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Uno de los errores más comunes de los emprendedores, incluso entre aquellos que llevan varios años operando un negocio, es no elaborar presupuestos. La razón está en el desconocimiento, la falta de atención o la sencilla creencia de que será suficiente con “vender mucho”. Pero lo cierto es que los pronósticos financieros son una herramienta clave para una administración sana y sostenible. Un presupuesto obliga a elaborar un panorama de la empresa en los próximos meses, a entender mejor qué resultados está dando y a tomar las mejores decisiones. Y la habilidad de establecer metas de ingresos, costos y ganancias es una de las principales virtudes de un emprendedor exitoso. “En definitiva, un presupuesto bien hecho mide la capacidad de crecimiento de la empresa, te dice cómo asignar los recursos y te ayuda a saber si el capital con el que cuentas o el que estás levantando será suficiente”, explica Claudia Ludlow, directora de Proyectos del club de inversionistas Angel Ventures México. La ventaja de un presupuesto es que puede ser tan sencillo o complejo como tú lo decidas, de acuerdo a la etapa de desarrollo del negocio. Ya sea que lo elabores en una hoja de papel o emplees algún formato como Excel, lo importante es que incluya: 1. 2. 3. 4.

Proyección de ventas o ingresos. Proyección de los costos totales necesarios para alcanzar ese nivel de ventas o ingresos. Proyección de ganancias o pérdidas (como resultado de las dos cifras anteriores). Total acumulado de ganancias o pérdidas proyectadas a través del tiempo (durante un periodo determinado).

Calcula tu oportunidad Vamos a tomar como ejemplo un presupuesto mensual. La primera cifra que debes calcular son las ventas estimadas. “Con la proyección de ingresos podrás identificar los factores determinantes de la demanda de tu producto o servicio”, advierte David Lavalle, consultor del Parque Empresarial del Tecnológico de Monterrey Campus Santa Fe. Para determinar este número, el experto recomienda hacer una investigación y así obtener datos como: 1. 2. 3. 4. 5.

Oportunidad de venta de tu producto y/o servicio. Mercado meta. Competencia directa e indirecta. Precio promedio del producto y/o servicio en el mercado. Así podrás calcular cuánto podrías vender con base en la demanda de tu producto y/o servicio, su disponibilidad en el mercado y cuánto está dispuesto a pagar el consumidor por él. Asegúrate de tener en cuenta tres escenarios: ventas altas, moderadas y bajas.

En cuanto a la proyección de costos, es importante saber cuántos recursos necesitarás invertir para sostener las ventas o ingresos del mes. Los costos (fijos y variables) que deberás incluir en este apartado son:

1. 2. 3. 4. 5.

De compra o producción del producto y/o servicio. De comercialización. De entrega. De ventas y mercadotecnia. De administración y operación.

El siguiente paso en un presupuesto mensual es determinar la ganancia o pérdida. Sin importar el giro o el tiempo que tenga operando, un negocio siempre presentará épocas de bonanza y de “vacas flacas”. Y en el caso de un emprendimiento que recién inicia, generalmente los primeros meses hay pérdidas. Por eso, es tan importante contar con un presupuesto, pues así estarás listo para enfrentar cualquier escenario. “Una empresa no vale por sus fierros, sino por su capacidad para generar ingresos y, sobre todo, flujo de efectivo”, señala Ludlow. En ese sentido, resulta vital calcular cuánta liquidez es capaz de generar tu negocio, es decir, cuánto cobrarás efectivamente del total de ventas para cubrir sin problemas los gastos y pasivos en el corto, mediano y largo plazo. Una vez concluidas las tres proyecciones, obtendrás un panorama general de cómo se podría comportar tu negocio en un periodo determinado de tiempo. Por ejemplo, podrás determinar cuándo se podría alcanzar el punto de equilibrio y cuándo se empezarían a generar ganancias. Según los expertos, esto te permitirá ajustar tus estimados de ingresos o costos en caso de ser necesario, o determinar si hará falta hacer una nueva inversión. Lavalle recomienda que a medida que tu emprendimiento madure consideres la posibilidad de consultar a un experto, como un contador o un especialista en finanzas de negocios. Esto con el objetivo de obtener números más certeros para una planeación estratégica.

