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• Luis Miguel Contreras Guerrero

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COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

INTEGRANTES: VIGIL CABRERA JOSE FELIX CONTRERAS GUERRERO LUIS MIGUEL   

TAREA N° 2 Componentes de Control Interno

OBJETIVOS: 1. Comprender por medio del desarrollo de un caso práctico, y su discusión en grupo de trabajo, la identificación de cada componente de control interno en base al Informe COSO.

METODOLOGIA: 2. En cada uno de los casos propuestos, relacionarlos con los componentes del control interno (COSO). 3. En clase se discutirá la decisión que adoptaría para mejorar o continuar con el mismo sistema como viene operando la Organización.

Usted asume el cargo de Gerente General de una empresa Agroindustrial, cuya expectativa es comercializar sus productos a mercados externos, procede a informarse y tomar conocimiento de la situación de la empresa: 1.

Falta de una estructura organizacional definida

2.

El Manual de desactualizado.

3.

La inexistencia de Manuales de Procedimientos en las Áreas Claves de la Empresa

4.

El clima organizacional se encuentra muy tenso

5.

Desacuerdos entre los Gerentes de los órganos de Línea

6.

Los sistemas informáticos no se encuentran integrados

7.

Malestar interno en los colaboradores, respecto a su horario de trabajo

8.

Las reuniones de coordinación se realizan cuando surge una emergencia dentro de la organización, y no se evidencia la asistencia de los Jefes responsables de las Áreas

9.

Se aprecia un desabastecimiento de equipos de cómputo

1 0.

Los estados financieros muestran utilidades en los últimos 3 años

Organización

y

Funciones

se

reclamos

encuentra

laborales

1 1.

Una cartera de clientes cautivos y selectos

1 2.

El responsable de Contabilidad es un consultor externo

Se encuentran inmersos en un proceso de cambio tecnológico que involucra a las Areas Operativas pero no Administrativas, es una 1 inversión de varios millones de dólares. El proyecto responde a la 3. normativa vigente, y su desarrollo y puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa de la Empresa. 1. Falta de una estructura organizacional definida: Componente: Ambiente de control Principio: La Administración establece, con la aprobación del Consejo, las estructuras, líneas de reporte y las autoridades y responsabilidades apropiadas en la búsqueda de objetivos. Argumento:

Un

organigrama

es

un  instrumento

básico para

el

funcionamiento de cualquier empresa, aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad. Sea como fuere, lo cierto es que toda

empresa

que

aspire

a

una

profesionalización

mínima

precisa organizarse siguiendo un esquema que señale cuáles son las diferentes áreas o departamentos y los roles asignados, dispuestos mediante líneas de autoridad. Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al tener establecida la cantidad de recurso humano que requieren para poder llevar a cabo sus funciones, tener delimitadas las responsabilidades y los responsables de cada área o proceso, así como sus superiores y lograr que la empresa sea más eficiente y productiva cumpliendo con los objetivos de esta. 2. El Manual de Organización y Funciones se encuentra desactualizado: Componente: Actividades de control Principio: La organización despliega actividades de control a través de políticas que establecen lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en acción. Argumento: El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y

establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente. Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así como la aplicación de programas de capacitación. 3. La inexistencia de Manuales de Procedimientos en las Áreas claves de la empresa: Componente: Actividades de control Principio: La organización despliega actividades de control a través de políticas que establecen lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en acción. Argumento: El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Determina las funciones específicas de los cargos o puestos de trabajo, cuyo cumplimiento contribuye a lograr que se cumplan los objetivos funcionales de las unidades orgánicas de cada dependencia, así como las responsabilidades y obligaciones asignadas al cargo o puesto de trabajo, en concordancia con el marco legal y normativo correspondiente.

Proporciona información a los directivos y personal sobre sus funciones y ubicación en la estructura orgánica de la entidad. Ayuda a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilita el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados, así como la aplicación de programas de capacitación. 4. El Clima Organizacional se encuentra muy tenso: Componente: Ambiente de control Principio: La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos. Argumento: Es importante tener en cuenta el papel fundamental que cumple el talento humano dentro de las organizaciones y aún más importante que cada uno de sus integrantes de la misma formen una cadena ordenada de eslabones para un adecuado funcionamiento, para esto es necesario la motivación que las empresas pueden brindar a sus trabajadores y es aquí donde está el clima organizacional, una de las tendencias que buscar brindarle el lugar que se merece al ser humano que cada día hace un aporte dentro de los entes económicos para que estos generen muy buenos resultados. 5. Desacuerdos entre los Gerentes de los Órganos de Línea: Componente: Actividades de control Principio: La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos. Argumento: Es importante tener en cuenta el papel fundamental que cumple el talento humano dentro de las organizaciones y aún más importante que cada uno de sus integrantes de la misma formen una cadena ordenada de eslabones para un adecuado funcionamiento, para esto es necesario la motivación que las empresas pueden brindar a sus trabajadores y es aquí donde está el clima organizacional, una de las tendencias que buscar brindarle el

lugar que se merece al ser humano que cada día hace un aporte dentro de los entes económicos para que estos generen muy buenos resultados. 6. Los Sistemas Informáticos no se encuentran integrados: Componente: Actividades de control Principio: La organización elige y desarrolla actividades de control generales sobre tecnología para apoyar el cumplimiento de los objetivos. Argumento: Como se sabe, cuando la tecnología se encuentra integrada, apoya los procesos del negocio y se necesitan actividades de control para mitigar el riesgo de un funcionamiento adecuado. Es por ello que es de suma importancia manejar los sistemas informáticos integrados dentro de la organización, pues la tecnología se utiliza para automatizar las actividades de control y para asegurar el correcto funcionamiento y la confiabilidad del procesamiento de las transacciones, este sistema debe dar apoyo al personal de la empresa y debe controlar todas las actividades de la organización como registrar y supervisar las actividades y eventos que ocurran, además de mantener registros financieros. 

