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EL CONTROL Curso: DIRECCION Y CONTROL DE EMPRESAS

2017

El CONTROL Introducción El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar;

por

ejemplo,

tienen

que

realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar

las

ineficiencias.

De

tal

manera, el control es un elemento clave en la administración. A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos

en

una

serie

de

organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr sus objetivos. La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.

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Proceso Administrativo

Control

Planeación

Dirección

Organización

1. DEFINICION El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajustan a las actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar las medidas correctivas que se requieren. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. George

R.

Terry,

“El

proceso

para

determinar lo que se está llevando acabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolló de acuerdo con lo planeado”. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa".

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2017 Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". Mientras que para Fayol, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:  En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades

realizadas.  En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar

posibles desviaciones de los resultados.  En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones

en los resultados o en las actividades realizadas.  Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y

objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

ETIMOLOGIA DEL CONTROL Los contadores medievales recurrían al método de contrarotulus para revisar las cuentas mediante un registro duplicado. En la época en que los mercaderes venecianos crearon el sistema de contabilidad por partida doble, con sus registro de “debe y haber”, “pérdidas y ganancias”, “activo y pasivo”, que perduran hasta hoy solían utilizarse dos rollos de papel o de papiro y e acreedor que llamaban contrarotulus “rollo de verificación. Este último paso al francés como contrerölle que más tarde daría lugar a contröle de ahí salió la voz control que pronto evolucionaria hacia su actual acepción de comprobación, inspección, o vigilancia para adoptar más tardíamente, el significado de dominio o mando. 2. PRINCIPIOS DEL CONTROL La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

2.1 Equilibrio:

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2017 A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

2.2 De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, las mismas que se determinan en base a los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero. 2.3 De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo. 2.4 De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

2.5 Costos El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

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2017 Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá esta servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo y el y tiempo que implica su implantación.

2.6 De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios. El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

2.7 De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe de estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

2.8 Del carácter administrativo del control: Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación: esta no se podría dar sin el control como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo corresponde al administrador. En cambio “las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no “imponer”, los medios de control. 2.9 De los estándares.

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2017 El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuantos más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, suponga siempre una base de comparación previamente fijada.

2.10 De carácter medial del control: de él se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica ante los beneficios que de él se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre vera la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo, esta también el peligro de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque estos se produzcan “a largo plazo”, ya porque sea imposible, o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer esta cuantificación. El control administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. 3. IMPORTANCIA DEL CONTROL El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través dicha función se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstáculo o impedimento, es una necesidad administrativa. El control es de vital importancia dado que: 3.1

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

3.2

Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.

3.3

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.

3.4

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

3.5

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeación.

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2017 3.6

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. A.

Cierra el ciclo de la Administración. De hecho los controles son a la vez medios de previsión.

B.

Se da en todas las demás funciones administrativas hay control de la organización, de la dirección, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

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2017 4. REQUISITOS DEL CONTROL Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y características.  Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con él.  Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.  Eficacia y Eficiencia: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.  Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.  Aceptación: Los control debe ser aceptado por todos.  Enfoques sobre puntos estratégicos: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos. Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

5. NIVELES DE CONTROL El control está presente en mayor o menor grado en casi todas las formas de acción empresarial. Los administradores pasan buena parte de su tiempo observando, revisando y evaluando el desempeño de las personas, de los métodos y procesos, máquinas y equipos, materias primas, productos y servicios en todos los tres niveles de la empresa. De esta manera los controles pueden clasificarse de acuerdo a su actuación en los tres niveles organizacionales, es decir de acuerdo con su ámbito de aplicación, en tres amplias categorías. Controles en el nivel institucional, controles en el nivel intermedio y controles en el nivel operacional.

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El control en los tres niveles de la empresa Nivel de

Tipo de

empresa

control

Contenido

Tiempo

Amplitud

Macroorientado.

Institucional

Estratégico

Genérico

y Orientado

sintético

a

largo plazo

Considera

la

empresa en su totalidad, como un sistema Considera cada unidad

Menos Intermedio

Táctico

genérico y más detallado

Orientado mediano plazo

a

de

la

empresa (departamento) o cada conjunto de recursos por separado Microorientado.

Operacional

Operacional

Detallado analítico

y Orientado corto plazo

a Considera cada tarea

u

operación

La finalidad del control es asegurar que los resultados de la estrategia, políticas y directrices (elaboradas en el nivel institucional, de los planes tácticos (elaborados en el nivel intermedio) y de los planes operacionales (elaborados en el nivel operacional), se ajusten tanto como sea posible a los objetivo previamente establecidos. Los tres niveles de control están interconectados y entrelazados íntimamente. En la práctica no existe una separación clara entre ellos.

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INTERACCION ENTRE LOS CONTROLES

Nivel Institucional

Control Estratégico

Nivel Intermedio

Control Táctico

Nivel Operacional

Control Operacional

6. LOS PASOS DEL PROCESO DE CONTROL La definición de Mockler divide el control en lo cuatro pasos que son los siguientes: 6.1

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. En un plano ideal las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables que incluyen fechas límites específicas. En las industrias de servicios las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en la fila de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que le contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha traído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desechos producidas y reciclados y los registros de seguridad. Existen cuatro tipos de estándares: a. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo. b. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

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2017 c. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto. d. Estándares de costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.

6.2

Medir los resultados Al igual que todos los demás aspectos del control, la medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con que se mida dependerá del tipo de actividad que se mida. El dueño de la franquicia McDonald quizá se le exija que estudie el tiempo de espera de los clientes en forma constante.

6.3

Determinar si los resultados corresponden a los parámetros En muchos sentidos este es el paso más fácil del control. Las dificultades presuntamente, se han superado en las dos primeras fases. Ahora es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer, que todo está bajo control.

6.4

Tomar medidas correctivas Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo el dueño de la franquicia, podría ver que necesita más empleados de mostrador para alcanzar las normas de espera de cinco minutos por cliente establecidos por Mc Donald.

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Ciclo del Proceso de Control

1 Establecer normas y métodos

4 Tomar las medidas correctivas correctivas

2 Medir los resultados

3 Determinar si resultados corresponden a los parámetros

6.

TIPOS DE CONTROL Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional:

a) Los controles preventivos (preliminar), son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros son el tipo más común de control preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programación es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor.

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2017 Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad.

Por Ejemplo: Si se va

producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo está ingresando al almacén. b)

Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán dónde se encuentra el error. Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si está en las condiciones adecuadas.

c)

Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables, estadística, contabilidad, etc. Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto él % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.

7. FUENTES DE CONTROL Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados, la organización misma, los grupos y los individuos.

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2017 El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros. El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Como por ejemplo retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconsciente. La llamada ética profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cuál sea la profesión, se espera que ejerza el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión es decir en el código de ética de su profesión.

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