Tu sueldo como emprendedor El refrán popular dice: “no se valora lo que no te cuesta”. Por lo tanto, es vital que dentro del presupuesto consideres tu sueldo como emprendedor. A decir de David Lavalle, del Tec de Monterrey, para tener una idea de cuánto vale el trabajo que desempeñas en tu propio negocio puedes investigar cuánto percibe un profesionista con una posición similar en el mercado. Otra forma de determinar tu sueldo es enlistando tus gastos. Lo que ganes debe cubrir tus necesidades personales básicas, a fin de que toda tu atención se enfoque en cómo hacer que la empresa genere más ganancias. Un método sencillo para calcular un sueldo consiste en hacer una lista que incluya los siguientes gastos mensuales: 1. 2. 3. 4.

Renta o hipoteca Seguro de gastos médicos Gasolina Seguro y servicios del automóvil

5. Otros medios de transporte (taxis, transporte público, etc.) 6. Despensa y comidas 7. Actividades personales (gimnasio, hobbies) 8. Actividades recreativas (restaurantes, cine) 9. Agua, luz, teléfono, gas, etc. 10.Otros gastos de manutención (ropa, calzado) 11.Pagos de tarjetas de crédito 12.Gastos de los hijos (en caso de tener familia) 13.Otros gastos 14.Ahorros personales 15.Al incluir el sueldo del emprendedor en el presupuesto, Claudia Ludlow, de Angel Ventures, recomienda considerar la actividad principal que va a desarrollar. “Si tú produces, entonces tu sueldo va a la sección costos de compra o producción del producto y/o servicio. Pero si tu labor está más enfocada a la administración y ventas, hay que colocarlo en costos de administración y operación”.

Usa Excel a tu favor Para tener un presupuesto claro y a prueba de confusiones en formato Excel, sigue las siguientes recomendaciones: 1. No utilices una sola pestaña. 2. No tengas un “número enterrado”, es decir, una suma escondida en una celda. Lo ideal es poder desplegar todas las operaciones.dd 3. Si puedes, excluye los centavos. 4. Determina el tipo de cambio en el que está operando tu empresa. Utiliza una sola denominación (de preferencia, que sea con la que operas en el día a día). 5. Emplea estructuras horizontales (son más fáciles de revisar). 6. Para facilitar la lectura, especifica el nombre o rubro de todas tus celdas. 7. Identifica las cantidades fijas de las variables con un color diferente. 8. Cada día que modifiques un documento, guarda esa versión con la fecha correspondiente. 9. Con pronósticos precisos ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzo.

Cómo Hacer un Presupuesto Personal PARTE 2 Cierta vez leí que tener un “presupuesto” sirve para no decir “por supuesto” a cada gasto que se te pone enfrente. En este artículo te guiaré por el proceso, paso a paso, para crear un presupuesto personal básico. La razón por la que haremos un presupuesto básico es para que puedas fácilmente adaptarlo a tus propias necesidades. ¡Comencemos!

Lo que necesitarás Necesitarás aproximadamente 20 minutos para completar este proceso en su forma más sencilla. Si no tienes el tiempo ahora, te recomiendo que guardes este artículo en tus favoritos o lo envíes a tu propio correo electrónico para revisarlo después. Puedes usar el enlace que dice “Comparte este artículo” al final del texto para enviártelo. Si estás listo/a para comenzar, necesitarás: 1. Papel y lápiz o un programa de hojas electrónicas (OpenOffice Calc, Excel, Numbers, Google Docs, etc.) 2. Un estimado de tus ingresos y gastos fijos mensuales 3. Un estimado de los gastos que tengas que no ocurren mensualmente (pago de impuestos, primas de seguros, colegiaturas, etc.) Nota: Si lo prefieres, puedes descargar una plantilla ya hecha de este proceso como parte de la Colección de Recursos de Economía Personal. De cualquier forma, es buena idea que sigas este proceso para comprender mejor tu presupuesto.

