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• Johan Alfonso Hurtado Castañeda

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CONCEPTOS BASICO DE LA LEGISLACION DOCUMENTAL Actividad 1 ENSAYO ALUMNO: JOHAN HURTADO

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en ley 594 de 200, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes privados como públicos, con el propósito de resguardar, manipular y consultar adecuadamente los documentos que constituyen la memoria colectiva o institucional de este país y evitar la corrupción, perdida de documentos, desfalcos, gastos innecesarios y quiebras. Para eso debemos tener claro los conceptos y diferenciarlos:

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con interese comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro de un territorio donde un estado ejerce su poder político. Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geográfico en el que habita una población determinada; es el soporte físico de la Nación y del Estado. Gobierno: Es la estructura organizada asumida por cada país para el ejercicio del poder del Estado. Gobernar implica la toma de decisiones apropiadas para llegar al objetivo planteado Ley: Una ley es una regla, una norma, un principio, un precepto, puede referirse a la norma jurídica dictada por una autoridad competente, generalmente un legislador, donde se ordena o prohíbe algo de acuerdo con la justicia y para el bien de los ciudadanos. El

incumplimiento de la ley, no obstante, trae consigo sanciones. De allí que su existencia como norma obedezca a la necesidad de regir y corregir la conducta social de los seres humanos. Documento: Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.