7. Malestar

interno

en

los

colaboradores,

reclamos

laborales respecto a su horario de trabajo: Componente: Actividades de control Principio: La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos. Argumento: Es importante tener en cuenta el papel fundamental que cumple el talento humano dentro de las organizaciones y aún más importante que cada uno de sus integrantes de la misma formen una cadena ordenada de eslabones para un adecuado funcionamiento, para esto es necesario la motivación que las empresas pueden brindar a sus trabajadores y es aquí donde está el clima organizacional, una de las tendencias que buscar brindarle el lugar que se merece al ser humano que cada día hace un aporte dentro de los entes económicos para que estos generen muy buenos resultados. 8. Las reuniones de coordinación se realizan cuando surge una emergencia dentro de la organización, y no se

evidencia la asistencia de los jefes responsables de las Áreas: Componente: Actividades de monitoreo Principio: Evalúa y comunica las deficiencias de control interno. Argumento: La organización evalúa y comunica las deficiencias de control interno de forma oportuna a las partes responsables de aplicar medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo, según corresponda. Las deficiencias o debilidades que pueden producir la falta de asistencia de los jefes responsables de las áreas en reuniones de coordinación deben ser comunicadas a las partes indicadas en la organización de control interno para que oportunamente, se adopten las medidas correctivas necesarias en lo que no está funcionando en forma adecuada. Una deficiencia es definida como un defecto en uno o más componentes y principios relevantes que reduce la probabilidad de que la entidad logre sus objetivos. Cuando se determina que existe una deficiencia o discrepancias en las personas que representan las diversas áreas que conforman la organización, se puede concluir que no se ha cumplido con los requisitos de un sistema de control interno efectivo, por ello, se deben realizar diversos cambios estratégicos para mejorar la comunicación efectiva y la estabilidad en las bases de la organización. Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, el manual de organizaciones y funciones se encuentra desactualizado, la inexistencia de manuales de procedimientos en las áreas claves de la empresa, el clima organizacional se encuentra muy tenso, existen desacuerdos entre los gerentes de los órganos de Línea, los sistemas informáticos no se encuentran integrados, malestar interno en los colaboradores, reclamos laborales respecto a su horario de trabajo, las reuniones de coordinación se realizan cuando surge una emergencia dentro de la organización, y no se evidencia la asistencia de los jefes responsables de las áreas y se aprecia un desabastecimiento de equipos de cómputo. Sin embargo, debido a una buena situación del mercado hace que la empresa muestre en sus estados financieros utilidades en los últimos 3 años, y si bien hay una cartera de clientes cautivos y selectos y el responsable de Contabilidad es un consultor externo, además de que se

encuentran inmersos en un proceso de cambio tecnológico que involucra a las áreas operativas, pero no administrativas, es una inversión de varios millones de dólares. El proyecto responde a la normativa vigente, y su desarrollo y puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa de la Empresa, usted está convencido que las utilidades se convertirán en pérdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Un sistema de Control Interno permite una seguridad razonable en el logro de los objetivos, ya que existen estándares impuestos externamente; el éxito dependerá de cómo se desempeñen las actividades dentro de los controles establecidos por la entidad. Un gerente que elige una meta equivocada es un gerente ineficaz, aun cuando produzca utilidades como en nuestro caso, ya que se debe anticipar a lo que pueda suceder en el futuro con la situación de la empresa. Si la gerencia demuestra interés a la hora de implantar el sistema de control interno, basado en el estudio de los diferentes componentes, si se preocupa por su funcionamiento implantando efectivos sistemas de monitoreo, por ejemplo, estaría contribuyendo de esta forma con el ambiente de control. Esto es así porque como se verá es principalmente a través del ejemplo que la gerencia debe transmitir los valores de la organización. Si la gerencia quiere hacer las cosas bien, debe enseñar con el ejemplo, y en este caso estamos hablando de cómo el resto de los componentes están presentes dentro de la organización, si el personal percibe que existe preocupación por los controles, entonces repercutirá en su actuar diario, incidiendo así en el ambiente de control. Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo con sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos. Es necesario que se aplique a cada uno de los empleados y trabajadores de la empresa puesto que todos forman parten de la misma, así se podrán establecer mejores mecanismos de control que permitan identificar los aspectos favorables y desfavorables que se están llevando a cabo en la entidad, y buscar mejoras de monitoreo y supervisión que permitan solucionar las falencias encontradas y así cumplir con los objetivos de la empresa.