciones fundamentales entre Activo y Pasivo: Activo = Pasivo Activo = Pasivo + Patrimonio Neto Patrimonio Neto = Activo – Pasivo

CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA Para entender la importancia del control interno en las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización. El control interno en las empresas es una tarea ineludible para aquellos que desean lograr competitividad en sus negocios; ya que una empresa que

implementa controles internos disminuye la ocurrencia de errores y fraude en la información financiera, los entes reguladores lo catalogarán como una empresa que cumple las leyes y regulaciones y a su vez generarán un impacto positivo en su negocio, pudiendo inclusive atraer a inversionistas que apuesten al crecimiento del mismo. Control Interno: Patrimonio Comprobar que se analice los saldos de las cuentas de Patrimonio de acuerdo con las operaciones registradas y se utilizan correctamente. Verificar si en el período existen donaciones por algún Comprobar el cierre de las operaciones del año anterior y que el registro contable sea correcto. Verificar el uso de la cuenta Inversión Estatal y los conceptos registrados en dicha cuenta se corresponde con lo establecido para su uso. Revisar al final de año las operaciones hechas en el cierre contable de las cuentas que corresponden al Patrimonio. 

Utilidades (Perdidas) Resultado neto total que corresponde a un período determinado. Control Interno Arqueos, las acciones en tesorería deben recontarse periódicamente. Custodia de la conservación del capital no emitido o emitido y, por persona diferente de la que maneje efectivo. Los pagos de dividendos, deben estar consolidados con los registros. Periódicamente deben aclararse plenamente las existentes. Procedimientos: 

Análisis de movimientos comprobatoria

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Estudio de la situación legal estatutaria.



Estudio de su clasificación y restricciones

e

inspección

de

documentación

 Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos referidos a partidas del estado de resultados.  Establecer reglas para poder distinguir las partidas por su correcta clasificación contable.  Definir con claridad la forma en que las partidas deben aplicarse a resultados  Existencia de registros analíticos que indiquen las partidas su faciliten su cálculo en la aplicación de resultados.  Autorización de personas facultadas para causar este tipo de gastos.

Gasto pre operativo: Establecer políticas y criterios que muestren las diferencias entre este tipo degasto y otro tipo de gasto diferido.  Haya vigilancia que los comprobantes del gastos tengan disposiciones fiscales y administrativas que le sean aplicables  Haya apego a las disposiciones fiscales aplicables con respecto a la contabilización y amortización de los gastos operativos. Capital Social: Análisis de los comprobatoria:

movimientos

e

inspección

de

documentación

Este proceso se da analizando los saldos por concepto de capital, comprobando que dichos movimientos estén aprobados por la Asamblea de accionistas, para el análisis de aportaciones por constitución o aumento de capital se debe verificar el ingreso relativo. Estudio de situación legal y estatutaria: Establecer reglas para el movimiento de la cuenta de Capital y condiciones especiales tales como segregaciones fijas para el incremento de reservas, dividendos especiales Estudio de su clasificación y restricciones: Verificar si los incrementos han sido correctamente clasificados y las reducciones bien localizadas, si hubo restricciones como impuestos no pagados se deben indicar en los estados financieros. Otros aspectos relevantes del control interno de capital social:  Custodia y arqueo de títulos  Existencia de registros de la emisión de los títulos que amparen las partes de capital social. Utilidades Retenidas



 

Una vez hechos los descuentos por la ley y repartidas las utilidades, el resto se aumenta a la cuenta utilidad retenida que está en el balance General Esta cuenta debe aparecer en ambos estados financieros (Balance General y Estado de ganancias y pérdidas) Utilidades retenidas se deben utilizar como fuentes de financiamiento interno

Ingresos por honorarios Registrar Los rendimientos y anticipos, que obtengan los miembros de las sociedades cooperativas de producción, así como los anticipos que reciban los miembros de sociedades y asociaciones civiles.

Registrar. Los honorarios a miembros de consejos directivos, de vigilancia, consultivos o de cualquier otra índole, así como los honorarios a administradores, comisarios y gerentes generales. Los honorarios a personas que presten servicios preponderantemente a un prestatario, siempre que los mismos se lleven a cabo en las instalaciones de este último. Los honorarios que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales a las que presten servicios personales independientes. Los ingresos que perciban las personas físicas de personas morales o de personas físicas con actividades empresariales, por las actividades que realicen. Gastos de instalación. Debe existir autorización de las personas indicadas dentro de la entidad para invertir en este tipo de gastos. La inversión deberá estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación. Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su correcta clasificación contable. Debe definirse con claridad la forma en que, en su caso, las partidas se apliquen a resultados. Gasto de organización Debe existir autorización de las personas indicadas dentro de la entidad para invertir en este tipo de gastos. La inversión deberá estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación. Es preciso señalar con claridad los lineamientos que permitan distinguir los que se refieren a apartidas de balance y aquellos que se refieren a estado de resultados. Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su correcta clasificación contable. Debe definirse con claridad la forma en que, en su caso, las partidas se apliquen a resultados.