Paso 0 – Columnas Lo primero que debes hacer es crear cuatro columnas para ingresar: Descripción, Valor Estimado, Valor Real, Diferencia. Estas columnas las utilizarás para todas las categorías que usaremos. La columna de Diferencia debe expresar la diferencia entre el Valor Estimado y el Valor Real como un porcentaje. También puedes usar la diferencia en moneda, pero es más fácil captar el concepto en porcentajes. Coloca hacia abajo, en las mismas columnas, cada una las categorías que veremos a continuación.

Paso 1 – Ingresos La primera categoría serán tus ingresos. Debes listar todos los ingresos que recibas mensualmente. Tu salario, ingresos por rentas, alquiler de propiedades, pensión alimenticia, trabajos independientes, etc. Si haces tu presupuesto en una hoja electrónica, mi recomendación es que hagas estas cifras negativas y como verás más adelante, tus gastos serán positivos. Esto es por facilidad, ya que generalmente tendrás

más información que ingresar en tus gastos y es más fácil ingresarlos como valores positivos (¡no tendrás que recordar ponerle el signo negativo a todo!) Al principio del mes deberás ingresar únicamente los valores estimados. En cuanto tengas el valor real (cuando recibas efectivamente tus ingresos) escribe los valores reales y calcula las diferencias.

Paso 2 – Ahorros e Inversiones A continuación, lista las salidas de dinero que sean para ahorros o inversiones. Lista aquí cualquier aporte que hagas a fondos de retiro, cuentas de plazo fijo o simplemente el dinero extra que ahorras todos los meses. Es muy importante que estas salidas de dinero queden separadas de los gastos en sí, porque te ayuda a mantener el hábito del ahorro.

Paso 3 – Pagos de Deudas De nuevo, bajo las mismas cuatro columnas, lista tus salidas de dinero que correspondan a pagos de deudas: tarjetas de crédito, hipotecas, préstamos personales, el pago de tu automóvil, etc. También es importante separar estas salidas de dinero de tus otros gastos para que mantengas siempre a la vista la cantidad de dinero que debes. Te recomiendo que leas el artículo 6 Formas de Pagar tus Deudas (con ejemplos) para más ideas sobre como acabar con tus deudas eficientemente.

Paso 4 – Gastos Finalmente, llegamos a la parte central de un presupuesto, tus gastos mensuales. Lista cada una de tus categorías de gastos con su valor estimado para el mes. ¿Qué categorías de gastos debes poner? En realidad no hay una respuesta única. Debes buscar las categorías y el nivel de detalle que funcione para ti. Dale una mirada a esta lista de categorías de gastos para ayudarte. Recuerda, para completar esta sección debes tener en cuenta dos aspectos: 1. Está bien equivocarse. Es muy poco probable que logres planificar tus gastos con el 100% de exactitud, especialmente si es la primera vez que lo haces. Pero no importa porque la meta no es ser preciso. La meta es desarrollar el hábito de administrar tus finanzas con frecuencia. Por supuesto, haz tu mejor esfuerzo al predecir tus gastos, pero no te obsesiones con ser exacto “al centavo”, te aseguro que conforme vayas practicando el hábito irás mejorando. 2. Toma en cuenta los gastos que no son mensuales. Un error común al hacer un presupuesto es enfocarte únicamente en tus gastos fijos mensuales y olvidar que hay gastos que ocurren con menor frecuencia. Lo mejor que puedes hacer es distribuir esos gastos en varios meses para que cuando llegue el momento ya tengas el dinero reservado. Encuentra la mejor forma de distribuir estos gastos (por

ejemplo, para un gasto anual, podrías ahorrar 1/12 del gasto cada mes) y regístralos en esta sección.

