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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) 2012

________23 Sept.

ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTO (PROJECT CHARTER)

Equipo 3 Septiembre de 2012

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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) 2012

________23 Sept.

Proyecto : Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter) Alcance del proyecto: La definición del problema es la parte más importante para resolverlo. Algunas técnicas para esto son: 

Contrato del proyecto (acotaciones)



Análisis de personal afectado por el proyecto



Definición del cliente



Diagramas de Pareto, SIPOC, Rty, Voz del cliente



Diagramas de afinidad, Modelo Kano

La dirección puede o no proporcionar un enunciado de misión o propósito. El contrato del proyecto se hace con el apoyo del líder o facilitador, es útil por varias razones: 

El equipo tiene claros el alcance y las metas



El equipo puede permanecer enfocado a las metas



El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la organización



El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas

Selección inicial del proyecto 

Debe tener amplia aceptación por los involucrados



Simple pero no trivial



Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses)



Dentro del control del equipo



Considerar restricciones de tiempo y recursos

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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) 2012

________23 Sept.

Revisión del enfoque del proyecto 

¿Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente?



¿El proyecto está alineado con la satisfacción de sus necesidades?

Contrato de proyecto (Project Charter) Es un documento que define la misión del equipo, alcance de la operación, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado. Donde: 

Propósito: Describe para qué se formó el equipo en línea con la misión y visión de la empresa



Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en términos medibles



Alcance: límites donde operará el equipo



Soporte de la dirección: se establece por escrito este compromiso

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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) 2012



________23 Sept.

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades”

Ventajas de contar con una Contrato del proyecto: 

Elimina confusiones



Establece las fronteras de operación



Identifica las áreas que no serán atendidas



Identifica el producto resultante



Proporciona una base para que el equipo fije sus metas



Autoriza al equipo a colectar datos relevantes



Proporciona acceso a los recursos necesarios



Autoriza la dedicación de tiempo de los miembros para atender problemas

El Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta” Project Charter - Ejemplo

 Descripción general del problema

 Recursos  Nombre, Rol  Otros participantes

 Alcance  Meta medible  Sigmas

 Costos y beneficios  Fechas arranque y final por cada fase DMAIC  Impacto financiero  Beneficios estimados  Costos estimados

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________23 Sept.

El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir: 

Caso de negocio (impacto financiero)



Enunciado del problema



Alcance del proyecto (límites)



Establecimiento de metas



Rol de los miembros del equipo



Metas intermedias y productos finales



Recursos requeridos

Caso del negocio: es un resumen de las razones estratégicas para el proyecto. Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con justificación financiera, por ejemplo: 

Diseño de un producto nuevo



Rediseño de un producto existente



Diseño de un nuevo proceso



Rediseño de un proceso existente

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. “La empresa ABC tuvo una caída en ventas del 25% y 40% en utilidades” Alcance del proyecto: se refiere a los límites del proyecto o acotaciones. “lanzamiento de un nuevo producto en una planta” Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre 120 y 160 días; una regla común es la reducción del 50% en alguna de las métricas o su mejora en 50% Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente calificada con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en la misión del equip.

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________23 Sept.

Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor técnico (Black Belt), Líder del equipo (Green Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master Black Belt), Patrocinador (Champion, Sponsor) Definición de Project Charter: es un acuerdo entre la dirección y el equipo, estableciendo que se espera de ellos, también se denomina Team Charter: 

Clarifica que se espera del equipo



Mantiene enfocado al equipo



Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa



Transfiere el proyecto del Champion y Promotor al equipo del proyecto

Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar seguimiento al proyecto hasta su terminación. Una carta típica de etapas es: 

Día 0. Iniciar actividades del equipo



Día 1. Iniciar la fase de definición del proyecto



Día 40. Iniciar la fase de medición del proyecto



Día 80. Iniciar la fase de análisis del proyecto



Día 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto



Día 160. Concluir el proyecto con una presentación a la dirección



>Día 160. Seguimiento de los elementos de control

Recursos requeridos: 

Personal calificado; equipo; maquinaria



Espacio en laboratorio; espacio en oficina



Tiempo de máquinas; teléfono



Equipo de cómputo



Energéticos, etc.

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________23 Sept.

Análisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y áreas impactadas por los cambios: 

Gerentes y personal relacionado con el proceso



Clientes, proveedores, finanzas

Carta de comunicación y de responsabilidades para reducir la resistencia al cambio, con las categorías: 

Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente)



Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso requerido)



Gerencia, Empleados, Clientes

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