Paso 5 – Registro de Gastos Hasta ahora has hecho solamente una planificación (utilizando la columna de estimaciones) de tus ingresos y gastos. El siguiente paso —que abarca lo que queda del mes— es registrar tus gastos e ingresos reales para compararlos con tus estimaciones. La principal ventaja de esto es que puedes detectar de inmediato las categorías de gastos que están saliendo de tu planificación en cuanto sucede —y no cuando te das cuenta de que ya no tienes suficiente dinero para cubrir otros gastos. Mi recomendación es que guardes todos tus recibos de compras y que apuntes en una libreta o smartphone todos los gastos para los que no tengas recibos. ¡Guarda siempre tus recibos en el mismo lugar para no perderlos! Al menos una vez por semana, tómate 15 minutos para ingresar tus gastos en las categorías que correspondan. Asumiendo que duermes 8 horas al día, 15 minutos son 0.22% de tu tiempo despierto/a

durante la semana. No me digas que no tienes tiempo para hacerlo.

Paso 6 – El Siguiente Mes Tu presupuesto mensual debe siempre evolucionar y convertirse en el presupuesto del siguiente mes. Si fallas en actualizar mes a mes tu presupuesto eventualmente quedará obsoleto y no tendrá ningún valor real. El primer fin de semana de cada mes (o en el día que más te convenga) es tiempo de analizar las diferencias entre tus predicciones y tus datos reales para hacer ajustes que sean necesarios en tus predicciones para el siguiente mes. Esta es una regla simple para hacer tus ajustes: • Si la diferencia absoluta es de 35% o más; y no fue por un evento fuera de lo común ajusta tu cantidad para el siguiente mes usando tu gasto real. • Si la diferencia absoluta es de menos del 35%; utiliza tu misma estimación para el siguiente mes y observa si el patrón de diferencia continúa. Después de dos o tres meses de observar una diferencia similar puedes ajustar tu cantidad. Por ejemplo: Si para alguna categoría tu predicción fue $1000, pero tu gasto real fue $1400 tienes una diferencia de +40%. Si tu gasto real fuera de $600, tienes una diferencia de -40%. En ambos casos tu diferencia absoluta (es decir, sin tomar en cuenta si te pasaste o te quedaste corto) es mayor de 35%. Entonces puedes usar tu gasto real como nueva predicción; siempre y cuando no haya algún motivo extraordinario que explique la diferencia.

Importante: ¿Qué hacer con el dinero “sobrante”? Si durante el mes te quedó algo de efectivo sin gastar aplica la siguiente regla: Si no has iniciado tus ahorros, ahorra el dinero extra. Si tienes deudas, has pagado lo que te toca y algo más pero durante el mes no gastaste en algo para ti mismo, gástalo en algo que te guste. Si tienes deudas, pero has pagado sólo lo mínimo, abónalo a tus deudas.

Paso 7 – Disfruta de tener el control de tus finanzas Este proceso puede parecer complicado, especialmente sin nunca has utilizado consistentemente un presupuesto antes. Pero si logras desarrollar el hábito y reservar esos cortos momentos de tus fines de semana, comenzarás a notar que se reduce la ansiedad causada por no saber a dónde va tu dinero y te sentirás mejor. Por otro lado, tu presupuesto deberá ser siempre tu primer filtro para decidir si haces una compra o no. Retrasa cualquier decisión de compra hasta el fin de semana más próximo para que puedas evaluar el resto de tus finanzas y decidir si el gasto te conviene. Si experimentas resistencia o te encuentras inconscientemente posponiendo tus revisiones semanales/mensuales, trata de asociar esta actividad con algo placentero. Por ejemplo, tómate los 15 minutos para disfrutar una taza de tu té favorito mientras revisas tus recibos. O escucha tu música

favorita. O haz que tu pareja te dé un masaje de pies mientras lo haces. Espero que con este proceso logres iniciarte en la sana práctica de administrar tus finanzas. La mejor forma de saber si este artículo te resultó útil es que me lo cuentes abajo en la sección de comentarios. También será muy útil si compartes tus propios métodos de hacer un presupuesto para que otros lectores se beneficien. ¡Gracias!